Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc vớinhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” Theo R
ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC
CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN
Câu 1: Trình bày khái niệm điều khiển và phân tích các nguyên tắc của nó.
Điều khiển là quá trình khởi động, điều hành và duy trì hoạt động của tổ chức thông qua việc tác động lên các nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực của tổ chức Quá trình này bao gồm các hoạt động hướng dẫn, chỉ huy, phối hợp, khuyến khích và động viên nhằm dẫn dắt tổ chức đạt mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả.
Nguyên tắc hoạt động của điều khiển:
1 Lời nói của bạn phải thể hiện được hành động cụ thể và mang tính quyền lực
Hành động không chỉ đơn thuần là suy nghĩ hay cảm nhận của người nghe mà là những hành động mà họ thực hiện dựa trên lời nói của bạn Người nghe thường phản ứng bằng chân, tay hoặc sử dụng công cụ để biểu đạt hành động của mình Để thúc đẩy họ thực hiện hành động phù hợp với lời nói, bạn cần hình dung rõ ràng và cụ thể về hành động đó Bạn phải hiểu chính xác và chi tiết về hành động mong muốn trước khi hướng dẫn người khác thực hiện, nhằm đảm bảo lời nói của bạn được chuyển hóa thành hành động một cách hiệu quả.
Khi Ronald Reagan phát biểu trong bài diễn văn tại Bức tường Berlin, câu nói:
“Ông Gorbachev sẽ phải nhỏ nước mắt xuống bức tường này” trở thành biểu tượng khởi đầu cuộc chiến tranh lạnh giữa Mỹ và Nga Trong lĩnh vực kinh doanh, hoạt động lãnh đạo hàng ngày không đòi hỏi phải chiến thắng bằng mọi giá như trong chiến tranh, nhưng bạn vẫn có thể áp dụng nguyên tắc này để nâng cao hiệu quả lãnh đạo lên một tầm cao mới.
2 Có mục đích, chủ ý rõ ràng
Trong lời nói của các nhà lãnh đạo, mục đích cần thể hiện rõ ba khía cạnh quan trọng là lý do, cảm xúc và sự nhận biết Con người phải hiểu và điều chỉnh hành động sao cho hợp lý, xuất phát từ những cảm xúc chân thật bên trong để thể hiện sự chân thành Đồng thời, họ cần có khả năng nhận biết đầy đủ ý nghĩa của hành động mình sẽ thực hiện, giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong lãnh đạo.
3 Thể hiện sự trung thực
Một nhà lãnh đạo sử dụng lời lẽ dối trá hoặc thủ đoạn lừa dối để bắt buộc nhân viên hành động theo ý mình sẽ phá hủy yếu tố cốt lõi của động lực làm việc, đó là sự tin tưởng Trong trường hợp này, dù có thể ra lệnh cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, nhưng không thể tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc hiệu quả Do đó, để lãnh đạo bằng phương pháp kêu gọi hành động một cách hiệu quả, điều quan trọng trước tiên là bạn cần học cách trung thực với chính bản thân mình.
Marcus Aurelius nhấn mạnh tầm quan trọng của sự thực trong cuộc sống và lãnh đạo: "Nếu bạn không coi trọng sự thực, lời nói của bạn sẽ chẳng mang lại giá trị nào và bạn tự đánh mất lòng tự trọng." Hành động dựa trên trung thực là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin và uy tín Một nhà lãnh đạo chân chính cần thể hiện rõ ràng qua các hành động đúng đắn, giúp nhân viên tin tưởng và dễ dàng bị thuyết phục hơn Ngược lại, nếu nhân viên cảm thấy lãnh đạo đang lừa dối họ hoặc chính bản thân, thì sức ảnh hưởng của lãnh đạo sẽ bị suy giảm đáng kể.
Để thúc đẩy nhân viên hành động một cách hiệu quả, lý do bạn đưa ra phải phản ánh lợi ích cá nhân của họ, không chỉ phục vụ lợi ích của công ty Lý do có ý nghĩa đối với nhân viên sẽ tạo động lực thúc đẩy họ hành động, vì nó xuất phát từ nhu cầu và mối quan tâm thực tế của chính họ Trước khi giao nhiệm vụ hoặc thử thách mới, nhà quản lý cần xác định rõ nhu cầu và các vấn đề mà nhân viên quan tâm để tạo ra các lý do phù hợp và thuyết phục.
Hiểu rõ nhu cầu của nhân viên là nền tảng để tạo động lực thúc đẩy hành động hướng đến lợi ích chung của công ty Nhà lãnh đạo bảo thủ thường không quan tâm đến nhu cầu của nhân viên, chỉ tập trung thể hiện và áp đặt quan điểm cá nhân Tuy nhiên, để thúc đẩy sự phấn đấu và cam kết từ phía nhân viên, bạn phải áp dụng nguyên tắc này một cách linh hoạt và hiệu quả Động cơ của nhân viên không phải do bạn quyết định mà phải xuất phát từ chính nhu cầu của họ, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu suất làm việc Giao tiếp rõ ràng và truyền tải đúng thông điệp là cách để đảm bảo hành động của nhân viên phù hợp với động cơ thúc đẩy nội tại của họ.
Kiên nhẫn là một đức tính quý giá, giúp duy trì sự bình tĩnh và sáng suốt trong công việc Tuy nhiên, nếu quá khích, sự gấp rút và căng thẳng có thể biến kiên nhẫn thành một cái bẫy, làm trì hoãn tiến độ và gây ra sai sót Thói quen vội vàng trong lời nói và hành động có thể làm thời gian hoàn thành công việc bị kéo dài gấp nhiều lần, ảnh hưởng đến hiệu quả và kết quả cuối cùng Vì vậy, duy trì sự kiên nhẫn một cách cân đối là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Sau đây là một tiến trình đúng đắn khiến nhân viên khẩn cấp hoàn thành công việc:
– Xác định nhu cầu của họ;
– Nhìn ra những vấn đề bên trong nhu cầu của họ;
– Đưa ra những giải pháp cho vấn đề đó.
Con người thường có xu hướng hành động nhiệt huyết khi hành động đó đáp ứng nhu cầu thiết yếu của họ Đặt câu hỏi giúp xác định rõ những nhu cầu cần được giải quyết, từ đó dễ dàng xây dựng chiến lược phù hợp Khi đã nhận diện chính xác nhu cầu, con đường đến mục tiêu của bạn trở nên rõ ràng hơn, giúp bạn tiến gần hơn tới thành công.
Đặt ra thời hạn rõ ràng cho tất cả các hành động mà bạn yêu cầu nhân viên cấp dưới thực hiện là yếu tố then chốt để đảm bảo họ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn Nếu không có thời hạn, công việc có thể trở thành vấn đề thứ yếu và nhân viên sẽ không bị bắt buộc phải thực hiện Luôn kiểm soát bản thân trong quá trình thúc đẩy nhân viên hành động bằng cách tự hỏi: "Mình đã đặt ra thời hạn cho hành động này chưa?" Nếu câu trả lời là không, bạn cần xác định thời hạn ngay lập tức để đảm bảo hiệu quả công việc và nâng cao năng suất đội nhóm.
Động lực làm việc của nhân viên thường bị che giấu và không dễ nhận thấy đối với lãnh đạo Mặc dù kết quả công việc phản ánh hành động của nhân viên, nhiều nhà lãnh đạo lại chưa thực sự khuyến khích và thúc đẩy động lực này Nguyên nhân chính là họ chưa hiểu rõ nguồn gốc thúc đẩy hành động của nhân viên, dẫn đến việc áp dụng sai phương thức khuyến khích hoặc lạm dụng các phương pháp đã đúng Việc hiểu và tạo động lực đúng đắn là yếu tố then chốt để thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên.
Câu 2: Động viên là gì? Trình bày tóm lược các lý thuyết động viên.
Động viên (tiếng Anh là Encourage) là quá trình khuyến khích, tạo động lực để nâng cao tinh thần, trách nhiệm và nhiệt huyết trong quá trình làm việc của cấp dưới Việc động viên giúp tăng cường sự hăng hái, phấn khởi, và năng suất làm việc, góp phần hoàn thành công việc một cách hiệu quả cao Động viên có thể bao gồm cả việc khích lệ về vật chất lẫn tinh thần, nhằm thúc đẩy cá nhân và tập thể đạt được mục tiêu chung.
Các lí thuyết động viên
Lí thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow Maslow
Lý thuyết này đề cập đến việc hành vi của con người bắt nguồn từ các nhu cầu cơ bản, được tổ chức theo thứ tự ưu tiên từ thấp đến cao về mức độ quan trọng Theo đó, có 5 bậc nhu cầu, bắt đầu từ những nhu cầu sinh lý thiết yếu như ăn uống, nhà ở, đến các nhu cầu an toàn, xã hội, tự trọng và tự thể hiện Hiểu rõ các cấp độ nhu cầu theo lý thuyết này giúp phân tích hành vi con người một cách chi tiết và chính xác hơn Do đó, việc nắm vững thứ tự các nhu cầu là yếu tố cần thiết trong việc phát triển chiến lược gia tăng động lực cho nhân viên hoặc khách hàng.
– Những nhu cầu cơ bản: ăn, uống, mặc, ở và những nhu cầu tồn tại khác.
– Những nhu cầu về an toàn và an ninh: an toàn, không bị đe dọa về thân thể, tài sản, công việc…
– Những nhu cầu xã hội: Tham gia câu lạc bộ, đảng phái, tình bạn, tình đồng nghiệp, giao tiếp, được xã hội chấp nhận…
– Những nhu cầu tự trọng: Thích danh tiếng, được tôn trọng, tôn trọng người khác…
– Những nhu cầu tự thể hiện: muốn hoàn thiện, phát triển nhân cách, sáng tạo…. Áp dụng trong lãnh vực động cơ làm việc :
Nhu cầu sinh lý là các nhu cầu cơ bản và thiết yếu để đảm bảo sự tồn tại của con người, bao gồm những yếu tố như ăn uống, mặc quần áo và nơi trú ẩn an toàn Tuy nhiên, những nhu cầu này thường không thúc đẩy nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc hoặc có động lực để đạt thành tích tốt hơn trong công việc.