Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.3.1. Khái niệm về hệ thống thông tin
Thông tin là một loại tài nguyên của tổ chức, phải được quản lý chu đáo giống như mọi tài nguyên khác. Việc xử lý thông tin đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền bạc và nhân lực.
Việc xử lý thông tin phải hướng tới khai thác tối đa tiềm năng của nó. Ngày nay, việc xử lý thông tin dễ dàng nhanh chóng và ứng dụng rộng rãi với sự hỗ trợ của máy tính.
Hệ thống thông tin (Information System – IS) trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó
và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức xem các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước tiến lớn trong hoạt động. Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống.
Theo Davis (2000) định nghĩa đơn giản hệ thống thông tin là hệ thống trong tổ chức để cung cấp thông tin và các dịch vụ thông tin liên lạc mà tổ chức cần.
Theo định nghĩa của UKAIS (1997): Hệ thống thông tin là phương tiện mà các tổ chức và con người sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý, lưu trữ, sử dụng và phổ biến thông tin.
Như vậy hệ thống thông tin được xem là hệ thống thu thập, quản lý và xử lý thông tin, là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên kết hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo cho chúng vận hành, làm cho tổ chức đạt được mục tiêu đã định.
1.3.2. Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin
Chức năng chính của hệ thống thông tin là xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ.
Quá trình xử lý thông tin như một mô hình hộp đen bao gồm: Bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi cần thiết của hệ thống. Bộ xử lý biến đổi dữ liệu đầu vào và cho ra thông tin đầu ra.
Hình 1.4. Mô hình xử lý thông tin đơn giản.
Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính:
– Thông tin tự nhiên là loại thông tin ở nguyên dạng khi nó phát sinh như tiếng nói, công văn, hình ảnh, v.v.. Việc xử lý thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật mang đặc điểm khác nhau.
– Thông tin có cấu trúc là thông tin được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định thường biểu diễn dưới dạng sổ sách, bảng biểu, sơ đồ quy định và nó dễ dàng được tin học hóa.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét về quan điểm hệ thống, nhiệm vụ hệ thống thông tin có các hoạt động đối nội và đối ngoại.
+ Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra môi trường bên ngoài. Ví dụ như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa, v.v..
+Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của hệ thống.
Vai trò của hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
Mỗi hệ thống con đều có đầu vào, đầu ra. Ngoài ra, hệ thống thông tin cung cấp các thông tin cho các hệ quyết định và tác nghiệp. Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và
Dữ liệu vào Bộ xử lý Thông tin ra
Phản hồi
hệ quyết định sẽ được hệ thống thông tin chế biến, tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài.
Vai trò của hệ thống thông tin trong thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu.
– Thu thập thông tin
Hệ thống thông tin thu nhận những thông tin có nguồn gốc khác nhau, dưới nhiều dạng khác nhau. Những thông tin thu thập được thường ở dạng thô, vì vậy cần phải trải qua quá trình sàng lọc thông tin.
Công tác sàng lọc thông tin được thực hiện như sau:
+ Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.
+ Thu thập những thông tin có ích: Những thông tin này được cấu trúc hóa để có thể khai thác trên các phương tiện. Thông thường việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống và tương ứng với các trình tự thủ tục được xác định trước.
– Xử lý thông tin
Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, những hoạt động xử lý tiếp theo sẽ tác động lên thông tin đó là:
+ Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu;
+ Tạo các thông tin kết quả;
+ Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu;
+ Sắp xếp dữ liệu;
+ Lưu trữ dữ liệu.
Công tác xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.
– Phân phối thông tin
Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống. Thông tin được cung cấp dựa trên các mục đích và yêu cầu của việc sử dụng thông tin, tuân theo những quy định chung.
1.3.3. Các thành phần của hệ thống thông tin
– Đặc điểm của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động nghiệp vụ. Một hệ thống quản lý các nghiệp vụ được phân thành nhiều cấp, do vậy các thông tin được xử lý và luân chuyển từ mức trên xuống dưới và chuyển từ các mức dưới lần lượt lên dần mức trên.
– Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần:
+ Con người: Hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả
người quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và nó cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó.
+ Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả
mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong hệ thống thông tin. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán.
+ Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong hệ thống thông tin.
Thiết bị này bao gồm phần cứng máy tính như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in, máy quét ảnh, v.v..
+ Phần mềm: Bao gồm cả phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm. Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu.
+ Tệp dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong hệ thống thông tin phải được giữ lại vì lý do pháp luật hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong tệp (file) dữ liệu và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng. Những file này là thành phần hệ thống thông tin, được tạo ra trực tiếp hoặc lưu trữ trong file.
Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì hệ thống thông tin chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý.
Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hóa. Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
Luồng thông tin vào:
Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau:
– Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thông và ít bị thay đổi.
Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.
– Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời.
– Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô.
Luồng thông tin ra:
– Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.
– Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị.
– Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở và khả năng giao diện của hệ thống với môi trường bên ngoài. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý.
Các xử lý là các quy trình, các phương pháp, chức năng xử lý thông tin và biến đổi thông tin. Các xử lý nhằm vào hai mục đích chính:
– Sản sinh các thông tin có cấu trúc theo thể thức quy định như các chứng từ giao dịch, các sổ sách báo cáo thông kê.
– Cung cấp các thông tin trợ giúp quyết định, thông thường là các thông tin cần thiết cho lựa chọn quyết định của lãnh đạo, hoặc các lựa chọn tự động trong các quyết định dựa trên giải thuật.
1.3.4. Phân loại hệ thống thông tin
Phân loại hệ thống thông tin có thể phụ thuộc vào các tiêu chí đánh giá, xét trên khía cạnh phân loại hệ thống thông tin theo các chức năng chúng phục vụ thì hệ thống thông tin được chia thành các loại như sau:
– Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS) là một hệ thống thông tin có chức năng thu thập và xử lý dữ liệu về các giao dịch nghiệp vụ.
– Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) là một hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc báo cáo hướng quản lý dựa trên việc xử lý giao dịch và các hoạt động của tổ chức.
– Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System – DSS) là một hệ thống thông tin vừa có thể trợ giúp xác định các thời cơ ra quyết định, vừa có thể cung cấp thông tin để trợ giúp việc ra quyết định.
– Hệ thống thông tin điều hành (Excutive Information System – EIS) là một hệ thống thông tin hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch và đánh giá của các nhà quản lý điều hành.
– Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là hệ thống thông tin thu thập tri thức chuyên môn của các chuyên gia rồi mô phỏng tri thức đó nhằm đem lại lợi ích cho người sử dụng bình thường.
– Hệ thống truyền thông và cộng tác (Communication and Collaboration System – CCS) là một hệ thống thông tin làm tăng hiệu quả giao tiếp giữa các nhân viên, đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để củng cố khả năng cộng tác giữa họ.
– Hệ thống tự động văn phòng (Office Automation System – OAS) là một hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ văn phòng nhằm cải thiện luồng công việc giữa các nhân viên.
Chương 2