Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và dược áp dụng rộng rãi để làm sáng tỏ về ứng viên
trong quá trình tuyển chọn.
57
2.4.1. Các hình thức phỏng vấn - Phỏng vấn theo mẫu có sẵn:
- Phỏng vấn không theo mẫu;
- Phỏng vấn tình huống;
- Phỏng vấn hành vi;
- Phỏng vấn tập trung vào công việc;
- Phỏng vấn theo đạng gây áp lực;
- Phỏng vấn cá nhân, một đối một;
- Phỏng vấn theo nhóm;
- Phỏng vấn theo Hội đồng;
- Phỏng vấn qua điện thoại.
(1). Phỏng vấn theo mẫu
Người phỏng vấn có sẵn một bộ câu hỏi mẫu cố dịnh. Tất cả ứng viên sẽ được hỏi cùng một bộ câu hỏi.
Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc, tiêu
chuẩn cần có của ứng viên. Những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên là: động cơ, thái độ,
năng lực, kỹ năng...
Để nâng cao hiệu quả phỏng vấn, đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn tìm hiểu.
58
Ví dụ câu hỏi: Tại sao anh/chị lại nộp đơn vào thúc vụ nữ?
Có thể sẽ có các gợi ý như:
Do muốm được học hỏi, thăng tiến trong nghề
mị hiệp.
- Do ước muốn đanh tiếng, địc vị.
- Do tiền lương và các khoản thu nhập khác.
- Do tính chắc chắn, ổn định, an toàn cao của cong VIỆC.
ôồ Ưu điểm:
- Tiên đoán được ứng viên thành công trong một linh vực nào đó.
- Khám phá những tin tức, sự kiện có giá trị
Ihe;
- Biết ứng viên có thể làm được gì;
- Giảm được sai lâm trong đánh giá ứng viên.
Hình thức phỏng vấn này ít tốn thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không theo mẫu.
(2).Phỏng vấn không theo mẫu
Người phỏng vấn không làm theo một dạng cố dịnh nào. Cuộc phỏng vấn có thể diễn ra theo bất kỳ hướng nào tuỳ thuộc vào những gì người phỏng vấn
59
muốn theo đuổi và những gì ứng viên muốn nói. Loại phỏng vấn này thực hiện theo kiểu đàm thoại.
Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc , bản tiêu chuẩn công việc vàhô sơ ứng viên, người phon vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứn viên, những điểm chưa rõ, cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn.
Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu hỏi chung chung như: Hãy nói cho tôi biết về kinh nghiệm của
anh/chị trong công việc cũ?
„„Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo, nên nội dung cdc câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng
khác nhau.
Hình thức phỏng vấn này thường tốn kém thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao do chịu ảnh hướng tính chủ quan của người phỏng vấn.
Phóng vấn không theo mẫu thường được áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào các chức vụ quản lý trong doanh nghiệp.
(3). Phỏng vấn tình huống
Có một loại câu hỏi liên quan đến công việc tập trung vào việc ứng viên sẽ ứng xứ như thế nào trong
một tình huống cho trước.
60
Các tinh huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan
hệ trong công việc thực tế.
Ví dụ: Bạn sẽ làm gì nếu một khách hàng chửi mắng xối xả vào mặt bạn?
Công việc càng đòi hói trách nhiệm cao, có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống phỏng vấn càng phong phú.
(4). Phỏng vấn hành vi
Dựa vào hành vi và kết quả làm việc của ứng viên trong quá khứ để làm cơ sở dự đoán hành vi và kết quả làm việc của ứng viên trong tương lai.
Ví dụ: Hãy kể cho tôi biết bạn đã làm gì khi một người nào đó thô lỗ với bạn.
(5). Phỏng vấn liên quan đến công việc
Có hàng loạt các câu hỏi liên quan đến công việc tập trung vào các hành vi, thói quen liên quan đến các công việc tương tự trong quá khứ.
Ví dụ: Trong chương trình đã học, bạn thích môn học nào nhất.
(6).Phỏng vấn theo đạng gây áp lực
Là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo hoặc
61
những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên.
Ví dụ:
- Tại sao bạn đổi việc quá thường xuyên?
- Hãy nói cho tôi biết cha, mẹ của bạn không thích điểm gì của bạn?
Phỏng vấn theo đạng gây áp lực được sử dụng để đánh giá mức độ nhậy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.
Loại hình phỏng vấn này chỉ áp dụng cho những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu công việc và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm.
(7). Phỏng vấn cá nhân, một đối một
Một người phỏng vấn hỏi từng ứng viên một.
(8). Phỏng vấn theo nhóm
Một người phỏng vấn hỏi vài ứng viên cùng một lúc.
(9). Phỏng vấn theo Hội đồng
Một người được phỏng vấn bởi một Hội đồng.
Cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo.
Trong phỏng vấn Hội đồng sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn để khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác nhau. Do đó các phóng vấn 62
viên đều có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng
_ z 2 7
viên chính xác hơn.
Phỏng vấn viên thường có quan điểm khác nhau Irong việc đánh giá, do vậy Hội đồng phỏng vấn phải thống nhất thang điểm trước.
Hình thức phỏng vấn Hội đồng có thể gây ra Lâm lý căng thẳng.
(10). Phỏng vấn qua điện thoại
Cuộc phỏng vấn được tiến hành hoàn toàn qua điện thoại.
2.4.2. Quy trình phỏng vấn
Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện theo 4 bước:
- Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn;
- Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn;
- Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời;
- Thực hiện phỏng vấn
Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
* Nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Những yêu cầu về kiến thức, kỳ năng và đặc điểm công việc bạn đang cần tuyển dụng.
63
- Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên, ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu và những điểm cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn;
- Xác định địa điểm, thời gian phỏng vấn thích hợp.
- Trang phục và ứng xử một cách chuyên nghiệp.
Bước 9: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn Câu hỏi phỏng vấn có thể phân làm 3 loại:
- Câu hỏi chung: nhằm tìm hiểu động cơ, quan điểm, sở thích, khả năng hoà đồng.. của ứng viên.
- Câu hỏi đặc trưng: cho từng loại công việc sẽ
giúp hội đồng phỏng vấn xác định xem năng lực, SỞ trường, đặc điểm của ứng viên có thực sự phù hợp với loại công việc cần tuyển hay không?
- Câu hỏi riêng biệt: có liên quan đến điểm mạnh, điểm yếu, những điểm đặc biệt trong cuộc đời nghề nghiệp hoặc đặc điểm cá nhân của ứng viên.
@. Khi đặt câu hỏi cần chú ý:
- Đừng hỏi những câu hỏi đóng mà có thể trả lời
“có ” hoặc “không ”.
- Nên dùng câu hỏi mớ, kết thúc bằng cụm từ
“thế nào ?”, “tại sao ?”, “rỗi sao nữa “, “nói tiếp đi”.
- Tuyệt đối không dùng câu hỏi có tính chất gợi ý, là loại câu hỏi biết trước câu trả lời.
64
- Đừng phỏng vấn ứng viên như anh ta/ cô ta là tot pham;
- Lắng nghe một cách chủ động những câu trả lời của ứng viên;
- Khuyến khích ứng viên tự trình bày;
- Mời ứng viên đặt câu hỏi về công việc hoặc về
cong ty.
Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm dánh giá các câu trả lời
Các thang điểm có thể áp dụng như:
- Thang điểm định lượng: theo thang điểm 5
hoặc 10, hoặc 100 >
- Thang điểm định tính : rất tốt, tốt, khá, trung bình, yếu.
Bước 4: Thực hiện phỏng vấn
Tất cả các thành viên của Hội đồng phỏng vấn nên thống nhất về bản câu hỏi và cách đánh giá các câu trả lời của ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn.
Một thành viên trong Hội đông phỏng vấn sẽ giới thiệu tóm tắt về các ứng viên với các thành viên khác trong Hội đồng.
; Hội đồng phỏng vấn nên kết thúc phỏng vấn bằng một nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thông báo cho ứng viên biết về thời gian, địa điểm và cách thức gặp gỡ, tiếp xúc cho lần sau.
65
Sau khi phỏng vấn hết các ứng viên trong ngày, các thành viên trong Hội đông phóng vấn sẽ thận trọng xem xét lại nhận xét và điểm đánh giá đối với từng ứng viên.
2.4.3. Nguyên tắc phỏng vấn
Để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực.
đáng tin cậy và có hiệu quả cao phải chú ý đến các nguyên tắc phỏng vấn sau:
(1). Trước khi phỏng vấn cần xem lại bản mô tả công việc và bán tiêu chuẩn công việc, hỗ sơ ứng viên, các điểm trắc nghiệm, các thông tin về ứng viên.
Kiểm tra lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn và xác định các câu hỏi cần thực hiện.
(23). Nên tạo và duy trì tốt với ứng viên bằng cách chào hỏi vui vẻ. Làm cho ứng viên được thoải mái. Ví dụ: Phỏng vấn viên chào tất cả người được phỏng vấn, hoặc bắt đầu trò chuyện với những câu hỏi xã giao về thời tiết, giao thông...
(3). Lắng nghe chăm chú, cố gắng hiểu ứng viên nói
gì.
(4). Quan tâm đến sự thay đổi động thái, cử chỉ, hành động của ứng viên để hiểu được về quan điểm, tình cảm của ứng viên.
66
+5). Trả lời thắng thắn các câu hỏi của ứng viên.
Chân thành cung cấp các thông tín cần thiết cho
ứng viên.
tử). Sứ dụng cỏc cõu hỏi cú hiệu quả.
t7). Ghi chép thông tin cẩn thận.
(8). Cố gắng tránh các định kiến về tuổi đời, giới tính, dung mạo của ứng viên.
t9). Luôn luôn kiểm soát được nội dung và toàn bộ quá trình phỏng vấn.
tI0). Tập trung đánh giá những nét chính của ứng viên như:
- Khả năng hoà hợp với mọi người;
- Động cơ làm việc;
- Kinh nghiệm thực tế;
- Mức độ hiểu biết công việc.
Không vội vã, bình tĩnh xem xét kỹ lưỡng các thông tin trước khi đưa ra quyết định.
2.4.4. Chỉ đẫn đối với ứng viên trong phỏng vấn
(1). Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đi phỏng vấn - Tìm hiểu càng nhiều càng tốt về công ty, về công việc, về các thành viên trong Hội đồng phỏng vấn.
67
- Chuẩn bị các câu hỏi về công ty, công việc, cơ hội và những điều khác cần biết thêm về công Ly.
- Chuẩn bị cho tỉnh thần thoải mái, tự tin.
- Chuẩn bị trang phục, đầu tóc khi đi phỏng vấn
sao cho lịch sự, gọn gàng, phù hợp với công việc xin
tuyển.
(2). Tìm hiểu nhu cầu thực sự của người phỏng vấn
Cố gắng dành thời gian để trả lời đây đủ các câu hỏi của nhà tuyển dụng.
(3). Liên hệ khả năng của ứng viên với mẫu người theo yêu cầu của Hội đồng phỏng vấn
Sau khi hiểu được mẫu người mà Hội đồng
phỏng vấn đang tìm kiếm, ứng viên nên cố gắng mô tả kỹ lưỡng những khả năng thực sự của mình cần thiết cho yêu cầu công việc.
(4). Suy nghĩ bình tĩnh trước khi trả lời
Sau khi nhà tuyển dụng đặt câu hỏi, ứng viên nên im lặng, nghỉ một chút, suy nghĩ để quyết. định nên trả lời cái gì? Trả lời như thế nào? Trong câu trả lời nên chú trọng vào vấn để nếu ứng viên được tuyển chọn thì sẽ giúp công ty giải quyết được điều gì? Tại sao?
(5). Chú ý đặc biệt đến các biểu hiện tâm lý, tác phong, hành vi trong suốt quá trình phỏng
vấn
68