BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC KHÓA HỌC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ Đề bài: I. ĐỐI VỚI TẤT CẢ CÁC HỌC VIÊN 1. Soạn thảo văn bản hành chính Học viên lấy danh nghĩa cơ quan nơi đang công tác hoặc UBND phường, xã nơi cư trú, soạn thảo hoàn chỉnh một trong các loại văn bản hành chính sau: quyết định, công văn, thông báo, tờ trình. Yêu cầu: Chọn nội dung nhỏ, gọn, trình bày không quá 3 trang giấy (có thể trong phạm vi 1 trang giấy A4). Ví dụ như: thông báo về việc treo cờ Tổ quốc nhân dịp ngày lễ kỷ niệm, thông báo về việc nghỉ lễ; quyết định bổ nhiệm cán bộ; tờ trình về việc mua sắm trang thiết bị; công văn trả lời ý kiến của công dân. Nội dung được trình bày có tính hoàn chỉnh của một văn bản hành chính. Cấu trúc rõ ràng. Ngôn ngữ tiếng Việt, chính xác, phổ thông, diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Một số nội dung diễn đạt có tính khuôn mẫu như trích dẫn một văn bản khác; cách ghi ngày tháng năm trong văn bản; cách viết tắt trong văn bản hành chính. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: bám sát Nghị định số 302020NĐCP ngày 0532020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2. Thuyết minh về văn bản hành chính đã soạn
Trang 1BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC KHÓA HỌC NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ
Đề bài:
I ĐỐI VỚI TẤT CẢ CÁC HỌC VIÊN
1 Soạn thảo văn bản hành chính
Học viên lấy danh nghĩa cơ quan nơi đang công tác hoặc UBND phường, xã nơi cư trú, soạn thảo hoàn chỉnh một trong các loại văn bản hành chính sau:
quyết định, công văn, thông báo, tờ trình.
Yêu cầu:
Chọn nội dung nhỏ, gọn, trình bày không quá 3 trang giấy (có thể trong phạm vi 1 trang giấy A4) Ví dụ như: thông báo về việc treo cờ Tổ quốc nhân dịp ngày lễ kỷ niệm, thông báo về việc nghỉ lễ; quyết định bổ nhiệm cán bộ;
tờ trình về việc mua sắm trang thiết bị; công văn trả lời ý kiến của công dân Nội dung được trình bày có tính hoàn chỉnh của một văn bản hành chính Cấu trúc rõ ràng Ngôn ngữ tiếng Việt, chính xác, phổ thông, diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu Một số nội dung diễn đạt có tính khuôn mẫu như trích dẫn một văn bản khác; cách ghi ngày tháng năm trong văn bản; cách viết tắt trong văn bản hành chính.
Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày: bám sát Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2 Thuyết minh về văn bản hành chính đã soạn
Trên cơ sở văn bản đã soạn, học viên thuyết minh về mấy ý sau đây: a) Thuyết minh khái quát về thể thức và kỹ thuật trình bày (so sánh với Nghị định số 30/2020/NĐ).
Trang 2b) Thuyết minh về tính pháp lý (nếu có thì thuyết minh rằng nội dung văn bản dựa trên cơ sở quy định, hướng dẫn của văn bản nào; nếu không có thì nói rõ là không dựa trên cơ sở pháp lý cụ thể nào Ví dụ: nghỉ Lễ 2/9 được quy định trong Bộ luật Lao động trong điều nào? Và có văn bản cụ thể nào khác quy định? – có thể giả định).
c) Thuyết minh về cơ sở thực tế Mọi văn bản được ban hành phải xuất phát
từ tình hình thực tế Do vậy, cần có thuyết minh về cơ sở này.
d) Thuyết minh về bố cục, từ ngữ, văn phong.
Yêu cầu:
Bất kể văn bản có 1 hoặc 2 hoặc 3 trang, phần thuyết minh phải có độ dài tối thiểu là 2 trang, tối đa là 3 trang Độ dài của mỗi ý thuyết minh (4 ý) tương đương nhau.
Bài làm:
Trang 3UBND THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG
ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ-CĐABC Thành phố Thủ Đức, ngày tháng năm 2021
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm Trưởng phòng Đào tạo
Trường Cao đẳng ABC HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-… ngày … tháng … năm 20… của
………… về việc thành lập trường Cao đẳng ABC;
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-… ngày … tháng … năm 20… của
………… về việc bổ nhiệm Hiệu trưởng Trường Cao đẳng ABC;
Căn cứ Quyết định số ……/QĐ-… ngày … tháng … năm 20… của
………… về việc Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động;
Căn cứ Biên bản họp cấp ủy Chi bộ và Ban giám hiệu nhà trường ngày
… tháng … năm 20….;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Bổ nhiệm ông ……… , giữ chức vụ Trưởng phòng phòng
Đào tạo-Trường Cao đẳng ABC, thời gian giữ chức vụ là 01 năm.
Hệ số phụ cấp chức vụ được hưởng: ….
Thời gian được hưởng kể từ ngày …/…/20….
Điều 2 Lương và các chế độ quyền lợi hưởng theo chế độ hiện hành Điều 3 Các ông, bà Phó Hiệu trưởng, Kế toán trưởng, các Phòng, Khoa có liên quan và ông ……… có trách nhiệm thi hành quyết định
này./.
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.
Trang 4Trên cơ sở văn bản hành chính là Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Đào tạo trường Cao đẳng ABC, học viên thuyết minh như sau:
a) Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trình bày theo mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp của Phụ lục III kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP
1 Trình bày chung:
- Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm); Kiểu trình bày: theo chiều dài của khổ A4; Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới: 2cm; Cách mép trái: 3cm; Cách mép phải: 1,5cm
- Phông chữ: Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
2 Quốc hiệu và tiêu ngữ:
- Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Chữ
in hoa, cỡ chứ 12, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải của trang
- Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu Chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa (Độc lập, Tự do, Hạnh phúc); giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ
Trang 5- Phía dưới có đường kẻ ngang (dùng công cụ vẽ hình – công cụ line để vẽ), nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ
- Quốc hiệu và têu ngữ: được trình bày cách nhau dòng đơn
3 Tên cơ quan:
- Tên cơ quan chủ quản trực tiếp “UBND THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC”: được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng
- Tên cơ quan ban hành văn bản “TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC”:
do tên cơ quan ban hành văn bản dài nên được tách làm 2 dòng (Dòng 1: TRƯỜNG CAO ĐẲNG; Dòng 2: ABC)
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp “UBND THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC”
phía dưới có đường kẻ ngang (dùng công cụ vẽ hình – công cụ line
để vẽ), nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ “ABC” và đặt cân đối só với dòng chữ
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản trình bày cách nhau dòng đơn
4 Số, ký hiệu văn bản: Số: /QĐ-CĐABC
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản; Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:) Ký hiệu của văn bản
Trang 6“QĐ-CĐABC” được trình bày bằng chữ in hoa, có chữ 13, kiểu chữ đứng
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ biết tắt trong ký hiệu văn bản (QĐ, CĐABC) có dấu gạch nối (-), không cách chữ
5 Địa danh, thời gian ban hành văn bản:
- Địa danh: “Thành phố Thủ Đức”; thời gian ban hành văn bản: ngày tháng năm 2021
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản:
+ được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản
+ cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng
+ các chữ cái đầu của địa danh viết hoa “Thành phố Thủ Đức”
+ sau địa danh có dấu phẩy (,)
+ địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ
6 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại: QUYẾT ĐỊNH
Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Trích yếu nội dung văn bản: “Về việc bổ nhiệm Trưởng phòng Đào
tạo
Trường Cao ABC”
Trang 7Được đặt ngay dưới tên loại văn bản; trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản
- Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có
độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
7 Nội dung văn bản:
- Thẩm quyền ban hành văn bản:
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG ABC
Được đặt ngay dưới đường kẻ ngang bên dưới trích yếu nội dung văn bản; trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Căn cứ ban hành văn bản:
Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 14, trình bày dưới thẩm quyền ban hành văn bản (quyết định)
Sau mỗi căn cứ thì xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); dòng cuối kết thúc bằng dấu chấm (.)
- Cụm từ “QUYẾT ĐỊNH”: Trình bày cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa trang
- Nội dung quyết định: điều 1, điều 2,…
Các cụm từ “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3”: cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm
Trang 8Nội dung tiếp theo sau các cụm từ “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3”:
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; Cuối nội dung của “Điều 3” là dấu kết thúc văn bản (./.)
8 Nơi nhận:
+ Từ “Nơi nhận”: trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12; trình bày trên một dòng riêng, ngang hàng so với dòng chữ “HIỆU TRƯỞNG” – quyền hạn, chức vụ của người ký và sát lề trái; sau có dấu hai chấm (:)
+ Tên cơ quan, cá nhân nhận (“Như Điều 3” và “Lưu: VT”): có dấu gạch đầu dòng, tên mỗi cơ quan và cá nhân nhận trình bày trên 01 dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy; kiểu chữ in thường, đứng, cỡ chữ 11; dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, cuối cùng là dấu chấm
9 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
- Chức vụ (“HIỆU TRƯỞNG”): trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chứ 14, kiểu chữ đứng, đậm
- Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký
b) Thuyết minh về tính pháp lý:
Trang 9Văn bản soạn thảo là quyết định bổ nhiệm chức vụ Trưởng phòng Đào tạo của trường Cao đẳng; do đó các văn bản pháp lý trong căn cứ gồm:
- Quyết định thành lập trường, quyết định phân công cơ quan chủ quan (do trong quyết định thành lập trường, Bộ giao cho Thành phố Hồ Chí Minh quản lý Trường; tuy nhiên sau đó, UBND Thành phố Hồ Chí Minh
có quyết định giao UBND Thành phố Thủ Đức quản lý trường)
- Quyết định bổ nhiệm người có thẩm quyền (Hiệu trưởng)
- Các quy định về bổ nhiệm cán bộ quản lý (Trưởng phòng) và quy định về thời gian bổ nhiệm, hệ số phụ cấp chức vụ (Trưởng phòng có hệ
số phụ cấp chức vụ là 0,45; thời gian giữ chức vụ là 03 năm) cũng như các yêu cầu về tư tưởng chính trị, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác được quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường; do đó, trong quyết định bổ nhiệm có căn cứ vào Quy chế tổ chức
và hoạt động của Trường
- Trong quy trình bổ nhiệm cán bộ quản lý, phải thông qua ý kiến thống nhất của Cấp ủy và Ban giám hiệu về việc bổ nhiệm; do đó, trong quyết định có căn cứ vào biên bản họp Cấp ủy và Ban giám hiệu
c) Thuyết minh về cơ sở thực tế:
Trang 10Việc bổ nhiệm cán bộ quản lý (Ban giám hiệu, Trưởng/phó các phòng/khoa) là nội dung quan trọng của công tác quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức để từng bước kiện toàn đội ngũ cán bộ quản lý của Trường; từ đó xây dựng độ ngũ viên chức quản lý đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, có phẩm chất đạo đức tốt, giỏi chuyên môn, nghiệp
vụ, có bản lĩnh chính trị vững vàng
Việc bổ nhiệm đối với Ban giám hiệu do cơ quản chủ quản quyết định trên cơ sở đề nghị Trường
Việc bổ nhiệm Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Trưởng khoa, Phó trưởng khoa do Hiệu trưởng trường quyết định sau khi thông qua ý kiến thống nhất của Cấp ủy, Ban giám hiệu và ý kiến của toàn thể giáo viên nhân viên của trường
Tại trường việc bổ nhiệm thực hiện như sau:
- Căn cứ nhu cầu vị trí cán bộ quản lý (ví dụ Trưởng phòng đào tạo) thì phòng Hành chính-Tổ chức tham mưu Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch thực hiện bổ nhiệm vị trí này
- Thực hiện lấy ý kiến giới thiệu nhân sự trong toàn thể giáo viên, nhân viên thông qua từng bộ phận phòng, khoa (các phòng/khoa họp và giới thiệu nhân sự) gửi về phòng Hành chính-Tổ chức
- Trường tổ chức hội nghị cán bộ chủ chốt (ban giám hiệu, trưởng các phòng, khoa, Bí thư đoàn, Chủ tịch công đoàn) thông qua danh sách giới thiệu của các bộ phận và thống nhất danh sách giới thiệu bổ nhiệm vị trí cán bộ quản lý (Trưởng phòng Đào tạo) và có biểu quyết, biên bản, danh sách gửi Cấp ủy, Ban giám hiệu
Trang 11- Cấp ủy, Ban giám hiệu họp và thống nhất nhân sự cán bộ quản lý (Trưởng phòng Đào tạo) và giao về phòng Hành chính-Tổ chức có thông báo nhân sự cán bộ quản lý và tham mưu Quyết định bổ nhiệm; tổ chức trao quyết định bổ nhiệm
d) Thuyết minh về bố cục, từ ngữ, văn phong:
Bố cục văn bản đảm bảo các yêu cầu theo mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp của Phụ lục III kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; các cơ sở pháp lý trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin (căn cứ Quyết định số bao nhiêu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm văn bản và trích yếu nội dung văn bản);
Từ ngữ một cách ngắn gọn, khúc chiết, rõ ràng, ngôn ngữ dễ hiếu , bằng những từ ngữ phổ thông, cách diễn đạt đơn giản; văn bản trình bày nội dung một cách rõ ràng, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt (căn cứ vào các cơ sở nào, bổ nhiệm ai, thời gian bao lâu, hệ
số phụ cấp chức vụ, )
Dùng từ đúng từ vựng, từ biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện; Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa; Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp; Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt
Sử dụng từ ngữ phổ thông, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ; Không dùng từ ngữ địa phương hoặc những từ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông; Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản
Trang 12Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành, lĩnh vực (Lương và các chế độ quyền lợi hưởng; hệ số phụ cấp chức vụ;…)