Đặc điểm chung về công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải
Qúa trình hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải, được thành lập vào năm 2018, là sự kế thừa từ doanh nghiệp sản xuất tư nhân kim khí Nam Hải Với hơn 10 năm kinh nghiệm, công ty chuyên sản xuất và nhập khẩu các mặt hàng bulong và ốc vít.
Công ty được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0108190187 ngày 19/03/2018 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Tầm nhìn chiến lược của công ty là trở thành thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp bu lông, ốc vít cho các công trình lớn, đồng thời khẳng định vị thế vững chắc trong thị trường nội địa.
Kim khí Nam Hải cam kết mang đến dịch vụ uy tín và chất lượng, phát triển bền vững với mục tiêu phục vụ khách hàng tốt nhất Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tình luôn sẵn sàng hỗ trợ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh và quy trình hoạt động
- Bulong Inox, ốc Inox, Vít Inox
- Vòng đệm, Long đền, Tắc kê
- Bulong, ốc vít các loại: SUS 201/304/316/316L/410
Các loại bulong đặc thù được yêu cầu chính xác theo bản vẽ, phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp như giao thông, viễn thông, điện lực, cơ khí, đóng tàu, kết cấu nhà thép, nhiệt điện, lọc hóa dầu, cấp thoát nước và cơ điện lạnh.
Quy trình kinh doanh của công ty:
Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng hóa
Quy trình bán hàng hóa:
Sơ đồ 1.2: Quy trình bán hàng hóa
Mô hình bộ máy quản lý tại Công ty
Sơ đồ 1.3: Mô hình bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Đầu tư thương mai và Xuất nhập khẩu
Nam Hải hoạt động theo mô hình công ty độc lập
Ban lãnh đạo công ty bao gồm: 1 giám đốc và 1 Kế toán trưởng
Các phòng ban chức năng và các đội trực thuộc:
- Phòng Kế toán tài chính
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc công ty là người đứng đầu, điều hành toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm pháp lý cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Người này trực tiếp chỉ đạo để đảm bảo hiệu quả, tuân thủ pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt trong công ty.
PHÒNG KỸ THUẬT ĐỘI THI
CÔNG có trách nhiệm kiểm tra và nghiệm thu các phương án kỹ thuật do phòng kỹ thuật đề xuất, đồng thời quyết định xem phương án nào được thông qua Ngoài ra, CÔNG cũng giám sát và nghiệm thu công trình trước khi bàn giao cho khách hàng.
Chịu trách nhiệm pháp lý về chế độ kế toán, thống kê và quản lý tài chính của công ty, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn Đồng thời, trực tiếp điều hành phòng Kế toán - Tài chính để đạt được những mục tiêu này.
Phòng Kế toán- Tài chính
Xây dựng một hệ thống tổ chức kế toán thống kê toàn diện cho toàn đơn vị, đảm bảo tính hoàn chỉnh và phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh cũng như chế độ tài chính kế toán hiện hành.
Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán quy định.
Phát hiện và phản ánh kịp thời các vi phạm về tài sản và chế độ thu chi tài chính là rất quan trọng Cung cấp số liệu tài chính chính xác giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh tế - tài chính Điều này đảm bảo sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích và duy trì quy trình sản xuất kinh doanh liên tục với hiệu quả cao.
Thực hiện tư vấn kỹ thuật cho Giám đốc, kiểm tra và đánh giá chất lượng cũng như số lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất Thiết lập quy tắc và quy trình kỹ thuật, quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào quy trình sản xuất.
Tham mưu cho Giám đốc đầu tư, mua sắm và bảo dưỡng máy móc theo kế hoạch, thường xuyên.
Lập hợp đồng mua bán và sửa chữa cho khách hàng, đồng thời đọc, kiểm tra và in hóa đơn Thực hiện thu tiền từ từng khách hàng và giám sát việc bảo hành máy móc cùng phụ tùng của họ.
Kiểm tra và quản lý các hoạt động mua bán, sửa chữa máy móc động cơ, phụ tùng và thiết bị liên quan của đội ngũ bán hàng và sửa chữa là rất quan trọng.
Kiểm tra và phát hiện kịp thời hành vi trộm cắp và chiếm dụng vật tư là rất quan trọng để áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp Đội máy thi công cần chú trọng đến việc này để bảo vệ tài sản và duy trì hiệu quả công việc.
Đội ngũ thi công trực tiếp thực hiện xây dựng và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty đạt được kế hoạch đã đề ra Với lực lượng đông đảo, họ tổ chức thi công các công trình theo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật, dưới sự giám sát trực tiếp của Giám đốc.
Quy mô hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
Số lượng cán bộ nhân viên trong công ty từ năm 2018 đến năm 2020:
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
+ Đại học Người 7 9 9 + Cao đẳng- trung cấp
Bảng 1.1: Số lượng cán bộ nhân viên từ 2018- 2020
BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NAM HẢI
Đặc điểm kế toán tại Công ty
2.1.1 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán tại công ty
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh liên tục và toàn diện các hoạt động kinh tế tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định quản lý Chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép và phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, từ đó tính toán chi phí và lợi nhuận Ngoài việc ghi chép và trình bày số liệu, kế toán còn tiến hành phân tích sơ bộ dựa trên dữ liệu, hỗ trợ quản trị nội bộ Như vậy, phòng kế toán thực sự là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
KẾ TOÁN THANH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG
THỦ QUỸ KIÊM THỦ KHO
: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy kế toán tại công ty
Phòng Kế toán – Tài chính bao gồm 5 thành viên: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán phụ trách doanh thu và công nợ, 1 kế toán kho, 1 kế toán thanh toán vốn bằng tiền và lao động tiền lương, cùng với 1 thủ quỹ kiêm thủ kho.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức và điều hành hệ thống kế toán, chỉ đạo nhân viên kế toán và tư vấn cho giám đốc về hoạt động kinh doanh Họ tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ, thuyết minh và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh sau khi quyết toán, đồng thời chịu trách nhiệm về số liệu trong bảng quyết toán và nộp báo cáo tài chính đúng hạn Ngoài ra, kế toán trưởng còn thực hiện nhiệm vụ kế toán tổng hợp, bao gồm tổng hợp chứng từ, sổ sách kế toán, điều hành nghiệp vụ chuyên môn và kiểm tra đối chiếu số liệu từ các bộ phận kế toán để vào sổ cái.
Kế toán doanh thu, công nợ
Nhiệm vụ chính bao gồm viết hóa đơn cho hàng hóa bán ra, tiếp nhận hóa đơn mua vào và kê khai doanh thu theo từng loại hàng hóa Đồng thời, cần theo dõi quản lý tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng và công nợ với các nhà cung cấp.
Theo dõi chi tiết các loại hàng hoá của công ty.
Nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa trong quá trình thi công và bán hàng, đồng thời báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
Kế toán thanh toán vốn bằng tiền, lao động tiền lương
Nhiệm vụ chính là quản lý sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi liên quan đến các khoản thu, chi tiền, công nợ nội bộ và tạm ứng nội bộ.
Thực hiện chấm công cho cán bộ công nhân viên.
Để đảm bảo quản lý hiệu quả, công ty cần tổ chức hạch toán chính xác về thời gian, số lượng và chất lượng lao động của nhân viên Việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương là rất quan trọng, đồng thời cần phân tích tình hình sử dụng quỹ lương để tối ưu hóa nguồn lực.
Thủ quỹ kiêm thủ kho
Nhiệm vụ của chúng tôi là theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn quỹ tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng hàng ngày và cuối tháng Chúng tôi phối hợp chặt chẽ với kế toán vốn bằng tiền để đối chiếu và kiểm kê tồn quỹ, từ đó lập báo cáo kiểm quỹ chính xác.
Dựa trên hóa đơn mua hàng và phiếu đề nghị xuất hàng, cần mở thẻ kho cho từng loại hàng hóa để theo dõi lượng nhập và tồn kho một cách chính xác.
Thủ kho có trách nhiệm quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các công trình Vào cuối kỳ, thủ kho cần gửi báo cáo tồn kho cho nhân viên kinh doanh, giúp theo dõi số lượng và chủng loại vật tư hiện có trong kho Điều này đảm bảo việc xuất kho vật tư diễn ra kịp thời và hiệu quả cho các công trình.
2.1.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải
Hình thức tổ chức công tác kế toán mà công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu đang áp dụng là hình thức: Nhật kí chung
Hiện tại, công ty đang thực hiện Chế độ Kế toán Việt Nam theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính, cùng với Hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan từ Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán được xác định theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, và tất cả các báo cáo tài chính cũng như nghiệp vụ kế toán đều được lập và ghi sổ bằng đơn vị tiền tệ này.
Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá Hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Phương pháp đích danh
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty tuân thủ mẫu quy định bởi Bộ Tài chính, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập và phản ánh đúng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho các doanh nghiệp theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đơn vị đã mở thêm các tài khoản cấp 2 và cấp 3, phù hợp với các hoạt động kinh doanh của mình.
Hệ thống Báo cáo kế toán:
Hàng quý và hàng năm, bộ phận kế toán của Công ty có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính theo quy định mới nhất, bao gồm Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21, nhằm nộp cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
Nhằm phục vụ tốt hơn cho việc quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị,
Giới thiệu phần mềm kế toán công ty đang áp dụng
Hiện nay, công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải đang sử dụng phần mềm kế toán MISA.
2.2.1 Một số đặc điểm của phần mềm
- Đáp ứng chế độ kế toán theo TT133/2016/TT-BTC, TT200/2014/TT-BTC và các chính sách mới nhất của Bộ Tài chính.
- Xuất khẩu tờ khai thuế theo định dạng XLM để nhập thẳng vào các cổng kê khai thuế (MTAX.VN, iHTKK)
- Tiết kiệm trên 90% thời gian cho Thủ quỹ ghi chéo chứng từ và tự động đối chiếu phát hiện chênh lệch.
- Tiết kiệm trên 90% thời gian Thủ kho ghi chép chứng từ, hỗ trợ kiểm kê kho.
- Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính, tự động quy đổi giá trị giữa các đơn vị tính.
- Nâng cao hiệu quả thu nợ: Lập kế hoạch, phân tích, quản trị công nợ theo loại nợ, hạn nợ.
- Tối ưu vòng quay vốn: Dự báo dòng tiền thu- chi trong tương lai.
- Linh hoạt đáp ứng biểu mẫu chứng từ, báo cáo theo nhu cầu đặc thù riêng của doanh nghiệp.
- Tăng gấp 3 lần tốc độ xử lý dữ liệu, xem sổ sách, báo cáo so với các phiên bản trước.
2.2.2 Màn hình của phần mềm
MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CƠ BẢN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU NAM HẢI
Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VND).
Các loại vàng bạc, kim khí và đá quý được định giá theo giá trị thực tế tại thời điểm phát sinh Đồng thời, việc theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng và quy cách phẩm chất của từng loại là rất quan trọng.
Kế toán vốn bằng tiền cần đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số dư cũng như tình hình biến động của các khoản mục vốn bằng tiền Đồng thời, cần kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý liên quan đến các khoản mục này.
Tiền mặt là nguồn vốn quan trọng được quản lý bởi thủ quỹ, bao gồm tiền Việt Nam, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, mỗi đơn vị cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định Mức tồn quỹ này phải được tính toán hợp lý, phụ thuộc vào từng giai đoạn của quá trình kinh doanh và kế hoạch sản xuất cụ thể.
Thủ quỹ là người phụ trách quản lý tiền mặt tại quỹ, có trách nhiệm về các khoản thu chi, đồng thời phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này có nghĩa là thủ quỹ không được tham gia vào công tác kế toán cũng như không được trực tiếp mua bán hàng hóa và nguyên liệu Ngoài ra, việc gửi tiền tại ngân hàng cũng là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính của thủ quỹ.
Số tiền gửi tại ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc các tổ chức tài chính là tài sản của doanh nghiệp Kế toán cần mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản tiền gửi để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu Khi phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và ngân hàng, cần ghi nhận theo chứng từ ngân hàng và theo dõi riêng số chênh lệch trên tài khoản phải thu hoặc phải trả khác, đồng thời thông báo cho ngân hàng để xác minh lại.
3.1.3 Chứng từ sử dụng a) Kế toán tiền mặt:
Bảng kê vàng bạc đá quý
Bảng kiểm kê quỹ b) Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Sao kê của ngân hàng
Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản. c) Minh hoạ: Phiếu chi, phiếu thu
3.1.4 Quy trình kế toán a) Quy trình kế toán tiền mặt b) Quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải áp dụng trả lương theo thời gian.
Phiếu thu Phiếu chi Chứng từ gốc
Giấy báo Nợ Giấy báo Có Chứng từ gốc
3.2.1: Khái niệm về tiền lương:
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động, trong đó lao động bao gồm cả hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các đối tượng lao động thành sản phẩm phục vụ nhu cầu sinh hoạt Để duy trì quá trình tái sản xuất liên tục, cần đảm bảo tái sản xuất sức lao động, tức là sức lao động phải được bồi hoàn qua thù lao lao động Tiền lương là phần thù lao lao động được doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên thời gian, khối lượng và chất lượng công việc.
3.2.2: Cách tính lương và các khoản trích theo lương
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán thanh toán lập bảng thanh toán lương của cán bộ nhân viên trong công ty
Ngoài tiền lương theo số lượng và chất lượng lao động, công nhân viên chức còn nhận các khoản trợ cấp phúc lợi xã hội như trợ cấp BHXH, nhằm đảm bảo sức khỏe và nâng cao chất lượng cuộc sống lâu dài.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 1/6/2017, tỷ lệ trích các khoản theo lương được quy định cụ thể.
Các Trích vào Chi phí Trích vào lương Tổng khoản trích theo lương của DN của NLĐ
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH
Bảng thanh toán tiền thưởng
3.2.4: Tài khoản sử dụng và hạch toán
TK 334 - Phải trả người lao động
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Tính tiền lương, phụ cấp phải trả:
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ:
Chuyển nộp tiền bảo hiểm, chi tiêu kinh phí công đoàn:
Minh họa một số nghiệp vụ phát sinh:
1 Phiếu Chi, ngày 31/11/2020 thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp số tiền là 120.000.000 đ
2 Ngày 31/12/2020 xác định tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 50.000.000 đ
3.2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ:
(1) Cuối tháng kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương để tính lương cho cán bộ nhân viên và thực hiện chi trả lương cho họ.
Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương là cơ sở quan trọng cho kế toán trong việc hạch toán trên máy tính, đồng thời là căn cứ để thực hiện công tác chi trả cho cán bộ nhân viên.
(3) Đồng thời lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền nộp BHXH, mua thẻ BHYT.
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương và tổng hợp thanh toán tiền lương, công ty sẽ lập bảng phân bổ tiền lương cùng các khoản trích theo lương.
Sổ cái tài khoản phải trả người lao động; phải trả, phải nộp khác
Bảng kê nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Minh hoạ: Trích sổ cái tài khoản phải trả người lao động
Kế toán hàng hóa
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Xuất nhập khẩu Nam Hải chuyên cung cấp và mua bán các loại vật liệu kim khí, đặc biệt là bu-lông và ốc vít, phục vụ cho xây dựng các hạng mục công trình.
3.3.2 Nguyên tắc hạch toán hàng hóa: Đánh giá theo nguyên tắc giá gốc.
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu, hàng hóa Phương pháp này yêu cầu ghi chép ngay lập tức trên các sổ sách kế toán mỗi khi có nghiệp vụ thu mua hoặc nhập xuất hàng hóa xảy ra.
Tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp đích danh.
Công ty hạch toán chi tiết hàng hóa theo từng loại, từng chủng loại.
3.3.3 Chứng từ kế toán sử dụng:
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
3.3.4 Quy trình thu mua, nhập kho hàng hóa
Khi nhận hợp đồng đặt mua hàng hóa hoặc lập kế hoạch bán hàng cho kỳ tới, phòng kinh doanh sẽ xem xét yêu cầu về số lượng và chất lượng hàng hóa, cũng như lượng hàng tồn kho hiện có Dựa trên những thông tin này, phòng sẽ xây dựng kế hoạch thu mua hàng hóa, có thể thực hiện theo hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp.
(2) Sau khi kế hoach thu mua được ký duyệt, phong phòng kinh doanh tiến hành quá trình thu mua.
Khi hàng hoá đến công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại Kết quả kiểm tra này được ghi vào biên bản kiểm nghiệm Sau khi hoàn tất kiểm kê, phòng kinh doanh sẽ dựa vào hóa đơn, chứng từ và biên bản kiểm kê để lập phiếu nhập kho.
2 liên (1 liên lưu tại cuống).
Phiếu nhập kho được gửi cho thủ kho để thực hiện việc nhập hàng hóa, trong đó thủ kho sẽ ghi lại số lượng hàng nhập và ký nhận Dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ cập nhật thẻ kho Cuối cùng, phiếu nhập kho sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để xử lý.
(5) Hoá đơn mua hàng được chuyển đến phòng kế toán.
Kế toán thực hiện việc nhập liệu hóa đơn và phiếu nhập kho vào hệ thống máy tính, sau đó tiến hành lưu trữ các tài liệu này tại bộ phận kế toán.
Minh họa: Phiếu nhập mua hàng
3.3.5 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán
(1) Căn cứ vào nhu cầu mua hàng hoá của khách hàng, phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu tại cuống).
(2) Phiếu xuất kho được chuyển 2 liên xuống kho làm thủ tục xuất kho.
(3) Thủ kho khi xuất xong hàng hoá ghi số lượng và ký vào phiếu xuất kho.
(4) Hàng hoá được chuyển đến người mua hàng, liên 3 phiếu xuất kho do người mua giữ.
(5) Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho để ghi thẻ kho.
(6) Phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính Sau đó được lưu trữ tại bộ phận kế toán.
3.3.6 Tài khoản sử dụng và hạch toán
Nhập kho hàng hoá do mua ngoài:
Xuất kho hàng hoá để bán:
Sổ cái tài khoản hàng hoá
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh .27 1 Nội dung
Doanh thu bán hàng là tổng số tiền mà khách hàng đã thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho khối lượng hàng hóa đã tiêu thụ Đối với các cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng được tính là doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT.
Tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu bán hàng bao gồm năm tiêu chí quan trọng: chuyển giao rủi ro và lợi ích, không còn nắm quyền sở hữu, doanh thu xác định tương đối chắc chắn, khả năng thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế, và xác định được chi phí liên quan Đối với ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ, có bốn tiêu chuẩn chính: doanh thu xác định tương đối chắc chắn, khả năng thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế, xác định phần công việc đã hoàn thành, và xác định được chi phí liên quan.
Công ty chủ yếu áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp Khi việc bán hàng được xác nhận, công ty sẽ tiến hành xuất kho và giao hàng hóa cho khách hàng.
3.4.2 Ảnh minh họa giao diện cập nhật số liệu bán hàng
3.4.3 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT
Minh họa: Hóa đơn GTGT
3.4.4 Quy trình luân chuyển chứng từ
(1) Căn cứ vào yêu cầu xuất hoá đơn của phòng kinh doanh, kế toán doanh thu viết hoá đơn bán hàng làm 3 liên (liên 1 lưu tại cuống).
(2) Kế toán trưởng ký duyệt hoá đơn.
(3) Kế toán doanh thu nhận hoá đơn đã ký duyệt, chuyển cho phòng kinh doanh liên 2 để giao cho khách hàng.
(4) Kế toán doanh thu căn cứ hoá đơn và phiếu xuất kho nhập liệu vào máy tính Sau đó lưu trữ hoá đơn tại bộ phận kế toán.
3.4.5 Tài khoản sử dụng và hạch toán
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá
TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Phản ánh doanh thu bán hàng:
3.4.6 Quy trình kế toán xác định kết quả kinh doanh Đến cuối năm, sau khi hạch toán đầy đủ được doanh thu,chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí thuế TNDN, kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện “bút toán khoá sổ” xác định kết quả cung cấp dịch vụ, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển và nhập vào sổ cái TK 911.
Lần lượt kết chuyển các tài khoản 511, 642 sang tài khoản 911 và từ tài khoản 911 sang tài khoản 421.
Các bút toán kết chuyển:
-Kết chuyển Doanh thu thuần xác định kết quả kinh doanh.
-Kết chuyển chi phí quản lí kinh doanh
-Kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối
Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng, sổ cái tài khoản thuế GTGT phải nộp, sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán và sổ cái tài khoản hàng hoá là những thành phần quan trọng trong kế toán doanh nghiệp Chúng giúp theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Việc ghi chép cẩn thận các sổ cái này không chỉ hỗ trợ trong việc lập báo cáo thuế mà còn cung cấp cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Sổ chi tiết từng mặt hàng.
Kế toán tài sản cố định
TSCĐ (Tài sản cố định) là những tư liệu lao động chủ yếu và tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị của TSCĐ được chuyển dần vào giá trị sản phẩm và dịch vụ trong các chu kỳ sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên
- Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 10.000.000 đồng trở lên) Đặc điểm:
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ:
Đảm bảo phản ánh kịp thời số lượng và tình hình biến động của từng loại, nhóm tài sản cố định (TSCĐ) trong toàn doanh nghiệp và từng đơn vị sử dụng Điều này giúp đảm bảo an toàn cho hiện vật, đồng thời khai thác và sử dụng tài sản một cách hiệu quả và tối đa công suất.
Tổ chức phân loại và thống kê TSCĐ, đánh số và lập thẻ riêng cho từng đối tượng, đồng thời theo dõi chi tiết trong sổ theo dõi TSCĐ tại phòng kế toán và đơn vị sử dụng.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán
Cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) Trong trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tài sản, cần lập biên bản để xác định nguyên nhân và tiến hành xử lý kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ cho tất cả tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm biên bản giao nhận, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu chính xác về tài sản cố định (TSCĐ) là rất quan trọng để giám sát tình hình mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp Điều này bao gồm việc phản ánh đầy đủ và kịp thời số lượng, hiện trạng, giá trị của TSCĐ cũng như tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ nội bộ.
Việc phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của tài sản cố định (TSCĐ) trong quá trình sử dụng là rất quan trọng, giúp tính toán và ghi nhận chính xác số khấu hao cũng như chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị liên quan.
Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ
Tham gia vào việc kiểm kê và kiểm tra định kỳ hoặc bất thường, đồng thời đánh giá lại tài sản cố định (TSCĐ) khi cần thiết Tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.
3.5.2 Phân loại TSCĐ và xác định nguyên giá TSCĐ a) Phân loại TSCĐ
Là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại, các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo tiêu thức nhất định.
- Phân loại dựa theo hình thái biểu hiện:
+ TSCĐ hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
+ TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
- Phân loại theo quyền sở hữu:
- Phân loại theo nguồn hình thành:
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung. + TSCĐ nhận vốn góp liên doanh.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay.
- Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
+ TSCĐ dùng trong doanh nghiệp.
+ TSCĐ bảo quản, nhận giữ hộ.
Danh mục một số TSCĐ chủ yếu của công ty
Loại thiết bị, mã hiệu nước sản xuất
1 Ô tô tải chở hàng 15 tấn 2
4 Phần mềm kế toán 1 b) Cách xác định nguyên giá TSCĐ
TSCĐ do mua sắm mới:
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử -
Nguyên giá = Giá trị ghi trong biên bản gốc + Chi phí tiếp nhận (nếu có)
TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế:
Nguyên giá = Giá thành thực tế của TSCĐ + Chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa vào sử dụng
3.5.3 Chứng từ kế toán sử dụng
Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01- TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Mẫu số 03- TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04-TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06-TSCĐ là một công cụ quan trọng trong việc quản lý tài sản cố định Ngoài các mẫu chứng từ cơ bản, công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ khác như hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng, thuê mướn TSCĐ, cùng với phiếu thu và phiếu chi để đảm bảo quy trình quản lý TSCĐ hiệu quả.
Hạch toán tình hình biến động TSCĐ a Kế toán tăng TSCĐ.
- Khi mua sắm tài sản cố định căn cứ vào HĐGTGT, biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK: 111,112, 331… Tổng giá trị thanh toán.
- Phát sinh chi phí trong quá trình thu mua kế toán ghi:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331: Chi phí thu mua
- Đồng thời kết chuyển nguồn hình thành tài sản:
Nợ TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi
