báo cáo thực tập thực tập BUSINESS ANALYST

KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀMBÁO CÁO THỰC TẬP THỰC TẬP BUSINESS ANALYST Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro Công ty thực tập: Công ty TNHH Phần mềm

KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÁO CÁO THỰC TẬP

THỰC TẬP BUSINESS ANALYST

Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm

và quản lý tài sản tập trung gAMSPro

Công ty thực tập: Công ty TNHH Phần mềm Hoàn Cầu

Người phụ trách: Đào Hoàng Phúc

Thực tập sinh: Huỳnh Trầm Bảo Chấn

TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2020

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, vị trí BA (Business Analyst - Chuyên viên phân tích nghiệp vụ) đã vàđang phát triển rất mạnh trên thế giới Đây là một vị trí công việc quan trọng trong cácdoanh nghiệp, đặc biệt là Công ty tài chính, kinh doanh

BA là những người chịu trách nhiệm thu hẹp khoảng cách giữa công nghệ thông tin

và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cụ thể, BA sẽ sử dụng phân tích dữ liệu đểđánh giá quy trình, xác định yêu cầu, đưa ra đề xuất và xây dựng báo cáo dựa trên dữliệu, sau đó gửi cho giám đốc cũng như các bên liên quan

BA cũng tham vấn cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và người dùng khác để họhiểu về cách thay đổi biện pháp kinh doanh dựa trên dữ liệu Business Analyst phải trìnhbày rõ những ý tưởng, đồng thời cân bằng với những gì khả thi về mặt công nghệ và sựhợp lý về mặt tài chính của Công ty Tùy thuộc vào vai trò, BA có thể làm việc với các bộ

dữ liệu khác nhau để cải thiện sản phẩm, phần cứng, công cụ, phần mềm, dịch vụ hoặcquy trình Ở đây, em tham gia thực tập ở vai trò BA cho phần mềm quản lý tài sảngAMSPro – một sản phẩm của Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu - GSOFT

Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng excel hoặc thủ công nhưng sẽgặp hạn chế nếu so với phần mềm Ngoài những vấn đề như thiếu sót, nhập sai, nhân viênnghỉ, v.v, nếu Công ty càng lớn mạnh hay là tính chất nghiệp vụ phức tạp thì việc quản lýbằng file excel sẽ trở nên vô cùng khó khăn Vì vậy việc sử dụng phầm mềm để quản lýtài sản và đồng bộ giữa các phòng ban là rất quan trọng

Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT em đã

có cơ hội được làm quen và tiếp xúc với nghiệp vụ quản lý tài sản cũng như vai trò củamột BA trong một dự án Qua đó em định hướng được nghề nghiệp tương lai của em saunày nhờ xu hướng BA hiện tại ở Việt Nam

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn quý Thầy/Cô tại trường Đại học Công nghệThông tin – ĐHQG-HCM cùng với quý Anh/Chị tại Công ty TNHH Phần Mềm Toàn Cầu– GSOFT đã tạo điều kiện cho em có cơ hội thực tập tại Công ty

Qua đợt thực tập lần này, bên cạnh việc tiếp thu kiến thức về lĩnh vực BA (BusinessAnalyst), em cũng tích lũy được rất nhiều trải nghiệm về các nghiệp vụ trong lĩnh vựcnày như cách demo sản phẩm mới cho khách hàng, cách tìm hiểu luồng làm việc của hệthống, cách viết tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng hay các phương pháp để phân tíchnghiệp vụ quản lý tài sản

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn quý Thầy/Cô tại trường Đại học Công nghệThông tin – ĐHQG-HCM cùng với quý Anh/Chị tại Công ty TNHH Phần Mềm Toàn Cầu– GSOFT đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua

Em xin chân thành cảm ơn

Huỳnh Trầm Bảo ChấnTP.HCM, 10/2020

NHẬN XÉT CỦA KHOA

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 2

NHẬN XÉT CỦA KHOA 3

MỤC LỤC 4

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC TẬP 6

1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT 6

1.1.1 Tầm nhìn GSOFT 6

1.1.2 Sứ mệnh GSOFT 6

1.1.3 Giá trị cốt lõi của GSOFT 7

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động 7

1.2 Sản phẩm của Công ty 8

1.2.1 Quản lý hàng hóa 8

1.2.2 Quản lý nhà cung cấp 8

1.2.3 Quản lý kế hoạch mua sắm 8

1.2.4 Quản lý mua sắm 9

1.2.5 Quản lý tạm ứng – thanh quyết toán 9

1.2.6 Quản lý tài sản cố định – CCDC 9

1.2.7 Quản lý thanh lý tài sản 9

1.2.8 Quản lý phương tiện vận tải 9

1.2.9 Quản lý bất động sản 9

1.2.10 Quản lý công trình xây dựng cơ bản 9

1.2.11 Quản lý khai thác cho thuê tòa nhà 10

1.2.12 Quản lý kho vật liệu 10

1.2.13 Quản trị thông tin tổ chức 10

1.2.14 Quản trị hệ thống 10

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN BUSINESS ANALYST 11

2.1 Định nghĩa Business Analyst 11

2.2 Giải thích các định nghĩa 12

2.2.1 Định nghĩa về Business Objective 12

2.2.2 Định nghĩa về Stackholders 12

2.2.3 Định nghĩa về Solutions 12

2.2.4 Định nghĩa về Transition 12

2.2.5 Vậy công việc hằng ngày của một Business Analyst là gì? 12

2.3 Mô tả các chức năng của Analyst 13

2.3.1 Business Requirement Analyst 13

2.3.2 System Analyst 13

2.3.3 Business System Analyst 13

2.3.4 Function Analyst 14

2.3.5 Agile Analyst 14

2.3.6 Service Request Analyst 14

2.4 Quy trình phân tích nghiệp vụ 14

2.4.1 Lấy định hướng 14

2.4.2 Điều tra các mục tiêu nghiệp vụ chính 15

2.4.3 Xác định phạm vi dự án 15

2.4.4 Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ 15

2.4.5 Xác định yêu cầu chi tiết 16

2.4.6 Hỗ trợ thực hiện công nghệ 16

2.4.7 Giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp 17

2.4.8 Đánh giá giá trị được tạo bởi giải pháp 17

2.5 Kỹ thuật phân tích Quy trình nghiệp vụ 18

2.5.1 Mục đích của phân tích quy trình nghiệp vụ 18

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG THỰC TẬP 20

3.1 Tìm hiểu Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT và phần mềm quản lý tài sản gAMSPro 20

3.2 Thực hiện quay video demo về phần mềm quản lý tài sản 20

3.3 Thiết kế giao diện, vẽ mockup và viết mô tả chức năng 21

3.4 Thao tác với database 22

3.5 Tham gia training tìm hiểu một số quy trình làm việc 22

3.6 Lịch làm việc 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

TỔNG KẾT 26

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC TẬP

1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT

GSOFT là Công ty phần mềm hướng công nghệ, được sáng lập bởi những người cótâm huyết, có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn cao với mong muốn hình thành vàphát triển một Công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam và vươn tầm ra thế giới

Hình 1-1 Logo Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT

GSOFT cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp tập đoàn,tổng Công ty, ngân hàng, trường đại học, bệnh viện, các giải pháp kết nối cộng đồng trênnền tảng internet, các hệ thống website và các dịch vụ liên quan đến website, các hệthống trong lĩnh vực thương mại điện tử và chính phủ điện tử

GSOFT luôn tập trung nghiên cứu và ứng dụng tinh hoa công nghệ vào thực tiễnđời sống nhằm mục đích nâng cao chất lượng cuộc sống vì cộng đồng

1.1.1 Tầm nhìn GSOFT

GSOFT xây dựng và phát triển thành một mái nhà chung cho những người có khảnăng và đam mê sáng tạo trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, công nghệ thông tin nóiriêng và lĩnh vực kinh tế sáng tạo nói chung

GSOFT hoạt động và phát triển trong phạm vi cả nước, vươn ra khu vực và toàn cầubằng những giải pháp và sản phẩm công nghệ trí tuệ, độc đáo giúp nâng cao chất lượngcuộc sống

1.1.2 Sứ mệnh GSOFT

• Đối với khách hàng: Bằng cách khai thác, ứng dụng những thành tựu khoa học

công nghệ mới nhất, GSOFT mang lại những giải pháp, sản phẩm dịch vụ giúp

khách hàng gia tăng hiệu quả công việc, tăng doanh thu và giá trị thương hiệu củakhách hàng, đồng thời giúp khách hàng giảm thiểu chi phí quản lý, chi phí quảng

bá, truyền thông, tiếp thị, bán hàng

• Đối với đồng nghiệp: GSOFT luôn tạo ra một môi trường năng động, kích thích sự

sáng tạo và phát triển toàn diện, vượt trội cho từng thành viên GSOFT, đồng thờiđây cũng là một mái nhà, một gia đình cho các thành viên GSOFT – Gia đìnhGSOFT

• Đối với cộng đồng: Với khẩu hiệu “Khát khao nâng tầm cuộc sống”, tất cả các giải

pháp, sản phẩm, dịch vụ GSOFT cung cấp đều mang lại những giá trị góp phần xâydựng cuộc sống con người tốt đẹp hơn, cộng đồng đẹp tốt hơn

• Đối với khoa học công nghệ: Bằng cách nghiên cứu và ứng dụng khoa học công

nghệ tiên tiến, GSOFT góp phần làm giàu thêm cho kho tàng khoa học công nghệ,đồng thời góp phần đem khoa học công nghệ đến với thực tiễn đời sống

1.1.3 Giá trị cốt lõi của GSOFT

• Tư duy sáng tạo và sáng tạo không ngừng, luôn đặt câu hỏi “Còn cách nào làm tốthơn không?”

• Tư duy hướng đến khách hàng, đặt mình vào vị trí khách hàng và phục vụ kháchhàng như mình mong muốn được phục vụ

• Tinh thần đoàn kết – chuyên nghiệp, đặt lợi ích của khách hàng và lợi ích chung lêntrên vì mục tiêu chung phát triển bền vững

• Tinh thần làm hết sức – chơi hết mình, luôn nghiêm túc và hài hòa giữa công việc

và niềm vui cuộc sống

1.1.4 Lĩnh vực hoạt động

• Phát triển phần mềm – Software: GSoft

• Thiết kế website – Web Design: GWebsite

• Quảng bá thương hiệu online – Online Branding: GoBranding

• Chính phủ điện tử – E-Government

• Thương mại điện tử – E-Commerce: GShop

• Giáo dục đào tạo – Education & Training: GEdu

• Cung ứng nguồn nhân lực – Human Resourcing

• Gia công phần mềm – Software Outsourcing

• Dịch vụ – Services

• Tư vấn đầu tư công nghệ thông tin – IT Investment Consultanting

• Kiểm toán IT – IT Audit

• Bảo hành, bảo trì hệ thống mạng, máy tính – Computer and network maintenanceservice.

1.2 Sản phẩm của Công ty

Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPromang đến giải pháp tổng thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đềcủa các bộ phận liên quan tới quản lý tài sản và phân tích hiệu năng sử dụng, hiệu quảđầu tư tài sản cố định chỉ trên một hệ thống duy nhất

gAMSPro được nhiều tổ chức, doanh nghiệp có quy mô giá trị tài sản lớn tin chọn.Đặc biệt trong các lĩnh vực:

• Khu công nghiệp

Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro

có đến 14 phân hệ giúp quản lý tài sản trọn vẹn và hiệu quả

gAMSPro được thiết kế và xây dựng trên nền tảng web application với các côngnghệ hiện đại của Microsoft có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng

1.2.1 Quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa để đảm bảo khi lập kế hoạch, thực hiện đầu tư mua sắm thì đượcmua sắm những hàng hóa chất lượng, uy tín đã được hội đồng mua sắm, kiểm duyệt đủtiêu chuẩn sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp

1.2.2 Quản lý nhà cung cấp

Chỉ những nhà cung cấp hàng hóa uy tín, có chất lượng được sự kiểm duyệt, mớiđược cung cấp hàng hóa cho tổ chức, doanh nghiệp

Hàng năm hệ thống hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp dựa trên lịch sử làm việc với NCC

và lịch sử, bảo trì, sửa chữa tài sản mà NNC đó đã cung cấp

1.2.3 Quản lý kế hoạch mua sắm

Cho phép tổ chức, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tổng thể đầu tư mua sắm trong

cả năm và chi tiết đến từng tháng Từ đó làm căn cứ cho cả quá trình thực hiện đầu tưmua sắm tiếp theo

1.2.4 Quản lý mua sắm

Quản lý quá trình mua sắm từ tờ trình chủ trương, phiếu yêu cầu mua sắm, tạo dự

án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu và đi đến ký hợp đồng, gọi hàng(PO) và thực hiện thanh toán giao nhận hàng

1.2.5 Quản lý tạm ứng – thanh quyết toán

Quản lý, theo dõi tất cả các quá trình tạm ứng, thanh quyết toán trong quá trình thựchiện đầu tư mua sắm để luôn chủ động được dòng tiền thanh toán

1.2.6 Quản lý tài sản cố định – CCDC

Quản lý tất cả vòng đời khai thác sử dụng tài sản từ nhập mới, cấp phát sử dụng, innhãn, điều chuyển, thu hồi, sửa chữa, kiểm kê, khấu hao tài sản

1.2.7 Quản lý thanh lý tài sản

Cho phép lập kế hoạch thanh lý để biết được số lượng tài sản cần mua thay thế vàcho phép lập đề xuất thanh lý, cũng như thanh lý tài sản

1.2.8 Quản lý phương tiện vận tải

Quản lý thông tin xe, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa theo đúngthời hạn sử dụng để tối ưu hóa hiệu năng

Quản lý công trình, từng hạng mục công trình, quá trình thầu cho từng hạng mục,hợp đồng thầu, phụ lục hợp đồng và theo dõi ghi nhận quá trình thanh quyết toán để tổnghợp kinh phí đầu tư, định giá công trình khi hoàn công, nhập mới, khai thác tài sản.

1.2.11 Quản lý khai thác cho thuê tòa nhà

Cho phép định nghĩa các tầng khu trong tòa nhà, khai báo diện tích sử dụng nội bộ

và diện tích còn trống để cho thuê, quản lý khách thuê, hợp đồng thuê và thanh toán

1.2.12 Quản lý kho vật liệu

Quản lý tất cả các quá trình từ yêu cầu mua sắm, nhập kho, điều chuyển, cấp phát

sử dụng vật tư vật liệu, văn phòng phẩm, hàng hóa, tặng phẩm

1.2.13 Quản trị thông tin tổ chức

Cho phép thiết lập đầy đủ thông tin liên quan cơ cấu tổ chức, danh mục chung chotoàn hệ thống

1.2.14 Quản trị hệ thống

Cho phép quản trị người dùng, phân quyền vai trò, phân quyền người dùng hệ thống

ở các cấp độ quyền chức năng, quyền thao tác và quyền dữ liệu

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN BUSINESS ANALYST

2.1 Định nghĩa Business Analyst

Ngành BA (Business Analyst) là ngành phân tích nghiệp vụ, các nhân viên trongngành BA sẽ là người trực tiếp gặp mặt các đối tác khách hàng (chủ doanh nghiệp) để tìm

ra những vấn đề mà doanh nghiệp mắc phải Từ đó, đề xuất ra giải pháp để khắc phụcnhững vấn đề và các giải pháp được đề ra phải có lợi cho các bên Công việc của một BAđược mô tả bởi hình sau:

Hình 2-2 Các công việc chính của một BA

Ta có thể thấy, công việc chính của một BA bao gồm: Business Objective,Stakeholders, Solutions và Transition

2.2 Giải thích các định nghĩa

2.2.1 Định nghĩa về Business Objective

Khi chuyên viên phân tích nghiệp vụ gặp khách hàng và tìm hiểu các vấn đề vàdoanh nghiệp của khách hàng gặp phải và đối với các doanh nghiệp đó có mục tiêu giảiquyết các vấn đề này Các mục tiêu này gọi là Business Objective

2.2.2 Định nghĩa về Stackholders

Khi chuyên viên phân tích nghiệp vụ đã xác định được Business Objective củadoanh nghiệp, họ cần cung cấp thêm nhiều thông tin hơn về các lĩnh vực liên quan haycác thông tin liên quan đến Business Objective và từ đó Công ty sẽ cung cấp một đội ngũcùng hợp tác với các chuyên viên phân tích nghiệp vụ để thảo luận về vấn đề mục tiêu màdoanh nghiệp muốn đạt được Bộ phận này là Stackholders

2.2.3 Định nghĩa về Solutions

Từ các Business Object, chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ làm việc vớiStackholders để đưa ra các giải pháp cụ thể sao cho các giải pháp này đáp ứng được nhucầu của Stackholders Các giải pháp này là Solutions

2.2.4 Định nghĩa về Transition

Sau khi tìm được giải pháp (Solutions) thì chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ cùngđội ngũ lập trình viên triển khai các giải pháp cho doanh nghiệp Giai đoạn phát triển nàygọi là Transition

2.2.5 Vậy công việc hằng ngày của một Business Analyst là gì?

Những công việc hằng ngày của một Business Analyst bao gồm:

• Làm việc với khách hàng để lấy yêu cầu, sau đó chuyển cho nhóm nội bộ

• Giao tiếp với nhóm nội bộ, bao gồm việc chuyển thông tin và thảo luận vềcác yêu cầu của khách hàng, về dự án nói chung

• Các công việc liên quan đến documents, bao gồm việc viết và quản lýdocuments

Hình 2-3 Công việc hằng ngày của một BA

2.3 Mô tả các chức năng của Analyst

2.3.1 Business Requirement Analyst

Những người đảm nhận vai trò này sẽ là người đầu tiên đưa ra các giải pháp nhanhngay thời điểm ban đầu gặp khách hàng Giải pháp ở đây rất đa dạng, có thể là : thay đổichính sách Công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc training cho nhân viên Sau đó,mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ

2.3.2 System Analyst

Là người giữ vai trò làm kỹ thuật Những người đảm nhiệm vị trí này thường rất cónhiều kinh nghiệm về hệ thống System analys thường là chuyên gia về một khái niệm kỹthuật nào đó như blockchain và thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp cao về kỹthuật

2.3.3 Business System Analyst