II NỘI DUNG1: lý luận chung về công tác văn thư 1.1: khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản, tổ chức quản lý văn bản, quả
Trang 1CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TỈNH ĐIỆN BIÊN
I MỞ ĐẦU
II NỘI DUNG
1: lý luận chung về công tác văn thư
1.1: khái niệm công tác văn thư
1.2: ý nghĩa của công tác văn thư
1.3: nội dung của công tác văn thư
2: thực trạng công tác văn thư tại ubnd tỉnh Điện Biên
2.1: chỉ đạo của UBND tỉnh Điện Biên đối với công tác văn thư
2.2: Soạn thảo văn bản
2.2.1 các loại văn bản2.2.2 quy trình soạn thảo văn bản 2.3: quản lý văn băn
2.3.1 quản lý văn bản đi 2.3.2 quản lý văn bản đến2.4 tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ
2.6 Tổ chức lao động khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ trong côngtác văn thư
3: Một số nhận xét về công tác văn thư tại UBND tỉnh Điện Biên
Trang 2Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơquan Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọichung là các cơ qu an, tổ chức) Và trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờluôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước vớinhân dân Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trongcác đơn vị hành chính sự nghiệp.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vàođầu mối là bộ phận văn thư để qu ản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tácvăn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra đượcnhững quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan.
Trang 3II NỘI DUNG
1: lý luận chung về công tác văn thư
1.1: khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản, tổ chức quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thưcủa các cơ quan tổ chức
1.2: ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư bảo đảm cho việc cung cấp các thong tin cần thiết phục vụcho hoạt động của các cơ quan tổ chức một các đầy đủ, kịp thời, chính xác giữ gìnđược bí mật của Đảng và Nhà nước
Góp phần tiết kiệm công sức nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dungtrong quá trình xây dựng và ban hành văn bản
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, tổchức để phục vụ cho hoạt động kiểm tra thanh tra đánh giá hoạt động của cơ quan
tổ chức
Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứuthong tin quá khứ là tiền đề của công tác lưu trữ
1.3: nội dung của công tác văn thư
Gồm ba nhóm công việc chủ yếu :
Xây dựng và ban hành các văn bản với các công đoạn sau :
Soạn thảo văn bảnDuyệt văn bản
Trang 4Trình ký, ban hành văn bản
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động cơ quan
Tổ chức và giải quyết văn bản đến
Tổ chức và chuyển giao văn bản đi
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nọi bộ
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Tỏ chức quản lý và sủ dụng con dấu
Đóng dấu văn bản Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư2: thực trạng công tác văn thư tại ubnd tỉnh Điện Biên
2.1: chỉ đạo của UBND tỉnh Điện Biên đối với công tác văn thư
UBND tỉnh Điện Biên bố trí 01 biên chế chuyên trách làm văn thư kiêm lưu trữ cơquan (trình độ cao đẳng văn thư, lưu trữ),văn thư của UBND tỉnh Điện Biên làngười có chuyên môn nghiệp vụ ,có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạomáy vi tính, phần mềm trong quản lý hồ sơ, công việc và các thiết bị phục vụ thựchiện nhiệm vụ, đảm bảo hoạt động văn thư của cơ quan đúng quy định và hiệu quảChủ tịch UBND tỉnh Điện Biên có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ ;chỉ đạo tổ chức xây dựng, ban hành và việc thực hiện các chế độ, quy định về côngtác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; kiểm tra việc thực hiệncác chế độ , quy định về công tác văn thư,lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc ;
Trang 5giải quyết khiếu nại ,tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữtheo thẩm quyền
Chánh Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) cótrách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp quản lý,kiểm tra,giámsát việc thực hiện công tác văn thư,lưu trữ tại UBND tỉnh Điện Biên đồng thời tổchức bồi dưỡng,hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,lưu trữ cho các cơ quanchuyên môn,đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh Điện Biên
Cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND tỉnh Điện Biên trong quá trình giảiquyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túccác quy định tại Quy chế về công tác Văn thư UBND tỉnh Điện Biên và các quyđịnh khác có liên quan về công tác văn thư lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật Nhànước
2.2: Soạn thảo văn bản
2.2.1 các loại văn bản
Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên ban hành các văn bản hướng dẫn lập hồ sơ hiệnhành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, đơn vị; văn bảnhướng dẫn công tác văn thư, công tác lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; quyđịnh quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấphuyện Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưutrữ, thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài liệu khichia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính, ban hành Kế hoạch thựchiện công tác văn thư, lưu trữ theo từng nămViệc triển khai thực hiện các văn bảnchỉ đao, hướng dẫn về công tác văn thư được thực hiện rất nghiêm túc và thuận lợi
2.2.2 quy trình soạn thảo văn bản
Trang 6Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Điện Biên
Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Điện Biên :
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
Chọn thể loại văn bản;
Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
Bước 2: Duyệt bản thảo, và chỉnh sửa bản thảo
Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền kí duyệt văn bản
Trong trường hợp dự thảo văn bản đã được Lãnh đạo UBND tỉnh phê duyệt nhưngthấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhânđược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,quyết định việc sửa chữa, bổ sung
Bước 3: Đánh máy, nhân bản văn bản;
Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản , kí nháy vào cuối nội dung vănbản(sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo văn phòng HĐND và UBND tỉnh và Lãnhđạo UBND tỉnh ký ban hành, đề xuất mức độ khẩn ,đối chiếu quy định của phápluật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận vănbản, trình người ký văn bản quyết định
Trang 7Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND tỉnh giúp lãnh đạo UBND tỉnh kiểm tra lầncuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành vănbản của cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh và phải kí nháyvào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”
Bản thảo sau khi được người có thẩm quyền kí duyệt (ký ban hành)được chuyểncho các bộ văn thư để chuyển cho Tổ rà soát văn bản trước khi ban hành kiểm tratheo quy định của UBND tỉnh Cán bộ rà soát văn bản ký tắt vào sau chữ “Nơinhận” của văn bản
Bước 5: Trình văn bản cho lãnh đạo ký
Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, theo quy chế làmviệc của Lãnh đạo UBND tỉnh và cơ chế làm việc của các cơ quan, đơn vị
Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
Lãnh đạo UBND tỉnh ký tất cả các văn bản của UBND tỉnh do các cơ quan chuyênmôn đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh ban hành.các trường hợp ký thay(phải ghi KT), ký thừa lệnh ( phải ghi TL), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ), kýthay mặt(phải ghi TM)
Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản
Bước 6: Ban hành văn bản
Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Điện Biên đãtừng bước đổi mới và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước
2.3: quản lý văn băn
2.3.1 quản lý văn bản đi
Trang 8Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyểnnội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức phát hành
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Trình văn bản đi
Sau khi văn bản được soạn thảo và in ấn xong thì phải trình cho thủ trưởng hoặcngười được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành
Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng vănbản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểmtra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót,phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính làngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
Bước 3: Đóng dấu văn bản đi
Sau khi sao văn bản xong, văn thư sẽ tiến hành đóng dấu Tất cả văn bản của Uỷban nhân dân đều do văn thư cơ quan đóng dấu Dấu của cơ quan chỉ được phépđóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đốikhông đóng dấu vào giấy trắng Dấu của cơ quan được đóng ngay ngắn trùm lên1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái chữ ký
Trang 9Bước 4: Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giaovăn bản đến các đối tượng có liên quan
Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì,không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăntrong việc tra tìm
Bước 5: Chuyển giao văn bản đi
Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyểntoàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hìnhthức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảohoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết
Bước 6: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổchức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theothứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếpchung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhómvăn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụngbản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổchức
Số của văn bản nhiều lúc bị trùng nhau hoặc bị thiếu bởi sự không cẩn thận của cán
bộ chuyên trách vì vội không mở sổ xem lên nhiều lúc hai văn bản khác nhaunhưng có cùng một số
Trang 102.3.2 quản lý văn bản đếnVăn bản đến: là tất cả các công văn, giấy tờ đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến.Nhìn chung số lượng văn bản tới công ty tương đối nhiều nên khi văn bản tới vàotháng năm nào thì nhân viên văn thư nhập dữ liệu vào tháng năm đó
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, nhân viên văn thư tiếp nhậnvăn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặcvào ngày nghỉ, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có), v.v…
Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho, các đoàn thể trong công ty, tổchức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì vănbản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật
Đối với những văn bản không thuộc đăng kí tại văn thư thì được chuyển giao đếncác đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn)hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đến:
Bước 4: Trình văn bản đến:
Trang 11Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu công ty,người được người đứng đầu công ty, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ýkiến chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩmquyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng kývăn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổđăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bảnđến
Bước 5: Sao văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến sau khi đã làm đầy đủ các bước trên văn thư cơ quantiến hành sao văn bản đến Gửi cho các ban ngành, đoàn thể liên quan để giải quyếtcông việc
Bước 6 Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào
ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảmnhững yêu cầu sau: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ
Bước 7: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thờitheo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổchức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩntrương, không được chậm trễ
Trang 12Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và tất cả các văn bản đến đều có ấnđịnh thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của công ty, tổchức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhângiải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, nhân viên văn thư có nhiệm vụ tổnghợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã đượcgiải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáocho người được giao trách nhiệm
2.4 tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan là việcquản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu là yếu tốquan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành Một văn bản ban hành ngoài đầy đủcác thể thức và khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng thìmới có hiệu lực pháp lý
Tại UBND tỉnh Điện Biên văn phòng là nơi diễn ra hoạt động của công tác văn thưcũng như việc quản lý và đóng dấu Nắm được tính chất quan trọng của con dấucán bộ văn phòng nói chung là người chịu trách nhiệm pháp lý và đóng dấu nóiriêng đã thực hiện việc sử dụng và bảo vệ con dấu rất tốt
UBND tỉnh Điện Biên sử dụng 2 loại dấu là : dấu cơ quan có quốc huy và dấu vănphòng là các dấu như: dấu mật, dấu khẩn, hoả tốc, dấu đến, dấu chức danh của Chủtịch và phó Chủ tịch và dấu của Chánh văn phòng