CHƯƠNG III.PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

a Khái niệm, nội dung: Quyết định là văn bản được cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, cá nhân có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hànhh

CHƯƠNG III.

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3.1 Văn bản hành chính thông thường

3.1.1 Quyết định.

a) Khái niệm, nội dung:

Quyết định là văn bản được cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, cá nhân

có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hànhhoạt động, quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của cơquan, tổ chức đó

Quyết định còn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể.(như các quyết định lên lương, khen thưởng , kỷ luật, điều động, bổ nhiệm ) gọi làquyết định ban hành trực tiếp

Quyết định còn được ban hành nhằm hợp lý hóa các văn bản phụ như điều lệ quychế, quy định và các phụ lục kèm theo (nếu có) Gọi là quyết định ban hành (giántiếp)

Số: / QĐ - Viết tắt tên cơ quan ban hành

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành;

+ Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH

+ Trích yếu nội dung;

+ Loại hình mệnh lệnh: QUYẾT ĐỊNH:

Nội dung Quyết định được viết theo văn điều khoản Điều 1về nội dung củaquyết định, hệ quả pháp lý liên quan đến nội dung Điều 2, quyền lợi, hiệu lực vănbản, xử lý văn bản (Có thể tách thành 2 điều) Đìều 3 (hoặc cuối) nói về đối tiếp nhận.

Khi quyết định ban hành kèm theo một văn bản khác thì thường không quá 5điều, trong đó Điều 1 là: “Ban hành kèm theo Quyết định này (Quy chế.) ” Cácđiều được trình bày cô đọng không dùng các câu và từ chuyển tiếp; sắp xếp theo trình

c) Mẫu Quyết định (phần cuối)

Ví dụ: Dựa vào thông tin cho dưới đây hãy soạn một Quyết định tuyển dụng và

bố trí công tác cho Ông: Nguyễn văn A; Kỹ sư Cầu đường bộ; công tác tại Khoa

Công trình Trường Đại học Công nghệ GTVT, trực thuộc Bộ GTVT,

Tại: Hà Nội từ ngày 01 tháng 04 năm 20

Ngạch: Giảng viên; Mã ngạch: 15.111,

Mức lương: bậc 1/9 hệ số lương: 2,34

3.1.2 Báo cáo

a) Khái niệm, nội dung.

Là VB trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chứcgiúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên quyếtđịnh quản lý phù hợp

Báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời Báo cáo có loạithường kỳ, đột xuất; báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo chuyên đề

- Phần triển khai: (Ô 6)

+ Đặt vấn đề: Nêu điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao,hoàn cảnh thực hiện

+ Nội dung báo cáo:

Kiểm điểm việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành; ưu khuyết điểm trongquá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công thất bại, phươnghướng

Báo cáo trung thực không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật;

khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể trọng điểm

Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bảng đối chiếu để minh họa cho các luận điểm làmtăng độ tin cậy của báo cáo

Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc cụ thể không cầu kỳ khoa trương sa vào chitiết rườm rà Báo cáo là VB mô tả chứ không phải suy luận, không đưa ra luận giảimang tính sáng tạo mà chỉ được trình bày những đánh giá, nhận định dựa trên kết quả

đã mô tả Các vấn đề đươc ra phải được mô tả đầy đủ chính xác, có tính khái quát,đồng thời phải cụ thể

Khi sọan thảo, nhiều khi phải theo mẫu quy định của cấp trên (nơi nhận báo cáo).Người báo cáo không tự ý cắt bỏ các yêu cầu, thay đổi cột mục đã quy định

Trong trường hợp không có mẫu quy định, người viết báo cáo phải tự xác định lấycác yêu cầu nội dung và thu thập tài liệu viết một báo cáo tương ứng với thực trạngcông tác

+ Kết thúc: Nêu phương hướng, giải pháp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếptheo, nhận định triển vọng, kiến nghị

Một báo cáo phải nêu được 2 yếu tố: tường trình vấn đề và kiến nghị về vấn đề

- Phần kết:

+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu + Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi để báo cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên ngườiđánh máy, số lượng nhân bản

+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;

c) Phần kỹ thuật trình bày, mẫu theo mẫu quy định

Ghi chú: Các Báo cáo (nếu không quy định mẫu) thường viết theo các mục

I Nội dung kết quả công tác đã thực hiện

II Nguyên nhân, tồn tại

III Phương hướng công tác thời gian …

IV Kiến nghị

3.1.3 Tờ trình

a) Khái niệm, nội dung.

Tờ trình là VB đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt Đó cóthể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêuchuẩn, định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bãi bỏ văn bản đã lỗi thời hoặc vấn đềkhông còn phù hợp…

b) Bố cục.

- Phần mở đầu:

Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn bản (ô 3)

Số:… / TTr- Viết tắt tên cơ quan ban hành;

Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: TỜ TRÌNH; trích yếu nội dung

tờ trình (ô 5a); kính gửi… (cơ quan cần trình)

- Phần triển khai: (Ô 6)

+ Đặt vấn đề: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích căn cứ, nội dungthực tế làm nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề trình duyệt

+ Nội dung trình:

Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõràng, không phân tích chung chung; các luận cứ kèm theo tài liệu có thông tin trungthực, độ tin cậy cao Phân tích phản ứng có thể xảy ra quanh vấn đề đề nghị, nhữngkhó khăn, thuân lợi khi triển khai, biện pháp khắc phục được trình bày khách quan,tránh nhận xét chủ quan thiên vị nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với sảnxuất, đời sống, công tác, quản lý

+ Kết thúc: Nêu những kiến nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất đã nêu sớmđược thực hiện Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyện chọn Kiến nghị phảixác đáng Tờ trình có thể kèm theo các văn bản phụ đính kèm để minh họa

- Phần kết:

+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu + Nơi nhận: (9b) Như kính gửi; nơi nhận để báo cáo, để biết; lưu bộ phận, có thểtên người đánh máy, số lượng nhân bản

+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;

c) Phần kỹ thuật trình bày, mẫu theo mẫu của VB thông thường khác.

3.1.4 Thông báo.

a) Khái niệm, nội dung,

Là VB thông tin về các hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, xã hội

Nội dung: Thông báo một hoặc vai vấn đề tong hoạt động công vụ được tạo nên

do một VB quy phạm pháp luật ban hành

Thông báo một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra.; thông báo kếhoạch, những đề nghị mới

Thông báo về kết luận, nội dung hội nghị, cuộc họp

Thông báo không trình bày phần lý do hoặc mô tả tình hình, không sử dụng cáchhành văn lập luận hay biểu cảm

b) Bố cục:

- Phần mở đầu;

Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn bản (ô 3 )

Số:… / TB- Viết tắt tên cơ quan ban hành;

Địa danh, ngày tháng năm (ô 4);Tên loại văn bản: Thông báo; trích yếu nội dungthông báo ( ô 5a) ;

- Phần triển khai: (Ô 6)

+ Đặt vấn đề: không trình bày lý do mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần

thông báo

+ Nội dung thông báo (giải quyết vấn đề):

Đối với thông báo truyền đạt chủ trương chính sách, quyết định chỉ thị cần nhắclại tên VB cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản và yêu cầu cần quán triệt, thựchiện

Đối với thông báo kết quả hội nghị cuộc hpọ phải nêu ngày giờ họp, thành phần

tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, nghị quyết, quyết định

Đối với thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,những yêu cầu thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng triển khai, thực hiện Đối với nội dung thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động, quản lý, lý dotiến hành và thời gian tiến hnàh hoạt động đó

Đối với thông báo về kết luận của cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên của ngườithuộc cấp đó, nội dung cuộc họp đưa đến kết luận, thnàh phần của báo cáo viên, nộidung của kết luận và chỉ rõ các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành

Thông báo viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết

+ Kết thúc vấn đề: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người

đọc hoặc nội dung xã giao cám ơn nếu cần

- Phần kết:

+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu

+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, đểbáo cáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản.

+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn nếu có

+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;

c) Phần kỹ thuật trình bày Mẫu thông báo giống VB thông thường khác.

3.1.5 Biên bản.

a) Nội dung, phân loại

- Biên bản là VB HC dùng để ghi chép lại nghững sự việc đã xảy ra hoặc đangxảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thựchiện

- Phân loại: Biên bản nhiều thể loại

+ Biên bản hội nghị, cuộc họp: dùng để ghi chép lại diễn biến của hội nghị, cuộc

họp

Nội dung gồm 2 phần:

* Phần dẫn: Giới thiệu mục đích cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham

dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự

* Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểuquyết thông qua các văn kiên, lời kết thúc và bế mạc Phải ghi tóm tắt nội dung, họ tênngười phát biểu, góp ý; nếu có văn bản thì ghi “xem văn bản kèm theo’…

Biên bản hội nghị là 1 bộ phận cấu thành hồ sơ hội nghị và cần ban hành đúngquy định

+ Biên bản sự việc xảy ra: Ghi thời gian địa điểm lập biên bản, thành phần tham

dự, diễn biến vụ việc xảy ra, kết luận bước đầu về nguyên nhân xảy ra sự việc, ai chịutrách nhiệm chính

+ Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc: Ghi căn cứ của việc bàn giao, ngày

tháng năm, địa điểm, thành phần tham gia và những nội dung bàn giao, nghiệm thu.Biên bản nghiệm thu nghiều khi theo tính chất và loại công việc có mẫu quy địnhriêng

+ Các loại biên bản khác: gồm biên bản xử lý (vi phạm), hòa giải

- Ví dụ nội dung chi tiết:

+ Đối với biên bản Bàn giao công việc, phần triển khai có các nội dung chính: Căn cứ vào quyết định, chủ trương chỉ đạo tại văn bản của …về vấn đề…

Địa điểm; Ngày tháng năm tiến hành bàn giao;

Các bên bàn giao, ai giao, ai nhận;

Nội dung bàn giao: Nhân sự, tổ chức, tài liệu, cơ sở vật chất, công việc đang triểnkhai, các công việc khác có liên qua,

Số lượng các biên bản lập để gửi các nơi;

Thời gian kết thúc;

Ký xác nhận về bàn giao giữa các bên; Xác nhận cấp ra quyết định bàn giao (có

ký, đóng dấu theo quy định)

Khi lập theo mục I nội dung (gồm gì)

Xác nhận của cơ quan (cấp) ra quyết định (ký và đóng dấu) nếu cần

+ Biên bản Hội nghị cuộc họp: Thời gian, địa điểm; lý do, mục đích tiến hành;thành phần tham dự, chủ tọa, thư ký; Khai mạc; phần báo cáo, ai báo cáo, nội dung;thảo luận góp ý kiến, phát biểu ; kết thúc ngày giở; ký biên bản Ghi theo các mục + Biên bản xử lý: Ngày tháng năm, địa điểm xử lý vi phạm;

Họ tên, chức trách những người có mặt;

Hành vi vi phạm, mức độ vi phạm, mức độ thiệt hại;

Ý kiến của đương sự, của người bào chữa làm chứng;

Ý kiến của đại diện tổ chức công đoàn, đơn vị;

Kết luận về hình thức xử lý vi phạm, mức độ thiệt hại, mức bồi thường và phươnghướng bồi thường;

Đương sự, đại diện các bên, người có thẩm quyền ký vào biên bản Các bên cóquyền bảo lưu ý kiến của mình (ý kiến khi phát biểu) Nếu không ký phải ghi lý do Chú ý biên bản xử lý là bằng cứ để ban hành các quyết định tương ứng, không sửdụng để thay thế cho những văn bản đưa ra quyết định quản lý về vấn đề này

b) Bố cục (Nói chung giống như VB khác)

- Phần mở đầu;

Bao gồm Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 (Tác giả); Số ký hiệu văn bản (ô 3)

Số:… / BB- Viết tắt tên cơ quan lập biên bản

Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Tên loại văn bản: BIÊN BẢN; trích yếu nội dungBiên bản (ô 5a) ;

- Phần triển khai: (Ô 6)

+ Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham dự

+ Nội dung: ghi diễn biến sự việc

Nội dung ghi chính xác, cụ thể, trung thực không thêm bớt, không suy diễn chủquan, đi vào trọng tâm, trọng điểm, không lan man

Biên bản có thể ghi chép chi tiết đầy đủ các biểu hiện liên quan đến sự kiện, đặcbiệt là đối với cuộc bàn giao, kiểm tra Có thể ghi chép tổng hợp hoặc theo cách điềnvào cột mục có sẵn

Ghi biên bản phải đảm bảo yêu cầu: Trung thực, khách quan, chính xác và đầy

c) Kỹ thuật trình bày Mẫu soạn thảo giống như các văn bản có tên khác với các

thành phần, nội dung đã nêu trên

3.1.6 Công văn

a) Nội dung, phân loại:

Công văn là loại văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạtđộng giao dịch, trao đổi công tác … giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết cácnhiệm vụ có liên quan Có thể trong nội bộ một cơ quan

Các nội dung chủ yếu:

- Thông tin 1 hoặc nhiều vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do 1 vănbản quy phạm pháp luật đã ban hành

- Hướng dẫn thực hiện một văn bản của cấp trên;

- Thông báo một số hoạt động dự kiến xắp tới; (mở lớp học, bồi dưỡng…)

- Xin ý kiến một vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;

- Trình bày kế hoạch mới, đề nghị kế hoạch lên cấp trên;

- Đề nghị xác nhận các vấn đề có liên quan đến cơ quan, đơn vị;

- Thăm hỏi, cảm ơn…

Phân loại Tùy từng loại nội dung có các loại công văn Hướng dẫn, giải thích,

phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề xuất, đề nghị , thăm hỏi, cảm ơn, chối từ…( trình bày

kỹ trong mẫu các loại công văn)

Địa danh, ngày tháng năm (ô 4); Đề Kính gửi (ô 9a)

- Phần triển khai: (Ô 6)

Nội dung của công văn:

+ Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành

+ Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết nội dung cần trình bày cụ thể, rõràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề Cách hành văn cần phù hợp với các loại côngvăn; đảm bảo tính thuyết phục nhằm cho người đọc tin vào điều công văn đã nêu, tạođiều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết các vấn đề nêu ra

+ Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc làmsáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cầnthiết phần này có thể mang sắc thái biểu cảm như:

Rất mong nhận được văn bản góp ý của quý cơ quan cho đề án của chúng tôi Xin trân trọng cảm ơn! (chân thành cảm ơn).

Hoặc: Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu quả trận lụt vừa qua để ổn định cuốc sống nhân dân Gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!

- Phần kết.

+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu + Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báocáo….; Lưu bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản

+ Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật nếu có

+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;

c) Kỹ thuật trình bày Theo mẫu

- Nội dung một số loại công văn

(a) Công văn đề nghị, yêu cầu:

Khái niệm: Là VB của cơ quan cấp dưới gửi cấp trên hoặc ngang cấp, ngangquyền giao dịch với nhau để đề nghị, yêu cầu để giải quyết vấn đề nào đó có liên quanđến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình (yêu cầu ngang cấp dùng công

văn; Cấp trên yêu cầu cấp dưới bằng công văn, cấp dưới đề nghị ở mức độ xin thực hiện một vấn đề, xem thêm về tờ trình).

Nội dung gồm:

+ Phần mở đầu: Lý do mục đích đề nghị, yêu cầu, dựa vào các VB nào Ví dụ: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho (lý do đề nghị) công tác kiểm tra….

+ Giải quyết vấn đề: Nêu thực trạng, tình hình dẫn đến cần đề nghị, yêu cầu; Nội

dung cụ thể; thời gian, cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó

Cần lập luận chặt chẽ về đề nghị yêu cầu Các đề nghị có tính hợp pháp, hợp lý,

có tính khả thi

Hiện nay việc kiểm tra bị buông lỏng đã ảnh hưởng đến………

Để giải quyết vấn đề nêu trên….(đơn vị, tổ chức ) đề nghị (yêu cầu)….

… (diễn giải lập luận )

+ Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét đề nghị, yêu cầu

đó

Vậy chúng tôi (cơ quan) kính đề nghị (tổ chức, ai) xem xét quan tâm giải quyết

giúp đỡ Nếu có khó khăn hoặc vấn đề gì đề nghị Quý cơ quan cho chúng tôi biếp kịp thời.

Xin chân thành cảm ơn./.

(b) Công văn chỉ đạo

Khái niệm: Là VB của cơ quan cấp trên thông tin cho cấp dưới cần triển khai, cầnthực hiện Nội dung gần như chỉ thỉ

Nội dung gồm:

+ Phần đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu cần triển khai, phải thực hiện

Để tiến hành tổng kết năm học…và phương hướng, kế hoạch công tác năm học… Ban giám hiệu yêu cầu các … Chuẩn bị nội dung như sau.

+ Phần giải quyết vấn đề: Nêu yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp ápdụng để đạt yêu cầu đó Hành văn dứt khoát, mệnh lệnh rõ ràng, nhất quán: phươngthức thực hiện chỉ dẫn cụ thể

Nêu các yêu cầu phải thực hiện 1 Nêu tình hình thực hiện kế hoạch….

2 Nêu kết quả các mặt công tác chủ yếu…

3 …….

4 Phương hướng……

+ Phần kết luận: Nêu yêu cầu cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho

cấp chỉ đạo; Chỉ rõ tiến độ thực hiện công việc

Các đơn vị phải gửi báo cáo về phòng TCCB nhà trường trước ngày…

Hoặc; Giao cho kết hợp với… tổng hợp và dự thảo báo cáo gửi về… chậm nhất là ngaỳ ……./.

(c) Công văn hướng dẫn:

Khái niệm: Là VB hướng dẫn thực hiện các văn bản của cấp trên, VB quy phạmpháp luật

Nội dung gồm:

- Đặt vấn đề: Nêu tên loại VB, trích yếu cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn

đề cần hướng dẫn Việc trích dẫn phải rõ ràng, chỉ rõ tên loại, thẩm quyền ban hành.Nếu hướng dẫn nhiều Vb thì thứ tự theo thời điểm ban hành hoặc theo tính chất vụviệc theo phương diện nguyên nhân- kết quả

Thực hiện Nghị định số…… của… về……đã có nhiều bộ phận áp dụng sai hoặc

khó khăn khi áp dụng……( đơn vị) cần hướng dẫn một số vấn đề…….như sau;

- Giải quyết vấn đề: (Nêu nội dung cần hướng dẫn)

Nêu rõ nguồn gốc xuất xứ của chủ trương, chính sách… cần được hướng dẫn thựchiện Phân tích mục đích, ý nghĩa tác dụng của các vấn đề về các mặt, nêu cách thứcthực hiện Hướng dẫn phải làm sáng tỏ vấn đề, không máy móc nhắc lại nội dungtrong văn bản cần hướng dẫn, nhất là không đưa ra giải pháp trái ngược với văn bảnđược hướng dẫn Các thuật ngữ phải dùng thống nhất Lập luận chặt chẽ

- Phần kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, các nhân liên quan; Cóvướng mắc phản ánh để giải quyết

Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì vướng mắc (chưa rõ) đề nghị……phản ánh bằng văn bản về…… theo địa chỉ… hoặc gặp trực tiếp tại…

Văn bản này thay cho văn bản……… ( nếu trước đó đã có Vb về vấn đề này).

(d) Công văn đôn đốc nhắc nhở:

Khái niệm: Là VB của cấp trên gửi cấp dưới để nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt độngthi hành nhiệm vụ, hay chấp hành vấn đề về chính sách…mà đã yêu cầu thực hiện Nội dung gồm:

- Đặt vấn đề: Nêu tóm tặt nhiện vụ được giao, Vấn đề chấp hành pháp luật mà

đã yêu cầu thực hiện Có thể nêu ưu nhược điểm khi thực hiện, nhắc lại chủ trườngnhiệm vụ phải thực hiện Nêu rõ theo các văn bản đã chỉ đạo thực hiện (số, trích yếu,ngày thẩm quyền)

Thực hiện chủ trương của… (hoặc Thực hiện chỉ thị về tiết kiệm….số ngày….

Của……đơn vị đã triển khai thực hiện………Nhiều bộ phận đã thực hiện nghiêm chỉnh Tuy nhiên còn nhièu… chưa nghiêm chỉnh chấp hành…

- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện, đề ra các biện phápthực hiện, thời gian thực hiện, Các sai lệch cần chấn chỉnh sửa chữa Giao trách nhiệm

cụ thể cho đơn vị, bộ phận trực tiếp thực hiện, giám sát kiểm tra Mệnh lệnh dứt khoát

tránh nước đôi (Nhiệm vụ có thể hoàn thành vào…; Công việc được giao phải hoàn

thành đúng thời hạn)

- Phần kết luận: Yêu cầu cơ quan, cá nhân có trách nhiệm triển khai kịp thời báo cáo kết quả vào thời hạn cụ thể

Đơn vị phải định kỳ báo cáo vào……( trước ngày 15 tháng cuối quý)

Các đơn vị cần khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ được giao Trong quá trình thực hiện có vướng mắc… phản ánh về…… để giải quyết./.

(e) Công văn phúc đáp:

Khái niệm: Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức,

cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản này

Nội dung gồm:

- Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành Thông thường bằng cụm từ: Thực hiện

công văn số ; Phúc đáp công văn số…; Chúng tôi đã nhận được công văn số…

- Giải quyết vấn đề: trình bày yêu cầu giải quyết nội dung cần trình bày cụ thể, rõràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề

- Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm nội dung đã nêu, hoặc làmsáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cầnthiết Phần này có thể mang sắc thái biểu cảm như: Đề nghị cơ quan được phúc đáp cóvấn đề gì chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời

3.1.7 Hợp đồng

a) Khái niệm, phân loại.

- Hợp đồng là sự thoả thuận (thường bằng văn bản) bị ràng buộc về pháp lý và cóhiệu lực về việc sẽ thực hiện hay không thực hiện một điều gì đó Nó xác lập, thay đổihoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia được bảo đảm của pháp luật Hợp đồng được pháp luật quy định thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặcchứng thực, phải đăng ký hặc xin phép thì phải tuân thủ theo các quy định đó

- Phân loại Hợp đồng: Dựa trên các tiêu chí để phân loại

+ Căn cứ vào chủ thể pháp nhân là Tổ chức, tổ hợp, gia đình, cá nhân

+ Căn cứ vào mục đích của hợp đồng gồm:

* Hợp đồng kinh tế là hợp đồng xác lập các quan hệ về kinh tế;

* Hợp đồng kinh doanh là hợp đồng trong đó chủ thể kinh tế sử dụng để thực hiệncác hoạt động kinh tế của mình; Hợp đồng xác lập về kinh doanh và kinh doanh giữacác bên nhằm thu lợi nhuận cao nhất

Gồm các nhóm HĐ về mua bán hàng hóa, HĐ vận chuyển, HĐ dịch vụ (sửa chữa,phục vụ sinh hoạt, phục vụ pháp lý.cho thuê tài sản); HĐ Nghiên cứu KH và triển khai

KT HĐ liên doanh nước ngoài

* Hợp đồng dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặcchấm dứt quyền nghĩa vụ dân sự Nó thể hiện việc trao đổi về quyền và nghĩa vụ dân

sự giữa các công dân với công dân hoặc giữa công dân với pháp nhân, nó gắn quyền

và nghĩa vụ dân sự của mỗi bên

* Có nhiều hợp đồng vừa mang tính dân sự vừa mang tính kinh tế như các đồng

+ Quốc hiệu (Hợp đồng ngọai thương quy định riêng) như các VB khác;

+ Tên gọi hợp đồng: Gọi đúng theo chủng loại cụ thể (như văn bản có tên);

+ Số ký hiệu HĐ (ghi dưới tên hợp đồng bằng chữ đứng thường dùng) Viết tắtchủng loại HĐ số…/ HĐ MHH (hợp đồng mua hàng hóa);

+ Những căn cứ xác lập HĐ Là VB pháp quy NN về điều chỉnh lĩnh vực HĐ, cácthông tư hướng dẫn thực hiện các vấn đề đó;

+ Thời gian, địa điểm ký HĐ (xác nhận sự giao dịch của các chủ thể)

- Phần thông tin chủ thể.

+ Đối với tập thể: Tên tập thể (tên theo quyết định thành lập);

Địa chỉ: chính thức số, đường, phường, quận, tỉnh thành; Số điện thoại, telex,fax, ; Tài khoản ngân hàng; Mã số thuế;

Người đại diện ký kết: là người đứng đầu cơ quan tổ chức hoặc người được uỷquyền.Người được ủy quyền phải có giấy ủy quyền.)

+ Đối với các nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, chứng minh nhân dân

Hộ khẩu thường trú, Chứng chỉ hành nghề

Tài khoản mở tại…

- Phần nội dung

Phần chính ràng buộc trách nhiệm của các bên ký kết, vì vậy các điều khoản phải

rõ ràng, cụ thể, đúng pháp luật và có khả năng thực hiện Tùy hợp đồng có các điềukhoản:

+ Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản bắt buộc được các bên quan tâm thỏa thuậntrước tiên Ví dụ trong mua bán hàng hóa: phải có số lượng, chất lượng, đơn giá, điềukiện giao nhận hàng, phương thức thanh toán

+ Điều khoản thường lệ: là điều khoản mà nội dung đã quy định trong các vănbản quy phạm pháp luật Có thể ghi rõ hoặc ghi chung nhất nó vẫn có giá trị pháp lý(trách nhiệm hình sự, dân sự khi thực hiện )

+ Điều khoản tùy nghi: Là điều khoản được đưa vào làm căn cứ về nhu cầu, khảnăng để thỏa thuận Nó có thể chưa có trong quy định của Nhà nước hoặc có nhưngchỉ được các bên áp dụng linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế mà không trái pháp luật.(Khi hoàn thành kế hoạch trước thời gian sẽ được thưởng, NN không có quy định)

- Phần ký kết

+ Số lượng bản Hợp đồng cần ký Tùy theo yêu cầu sử dụng thanh toán, lưu Phảighi thể hiện các bản đều có nội dung như nhau, giá trị pháp lý như nhau, được ký trựctiếp

+ Đại diện các bên ký kết: mỗi bên cử 1 người đaị diện ký Người đại diện có đủthẩm quyền HĐ có thể do 1 bên soạn thảo, các bên thỏa thuận, thống nhất và cùng ký.Chữ ký của các đại diện phải đúng với chữ ký mẫu đã được thông báo sau khi đăng

ký Nếu chưa đăng ký chữ ký thì không được ký

- Văn bản phụ lục hợp đồng và biên bản bổ sung hợp đồng

+ Phụ lục hợp đồng cần thiết khi các bên cần chi tiết, cụ thể hóa trong bản hợp

+ Biên bản bổ sung: Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể xảy ra các tình

huống đòi hỏi điều chỉnh một số nội dung điều khoản để thực hiện thuận lợi hơn Biênbản bổ sung gồm các yếu tố sau:

Quốc hiệu; Tên biên bản bổ sung; Thời gian, địa điểm lập biên bản; Các chủ thểtham gia hợp đồng; Lý do lập biên bản; Nội dung thỏa thuận thêm bớt hoặc thay đổiđiều khoản nào ; Sự cam kết thực hiện; Ký biên bản (người có quyền hoặc ủy quyền

ký HĐ thì có quyền ký ký biên bản)

+ Biên bản thanh lý hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu xảy ra những tính huống dẫn đến khôngthực hiện được hợp đồng thì các bên phải lập biên bản thanhh lý hợp đồng để chấmdứt hợp đồng hoặc thực hiện xong hợp đồng, các bên không còn vướng mắc gì sẽ làmthanh lý hợp đồng (Đều là chấm dứt HĐ nhưng không thực hiện tiếp và thực hiệnxong)

Kết cấu thanh lý HĐ gồm: Quốc hiệu; Tên biên bản thanh lý hợp đồng; Thời gian,địa điểm lập biên bản; Những thông tin cần thiết về các chủ thể hợp đồng; xác nhậncủa các chủ thể thực hiện hợp đồng; Cam kết (không khiếu nại về thực hiện); ký kếtthanh lý (người ký HĐ sẽ ký thanh lý)

- Kỹ thuật soạn thảo một số loại HĐ (Mẫu)

Hợp đồng mua bán hàng hóa; Quan trọng soạn các điều khoản chính trong hợp

đồng

+ Đối tượng HĐ và số lượng hàng hóa: tên hàng hóa, loại hàg, mặt hàng, có hàngrời kèm theo

+ Điều khoản về số lượng hàng hóa: ghi số lượng chính xác rõ ràng theo đơn vị

đo lường hợp pháp do Nhà nước quy định Trong lượng hàng, bì… Nhiều loại phảighi rõ từng loại, sau đó ghi tổng cộng

+ Điều khoản về chất lượng, quy cách: Ghi rõ phẩm chất, quy cách, tiêu chuẩn kỹthuật, màu sắc Tiêu chuẩn tùy theo quy định của Nhà nước, quốc tế hoặc thỏa thuận.Không dùng các từ chung chung “hàng đúng chất lượng’, “hàng phải khô”

+ Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu Cần quy định rõ ràng chất liệu, hình dáng,kích thước, mỹ thuật, in ấn mà ký hiệu

+ Điều khoản về giao nhận hàng: thời gian giao nhận hàng, địa điểm Phươngthức Ghi rõ cân, đo, đếm theo đúng nguyên tắc đã thỏa thuận (chung cho khi giao,nhận) Đều khoản sự cố khi nghiệm thu giao nhận, trách nhiệm, phương thức vậnchuyển

+ Điều khoản bảo hành hàng hóa, hướng dẫn sử dụng ghi rõ thời hạn bảo hành,quy chế bảo hành, hướng dẫn sử dụng, thời hạn sử dụng …

+ Điều khoản giá cả: Thể hiện đơn vị tính giá thôn gdụng trên thi trường (theotrong lượng, thể tích, độ dài, cái chiếc…); giá cơ sở ; giá tính vận chuyển, bảo quản,lưu kho ; Đồng tiền tính giá: nội tệ, ngoại tệ nào.; Phương pháp định giá

+ Điều khoản thanh toán: Đồng tiền thanh toán, tiền mặt, séc, ngân phiếu thanhtoán bằng đổi hàng; số lần thanh toán, số tiền mỗi lần Việc thanh toán hoàn thành khibên bán giao đầu đủ hàng Hợp đồng ghi rõ thời hạnh thnah toán (sau 15 ngày giaohàng)

+ Điều khoản trách nhiệm vật chất: Cam kết cụ thể thực hiện các điều khoản, nếusai thì hình thức sử lý…phạt đền bù kinh tế Khi xảy phải lập biên bản để làm căn cứđền phạt

+ Điều khoản về hiệu lực; HĐ có hiệu lực từ ngày…Hợp đồng chấm dứt khi lậpthanh lý hợp đồng….

+ Điều khoản khác (nếu cần)

Tùy theo HĐ gì để có điều khoản đưa ra cho phù hợp

c) Hợp đồng lao động.

- Khái niệm: Hợp đồng lao động quy định quyền và nghĩa vụ của người lao động

và người sử dụng lao động, các tiêu chuẩn, nguyên tắc sử dụng và quản lý lao động

Để quy định trách nhiệm của các bên trong quan hệ lao động giữa người lao động vàngười sử dụng lao động, Luật Lao động đa xquy định phải ký kết hợp đồng lao động Phân loại: Có 3 loại hợp đồng lao động: không xác định thời hạn, Có xác địnhthời hạn (1 đến 3 năm) và hợp đồng thời vụ ( dưới 1 năm hoặc hợp đồng làm 1 côngviệc cụ thể thời gian dưới 1 năm) Ngoài ra còn có hợp đồng đặc biệt quy định theotuổi, công việc đặc biệt (Theo quy định của Luật Lao động, Luật Công chức, LuậtViên chức và Nghị định của Chính phủ)

- Soạn thảo nội dung hợp đồng lao động:

Bố cục giống như với hợp đồng khác, thường theo mẫu của bộ Lao động thươngbinh Xã hội Phần nội dung chú ý:

Rõ loại hợp đồng dài hạn, ngắn hạn, vụ việc; thời hạn từ đến….; Nơi làm việc

cụ thể; Chức vụ theo quy định của đơn vị (không được ghi luôn tên công việc); Côngviệc ghi rõ, không được ghi chung chung; thời gian làm việc phải ghi rõ giờ quy định,ghi rõ nếu cần huy động thêm; quy định về dụng cụ trang thiết bị làm việc; Điều kiệnlàm việc có độc hại, nặng nhọc hay không để hưởng chế độ phụ cấp;

Quyền hạn của người lao động theo pháp luật thay đổi, chấm dứt hợp đồng;

Quyền lợi người lao động hưởng lương, ngày nghỉ Chế độ BHXH, YT BHTN.bồi thường, trợ cấp khi thôi việc…

Nghĩa vụ người sử dụng lao động cần được xác định cụ thể Quyền hạn của người

sử dụng lao động cần xá định rõ theo pháp luật, quy chế pháp lý của đơn vị (điềuchuyển, kỷ luật, tạm ngưng làm việc, chấm dứt hợp đồng.)

Các điều khoản khác được hai bên sử dụng cần xác định ghi rõ ràng cụ thể Cácđiều kiện (tùy nghi) này cần theo quy định của pháp luật hiện hành

Hợp đồng lao động thực hiện theo quy định mẫu

3.2 Văn bản Quy phạm pháp luật.

3.2.1 Nghị định:

3.2.1.1 Nghị định là văn bản QPPL do Chính phủ ban hành để hướng dẫn thực

hiện Luật, ban hành chế độ chính sách mới hoặc sửa đổi bổ sung Nghị định đã banhành