Công tác soạn thảo văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn _ Thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 5 8. Cấu trúc của đề tài 5 B. PHẦN NỘI DUNG 7 Chương 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 7 1.1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý 7 1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước 7 1.1.2. Chức năng của văn bản quản lý 9 1.1.2.1. Chức năng thông tin 9 1.1.2.2. Chức năng quản lý 10 1.1.2.3. Chức năng pháp lý 10 1.1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý 11 1.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật 11 1.1.3.2. Văn bản hành chính 11 1.1.3.3. Văn bản chuyên ngành 13 1.2. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13 1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền 13 1.2.2. Yêu cầu về nội dung 13 1.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14 1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ 15 1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 17 1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 19 1.3.1. Vị trí và chức năng 19 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 22 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 24 2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 24 2.2. Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 25 2.3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt 26 2.4. Ngôn ngữ văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 35 2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 36 2.6. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 47 2.6.1. Ưu điểm 47 2.6.2. Hạn chế 49 2.6.2.1. Về nội dung văn bản 49 2.6.2.2. Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 50 2.6.2.3. Về văn phong, ngôn ngữ trong văn bản 53 2.6.2.4. Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 54 2.6.3. Nguyên nhân 55 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 58 3.1. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 58 3.2. Xác định và tìm hiểu rõ thẩm quyền ban hành văn bản 59 3.3. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản 59 3.4. Kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật 60 3.5. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 61 3.6. Thực hiện tốt công tác lưu trữ tại Cục Trồng trọt 63 3.7. Một số giải pháp khác 64 3.8. Một số mẫu văn bản tham khảo cho Cục Trồng trọt. 64 C. PHẦN KẾT LUẬN 76 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Cấu trúc của đề tài 5

B PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 7

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý 7

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước 7

1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý 9

1.1.2.1 Chức năng thông tin 9

1.1.2.2 Chức năng quản lý 10

1.1.2.3 Chức năng pháp lý 10

1.1.3 Phân loại hệ thống văn bản quản lý 11

1.1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật 11

1.1.3.2 Văn bản hành chính 11

1.1.3.3 Văn bản chuyên ngành 13

1.2 Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 13

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền 13

1.2.2 Yêu cầu về nội dung 13

1.2.3 Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14

1.2.4 Yêu cầu về ngôn ngữ 15

1.2.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 17

1.3 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 19

1.3.1 Vị trí và chức năng 19

1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 20

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 22

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 24

2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 24

2.2 Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 25

2.3 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt 26

2.4 Ngôn ngữ văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 35

2.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 36

2.6 Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt 47

2.6.1 Ưu điểm 47

2.6.2 Hạn chế 49

2.6.2.1 Về nội dung văn bản 49

2.6.2.2 Về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 50

2.6.2.3 Về văn phong, ngôn ngữ trong văn bản 53

2.6.2.4 Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 54

2.6.3 Nguyên nhân 55

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 58

3.1 Đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 58

3.2 Xác định và tìm hiểu rõ thẩm quyền ban hành văn bản 59

3.3 Đảm bảo các yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản 59

3.4 Kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật 60

3.5 Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 61

3.6 Thực hiện tốt công tác lưu trữ tại Cục Trồng trọt 63

3.7 Một số giải pháp khác 64

3.8 Một số mẫu văn bản tham khảo cho Cục Trồng trọt 64

C PHẦN KẾT LUẬN 76

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận “ Công tác soạn thảo văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – BộNông nghiệp và phát triển nông thôn _ Thực trạng và giải pháp” được hoàn thànhtại Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dưới sự hướng dẫn

trực tiếp của ThS Đỗ Thị Thu Huyền.

Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới

ThS Đỗ Thị Thu Huyền người đã hướng dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ

tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài này Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Chánhvăn phòng Nguyễn Hoàng Việt người đã có những lời khuyên chân thành, góp ý,tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài khóa luận này

Tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặcbiệt là các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy tôi trong suốt thờigian qua

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Lưu Thị Hà Giang

LỜI CAM ĐOANKhóa luận này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của ThS Đỗ Thị Thu Huyền, tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, nếu sai tôi xin

hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Lưu Thị Hà Giang

QLCL-MT Quản lý chất lượng – môi trường

KKNGSPCT QG Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây

trồng Quốc giaKKNPBQG Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia

VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật

BNN-PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự phát triển của đất nước, bộ máy nhà nước đã có những bướcphát triển mạnh mẽ, nhằm phục vụ đất nước, phụng sự nhân dân Để đảm bảo sựlãnh đạo chỉ đạo tập trung thống nhất của nhà nước, công tác truyền tải thông tinchỉ đạo từ trên xuống dưới về chủ trương, chính sách và phản ánh thực tiễn từ dướilên để báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất những ý kiến, bất cập để điều chỉnh, bổsung ngày càng cấp thiết, công tác chuyển tải thông tin phổ biến nhất là bằng hìnhthức văn bản Chính vì vậy, công tác văn bản đã được áp dụng với nhiều sáng kiến,đổi mới, với tiến bộ của khoa học kỹ thuật tiến tiến được phục vụ vào công tác này,đặc biệt là giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, nối mạng toàn cầu,công tác văn bản đã trở thành đơn giản khi trao đổi thông tin giữa các quốc gia trêntoàn thế giới

Văn bản ngày nay đang được áp dụng phổ biến tại các cơ quan, đơn vị trong hệthống chính trị (Đảng, chính quyền, các đoàn thể chính trị xã hội ), là hình thứcchuyển thông tin cơ bản nhất, có tính pháp lý cao, đang được sử dụng rộng rãi.Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước vớinhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương tiện thôngtin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân.Việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng theo quy định của Nhà nước sẽ đảmbảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơnnữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chínhnhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậy việc quan tâmđúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăngcường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.Cục Trồng trọt – một tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước, tổ chứcthực thi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng Hệ thống văn bản được ban hành

nghiệp trên địa bàn cả nước sản sinh với khối lượng rất lớn và chiếm một vịtrí hết sức quan trọng, một mắt xích không thể thiếu được và là phương tiện cănbản nhất trong hoạt động của Cục Là một sinh viên năm thứ 4, chuyên ngànhQTVP tôi ý thức được ý nghĩa cũng như vai trò rất quan trọng của công tác “Soạnthảo văn bản quản lý” của Cục Trồng trọt nói riêng và các cơ quan tổ chức nóichung.

Với điều kiện và khả năng của bản thân, cùng với giới hạn của đề tài nghiên

cứu, tôi quyết định chọn đề tài “Công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” – Thực trạng và giải pháp làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về thực trạng và giải pháp của công tác quản

lý văn bản, công tác công văn giấy tờ, hệ thống văn bản quản lý của một cơ quan,

tổ chức:

PGS Vương Đình Quyền đã có một loạt bài viết trên các tạp chí nghiên cứu

về các mặt của công tác công văn, giấy tờ: “Thể chế văn bản quản lý giấy tờ trong nên hành chính dưới triều Lê Thánh Tông”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1993.

“Thể chế về soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước phong kiến triều Nguyễn”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 03/1994.

“Phiếu nghĩ– Một phương thức giải quyết văn bản của các hoàng đế triều Nguyễn”, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04/1996.

Đặc biệt PGS.Vương Đình Quyền đã có cuốn “Văn bản quản lý và công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” được Nhà xuất bản chính trị Quốc gia

người nghiên cứu nắm được quá trình hình thành, quy trình chuyển giao xử lý vănbản, những đặc điểm về mặt hình thức và nội dung của các văn bản Quản lý Nhànước thời Nguyễn đồng thời giúp chúng ta thấy được những nhận thức, quan điểm

và biện pháp của Nhà nước triều Nguyễn trong lĩnh vực quản lý nói chung, quản lýhành chính nói riêng Đề tài cũng đã đề xuất một số kiến nghị về công tác xâydựng, ban hành và quản lý văn bản của nhà nước ta hiện nay nhằm góp phần đẩymạnh công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam; đồng thời đưa ra một số kiếnnghị về việc tổ chức lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng các VBQLNN thờiNguyễn với tư cách là một nguồn sử liệu

Ngoài ra PGS.TS Vũ Thị Phụng cũng có một số bài viết trên các tạp chí như:

“Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước Việt Nam thời phong kiến” Vũ Thị Phụng,

tạp chí Quản lý Nhà nước số 02 năm 1996

“Những quy định về soạn thảo và quản lý văn bản trong bộ Quốc triều hình luật của nhà Lê (thế kỷ XV), Vũ Thị Phụng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 1992

“Một số quy định của Nhà nước phong kiến Việt Nam về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản”, Vũ Thị Phụng, tạp chí Quản lý Nhà nước số 03/1996.

“Văn bản quản lý Nhà nước thời phong kiến – Nguồn sử liệu để nghiên cứu lịch sử Việt Nam”, Vũ Thị Phụng, in trong kỷ yếu Hội thảo Quốc tế lần thứ nhất “ Việt

lệ - bộ luật Gia Long của Phạm Thị Huệ - Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư

lưu trữ Việt Nam số 08/2007

Tuy nhiên, nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục trồngtrọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn thì vẫn còn hạn chế, chưa có đề tàinào nghiên cứu sâu về vấn đề này Nên chúng tôi tìm hiểu và nghiên cứu về đề tàinày.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu chung: Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành vănbản quản lý của Cục trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, đồngthời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản quản lýcủa Cục trồng trọt

- Mục tiêu cụ thể:

+ Nghiên cứu, tìm hiểu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung, thể thức, kỹthuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý củaCục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

+ Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản

lý của Cục Trồng trọt, tìm ra nguyên nhân

+ Đưa ra một số giải pháp để xây dựng và góp phần nâng cao hiệu quả công tácsoạn thảo văn bản quản lý của Cục Tròng trọt

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu “ Công tác soạn thảo văn bản quản lý của Cục trồng trọt –

Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp” hướng đến giảiquyết và làm rõ những nhiệm vụ cụ thể:

- Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bảnquản lý của Cục trồng trọt

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý củaCục trồng trọt

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác công tác soạn thảo vănbản quản lý của Cục

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của

- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn, đề tài tập trung nghiên cứu côngtác soạn thảo văn bản của Cục Trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn từ năm 2014 đến nay.

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống văn bản quản lý của Cục Trồng trọt vẫn còn một số hạn chế, viphạm về thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các phần thể thức, quy trình soạnthảo và ban hành văn bản

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài nghiên cứu này em có sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tìm các tài liệu phục vụ cho mụcđích nghiên cứu, phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các số liệuthu thập liên quan đến hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Trồngtrọt

- Phương pháp phân tích lý luận: Thu thập thông tin thông qua đọc sáchbáo, tài liệu nhằm mục đích tìm chọn những khái niệm và tư tưởng cơ bản là cơ sởcho lý luận của đề tài, hình thành giả thuyết khoa học của bài nghiên cứu

- Phương pháp toán học: Đảm bảo cho quá trình nghiên cứu khoa học điđúng hướng, nhất quán, cũng như trong trình bày kết quả nghiên cứu thành một hệthống lôgic và đồng thời tạo lập các ngôn ngữ khoa học chính xác có tính thuyếtphục cao.

- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm: Xem xét lại những thànhquả của hoạt động thực tiễn trong quá khứ để rút ra những kết luận bổ ích cho khoahọc và thực tiễn Giúp người nghiên cứu phát hiện các vấn đề cần giải quyết, nêulên giả thuyết về những mối liên hệ có tính quy luật giữa các tác động và kết quả,kiến nghị các biện pháp, giải pháp để hoàn thiện bài nghiên cứu

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục khóa luận gồm 3 chương

Từ cơ sở lý luận, cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo vănbản quản lý đã trình bày tại chương 1 và những nhận xét, phân tích, đánh giá về

nghiệp và Phát triển nông thôn ở chương 2, chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháptại chương 3 bao gồm:

Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý

Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở nhữngkhoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ Hoạt động giao tiếp bằngngôn ngữ luôn luôn được thực qua quá trình phát và nhận các ngôn bản Là sảnphẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là cáclời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước

Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước”

của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 cóviết khái niệm về văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiệnbằng hình thức viết Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trìnhsáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”[8;10] Một số tác giả khác lại cókhái niệm về văn bản như sau:

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin

bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định Văn bản được hình thành trongnhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xãhội và văn bản quản lý Nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thực thểhiện khác nhau

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.

Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh

về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhấtđịnh Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực,trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân

biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác nhau Đã có rất nhiều công trình nghiêncứu, nhiều xuất bản phẩm đề cập đến văn bản nói chung, văn bản quản lý nóiriêng.

Văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động

quản lý, chúng được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt cácquyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý

Trong giáo trình Quản lý hành chính nhà nước của Học viện Hành chính

Quốc gia (tập II) do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đưa ra địnhnghĩa: “ Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng vănbản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thểthức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làmphát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”[10;405]

Trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản

Chính trị quốc gia – 1997), PGS.TS Nguyễn Văn Thâm cũng đã đề cập đến kháiniệm này: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quannhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện

để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vị quản lý của nhà nước Văn bảnquản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định”[7;26].Cùng với đó, cũng có một số công trình nghiên cứu của các tác giả nhưng khôngđưa ra định nghĩa

Như vậy có thể hiểu: “Văn bản QLNN là những quyết định và thông tinquản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hànhtheo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảothi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản

lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt độngquản lý của các cơ quan Nhà nước,là công cụ không thể thiếu được trong hoạtđộng của các cơ quan Nhà nước, giúp các cơ quan Nhà nước ghi lại và truyền đạtcác quyết định quản lý của mình đến nhữn đối tượng có liên quan

Mặt khác, thông qua văn bản, Nhà nước có thể kiểm tra và nắm bắt được tìnhhình tự hiện các quyết định quản lý của mình trong thực tiễn; và trên cơ sở đó, cóthể duy trì hoặc điều chỉnh các quyết định quản lý của mình cho phù hợp và cóhiệu quả hơn đối với hoạt động của cơ quan Văn bản QLNN còn là phương tiện đểcác cơ quan nhà nước năm bắt được các thông tin và tình hình thực hiện các quyếtđịnh quản lý của mình trong thực tiễn và trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn vị.

Vì vậy, văn bản QLNN là công cụ không thể thiếu được trong hoạt động củacác cơ quan Nhà nước, đồng thời văn bản QLNN nếu được lưu trữ lại còn có giá trịnhư một nguồn sử liệu quan trọng giúp các nhà sử học nghiên cứu một cách toàndiện về những thời kỳ, những giai đoạn lịch sử đã qua

1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý

1.1.2.1 Chức năng thông tin

Chức năng thông là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bảnquản lý Nhà nước nói riêng, văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghichép thông tin và truyền đạt thông tin Đó là thông tin về các sự vật, hiện tượngxảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về pháp luật, quy định, quyếtđịnh quản lý của bộ máy Nhà nước

Chữ viết ra đời văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quantrọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian vàthời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một một động lực thúcđẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người

Nhờ chữ viết và văn bản, ngày nay chúng ta mới nắm và hiểu rõ tiến trìnhlịch sử của nhân loại cũng như lịch sử hàng ngàn năm dựng nước và giữ nước củacha ông ta Ở mọi thời kỳ lịch sử Nhà nước của giai cấp thống trị đều có ý thức sửdụng chữ viết để văn bản hóa các thông tin cần truyền đạt nhằm phục vụ hoạt độngquản lý

Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan tổ chức khối lượngthông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên, từ

thỏa mãn nhu cầu này cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: Băng từ,điện ảnh, đĩa DVD… và truyền tải thông tin như: Điện thoại, điện báo, truyềnthanh, truyền hình, internet… Tuy nhiên hình thức bằng văn bản vẫn là hình thức

có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý Vì vậy thông tin bằng vănbản là hình thức thông tin chủ yếu được các cơ quan Nhà nước sử dụng để đảmbảo cho hoạt động quản lý của mình

Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện

để truyền đạt, là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao độngquản lý Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoahọc thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế Vănbản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trongcác cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của cácthành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý

1.1.2.3 Chức năng pháp lý

Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy

Công tác quản lý Nhà nước phải dựa trên cơ sở pháp luật thành văn, đó làHiến pháp, luật, bộ luật, các văn bản dưới luật như pháp lệnh, nghị quyết, nghịđịnh, quyết định mà Nhà nước ta sử dụng để đề ra các quy phạm pháp luật thuộccác lĩnh vực khác nhau.

Văn bản quản lý Nhà nước là công cụ mà Nhà nước sử dụng để điều chỉnhcác quan hệ xã hội Văn bản quản lý Nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chínhthức của cơ quan đó, được thể hiện bằng chữ ký của người có thẩm quyền, đóngdấu trên văn bản đó Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành cógiá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành, trong trường hợp cần thiết có thể làmbằng chứng truy cứu trách nhiệm

1.1.3 Phân loại hệ thống văn bản quản lý

1.1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật (Quy

phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụnglặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nướchoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quyđịnh trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được Nhà nước đảm bảo

thực hiện – Điều 3, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ngày 22 tháng 06 năm 2015), được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy

định trong luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúngthẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn quy

phạm pháp luật thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật (Điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ngày 22 tháng 06 năm 2015)

1.1.3.2 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính ápdụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hànhchính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các côngviệc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc

được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quancấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành.

Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hànhchính thông thường

- Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụngpháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự,thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhànước

Văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễnnhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức

- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựngcác thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước nhưtriển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giákết quả các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liênkết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Đây là một hệ thống vănbản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm 2 loại chính:

Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án,chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loạigiấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi,phiếu báo, phiếu trình )

Văn bản không có tên loại: công văn

- Tổng hợp 02 loại văn bản hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hànhchính thông thường), theo khoản 2, điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày

08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì văn bản hành chính gồm 32 loại sau:nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thôngcáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo

bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấynghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

1.1.3.3 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hànhcủa một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật Những cơquan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này đều phải tuântheo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hìnhthức của chúng

Những loại văn bản này liên quan tới nhiều nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau như: Tài chính, ngân hàng, y tế, văn hóa, giáo dục…

1.2 Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền

về hình thức:

Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơ quan ban hành văn bản Có nghĩa là hệthống văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền theo trật tự pháp lý quy định,không có sự chồng chéo, mâu thuẫn giữa các cơ quan

Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể thức và kỹ thuậttrình bày, bao gồm tiêu ngữ, quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số và ký hiệu; địadanh, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại văn bản, trích yếu; nội dung; viết đúngchính tả, ngữ pháp tiếng Việt và văn phong pháp luật; nơi nhận; chữ ký; đóng dấu

và cách trình bày

1.2.2 Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản thể hiện mục đích của việc ban hành văn bản, thể hiệnđúng đắn thực tế khách quan và đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng

- Phù hợp với đường lối, chủ trường, chính sách của Đảng; phù hợp với quyđịnh của pháp luật

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải đượctrình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

Nếu là văn bản mang tính chất quy định, quyết định về luật pháp, chủ trươngchính sách, chương trình, kế hoạch công tác, các biện pháp về lãnh đạo và quản lýthì các quy định, quyết định đó phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luậtphát triển của sự vật có liên quan, phải giải quyết lợi ích hài hòa giữa lợi ích Nhànước và lợi ích của quần chúng nhân dân

Nếu là văn bản phản ánh tình hình, sơ kết tổng kết công tác hoặc văn bản cónội dung đề nghị kiến nghị, trả lời… thì phải nêu đúng tình hình thực tế, khôngđược thêm bớt, thổi phồng thành tích, che giấu thiếu sót, các thông tin và số liệuđưa vào văn bản phải qua xử lý nghiêm túc, đảm bảo chính xác và đầy đủ, các ýkiến đề xuất, các nhận xét và kết luận phải có cơ sở khoa học và thực tế

1.2.3 Yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản phải đảm bảo chính xác, thể hiện đầy đủ và đúng đắn các thànhphần thể thức, được quy định trong khoản 3 điều 1 của Nghị định 09/2010/NĐ –

CP về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Thể thức văn bản quy phạmpháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung của văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếuchuyển, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổchức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộtrưởng Bộ Nội vụ

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cánhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

1.2.4 Yêu cầu về ngôn ngữ

Trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn phong ngôn ngữ làyếu tố hết sức quan trọng Cách diễn đạt và lối hành văn góp phần tạo nên tínhnghiêm túc, uy quyền của văn bản quản lý nhà nước, trở thành đặc trưng để phânbiệt với những loại văn bản khác Yếu tố này cũng thể hiện trình độ, văn hóa củađơn vị soạn thảo và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tácquản lý

Thứ nhất, tính chính xác

Các văn bản quản lý nhà nước luôn chứa đựng các thông tin quản lý hoặccácquyết định quản lý, vì vậy ngôn ngữ chính xác là điều kiện đầu tiên cần thiết đểphản ánh tình hình và giao nhiệm vụ một cách đúng đắn Văn bản quản lý nhànước luôn cần được diễn đạt bằng ngôn ngữ chung để người đọc chỉ tiếp nhậnthông tin với một cách hiểu duy nhất và giống nhau, đúng như nội dung văn bảnmong muốn truyền đạt, không gây hiểu lầm

Đối với văn bản QLNN, ngôn ngữ chính xác, mạch lạc là một yêu cầu đặcbiệt quan trọng Nếu có sự diễn đạt không rõ ràng, thiếu chính xác, mơ hồ, vănphong không đảm bảo tính chuẩn mực thì sẽ hậu quả khôn lường Do vậy, nộidung văn bản phải được hiểu rõ ràng, nhất quán, cụ thể, chính xác Sự thiếu chínhxác trong từ ngữ sẽ dẫn đến nội dung văn bản bị bóp méo, xuyên tạc, ảnh hưởngđến chất lượng quản lý nhà nước

Thứ hai, tính phổ thông đại chúng

Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lý nhà nước là nhiều tầng lớp nhân dân

cả nước, rất đa dạng về nhận thức và trình độ Do vậy, đòi hỏi khi soạn thảo vănbản quản lý nhà nước nói chung là phải có tính phổ thông, đại chúng Để đảm bảotính phổ thông đại chúng, ngôn ngữ phải dể hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu Ngôn ngữtrong các văn bản hành chính trước hết phải tuân theo những quy tắc chung củangôn ngữ tiếng Việt, không thể tách rời ngôn ngữ thông dụng của nhân dân Đảmbảo yêu cầu này cần tránh hết sức việc sử dụng từ địa phương mà chỉ sử dụng từtoàn dân Ngoài ra, những từ cổ, từ ngữ vay mượn của nước ngoài, tiếng lóng đểkhông gây khó hiểu cho mọi đối tượng tiếp nhận văn bản

Thứ ba, tính khách quan phi cá tính

Văn bản QLNN nói chung, văn bản hành chính nói riêng là tiếng nói của cơquan công quyền, là hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực pháp luật, hành chính nênyêu cầu rất cao về tính khách quan, phi cá tính khi sử dụng ngôn ngữ

Trong hoạt động hành chính, người soạn thảo văn bản luôn phải nhân danh cơquan, tổ chức trình bày ý chí, tư tưởng lãnh đạo của cơ quan công quyền, thể hiệntiếng nói của quyền lực nhà nước nên các cá nhân không được tự ý đưa ra nhữngquan điểm riêng của mình trong nội dung văn bản Tiêu chuẩn về tính phi biểu cảmcủa ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính cũng là đặc điểm mang tính bắt buộc.Người soạn thảo văn bản không được phép thể hiện cảm xúc mang tính cá nhânđối với nội dung của văn bản

Thứ tư, tính trang trọng lịch sự

Văn bản hành chính là tiếng nói của chính quyền, là phương tiện hình thành

và duy trì các mối quan hệ trong quản lý nhà nước nên phải đảm bảo yếu tố trangtrọng, tôn nghiêm Ngôn ngữ văn bản không chỉ dùng để truyền đạt những thôngtin mang tính hành chính mà còn mang cả tinh thần luật pháp

Ngôn ngữ trang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thihành, làm tăng uy tín của cơ quan nhà nước Nó còn thể hiện văn hóa hành chínhcủa người soạn thảo và cơ quan ban hành văn bản Hơn nữa, tính trang trọng lịch

sự của ngôn ngữ văn bản còn thể hiện trình độ văn minh của dân tộc, trình độ quản

lý của nhà nước

Thứ năm, tính khuôn mẫu

Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính là một yêu cầu rất cao, rất nghiêmngặt Nó đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văngiấy tờ ở mỗi cơ quan Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính là một trongnhững yếu tố làm nên văn hóa ở công sở

Trong công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành, có nhiều công văn giấy tờ, thủtục trùng nhau do sự lặp đi lặp lại của những tác nghiệp hành chính cụ thể Khi đó,những “khuôn mẫu” văn bản hành chính được hình thành, để khi thực hiện côngviệc, nhân viên hành chính chỉ cần điền vào các văn bản mẫu đó là có những vănbản hành chính hoàn chỉnh đảm bảo về hình thức, ngôn ngữ, văn phong và nộidung Trong những trường hợp khác, có những văn bản được soạn thảo theo nhữngthuật ngữ hành chính và những cấu trúc ngôn ngữ lặp đi lặp lại (Ví dụ: Khi soạn

thảo quyết định: “Căn cứ ”, “Xét đề nghị của ”, “Phúc đáp công văn số ” ), đảm bảo những quy tắc này cũng chính là đang xây dựng tính khuôn mẫu

cho văn bản hành chính

1.2.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tuân theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đâylà bước quan trọng để giúp việc soạn thảo văn bản được thuận lợi vàchất lượng

- Phân công soạn thảo:

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặcpháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lậpBan soạn thảo

- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản Trong

đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Có mấy mục đích? Tính chấtcủa văn bản là gì? Giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều chỉnh)

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hìnhthức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bảnhóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hànhcủa cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Trích yếu nọi dung phải ngắngọn và phản ánh được chủ đề của văn bản

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quantới nội dung của vấn đề cần văn bản hóa Thông tin cần thu thập là các thông tinpháp lí và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khácnhau Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lý chính xác

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạnthảo văn bản thuận lợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự địnhnhững điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản Những văn bản có nộidung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.

- Viết bản thảo:

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành soạnthảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác định.Phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề cương nhưng đồng thờivẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống nhất và trọn vẹn về hình thứccũng như nội dung

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mụcđích đạt được của văn bản

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất vớingười đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức

hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bảnthảo.

- Tổng hợp ý kiến góp ý và hoàn chỉnh dự thảo

Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo

- Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức (hoặc Chánh văn phòng) duyệt thểthức và pháp lý

- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)duyệt và ký ban hành

Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn đềcần trình kèm theo Hồ sơ trình ký

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình

ký chính thức

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện thểthức và làm các thủ tục ban hành:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng

Cục Trồng trọt có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng, có kinhphí hoạt động theo quy định của pháp luật.

b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm vàcác dự án, công trình quan trọng quốc gia, các chương trình, đề án, dự án, côngtrình thuộc chuyên ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo sự phân công của Bộtrưởng

2 Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quytrình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia

về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theophân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

3 Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá,tổng hợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kếhoạch về chuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhànước của Cục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục

4 Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộcchuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiệnchương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn vị sau khiđược Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục

5 Chỉ đạo sản xuất trồng trọt

7 Quản lý sử dụng đất nông nghiệp

8 Quản lý về phân bón

9 Quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm

10 Về khoa học, công nghệ và môi trường:

Đề xuất, trình Bộ chương trình, kế hoạch, đề tài nghiên cứu khoa học, ứngdụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật về chuyên ngành trồng trọt;

Chủ trì thẩm định đề cương, đề tài nghiên cứu; đặt hàng cho các tổ chức, cánhân thực hiện; nghiệm thu, quản lý kết quả và chỉ đạo triển khai kết quả nghiêncứu, ứng dụng tiến bộ công nghệ, kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục;

Đánh giá và chỉ định phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy thuộcphạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;

Quản lý thông tin khoa học công nghệ và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản

lý của Cục theo quy định của pháp luật;

Thực hiện quản lý về công nghệ cao thuộc phạm vi quản lý của Cục theophân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật;

11 Chỉ đạo triển khai hoạt động khuyến nông thuộc phạm vi quản lý củaCục theo phân công của Bộ trưởng

12 Đề xuất trình Bộ danh mục các chương trình, dự án đầu tư về trồng trọt.Phối hợp với cơ quan quản lý chuyên ngành của Bộ thẩm định các chương trình,

dự án đầu tư về trồng trọt; thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư các chương trình, dự ánđầu tư được Bộ trưởng giao

13 Thực hiện nhiệm vụ về thương mại, thị trường nông sản, xúc tiến thươngmại và xử lý các tranh chấp thương mại liên quan đến sản phẩm trồng trọt thuộcphạm vi quản lý của Cục theo phân công của Bộ trưởng

14 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức sản xuất, kinh tế hợp tác, xây dựngnông thôn mới thuộc phạm vi quản lý theo phân công của Bộ trưởng và quy địnhcủa pháp luật

15 Tổ chức chỉ đạo công tác điều tra, thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu vềchuyên ngành trồng trọt theo quy định

a) Xây dựng, trình Bộ chương trình, dự án hợp tác quốc tế về chuyên ngành,lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục;

b) Tham gia đàm phán để ký kết các điều ước, thỏa thuận quốc tế thuộcphạm vi quản lý của Cục; tổ chức thực hiện các điều ước, thỏa thuận quốc tế theophân công của Bộ trưởng;

c) Tổ chức thực hiện hợp tác, hội nhập kinh tế quốc tế; các chương trình, dự

án quốc tế tài trợ theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng và quy định pháp luật

d) Đề xuất với Bộ về kiện toàn tổ chức, phương thức vận hành quản lý của

bộ máy quản lý nhà nước đối với lĩnh vực giao Cục quản lý thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ; trình Bộ phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vựccho chính quyền địa phương;

đ) Chỉ đạo thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm vềthực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cải cách thủ tục hànhchính, đổi mới phương thức làm việc, hiện đại hóa công sở, ứng dụng công nghệthông tin phục vụ hoạt động của Cục

18 Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công táctheo sự phân công của Cục trưởng và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng, trướcpháp luật về nhiệm vụ được phân công.

Các tổ chức tham mưu:

a) Văn phòng Cục;

b) Phòng Kế hoạch, Tài chính;

c) Phòng Thanh tra, Pháp chế;

d) Phòng Cây lương thực, cây thực phẩm;

đ) Phòng Cây công nghiệp, cây ăn quả;

e) Phòng Quản lý Đất và Phân bón;

g) Phòng Quản lý chất lượng và Môi trường;

h) Văn phòng Bảo hộ giống cây trồng mới;

i) Văn phòng đại diện Cục phía Nam, tại thành phố Hồ Chí Minh

Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Cục:

Trung tâm Khảo kiểm nghiệm giống, sản phẩm cây trồng Quốc gia, trụ sởđặt tại thành phố Hà Nội;

Trung tâm Khảo kiểm nghiệm phân bón Quốc gia, trụ sở đặt tại thành phố

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT – BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý của Cục Trồng trọt

Cục Trồng trọt là tổ chức trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thônthực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thựcthi pháp luật đối với chuyên ngành trồng trọt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ theo phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng có thẩm quyền ban hành các loại vănbản sau:

8 Giấy phép nhập khẩu giống cây trồng

9 Giấy phép nhập khẩu phân bón

sự phát triển của Cục Năm 2014, Cục soạn thảo và ban hành 2828 văn bản, trong

đó có 629 Quyết định và 2199 các loại văn bản khác Năm 2015, số lượng văn bảntăng lên 3195 văn bản, trong đó có 611 Quyết định và 2584 các loại văn bản khác

Từ số lượng văn bản thống kê được có thể thấy rằng, văn bản ngày càng có ý nghĩaquan trọng đối với sự phát triển và hoạt động của Cục Trồng trọt

2.2 Nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt

Cục Trồng trọt là đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,nội dung văn bản quản lý của Cục dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaCục và được quy định trong quyết định 663/QĐ-BNN-TCCB ngày 04 tháng 04năm 2014 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Trồng trọt Văn bản hành chính là hìnhthức văn bản được sử dụng thường xuyên trong hoạt động điều hành, quản lý củaCục Trồng trọt Theo đó nội dung văn bản của Cục được đề cập tới hai mặt chủyếu:

Một là, nội dung phải thiết thực, cụ thể, đáp ứng được tối đa các yêu cầu đặt

ra từ thực tiễn và phù hợp với pháp luật hiện hành

Hai là, nội dung được thể hiện trong những văn bản phải phù hợp với mụcđích sử dụng và phù hợp với nọi dung công việc cần giải quyết, hay nói cách khácphải có sự lựa chọn cần thiết đối với mỗi thể loại văn bản trong quá trình sử dụng

để giải quyết công việc một cách hợp lý

Cụ thể, nội dung văn bản quản lý của Cục Trồng trọt tập trung những vấn đề

về chỉ đạo sản xuất trồng trọt; giống cây trồng nông nghiệp; quản lý sử dụng đấtnông nghiệp; quản lý phân bón; quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm và khoahọc, công nghệ, môi trường Một số nội dung khác theo sự chỉ đạo, phân công của

Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Ngoài các văn bản hành chính thông thường, Cục Trồng trọt được phân công

dự thảo và trình Bộ về nội dung các văn bản quy phạm pháp luật: Các dự án luật,

dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy banthường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ; dự thảo văn bản quy phạm

của Bộ và các cơ chế, chính sách, dự án, đề án theo phân công của Bộtrưởng;Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm

và các dự án, công trình quan trọng quốc gia, các chương trình, đề án, dự án, côngtrình thuộc chuyên ngành, lĩnh vực quản lý của Cục theo sự phân công của Bộtrưởng

- Trình Bộ ban hành quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quytrình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia

về quản lý chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục theophân công của Bộ trưởng và quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thựchiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Trình Bộ công bố và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổnghợp báo cáo thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch vềchuyên ngành, lĩnh vực đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước củaCục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềchuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Cục

- Ban hành các văn bản cá biệt và hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộcchuyên ngành, lĩnh vực được giao quản lý Thông báo kế hoạch chi tiết thực hiệnchương trình, đề án, dự án do Bộ quản lý cho từng địa phương, đơn vị sau khiđược Bộ phê duyệt kế hoạch tổng thể thuộc phạm vi quản lý của Cục

2.3 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục Trồng trọt

Các thành phần thể thức văn bản của Cục Trồng trọt được trình bày như sau:

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu của văn bản

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c Quyền hạn , chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;

địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

a) Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1

Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang,nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

CỤC TRỒNG TRỌT

c) Số, ký hiệu của văn bản

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3

Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệuvăn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản códấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:

Số: 15/GM-TT-CLT (Giấy mời của phòng Cây Lương thực – Thực phẩm)Số: 50/TT- KHTC ( Công văn của phòng Kế hoạch – Tài chính)

Số: 123/GPNK-TT-ĐPB (Giấy phép nhập khẩu phân bón của phòng Quản lýĐất – Phân bón)

Số: 156/GPNK-TT-CLT (Giấy phép nhập khẩu giống cây trồng của phòng

Số: 20/TT- VP (Công văn của Văn phòng Cục)

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã; phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4,bằng chữ in nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấuphẩy

Cục Trồng trọt có trụ sở đặt tại Hà Nội, địa danh ghi trên văn bản là:

Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2016

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trìnhbày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình

và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặtcanh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v”(về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

2015 – 2016 trong điều kiện thời tiết ấm tại các tỉnh phía Bắc”

e) Nội dung văn bản

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 defaulttab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa cácdòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ15pt trở lên

Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phầncăn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấuchấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) củaphần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mụcdùng chữ số Ả-rập Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ

tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo làdấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đếnnhỏ thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòngriêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tựcủa phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề củamục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó códấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác củangười ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô

số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

CỤC TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Ma Quang Trung Trường hợp ký thay Cục trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước

(Chữ ký, dấu)

Trần Xuân Định Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước

chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và ghi rõ chức vụ của người ký thừalệnh ở bên dưới Ví dụ:

TL CỤC TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và quy định của pháp luật có liên quan Dấu phải đúng với cơ quan ban hành vănbản.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8

Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký

i) Nơi nhận

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) đượctrình bày như sau:

- Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổchức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đượctrình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan,

tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuốidòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và cácloại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm,bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn

vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bàytrên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêngdòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt

“VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảovăn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trongngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm Ví dụ:

BỘ NÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỤC TRỒNG TRỌT

Số: /TT-VPPN TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016

V/v chuẩn bị Hội nghị sơ kết sản xuất

trồng trọt vụ Đông Xuân 2015-2016;

kế hoạch sản xuất Hè Thu, Mùa 2016

tại các tỉnh DHNTB và Tây Nguyên

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn Hòa

(1): Nội dung văn bản

k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấu thu hồi đối với văn bản

có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ

bí mật nhà nước Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô

số 11

Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật,trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khunghình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm

và 20mm x 8mm