CHƯƠNG 2 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QuẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản 1 Phù hợp đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; 2 Trình bày ngắn gọn, rõ ràng chính xác; sử dụng ngôn ngữ v

Trang 1

CHƯƠNG II

• KỸ THUẬT SoẠN THẢO VĂN BẢN QuẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Trang 2

SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trang 3

NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VB HÀNH CHÍNH

• Luật ban hành văn bản QFPL số 17/2008/QH12

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, của Chính phủ, ban hành ngày 4-2004 về công tác văn thư; NĐ 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 bổ sung, sửa đổi NĐ 110/2004/NĐ-CP.

08-• Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, của Chính phủ, ban hành ngày

08/02/2010, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

• Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, của Bộ Nội vụ và Văn

phòng Chính phủ, ban hành ngày 06-5-2005 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

• Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Trang 4

Ví trí, vai trò

của công tác

soạn thảo

văn bản

C th hoá ch c năng, nhi m v , quy n h n ụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ệm vụ, quyền hạn ụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ền hạn ạn

c a m i c quan, t ch c ủa mỗi cơ quan, tổ chức ỗi cơ quan, tổ chức ơ quan, tổ chức ổ chức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

ph n ánh m i quan h ản ánh mối quan hệ ối quan hệ ệm vụ, quyền hạn

gi a các c quan, t ch c ữa các cơ quan, tổ chức ơ quan, tổ chức ổ chức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

th hi n nguyên t c ho t đ ng, cách th c ể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ệm vụ, quyền hạn ắc hoạt động, cách thức ạn ộng, cách thức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và l l i làm vi c c a m i c quan, t ch c ền hạn ối quan hệ ệm vụ, quyền hạn ủa mỗi cơ quan, tổ chức ỗi cơ quan, tổ chức ơ quan, tổ chức ổ chức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

ph n ánh k t qu mà c quan, t ch c ản ánh mối quan hệ ết quả mà cơ quan, tổ chức ản ánh mối quan hệ ơ quan, tổ chức ổ chức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

đã đ t đ c trong th c ti n ạn ược trong thực tiễn ực tiễn ễn

Trang 5

CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN

1 Tiêu chuẩn về pháp lý:

Ban hành đúng thẩm quyền; có nội dung hợp

pháp; thể thức trình bày đúng quy định;ban hành đúng thủ tục do pháp luật quy định.

2 Tiêu chuẩn về khoa học:

Nội dung phù hợp thực tiễn; truyền thống đạo đức phong tục; đúng kỹ thuật, logic, ngôn ngữ, văn

phong

Trang 6

2.1 Yêu cầu chung về soạn thảo

văn bản

1) Phù hợp đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

2) Trình bày ngắn gọn, rõ ràng chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

3) Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn phải giải thích;

4) Không viết tắt những cum từ không thông dụng; viết đủ (T) 5) Viết hoa phải theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

6) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại; trích yếu nội dung; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên cơ quan tổ chức ban hành;

7) Đảm bảo đúng thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày.

Trang 7

2.2 Yêu cầu nội dung

* Tính mục đích:

Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu?

Theo đường lối chủ trương chính sách của Đảng , NN cũng

như chủ trương của cấp lãnh đạo, quản lý.

Theo tâm tư nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị.

Trang 8

điều kiện cụ thể

Trang 9

* Tính hợp pháp-tính quy phạm:

Theo đúng thẩm quyền, luật định thể hiện dưới hình thức những mệnh lệnh, yêu cầu, những cấm đoán;

Hướng dẫn hành vi, cách xử sự của đối tượng tiếp nhận;

Chứa những giả định như điều kiện, hoàn cảnh, chủ thể cần tác động; những quy định phải theo và chế tài xử lý.

* Tính đại chúng:

Thể hiện quan điểm nhận thức rõ ràng để mọi đối tượng hiểu áp dụng, thực hiện.

Trang 10

2.3 Yêu cầu thể thức, kỹ thuật

trình bày

VĂN BẢN PHẢI ĐÚNG THỂ THỨC

ĐẦY ĐỦ CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

THIẾT LẬP VÀ BỐ TRÍ

CÁC YẾU TỐ ĐÚNG QUY ĐỊNH

Trang 11

THỂ THỨC VĂN BẢN CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC VĂN BẢN

1.Quốc hiệu

2.Tên cơ quan ban hành vb

3 Số và ký hiệu vb

4 Địa danh, ngày, tháng, năm

5 Tên loại và trích yếu nội dung vb

Trang 12

1 Quốc hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Trang 13

2 Tên cơ quan, tổ chức

CƠ QUAN BAN HÀNH

Trang 14

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

Trang 15

- Ghi tªn c¬ quan chñ qu¶n ë trªn, tªn

c¬ quan ban hµnh ë d íi

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CƠ QUAN CHỦ QUẢN

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT

Cơ quan chủ quản BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

Cơ quan ban hành văn bản TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT

Trang 16

+ Khi c¬ quan cã hÖ thèng chñ qu¶n

UBND tØnh qu¶ng ninh

së néi vô

Trang 17

+ Khi chñ thÓ ban hµnh lµ bé phËn,

tæ chøc trong mét c¬ quan

TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

CÔNG TY XÂY DỰNG HOA VIỆT

tr ƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT

Phßng tæ chøc C¸n bé

Trang 18

Tên cơ quan ban hành vb

• Viết theo quyÕt định thành lập

• Không viết tắt trõ mét sè tr êng hîp( có thể viết 2 dòng)

• Bên dưới có gạch dài khoảng ½ dßng

Trang 19

3 Số và ký hiệu

Số:…/…

a/ V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt:

Số: …/N¨m bh/viết tắt tên loại vb-viết tắt

tên cơ quan bh

Trang 21

3 Số & ký hiệu

Trang 23

Ghi số & ký hiệu

• Số vb tớnh từ 01/01  31/12 của năm ( từ số đầu

tiờn là số một);

• Nếu số dưới 10 ghi thờm số 0 vào trước ( 01… 09);

• Ký hiệu : tờn loại vb- chủ thể ban hành vb; hoặc

với CV: cơ quan ban hành vb- đơn vị soạn thảo;

• Trỡnh bày đỳng quy định.

Trang 24

4 Địa danh, ngày, tháng, năm

Địa danh, ngày … tháng … năm …

Trang 26

b Ngày, tháng, năm

• Ghi đủ các chữ ngày, tháng, năm

• Ngày dưới 10, tháng dưới 3 thêm số

0 phía trước.

Ngày 04 tháng 02 năm 201…

Ngày 11 tháng 3 năm 201…

Trang 27

5.Tên loại và trích yếu

Số: …/VTTL-VTCQ …, ngày …tháng … năm 201…

TÊN LOẠI

(Trích yếu nội dung)

Trang 28

Trích yếu nội dung

• Ghi tóm tắt nội dung của vb

Thông thường bắt đầu bằng từ “Về việc…”; viết rõ ràng, ngắn gọn đủ hiểu về nội dung vb;

• Trình bày bên dưới tên loại VB có tên loại

Đối với công văn trích yếu ghi dưới số ký hiệu.

Trang 29

5 Tên loại và trích yếu

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT

Số: …/ TB -ĐHCNGTVT …, ngày …tháng … năm 201…

Th«ng b¸o

Về việc tuyển sinh năm 201…

Trang 30

b/ Trích yếu

V/v tập huấn công tác

pháp chế

Kính gửi:

Trang 31

-Lµ mét c©u hay côm tõ ng¾n gän kh¸i qu¸t néi dung

Trang 33

6 Nội dung

Tùy loại văn bản có bố cục nội dung khác nhau

( chương III)

Trang 34

Bố cục văn xuôi nghị luận

• có 3 phần

1) Đặt vấn đề;

2) Giải quyết vấn đề;

3) Kết thúc

Trang 35

Bố cục “văn điều khoản”

Trang 36

-Có tiêu đề

Có/không tiêu đề

Không tiêu đề

Trang 37

7 Thẩm quyền ký, chữ ký,

họ tên người ký

- Văn bản trực tiếp do thủ trưởng

cơ quan, đơn vị ký; cấp phó; cấp dưới hay cá nhân được uỷ quyền ký.

- đúng thể thức đề ký

Trang 38

Thẩm quyền

Tr c ti p: Th tr ực vb, ến nội ủ trưởng đơn vị: ưởng đơn vị: ng đ n v : ơn vị: ị: Giám

đ c, Hi u tr ối tượng tiếp nhận ệu lực vb, ưởng đơn vị: ng, vi n tr ệu lực vb, ưởng đơn vị: ng…

Ký thay: KT ( đối quan hệ ới cấp ph ấp phi v i c p phó)

Th a l nh: ừa lệnh: ệu lực vb, TL.(đối quan hệ ới cấp ph ấp phi v i c p dưới cấp phi)

Th a y quy n: ừa lệnh: ủ trưởng đơn vị: ề li TUQ.(được trong thực tiễn c th trg ủa mỗi cơ quan, tổ chức uq

Thay mặt: TM.(cho tập thể)

Quy n: ề li Q (c p trấp ph ên giao nhi m v )ệm vụ, quyền hạn ụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Trang 39

Ch c v , h tên ng ức vụ, họ tên người ký ụ, họ tên người ký ọ tên người ký ười ký i ký

- Ghi ch c v theo úng quy t ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đ ết quả mà cơ quan, tổ chức định bổ nh b ổ chứcnhi mệm vụ, quyền hạn

- Ghi m t ch c danhộng, cách thức ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Trưới cấp phc h và tên không ghi danh hi u ọ và tên không ghi danh hiệu ệm vụ, quyền hạn cao quý, h c ọ và tên không ghi danh hiệu hàm, h c ọ và tên không ghi danh hiệu v ịnh bổ (TS,Ths,GS )

Trang 40

Chữ ký

Sau khi Thñ tr ëng bé phËn soạn

thảo xem xÐt vÒ néi dung vµ h×nh

thøc v¨n b¶n (ký nh¸y)

Ng êi ký xem xÐt kü v¨n b¶n

Ký râ rµng, bằng bót mực mµu sẫm (trừ mµu đỏ)

Trang 43

9 Nơi nhận

Gửi các đối tượng tiếp nhận.

• Cấp trên (để báo cáo)

• Đối tượng ( đ ể thực hiện)

• Đối tượng (để phối hợp)

• Lưu: VT, ĐVST(đơn vị soạn thảo)

Trang 46

20 -25 mm

Số, ký hiệu vb 3

Trang 47

L u: VT, VTTBPST ư

Trang 48

Hình thức sao ( SY, SL, )

Địa danh, ngày tháng năm sao

Thể thức đề ký và chức vụ ng ời ký sao

Dấu cơ quan sao và chữ ký

Trang 49

• Công văn của Trường yêu cầu các đơn vị báo cáo tổng kết năm

học 201…-201… do phòng Đào tạo chịu trách nhiệm thực hiện.

Trang 50

2.4 Sử dụng ngôn ngữ

cách chức năng biểu thị mối quan hệ giao tiếp của những người trong các đơn vị hành chính, các tổ chức đoàn thể xã hội theo một loại khuân khổ nhất định

Là ngôn ngữ dùng trong giao tiếp chính

thức của các cơ quan nhà nước thể hiện đưới các dạng văn bản

công vụ

Trang 53

chúng dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu.

• Tuy nhiên tránh sử dụng câu từ suồng sã, thông tục ( giúp đỡ nhà có 3 miệng ăn)

Trang 54

Tính khách quan phi cá tính của VB

• VB truyền đi luôn phải nhân danh một cơ quan, tổ chức Vì vậy không đưa những

quan điểm của cá nhân vào nội dung VB

• Tính khách quan làm cho VB có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với

những luận cứ chính xác sẽ làm cho VB

có sức thuyết phục, đạt hiệu quả cao trong công tác QLNN

54

Trang 55

Tính trang trọng lịch sự của VB

• VB phải thể hiện được tính lịch sự,

nhã nhặn, thể hiện được trình độ giao tiếp trong việc thực hiện công vụ

• VB phải thể hiện được sự trang trọng,

uy nghiêm, lịch sự, góp phần giúp

người thực thi có thái độ nghiêm túc, góp phần làm tăng uy tín của cơ quan ban hành VB

Trang 56

Tính khuôn mẫu của VB

• Đây là đặc tính riêng của VB

QLNN

• Nó được thể hiện ở mức độ rất

cao…

• Đảm bảo tính thống nhất, tính

khoa học và tính văn hóa của

công văn giấy tờ…

56

Trang 58

đứng dậy…

+ Không dùng thơ ca.vd : Sơn hà, nguy nga…

+ Không dùng từ có hình ảnh bóng bẩy, trống rỗng + Không dùng các đại từ nhân x ng: tôi, chúng tôi, nhà em, nhà cháu

Trang 59

+ Không lạm dụng từ n ớc ngoài

+ Không dùng từ quá cũ (từ cổ)

+ Từ dùng phải thống nhất

+ Không dùng từ địa ph ơng và ch a đ ợc công nhận:

M Bắc: Lỗi về phát âm, dấu: TR/CH, S/X, GI/D/

R, L/N; ?/~

M Trung: chi, mô, răng, rứa, tê, o,

M Nam: Lỗi vần: vâng (zâng); nhân dân (nhâng zâng); anh (ảnh); chị (chỉ), ông (ổng)

Trang 60

Cách sử dụng câu:

- Theo mục đích đặt câu :

+ Câu t ờng thuật (câu kể):

Th ờng đ ợc sử dụng trong văn bản hành chính

phong cách hành chính công vụ

+ Khi cần diễn đạt thì biến nó thành t ờng thuật

Trang 61

+ Câu mệnh lệnh (Câu cầu khiến):

Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt sử dụng

+ Câu cảm thán (câu biểu cảm): Phong cách ngôn ngữ không sử dụng loại câu này.

- Theo kỹ thuật đặt câu: Câu khẳng định, câu

phủ định, câu bị động, câu chủ động, câu đơn, cấu ghép

Cần sử dụng linh hoạt kỹ thuật đặt câu một cách thích

Trang 62

- Các lỗi về câu th ờng gặp:

+ Câu viết sai ngữ pháp: (Thiếu thành phần, đảo

thành phần)

+ Câu không dùng dấu câu hoặc sai dấu câu

Bộ đội đang đi máy bay bỏ bom xuống làng.

+ Câu diễn đạt ý thiếu cân đối, so sánh khập khiễng

VD: Cơn bão số 6 quá mạnh, xã A bị đổ hai cột

điện: một cột ở đầu xã, một cột thì gãy làm đôi.

Trang 63

VD: Hµng hãa tu«n ®Çy ra vØa hÌ, ®i l¹i khã kh¨n nhÊt lµ c¸c ch¸u häc sinh, c«ng

an h×nh nh nÐ tr¸nh kh«ng muèn x«ng ra gi¶i quyÕt.

VD: T×nh c¶m cña hai n íc s¸ng nh pha lª, th¬m ng¸t, ng¹t ngµo nh hoa méc lan.

Trang 64

Xét câu?

• Những thiệt hại do ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể bằng con số hay số liệu cụ thể

- Con số, đồng nghĩa với số liệu,

chỉ chọn 1 phương án

Trang 65

Cách sử dụng dấu câu:

Tiếng Việt có các loại dấu: Dấu chấm(.), dấu hỏi(?), dấu chấm phẩy(;), dấu phẩy(,), dấu hai chấm(:), dấu

+ Không dùng dấu ?, !.

+ Cẩn thận khi sử dụng dấu ba chấm( )

+ Ngoặc đơn ( ) sử dụng để giải thích hoặc ghi chú.

+ Dấu nhỏy “ ” trớch dẫn.

Trang 66

- Nếu văn bản gửi cho cá nhân thì nên gọi ông

đối với nam, gọi bà đối với nữ

Trang 67

C¸ch hµnh v¨n

-Quan hÖ gi÷a c¸c ®o¹n v¨n:

§ã lµ quan hÖ gi÷a ®o¹n tr íc

víi ®o¹n sau Cã thÓ më ®Çu

Bëi thÕ cho nªn, kÕt qu¶ lµ

-KÓ thø tù:

Tr íc hÕt, hai lµ, cuèi cïng

Trang 68

- Độ dài của đoạn : Mỗi đoạn chỉ nên một

ý chính, diễn đạt bằng một số câu Khi chuyển sang ý mới là chuyển đoạn.

của đoạn văn th ờng thể hiện trong câu

đầu tiên hoặc cõu cuối cùng của đoạn.

Trang 69

Một số câu, từ sai th ờng gặp

- Số học sinh đậu vào các tr ờng đại học cao

- Cứ 100 ca sanh có 10 ca tai biến

Trang 70

2.4.4.Yêu cầu thực hiện trong hành

chia sẻ; không viết tắt.

Trang 71

Yêu cầu thực hiện trong hành văn

• a) Rõ ràng tường minh sáng sủa:

+ Làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng.

+ Viết đi vào trọng tâm vấn đề, sử dụng từ,

Trang 72

Yêu cầu thực hiện trong hành văn

• c) Xác đáng: Đảm bảo tính chính xác đáng của thông tin đưa ra tránh người đọc nghi ngờ, tránh lỗi chính tả và ngữ pháp…

• d) Hoàn chỉnh: Thông tin đưa ra rõ ràng thực

hiện nguyên tắc 4 W (what Where, when, who)

…

• đ) Lịch sự, nhã nhặn: Chọn từ ngữ giọng điệu phù hợp, thái độ lịch sự sẽ làm tăng hiệu quả

Trang 73

2.5 Bố cục của văn bản

• 2.5.1 Bố cục của một văn bản

a) Phần mở đầu; Quốc hiệu ô1, Cơ quan tổ chức ban hành ô2 ( chủ thể ban hành); Số ký hiệu văn bản ô 3; Địa danh, ngày tháng năm ô 4; tên loại văn bản và trích yếu (5a) hoặc Kính gửi của công văn;

b) Phần triển khai: (Ô 6)

- Thể hiện nội dung điều chỉnh;

- Hiệu lực của văn bản;

Trang 74

2.5 Bố cục của văn bản

• 2.5.2 Bố cục nội dung văn bản

Bao gồm 3 phần,

Mở đầu; ( đặt vấn đề, lý do )

Nội dung; ( giải quyết vấn đề )

Kết luận ( nhắc lại, yêu cầu thực hiện )

* Tùy từng loại văn bản có yêu cầu thực hiện khác nhau

63

Trang 75

2.6 Quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản QLHCNN

• 2.6.1 Khái niệm: Quy trình STVB là cách

thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định

để soạn thảo ra VB một cách khoa học nhất 2.6.2 Quy trình chung soạn thảo và ban hành VB:

a)Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn quan trọng

để định hướng tiến hành STVB.

Trang 76

+ Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành,

• Chọn tên loại VB

• Thu thập tài liệu, xử lý thông tin,

• Lựa chọn cách trình bày

• B) Giai đoạn xây dựng đề cương:

• Ghi những vấn đề cơ bản, cốt yếu nhất

76

Trang 77

+ Xây dựng dàn bài: Theo bố cục ( 3 phần).+ Soạn đề cương: Từ sơ bộ đến chi tiết chỉ thiếu các từ liên kết các phần.

c) Giai đoạn viết thành văn: (dự thảo)

Là giai đoạn chắp nối trong đề cương thành

VB hoàn chỉnh, phải đảm bảo tính logic và thống nhất, kiểm tra kỹ… sau đó mới trình ký

Trang 78

• d) Giai đoạn xét duyệt và ký:

Phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm

quyền mới được ký và phải kiểm tra kỹ,

chỉnh sửa hoàn chỉnh trước khi ký.

e) Giai đoạn nhân bản và phát hành VB:

Sau khi ký duyệt của người có thẩm quyền, lấy

số theo quy định về công tác văn thư và

nhân bản theo số lượng cần gửi.

Các VB được đóng dấu và gửi, lưu theo quy

định.

78

Định dạng
Số trang	80
Dung lượng	0,92 MB