Đề cương môn Tổ chức thông tin

- Tổ chức TT đc thực hiện trong các TV và các cơ quan TT - Tổ chức TT là 1 khâu công tác quan trọng gắn liền vs công tác xử lý TT và biên mục - Mục đích : tạo lập nên bộ máy tra cứu vs c

1

Tổ chức thông tin

1 Trình bày các khái niệm : Tổ chức thông tin ; Hệ thống tra cứu

2 Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin Cho ví dụ

3 Trình bày vai trò của hệ thống tra cứu thông tin

4 Phân loại hệ thống tra cứu thông tin

5 Trình bày những yêu cầu đối với hệ thống tra cứu thông tin

6 Trình bày đặc điểm của hệ thống tra cứu thông tin truyền thống

7 Phân loại mục lục truyền thống

8 Trình bày về các bộ phiếu truyền thống

9 Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả

10.Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại

11.Trình bày về hạ tầng công nghệ thông tin để xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại

12.Trình bày khái quát cấu trúc của khổ mẫu biên mục MARC

13.Phân tích cấu trúc của một trường trong khổ mẫu biên mục

14.Trình bày khái quát về khổ mẫu biên mục Dublin core

15.Trình bày khái niệm cơ sở dữ liệu, phân loại cơ sở dữ liệu

16.Trình bày khái niệm dữ liệu và đặc trưng dữ liệu trong tổ chức

thông tin tự động hoá

17 Phân tích các cấp độ tổ chức dữ liệu trong CSDL

18 Trình bày khái niệm mục lục điện tử, ưu điểm của mục lục

19.Trình bày những vấn đề cần quan tâm khi tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục 20.Trình bày những vấn đề cần quan tâm trong cấu hình và quản trị mục lục

21 Trình bày về các bước tạo lập Cơ sở dữ liệu toàn văn

- Tổ chức TT đc thực hiện trong các TV và các cơ quan TT

- Tổ chức TT là 1 khâu công tác quan trọng gắn liền vs công tác xử lý

TT và biên mục

- Mục đích : tạo lập nên bộ máy tra cứu vs các thành tố : các loại mục lục hộp phiếu, CSDL, mục lục điện tử, mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC

• K/n Hệ thống tra cứu

- Hệ thống : có thể đc định nghĩa như 1 tập hợp các phần tử , các phần

tử có liên hệ vs nhau để tạo thành 1 tổng thể chung

- Hệ thống TT : là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT

để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm TT là yếu tố đầu ra

- Hệ thống tra cứu TT : xét về bản chất hệ thống tra cứu TT là tập hợp các công cụ tra cứu mà trong đó người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ các yếu tố siêu dữ liệu theo những trật tự nhất định nhằm tạo lập ra các điểm truy cập để người dùng tin có thể tìm kiếm, tiếp cận khai thác TT

Câu 2 : Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin Cho ví dụ

Tổ chức TT dựa trên các đặc trưng cơ bản của vốn tài liệu Đó là các đặc trưng về hình thức và nội dung của TL

- Về hình thức : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng tiêu biểu : tác giả, nhan đề TL, khổ cỡ… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình mô tả thư mục TL

3

- Về nội dung : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng : chủ đề,

từ khóa, KHPL, tóm tắt ndung… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình xử lý ndung TL

 Từ đặc trưng về hình thức và ndung có thể thấy đc 4 nguyên tắc đc áp dụng :

- Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về hình thức của vốn TL

+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng về hình thức TL

VD : mục lục chữ cái : tác giả, nhan đề…

- Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về ndung của vốn TL

+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng về ndung của VTL

- Tổ chức TT theo nguyên tắc tuần tự ngẫu nhiên

Áp dụng chủ yếu trong việc xây dựng các CSDL Các TL đc nhập vào CSDL sẽ đc gán 1 số nguyên dương duy nhất tăng dần hay còn gọi là số hiệu biểu ghi file chủ, tệp chủ ( MFN – master file number)

Câu 3 : Trình bày vai trò của hệ thống tra cứu thông tin

• Đối với cơ quan TT :

- Giúp cơ quan TT có thể thực hiện đc nhiều khâu công việc

+ NDT có thể nắm bắt đc các đặc trưng của nguồn lực TT

+ là cầu nối giữa NDT và nguồn lực TT

- Cung cấp cho NDT tấm gương phản ánh nguồn lực TT

- NDT có thể tra tìm theo nhiều dấu hiệu khác nhau

- Định hướng cho NDT khai thác nguồn lực TT hiệu quả

- Các hệ thống tra cứu ứng dụng CNTT có thể hỗ trợ NDT liên kết, khai thác các TT cấp 1 thông qua máy tính hay môi trường mạng

Câu 4 : Phân loại hệ thống tra cứu thông tin

Căn cứ vào phương tiện và trình độ kỹ thuật để xây dựng hệ thống tra cứu TT

đc chia thành:

- Hệ thống tra cứu TT truyền thống

- Hệ thống tra cứu TT bán tự động

- Hệ thống tra cứu TT tự động hóa

• Hệ thống tra cứu TT truyền thống

Đc xây dựng bằng phương pháp thủ công gồm :

- Kho TL tra cứu truyền thống

5

- Điển hình của hệ thống tra cứu TT bán tự động là hệ thống phiếu lỗ

- Khi CNTT đc áp dụng vào hệ thống tổ chức TT hệ thống này không tồn tại

• Hệ thống tra cứu TT tự động hóa

- TT đc tổ chức 1 cách tự động hóa bằng máy tính điện tử

- TT đc lưu trữ trong máy tính hay những vật mang tin mà máy tính điện tử có thể đọc đc

- Hạt nhân của hệ thống tra cứu TT tự động là các CSDL gồm nhiều loại khác nhau :

+ khả năng liên kết chia sẻ

• Khả năng bao quát

- Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng bao quát ở những phạm

vi khác nhau

+ bao quát 1 bộ sưu tập trong nguồn lực TT của cơ quan TT

+ bao quát toàn bộ nguồn lực TT

+ mở rộng liên kết đến các nguồn lực TT của cơ quan TT khác

- Yêu cầu :

6

+ thường xuyên tiến hành ktra, cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ TT nhằm đảm bảo sự tương thích giữa hệ thống tra cứu và nguồn lực TT + đảm bảo khả năng kết nối liên thông giữa các thành tố trong hệ thống tra cứu, giữa các hệ thống tra cứu

• Tính linh hoạt

- Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ TT

+ Lý do : nguồn lực TT luôn biến động, hệ thống tra cứu phải linh hoạt để phản ánh đc đầy đủ sự thay đổi, biến động của nguồn lực

TT

+ Yêu cầu : hệ thống tra cứu phải đc tổ chức linh hoạt đảm bảo cho việc cập nhật bổ sung loại bỏ TT đc thuận tiện, dễ dàng Việc cập nhật bổ sung, loại bỏ, sửa đổi TT không đc ảnh hưởng đến cấu trúc

hệ thống

- Linh hoạt trong việc di chuyển và sử dụng

• Tính hiệu quả

▪ Hiệu quả trong việc tra cứu

Hệ thống tra cứu phải đc tổ chức khoa học, thuận tiện đảm bảo phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc tra cứu của NDT

▪ Hiệu quả kinh tế

+ tính kinh tế thể hiện qua chi phí xây dựng hệ thống tra cứu + thể hiện qua giá thành mỗi TT đc cung cấp

• Khả năng liên kết chia sẻ

- Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng liên kết chia sẻ

- Lý do :

+ xu hướng toàn cầu hóa cơ quan TT không thể tồn tại đơn lẻ + tăng khả năng đáp ứng của các cơ quan TT

+ tiết kiệm chi phí

+ nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu

- Yêu cầu :

7

+ hệ thống tra cứu phải tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý và lưu trữ

TT

+ HTTC phải tuân thủ các tiêu chuẩn về CNTT

+ HTTC cần đảm bảo có thể truy cập dễ dàng bất cứ đâu và bất cứ khi nào

+ phải có cơ chế phù hợp để đảm bảo khả năng liên kết, chia sẻ, trao đổi

Câu 6: Trình bày đặc điểm của hệ thống tra cứu thông tin truyền thống

• Xuất hiện sớm

- Mục lục dạng sách xuất hiện gần như cùng vs sự ra đời của thư viện

- Mục lục dạng phiếu xuất hiện đầu thế kỷ 19

• Đc tạo ra chủ yếu bằng phương pháp thủ công

- Thời kỳ đầu hoàn toàn do con người thực hiện

- Khi CNTT đc áp dụng vào TV 1 số khâu công việc đc hỗ trợ bằng máy tính

- VD : + tạo và in phiếu mô tả

- Đa dạng về hình thức : dạng sách, dạng phiếu, dạng tờ rơi

• Đầu tư về kinh phí ít nhưng tốn nhiều công sức xây dựng

- Chi phí về vật tư trang thiết bị ít

- Do XD bằng phương pháp thủ công nên tốn nhiều tgian công sức + biên tập

+ tổ chức

8

+ sắp xếp

• Có nhiều hạn chế trong việc sử dụng

- Mỗi thành tố chỉ cung cấp cho người dùng 1 cách tiếp cận, tra cứu

TT

- Hạn chế về số lượng người truy cập trong 1 thời điểm

- Bị giới hạn về không gian, tgian

- Tốc độ tìm kiếm chậm

Câu 7: Phân loại mục lục truyền trống

• Căn cứ vào đặc trưng của VTL

- Mục lục chữ cái : + mục lục chữ cái tác giả

+ mục lục chữ cái tên TL

- Mục lục phân loại

- Mục lục chủ đề

- Mục lục kiểu từ điển

• Căn cứ vào đối tượng sử dụng

- Mục lục độc giả : phục vụ bạn đọc, cung cấp TT có sự lựa chọn

- Mục lục công vụ : dành cho cán bộ; phản ánh toàn bộ nguồn lực TT của TV; kèm theo các ghi chép nghiệp vụ

• Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho TL

- Mục lục kho sách riêng : phản ánh 1 kho sách cụ thể

- Mục lục tổng quát : p/á toàn bộ TL của 1 TV

- Mục lục liên hợp : p/á TL của 2 TV trở lên

• Căn cứ vào ngôn ngữ TL

• Căn cứ vào tgian xuất bản và biên mục : lấy mốc tgian để phân chia

• Căn cứ vào dấu hiệu địa lý

Mục lục địa chí : + mục lục phân loại

+ mục lục chữ cái

+ hộp phiếu xuất bản phẩm địa phương

+ hộp phiếu nhân vật địa phương

+ hộp phiếu tra cứu địa lý địa danh

• Căn cứ vào hình thức của mục lục

Câu 9: Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả

- Trong hệ thống tra cứu TT truyền thống để tạo lập ra các điểm truy cập theo tác giả các TV và CQTT tạo lập ra mục lục chữ cái tác giả

- Mục lục chữ cái tác giả trả lời cho câu hỏi tìm tim : có bao nhiêu tác phẩm của 1 tác giả trong HTTC TT ?

Các bước tiến hành :

• Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề

- Mục đích của phiếu tiêu đề dùng để phân hoạch các phiếu mô tả

- Định hướng cho người dùng trong việc tìm kiếm TT và giúp cán bộ

TV dễ dàng trong việc tổ chức HTTC

- Có 2 loại phiếu tiêu đề :

+ phiếu tiêu đề chính : p/á vần chữ cái của 1 ngôn ngữ nhất định + phiếu tiêu đề phụ : p/á vần chữ cái đc ghép vs nguyên âm or phụ

âm

• Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn

- Phiếu hướng dẫn giúp NDT khắc phục hiện tượng mất tin, nhiễu tin trong quá trình tìm kiếm

- Trong mục lục chữ cái tác giả phiếu hướng dẫn “ xem “ chỉ dẫn cho người đọc tìm TL trong các trường hợp sau :

+ tác giả cá nhân có nhiều tên bút danh

+ tác giả tập thể có tên gọi thay đổi

• Bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả

11

- Sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả trong các phiếu mô tả

- Trong các tiếng giống nhau thì sẽ xếp theo thứ tự vần : tiếng k dấu xếp trc rồi đến tiếng có dầu huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng

- Cách xếp :

+ phân chia sơ bộ các phiếu theo chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả + phân chia chi tiết trong từng nhóm chữ cái tiếp theo

+ xếp phiếu theo thứ tự vào trong hộp phiếu mục lục

• Bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu

- Giúp bạn đọc nắm đc ndung các phiếu đc lưu trữ trong hộp

- Cách ghi : chữ cái đầu tiên của phiếu tiêu đề trong hộp, dấu (-) chữ cái cuối cùng của phiếu tiêu đề trong hộp

• Bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục

Định vị hộp phiếu ở trong tủ mục lục bằng cách đánh số thứ tự của hộp phiếu và vị trí của các hộp phiếu đó ở trên tủ mục lục

Câu 10: Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại

- Trong HTTC TT truyền thống mục lục phân loại cung cấp cho NDT điểm truy cập tìm kiếm từ đặc trưng ndung của TL

- Mục lục phân loại giúp cho người đọc có thể tra cứu TL theo môn ngành tri thức

Các bước tiến hành :

• Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề

- Phiếu tiêu đề trong MLPL p/á các cấp phân chia của bảng PL

• Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn

- p/á mối quan hệ giữa các đề mục có 3 loại :

12

+ phiếu hướng dẫn chung

+ phiếu chỉ chỗ “ xem ”

+ phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ”

- phiếu dướng dẫn chung : giúp người đọc nắm đc những quy định theo cơ cấu, cấu trúc bảng PL

- phiếu chỉ chỗ “ xem ” : dùng hướng dẫn người đọc đi tìm TL có cùng ndung nhưng đc đề cập dưới 1 góc độ khác

- phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ” : dùng hướng dẫn cho người đọc đi tìm TL ở các mục khác có ndung liên quan

• bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả

- phân chia sơ bộ các phiếu mô tả theo môn loại chính

- trong mỗi môn loại nếu số lượng phiếu lớn hơn 30 or 50 phiếu, chia phiếu mô tả theo cấp nhỏ hơn

- nguyên tắc sắp xếp : theo 2 nguyên tắc PL và chữ cái : trong cùng môn loại thuộc 1 phiếu tiêu đề xếp theo chữ cái tiêu đề mô tả chính Trong cùng môn loại có nhiều ngôn ngữ, sử dụng phiếu màu ngăn cách giữa các ngôn ngữ

• bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu

nhãn hộp phiếu trong MLPL trình bày môn loại đầu tiên và môn loại cuối cùng đc xếp trong hộp, giữa chúng có dấu gạch ngang

• bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục

Câu 11:Trình bày về hạ tầng công nghệ thông tin để xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại

+ đường truyền tín hiệu

+ các thiết bị kết nối dây dẫn

+ các loại hệ điều hành mạng

Câu 12:Trình bày khái quát cấu trúc của khổ mẫu biên mục

MARC

- Cấu trúc khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu

đc sắp xếp trong các trường, có độ dài thay đổi or cố định

- Các trường của MARC đc mã hóa và trình bày theo 1 quy định chặt chẽ, bảo đảm khả năng lưu giữ và truy xuất TT

- Cấu trúc biểu ghi của MARC 21 tuân theo chuẩn quốc tế về format trao đổi TT ISO.2790 gồm các thành phần :

14

- Các dữ liệu đầu biểu này thông thường do máy tính tự sinh ra

- Đầu biểu cho biết TT về trạng thái và thuộc tính của biểu ghi như độ dài biểu ghi, loại hình TL, cấp thư mục, mức độ mã hóa, quy tắc mô

• Các trường điều khiển : chứa các TT mã hóa như : mã số biểu ghi

(001), mã cơ quan tạo biểu ghi(003), các chỉ số phân loại : DDC,

+ trường con và mã trường con

+ dữ liệu trong các trường

15

• Chỉ thị trường

- Trong biểu ghi MARC, 1 số trường còn đc xđịnh = các chỉ thị

- Mỗi chỉ thị là 1 con số từ 0-9 Một trường có 2 chỉ thị, có thể 1 trong

2 chỉ thị đó không đc xđịnh

- Nhiều trường trong MARC k có chỉ thị

• Trường con và mã trường con

- 1 trường có thể chia thành nhiều trường con

- Trường con xđịnh các yếu tố riêng biệt của trường dữ liệu

- Trường con đc nhận biết bởi mã trường con, đó là 1 ký tự = chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách $ or dấu /

• Dữ liệu trong các trường

- Bao gồm các TT thư mục đc rút ra trong quá trình xử lý TT : tên sách, tên tác giả, KHPL…

- Các dữ liệu trình bày trong các trường theo quy định chung của khổ mẫu biên mục và quy định của các tiêu chuẩn mô tả : ISBD,

AACR2…

• Mã kết thúc trường

- Mỗi trường trong MARC kết thúc bởi mã kết thúc trường

- Mã kết thúc trường trong MARC quy định là dấu : ^

Câu 14:Trình bày khái quát về khổ mẫu biên mục Dublin core

- Dublin core là 1 chuẩn siêu dữ liệu đc sử dụng để biên mục các TL

số các nguồn tài nguyên trên mạng Internet

- Dublin core đc mã hóa dưới cấu trúc XML vì vậy nó sẽ dễ dàng trong việc sử dụng chuẩn hóa siêu dữ liệu OAI-PMH để chia sẻ dữ liệu giữa các TV, CQTT và các học liệu mở

- Dublin core bao gồm 2 cấp độ mã hóa

+ đơn giản

+ đầy đủ

17

- CSDL là tập hợp 1 số tệp máy tính có quan hệ vs nhau, thống nhất

vs nhau về cấu trúc và đc quản lý theo 1 cơ chế thống nhất

- CSDL là 1 trong những bộ phận cấu thành tạo nên bộ máy tra cứu hiện đại

- CSDL đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của TV hiện đại

- CSDL thông thường đc lưu trữ trên các đĩa CD – ROM, các bộ nhớ máy tính or trực tuyến

- CSDL đc tạo lập và quản lý bởi 1 hệ quản trị CSDL

• Căn cứ vào tính chất của dữ liệu đc quản trị

- CSDL thư mục : chứa đựng các TT cấp 2 về TL, giúp người dùng có thể tiếp cận TL gốc

- CSDL dữ kiện : chứa đựng các TT cấp 1 về đối tượng nào đó đc thể hiện dưới dạng dữ kiện : con số, đồ thị, hình ảnh… Là 1 công cụ hữu ích cho các nhà quản lý, các nhà KH và người làm công tác nghiên cứu…

- CSDL toàn văn : chứa đựng TT cấp 1 của TL, là bản sao hoàn chỉnh của TL gốc có thể dưới nhiều dạng : văn bản, âm thanh, hình ảnh… giúp người sử dụng có thể dễ dàng đọc toàn bộ ndung TL thông qua việc sử dụng máy tính or kết nối mạng mà k cần đến TV