+Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc - Bộ máy tra cứu hiện đại: + CSDL trên CDROM + Mục lục điện tử + Máy tìm tin + Danh bạ chủ đề +1số công cụ tra cứu khác : BKT online, TĐonline… • Các y
Trang 1MÔN : TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG BỘ MÁY TRA CỨU
Câu 1 Khái niệm bộ máy tra cứu, các yêu cầu đối với bộ máy tra cứu
• Khái niệm bộ máy tra cứu:bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương
tiện giúp cán bộ thư viện và bạn đọc tra cứu tài liệu bên trong và bên ngoài thư viện
Bộ máy tra cứu bao gồm 2 loại:
-Bộ máy tra cứu truyền thống: + Kho tài liệu tra cứu: bách khoa thư, từ điển, + Hệ thống mục lục: MLCC, MLCĐ, MLPL… +Bộ phiếu tra cứu chuyên đề, bài trích ….
+ Thư mục TMCĐ,TMCN, TMQG….
+Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc
- Bộ máy tra cứu hiện đại: + CSDL trên CDROM
+ Mục lục điện tử
+ Máy tìm tin
+ Danh bạ chủ đề
+1số công cụ tra cứu khác : BKT online, TĐonline…
• Các yêu cầu đối vơi bộ máy tra cứu: 5 yêu cầu
( 1) Khả năng bao quát các nguồn lực thông tin:
Bộ máy tra cứu phải bao quát được thực trạng nguồn lực thông tin của thư viện
Lý do: phải đảm bảo tính bao quát vì bộ máy tra cứu là ấm gương phản ánh nguồn lực thông tin, những tài liệu không được phản ánh trong bộ máy tra cứu sẽ rất khó khăn cho bạn đọc trong việc tiếp cận
Để đảm bảo khả năng bao quát thư viện và cơ quan thông tin phải thường xuyên tiến hành khiểm tra cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ thông tin trong hệ thống tra cứu nhằm đảm bảo sự tương thích giữa bộ máy tra cứu và nguồn lực thông tin của thư viện
(2 ) Tính linh hoạt : xét ở 2 phương diện
- Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ thông tin:
Lý do phải đảm bảo tính cập nhật: nguồn lực thông tin là hệ thống năng động luôn luôn biến đổi, bộ máy tra cứu muốn phản ánh được nguồn lưc thông tin phải
có tính kinh hoạt để đáp ứng sự biến đổi đó
Trang 2Yêu cầu: bộ máy tra cứu phải được tổ chức linh hoạt để đảm bảo cho việc cập nhật và loại bỏ thông tin 1 cách dễ dàng Và việc cập nhật loại bỏ thông tin không ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thông
- Linh hoạt trong sử dụng: bộ máy tra cứu cần được thiết kế để dễ dàng cho việc di
chuyển từ vị trí này đến vị trí khác và dễ dàng trong việc sử dụng không bị phụ thuộc vào không gian và thời gian
Ví dụ OPAC của trường đại học văn hóa không tra cứu trên mạng được
( 3) Tính hiệu quả: xét ở hai phương diện
- Hiệu quả trong tra cứu: bộ máy tra cứu phải được tổ chức khoa học, thuận tiện
đảm bảo phát huy hiệu quả cao nhất cho việc tra cứu của người dùng tin
Yêu cầu chung:
+ Dễ dàng sử dụng
+ có hướng dẫn khái quát và cụ thể cách thức sử dụng tra cứu
+ Cung cấp nhiều khả năng tra cứu đối với các điểm truy cập khác nhau
+Tra cứu ở bất kỳ đâu và bất kỳ nơi nào
Yêu cầu cụ thể
+ Đối với bộ máy tra cứu truyền thống phải được tổ chức 1 cách khoa học gồm nhiều thành tố khác nhau đa dạng về hình thức
+ đối với bộ máy tra cứu hiện đại cần có yêu cầu cụ thể sau:giao diện thân thiện với người dùng, có nhiều phương thức tìm kiếm, hỗ trợ đa ngôn ngữ, hỗ trợ kết quả tìm dưới nhiều định dạng khác nhau, có khả năng liên kết tới nhiều cơ sở dữ liệu khác và có kết nối mạng
(4 ) Tính chuẩn hóa: bộ máy tra cứu phải phải tuân thủ về xử lý và lưu trữ thông
tin
Lý do: tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý thông tin tạo nên sự thông nhất và nâng cao chất lượng của bộ máy tra cứu
Tuân thủ các tiêu chuẩn về lưu trữ thông tin tạo tiền đề cho việc chia sẻ, trao đỏi thông tin
Chuẩn mô tả: ISBD, AACR2
(5 ) Một số yêu cầu khác
- chiếm ít diện tích
Trang 3Câu 2 Khái quát về khổ mẫu MARC
• Khái niệm: MARC = Machinaradable cataloging MARC là chuẩn để trình bày
và trao đổi các dữ liệu thư mục và các dữ liệu liên quan dưới dạng máy tính có thể đọc được
Là 1 mô tả có cấu trúc dàng riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử
• Lịch sử:
USMARC
CANMARC(CANADA)…
• Cấu trúc của MARC : cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong
đó các dữ liệu được sắp xếp trong các trường, có độ dài thay đổi hoạc cố định
bảo khả năng lưu giữ và truy xuất thông tin
thông tin ISO.2709 gồm 3 phần sau:
( 1) Đầu biểu (LEADER)
- Đầu biểu là trường đầu tiên của 1 biểu ghi thư mục các dữ liệu đầu biểu này thông thường do máy tính tự sinh ra
- Đầu biểu cho biết thông tin về thuộc tính và trạng thái của biểu ghi như độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, mức độ mã hóa, quy tắc mô tả được sử dụng
(AACR, ISBD)
( 2) Danh mục (DIRECTORY)
- Danh mục là phần tiếp theo của đầu biểu, giúp cho việc tiếp cận các trường trong biểu ghi
ứng với 1 trường trong biểu ghi
thiết lập
( 3) Các trường của biểu ghi MARC
Trang 4• Các trường điều khiển: chia các thông tin mã hóa như mã số biểu ghi (001), mã
cơ quan (003) các chỉ số phân loại DDC (082) BBK (084), mã nước xuất bản (044), mã ngôn ngữ (041),…
• Các trường dữ liệu : chứa các thông tin thu mục, các thông tin về thuộc tính của đối tượng cần quản lý
trường dữ liệu gồm 5 thành phần:
a. Nhãn trường
- Khối trường điều kiện :có nhãn là 0xx
b. Chỉ thị trường
( indicators)
- Mỗi chỉ thị trường là 1 con số từ 0 đến 9 Một trường có 2 chỉ thị có thể 1trong
2 chỉ thị đó không được xác định
c. Trường con và mã trường con
- 1 trường có thể chia thành nhiều trường con
- Trường con xác định các yếu tố riêng biệt của trường dữ liệu
sau dấu ngăn cách $ hoạc dấu /
Ví dụ: $a,$b,/a,/b
d. Dữ liệu các trường
- Bao gồm thông tin thư mục ( siêu dữ liệu Metadata) được rút ra trong quá trình
xử lý thông tin: tên sách, tên tác giả, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề
- Các dữ liệu trình bày trong các trường theo quy định chung của khổ mẫu biên mục và quy định của các tiêu chuẩn mô tả như ISBD hay quy tắc mô tả
AACR2
e. Mã kết thúc trường
Câu 3: khái niệm mục lục điện tử, phân loại mục lục điện tử, những vấn đề cần quan tâm khi xây dựng mục lục điện tử
Trang 5a.Khái niệm: mục lục điện tử là danh mục về tài liệu trong các cơ quan thông
tin thư viện, được lưu trũ trên các phưng tiện cho phép người dùng tin có thể sử dụng máy tính để tra cứu
- Các cơ sở dữ liệu thư mục do các cơ quan thông tin thư viện tạo lập là tiền đề
để mục lục điện tử hoạt động
b.Phân loại mục lục điện đử
Căn cứ vào phương thức truy cập mục lục điện tử được chia làm 2 loại:
- Mục lục điện tử gián tuyến (offline) dữ liệu được tổ chức lưu trữ trên các vật mang tin như đĩa CDRom, DVD, các bộ nhớ của máy tính không kết nối mạng
Ưu điểm: cập nhật thông tin độc lập
Nhược điểm: cập nhật thông tin chậm
- mục lục điện tử công cộng, trực tuyến(OPAC):Onlie public accss cataloging là loại mục lục thư viện gồm các biểu ghi thư mục được quản trị lưu trữ trên 1 máy chủ(server) các máy trạm kết nối thông qua mạng để cập nhật, khai thác thông tin
+ các phần mềm thư viện tích hợp đều hỗ trợ thiết lập (có 1 một phân hệ mục lục công cộng trực tuyến OPAC
+ Mục lục trực tuyến lớn nhất hiện nay là OCLC thư viện quốc hội Mỹ có hơn
61 triệu bản ghi
c.những vấn đề cần quan tâm khia xây dựng mục lục điện tử: có 3 vấn đề lớn sau
• Tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục
- Xác định danh mục các trường dữ liệu
+ Đây là việc xác định những thuộc tính nào của đối tượng sẽ quản trị trong các
trường nào của cơ sở dữ liệu
+ Số lượng các trường dữ liệu phụ thuộc vào đối tượng quản lý ( sách, tạp chí…) + các khổ mẫu biên mục như MARC có thể hỗ trợ việc xác định các trường dữ liệu
+ Đây là việc căn cứ theo các trường dữ liệu đã lựa chọn tạo ra các biểu mẫu trên giấy hoạc trên máy để hỗ trợ cho cán bộ biên mục
+ Mỗi đối tượng có biểu mẫu nhập tin khác nhau
Trang 6+ có nhiều hình thức biểu mẫu nhập tin workseet ( trên giấy) và workfrom( trên máy)
- Định chỉ mục cơ sở dữ liệu ( tạo tệp đảo)
+ Đây là việc lựa chọn các thuộc tính để tạo điểm truy cập
+ chỉ lực chọn các thuộc tính người dùng tin thường xuyên quan tâm: trường tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khóa, ký hiệu phân loại
+ Biên mục sao chép ( coppy cataloging) là việc biên mục dựa trên các kết quả biên mục có sẵn của 1 thư viện hay 1 trung tâm xử lý thông tin khác
Biên mục sao chép yêu cầu có 2 thư viện tham gia : 1 thư viện có dữ liệu gốc, 1 thư viện thực hiện biên mục sao chép
Quy trình : Lập kết nối giữa 2 thư viện
Tìm kiếm
Tải biểu ghi
Sửa đổi
Lưu trữ
+ Biên mục gốc: áp dụng cho những thư viện không thể tìm kiếm thông qua giao thức Z39.50
Để biên mục gốc đòi hỏi các thư viện phải sử dụng các khổ mẫu biên mục các tiêu chuẩn, quy tắc mô tả phù hợp để tạo ra các biểu ghi thư mục
+ Giao diện tìm kiếm cung cấp cho người dùng dưới các dạng khác nhau
+ MLĐT chuẩn thường hỗ trợ người dùng các giao diện để có thể tìm kiếm theo
4 phương thức : tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, tìm theo biểu thức, tìm liên thư viện
- Định dạng hiển thị kết quả tìm kiếm
+ Định dạng hiển thị là việc thể hiện kết quả tìm kiếm của người dùng tin dưới các dạng khác nhau trên mục lục điện tử
+ Thông thường mục lục điện tử hỗ trợ người dùng các định dạng hiển thị kết quả từ khóa sau : tốm tắt, đầy đủ(chi tiết), MARC, sơ đồ
Trang 7• Quản trị mục lục điện tử
- Cập nhật, loại bỏ thông tin, hiệu chỉnh thông tin
ĐỀ CƯƠNG MÔN : ĐỊNH ĐỀ MỤC CHỦ ĐỀ VÀ ĐỊNH TỪ KHÓA
a, định đề mục chủ đề
- Định đề mục chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu là kết quả được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề
b đề mục chủ đề
- là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả 1 cách ngắn gọn chủ
đề và các góc độ nghiên cứu, nôi dung tài liệu cũng như hình thức của tài liệu Nói cách khác ĐMCĐ là 1 dạng ngôn ngữ tư liệu được xây dựng trên
cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt từ vựng và được trình bày theo nguyên tắc “ chính- phụ” ĐMCĐ là dấu hiệu giúp cơ qua thư viện thông tin
có thể cho phép người đọc, người dùng tin tiếp cận với tài liệu hoặc thông
Trang 8tin theo chủ đề Đề mục chủ đề có thể là 1 vấn đề ( VD: máy tính, máy in, mưa, bão…) có thể là tên của 1 vùng ( VD: Hà Nội, Huế, Đà Nẵng), có thể
là tên 1 quốc gia ( Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc), có thể là tên 1 nhân vật( VD: Nguyễn Du, Hồ Chí Minh), có thể là 1 từ viết tắt (VD:
ASEAN,UNESSCO)
- xét về mặt từ loại:
+ danh từ chung (VD: sinh viên)
+danh từ riêng (VD: Trường Đại học VH Hà Nội)
+ đề mục chủ đề đơn: là đề mục chỉ có 1 thành phần là tên gọi của chủ đề không có góc độ nghiên cứu chuyên sâu cũng như hình thức của tài liệu +đề mục chủ đề phức: là loại có 2 thành tố trở lên bao gồm tên của chủ
đề và phụ đề
Có 4 loại phụ đề:
+ phụ đề nội dung: là loại phụ đề miêu tả góc độ nghiên cứu chuyên sâu của tài liệu
Ví dụ: Kỹ thuật nuôi cá cảnh (phụ đề nội dung)
+ phụ đề địa lý: dùng để mô tả 1 đối tượng địa lý địa danh đề cập trong nội dung thư viện
Ví dụ: công hội đỏ Việt Nam
+ phụ đề thời gian: dùng để mô tả 1 dấu mốc, 1 khoảng thời gian liên quan đến nội dung được đề cập trong tài liệu
Ví dụ: VH lãng mạn Việt Nam 1930-1945
+phụ đề hình thức: mô tả loại hình hay hình thức của tài liệu
Ví dụ: Sổ tay địa danh Việt Nam
- Xét về cách sử dụng: có 2 loại: Đề mục chủ đề tương ứng
Đề mục chủ đề tổng quát
+ Đề mục chủ đề tương ứng: là đề mục chủ đề mà các khái niệm của nó hoàn toàn tương ứng với các vấn đề được đề cập trong nội dung của tài liệu
Trang 9đề cập từ 3 vấn đề trở xuống dùng đề mục chủ đề tương ứng để đáp ứng chỉ số
Ví dụ: kỹ thuật nuôi cá mè trắng, mè hoa
CĐ1 CĐ2
+ Đề mục chủ đề tổng quát là loại đề mục chủ đề mà các khái niệm của nó luôn rộng nghĩa hơn, bao hàm các vấn đề được đề cập đến trong nội dung của tài liệu Khi TL đề cập từ 4 vấn đề trở lên dùng để mục chủ đề tổng quát
để đánh chỉ số
Ví dụ: 10 nhà hội lớn thế giới ( đề mục chủ đề là “Nhà hội họa”)
c Từ khóa, định từ khóa, bộ từ khóa
Khái niệm từ khóa:
- Tiêu chuẩn Việt Nam 5453-91: Từ khóa là từ hoặc cụm từ rút ra từ tài liệu hoặc yêu cầu tin và mang ý nghĩa chủ đạo xét trên quan điểm tìm tin
từ khóa có mức độ quan trọng tối đa đối với 1 tài liệu cụ thể
- Từ khóa là thuật ngữ được sử dụng để thể hiện đề tài của văn bản
Từ khóa là từ hay cụm từ ổn định và đủ ý nghĩa biểu thị những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu, và sử dụng để tìm tài liệu trong cơ
sở dữ liệu chứa từ hay cụm từ đó
Khái niệm: Định từ khóa:
- Là quá trình xử lý nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng tập hợp các từ khóa nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hóa
- Định từ khóa là quá trình thể hiện nội dung tài liệu hoặc yêu cầu tin bằng ngôn ngữ từ khóa
Khái niệm Bộ từ khóa:
- Là tập hợp các từ khóa được cơ quan thư viện thông tin quy ước sử dụng
để mô tả nội dung và hình thức của tài liệu khi xây dựng CSDL Trong đó các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái và được quy ước, kiểm soát về mặt từ vực Phạm vi sử dụng của bộ từ khóa có thể trong một hoặc một
số cơ quan đơn vị thông tin thư viện
2. Ứng dụng định đề mục chủ đề và định từ khóa tài liệu
- Tổ chức và các phương tiện tra cứu theo chủ đề
Trang 10+ Mục lục chủ đề: cho ta biết là 1 chủ đề có bao nhiêu tài liệu viết về nó + Hộp phiếu chuyên đề: chỉ tập trung những tài liệu chuyên đề
+ Ô tra chủ đề chữ cái: là công cụ hỗ trợ cho mục lục phân loại
+ Mục lục kiểu từ điển: là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả, tên nhan đề và đề muc chủ đề
- Giúp cho việc biên soạn thư mục chuyên đề: Phản ánh các tài liệu về một chủ đề chuyên đề nào đó
Phương pháp phân tích chủ đề:
- Để phân tích chủ đề cần phải nghiên cứu nội dung tài liệu
+ Nhan đề: xác định được tài liệu viết về vấn đề gì: Đối tượng và phương diện của nó
+Thông tin bổ sung cho nhan đề
+Lời giới thiệu, lời nói đầu, lời nhà sản xuất: Giải thích rõ đối tượng và phương diện nghiên cứu của tài liệu nhưng nhan đề chưa rõ
+ Mục lục: bao gồm chương, phần => xác định đối tượng nghiên cứu, các khía cạnh về nội dung, về thời gian và địa điểm
+ Tóm tắt (nếu có)
+ Yếu tố xuất bản ( tên nhà xuất bản, Năm xuất bản)
+ Bảng biểu và tài liệu kèm theo
tích được chủ đề của tài liệu thì phải đọc tài liệu và sử dụng phương pháp đọc lướt ( đọc phần mở đầu, kết luận của các chương, các phần và đọc những phần in nghiêng, in đậm trong chính văn) Nếu đọc lướt vẫn chưa phân tích được chủ đề của tài liệu thì phải nhờ đến các công tác viên đó
là các chuyên gia đầu ngành của lĩnh vực mà tài liệu đó đề cập
- Để phân tích chủ đề nhanh chóng chúng ta cần trả lời 5 câu hỏi sau:
+ Câu hỏi 1: tài liệu đó viết về vấn đề gì? Hay những vấn đề gì?
+ Câu hỏi 2: góc độ nghiên cứu chuyên sâu của vấn đề là gì?
+ Câu hỏi 3: địa điểm liên quan đến vấn đề là gì?
+ Câu hỏi 4: Thời gian liên quan đến vấn đề?
+ Câu hỏi 5: Hình thức của tài liệu? => trả lời: xác định nội dung,
phương tiện ( nội dung, địa điểm, hình thức và thời gian…)
Yêu cầu nội dung định từ khóa
Trang 11• Cần đảm bảo 3 tiêu chí sau:
- Dảm bảo tính đầy đủ: thể hiên khía cạnh nội dung của tài liệu và thay thế được nội dung chính của tài liệu trong quá trình tìm tin
dụng nên nó phải phù hợp với mục tiêu phục vụ của thư viện hay cơ quan thông tin đó Có nghĩa là phải phù hợp với nhu cầu của người dùng tin của hệ thống với diện đề tài mà cơ quan đó phải phục vụ
- Đảm bảo tính đặc trưng: các khái niệm thể hiện sát nhất nội dung của tài liệu mức đô khái quát hay cụ thể của khái niệm hoàn toàn do nội dung tài liệu và đối tượng dùng tin quy định Các khái niệm đặc trưng của tài liệu được chia làm 2 nhóm chính :
+ Đối tượng nghiên cứu của tài liệu : là nhóm gồm những khái niệm đặc trưng bao trùm toàn bộ nội dung của tài liệu đó có thể là một vấn đề, một lính vực chuyên môn, tên gọi của một chuyên ngành, một sự vật, một hiện tượng, một vấn đề, một phương pháp, một quy trình, tên người, tên một vùng địa lý… Tài liệu có thể có một đối tượng nghiên cứu hoặc có nhiều đối tượng nghiên cứu có thể có quan hệ với nhau
VD : Các bệnh ký sinh trùng trong chăn nuôi gia súc ( có 2 đối tượng nghiên cứu : ký sinh trùng- gia súc)
+ nhóm phương diện nghiên cứu của đối tượng : gồm những khái niệm đặc trưng nói lên khía cạnh nghiên cứu của đối tượng chi tiết thêm cho đối tượng nghiên cứu làm rõ giới hạn phạm vi nghiên cứu gồm 4 phương diện nghiên cứu ( về nội dung, địa điểm, thời gian, hình thức )
chủ đề của thư viện Quốc hội” và được giữ nguyên đến bây giờ
(trong đó có 7000 chủ đề mới và các chỉ dẫn tham chiếu, có 2800 chủ đề
có sự thay đổi ít nhiều)
197000 ĐMCĐ tên riêng, 18600 ĐMCĐ tên dòng họ, 5000 ĐMCĐ tên
cơ quan tổ chức, 4800 tiêu đề thống nhất, 200700 ĐMCĐ phụ đề nội