Trả lờiCâu 1 : Trình bày các khái ni m : T ch c thông tin ; H th ng tra c u ệ ổ ứ ệ ố ứ • K/n Tổ chức thông tin - Xét về bản chất, tổ chức TT là việc sắp xếp và lưu trữ các TT về tài liệ
Trang 1Tổ chức thông tin
1 Trình bày các khái niệm : Tổ chức thông tin ; Hệ thống tra cứu
2 Trình bày các nguyên tắc của tổ chức thông tin Cho ví dụ
3 Trình bày vai trò của hệ thống tra cứu thông tin
4 Phân loại hệ thống tra cứu thông tin
5 Trình bày những yêu cầu đối với hệ thống tra cứu thông tin
6 Trình bày đặc điểm của hệ thống tra cứu thông tin truyền thống
7 Phân loại mục lục truyền thống
8 Trình bày về các bộ phiếu truyền thống
9 Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo tác giả
10.Trình bày phương pháp tạo lập điểm truy cập theo phân loại
11.Trình bày về hạ tầng công nghệ thông tin để xây dựng bộ máy tra cứu hiện đại 12.Trình bày khái quát cấu trúc của khổ mẫu biên mục MARC
13.Phân tích cấu trúc của một trường trong khổ mẫu biên mục
14.Trình bày khái quát về khổ mẫu biên mục Dublin core
15.Trình bày khái niệm cơ sở dữ liệu, phân loại cơ sở dữ liệu
16.Trình bày khái niệm dữ liệu và đặc trưng dữ liệu trong tổ chức
thông tin tự động hoá
17 Phân tích các cấp độ tổ chức dữ liệu trong CSDL
18 Trình bày khái niệm mục lục điện tử, ưu điểm của mục lục
19.Trình bày những vấn đề cần quan tâm khi tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục 20.Trình bày những vấn đề cần quan tâm trong cấu hình và quản trị mục lục
21 Trình bày về các bước tạo lập Cơ sở dữ liệu toàn văn
Trang 2Trả lời
Câu 1 : Trình bày các khái ni m : T ch c thông tin ; H th ng tra c u ệ ổ ứ ệ ố ứ
• K/n Tổ chức thông tin
- Xét về bản chất, tổ chức TT là việc sắp xếp và lưu trữ các TT về tài liệu ( TT thư mục, siêu dữ liệu, TT cấp 2…) theo 1 nguyên tắc, trật tự nào đó nhằm quản
lý và sử dụng chúng 1 cách tốt nhất
- Tổ chức TT đc thực hiện trong các TV và các cơ quan TT
- Tổ chức TT là 1 khâu công tác quan trọng gắn liền vs công tác xử lý TT và biên mục
- Mục đích : tạo lập nên bộ máy tra cứu vs các thành tố : các loại mục lục hộp phiếu, CSDL, mục lục điện tử, mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC
• K/n Hệ thống tra cứu
- Hệ thống : có thể đc định nghĩa như 1 tập hợp các phần tử , các phần tử có liên
hệ vs nhau để tạo thành 1 tổng thể chung
- Hệ thống TT : là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm TT là yếu tố đầu ra
- Hệ thống tra cứu TT : xét về bản chất hệ thống tra cứu TT là tập hợp các công
cụ tra cứu mà trong đó người ta tổ chức, sắp xếp và lưu trữ các yếu tố siêu dữ liệu theo những trật tự nhất định nhằm tạo lập ra các điểm truy cập để người dùng tin có thể tìm kiếm, tiếp cận khai thác TT
Câu 2 : Trình bày các nguyên t c c a t ch c thông tin Cho ví d ắ ủ ổ ứ ụ
Tổ chức TT dựa trên các đặc trưng cơ bản của vốn tài liệu Đó là các đặc trưng về hình thức và nội dung của TL
- Về hình thức : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng tiêu biểu : tác giả, nhan đề TL, khổ cỡ… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình mô tả thư mục TL
- Về nội dung : TL có thể đc nhận dạng qua 1 số đặc trưng : chủ đề, từ khóa, KHPL, tóm tắt ndung… những đặc trưng này đc rút ra từ quá trình xử lý ndung TL
Từ đặc trưng về hình thức và ndung có thể thấy đc 4 nguyên tắc đc áp dụng :
- Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về hình thức của vốn TL
Trang 3+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng về hình thức TL
VD : mục lục chữ cái : tác giả, nhan đề…
- Tổ chức TT dựa trên đặc trưng về ndung của vốn TL
+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng về ndung của VTL
VD : mục lục chủ đề, mục lục phân loại
- Nguyên tắc hỗn hợp :
+ các TT về TL đc sắp xếp, tổ chức theo các dấu hiệu giúp cho việc tra cứu, nhận dạng cả về hình thức cũng như ndung của TL
VD : mục lục kiểu từ điển
- Tổ chức TT theo nguyên tắc tuần tự ngẫu nhiên
Áp dụng chủ yếu trong việc xây dựng các CSDL Các TL đc nhập vào CSDL sẽ
đc gán 1 số nguyên dương duy nhất tăng dần hay còn gọi là số hiệu biểu ghi file chủ, tệp chủ ( MFN – master file number)
Câu 3 : Trình bày vai trò c a h th ng tra c u thông tin ủ ệ ố ứ
• Đối với cơ quan TT :
- Giúp cơ quan TT có thể thực hiện đc nhiều khâu công việc
- Các bình diện thể hiện :
+ kiểm soát đc nguồn lực TT trên nhiều phương diện khác nhau : quy mô, thành phần cơ cấu, đặc điểm ndung, hình thức…
- Cung cấp công cụ để cán bộ TT truy cập, tìm kiếm, khai thác TT, phục vụ các yêu cầu của NDT
- Tạo cơ sở để cơ quan TT có thể định hướng trong công tác phát triển nguồn lực
TT, tổ chức các dịch vụ
• Đối với NDT
- Hệ thống tra cứu TT cung cấp cho NDT phương tiện tra cứu, tìm kiếm TT
- Các bình diện thể hiện :
+ NDT có thể nắm bắt đc các đặc trưng của nguồn lực TT
+ là cầu nối giữa NDT và nguồn lực TT
- Cung cấp cho NDT tấm gương phản ánh nguồn lực TT
- NDT có thể tra tìm theo nhiều dấu hiệu khác nhau
- Định hướng cho NDT khai thác nguồn lực TT hiệu quả
Trang 4- Các hệ thống tra cứu ứng dụng CNTT có thể hỗ trợ NDT liên kết, khai thác các
TT cấp 1 thông qua máy tính hay môi trường mạng
Câu 4 : Phân lo i h th ng tra c u thông tin ạ ệ ố ứ
Căn cứ vào phương tiện và trình độ kỹ thuật để xây dựng hệ thống tra cứu TT đc chia thành:
- Hệ thống tra cứu TT truyền thống
- Hệ thống tra cứu TT bán tự động
- Hệ thống tra cứu TT tự động hóa
• Hệ thống tra cứu TT truyền thống
Đc xây dựng bằng phương pháp thủ công gồm :
- Kho TL tra cứu truyền thống
- Hệ thống mục lục truyền thống
- Các bộ phiếu truyền thống
- Hồ sơ câu trả lời cho bạn đọc
• Hệ thống tra cứu bán tự động
- Đc xây dựng với sụ hỗ trợ 1 phần của máy móc vào thập niên 70 của thế kỷ 20
- Điển hình của hệ thống tra cứu TT bán tự động là hệ thống phiếu lỗ
- Khi CNTT đc áp dụng vào hệ thống tổ chức TT hệ thống này không tồn tại
• Hệ thống tra cứu TT tự động hóa
- TT đc tổ chức 1 cách tự động hóa bằng máy tính điện tử
- TT đc lưu trữ trong máy tính hay những vật mang tin mà máy tính điện tử có thể đọc đc
- Hạt nhân của hệ thống tra cứu TT tự động là các CSDL gồm nhiều loại khác nhau :
+ CSDL thư mục
+ CSDL dữ kiện
+ CSDL toàn văn
- Các CSDL này đều cung cấp 1 giao diện để người sử dụng có thể tìm kiếm khai thác TT
Câu 5 : Trình bày nh ng yêu c u ữ ầ đố ớ ệ ố i v i h th ng tra c u thông tin ứ
Có 4 yêu cầu : + khả năng bao quát
+ tính linh hoạt
Trang 5+ tính hiệu quả
+ khả năng liên kết chia sẻ
• Khả năng bao quát
- Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng bao quát ở những phạm vi khác nhau
+ bao quát 1 bộ sưu tập trong nguồn lực TT của cơ quan TT
+ bao quát toàn bộ nguồn lực TT
+ mở rộng liên kết đến các nguồn lực TT của cơ quan TT khác
- Yêu cầu :
+ thường xuyên tiến hành ktra, cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ TT nhằm đảm bảo sự tương thích giữa hệ thống tra cứu và nguồn lực TT
+ đảm bảo khả năng kết nối liên thông giữa các thành tố trong hệ thống tra cứu, giữa các hệ thống tra cứu
• Tính linh hoạt
- Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ TT
+ Lý do : nguồn lực TT luôn biến động, hệ thống tra cứu phải linh hoạt để phản ánh đc đầy đủ sự thay đổi, biến động của nguồn lực TT
+ Yêu cầu : hệ thống tra cứu phải đc tổ chức linh hoạt đảm bảo cho việc cập nhật bổ sung loại bỏ TT đc thuận tiện, dễ dàng Việc cập nhật bổ sung, loại bỏ, sửa đổi TT không đc ảnh hưởng đến cấu trúc hệ thống
- Linh hoạt trong việc di chuyển và sử dụng
• Tính hiệu quả
Hiệu quả trong việc tra cứu
Hệ thống tra cứu phải đc tổ chức khoa học, thuận tiện đảm bảo phát huy hiệu quả tốt nhất cho việc tra cứu của NDT
Hiệu quả kinh tế
+ tính kinh tế thể hiện qua chi phí xây dựng hệ thống tra cứu + thể hiện qua giá thành mỗi TT đc cung cấp
• Khả năng liên kết chia sẻ
- Hệ thống tra cứu phải đảm bảo đc khả năng liên kết chia sẻ
- Lý do :
+ xu hướng toàn cầu hóa cơ quan TT không thể tồn tại đơn lẻ
+ tăng khả năng đáp ứng của các cơ quan TT
+ tiết kiệm chi phí
Trang 6+ nâng cao chất lượng hệ thống tra cứu
- Yêu cầu :
+ hệ thống tra cứu phải tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý và lưu trữ TT + HTTC phải tuân thủ các tiêu chuẩn về CNTT
+ HTTC cần đảm bảo có thể truy cập dễ dàng bất cứ đâu và bất cứ khi nào + phải có cơ chế phù hợp để đảm bảo khả năng liên kết, chia sẻ, trao đổi
Câu 6: Trình bày đặ đ ể c i m c a h th ng tra c u thông tin truy n th ng ủ ệ ố ứ ề ố
• Xuất hiện sớm
- Mục lục dạng sách xuất hiện gần như cùng vs sự ra đời của thư viện
- Mục lục dạng phiếu xuất hiện đầu thế kỷ 19
• Đc tạo ra chủ yếu bằng phương pháp thủ công
- Thời kỳ đầu hoàn toàn do con người thực hiện
- Khi CNTT đc áp dụng vào TV 1 số khâu công việc đc hỗ trợ bằng máy tính
- VD : + tạo và in phiếu mô tả
+ tạo lập các sản phẩm thư mục tự động
• Gồm nhiều thành tố và đa dạng về hình thức
- Nhiều thành tố : + các loại mục lục
+ các bộ phiếu truyền thống
+ các bản thư mục
- Đa dạng về hình thức : dạng sách, dạng phiếu, dạng tờ rơi
• Đầu tư về kinh phí ít nhưng tốn nhiều công sức xây dựng
- Chi phí về vật tư trang thiết bị ít
- Do XD bằng phương pháp thủ công nên tốn nhiều tgian công sức
+ biên tập
+ tổ chức
+ sắp xếp
• Có nhiều hạn chế trong việc sử dụng
- Mỗi thành tố chỉ cung cấp cho người dùng 1 cách tiếp cận, tra cứu TT
- Hạn chế về số lượng người truy cập trong 1 thời điểm
- Bị giới hạn về không gian, tgian
- Tốc độ tìm kiếm chậm
Trang 7Câu 7: Phân lo i m c l c truy n tr ng ạ ụ ụ ề ố
• Căn cứ vào đặc trưng của VTL
- Mục lục chữ cái : + mục lục chữ cái tác giả
+ mục lục chữ cái tên TL
- Mục lục phân loại
- Mục lục chủ đề
- Mục lục kiểu từ điển
• Căn cứ vào đối tượng sử dụng
- Mục lục độc giả : phục vụ bạn đọc, cung cấp TT có sự lựa chọn
- Mục lục công vụ : dành cho cán bộ; phản ánh toàn bộ nguồn lực TT của TV; kèm theo các ghi chép nghiệp vụ
• Căn cứ vào phạm vi phản ánh kho TL
- Mục lục kho sách riêng : phản ánh 1 kho sách cụ thể
- Mục lục tổng quát : p/á toàn bộ TL của 1 TV
- Mục lục liên hợp : p/á TL của 2 TV trở lên
• Căn cứ vào ngôn ngữ TL
Mục lục theo từng ngôn ngữ :
+ mục lục TL Tiếng Việt
+ mục lục TL Tiếng Anh
+ mục lục TL Tiếng Nga
• Căn cứ vào hình thức TL
- Mục lục sách
- Mục lục báo và tạp chí
- Mục lục luận án
- Mục lục bản đồ…
• Căn cứ vào tgian xuất bản và biên mục : lấy mốc tgian để phân chia
• Căn cứ vào dấu hiệu địa lý
Mục lục địa chí : + mục lục phân loại
+ mục lục chữ cái
+ hộp phiếu xuất bản phẩm địa phương
+ hộp phiếu nhân vật địa phương
+ hộp phiếu tra cứu địa lý địa danh
• Căn cứ vào hình thức của mục lục
Trang 8- Mục lục dạng sách : khó cập nhật, loại bỏ TT ; dễ sử dụng
- Mục lục hộp phiếu : dễ cập nhật, loại bỏ TT ; sử dụng bị phụ thuộc vào không gian, tgian
- Mục lục dạng khác : tờ rơi, quay, áp phích
Câu 8 : Trình bày v các b phi u truy n th ng ề ộ ế ề ố
• Hộp phiếu chuyên đề
- Tổ chức theo 1 chủ đề hoặc 1 số chủ đề nào đó đc người đọc và người dùng tin của TV quan tâm
- Tổ chức, xây dựng theo 3 bước :
+ chọn đề tài
+ xđịnh nguồn TL bổ sung vào hộp phiếu
+ lựa chọn và xử lý TT
• Bộ phiếu dữ kiện
- Là tập hợp các phiếu chứa TT về sự kiện, đối tượng cụ thể đc sắp xếp theo 1 trật tự nhất định, nhằm đáp ứng các nhu cầu tin về dữ liệu, dữ kiện
- Bộ phiếu dữ kiện không chỉ cung cấp các TT cụ thể mà còn cung cấp các nguồn tin, địa chỉ của các TT đó
• Bộ phiếu bài trích
- Phản ánh các bài trích đăng trong báo, tạp chí, tập san hoặc 1 số TL chuyên khảo Giúp người đọc và NDT khai thác sử dụng sâu vốn TL
- Hộp phiếu bài trích thường đc tập hợp theo chủ đề mà người đọc và NDT thường quan tâm
Câu 9: Trình bày ph ươ ng pháp t o l p i m truy c p theo tác gi ạ ậ đ ể ậ ả
- Trong hệ thống tra cứu TT truyền thống để tạo lập ra các điểm truy cập theo tác giả các TV và CQTT tạo lập ra mục lục chữ cái tác giả
- Mục lục chữ cái tác giả trả lời cho câu hỏi tìm tim : có bao nhiêu tác phẩm của
1 tác giả trong HTTC TT ?
Các bước tiến hành :
• Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề
- Mục đích của phiếu tiêu đề dùng để phân hoạch các phiếu mô tả
- Định hướng cho người dùng trong việc tìm kiếm TT và giúp cán bộ TV dễ dàng trong việc tổ chức HTTC
Trang 9- Có 2 loại phiếu tiêu đề :
+ phiếu tiêu đề chính : p/á vần chữ cái của 1 ngôn ngữ nhất định
+ phiếu tiêu đề phụ : p/á vần chữ cái đc ghép vs nguyên âm or phụ âm
• Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn
- Phiếu hướng dẫn giúp NDT khắc phục hiện tượng mất tin, nhiễu tin trong quá trình tìm kiếm
- Trong mục lục chữ cái tác giả phiếu hướng dẫn “ xem “ chỉ dẫn cho người đọc tìm TL trong các trường hợp sau :
+ tác giả cá nhân có nhiều tên bút danh
+ tác giả tập thể có tên gọi thay đổi
• Bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả
- Sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tiêu đề mô tả trong các phiếu mô tả
- Trong các tiếng giống nhau thì sẽ xếp theo thứ tự vần : tiếng k dấu xếp trc rồi đến tiếng có dầu huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng
- Cách xếp :
+ phân chia sơ bộ các phiếu theo chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả
+ phân chia chi tiết trong từng nhóm chữ cái tiếp theo
+ xếp phiếu theo thứ tự vào trong hộp phiếu mục lục
• Bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu
- Giúp bạn đọc nắm đc ndung các phiếu đc lưu trữ trong hộp
- Cách ghi : chữ cái đầu tiên của phiếu tiêu đề trong hộp, dấu (-) chữ cái cuối cùng của phiếu tiêu đề trong hộp
• Bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục
Định vị hộp phiếu ở trong tủ mục lục bằng cách đánh số thứ tự của hộp phiếu và vị trí của các hộp phiếu đó ở trên tủ mục lục
Câu 10: Trình bày ph ươ ng pháp t o l p i m truy c p theo phân lo i ạ ậ đ ể ậ ạ
- Trong HTTC TT truyền thống mục lục phân loại cung cấp cho NDT điểm truy cập tìm kiếm từ đặc trưng ndung của TL
- Mục lục phân loại giúp cho người đọc có thể tra cứu TL theo môn ngành tri thức
Các bước tiến hành :
• Bước 1 : thiết lập phiếu tiêu đề
- Phiếu tiêu đề trong MLPL p/á các cấp phân chia của bảng PL
- Có 2 loại :
Trang 10+ phiếu tiêu đề chính(cấp 1) : p/á lớp phân chia đầu tiên của bảng PL
+ phiếu tiêu đề phụ : bao gồm các phiếu tiêu đề từ cấp 2 trở lên : p/á các mục chia, các cấp phụ thuộc của các môn loại chính
• Bước 2 : thiết lập phiếu hướng dẫn
- p/á mối quan hệ giữa các đề mục có 3 loại :
+ phiếu hướng dẫn chung
+ phiếu chỉ chỗ “ xem ”
+ phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ”
- phiếu dướng dẫn chung : giúp người đọc nắm đc những quy định theo cơ cấu, cấu trúc bảng PL
- phiếu chỉ chỗ “ xem ” : dùng hướng dẫn người đọc đi tìm TL có cùng ndung nhưng đc đề cập dưới 1 góc độ khác
- phiếu chỉ dẫn tham khảo “ cũng xem ” : dùng hướng dẫn cho người đọc đi tìm
TL ở các mục khác có ndung liên quan
• bước 3 : sắp xếp phiếu mô tả
- phân chia sơ bộ các phiếu mô tả theo môn loại chính
- trong mỗi môn loại nếu số lượng phiếu lớn hơn 30 or 50 phiếu, chia phiếu mô
tả theo cấp nhỏ hơn
- nguyên tắc sắp xếp : theo 2 nguyên tắc PL và chữ cái : trong cùng môn loại thuộc 1 phiếu tiêu đề xếp theo chữ cái tiêu đề mô tả chính Trong cùng môn loại có nhiều ngôn ngữ, sử dụng phiếu màu ngăn cách giữa các ngôn ngữ
• bước 4 : thiết lập nhãn hộp phiếu
nhãn hộp phiếu trong MLPL trình bày môn loại đầu tiên và môn loại cuối cùng đc xếp trong hộp, giữa chúng có dấu gạch ngang
• bước 5 : định vị hộp phiếu trong tủ mục lục
Câu 11:Trình bày v h t ng công ngh thông tin ề ạ ầ ệ để xây d ng b máy tra ự ộ
c u hi n ứ ệ đạ i
• Hệ thống máy tính :
- Máy chủ đc sử dụng để quản trị CSDL lưu trữ thư mục, dữ kiện và toàn văn
- Máy trạm đc sử dụng để cập nhật và khai thác các TT có trong CSDL đc lưu trữ trong máy chủ
• Hệ thống phần mềm
- Hệ thống phần mềm cơ bản gồm : hệ điều hành…