Tong quan ve quan ly du an

Giáo Trình Tổng quan về quản lý Dự Án - Project Management Overview

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Dự án là gì?

Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần được hoàn thành với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới

A project is “unique”

- Sản phẩm của dự án là duy nhất, không lặp lại

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các thành tố, giữa bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án

- Môi trường hoạt động “va chạm”, có mâu thuẫn, xung đột cần giải quyết phức tạp nhưng năng động

- Tính bất định và độ rủi ro cao: nguồn lực đầu tư nhiều,

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, và chất lượng sản phẩm/dịch

vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

3 Giám sát

•Đo lường kết quả

•So sánh với mục tiêu

•Báo cáo

•Giải quyết các vấn đề

2 Điều phối thực hiện

Bố trí tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các hoạt động Khuyến khích, động viên

1 Lập kế hoạch

•Thiết lập mục tiêu

•Dự tính nguồn lực

•Xây dựng kế hoạch

Các giai đoạn của một dự án xây dựng

tư XDCT

Dự án đầu

tư XDCT

Thiế

t kế

Thi côn

g

Đấu thầu

Giai đoạn sau đầu

tư (khai thác công trình) Chu kỳ đầu tư hay vòng đời của dự án xây dựng

Quản lý dự án xây dựng

chuẩn bị đầu tư

Nghiệ

m thu, bàn giao

thực hiện đầu tư kết thúc XD

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

 Mục tiêu của quản lý dự án

Mục tiêu của dự án là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ, thời gian cho

phép

 Quan hệ giữa ba mục tiêu cơ bản của dự án

C = f (P, T,S) Trong đó:

C: chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Thời gian Cho phép

Chi phí cho phép

Kết quả Mong muốn

Mục tiêu

SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC YấU CẦU/MỤC TIấU ĐỐI VỚI MỘT DAXD

chất lượng

Thời

Nhà nước Chủ đầu tư

DNXD

Đơn vị khảo sát

Đơn vị thiết kế

chất lượng ATLĐ Thời gian

Giá thành môi trường

nhà nước chủ đầu tư nhà tài trợ nhà thầu xd thẩm định nhà thầu khảo sỏt nhà thầu thiết kế nhà cung ứng

tư vấn giỏm sỏt

và k ỹ thu t ậ

•Qu n lý d ả ự án

Quản lý theo vòng đời của dự án

a Vòng đời của dự án theo các giai đoạn của quá trình đầu tư

b Vòng đời của dự án theo vòng đời của sản phẩm công nghiệp

Giai đoạn triển khai (xây dựng)

Giai đoạn kết thúc

Lập dự án Thiết kế Đấu thầu Thi công Nghiệm thu

Chuẩn bị đầu tư

Đưa dự án vào khai thác Thực hiện đầu tư

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời, được

hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Sau khi kết thúc dự án, cần tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.

2 Quan hệ giữa chuyên viên quản lý DA với phòng ban

chức năng trong tổ chức là độc lập, tuy họ có thể được điều từ phòng chuyên môn sang Điều này làm nảy sinh nguy cơ xảy ra mâu thuẫn về nhân sự, chi phí, thời

gian, và mức độ thỏa mãn các yêu kỹ thuật

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nội dung của quản lý dự án

Theo Viện Nghiên cứu quản trị dự án quốc tế, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực:

1 Lập kế hoạch tổng quan

- Lập kế hoạch

- Hoạch địnhchương trình chi tiết

- Quản lý những thay đổi

2 Quản lý phạm vi

- Xác định phạm vi dự án

- Lập kế hoạch phạm vi

- Quản lý thay đổi phạm vi

3 Quản lý thời gian

- Xác định công việc

- Dự tính thời gian thực hiện

- Quản lý tiến độ

- Giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ

- Phân tích báo cáo số liệu chi phí

5 Quản lý chất lượng

- Kế hoạch chất lượng

- Giám sát đảm bảo chất lượng

6 Quản lý nhân lực

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nội dung của quản lý dự án

7 Quản lý thông tin

- Lập kế hoạch quản lý thông tin

- Xây dựng kênh phân phối thông tin

- Báo cáo tiến độ

8 Quản lý cung ứng

- Kế hoạch cung ứng

- Lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức đấu thầu

- Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Lợi ích của quản lý theo dự án

 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp cho dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, xác định rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

 Tạo điều kiện phát hiện và điều chỉnh kịp thời những vướng mắc do thay đổi điều kiện không dự đoán trước được

 Tạo điều kiện đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải

quyết bất đồng

 Tạo sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Hạn chế của quản lý theo dự án

 Mâu thuẫn do cùng chia sẻ nguồn lực của đơn vị

 Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ

 Có một số vấn đề phát sinh khi kết thúc dự án

(bố trí nhân lực, v.v.)

Khác nhau cơ bản giữa quản lý dự án và quản lý quá trình sản xuất liên tục

 Quản lý sản xuất liên tục

- Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục

- Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

- Một khối lượng lớn hàng hóa và dịch

vụ được sản xuất trong một thời kỳ

- Thời gian tồn tại của DN lâu dài

- Số liệu thống kê có sẵn, và hữu ích

cho việc ra quyết định

- Không quá tốn kém khi giải quyết sai

lầm

- Tổ chức theo tổ nhóm là phổ biến

- Trách nhiệm rõ ràng và được điều

chỉnh qua thời gian

- Môi trường làm việc tương đối ổn định

- Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

- Các số liệu thống kê ít nên không được sủ dụng nhiều trong các quyết định của dự án

- Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

- Nhân sự mới cho mỗi dự án

- Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thộc tính chất của từng dự án

- Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Cách thức tổ chức quản lý dự án

1 Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

2 Chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án

Tổ chức quản lý dự án theo chức năng

 Đặc điểm :

chức của DN

phần chuyên môn trong quá trình thực hiện dự án

 Ưu điểm:

- Một người có thể tham gia nhiều dự án, tối đa hóa về hiệu quả chi phí, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm

 Nhược điểm

Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

 Đặc điểm

Hình thành tổ chức (ban) quản lý dự án mà các thành viên trong ban hoàn toàn tách khỏi phòng chuyên môn, chuyên thực hiện QLDA theo yêu cầu được giao

 Ưu điểm

- Phù hợp yêu cầu khách hàng, phản ứng nhanh

- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn

- Thành viên ban qlda do chủ nhiệm điều hành trực tiếp

- Hiệu quả thông tin cao hơn (do đường truyền thông tin được rút ngắn)

 Nhược điểm

- Phải có đủ số lượng cán bộ

- Sử dụng chuyên gia mang tính dự phòng

Các hình thức quản lý dự án

 Nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn kể từ giai đoạn chuẩn bị dự

án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng đảm bảo tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật.

Chủ đầu tư trực tiếp QLDA:

 Ban QLDA phải có năng lực tổ chức thực hiện

nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu

tư Ban QLDA có thể thuê TV quản lý, giám sát một

số phần việc nhưng phải được sự đồng ý của chủ

đầu tư.

 Việc giao nhiệm vụ và uỷ quyền cho Ban QLDA phải

được thể hiện trong quyết định thành lập Ban Chủ

đầu tư có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách

nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của

Ban.

 Ban QLDA thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và

quyền hạn do chủ đầu tư uỷ quyền, chịu trách nhiệm

trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được

giao và quyền hạn được uỷ quyền.

 Đối với dự án quy mô nhỏ, đơn giản (dưới 7 tỷ

đồng) thì chủ đầu tư có thể không lập Ban QLDA mà

sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý,

điều hành dự án hoặc thê người có chuyên môn,

kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện dự án

Thuê tổ chức tư vấn QLDA:

 Chủ đầu tư có trách nhiệm lựa chọn

và ký hợp đồng với tổ chức tư vấn QLDA có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý để giúp chủ đầu tư quản lý thực hiện dự án Chủ đầu tư

có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án.



Tư vấn QLDA thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thoả thuận trong hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và tư vấn Tư vấn QLDA chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng

4 Kiểm tra, giám sát

5 Linh họat thích ứng với thay đổi

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

(a) Đối với cấp trên

- Đảm bảo bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý dự án đạt hiệu quả

- Báo cáo thông tin đầy đủ, mức chi phí

(c) Đối vơí các thành viên dự án

- Tạo điều kiện cho thành viên dự án trở về đơn vị cũ theo

nguyện vọng hay nhu cầu công việc

Khác nhau giữa nhà quản lý chức năng

và nhà quản lý dự án

 Nhà quản lý chứcnăng

- Là chuyên gia giỏi trong lĩnh

vực chuyên môn của mình

thuật thuộc lĩnh vực chuyên

dự án

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 1 Ý nghĩa và nội dung kế hoạch

 2 Cấu trúc phân chia công việc

I Ý NGHĨA VÀ NỘI DUNG LẬP KẾ

HOẠCH DỰ ÁN

dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu

và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án,

dự tính những công việc cần làm, nguồn lực

thực hiện và thời gian làm công việc đó nhằm hoàn thành mục tiêu đã xác định của dự án.

công việc cụ thể và hoạch định một chương

trình biện pháp để thực hiện các công việc đó

Tác dụng của lập kế hoạch dự án

 Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án

 Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũng như chí phí cho từng công việc của dự án

 Là cơ sở để điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ thực hiện các công việc của dự án

 Giảm thiểu rủi ro của dự án, tránh tình trạng không khả thi, lãng phí và hiện tượng tiêu cực

 Là căn cứ để kiểm tra giám sát đánh giá tiến trình thực hiện dự án về thời gian, chi phí, chất lượng

- Lập danh mục và mã hóa công việc

- Xây dựng cấu trúc phân chia công việc

 Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN

CHIA CÔNG VIỆC

 Sau khi xây dựng được ý tưởng dự án,

việc tiếp theo là xác định, liệt kê, lập biểu bảng giải thích sự cần thiết cho các nhiệm

vụ và công việc cần thực hiện

 Sử dụng phương pháp xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS – work

breakdown structure)

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN

CHIA CÔNG VIỆC (2)

 Xây dựng cấu trúc phân chia công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án

thành những nhóm nhiệm vụ và những

công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN

CHIA CÔNG VIỆC (3)

 Một sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc Cấp trên cùng thể hiện mục tiêu cần thực hiện, cấp thấp dần thể hiện mức

độ chi tiế của mục tiêu Cấp độ thấp nhất

là công việc cụ thể

 Số lượng cấp bậc trong sơ đồ WBS phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN

CHIA CÔNG VIỆC (4)

 Yêu cầu đối với xây dựng WBS: dễ quản

lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau và phản ánh tiến độ thực hiện dự án

Thứ bậc của WBS

Cơ cấu phân tách

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

2 Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn

chính Các bộ phận cấu thành chính

3 Các nhóm nhiệm

vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn Phòng, ban, đơn vị thành viên

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội

5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc

6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể

Ví dụ: Phân chia công việc của một dự

án xây dựng văn phòng

việc trước

Kế hoạch Thực hiện chú Ghi

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (5)

- Liệt kê những đầu vào cần thiết, bản vẽ kỹ thuật và kết quả cuối cùng cần đạt cho từng công việc

- Chỉ rõ nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan

- Xác định nhu cầu về nhân sự để thực hiện từng công

việc; quy mô thiết bị, nhà xưởng, nguyên liệu, vốn cho

các công việc dự án

- Ước tính thời gian thực hiện từng công việc (nhiệm vụ

kéo dài bao lâu? Bắt đầu? Kết thúc?) làm cơ sở xây dựng

kế hoạch tiến độ

- Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức cho từng công

việc

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN CHIA

CÔNG VIỆC (6)

- Trên cơ sở sơ đồ WBS, có thể giao trách nhiệm

vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá

nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án

- WBS là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan

hệ trước sau giữa các công việc, làm cơ sở lập

sơ đồ PERT

- WBS là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết, điều chỉnh kế hoạch tiến độ thời gian , phân bổ

II XÂY DỰNG CẤU TRÚC PHÂN CHIA

CÔNG VIỆC (7)

- WBS là cơ sở để đánh giá hiện trạng và

kết quả thực hiện dự án trong từng giai

đoạn

- Với sơ đồ WBS, các nhà quản lý dự án

trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó

Nội dung phân tích

và lập một dự án

Cấu trúc nội dung của một bản

thuyết minh dự án

1 Sự cần thiết, mục đích đầu tư và tiềm năng thị trường

2 Quy mô và chương trình sản xuất

3 Lựa chọn kỹ thuật và công nghệ

4 Xác định địa điểm thực hiện

5 Quy mô xây dựng và các hạng mục công trình

6 Nhân lực và tổ chức quản lý vận hành

7 Nhu cầu vốn đầu tư và nguồn vốn

8 Phân tích hiệu quả kinh tế - tài chính

9 Phân tích tác động kinh tế - xã hội và môi trường

1 Phân tích sản phẩm và thị trường

 Phân tích định tính:

- Mức độ phù hợp của sản phẩm với chủ trương chính sách, kế hoạch phát triển của nhà nước, ngành, địa phương

- Sản phẩm định chọn ở trong giai đoạn nào của chu kỳ sống

- Sở trường của đơn vị thực hiện dự án

- Khả năng đảm bảo các nguồn lực

1 Phân tích sản phẩm và thị trường

1 Khu vực thị trường

2 Phân tích đối thủ cạnh tranh trên thị trường

3 Xác định cung, cầu hiện tại

4 Dự báo cung, cầu tương lai

5 Xác định nhu cầu chưa đáp ứng

6 Nghiên cứu giá bán sản phẩm

7 Phân tích thị trường nước ngoài (nếu có)

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

1 Loại hình đầu tư

- đầu tư mở rộng

- đầu tư mới

2 Loại hình doanh nghiệp thực hiện dự án

- Doanh nghiệp tư nhân

- Công ty TNHH

- Công ty cổ phần

- Công ty hợp danh

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

Cơ sở quyết định quy mô thực hiện dự án:

- Khả năng vốn đầu tư

- Năng lực tổ chức điều hành

- Yêu cầu của thị trường hiện tại và tương lai

- Khả năng chiếm lĩnh thị trường

- Khả năng cung cấp các yếu tố đầu vào, thiết bị công nghệ có công suất phù hợp

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.4 Xác định nhu cầu cung cấp đầu vào

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.5 Chọn công nghệ và thiết bị sản xuất

cầu của dự án

nghệ không quá cao

như nhau

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.5 Chọn công nghệ và thiết bị sản xuất

Sau khi so sánh phương án, cần nêu rõ:

- Tên và đặc điểm chủ yếu của công nghệ đã chọn

- Sơ đồ tiến trình công nghệ chủ yếu

- Nguồn và phương thức chuyển giao CN

- Ảnh hưởng đến môi trường và giải pháp xử lý

- Liệt kê danh mục các trang thiết bị cần thiết cho dự án

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.6 Lựa chọn địa điểm thực hiện dự án

Nguyên tắc chung:

thông vận tải, thông tin liên lạc

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.6 Lựa chọn địa điểm thực hiện dự án

2 Các giải pháp kỹ thuật công nghệ

2.6 Lựa chọn địa điểm thực hiện dự án

Mô tả địa điểm được chọn:

khó khăn, thuận lợi chủ yếu.