Một số khái niệm tổng quát về quản lý dự án

1 Khái niệm về quản lý dự án - Dự án là tập hợp những đề xuất, ý tưởng được thực hiện theo một quy trình để đạt được mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian nhất định với việc sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên (kinh phí, nhân vật lực). - Dự án đầu tư: là một tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo hoặc nâng cấp những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó trong khoảng thời gian nhất định. Do vậy một dự án đầu tư thường phải giải quyết được các nội dung chính sau: - Mục tiêu phải đạt được khi thực hiện xong dự án; - Các hiệu quả kinh tế xã hội thu được khi đưa dự án vào khai thác; - Các nguồn lực được sử dụng đề thực hiện dự án. - Dự án đầu tư xây dựng hay dự án xây dựng là tập hợp những đề xuất ý tưởng về việc bỏ vốn ra để tạo mới, mở rộng hay cải tạo sửa chữa công trình xây dựng nhằm công trình hoàn đạt chất lượng, sử dụng nguồn nhân vật lực hợp lý trong khoảng thời gian xác định

Một số khái niệm tổng

quát về quản lý dự án

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm …

Chương 1

MỘT SỐ KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

I KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN:

1 Khái niệm về quản lý dự án

- Dự án là tập hợp những đề xuất, ý tưởng được thực hiện theo một quy trình để đạt được mục

tiêu đề ra trong khoảng thời gian nhất định với việc sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên (kinh phí, nhânvật lực)

- Dự án đầu tư: là một tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo

hoặc nâng cấp những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến, nângcao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó trong khoảng thời gian nhất định

Do vậy một dự án đầu tư thường phải giải quyết được các nội dung chính sau:

- Mục tiêu phải đạt được khi thực hiện xong dự án;

- Các hiệu quả kinh tế xã hội thu được khi đưa dự án vào khai thác;

- Các nguồn lực được sử dụng đề thực hiện dự án

- Dự án đầu tư xây dựng hay dự án xây dựng là tập hợp những đề xuất ý tưởng về việc bỏ

vốn ra để tạo mới, mở rộng hay cải tạo sửa chữa công trình xây dựng nhằm công trình hoàn đạt chấtlượng, sử dụng nguồn nhân vật lực hợp lý trong khoảng thời gian xác định

2 Đặc điểm của quản lý dự án:

- Luôn luôn mâu thuẫn;

- Duy nhất, không lặp lại

Chất lượng

Chất lượngChất lượng

Quy mô

Thời gianKinh phí

3 Vòng đời của dự án:

II QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

1 Quản lý dự án: vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học (Nghệ thuật gắn chặt với các khía

cạnh giữa cá nhân với cá nhân – công việc lãnh đạo con người Khoa học bao gồm sự hiểu biết các tiến trình, các công cụ và các kỹ thuật) nhằm phối hợp thiết bị, vật tư, kinh phí để thực hiện dự án

đạt được mục đích đề ra một các hiệu quả

2 Quản lý dự án đầu tư xây dựng: vừa là một nghệ thuật và là vừa một khoa học phối hợp vật

tư, thiết bị, kinh phí để hoàn thành công trình xây dựng đạt chất lượng, đảm bảo thời gian và sử dụngnguồn kinh phí hợp lý nhất

3 Nội dung của quản lý dự án xây dựng: (điều 54 Luật xây dựng)

Mối quan hệChi phí

4 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án xây dựng:

Một dự án xây dựng thành công khi đạt được các tiêu chuẩn sau:

- Đạt mục tiêu đề ra;

- Công trình đạt chất lượng;

- Hoàn thành dự án trong thời gian quy định;

- Hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép;

- Sử dụng nguồn nhân vật lực hiệu quả và hữu hiệu

5 Những trở ngại trong quá trình QLDA:

- Độ phức tạp của dự án;

- Yêu cầu đặc biệt (thay đổi) của chủ đầu tư;

- Cấu trúc lại tổ chức;

- Rủi ro trong dự án;

- Thay đổi công nghệ;

- Kế hoạch và giá cả được xác định trước

III VAI TRÒ CỦA NGUỜI CHỦ NHIỆM ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN:

1 Các thành phần tham gia vào DA đầu tư xây dựng:

- Chủ đầu tư;

- Đơn vị thiết kế;

- Đơn vị thi công;

- Đơn vị tư vấn (tư vấn đầu tư, tư vấn đầu thầu, tư vấn giám sát…)

- Chủ nhiệm điều hành dự án (là một trong 4 hình thức quản lý dự án được quy định trong

Nghị định 25/1999/NĐ-CP của Chính phủ: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án, Chủ nhiệm điều hành dự án; Chìa khoá trao tay, Tự thực hiện dự án.) là tổ chức tư vấn quản lý dự án hay Ban

quản lý chuyên ngành xây dựng ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư thay mặt chủ đầu tư giám sát,quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án

- Chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và trước pháp luật trong việcquản lý dự án và các vấn đề liên quan khác được ghi trong hợp đồng

- Chủ nhiệm dự án (CNDA) là thành viên của Chủ nhiệm điều hành dự án thường là lãnh đạo

của Chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm trực tiếp, điều động tất cả cơng việc để thực hiện

dự án

- Cơng việc của CNDA là sắp xếp tổ chức làm việc cùng mọi người để nhận ra các vấn đề và

giải quyết vấn đề trong suốt quá trình thực hiện dự án

- Nhiệm vụ của CNDA:

- Tổ chức nhĩm thực hiện dự án;

- Kết hợp các nổ lực của mọi người theo định hướng chung -> đạt được mục tiêu đã xác định;

- Hồn thành tốt đẹp dự án

b Theo điều 35 của Nghị định 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ

Các hình thức quản lý dự án: các hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình

- Thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng cơng trình khơng đủ điều kiệnnăng lực;

- Trực tiếp quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng cơng trình cĩ đủ điều kiện năng lực về quản

lý dự án

IV CÁC CHỨC NĂNG QLDA

1 Hoạch định là một chức năng chính của quá trình QLDA Hoạch định là xác định trình

tự thực hiện các công việc quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong khoảng thời gian xácđịnh Mặt khác, phối hợp hoạt động và phân công trách nhiệm cho các bên tham gia trong quátrình thực hiện dự án xây dựng

Nhiệm vụ hoạch định bao gồm:

- Hình thành mục tiêu và ý định;

- Xác định những hướng chính của quá trình QLDA;

HOẠCH ĐỊNH

TỔ CHỨCKIỂM SỐT

LÃNH ĐẠO

- Kế hoạch và tiến độ;

- Chương trình thực hiện

Vai trò của người Chủ nhiệm DA với chức năng hoạch định:

- Lập kế hoạch các công việc cần làm;

- Thiết lập mục tiêu dự án và những yêu cầu thực hiện;

- Phối hợp cùng các chuyên gia để hoạch định và ước tính chi phí;

- Xác định những sự kiện quan trọng của dự án;

- Dự trù những tình huống bất ngờ;

- Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết;

- Chuẩn bị hợp đồng đúng quy định giữa các bên;

- Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác định trách nhiệm mỗi cá nhân, thời gian và chi phíthực hiện;

- Thực hiện theo kế hoạch

2 Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn nhân vật lực để đạt được mụïc tiêu đề ra.

- Nhiệm vụ tổ chức bao gồm:

- Xác định nhiệm vụ cho nguời thực hiện

- Xây dựng cơ cấu (cấu trúc) và chuyển giao quyền lực

- Thu hút con người và phương tiện thực hiện

Vai trò của người Chủ nhiệm DA với chức năng tổ chức:

- Tổ chức thực hiện dự án theo công việc yêu cầu

- Phân chia (Break down) dự án thành những công việc cụ thể có thể đo lường được

- Thiết lập một sơ đồ tổ chức cho mỗi dự án, trong đó cần chỉ ra ai, làm gì

- Xác định quyền và trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án

3 Lãnh đạo bao gồm những chưc năng sau:

Vai trò của người Chủ nhiệm DA với chức năng lãnh đạo:

- Xác định rõ ràng các công việc cần thực hiện và lựa chọn người thực hiện

- Thực hiện buổi họp giới thiệu mục tiêu của dự án cho các thành viên của dự án từ lúc bắtđầu dự án.

- Giải thích rõ ràng với các thành viên về công việc của họ

- Làm cho các thành viên hiểu rõ và đồng ý với yêu cầu của dự án về chất lượng, kinh phí,và thời gian thực hiện

4 Kiểm soát là thiết lập hệ thống theo dõi, đo lường, giám sát quá trình thực hiện dự án và

điều chỉnh kịp thời những sai lệch so với kế hoạch đề ra (quy mô, kinh phí, thời gian)

Chức năng kiểm soát bao gồm:

- Thu thập thông tin, số liệu;

- So sánh và đánh giá so với kế hoạch ban đầu

- Điều chỉnh;

- Thu thập kinh nghiệm cho dự án tiếp theo

Vai trò của người Chủ nhiệm DA với chức năng kiểm soát:

- Thường xuyên ghi nhận và theo dõi quá trình thực hiện các công việc trong thực tế vàtheo kế hoạch

- Duy trì một biểu đồ/bảng tính để so sánh chi phí và thời gian thực hiện công việc trongthực tế và theo kế hoạch

- Ghi nhận lại các cuộc họp, các cuộc noiù chuyện bằng điện thoại, và các cuộc trao đổithỏa thuận hợp đồng

- Đảm bảo là mọi người được thông tin đầy đủ về tình hình thực hiện dự án

5 Phối hợp là sự kết hợp giữa các chức năng và các bên tham gia QLDA nhằm đảm bảo

cho dự án được thực hiện hài hoà và đạt mục tiêu đề ra

Nhiệm vụ phối hợp bao gồm:

- Tạo sự thống nhất ý chí và hành động;

- Tạo mối quan hệ giữa các bên tham gia

Vai trò của người Chủ nhiệm DA với chức năng phối hợp:

- CNDA phải đủ năng lực để phối hợp các lĩnh vực quan trọng của dự án

- CNDA phải đủ uy tín và năng lực để phối hợp các bên tham gia trong quá trình thực hiệnDA

- CNDA phải thể hiện mối quan tâm vàsự nhiệt tình thực hiện dự án

- Tạo cơ hội cho mọi người có thể tiếp cận được, công khai các vấn đề và giải quyết cácvấn đề theo quan điểm cùng hợp tác

V TỔNG QUAN VỀ CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰÁN:

- Quản lý quy mô dự án (Project scope management)

- Quản lý thời gian của dự án (Project time management)

- Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)

- Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)

- Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource management)

- Quản lý thông tin của dự án (Project Communications management)

- Quản lý rủi ro của dự án (Project risk management)

- Quản lý cung ứng của dự án (Project procurement management)

 Quản lý quy mô dự án :

- Giấy phép

- Hoạch định quy mô

- Định nghĩa quy mô

- Kiểm soát sự thay đổi của quy mô

- Kiểm tra quy mô

 Quản lý thời gian của dự án

- Xác định các công tác

- Trình tự các công tác

- Ước lượng thời gian hoàn thành công tác

- Lập tiến độ/kế hoạch

- Kiểm soát thời gian

 Quản lý chi phí của dự án:

- Hoạch định tài nguyên

- Ước lượng chi phí

- Thiết lập ngân sách cho dự án

- Kiểm soát chi phí

 Quản lý chất lượng của dự án

- Hoạch định chất lượng

- Kiểm soát chất lượng

- Bảo hiểm chất lượng

 Quản lý nguồn nhân lực dự án :

- Hoạch định tổ chức

- Tìm kiếm/tuyển mộ nhân viên

- Thành lập và duy trì Ban QLDA

 Quản lý thông tin của dự án

- Hoạch định thông tin

- Phân phối thông tin

- Báo cáo tiến trình

- Kết thúc quản lý

 Quản lý rủi ro của dự án

- Nhận dạng rủi ro

- Định lượng rủi ro

- Phản ứng với rủi ro

- Kiểm soát rủi ro

 Quản lý cung ứng của dự án

- Hoạch định cung ứng

- Hoạch định sự mặc cả

- Sự mặc cả

- Lựa chọn tài nguyên/nguồn lực

- Quản lý hợp đồng

- Kết thúc hợp đồng

VI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

- Kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong tổ chức

- Giao trách nhiệm và quyền lợi đến từng thành viên trong tổ chức và thiết lập trách nhiệmcho các kết quả

- Thiết lập các điều kiện cần thiết cho sự phối hợp lẫn nhau giữa các thành viên

1 CÁC KHÁI NIỆM

•Sự tổ chức (organizing) là quá trình sắp xếp con người và nguồn lực nhằm phối hợp lẫn

nhau để hoàn thành một mục tiêu

•Cách thức mà trong đó các bộ phận khác nhau của một tổ chức được sắp xếp một cách chính

thức thường được gọi là cấu trúc tổ chức

•Cấu trúc tổ chức là một hệ thống của các nhiệm vụ, các quan hệ báo cáo và các kết quả

của thông tin

• Bạn học được gì từ sơ đồ của một tổ chức :

- Sự phân chia công việc: Các vị trí và chức danh chỉ ra các trách nhiệm.

- Các quan hệ giám sát: ai sẽ báo cáo đến ai

- Các kênh liên lạc: Chỉ ra dòng thông tin chính thức từ đâu đến đâu

- Các cấu trúc chính bên dưới: Các vị trí mà báo cáo đến nhà quản lý chung

- Các cấp độ của quản lý: Chỉ ra các phân lớp của quản lý

2 CÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

- Cấu trúc theo chức năng

- Cấu trúc theo dự án

- Cấu trúc theo ma trận

a- CẤU TRÚC CHỨC NĂNG (FUNCTIONNAL STRUCTURES)

•Một cấu trúc chức năng tập hợp các con người với kỹ năng tương tự để làm nhưng nhiệm

vụ tương tự

* Lợi điểm :

- Lợi thế theo quy mô với sự sử dụng nguồn lực có hiệu quả

- Nhiệm vụ phân công phù hợp với tài năng, chuyên môn và sự đào tạo

- Giải quyết được vấn đề thuộc về kỹ thuật chất lượng cao

- Đào tạo chuyên sâu và phát triển các kỹ năng trong vòng các chức năng

- Các con đường nghề nghiệp rõ ràng trong vòng các chức năng

…Hoàng Văn C

- Thiếu sự phối hợp và giao tiếp chéo giữa các chức năng

- Khả năng phản ứng kém với các thay đổi của môi trường xung quanh

b- CẤU TRÚC DỰ ÁN

Một cấu trúc dự án tập hợp những cá nhân làm việc chung trong một dự án với những đối

tượng tương tự

`

* Lợi điểm:

- Rất linh động trong phản ứng với các thay đổi của môi trường

- Cải thiện sự phối hợp chéo giữa các bộ phận chức năng

- Tài chuyên môn tập trung vào các đối tương cụ thể

- Dể dàng thay đổi kích thước bằng việc thêm vào hay bớt ra các dự án

* Khuyết điểm:

- Có thể làm giảm lợi thế theo quy mô

- Có thể làm gia tăng chi phí bởi sự trùng lắp trong nguồn lực và nổ lực của các dự án khácnhau

- Quá nhấn mạnh vào một dự án có thể làm tổn hại đến toàn bộ

- Có thể tạo ra canïh tranh không lành mạnh

c- CẤU TRÚC MA TRẬN

Một cấu trúc ma trận là phương thức kết hợp giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án.

* Lợi điểm:

- Sự phối hợp chức năng bên trong tốt hơn trong vận hành và xử lý rắc rối

- Gia tăng sự linh động trong thêm, bớt, thay đổi sự vận hành để phù hợp với phía cầu

(demand).

- Trách nhiệm thực hiện công việc của các thành viên tốt hơn xuyên qua các chủ nhiệm dự

án (project manager).

KS cấp thoát nước

Cơ cấu tổ chức quản lý theo dự án

- Cải thiện tiến trình ra quyết định xuyên qua nhóm dự án (project team) ngay tại nơi làm

việc vì tại đó thông tin tốt nhất là có sẳn

- Cải thiện sự quản lý chiến lược vì lãnh đạo được giải phóng khỏi việc xử lý những vấn đềkhông cần thiết để tập trung giải quyết vào các nội dung chiến lược

* Khuyết điểm:

- Hệ thống hai “xếp” có thể gây ra những trục trặc

- Nhân viên của cấu trúc ma trận có thể nhận nhiệm vụ mơ hồ vì nhận lệnh mâu thuẩnnhau từ hai “xếp”

- Có thể gây ra gia tăng chi phí vì sự gia tăng chi phí lương của các trưởng nhóm

- Lòng trung thành cao với nhóm có thể gây ra thiệt hại cho các mục tiêu lớn hơn của tổchức

Trưởng phòng kỹ thuật

Trưởng phòng kinh doanh

Trưởng phòng kế toán

Dự án 1

Dự án 2

Dự án 3Trách nhiệm đối với dự án

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

Chương 2

HÌNH THÀNH DỰ ÁN

I CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA VÀO DỰ ÁN XÂY DỰNG:

- Chủ đầu tư

- Đơn vị thiết kế

- Đơn vị thi công

- Các đơn vị tư vấn (tư vấn đầu tư, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát…)

- Quản lý dự án

Ngoài ra còn có sự tham gia của:

- Nhà cung cấp thiết bị (nếu có)

- Tổ chức tài chính (ngân hàng, kho bạc, bảo hiểm…)

- Cơ quan quản lý Nhà nước (theo phân cấp công trình)

II CÁC PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

- Quản lý DA đòi hỏi sự làm việc thống nhất giữa các bên tham gia

- Có nhiều phương thức quản lý để thực hiện một DA

- Theo Luật xây dựng và Nghị định 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 (điều 59) những hìnhthức quản lý thực hiện dự án như sau:

a- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án;

b- Chủ nhiệm điều hành dự án;

c- Chìa khoá trao tay;

d- Tự thực hiện dự án

Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án;

- Chủ đầu tư phải có bộ máy quản lý dự án đủ năng lực hoặc thành lập Ban quản lý dự ánđể quản lý dự án

Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án.

- Chủ đầu tư không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án phải thuê tổ chức chuyênmôn hoặc giao cho Ban quản lý dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án

- Chủ nhiệm điều hành dự án có trách nhiệm:

+ Trực tiếp ký hợp đồng và thanh toán hợp đồng (trường hợp được chủ đầu tư giao) hoặcgiao dịch để chủ đầu tư ký hợp đồng với các đơn vị tham gia thực hiện dự án

+ Chịu trách nhiệm thay mặt chủ đầu tư giám sát, quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án

Hình thức chìa khoá trao tay

Hình thức này được thực hiện khi chủ đầu tư được phép tổ chức đấu thầu để chọn nhàthầu thực hiện toàn bộ dự án từ khảo sát thiết kế, mua sắm vật tư, xây lắp cho đến khi bàn giaocông trình đưa vào sử dụng

Với nguồn vốn của Nhà nước hay các nguồn vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nướchình thức này chỉ áp dụng đối với dự án nhóm C, còn các trường hợp khác phải được Thủ tướngchính phủ cho phép

- GIAI ĐOẠN ĐẦU THẦU

- GIAI ĐOẠN THI CÔNG

- VẬN HÀNH KHAI THÁC

- ĐÁNH GIÁ SAU DỰ ÁN

- KẾT THÚC DỰÁN

IV NGHIÊN CỨU SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ VÀ QUY MÔ ĐẦU TƯ:

- Xác định mục tiêu của dự án

- Xác định được quy mô của dự án

Nghiên cứu sự cần thiết và quy mô đầu tư phải đưa ra được mục tiêu và những yêu cầu tốithiểu về chất lượng của DA mức vốn đầu tư tối đa, và thời điểm hoàn thành cần thiết

Nội dung nghiên cứu sự cần thiết và quy mô đầu tư được trình bày trong báo cáo đầu tưvà dự án đầu tư

Nội dung chủ yếu của báo cáo đầu tư là:

1- Sự cần thiết phải đầu tư, các điều kiện thuận lợi và khó khăn; chế độ khai thác và sử dụng tài nguyên nếu có;

2- Quy mô đầu tư: công suất, diện tích xây dựng; các hạng mục công trình; dự kiến về địa điểm xây dựng công trình và nhu cầu sử dụng đất;

3- Phân tích, lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật; các điều kiện cung cấp vật tư thiết bị, nguyên liệu, năng lượng, dịch vụ, hạ tầng kỹ thuật; phương án giải phóng mặt bằng, tái định cư nếu có; các ảnh hưởng đối với môi trường, phòng chống cháy nổ, an ninh, quốc phòng;

4- Hình thức đầu tư, sơ bộ tổng mức đầu tư, thời hạn thực hiện, phương án huy động vốn theo tiến độ và hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án và phân kỳ đầu tư nếu có.

Nội dung chủ yếu của dự án đầu tư là:

1- Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư; hình thức đầu tư; địa điểm xây dựng, nhu cầu sử dụng đất; điều kiện cung cấp nguyên, nhiên liệu.

2- Quy mô và diện tích xây dựng, các hạng mục công trình; phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ và công suất.

3- Các giải pháp thực hiện bao gồm:

Xác định

dự án của

chủ đ.tư

Thiết kế kỹ thuật

sơ bộ

Thiết kế kỹ thuật chi tiết

Cung ứng vật liệu/thiết bị

Hợp đồng xây dựng

a Phương án giải phóng mặt bằng và XD hạ tầng kỹ thuật;

b Các phương án thiết kế kiến trúc;

c Phương án khai thác dự án và sử dụng lao động;

d Phân đoạn thực hiện, tiến độ thực hiện và hình thức QLDA.

4- Đánh giá tác động môi trường, các giải pháp phòng, chống cháy, nổ và các yêu cầu về an ninh, quốc phòng.

5- Tổng mức đầu tư; nguồn vốn; phương án hoàn trả vốn; các chỉ tiêu tài chính, phân tích đánh giá hiệu quả KT- XH.

V CHIẾN LƯỢC CỦA DỰ ÁN

Trong giai đoạn hình thành DA chủ đầu tư phải xác lập chiến lược cho DA Chiến lượccủa DA là cơ sở để điều hành DA bao gồm:

- Hình thức thực hiện và QLDA;

- Vai trò và trách nhiệm của những người tham gia DA;

- Dạng hợp đồng;

- Tiến độ cho công tác thiết kế,

- Tiến trình triển khai và thực hiện thi công

Chương 3

KINH PHÍ ĐẦU TƯ CỦA DỰ ÁN

I MỘT SỐ CÁC KHÁI NIỆM: (điều 5 – Nghị định 52/1999/CP củ Chính phủ)

- Tổng mức đầu tư: là tồn bộ chi phí đầu tư và xây dựng (kể cả vốn ban đầu) và là giới hạn

chi phí tối đa của dự án đầu tư

- Tổng dự tốn: là tổng chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng (chi phí chuẩn bị mặt bằng,

chi phí thực hiện đầu tư kể cả mua sắm thiết bị và chi phí khác của dự án) được tính tốn cụ thể ởgiai đoạn thiết kế kỹ thuật xây dựng, khơng vượt tổng mức đầu tư đã được duyệt

- Vốn đầu tư được quyết tốn là tồn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư

để đưa dự án vào khai thác sử dụng Chi phí hợp pháp là chi phí theo đúng hợp đồng đã ký kết vàthiết kế dự tốn đã được phê duyệt đảm bảo theo đúng quy chuẩn, định mức, đơn giá, chế độ tàichính - kế tốn và những quy định hiện hành của Nhà nuớc cĩ liên quan

II CHI PHÍ Ở CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ:

1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Chỉ chiếm khoảng 5-15% tổng vốn đầu tư, nhưng là giai đoạn

bao gồm nhiều cơng việc phức tạp, chứa đựng các nhân tố về chiến lược, quyết định sự thành bại của

dự án Do vậy trọng tâm ở giai đoạn này là chất lượng của các kết quả nghiên cứu

Trong giai đoạn gồm các chi phí:

a- Chi phí cho cơng tác điều tra khảo sát, thu thập số liệu phục vụ cho việc lập báo cáo đầu tư

và dự án đầu tư đối với cơng trình đặc biệt quan trọng và báo cáo nghiên cứu khả thi đối với cáccơng trình cịn lại;

b- Chi phí cho hoạt động tư vấn đầu tư như: lập báo cáo đầu tư, thẩm tra xét duyệt báo cáo đầu

tư, dự án đầu tư;

c- Chi phí cho công tác tuyên truyền, quảng cáo dự án công trình xây dựng

d- Chi phí khởi công công trình xây dựng

2 Giai đoạn thực hiện đầu tư: chiếm đại bộ phận chi phí của dự án (khoảng từ 80-90% tổng

vốn đầu tư) bao gồm:

b Chi phí thiết bị ( mua sắm, vận chuyển, bảo hiểm, thuế VAT…);

c Chi phí khác (lệ phí cấp đất, giấy phép XD, chi phí đền bù, thuê đất, chi phí khảo sát thiết kế,thẩm định, quản lý….)

3 Giai đoạn kết thúc dự án: chi phí hoàn công, tháo dở công trình tạm, bào giao, các chi phí

khác vận hành thử, đào tạo nhân lực…)

III ƯỚC TÍNH CHI PHÍ ĐẦU TƯ

Ước tính hay khái toán chi phí cho dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư có những đặc điểm sau:a- Thiếu thông tin về dự án;

b- Đòi hỏi liệt kê đầy đủ các công tác và ước tính chi phí;

c- Giới hạn kinh phí tối đa của dự án

Các cơ sở để tính chi phí cho dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

a- Kinh nghiệm;

b- Số liệu lưu trữ, thống kê;

c- Đơn giá trích ngang (khoán gọn)

1 Ước tính:

Sứ dụng đơn giá để ước tính giá thành của các DA

Ước tính là quá trình phân tích các số liệu về giá đã có để xác định được đơn giá cho các côngtrình sau này Đơn giá phải được hình thành dựa trên giá trị trung bình nhưng có kể đến những giátrị lớn nhất và nhỏ nhất

UC : đơn giá ước tính;

A : đơn giá thấp nhất của công trình đã hoàn thành trước đó;

B : đơn giá trung bình của công trình đã hoàn thành;

C : đơn giá cao nhất của côngtrình đã hoàn thành trước đó

Ví dụ: Các công trình xây dựng truờng cấp 3 ở TPHCM có các số liệu như sau:

Công trình Giá thành (tr đ) Diện tích xâydựng (m2) Đơn giá (đ)

000 180 2

* 048 714 1

* 4 000 380 1

t K K K

G

Trong đó:

- G : giá thành công trình đã thực hiện;

- Kt : Hiệu chỉnh theo thời gian lãi suất vay, trượt giá, lạm phát… Hệ số thời gian được xem là

hệ số quy đổi giá trị tiền tệ tại thời điểm hoàn thành công trình (công trình được so sánh., đối chiếu)

và thời điểm hoàn thành công trình của dự án chuẩn bị đầu tư

n

K  (  1 ) Với r: lãi suất quy đổi (lãi suất vay, trượt giá, lạm phát…);

n: số thời đoạn so sánh (năm, tháng…)

- Kđđ : Hiệu chỉnh theo địa điểm do vị trí địa lý khác nhau nên chi phí vật tư, máy thi công đặcbiệt là nhân công khác nhau Kđđ là tỉ số giữa hệ số vị trí địa lý nơi chuẩn bị dự án đầu tư và hệ số vịtrí địa lý nơi công trình đã được xây dựng (công trình được so sánh, đối chiếu)

- Kđv : Hiệu chỉnh theo đơn vị tính là tỉ số giữa số lượng (m2, m,…) của công trình so sánh và sốlượng của công trình chuẩn bị đẩu tư xây dựng

IV PHÂN TÍCH KINH TẾ ĐỂ LỰA CHỌN DỰ ÁN ĐẦU TƯ

- Phương pháp giá trị hiện tại (NPV)

- Phương pháp thời gian hoàn vốn (PP)

- Phương pháp suất thu hồi nội tại (IRR)

- Phương pháp tỉ số lợi ích và chi phí (B/C)

Các công thức cơ bản để chuyển đổi dòng tiền tệ đơn và phân bồ đều

1 Cho P tìm F:

n

r P

F  (  1 ) hay F =P(F/P, r, n)

Ý nghĩa: Nếu đầu tư P đồng trong n năm thì đến kỳ hạn sẽ lũy tích được là F đồng.

2 Cho F tìm P:

n

r F P

) 1 (

r A P

) 1 (

1 ) 1 (

) 1 (

n 1 ) 1

r

r F

Chương 4

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

I HOẠCH ĐỊNH BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM DỰ ÁN

Nhiệm vụ đầu tiên của chủ nhiệm DA là tập trung tất cả những tài liệu liên quan đến DA

- Báo cáo lập DA đầu tư;

- Hợp đồng tư vấn ký giữa chủ đầu tư với cơ quan chủ quản của người chủ nhiệm DA;

- Các tài liệu liên quan đến dự án

Mục đích của quá trình xét duyệt ban đầu là làm quen với các mục tiêu của chủ đầu tư,

những yêu cầu của DA và xác định các thông tin cần thiết cho công tác lập kế hoạch DA, đặc biệt

là trong báo cáo nghiên cứu tìên khả thi và báo cáo khả thi (báo cáo đầu tư)

4 Xác định quy mô dự án:

Xác định quy mô của dự án là xác định các hạng mục và công việc cần làm nhằm đáp ứng

yêu cầu của chủ đầu tư về dự án

Mục đích: tìm hiểu và cung cấp thông tin cần thiết về công việc cần làm để có thể triển khai

công việc kịp thời, tránh (hạn chế) phát sinh làm tăng kinh phí và kéo dài thời gian thực hiện dựán

- Xác định mục tiêu của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư;

- Rà soát quy mô của dự án;

- Kiểm tra xem quy mô đã hợp lý chưa?

- Cần thiết phải bổ sung, thay đổi nội dung, công việc, thông tin;

- Các điểm đặc biệt, quan trọng trong quá trình thực hiện dự án;

- Xác định quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy định cần áp dụng trong quá trình thực hiện dự án.

5 Xác định kinh phí của dự án:

Vai trò ước tính chi phí của dự án rất quan trọng;

- Xác định tổng mức đầu tư;

- Kiểm tra kinh phí ước tính cho từng giai đọan thực hiện dự án:

+ Chi phí chuẩn bị đầu tư

+ Chi phí chuẩn bị thực hiện đầu tư

+ Chi phí thực hiện đầu tư và xây dựng;

+ Chi phí chuẩn bị sản xuất (chạy thử, đào tạo…)

+ Lãi vay trong quá trình thực hiện dự án;

+ Vốn lưu động ban đầu cho sản xuất;

+ Chi phí bảo hiểm;

+ Chi phí dự phòng

- Thời gian lập dự trù kinh phí và địa điểm dự án xây dựng;

- Rà roát tất cả các công việc đã được ước tính chi phí chưa?

- Kiểm tra xem có phải điều chỉnh hay bổ sung dự toán hay không?

6 Xác định tiến độ:

- Kiểm tra thời gian thực hiện toàn bộ dự án ngày bắt đầu và ngày kết thúc;

- Thời gian thực hiện cho từng giai đoạn;

- Kiểm tra tiến độ có hợp lý chưa?

- Các biện pháp để đảm bảo thời gian thực hiện dự án đúng thời hạn.

II NỘI DUNG CẦN LÀM VIỆC VỚI CHỦ ĐẦU TƯ:

- Giới thiệu đại diện các bên: Đại diện chủ đầu tư, Chủ nhiệm điều hành dự án

- Cách thức (Ai sẽ trực tiếp giải quyết, quyết định các vấn đề phát sinh, hình thức trao đổithông tin…) và giải quyết công việc trong quá trình thực hiện dự án;

- Xác định rõ mức độ ưu tiên của các yếu tố: chất lượng, quy mô, thời gian, kinh phí;

- Xác định rõ các công việc chưa rõ ràng hay cần điều chỉnh (sau khi đã tìm hiểu dự án)

III CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (Work Breakdown Structure – WBS)

Khái niệm: Cơ cấu phân chia công việc WBS là một đồ thị thể hiện các phần việc của DA theo một

đơn vị nhỏ nhất của WBS Công việc cụ thể là công việc có thể đo lường, xác định chi phí, lập tiến độ và

kiểm soát được.

Mục đích:

- WBS là nền tảng cho hệ thống quản lý DA;

- WBS được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát DA từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

- WBS là một công cụ hiệu quả để xác định toàn bộ DA và cung cấp các kênh giao tíếp cầnthiết cho quá trình QLDA

- WBS là một công cụ dùng để xác định các công việc, tính toán chi phí và lập tiến độ.

- Để quản lý nhân sự có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc với cơ cấu phân

công tổ chức (Organization Breakdown Structure – OBS);

- Để quản lý chi phí có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc với cơ cấu phân

chia chi phí (Cost Breakdown Structure - CBS) ;

- Để quản lý thời gian có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc vớí tiến độmạng

Các buớc lập cấu trúc dự án:

- Bước 1: Lập cơ cấu phân chia công việc (WBS);

- Bước 2: Lập cơ cấu phân chia chi phí (CBS);

- Bước 3: Liên kết WBS với cơ cấu phân công tổ chức -chọn nhân sự (OBS) ;

- Bước 4: Lập tiến độ cho dự án (lập tiến độ, biểu đồ sử dụng tài nguyên, biểu đồ sử dụng chiphí)

- Bước 5: Lập hệ thống mã hoá công việc

1 Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS):

- Phân chia các công tác phải thực hiện của dự án thành một hệ thống các công tác riêng lẽ

- Phân chia các công tác được thực hiện cho đến khi các công tác riêng lẽ không còn chồngchéo với nhau

- Đơn vị nhỏ nhất trong cơ cấu phân chia công việc là các công việc cụ thể có mức độ chi tiết

đủ để đo lường, theo dõi chi phí/thời gian và kiểm soát được

Mỗi công tác phải:

- Dễ dàng ước lượng được kinh phí và thời gian thực hiện;

- Xác định được thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc;

- Có mục đích và các mối liên hệ với công tác liên quan;

- Dễ dàng cho việc phân công và trách nhiệm khi thực hiện công tác được giao

IV NHÓM THỰC HIỆN DỰ ÁN:

Tổ chức nhân sự thực hiện là chìa khóa thành công của quản lý dự án

- Nhân sự do CNDA và cấp quản lý tương ứng lựa chọn

- Số lượng nhân viên phụ thuộca2 độ phức tạp của dự án

- Mỗi thành viên tự nhận thức vai trò của mình trong sự thành công của dự án Þ Chìa khóa của

sự thành công

Chủ nhiệm dự án:

- Giữ vai trị lãnh đạo

- Tổ chức, phối hợp theo dõi quá trình thực hiện cơng việc của nhĩm thực hiện dự án

V ẤN ĐỊNH THỜI GIAN THỰC HIỆN

Ấn định thời gian cho mỗi cơng việc rất quan trọng vì đường găng, thời điểm bắt đầu, thờiđiểm kết thúc, nhu cầu sử dụng tài nguyên (chi phí, nhân cơng, máy thi cơng, vật tư ) đều phụ thuộcvào khoảng thời gian thực hiện từng cơng tác

1 Các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian thực hiện:

- Quy mơ và chất lượng của dự án;

- Số lượng cơng nhân và máy mĩc thiết bị bố trí cho cơng tác đĩ;

- Trình độ tay nghề của cơng nhân;

- Cơng suất của máy mĩc thiết bị;

- Mơi trường làm việc;

- Hiệu quả giám sát cơng việc;

- Điều kiện thời tiết, khí hậu

2 Các phương pháp xác định thời gian:

- Kinh nghiệm và khả năng phán đốn;

- Đơn giá, định mức xây dựng cơ bản;

- Số liệu lưu trữ, tổng kết của các cơng tác tương tự đã thực hiện

Lập cơ cấu phân chia công việc (WBS) sơ bộ để xác định:

Thành lập nhóm quản lý dự án

 Các công việc chính cần làm

 Danh mục liệt kê chi tiết cáccông việc và phân nhóm công việc theo từng giai đoạn thi công

 Lựa chọn tài nguyên và chuyên môn của những người thực hiện dự án

VI HỆ THỐNG MÃ HOÁ TIẾN ĐỘ:

- Ứng dụng cho công tác lập tiến độ bằng máy tính

Sử dụng 4 ký tự (có thể là chữ số hay chữ cái) để mã hoá công việc, thông thường:

Hệ thống mã hoá giúp cho người chủ nhiệm dự án có thể:

- Phân loại, tìm kiếm và lựa chọn công tác khác nhau;

- Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cần thiết để lập báo cáo, theo dõi và kiểm soát dự án

MỤC ĐÍCH CHUNG

Công tác 1.1Công tác 1.2Công tác 1…

Công tác 1.n

Công tác 2.1Công tác 2.2Công tác 2.…

Công tác 2.m

Công tác 3.1Công tác 3.2

Công tác 3.4

Phân chia công việc của dự án

Công tác 3.2.1Công tác 3.2.2Công tác 3.2.3

- Mã hiệu của nhóm công tác

- Mã hiệu của người phụ trách hay mã hiệu của chi phí thực hiện công tác đó

2 Biểu đồ chi phí theo thời gian:

Biểu đồ chi phí được thiết lập dựa trên cơ sở chi phi ước tính cho mỗi công tác

Chi phí tích lũy theo thời gian của dự án được cộng dồn chi phí của các công tác được thựchiện hàng ngày và biểu đồ này được gọi là đồ thị chữ S ;

Biểu đồ chi phí theo thời gian, do vậy có thể thực hiện theo các thời điểm khác nhau:

1- Nội dụng của việc hoạch định dự án:

Hoạch định nhằm cung cấp thông tin, phối hợp công việc của các bên tham gia DA và thếtlập hệ thống kiểm soát DA để theo dõi khối lượng, chi phí và thời gian thực hiện dự án

Như vậy hoạch định DA là:

- Tài liệu phối hợp các công việc;

- Hướng dẫn để quản lý toàn bộ DA

- Nền tảng để kiểm soát tất cả công việc

2- Các giai đoạn lập kế hoạch dự án:

dự án

3- Lợi ích của việc hoạch định dự án:

- Đảm bảo dự án đạt mục tiêu;

- Đảm bảo trình tự thực hiện công việc;

- Giảm thiểu các công việc phải sửa đổi, điều chỉnh;

- Hạn chế nhầm lẫn và sai sót;

- Tăng cường sự giao tiếp, phối hợp và mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng dự án;

- Kiểm soát và điều chỉnh được dự án;

- Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người;

- Biết rõ ai làm? Làm khi nào? Chí phí thực hiện

- Hợp nhất công việc để đảm bảo được chất lượng của DA

4- Các tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch định thành công:

- Nội dung: rõ ràng và không quá phức tạp chi tiết;

- Dể hiểu: Mọi người có thể hiểu được mục tiêu công việc và cách thực hiện công việc;

- Có thể thay đổi được: dễ dàng sửa đổi và cập nhật;

- Có thể sử dụng được: dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm soát tiến trình thực hiện.

5- Những nguyên tắc của việc lập kế hoạch và tiến độ:

- Bắt đầu lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc;

- Các thành viên DA cùng tham gia, phối hợp và phổ biến rõ ràng kế hoạch và tiến độ;

- Chú trọng vào quy mô, kinh phí và thời gian;

- Dự trù đầy đủ thời gian cho từng công việc;

- Kế hoạch cần đầy đủ và đơn giản không quá chi tiết;

6- Những vấn đề thường gặp khi lập kế hoạch và tiến độ:

- Mục tiêu không rõ ràng và mức độ ưu tiên của công việc;

Lập báo cáo đầu

Lập tiến độ

Mã hoá công việc

Theo dõi dự án

Đánh giá dự án

Phân tích đánh giá tình hình dư án

Dự báo tiến trình thực hiện dự án

- Thiếu dữ liệu;

- Hoạch định quá nhiều công việc trong thời gian ngắn;

- Tiến trình hoạch định không hệ thống;

- Ước tính chi phí không đầy đủ;

- Không xác định rõ các mốc thời gian quan trọng

Tỷ trọng (%)

Khối lượng hàng tuần:

 Sơ đồ ngang có những đặc điểm sau:

 Một bảng sắp xếp công việc dể hiểu đối với mọi loại cán bộ quản lý cótrình độ khác nhau

 Một kế hoạch công tác ít đòi hỏi phải điều chỉnh và cập nhật

 Những hạn chế của sơ đồ ngang:

 Khó áp đụng vào việc quản lý những dự án lớn có khá nhiều công việc; khinày nó trở nên cồng kềnh, rắm rối;

 Không thể hiện rõ ràng mối quan hệ trước sau giữa các công việc và cácràng buộc khác

 Không chỉ ra được những công việc nào có tầm quan trọng lớn, ảnh hưởngquyết định đến sự hoàn thành dự án đúng thời hạn;

 Không dự đoán được hậu quả do biến động thời gian của một công việc nàođó đến toàn bộ tiến độ

Tuy sơ đồ ngang có những hạn chế như vậy, nhưng khi dùng nó để trình bày những kếtquả xuất phát từ lập luận lô-gich của sơ đồ mạng thì những hạn chế nêu trên sẽ khôngcòn nữa và sơ đồ ngang lại được chọn làm công cụ tốt để trình diễn kết quả của kỹ thuậtmạng

2 Sơ đồ mạng:

- Sơ đồ mạng xác định CPM (Critical Path Method do C.ty Dupont xây dựng năm

1956 và Remington Rant là tư vấn), trong đĩ thời gian hồn thành mỗi cơng việc làmột hằng số

- Sơ đồ mạng xác suất hay bất định PERT (Program Evaluation and Review Technique

do Hải quân Mỹ sáng lập năm 1957), trong đĩ thời gian hồn thành cơng việc thay đổi

và được mơ tả theo dạng hàm số phân phối xác suất hay cịn gọi là hàm BETA

3 Sơ đồ mạng xác định CPM:

a) Các khái niệm cơ bản:

Cơng việc: là nhiệm vụ cần thời gian, kinh phí, vật tư và thiết bị lao động để thực hiện.

Ví dụ: Thi công một tuyến đường bao gồm các công việc:

các tài nguyên ấn định cho công tác đó

Khởi sớm (ES): Thời điểm sớm nhất công việc có thể khởi công.

Kết sớm (EF): Thời điểm sớm nhất công việc có thể kết thúc và bằng khởi công sớm

cộng với thời gian dự kiến, EF = ES + D

Kết muộn (LF): Thời điểm muộn nhất công việc có thể kết thúc mà không làm ảnh

hưởng đến thời gian dự kiến hoàn thành của dự án

Khởi muộn (LS): Thời điểm muộn nhất công việc có thể khởi công mà không làm ảnh

hưởng đến thời gian dự kiến hoàn thành của dự án, LS = LF – D

Dự trữ toàn phần (TF): Tổng số thời gian công việc có thể kéo dài thêm mà không làm

ảnh hưởng đến thời gian dự kiến hoàn thành của dự án, TF = LF – EF = LS – ES

Dự trữ riêng phần (FF): Tổng số thời gian công việc có thể kéo dài mà không làm ảnh

hưởng đến thời điểm khởi sớm của công việc đứng sau, FFi = ESj – EFi, trong đó chỉ số i thểhiện công việc đứng trước, j thể hiện công việc đứng sau

Đường găng: Một chuỗi sắp xếp các công việc nối nhau trong sơ đồ mạng có thời gian

dự trữ toàn phần và riêng phần bằng không Đường găng ấn định thời gian hoàn thành sớmnhất của dự án

Công việc găng: là những công việc nằm trên đường găng Công việc găng có thời gian

dự trữ bằng không

Công việc ảo: Một công việc (được thể hiện bằng mũi tên nét đứt trong sơ đồ mạng mũi

tên) chỉ ra rằng công việc đứng sau công việc ảo không thể khởi công chỉ đến khi công việc

đứng trước công việc ảo kết thúc Công việc ảo không có thời gian

b) Nguyên tắc chung: Sơ đồ mạng có thể trình bày dưới 2 dạng:

- Sơ đồ mạng công tác trên mũi tên (AOA - Activity On Arrow): công tác được biểudiễn bằng mũi tên, sự kiện được biểu diễn bằng nút vòng tròn Sơ đồ dạng này có thểtồn tại công tác ảo

- Sơ đồ mạng công tác trên nút (AON - Activity On Node) hay sơ đồ mạng theo quanhệ: công tác được biểu diễn bằng nút vòng tròn, sự kiện được biểu diễn bằng mũi tên.

Sơ đồ dạng này không tồn tại công tác ảo

c) Sơ đồ mạng trên mũi tên:

c.1 Các thông số của sự kiện

Để ghi các thông số của mỗi sự kiện ta chia vòng tròn làm 3 phần:

Với h là sự kiện đứng trước sự kiện i và j là sự kiện đứng sau i

EO(i): thời điểm sớm của sự kiện i (EO - Earliest Occurrence of an Event)

EO(i) = Max [EO(h) + D(hi)]

LO(i): thời điểm muộn của sự kiện i (LO – Lastest Occurrence of an Event)

LO(i) = Min [LO(j) – D(ij)]

DB