Quản lý dự án công nghệ thông rin, tổng quan

Quản lý dự án công nghệ thông rin, tổng quan

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ví dụ về Dự án IT

• Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam cần phát triển một hệ thống đặt chỗ mới Hệ thống này gọi là ResNet

– Có rất nhiều tổ chức phải nâng cấp phần cứng, phần mềm và mạng thông qua dự án này

– Các tổ chức phát triển phần mềm mới hoặc mở rộng hệ thống đã có để thực hiện rất nhiều chức năng công việc

– Chú ý: “IT projects” trong dự án này bao gồm hardware, software, và networks

IT Project

• Dự án là một sự nỗ lực cố gắng tạm thời để tạo

ra một sản phẩm (IT) duy nhất

IT Project

• Các thuộc tính của dự án

– Có mục tiêu duy nhất – Có tính tạm thời

– Có yêu cầu tài nguyên, thường từ các lĩnh vực khác nhau

– Phải có người tài trợ chính và có thể có hay không khách hàng

– Chứa đựng nhiều điều không chắc chắn (tiềm ẩn)

 Dự án nhằm đạt được một kết quả mà trước đó chưa làm, hoặc chưa có

 Kết quả của dự án được hình thành dần dần, từng bước, từng giai đoạn Làm được đến đâu thì biết đến đó.

 Dự án chỉ thực hiện một lần (dù thành công hay thất bại)

IT Project

• Các ràng buộc cơ bản

– Các dự án đều có những ràng buộc khác nhau bởi:

 Phạm vi: Dự án này phải đạt được cái gì?

 Thời gian: Dự án này phải làm trong bao lâu?

 Chi phí: Dự án này cần bao nhiêu tiền?

• Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại

– Không đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra ban đầu

– Không đáp ứng được thời hạn – Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)

– (21%) Thiếu thông tin (Thông tin về tiến độ, công nghệ, giá cả, yêu cầu sản phẩm)

– (18%) Không rõ mục tiêu – (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, )

1

Quản trị dự án

• Quản trị dự án (QTDA) là “áp dụng các tri thức,

kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để làm cho một dự

án hoạt động đúng theo trình tự mà dự án yêu cầu”

• QTDA được tiến hành trong các giai đoạn (vòng đời DA): hình thành DA, lập Kế hoạch DA, thực hiện DA, kiểm soát DA và đóng DA

2

Quản trị dự án

• Quản lý nguồn nhân lực

• Quản lý trao đổi thông tin trong DA

• Quản lý rủi ro

• Quản lý mua sắm

Các nội dung quản trị dự án

4

• Quản lý tổng thể:

– Nhằm đảm bảo các thành phần khác nhau trong DA được phối hợp hài hoà nhất quán

• Quản lý phạm vi DA:

– Nhằm đảm bảo thực hiện những công việc đã được quy định và chỉ thực hiện những công việc đó

Các nội dung quản trị dự án

5

• Quản lý thời gian

– Nhằm đảm bảo hoàn thành các hạng mục công việc đúng thời hạn

• Quản lý nguồn nhân lực

– Nhằm tìm cách sử dụng lực lượng tham gia DA một cách hiệu quả và tiết kiệm (ngày công)

Các nội dung quản trị dự án

7

Các nội dung quản trị dự án

• Quản lý trao đổi thông tin trong DA

– Nhằm đảm bảo các thông tin được tạo ra, thu thập và lưu trữ trao đổi trong quá trình thực hiện DA kịp thời chính xác mỗi thành viên đều phải nhận và gửi thông tin cần thiết, biết chuẩn

bị thông tin và hiểu thông tin

8

Các nội dung quản trị dự án

• Quản lý rủi ro:

– Nhằm xác định, phân tích và ứng phó với những rủi ro DA Trên cơ sở đó, tăng yếu tố thuận lợi, giảm hậu quả bất lợi

• Quản lý mua sắm:

– Nhằm đảm báo có được các hàng hoá và dịch

vụ có chất lượng, đáp ứng yêu cầu.

• Quản lý chủ động:

– Có bài bản – Có kế hoạch tốt – Kiểm soát được

Các phong cách quản trị dự án

0

• Hậu quả của quản lý bị động

– Kết quả thu được không ổn định, phải sửa lại thường xuyên

– Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác

– Năng suất thấp, công việc không chạy – Rối loạn trong điều hành

– Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực

Các phong cách quản trị dự án

1

• Hậu quả của quản lý bị động

– Bị động trước những thay đổi: yêu cầu của khách hàng, biến động về nhân sự

=> dẫn đến tình trạng “người quản lý dự án bị dự

án quản lý”

– Hồ sơ dự án kém chất lượng – Nói chung, dự án bị chậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí Chất lượng dự án không đảm bảo, chất lượng khả nghi.

Các phong cách quản trị dự án

2

• Linh hoạt, mềm dẻo

– Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc – Đội hình thực hiện không cứng nhắc

– Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc – Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc

• Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ

Các nguyên lý về quản trị dự án

3

• Huy động sự tham gia của mọi người

• Tài liệu (hướng dẫn, hồ sơ kỹ thuật) cô đọng và

có chất lượng

Các nguyên lý về quản trị dự án

4

Các bên tham gia dự án

5

Các bên tham gia dự án

• Người quản lí dự án (PM-Project Manager):

Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án

Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả

6

Các bên tham gia dự án

• Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor)

Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng

7

Các bên tham gia dự án

• Tổ dự án (PT - Project team) Hỗ trợ cho

Người quản lý dự án để thực hiện thành công

dự án Bao gồm những người vừa có kỹ năng

và năng lực

8

Các bên tham gia dự án

• Khách hàng (Client): Thụ hưởng kết quả dự

án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

• Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm

Người quản lý dự án và Tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án

9

Các bên tham gia dự án

• Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ

từng dự án): nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký,

0

Các kỹ năng của người quản trị…

• Kỹ năng truyền thông: Biết lắng nghe, thuyết phục

• Kỹ năng tổ chức: Lập kế hoạch, thiết lập các mục tiêu,

biết phân tích các vấn đề

• Kỹ năng xây dựng nhóm: Có sự đồng cảm, thúc đẩy

các năng lực, hài hước, có tinh thần đồng đội

• Kỹ năng lãnh đạo: Có nghị lực, có tầm nhìn xa trong

rộng, được mọi người tín nhiệm, quyết đoán

• Kỹ năng đầu tầu: mềm dẻo, sáng tạo, kiên nhẫn và bền

bỉ

1

• Quản trị dự án có thể nhìn được một số tiến trình liên kết

• Quản trị nhóm tiến trình bao gồm:

– Tiến trình khởi động (Initiation) – Tiến trình lập kế hoạch

– Tiến trình thực hiện – Tiến trình điều khiển – Tiến trình kết thúc

Quản trị nhóm tiến trình

2

Quản trị nhóm tiến trình

3

Sự chồng nhau giữa các tiến trình

4 • Việc bắt đầu một dự án bao gồm việc nhận ra

rằng cần lập dự án mới hay lập dự án cho một giai đoạn

• Vài tổ chức sử dụng giai đoạn tiền khởi động, vài tổ chức khác lại lấy sự phát triển một nghiệp

vụ cụ thể để bắt đầu

Khởi động dự án

5 • Những điểm chính cần có,

– Giao dự án cho Trưởng dự án – Xác định Ban quản lý dự án – Hoàn thành các bản công việc – Hoàn thành bản tuyên bố dự án và trình ký

Khởi động dự án

• Việc hoạch định chiến lược sẽ kéo theo việc xác định những mục tiêu công việc dài hạn

• Dự án IT cần hỗ trợ các mục tiêu công việc và tài chính trong một chiến lược chung

– Tất cả các thành viên dự án đều có liên quan

• Mỗi vùng kiến thức đều bao hàm các thông tin

kế hoạch

• Thông tin đưa ra bao gồm:

– Liệt kê danh sách các rủi ro

• Đầu ra quan trọng nhất của dự án là kết quả công việc

– Kiểm soát sự thay đổi các yêu cầu cũng rất quan trọng

– Cần phải hỗ trợ mạnh mẽ trong giai đoạn này

• Việc điều khiển có ảnh hưởng đến các nhóm tiến trình khác và xuất hiện trong tất cả các giai đoạn của các tiến trình trong vòng đời dự án

– Theo dõi sự tiến bộ trên các đường gantt cũng rất quan trọng trong việc duy trì lịch làm việc

• Mặc dù có những dự án chưa hoàn thành nhưng vẫn đóng để ghi nhớ bài học đã qua

• Lưu trữ dự án và những bài học kinh nghiệm là đầu ra Kế hoạch chuyển tiếp (cũng là hoạt động bình thường) cũng là điều quan trọng cho các

4

Lợi ích của Project Management

• Cho phép kiểm soát tốt hơn về Tài chính, vật chất và nguồn lực

• Cải thiện quan hệ với khách hàng

• Rút ngắn thời gian phát triển

• Giảm thiểu chi phí

• Nâng cao chất lượng và tăng độ tin cậy

• Làm tăng lợi nhuận

• Làm tăng hiệu quả sản xuất

• Tạo môi trường cộng tác tốt hơn

5

Điều gì làm cho dự án thành công?

• Theo báo cáo của nhóm Standish “CHAOS 2001: Một công thức cho sự thành công,” những điểm sau sẽ giúp cho một dự án IT thành công, xếp theo thứ tự quan trọng:

6

Điều gì làm cho dự án thành công?

– Dự án có được sự hỗ trợ tốt– Dự án thu hút người tham dự– Dự án có Người quản trị có kinh nghiệm– Dự án có mực đích công việc rõ ràng

– Phạm vi dự án được thu nhỏ– Dự án sử dụng các phần mềm tiêu chuẩn– Dự án không thay đổi các yêu cầu cơ bản– Dự án có phương pháp luận đúng đắn

• Số lượng các IT projects tăng nhanh.

– Năm 2000, có 300,000 new IT projects – Năm 2001, có hơn 500,000 new IT projects được khởi tạo

Các thúc đẩy nghiên cứu quản trị

các dự án IT

8 • Mô tả các nội dung là chìa khóa cho những

người quản trị dự án cần phải phát triển

– Có 4 vùng chủ đạo chỉ ra mục tiêu của dự án

(scope, time, cost, and quality)

– Có 4 vùng mà thông qua nó những mục tiêu của

dự án đạt được (human resources, communication, risk, and procurement management)

– Có 1 vùng (project integration management)

ảnh hưởng đến toàn bộ các vùng khác

9 nội dung về quản trị dự án

9

• Rất nhiều kiến thức cần cho người quản trị dự

án là duy nhất và là nguyên tắc cho quản trị dự án

• Người quản trị cần phải có kiến thức và kinh nghiệm trong:

– Quản trị nói chung – Các lĩnh vực áp dụng của dự án

Quản trị dự án quan hệ với các nội dung

khác

1 • PMI tổ chức hội thảo lần đầu vào tháng 6 năm

2000 tại Paris, và lần thứ hai vào tháng 7 năm

2002 tại Seattle

• Bộ phận cấp chứng chỉ PMI’s đạt được chứng chỉ ISO 9000

• Có hàng trăm quyển sách, bài báo và những bản thuyết trình về quản trị dự án được đưa ra trong những năm gần đây

Những kiến thức về quản trị dự án tiếp

tục tăng và hoàn thiện

3

Mức tăng chứng chỉ PMP, 1993-2002

4 • Mỗi năm Nước Mỹ đã tiêu 2,3 nghìn tỷ USD

cho các dự án – tương đương với ¼ GDP

• Cả thế giới đã tiêu 10 nghìn tỷ USD trong tổng

số 40.7 nghìn tỷ GDP (Gross Domestic Product)

• Có hơn 60 triệu người quan tâm đến quản trị

dự án trong công việc của họ, trung bình một người quản trị dự án kiếm được 82,000 USD mỗi năm.*

Các thống kê về quản trị dự án (thế giới)

quyển sách, Reinventing Work: the Project 50,

“To win today you must master the art of the project!”

Các thống kê về quản trị dự án…

Đạo đức trong Project Management

7

TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN