Title Bar Menu Bar Standard Formatting. Status bar Drawing[r]
Trang 1Chương 5
Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau Excel có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán,
Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa,
5.1 Các thao tác cơ bản
1 Khởi động, thoát khỏi Excel
Khởi động Excel:
Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel
Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms Excel theo các cách sau:
Click biểu tượng Excel trên màn hình nền
Click biểu tượng Excel trên Start Menu
Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không
Ms Excel sẽ hỏi:
- Chọn Yes nếu muốn ghi
- Chọn No nếu không muốn ghi
- Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh
thoát
Các cách thoát :
Click nút Close ở góc trên phải màn
hình
Dùng lệnh File | Exit
Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Trang 22 Màn hình Excel
Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel,
mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc) Thao tác để
mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự
đại diện của tên mục
Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực
hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin
Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc
định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề
Title Bar Menu Bar Standard Formatting
Status bar Drawing
Formula
Row Border Column Border
Trang 3Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (#
là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin) Các thành phần của Workbook là:
- ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C, ,Y, Z, AA, AB, , IV Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi
trị số này từ 0 đến 255) Có tổng cộng 256 cột
- ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409) Có
tổng cộng 65536 dòng
- Ô (Cell): giao của một dòng với một cột Địa chỉ của một ô xác định bởi
cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh
- VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của
vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc
dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (:) Ví dụ:
vùng B2:D6
Trang 4
- BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng Tên
bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự) Một tập tin Excel thông
thường có 3 bảng tính Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin
Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General:
Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến
255)
Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định
cho các Sheet
- Status Bar: dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện
hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock,
Các chế độ làm việc thông thường gồm:
Ready: sẵn sàng nhập dữ liệu
Enter : đang nhập dữ liệu
Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ
Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành
Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ
phím F2
- Trên bảng tính, con trỏ chuột là hình chữ thập rỗng, con trỏ ô là một khung chữ nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ gọi là ô hiện hành
Trang 5- Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin muốn mở trong khung Look in
- Click chọn tập tin Excel và click nút Open
c Lưu tập tin vào đĩa:
Click biểu tượng trên thanh Standard hoặc
dùng lệnh File | Save
- Nếu là lưu lần đầu Excel sẽ mở hộp thoại Save
As (Theo mặc định tên sẽ là Book1.xls hoặc
Book2.xls ), nếu không phải lần đầu Excel sẽ
tự động lưu mà không thông báo gì
- Trong trường hợp tập tin đã lưu rồi nhưng bạn
muốn lưu với tên khác thì chọn lệnh File | Save
As Hộp thoại Save As:
Trang 6Bài thực hành 7
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI7.XLS :
1 CỬA HÀNG THỰC PHẨM ABC
2 Tháng 02/01
3 Ngày tổng kết :
4 Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên hàng Đơn giá
7 Nếp 30 Cafe 6000
8 Gạo 500 Đậu xanh 11000
9 Nếp 100 Đường 6500
10 Cafe 500 Sữa 7000
17
18 TỔNG TRUNG BÌNH MAX MIN SỐ LẦN
Gạo
Nếp
Cafe
Đậu xanh
Đường
Sữa
Các yêu cầu :
1) Trong bảng A4:D16
Nhập dữ liệu cho các cột A,B
Cột C được xác định bằng cách dùng hàm VLOOKUP dò tìm ở bảng đơn giá
(F4:G10)
Cột D được tính theo công thức: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Trang 7Bài thực hành 8
Dùng Excel tạo bảng tính theo mẫu sau và lưu vào đĩa với tên BAI8.XLS:
1 Cửa hàng XYZ
2
3 Mã VT Tên Vật tư Ngày nhập PT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
7 SOAL Sơn Alkyde 24/01/01 N 100 1000
8 T15 Thép phi 15 05/05/01 N 200 10000
Tổng cộng :
Các yêu cầu :
1) Nhập dữ liệu cho các cột: A, B, C, D, E, F
2) Xác định số liệu ở cột thành tiền và tính tổng ở cột số lượng và cột thành tiền
biết:
Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Định dạng số ở cột thành tiền có dấu phẩy phân cách hàng ngàn, triệu và
có một chữ số phần thập phân
3) Tính tổng số tiền nhập của mỗi lọai vật tư có chữ cái đầu bên trái ở cột Mã VT giống nhau (theo dạng bảng bên dưới), biết rằng vật tư nhập có phương thức (cột D): PT=N
Mã VT PT Tổng
S* N ? X* N ? T* N ? 4) Trích ra các vật tư được nhập xuất trong tháng 5