Bài giảng Tin học văn phòng Dùng cho hệ CĐ các ngành kinh tế

Windows là tập hợp các chương trình ñiều khiển máy tính thực hiện các chức năngchính như: Điều khiển phần cứng của máy tính. Ví dụ, nó nhận thông tin nhập từ bàn phím vàgởi thông tin xuất ra màn hình hoặc máy in. Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy. Ví dụ như các chương trình xửlý văn bản, hình ảnh, âm thanh… Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ ñĩa. Cung cấp khả năng kết nối và trao ñổi thông tin giữa các máy tính.Windows có giao diện ñồ họa (GUI – Graphics User Interface). Nó dùng các phần tửñồ họa như biểu tượng (Icon), thực ñơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa các lệnh cầnthực hiện

Chương 1 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 1.1.Tổng quan về Windows

- Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy Ví dụ như các chương trình xử

lý văn bản, hình ảnh, âm thanh…

- Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ ñĩa

- Cung cấp khả năng kết nối và trao ñổi thông tin giữa các máy tính

Windows có giao diện ñồ họa (GUI – Graphics User Interface) Nó dùng các phần tử

ñồ họa như biểu tượng (Icon), thực ñơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa các lệnh cần

thực hiện

1.1.2.Khởi ñộng và thoát

Khởi ñộng Windows

- Bật công tắc (Power), Windows sẽ tự ñộng chạy

- Tùy thuộc vào cách cài ñặt, có thể bạn phải gõ mật mã (Password) ñể vào màn hình làm việc, gọi là DeskTop, của Windows

Thoát khỏi Windows

- Click nút Start, click chọn mục Turn Off Computer

- Hộp thoại Turn off computer xuất hiện, click nút Turn off

Chú ý: Trước khi thoát khỏi Windows ñể tắt máy tính, bạn nên thoát khỏi các ứng

dụng ñang chạy sau ñó thoát khỏi Windows Nếu tắt máy ngang có thể gây ra những lỗi nghiêm trọng

1.1.3.Màn hình Windows

Các biểu tượng (Icons) liên kết ñến các chương trình thường sử dụng

Thanh tác vụ (Taskbar) chứa:

- Nút Start: dùng mở menu Start ñể khởi ñộng các chương trình

- Nút các chương trình ñang chạy: dùng chuyển ñổi qua lại giữa các chương trình

- Khay hệ thống: chứa biểu tượng của các chương trình ñang chạy trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống

- Bạn có thể dùng chuột ñể tác ñộng ñến những ñối tượng này

1.1.4.Các thao tác về chuột

Chuột dùng ñiều khiển con trỏ chuột tương tác với những ñối tượng trên màn hình Chuột thường có 2 nút:

- Nút trái thường dùng ñể chọn ñối tượng; rê ñối tượng

- Nút phải thường dùng hiển thị một menu công việc Nội dung Menu công việc

thay ñổi tùy thuộc con trỏ chuột ñang nằm trên ñối tượng nào

Các hành ñộng mà chuột thực hiện

Trỏ ñối tượng Rà chuột trên mặt phẳng bàn ñể di chuyển con trỏ chuột

trên màn hình trỏ ñến ñối tượng cần xử lý

Click trái Thường dùng ñể chọn một ñối tượng, bằng cách trỏ ñến

ñối tượng, nhấn nhanh và thả mắt trái chuột

Click phải Thường dùng hiển thị một menu công việc liên quan ñến

mục ñược chọn, bằng cách trỏ ñến ñối tượng, nhấn nhanh

1.1.5.Các thao tác cơ bản

Cửa sổ chương trình:

Mỗi chương trình khi chạy trong Windows sẽ ñược biểu diễn trong một cửa sổ Cửa sồ nầy là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chương trình

- Thanh tiêu ñề : Chứa biểu tượng của menu ñiều khiển kích thước cửa sổ; tên

chương trình; các nút thu nhỏ, phục hồi kích thước cửa sổ, nút ñóng cửa sổ

- Thanh menu (Menu bar): chứa các chức năng của chương trình

tượng

thông tin trạng thái ñang làm việc

sổ Chúng cho phép cuộn màn hình ñể xem nội dung nằm ngoài ñường biên của cửa sổ

Sử dụng Menu

Các cửa sổ chương trình thường có thanh menu chứa các lệnh và ñược phân chia theo từng nhóm chức năng Ngoài ra còn có menu tắt (Shortcut menu) khi bạn Click phải chuột trên một ñối tượng Menu này chỉ hiển thị các lệnh phù hợp với ñối tượng nằm dưới con trỏ

Lưu ý : Một số qui ước khi sử dụng menu :

Lệnh bị mờ : không thể chọn tại thời ñiểm hiện tại

Lệnh có dấu … : sẽ mở tiếp một hộp thoại

Ký tự gạch chân trong lệnh: là phím nóng dùng chọn lệnh bằng bàn phím

Lệnh có dấu : ñang có hiệu lực

Các thao tác trên một cửa sổ

- Di chuyển cửa sổ: Drag thanh tiêu ñề cửa sổ (Title bar) ñến vị trí mới

- Thay ñổi kích thước của cửa sổ: Di chuyển con trỏ chuột ñến cạnh hoặc góc cửa

sổ, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai chiều thì Drag cho ñến khi ñạt

ñược kích thước mong muốn

- Phóng to cửa sổ ra toàn màn hình: Click lên nút Maximize

- Phục hồi kích thước trước ñó của cửa sổ: Click lên nút Restore

- Thu nhỏ cửa sổ thành biểu tượng trên Taskbar: Click lên nút Minimize

- Chuyển ñổi giữa các cửa sổ của các ứng dụng ñang mở: Để chuyển ñổi giữa các

ứng dụng nhấn tổ hợp phím Alt + Tab hoặc chọn ứng dụng tương ứng trên thanh

Taskbar

- Đóng cửa sổ: Click lên nút Close của cửa sổ hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Hộp hội thoại (Dialogue box)

Trong khi làm việc với Windows và các chương tình ứng dụng chạy dưới môi trường

Windows bạn thường gặp những hộp hội thoại Các hộp thoại này xuất hiện khi nó cần

thêm những thông số ñể thực hiện lệnh theo yêu cầu của bạn

Các thành phần của hộp hội thoại

- Hộp văn bản (Text box): dùng ñể nhập thông tin

- Hộp liệt kê (List box): liệt kê sẵn một danh sách có các mục có thể chọn lựa, nếu

số mục trong danh sách nhiều không thể liệt kê hết thì sẽ xuất hiện thanh trượt ñể

cuộn danh sách

- Hộp liệt kê thả (Drop down list box/ Combo box): khi nhắp chuột vào nút thả thì

sẽ buông xuống một danh sách

- Nút tuỳ chọn (Option button): bắt buộc phảichọn một trong số các mục Những

lựa chọn là loại trừ lẫn nhau

- Nút lệnh (Command): lệnh cần thực thi

Các nút lệnh thông thường

OK: thực hiện lệnh theo

Close: giữ lại các thông số ñã chọn và ñóng hộp hội thoại

Cancel (hay nhấn phím Esc): không thực hiện lệnh

Apply: áp dụng các thông số ñã chọn

Default: ñặt mặc ñịnh theo các thông số ñã chọn

1.2.Quản lý tập tin và thư mục

1.2.1.Khái niệm

- Là tập hợp các thông tin ñược lưu trữ trên ñĩa và có một tên gọi ñể thao tác

- Cấu trúc tên của tập tin gồm 2 phần: Tên tập tin.phần mở rộng

VD: baitho.doc

- Độ dài của tên tập tin không quá 250 ký tự (ñối với Windows 98 trở lên)

- Phần mở rộng của tập tin ñặc trưng cho kiểu tập tin ñó (VD: baitap.doc – có phần

mở rộng là doc cho nên ñây là tập tin Word).

.gif, jpeg, bmp : các tập tin hình ảnh

.mp3, dat, Wav : các tập tin nhạc

- Mỗi thư mục có thể có các thư mục bên trong gọi là các thư mục con

- Các thư mục có chứa thư mục con gọi là thư mục mẹ (hay thư mục cha)

1.2.2.Trình ứng dụng My Computer và Windows Explorer

Mở My Computer:

Double Click biểu tượng My Computer trên Desktop hoặc Start/ My Computer

Mở Windows Explorer:

Click phải chuột trên nút Start và click mục Explorer hoặc Start/ Programs/

Accessories ñể mở Windows Explorer

- Khung trái chứa tên các ổ ñĩa và các thư mục

- Khung phải hiển thị nội dung của mục ñược chọn trên khung trái

- Click chọn ổ ñĩa bên khung trái ñể hiện nội dung của thư mục gốc bên khung phải

- Click tên thư mục bên khung trái ñể hiện nội dung của thư mục ñó bên khung phải

- Click dấu trừ ñể thu gọn nhánh phân cấp thư mục con

- Dấu cộng bên cạnh cho biết ổ ñĩa hay thư mục ñó còn có các thư mục con

Thay ñổi hình thức hiển thị trên khung phải:

Click chọn menu View và chọn một trong 5 hình thức hiển thị:

- Tiles : Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn

- List : Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách

- Details : Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kích thước lưu

trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified)

Hiện ẩn cây thư mục trên khung trái:

Click chọn hay bỏ chọn nút Folders trên thanh công cụ chuẩn

Click chọn menu View chọn Arrange Icons by và chọn thứ tự sắp xếp

- Size : Theo kích thước

- Chọn một tập tin, thư mục: click vào biểu tượng tập tin hay thư mục ñó

- Chọn nhiều tập tin, thư mục không liên tiếp nhau: Ấn giữ phím Ctrl, ñồng thời click vào tên các tập tin hoặc thư mục cần chọn

- Chọn nhiều tập tin, thư mục liên tiếp nhau: Ấn giữ phím Shift, ñồng thời click vào tập tin hoặc thư mục ñầu dãy và cuối dãy chọn

- Chọn tất cả các tâp tin và thư mục trong cửa sổ ñang mở: Ctrl +A

Tạo một thư mục:

- Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con

- Chọn menu File / New / Folder hoặc kích chuột phải chọn New / Folder Một thư

mục mới hiển thị với tên mặc ñịnh là New Folder

- Gõ tên thư mục mới (nếu muốn) và ấn phím Enter

Đổi tên tập tin hay thư mục: (Rename)

- Mở ổ ñĩa hay thư mục chứa tập tin hoặc thư mục con cần ñổi tên

- Click vào tên tập tin hay thư mục muốn ñổi tên

- Chọn menu File / Rename hay kích chuột phải chọn lệnh Rename

- Gõ tên mới, sau ñó ấn phím Enter

Sao chép tập tin hay thư mục: (Copy)

- Mở ổ ñĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần sao chép

- Chọn tên tập tin hay thư mục muốn sao chép

- Chọn menu Edit / Copy hoặc kích chuột phải chọn lệnh Copy

- Mở thư mục ñích: Edit / Paste hoặc kích chuột phải chọn lệnh Paste

Di chuyển tập tin hay thư mục: (Cut)

- Mở ổ ñĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần sao chép

- Chọn tên tập tin hay thư mục muốn sao chép

- Chọn menu Edit / Cut hoặc kích chuột phải chọn lệnh Cut

- Mở thư mục ñích: Edit / Paste hoặc kích chuột phải chọn lệnh Paste

Xóa tập tin hay thư mục:

Khi xóa tập tin hay thư mục trong ñĩa cứng, Windows sẽ di chuyển tập tin hay thư

mục ñó vào Recycle Bin Đây là thư mục của Windows dùng chứa các file bị xóa Bạn

có thể mở thư mục này ñể phục hồi lại hoặc xóa hẳn khỏi ñĩa cứng

Nếu xóa dữ liệu trên ñĩa mềm hay ñĩa CD ghi ñược thì không ñược chuyển vào Recycle Bin

Nếu dữ liệu nằm trên ổ ñĩa mạng thì Windows có thể chuyển vào Recycle Bin hay xóa

ñi tùy thuộc vào sự cài ñặt của người quản trị mạng

- Chọn tập tin hay thư mục cần xóa

- Chọn menu File / Delete hay kích chuột phải chọn lệnh Delete

- Windows Explorer sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận xóa Click nút Yes ñể thực hiện; hoặc click No nếu không muốn xóa

Với cách xóa này bạn có thể phục hồi lại ngay bằng cách Click phải vào vùng trống

bên khung phải và chọn mục Undo Delete

Để xóa vĩnh viễn tập tin hay thư mục, bạn giữ phím Shift trong khi chọn mục

Delete…

Hiển thị danh sách ổ ñĩa:

- Chọn My Computer bên khung trái

- Để xem dung lượng và kích thước còn trống trên ñĩa: Click menu View / Details

Định dạng ñĩa mềm:

- Đưa một ñĩa mềm vào ổ ñĩa A

- Click phải vào mục 3½ Floppy (A:) và click

mục Format

- Click nút Start ñể ñịnh dạng Nếu ñĩa hiện

ñang chứa dữ liệu sẽ xuất hiện một hộp thoại

cảnh báo dữ liệu sẽ bị xóa, click nút OK ñể

yêu cầu ñịnh dạng

- Khi xuất hiện thông báo ñịnh dạng hoàn tất,

click nút OK

- Click nút Close

Xóa các file tạm (Temporary Files)

- Click phải vào tên ổ cứng (Hard Disk

Drive) và chọn mục Properties

- Click nút Disk Cleanup

- Click chuột ñể ñánh dấu chọn các loại files

cần xóa hoặc bỏ dấu chọn loại file không

muốn xóa Sau ñó, click nút OK

Đặt và gỡ bỏ thuộc tính cho tập tin, thư mục

- Chọn các tập tin, thư mục cần ñặt hoặc gỡ

bỏ thuộc tính

- Menu File (hoặc Right click) chọn

Properties xuất hiện hộp thoại Properties

Chú ý: Để thấy ñược các tập tin, thư mục

mang thuộc tính ẩn, thực hiện: Tools / older

Options / View / Show hidden files and folders /

OK

1.2.3.Biểu tượng Shortcut và Shortcut Menu

Tạo Shortcut

Shortcut là một file liên kết ñến một ñối tượng

trên máy tính hay trên mạng Đối tượng ñó có thể là tập tin, thư mục, ổ ñĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng Shortcut là cách nhanh nhất ñể khởi ñộng một chương trình ñược sử dụng thường xuyên hoặc ñể mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm ñến nơi lưu trữ chúng

- Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut

- Click chuột phải vào tập tin

- Chọn Create Shortcut : nếu tạo Shortcut ngay trong thư mục ñang mở,

- Chọn Send to / Desktop(create shortcut): nếu muốn tạo Shortcut trên nền

Desktop

Chú ý: Các tập tin chương trình (Application) thường có phần mở rộng là EXE

Tạo Shortcut Menu

Là một mục chọn ñược tạo ra trên Menu (Menu Start), click chuột phải trên thanh tác

vụ (task bar) / Properties / Start Menu / Customize:

tin hoặc các ñối tượng ñã bị xóa, bạn chọn ñối tượng cần phục hồi trong cửa sổ Recycle

Bin, sau ñó Click chuột phải chọn Restore

Mở cửa sổ Recycle Bin: Click ñôi chuột trái vào biểu tượng Recycle Bin trên màn

hình nền (Desktop)

Phục hồi: chọn tập tin, thư mục Vào Menu File (click chuột phải) / Restore

Huỷ các tập tin, thư mục (không cần phục hồi): Menu File/ Delete

1.2.5.Tìm kiếm tập tin, thư mục

- Click nút Search trên thanh công cụ (hoặc Start / Settings / Search)

- Click mục All files and folders

- Nếu muốn tìm theo tên tập tin hay thư mục, hãy gõ vào ñầy ñủ hay một phần của

tên file trong hộp All or part of file name

- Hoặc nếu muốn tìm trong nội dung file gõ vào một từ hay một cụm từ ñại diện cần

tìm trong hộp A word or phrase in the file

- Bạn có thể chỉ ra nơi cần tìm vào bằng cách click vào mũi tên hướng xuống trong hộp Look in, sau ñó chọn ổ ñĩa hay thư mục

- Click nút Search

Chú ý:

Kết quả tìm kiếm sẽ hiện bên khung phải

Nếu có nhiều tập tin ñược tìm thấy, bạn có thể sử dụng những ñiều kiện bổ sung ñể lọc ra những tập tin cần thiết

1.3.2.Paint

Là công cụ vẽ, cho phép người dùng vẽ các hình ảnh ñơn giản trên máy tính

Khởi ñộng: Start / Programs / Accessories / Paint, giao diện công cụ Paint

Bảng chọn màu vẽ

Khởi ñộng: Start / Programs / Accessories / Calculator

Free form Select: chọn tự do 1

phần hình vẽ

Free form Select: chọn 1 phần hình vẽ theo khối chữ nhật

Eraser/ color Eraser: xoá màu,

thay ñổi màu

Pick color: chọn màu vẽ từ

Text: chèn văn bản vào hình

vẽ Curve: vẽ ñường cong

Polygon: vẽ ña giác

Rounded Rectangle: hình chữ nhật tròn góc

Chương 2 MICROSOFT WORD 2.1 Tổng quan về MS WORD và các thao tác cơ bản trong soạn thảo

2.1.1.Tổng quan về MS Word

Soạn thảo văn bản là nhu cầu không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày Từ những công việc ñơn giản như gửi thư, ñơn từ cho ñến các công việc hành chính ở cơ quan: thông báo, báo cáo, công văn

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin ñang phát triển rầm rộ, công nghệ thay ñổi từng ngày, những bài toán, những khó khăn của con người ñang dần dần ñược máy tính hoá, thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính ñã trở thành những công việc rất bình thường cho bất kỳ ai biết sử dụng máy tính Một trong những phần mềm máy tính ñược

sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword

Ra ñời từ cuối những năm 1980, ñến nay phần mềm Winword ñã ñạt ñược tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các ñặc ñiểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp ñầy ñủ nhất các kỹ năng soạn thảo và ñịnh dạng văn bản ña dạng, dễ sử dụng

- Khả năng ñồ hoạ ñã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn ñược nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu ñồ, bảng tính,.v.v

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại ñịnh dạng khác nhau Đặc biệt khả năng chuyển ñổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office ñã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên ñơn giản và hiệu quả hơn

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML ñể chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet

2.1.2.Các thao tác cơ bản trong soạn thảo

Cách khởi ñộng

Có rất nhiều cách có thể khởi ñộng ñược phần mềm Word Tuỳ vào mục ñích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau ñây ñể khởi ñộng:

2003

thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Windows, vv

Giao diện màn hình Ms Word

Sau khi khởi ñộng xong, giao diện màn hình Ms Word có dạng như sau:

Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm các thành phần chính:

dạng, chèn các hình ảnh lên ñây Nội dung trên cửa sổ này sẽ ñược in ra máy in khi

sử dụng lệnh in

- Hệ thống trình ñơn (menu): chứa các lệnh ñể gọi tới các chức năng của Word

trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột ñể mở các mục chọn này, ñôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt ñể gọi nhanh tới các mục chọn

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ

bao gồm các nút lệnh ñể phục vụ một nhóm công việc nào ñó Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng ñến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ ñịnh dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần ñến thanh công cụ Drawing ñể làm việc

thể ñiều chỉnh ñược lề trang văn bản, cũng như thiết lập các ñiểm dịch (tab) một cách ñơn giản và trực quan

dụ: bạn ñang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, v.v

Tạo một tài liệu mới

Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải

ñược cất lên ñĩa với một tệp tin có phần mở rộng DOC Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ ñược lưu vào thư mục C:\My Documents trên ñĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể

thay ñổi lại thông số này khi làm việc với Word

Thông thường sau khi khởi ñộng Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự ñộng tạo ra Tuy nhiên ñể tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

Vùng soạn thảo

Thanh tiêu ñề Thanh trình ñơn Thanh công cụ Thước

Thanh cuộn Thanh trạng thái

Close

- Cách 2: Click nút New trên thanh công cụ Standard

Lưu tài liệu

Để ghi tài liệu ñang làm việc lên ñĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu ñây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một

tệp tin mới:

Chọn ổ ñĩa và thư mục chứa file tài liệu cần lưu trong mục Save in, ñặt tên tài liệu

trong mục File name Word tự ñộng lưu với tên mở rộng là “.Doc” hoặc chọn phần mở

rộng trong mục Save as type, sau ñó click vào nút OK ñể lưu tài liệu vừa mới tạo

Nếu tài liệu của bạn ñã ñược ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh sẽ lưu tất cả những sự thay ñổi trên tài liệu ghi lại lên ñĩa

Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi soạn tài liệu, ñể tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất ñiện, hay những trục trặc của máy tính

Mở một tài liệu ñã tồn tại trên ñĩa

Tài liệu sau khi ñã soạn thảo trên Word ñược lưu trên ñĩa dưới dạng tệp tin có phần

mở rộng là DOC Để mở một tài liệu Word ñã có trên ñĩa, bạn có thể chọn một trong các

Hãy tìm ñến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên ñĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút lệnh ñể tiếp tục Tệp tài liệu sẽ ñược mở ra trên màn hình Word

Đóng tài liệu

- Chọn tuỳ chọn File từ Menu chính

- Kích chọn Close từ tuỳ chọn File hoặc kích vào nút Close trên màn hình word

- Nếu xuất hiện hộp thoại thông báo có muốn lưu lại tài liệu hay không, kích vào

Yes ñể lưu lại, kích vào No nếu như không muốn lưu và kích vào nút Cancel khi

không muốn ñóng tài liệu word như hình 2.4

Thoát khỏi Ms word

Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách:

- Cách 1: Click vào menu File | Exit

Sử dụng bộ gõ tiếng Việt :Phần mềm tiếng Việt bài giảng giới thiệu Vietkey với kiểu

gõ Telex Máy tính của bạn phải ñược gài ñặt phần mềm này ñể có ñược bộ gõ và bộ

phông chữ ñi kèm Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng: hoặc

là khi bạn có thể gõ ñược tiếng Việt Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu

gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa hoặc nhấn tổ hợp phím nóng

Alt + Z ñể chuyển về chế ñộ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt như sau:

oo ô r hỏi

Ví dụ:

Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam”

Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau:

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu

Sử dụng bàn phím: Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những

thao tác soạn thảo thông thường ñể soạn thảo tài liệu như là:

Các phím chữ a, b, c, z

Các phím số từ 0 ñến 9

Các phím dấu: ‘,><?[]{}…

Sử dụng phím Shift ñể gõ chữ in hoa và một số dấu;

Sử dụng phím Caps Lock ñể thay ñổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường

Sử dụng phím Enter ñể ngắt ñoạn văn bản

Sử dụng phím Tab ñể dịch ñiểm Tab

Sử dụng phím Space Bar ñể chèn dấu cách

Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ ñể dịch chuyển con trỏ trên tài liệu

Sử dụng phím Page Up và Page Down ñể dịch chuyển con trỏ về ñầu hoặc cuối từng trang màn hình

Phím Home, End ñể ñưa con trỏ về ñầu hoặc cuối dòng văn bản

Phím Delete ñể xoá ký tự văn bản ñứng kề sau ñiểm trỏ

Phím Backspace ñể xoá ký tự ñứng kề trước ñiểm trỏ

Phím Insert chuyển ñổi giữa chế ñộ ghi chèn và ghi ñè

- Thao tác trên khối văn bản

Sử dụng Menu: Insert | Select All (Ctrl+ A)

Sao chép: sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một

khối văn bản ñã có sẵn Cách làm như sau:

Edit | Copy ; (hoặc Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard;

hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C)

các cách sau: Mở mục chọn Edit | Paste (hoặc Nhấn nút Paste trên

thanh công cụ Standard; hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V)

Di chuyển khối văn bản: Có thể thực hiện theo hai cách như sau:

Cách 1:

chọn Edit | Cut (hoặc nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard; hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X)

trí ñịnh trước

Cách 2:

Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;

chuyển ñến Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop)

2.2.Các chức năng trợ giúp trong soạn thảo văn bản

2.2.1.Tìm kiếm và thay thế ñoạn văn bản

Tính năng Find & Replace trong Word giúp tìm kiếm văn bản, ñồng thời giúp thay

thế một cụm từ bởi một cụm từ mới Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lượng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn)

Tìm kiếm văn bản

- Bước 2: Khởi ñộng tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục chọn Edit | Find hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace

xuất hiện:

sau:

Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Find what: ví dụ: Viet nam;

Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau:

Tìm và thay thế văn bản

Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, ñồng thời có thể thay thế cụm

từ tìm ñược bởi một cụm từ mới Để thực hiện tính năng này, làm như sau:

- Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; khởi ñộng tính năng tìm kiếm văn

bản;

của hộp thoại:

Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:

Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with: Hộp thoại trên thiết lập thông

tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ ñó bởi Việt Nam

tìm thấy, có thể bấm nút Replace ñể thay thế cụm từ tìm ñược bởi cụm từ ñã chỉ ñịnh ở mục Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự ñộng thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm ñược như chỉ ñịnh

2.2.2.Kiểm tra chính tả

Chức năng kiểm tra chính tả trong máy tính là chức năng so sánh giữa các từ trong văn bản và trong từ ñiển Nếu một từ ñược gõ trong văn bản nhưng không tìm thấy trong từ ñiển thì sẽ thông báo cho người dùng từ ñó và ñề nghị chọn các từ thay thế (gần giống) hoặc người sử dụng có thể gõ trực tiếp ñể sửa chữa từ ñó Để bật tính năng này ta thực

hiện như sau: Menu Tools | Spelling and Gammar (hoặc ấn phím F7)

- Suggestions: từ ñề nghị thay thế

 Chú ý: Việc tìm kiếm chỉ ñược thực hiện với tiếng Anh (Chương trình không ñưa

vào từ ñiển tiếng Việt)

Nếu muốn thực hiện kiểm tra chính tả tự ñộng khi gõ vào, ta cần thực hiện: vào menu

Tools | Options | Spelling & Grammar:

- Mục spelling: chọn/ bỏ chọn: Check spelling as you type

- Mục Gammar: chọn/ bỏ chọn: Check Grammar as you type

2.2.3.Chức năng AutoText và AutoCorrect

Đây là tính năng tự ñộng sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Word Nó giúp tốc ñộ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh ñược các lỗi chính tả

không cần thiết bởi khả năng tự ñộng sửa lỗi chính tả của nó

Chức năng AutoText: Cho phép dùng một cụm từ ñể thay thế một ñoạn văn bản Để

sử dụng ta thực hiện:

- Chọn ñoạn văn bản cần gõ tắt

- Vào menu Insert | AutoText | chọn ẻ AutoText

- Gõ cụm từ viết tắt vào mục: Enter AutoText Entries here

- Trong văn bản, muốn sử dụng gõ cụm từ viết tắt, Ấn phím F3

Chức năng gõ tắt AutoCorrect : Thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

AutoCorrect Options…| chọn thẻ AutoCorrect:

Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace

Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With

Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì: tại mục Replace gõ vb và mục With gõ văn bản

Xoá ñi một từ viết tắt : Để xoá ñi một từ viết tắt, ta thực hiện theo các bước sau:

dụ muốn xoá từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào mục Replace

Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả

AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự ñộng sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo Để thiết lập các tính chất tự ñộng sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:

- Bước 2: Thiết lập các thông số về tự ñộng sửa lỗi chính tả bằng cách chọn

(checked) các mục sau:

sẽ chỉ lại ký tự hoa ñầu tiên Ví dụ như TWo sẽ tự ñộng sử thành Two

: tự ñộng sửa ký tự ñầu tiên của một câu thành

ký tự in hoa

: viết in hoa cho ký tự ñầu tiên của ngày Ví dụ như tự ñộng sửa ngày là Monday

khi bật nhầm phím Caps lock khí ñó máy sẽ sửa thành Caps lock

2.2.4.Tạo tiêu ñề ñầu trang và cuối trang

Mục ñích tạo ra các dòng tiêu ñề, ghi chú ở ñầu và cuối mỗi trang Để thực hiện các thao tác:

- Vào Menu View | Header and Footer

- Gõ dòng tiêu ñề ở mục Header hoặc Footer

- Ngoài ra các bạn còn có thể chèn số trang hoặc ngày tháng soạn thảo trong dòng

tiêu ñề bằng cách sử dụng các chức năng trên thanh công cụ Header and Footer

ết

thúc việc tạo tiêu ñề ñầu trang và cuối trang nhấn vào nút Close trên thanh công cụ Header and Footer hoặc Ckick chuột trái ra nền soạn thảo

2.2.5.Tạo số trang tự ñộng trong văn bản

Vào menu Insert | Page Number,

ta nhận ñược hộp thoại có cấu trúc

ở phía dưới trang giấy, nếu

chọn Top of page thì ngược lại

- Chọn căn chỉnh vị trí của con số chỉ trang: Right thì số chỉ trang nằm bên phải, Left nằm bên trái, Center nằm ở giữa

- Bấm OK ñể ñồng ý

2.2.6.Thiết lập Bullets and Numbering

Bulleted, Numbering là các biểu tượng hoặc số dẫn ñầu một ñoạn văn bản Mỗi khi

xuống hàng sang một ñoạn khác thì các Bulleted hoặc Numbering sẽ tự ñộng ñược ñiền

và cho mỗi ñoạn

- Vào menu Format | Bullets and Numbering sẽ có hộp hội thoại xuất hiện

- Thẻ ñầu tiên là Bulleted Trong thẻ này có các hộp, hộp chứa chữ None nếu ñược

chọn sẽ không có Bulleted dẫn ñầu, các hộp còn lại chứa các biểu tượng hình ảnh

của Bulleted Nếu muốn thay ñổi hình dạng của Bulleted ta bấm nút Customize

- Thẻ kế tiếp là Numbered Trong thẻ này có các hộp, hộp chứa chữ None nếu ñược

chọn sẽ không có Numbering dẫn ñầu, các hộp còn lại chứa các dạng số dẫn ñầu

của Numbering Nếu muốn thay ñổi Numbering ta bấm nút Customize

Chèn số trang

Chèn tổng

số trang

Chèn ngày

Chèn giờ

Chuyển ñổi giữa Header và footer

Vào menu File | Print (Ctrl +

P ), hộp thoại Print xuất hiện:

- Hộp Printer cho phép bạn

chọn máy in cần in (trong

trường hợp máy tính bạn có

nối tới nhiều máy in)

- Hộp Page range - cho phép

thiết lập phạm vi các trang in:

- Chọn All – in toàn bộ các

trang trên tệp tài liệu

- Current page – chỉ in trang

tài liệu ñang chọn

- Hộp Page per sheet ñể chỉ ra số trang tài liệu sẽ ñược in ra một trang giấy Ngầm

ñịnh là 1, tuy nhiên bạn có thể thiết lập nhiều hơn số trang in trên một trang giấy, khi ñó cỡ sẽ rất bé

- Click nút OK ñể thực hiện việc in ấn

2.3.Định dạng văn bản

2.3.1.Các khái niệm

Định dạng văn bản là trình bày và trang trí văn bản theo ý muốn người dùng

2.3.2.Định dạng trang in

Cho phép người dùng thiết lập khổ giấy và các chức năng liên quan khi soạn thảo văn bản

Vào menu File | Page Setup, sẽ xuất hiện hộp hội thoại

- Thẻ Margin: cho phép thiết lập lề trang in:

Mục Top: ñể thiết lập chiều cao của lề trên của trang in;

Mục Bottom: ñể thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in;

Mục Left: ñể thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in;

Mục Right: ñể thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in;

Mục Gutter: ñể thiết lập bề rộng phần gáy tài liệu;

Mục Orientation: ñể chọn chiều in trên khổ giấy Nếu là Portrait – in theo

chiều dọc; Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy;

Mục Apply to: ñể chỉ ñịnh phạm vi các trang in ñược áp dụng thiết lập này

Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward

- áp dụng bắt ñầu từ trang ñang ñặt ñiểm trỏ trở về cuối tài liệu;

Mục Preview cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in ñã thiết lập;

Nhấn nút Default – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm ñịnh cho

các tệp tài liệu sau của Word;

Nhấn OK ñể ñồng ý và ñóng hộp thoại lại

Mục Paper size: ñể chọn khổ giấy in Bao gồm các khổ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuỳ thuộc vào từng loại máy in của bạn Bình thường, văn bản ñược soạn thảo trên khổ A4;

Ngoài ra bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy;

Mục Apply to: ñể chỉ ñịnh phạm vi các trang in ñược áp dụng thiết lập này

Nếu là Whole Document - áp dụng cho toàn bộ tài liệu; This point forward

- áp dụng bắt ñầu từ trang ñang chọn trở về cuối tài liệu;

Mục Preview – cho phép bạn nhìn thấy cấu trúc trang in ñã thiết lập;

Nhấn nút Default – nếu bạn muốn áp dụng thiết lập này là ngầm ñịnh cho

các tệp tài liệu sau của Word;

Nhấn OK ñể ñồng ý và ñóng hộp thoại lại

- Thẻ Layout

Mục Header – thiết lập chiều cao của phần tiêu ñề ñầu trang (Header);

Mục Footer – thiết lập chiều cao của phần tiêu ñề cuối trang (Footer); 2.3.3.Định dạng ký tự

Giúp bạn có ñược những kỹ năng

ñịnh dạng văn bản ñầu tiên, ñơn giản

nhất như là: phông chữ, màu sắc, cỡ

chữ,…

- Vào Menu Format | Font

Mục Font (hoặc Latin text

font): chọn Font cho văn bản

Mục Font style: chọn kiểu

bình thường (Regular), ñậm (Bold), nghiêng (Italic)

- Justified – căn ñều lề trái và lề phải

- Left – căn lề trái

- Right – căn lề phải

- Center – căn giữa

Mục Indentation: thiết lập khoảng cách

từ mép lề ñoạn so mép lề trang

lề trái của trang văn bản

- Right – khoảng cách từ lề phải của

ñoạn ñến lề phải của trang văn bản

Ngầm ñịnh, hai khoảng cách này ñều

là 0

Mục Special nếu chọn:

- First line: khi ñó có thể thiết lập ñộ

thụt dòng của dòng ñầu tiên trong ñoạn vào mục By:

- Hanging: ñể thiết lập ñộ thụt dòng của dòng của dòng thứ 2 trở ñi trong ñoạn so

với dòng ñầu tiên một khoảng cách ñược gõ vào mục By:

- None: ñể hủy bỏ chế ñộ thụt ñầu dòng trên ñoạn

Mục Spacing: cho phép thiết lập các khoảng cách dòng:

- Before – khoảng cách dòng giữa dòng ñầu tiên của ñoạn tới dòng cuối cùng của

ñoạn văn bản trên nó;

tiên của ñoạn sau nó;

Mục hình Preview: cho phép xem trước những kết quả ñịnh dạng ñoạn vừa thiết lập

Click OK ñể chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho ñoạn văn bản ñang chọn; trái lại nhấn Cancel ñể hủy bỏ công việc vừa làm

2.3.5.Các ñịnh dạng khác

2.3.5.1.Định dạng khung, nền

Dùng ñể kẻ ñường viền và tô màu cho văn bản Cách thực hiện:

- Khối chọn phần văn bản ñịnh kẻ ñường viền hoặc tô màu

- Vào menu Format | Borders and Shading, xuất hiện hộp hội thoại:

- Thẻ Border: cho phép thiết lập các ñịnh dạng về ñường kẻ của vùng lựa chọn:

Mục Style: chọn kiểu ñường ñịnh thiết lập;

Mục Color: chọn màu cho ñường thẳng;

Mục Width: chọn ñộ dày, mỏng cho ñường;

Mục Setting: chọn phạm vi ñường cần thiết lập Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các ñường cần thiết lập ñịnh dạng ở mục Preview;

Mục Apply to: ñể chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – thiết

lập ñịnh dạng cho toàn bộ bảng; Cell – chỉ thiết lập cho các ô ñược chọn

Nút Horizontal line: chọn các kiểu ñường viền từ bên ngoài

Click nút Ok ñể kết thúc công việc

- Thẻ Shading : cho phép thiết lập các ñịnh dạng về tô nền bảng:

Mục Fill: chọn chọn màu cần tô Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu Bạn

có thể nhấn nút More Colors ñể tự chọn cho mình những màu khác:

Mục Apply to: ñể chọn phạm vi các ô cấn tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng; Cell- chỉ tô cho các ô ñã chọn;

Click nút Ok ñể kết thúc công việc

- Thẻ Page Border: Tạo ñường viền trang giấy

2.3.5.2.Tạo chữ cái lớn ñầu ñoạn

Dùng ñể phóng to các ký tự ñầu ñoạn, nhằm trang trí và

gây sự chú ý cho ñoạn văn bản ñó Cách thực hiện:

- Chuyển con trỏ vào ñoạn cần tạo chữ cái lớn

- Menu Format | Drop Cap xuất hiện hộp thoại như

Hộp Font - chọn phông chữ cho chữ cái này;

Mục Line to drop - thiết lập số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ;

Mục Distance from text - gõ vào khoảng cách từ chữ cái lớn này ñến ký tự

tiếp theo nó

Click nút OK ñể hoàn tất

2.3.5.3.Định dạng cột

- Nhập nội dung phần văn bản

- Khối chọn phần văn bản cần chia cột

- Vào menu Format | Column

- Chọn số cột thông qua biểu tượng số

Chú ý: Để bẻ gãy cột sang cột mới bấm tổ

hợp phím: Ctrl + Shift + Enter hoặc Menu

Insert | Break | Column Break

2.3.5.4.Tạo ñiểm dừng tab

Trên bàn phím có phím Tab, phím này chỉ ñiểm dừng của con trỏ Khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy ñến vị trí do ta chỉ ñịnh khoảng cách cho phím Tab ñó Các loại Tab gồm

là Tab căn trái, Tab căn phải, Tab căn giữa, Tab căn lấy chuẩn là dấu phân cách phần thập phân

Ta có thể ñặt các ñiểm dừng cho phím Tab này và chỉ ñịnh các ký tự dẫn trước Tab hoặc cách căn chỉnh văn bản dựa trên vị trí của Tab

Cách ñặt tab trên thước:

- Bấm chọn biểu tượng Tab trên thước là Tab trái, phải, giữa, rồi chỉ chuột vào vị trí cần ñặt Tab trên thước, bấm phím trái Trong hình dưới ñây lúc này ta ñã ñặt ñược 2 Tab có bước nhảy là 4 cm và 11.5 cm

- Muốn gỡ bỏ Tab trên thước ta chỉ chuột

trái vào biểu tượng Tab trên thước muốn

bỏ, nhấn và giữ nguyên chuột trái kéo ra

ngoài màn hình ñang soạn thảo

Cách ñặt ký tự dẫn trước tab:

- Vào mục Format | Tab , hộp thoại Tab

xuất hiện như hình bên

- Hộp Default tab stops: ñể thiết lập bước

nhẩy ngầm ñịnh của Tab Hình trên bước

nhẩy ngầm ñịnh là 0.5 cm (tức là mỗi khi

nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một ñoạn

0.5 cm trên màn hình soạn thảo) Bạn có thể thay ñổi giá trị bước nhảy ngầm ñịnh Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị số ( ñơn vị là cm) vào hộp này;

- Hộp Tab stop position:chọn ñiểm dừng Tab ñặt ký tự dẫn trước

- Mục Alignment: chọn lề cho dữ liệu : (Left – canh lề dữ liệu bên trái , Right- canh

lề bên phải, Center – căn lề giữa)

- Chọn xong Click nút Set

- Ckick nút Ok ñể hoàn tất việc thiết lập tab, có thể sử dụng nút Clear- ñể xoá bỏ ñiểm Tab ñang chọn; nút Clear All - ñể xoá bỏ toàn bộ các ñiểm tab ñang thiết lập

trên hộp thoại

2.3.5.5.Hướng xuất ký tự

Dùng ñể trình bày hướng hiển thị của văn bản theo

trang giấy Có 2 hướng chính trình bày theo hướng

ngang và hướng dọc Ta thực hiện:

- Vào Menu Format | Text Direction

- Chọn mẫu xuất ký tự trong hộp thoại

- Ở thẻ Symbol, có thể tìm ký tự ñặc biệt cần chèn lên văn bản Trong trường hợp

không tìm thấy, có thể tìm ký tự ở danh mục khác bằng cách chọn một danh mục

- Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút Insert ñể chèn

ký tự lên tài liệu

Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều các ký tự ñặc biệt lên tài liệu

2.4.1.2 Chèn hình ảnh (Picture)

Bạn có thể chèn ñược hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính lên tài liệu Word như: ảnh từ một tệp tin; ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery hoặc ảnh từ màn hình máy tính

Chèn ảnh từ một tập tin

- Vào menu Insert | Picture | From file , hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho

phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu:

- Hãy chọn tệp ảnh, rồi nhấn nút Insert ñể hoàn tất

Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery

- Mở mục chọn Insert | Picture | Clip Art , hộp thoại Insert ClipArt xuất hiện

bên phải màn hình làm việc

- Click vào nút Go ñể hiển thị các hình ảnh có trong Clip Art

- Chọn hình cần chèn

2.4.2.Chức năng WORD ART

- Vào menu Insert | Picture | Word Art, hộp hội thoại WordArt Gallery hiển thị

- Chọn kiểu chữ, nhấn OK, ta nhận ñược hộp thoại tiếp theo

- Gõ vào văn bản thay thế cho chữ Your Text Here, tiến hành ñịnh dạng Font chữ, Kích cỡ chữ, bấm nút OK

Hiệu chỉnh

Bạn có thể thực hiện các phép hiệu chỉnh cho dòng chữ nghệ thuật ñã tạo ñược bởi

thanh công cụ WordArt:

Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ này như sau:

: Để chèn thêm dòng chữ nghệ thuật khác;

: Để sửa nội dung văn bản của dòng chữ;

: Để chọn lại kiểu chữ nghệ thuật;

: Để ñịnh dạng màu cho khối chữ;

: Để chọn một số kiểu chữ nghệ thuật khác;

: Để quay khối chữ;

: Để xoay hướng văn bản;

: Để ñịnh dạng lề văn bản trong khối hình;

: Để ñiều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

2.4.3.Công cụ Microsoft Equation

Mục ñích: tạo ra các công thức toán học phức tạp trong văn bản

Để có thể soạn thảo ñược công thức toán học, máy tính của bạn phải ñược cài ñặt bộ Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office Cách soạn thảo một công thức toán học ñược tiến hành như sau:

- Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào

| Object… Hộp thoại Object xuất hiện:

- Bước 3: Dùng chuột chọn mục Microsoft Equation 3.0 (như hình trên), rồi nhấn

OK Thanh công cụ Equation cùng hộp soạn thảo công thức xuất hiện:

Hộp soạn thảo công thức, là nơi ñể soạn thảo công thức toán học

Thanh công cụ Equation chứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công

thức và các ký tự, ký hiệu, phần tử trong một công thức toán học

dựng các thành phần công thức

- Bước 5: Click chuột ra màn hình soạn thảo ñể kết thúc việc soạn thảo công thức

Muốn sửa công thức bằng cách ta Click ñôi chuột trái vào phần công thức muốn

sửa

2.4.4.Công cụ vẽ (Drawing)

Ngoài những khả năng về soạn thảo và ñịnh dạng văn bản, khả năng ñồ hoạ của Word cũng rất mạnh Trong chương này, chúng ta sẽ ñược tìm hiểu và tiếp cận những kỹ thuật

vẽ hình cũng như xử lý một số khối hình hoạ trực tiếp trên Word

Để làm việc với môi trường ñồ hoạ trên Word, bạn phải sử dụng ñến thanh công cụ Drawing

Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách kích

hoạt vào menu View | Toolbar | Drawing

Sử dụng các mẫu hình ñơn giản

Bạn có thể vẽ một số khối hình rất ñơn giản lên tài liệu của mình bằng cách sử dụng

một số nút vẽ hình trên thanh công cụ Drawing như:

- Click nút AutoShapes trên thanh công cụ Drawing:

- Danh sách các mẫu hình ñược liệt kê ra, bạn có thể chọn và vẽ chúng lên tài liệu như ñã hướng dẫn ở trên

Thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính năng giúp bạn ñịnh dạng trên khối

hình vẽ:

: Nút này dùng ñể chọn ñối tượng cần ñịnh dạng;

: Chọn ñộ dầy mỏng của ñường;

: Chọn kiểu nét của ñường;

: Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình);

: Chọn màu sắc cho ñường;

: Tô mầu nền cho một hình kín;

Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính năng nhóm

(Group) giúp gom nhóm các hình nhỏ cần thiết thành một khối hình lớn Điều này rất thuân lợi cho việc sử dụng cũng như quản lý khối hình vẽ trên tài liệu

- Gom nhóm (Group):Để gom nhóm một tập hợp các hình, bạn làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút trên thanh công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift Rồi lần lượt chọn các hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn

chuột lên từng hình) hoặc dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;

Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Group Tất cả các hình nhỏ ñã chọn sẽ ñược nhóm lại thành một hình lớn

khối ñã nhóm, bạn phải thực hiện gỡ nhóm Cách làm như sau:

nhỏ trong hình lớn sẽ ñược trở lại trạng thái như trước lúc bị nhóm

Đến ñây, bạn có thể hiệu chỉnh từng hình nhỏ theo ý muốn

khối hình như ban ñầu bạn không cần phải thực hiện lại tính năng nhóm, mà chỉ

cần gọi tính năng nhóm lại (Regroup) Cách làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút ñể chọn bất kỳ một hình nhỏ nào trong số các hình nhỏ cần nhóm lại;

Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm lại bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Regroup Các hình nhỏ sẽ ñược tự ñộng nhóm lại như việc nhóm ñã làm ban ñầu

2.5.Bảng biểu và trộn thư

2.5.1.Bảng biểu

Một bảng biểu (table) là một hình chữ nhật gồm có nhiều dòng (rows) và nhiều cột (columns) Phần giao của một dòng và một cột ñược gọi là ô (cell) Ngoài ra trên một trang cũng có thể chia thành một vài cột giống như cột báo, việc này ñôi khi cũng rất cần cho việc trình bày văn bản

2.5.1.1 Tạo bảng

- Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo bảng

- Vào menu Table | Insert | Table, ta nhận ñược hộp hội thoại

2.5.1.2 Các thao tác khác

Chèn thêm cột: rê chuột trái lên ñường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ

có hình dạng mũi tên ↓ và click chuột trái ñể chọn ñánh dấu cột ñó Vào menu Table

chọn Insert | Table | Column to the Left (Right) ñể chèn cột mới bên trái (phải)

cột ñã chọn

Xóa cột: bấm chuột trái lên ñường biên của dòng kẻ trên cùng sao cho con trỏ có hình dạng mũi tên ↓ và bấm chuột trái ñể chọn ñánh dấu cột ñó Vào menu Table | Delete | Table | Columns ñể xóa cột ñã chọn

Thêm hàng, xóa hàng : Thực hiện tương tự như cột nhưng thay vì ta chọn Column thì ta chọn Rows

Chia một ô thành nhiều cột, hàng, ô:

- Chọn ô cần chia

- Vào Menu Table | Split Cell, xuất hiện hộp thoại:

- Ta nhập vào ô Number of columns một số chỉ số lượng cột, Number of rows một

số chỉ số lượng hàng, sau ñó click nút OK

Trộn nhiều cột, hàng, ô thành một ô:

- Chọn các ô, cột hoặc hàng muốn trộn lại

- Vào menu Table | Merge cells