Bài giảng môn học quản lý dự án 2

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNHChương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DAXD Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Chương 3: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG Chương 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DA XÂY DỰNG Chư

MÔN HỌC

QUẢN LÝ DỰ ÁN

PGS.TS NGUYỄN BÁ UÂN

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DAXD

Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Chương 3: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

Chương 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DA XÂY DỰNG

Chương 5: P.PHÁP SO SÁNH, LỰA CHỌN PA CỦA DỰ ÁN XD

Chương 6: PHÂN TÍCH TC VÀ KT-XH DỰ ÁN XD

Chương 7: CÁC CHỈ TIÊU H.QUẢ TRONG ĐÁNH GIÁ DA ĐT

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

1.1.1 Khái niệm dự án

(1) Hiểu theo nghĩa thông thường “Dự án là điều mà

người ta có ý định làm”.

(2) Theo Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì:

“Dự án là sự nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩn hoặc dịch vụ duy nhất”.

(3) Theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) : “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu vào kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn

N h ư v ậ y có n h i ề u cá ch h i ể u k h á c n h a u v ề d ự á n , n h ư n g

cá c d ự á n có n h i ề u đặ c đ i ể m ch u n g n h ư :

- Các d ự án đề u đượ c t h ự c hi ệ n b ở i con ng ườ i;

- B ị ràng bu ộ c b ở i các ngu ồ n l ự c: con ng ườ i, t ài nguy ên;

- Đượ c ho ạ ch đị nh, đượ c t h ự c hi ệ n v à đượ c k i ể m soát

Dự án đầu tư là gì?

Dự án đầu tư là một tập hợp những

đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn

để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo

những cơ sở vật chất nhất định nhằm

đạt đựơc sự tăng trưởng về số lượng

hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất

lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong

khoảng thời gian xác định.

Theo một quan điểm khác thì dự án đầu tư là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn sẵn

có để tạo ra những lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư và cho xã hội.

Các ặ c tr ư ng ch ủ y ế u c ủ a d ự án ầ u t ư là:

- Xác đ ị nh đ ượ c m ụ c tiêu, m ụ c đ ích c ụ th ể

- Xác đ ị nh đ ượ c hình th ứ c t ổ ch ứ c đ ể th ự c hi ệ n

- Xác đ ị nh đ ượ c ngu ồ n tài chính đ ể ti ế n hành ho ạ t đ ộ ng đ ầ u t ư

- Xác đ ị nh đ ượ c kho ả ng th ờ i gian đ ể th ự c hi ệ n m ụ c tiêu d ự án.

Dự án xây dựng là gì?

Theo Luật Xây dựng Việt Nam 2003:

“Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch

vụ trong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở”.

1.1.2 Các đặc trưng cơ bản của dự án

1 Có mục đích mục tiêu rõ ràng;

2 Có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn;

3 Liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp;

4 Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo;

5 Bị hạn chế bởi các nguồn lực;

6 Luôn có tính bất định và rủi ro;

7 Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án;

8 Người ủy quyền riêng của dự án

7 Theo chủ đầu tư

8 Theo đối tượng đầu tư

9 Theo nguồn vốn

1.1.4 Sự khác biệt giữa các chương

trình, dự án và nhiệm vụ

Chương trình 1 Chương trình 2

Nhiệm vụ i

… … … …

Nhiệm vụ n (Task)

Hệ thống

(System)

1.1.5 Các loại dự án

1.Dự án hợp đồng (Contractual project)

2.Dự án nghiên cứu và phát triển (Research & Development Project)

3.Dự án xây dựng (Construction Project)

4.Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)

5.Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning

Project)

6.Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)

7.Dự án viện trợ phát triển phúc lợi công cộng (Public /

Welfare / Development Project)

1.2 QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.2.1 Khái niệm, nội dung của quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổchức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra(Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành cácmục tiêu đã định

Nội dung QLDA Khái niệm

Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1)lập kế hoạch, (2) Tổ chức phối hợp thực hiện mà chủ yếu làquản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và (3) giám sát cáccông việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định

Chi tiết hơn, quản lý dự án có

những nội dung chính sau:

1 Quản lý phạm vi dự án

2 Quản lý thời gian dự án

3 Quản lý chi phí dự án

4 Quản lý chất lượng dự án

5 Quản lý nguồn nhân lực

6 Quản lý việc trao đổi thông tin dự án

7 Quản lý rủi ro trong dự án

8 Quản lý việc mua bán của dự án

9 Quản lý việc giao nhận dự án

Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối,

tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của chu

kỳ dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn bắt

đầ u, giai đoạn quy hoạch, giai đoạn thực hiện và

giai đoạn kết thúc).

Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức,

áp dụng biện pháp nhằm bảo đảm thực hiện tốt

mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục

tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng

Tác dụng của quản lý theo dự án

v Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;

v Tạo điều kiện cho việc liên hệ, gắn bó giữa nhóm QLDA với khách hàng, CĐT và các nhà cung cấp đầu vào;

v Tăng cường sự hợp tác và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;

v Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;

v Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn.

Những hạn chế của quản lý theo DA là:

Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;

Quyền lực và trách nhiệm của quản lý dự án trong một

số trường hợp không được thể hiện đầy đủ;

Phải giải quyết vấn đề “hậu dự án”

Ý nghĩa của quản lý dự

án

1 Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong công trình lớn, phức tạp

2 Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án

3 Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành

Đặc điểm của quản lý dự án

1.Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời,

được hình thành để phục vụ dự án trong một

thời gian hữu hạn Trong thời gian tồn tại đó,

nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập

Sau khi kết thúc dự án cần tiến hành phần

công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị

2 Về quan hệ : Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của

nhiều phòng ban chức năng Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phốihợp mọi nguồn lực, mọi người liên quan từ các phòng ban chuyênmôn nhằm thực hiện mục tiêu dự án Tuy nhiên giữa họ thường nảysinh mâu thuẫn về các vấn đề như nhân sự, chi phí, thời gian và mứcthỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

1.2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản

lý dự án Chi phí

Thời gian

Thành quả

Ngân sách cho phép

1 Hoàn thành trong thời gian quy định (Within Time)

2 Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

3 Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

4 Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả (Effective)

1.2.4 Chức năng quản lý dự án

Chức năng hoạch định: Xác định cái cần phải làm gì?

1 Xác định mục tiêu

2 Định phương hướng chiến lược

3 Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về

nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động

Chức năng tổ chức

1 Quyết định công việc được tiến hành như thế nào?

2 Là cánh thức huy động và xắp xếp các nguồn lựcmột cách hợp lý để thực hiện kế hoạch: Làm việcgì? Ai làm? Phối hợp công việc ra sao?Ai báo cáocho ai ? Chỗ nào cần quyết định ?

c Chức năng lãnh đạo:

1 Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên

2 Chọn một kênh thông tin hiệu quả

3 Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức

Chức năng kiểm soát:

Nhằm đảm bảo các hoạtđộn g đư ợc th ự c hiệ n th eo

kế h oạch và hư ớ ng đế n m ụctiêu

1.2.5 Các lĩnh vực quản lý dự án

Quản lý dự án bao gồm nhiều lĩnh vực như quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý hoạt động cung ứng, kế hoạch tổng quan , chất lượng , nhân lực, thông tin, rủi ro,…

1.2.5 Nhà quản lý dự án - PM (Project Manager)

1 Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA

a Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án: Sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn: Cạnh tranh về nguồn lực, giữa các thành viên trong dự án, thay đổi yêu cầu của khách hàng, đảm bảo chất lượng - giảm chi phí,…

b Vai trò của nhà quản lý dự án: Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, duy trì mối quan hệ trong các

tổ chức của DA, đương đầu với rủi ro, ràng buộc trong quá trình quản lý dự án

c Trách nhiệm của nhà QLDA: giải quyết được mối liên

hệ giữa: Chi phí, Thời gian và Chất lượng.

2 Các kỹ năng và phẩm chất của PM

a Các kỹ năng (Skills)

b Phẩm chất của nhà QLDA

1 Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)

2 Khả năng ra quyết định (Decision Making Ability)

3 Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of

Personal Problem)

4 Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)

3 Chọn lựa PM

a Biết tổng quát > Chuyên sâu

b Mang đầu óc tổng hợp > Mang đầu óc phân tích

c Người làm cho mọi việc dễ dàng

1.3 CHU TRÌNH DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI

ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐTXD

Một dự án được chia ra các giai đoạn Mỗi giai đoạn bao giờ cũng

có mục tiêu riêng và những hạn chế nhất định, thường thì cuối racủa giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau :

1 Giai đoạn đầu của dự án;

2 Giai đoạn nghiện cứu tiền khả thi;

3 Giai đoạn nghiên cứu khả thi;

4 Giai đoạn thiết kế;

5 Giai đoạn đấu thầu;

6 Giai đoạn thi công xây lắp;

7 Giai đoạn vận hành thử;

8 Giai đoạn bảo hành xây lắp và bảo trì công trình.

(Tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp đặc biệt ngoại lệ).

GIAI ĐOẠN TRƯỚC DỰ ÁN

- Nguyên nhân làm xuất hiện dự án

- Các ý tưởng ban đầu

GIAI ĐOẠN I

Chuẩn bị đầu tư

GIAI ĐOẠN II

Thực hiện đầu tư

GIAI ĐOẠN III

1.3.1 Giai đoạn đầu của dự án

v Từ những ý tưởng ban đầu của người có

quyền lực trong cơ quan Nhà nước

v Tư duy của những cá nhân, đoàn thể, tổ

chức, doanh nghiệp có khả năng góp vốn

hoặc huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh

vực nào

v Được trích ra từ một kế hoạch hoặc một

yêu cầu nào đó của một cá nhân, tập thể, cơ

quan hoặc của một cộng đồng

Những yêu cầu của ý tưởng, suy nghĩ ban đầu này được chuyển đến

cá nhân hoặc tổ chức có chuyên môn để làm những bước tiếp theo.

1.3.2 Nghiên cứu tiền khả thi (Lập báo cáo đầu tư)

1 Khẳng định sự cần thiết phải đầu tư, những thuận lợi

và khó khăn về kinh tế, xã hội,môi trường,

2 Dự kiến quy mô đầu tư, hình thức đầu tư;

3 Chọn khu vực địa điểm xây dựng, nhu cầu sử dụng đất,

ảnh hưởng về môi trường, xã hội, vấn đề về di dân;

4 Phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật, điều

kiện khả năng cung ứng vật tư thiết bị, nguyên liệu,

năng lượng, dịch vụ hạ tầng;

5 Phân tích, lựa chọn sơ bộ phương án xây dựng;

6 Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động

vốn, khả năng hoàn trả vốn;

7 Tính toán sơ bộ hiệu quả đầu tư về mặt KT và XH.

Giai đoạn này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng Đòi hỏi tư vấn phải hết sức khách quan, hết sức trung thực Nhà đầu tư phải hết sức tỉnh táo, không vì sự tán dương của các nhà tư vấn, phải thẩm định tính hiệu quả của dự án.

1.3.3 Nghiên cứu khả thi (Lập dự án đầu tư)

1 Những căn cứ, sự cần thiết phải đầu tư;

2 Lựa chọn hình thức đầu tư;

3 Lập chương trình sản xuất và các yếu tố phải đáp ứng

4 Các phương án địa điểm cụ thế;

5 Phương án giải phóng mặt bằng, kế hoạch di dời dân (nếu có);

6 Phân tích lựa chọn phương án kỹ thuật, công nghệ;

7 Thiết kế sơ bộ của các phương án đề nghị, lựa chọn

8 Xác định nguồn vốn, tổng mức đầu tư, nhu cầu vốn theo tiến độ;

9 Phương án quản lý khai thác dự án và sử dụng lao động;

10.Phân tích hiệu quả đầu tư; (Thêm vấn đề báo cáo ĐMT)

11.Các mốc thời gian thực hiện;

12.Hình thức quản lý dự án và lựa chọn hình thức quản lý;

13.Khẳng định chủ ĐT và các cá nhân, tổ chức có liên quan

1.3.4 GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ

1 Mở rộng khảo sát

2 Sử dụng tối đa nguồn lực địa phương

3 Thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công.

4 Lập tiên lượng, dự toán, tổng dự toán.

1.3.5 Giai đoạn đấu thầu

Chu ẩ nb ị h ồ s ơ m ờ i th ầ u; Thôngbáo ấ uth ầ u, phânph ố i

h ồ s ơ m ờ i th ầ u ; làmrõh ồ s ơ m ờ i th ầ u; Nh ậ n h ồ s ơ d ự

th ầ u; ánh giá h ồ s ơ d ự th ầ u; Công b ố k ế t qu ả và

th ươ ngth ả oh ợ p ồ ngv ớ i nhàth ắ ngth ầ u.

1.3.6 CÁC HO Ạ T Ộ NG TRONG GIAI O Ạ N THI CÔNG

1 Xây dựng tiến trình công việc, thời gian cụ thể phải hoàn thành.

2 Lên kế hoạch và sắp xếp tổ chức ở trên công trường

3 Lên kế hoạch tiến độ về nhu cầu loại, số lượng các nguồn lực

4 Xây dựng những công trình tạm thời và vĩnh cửu cần thiết

5 Xây dựng công trình

6 Giám sát xây (các chủ thể có phương thức giám sát khác nhau).

7 Điều chỉnh những sai số xảy ra khi thi công

8 Lưu giữ tất cả các hồ sơ và báo cáo về hoạt động XD, kiểm tra CL.

9 Kiểm tra thanh toán tiền cho những phần việc đã hoàn thành.

10.Chăm lo sức khoẻ và kiểm tra an toàn lao động trên công trường.

Chạy thử toàn bộ hệ thống máy móc, đảm bảo mọi công việc thicông đã hoàn hảo, theo đúng các yêu cầu đã ghi trong hợp đồng

để chuyển giao sang cho chủ đầu tư khai thác và sử dụng

Chuẩn bị các hồ sơ trong quá trình TC; Vận hành thử từng bộphận của nhà máy; Hoàn thiện phần phụ lục; Chọn và đào tạonhân viên vận hành; Theo dõi các quá trình thực hiện các côngviệc; Thanh toán nốt số tiền còn lại theo thoả thuận của hợpđồng ; Hoàn tất văn bản nghiệm thu bàn giao công trình, chuyểngiao nhà máy cho chủ dự án để khai thác sử dụng

1.3.7 Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử

1.3.8 Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình

1 Đối với các công trình quan trọng thời gian bảo hành là 24tháng, công trình khác là 12 tháng Giá trị bảo hành được tính từ3-5% giá trị xây lắp, phụ thuộc vào thời gian bảo hành

2 Nhà thầu không có trách nhiệm bảo trì công trình

3 Thông thường bảo trì công trình được chia theo 4 cấp: Duy tubảo dưỡng, Sửa chữa nhỏ, Sửa chữa vừa, Sửa chữa lớn

1.4 CÁC BÊN THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Việc thực hiện mỗi dự án đều cần có sự tham gia của nhiều bên Mối quan hệ giữa các bên tham gia thường được liên hệ với nhau bằng hình thức hợp đồng hoặc đàm phán Bên thực hiện dự án thường phải thành lập tổ chức quản lý dự án chuyên môn để làm chức năng quản lý.

1 Khách hàng

2 Người được ủy quyền

3 Bên cung ứng

4 Nhà thầu phụ

Ngoài ra còn có một số nhóm người được gọi là bên liên

quan đến dự án Những tổ chức và cá nhân này có mối

quan hệ về lợi ích hoặc nhiều, hoặc ít, hoặc gián tiếp, hoặc

trực tiếp với dự án.

Bên tiếp quản

Nhà thầu phụ Bên giám sát

quản lý dự án

Bên cung ứng