Bài giảng môn học quản lý dự án đại học thủy lợi 2

Vận dụng: Là chỉ người lãnh đạo sử dụng quyền hạn được tổchức quy định, sử dụng chức năng của tổ chức để đôn đốcchỉ đạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc.. Nguyên tắc phân

2.4 LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 2.5 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

2.1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC

2.1.1 Định nghĩa tổ chức

Tổ chức là một cơ cấu nó baogồm 4 nội dung cơ bản: Quyềnhạn, chức trách, trách nhiệm và sơ

3 Trách nhiệm: Phản ánh mối quan hệ cấp trên và cấp dưới Cấp dưới có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp trên nhiệm vụ và kết quả công việc mà mình đảm nhận Cấp trên phải có trách nhiệm chỉ đạo cho cấp dưới tiến hành công việc.

1 Phân định công việc

Là nhiệm vụ chính của tổ chức là phân chia mục tiêu

chung thành các nhiệm vụ cụ thể được gọi là phân

định công việc Phân định theo nguyên tắc:

• Nguyên tắc mục tiêu nhất quán

• Nguyên tắc hiệu quả

2 Phân loại công việc

Sau phân định nhiệm vụ và mục tiêu chung sẽ tiếp tục tiếnhành phân loại các công việc: có liên quan hoặc gần giốngnhau làm căn cứ cơ bản để thiết kế cơ cấu tổ chức

1 Phân chia bộ phận theo chức năng

2 Phân chia bộ phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án)

3 Phân chia bộ phận theo khu vực

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 5

3 Hình thành cơ cấu tổ chức

Là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch và mụctiêu, đây chính là hạt nhân và mấu chốt của công tác tổchức, gồm những yếu tố sau:

1 Nhân viên

2 Cương vị chức vụ

3 Chức trách và quyền hạn

2.1.3 Tổ chức quản lý thông tin

Phương pháp liên hệ chủ yếu trong hệ thống là bằng thông tin Tổ chức quản lý hiện đại là một hệ thống mở

Nguyên tắc mang tính tổng thể của hệ thống

Đó là quyết định mang tính bản chất của quản lý tổ chức Một tập thể bao giờ cũng có sức mạnh hơn một cá nhân

Nguyên tắc chỉ huy thống nhất

Nguyên tắc chỉ huy thống nhất là nguyên tắc cơ bản của quản lý tổ chức Tổ chức quản lý hiện đại lại có ý nghĩa chỉ đạo chung Nguyên tắc chỉ huy thống nhất được hình thành bằng đường dây chỉ huy giữa cấp trên và cấp dưới.

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách là phạm vi

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 7

2.1.4 Tác dụng của tổ chức trong quản lý

Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: (1) Chỉ chức

năng của tổ chức ; (2) Là chỉ một đơn vị trong xã hội

Muốn thực hiện chức năng của tổ chức thì phải dựa vào

đơn vị xã hội, bất kỳ một đơn vị nào trong xã hội cũng

đều phải sử dụng chức năng tổ chức Tổ chức có vị trí

trung tâm trong các hoạt động quản lý và là căn cứ để sử

dụng các chức năng quản lý khác

2.1.5 Trình tự chức năng của tổ chức

Thiết kế: Xác định cơ cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn

và phân định chức trách… nhằm xây dựng hệ thống tổchức có hiệu quả

Vận dụng: Là chỉ người lãnh đạo sử dụng quyền hạn được tổchức quy định, sử dụng chức năng của tổ chức để đôn đốcchỉ đạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc

Điều chỉnh: Dựa theo những thay đổi của nhiệm vụ côngviệc và điều kiện khách quan để điều chỉnh hệ thống tổchức, làm cho tổ chức ngày một hoàn chỉnh hơn

có người lãnh đạo tức là giám đốc dự án,

trưởng bộ phận, có nhân viên, trang thiết

bị, có chế độ quy định của tổ chức,…

Tổ chức dự án không phải là một tổ chức

không ổn định không đổi mà có quá trình

phát triển và giải thể Nó có nhiều điểm

khác các tổ chức khác

2.2.2 Nguyên tắc làm việc của tổ chức dự án

1 Nguyên tắc thống nhất mục tiêu

Là việc thiết kế cơ cấu tổ chức dự án và hình thức tổ chứcphải có lợi cho việc thực hiện mục tiêu Mỗi một bộ phậntrong tổ chức đều phải liên quan tới mục tiêu đã định của tổchức Mỗi cá nhân đều nhận thức rõ nhiệm vụ mà mìnhphải hoàn thành mục tiêu tổng thể

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 11

2 Nguyên tắc chỉ huy thống nhất

Là các bộ phận và cá nhân trong tổ

chức đều phải tuân theo những

mệnh lệnh và chỉ đạo của cấp trên,

chỉ thị của cấp trên được truyền đạt

cho cấp dưới, nhưng không được

phép đưa ra những chỉ thị vượt cấp

Cấp dưới chỉ chịu sự chỉ đạo, chỉ

báo cáo và chịu sự quản lý của một

cấp trên Như vậy, giữa cấp trên và

cấp dưới sẽ hình thành một “tuyến

chỉ đạo”

3 Nguyên tắc phân công hợp tác

Phân công là sự phân chia mục tiêu của tổ chức thànhnhiệm vụ và mục tiêu của mỗi cá nhân trong các cấp Có phâncông sẽ phải có hợp tác Hợp tác bao gồm sự hợp tác giữa các bộphận với nhau và hợp tác trong nội bộ bộ phận Nguyên tắc phân công hợp tác có thể hiểu là, nếu thiết kế cơ cấu tổ chức và lựa chọn hình thức cơ cấu tổ chức phản ánh được các nhiệm vụ và công việc theo yêu cầu của mục tiêu thì việc ủy quyền và phân công trách nhiệm càng trở nên phù hợp với khả năng của người đảm nhận công việc

5 Nguyên tắc kết hợp giữa tập trung quyền lực và phân quyền

Để đảm bảo quản lý có hiệu quả, bắt buộc phải có chế độ lãnh đạotập trung và phân chia quyền lực Như vậy mới có thể tăng cường

sự linh hoạt và thích ứng của tổ chức Người quản lý phải biết ủyquyền cho nhân viên cấp dưới đảm nhiệm những chức vụ và tráchnhiệm tương ứng khiến họ phát huy hết khả năng, trí sang tạo, tínhtích cực, đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời có thể giảmbớt gánh nặng cho các cấp quản lý, giúp người quản lý tập trungtinh thần, sức lực làm những việc lớn hơn

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 15

6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách

Quyền hạn và chức trách phải thống nhất và tươngxứng với nhau, ứng với một chức vụ thì phải có quyền hạntương ứng Chỉ có chức vụ mà không có quyền hạn, hoặc ítquyền hạn thì sẽ không phát huy được tính tích cực và tính chủđộng của người đảm nhận chức vụ đó Ngược lại, nếu chỉ cóchức quyền mà không có trách nhiệm hoặc có ít trách nhiệmthì sẽ gây ra hiện tượng lạm dụng quyền lực, đưa ra chỉ đạo sailầm, phát sinh chủ nghĩa quan liêu…

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 17

8 Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn định và tính thích ứng

Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải cótính ổn định tương đối, không thể thayđổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải

có sự điều chỉnh phù hợp tương ứng vớimục tiêu lâu dài và sự thay đổi của điềukiện bên trong và bên ngoài tổ chức Bất

cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức

dự án cũng đều nằm trong một hoàn cảnh

xã hội nhất định, là một hệ thống connằm trong hệ thống lớn, do đó hệ thống

tổ chức dự án là một hệ thống tổ chứcmở

8 Nguyên tắc kết hợp giữa tính ổn định và tính thích ứng

Cơ cấu tổ chức dự án vừa phải cótính ổn định tương đối, không thể thayđổi một cách dễ dàng, nhưng cũng phải

có sự điều chỉnh phù hợp tương ứng vớimục tiêu lâu dài và sự thay đổi của điềukiện bên trong và bên ngoài tổ chức Bất

cứ một tổ chức nào bao gồm cả tổ chức

dự án cũng đều nằm trong một hoàn cảnh

xã hội nhất định, là một hệ thống connằm trong hệ thống lớn, do đó hệ thống

tổ chức dự án là một hệ thống tổ chứcmở

9 Nguyên tắc mang tính cân bằng

Ý nghĩa của nguyên tắc này là: trong cơ cấu tổ chức, nhân viên có chức vụ ngang nhau đảm nhận những công việc, trách nhiệm, quyền hạn như nhau Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản trong quản lý học, nếu quyền hạn lớn hơn chức trách thì sẽ xảy ra hiện tượng chỉ đạo sai lệch, đưa ra quyết sách không đúng đắn, tất

cả đều ảnh hưởng tới hiệu quả chức năng của tổ chức dự án, ảnh hưởng tới tích cực và hiệu quả công việc của các nhân viên trong tổ chức.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 19

2.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN

2.3.1 Cơ sở để thiết kế cơ cấu tổ chức dự án

Bất kỳ cơ cấu tổ chức nào cũng tồn tại ba vấn đề

có liên quan với nhau đó là: làm thế nào để phân

định các cấp quản lý , xác lập bộ phận và phân

định chức quyền

Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án có nghĩa là thực

hiện phạm vi công việc mà mục tiêu của tổ chức

dự án yêu cầu, phân định nhiệm vụ công việc

thành các công việc với nghiệp vụ khác nhau, sau

đó, xác lập các bộ phận khác nhau dựa theo tính

chất của công việc, đồng thời xác định quyền hạn

và chức trách của các bộ phận khác nhau

2.3.2 Phân định tầng lớp quản lý dự án

Phạm vi quản lý là chỉ một người quản lý dự án có thểgiám sát, quản lý một cách hiệu quả một số lượng nhân viêncấp dưới ở giới hạn có thể Như vậy, khi người quản lý phảiquản lý số lượng người vượt qua giới hạn cho phép thì bắtbuộc phải tăng thêm cấp quản lý

Nguyên lý về phạm vi quản lý và cấp bậc quản lý chothấy, phạm vi quản lý lớn nghĩa là có ít tầng quản lý, ngượclại phạm vi quản lý nhỏ nghĩa là có nhiều tầng quản lý

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 21

Tổ chức của quản lý dự án có hai cơ cấu cơ bản nhất:

đó là cơ cấu ngang bằng và cơ cấu trực tuyến

* Cơ cấu ngang bằng có ưu điểm là rút ngắn khoảng cáchgiữa cấp quản lý, thông tin được truyền đạt nhanh chóng,chi phí quản lý thấp, phạm vi quản lý lớn, dễ hình thànhhình thức quản lý nắm toàn quyền, giám đốc dự án cóquyền tự quyết định thực hiện mọi vấn đề Nhưng do sốlượng nhân viên phải quản lý nhiều nên khó có thể giámsát mọi hoạt động của cấp dưới một cách hiệu quả, không

có mối quan hệ giao lưu giữa cấp trên và cấp dưới

* Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm là quản lý phân công côngviệc cho cấp dưới một cách rõ ràng chặt chẽ, cấp trên và cấpdưới có thể cùng nhau hợp tác Đó là bởi vì có nhiều tầng quản

lý, số lượng nhân viên đảm nhận trách nhiệm quản lý cũng tăng lên, sự hợp tác chặt chẽ trong công việc cũng tăng theo

Do gia tăng số lượng cấp quản lý nên chi phí, thời gian, sứclực, tốc độ truyền đạt thông tin cũng chậm đi, mệnh lệnhtruyền phải thông qua hàng loạt các tầng quản lý cấp dưới,nhiều khi không còn đúng với nguyên bản, ảnh hưởng tối tínhchủ động và sáng tạo của cấp dưới

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 23

1 Yếu tố gây ảnh hưởng tới phạm vi quản lý

* Tố chất và năng lực của người quản lý và cấp dưới

* Đối diện với nhiều vấn đề khác nhau

* Phối hợp công việc

* Ủy quyền

* Mức độ hoàn thiện của kế hoạch

* Kênh giao tiếp của tổ chức

2 Sự phân công và mối quan hệ giữa các tầng trong tổ chức

Các cấp quản lý thường được phân chia thành ba tầng:

Tầng trên: Thực hiện chỉ đạo và quản lý tổng thể, xác định rõ mục

tiêu của tổ chức và một số phương châm, chính sách để thực hiện mục tiêu.

Tầng giữa có nhiệm vụ chính là đảm nhận việc xây dựng mục tiêu

và lựa chọn phương án, trình tự thực hiện kế hoạch.

Tầng cơ sở có nhiệm vụ chính là dựa theo kế hoạch và trình tự đã

định, phối hợp thực hiện với các nhân viên hoàn thành mọi kế hoạch và nhiệm vụ.

Cho dù phân định tầng cấp ra sao thì vẫn luôn tồn tại mối liên hệ giữa các tầng cấp với nhau. Trong đó, tầng quản lý cấp trên có

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 25

3 Phân định các bộ phận

Mục đích: Xác định rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức,

từ đó tiến hành phân công hợp lý, chức trách rõ ràng Nguyêntắc phân công phân định sau:

Yêu cầu duy trì bộ phận với số lượng ít nhất

Cơ cấu tổ chức nên có tính co giãn

Đảm bảo thực hiện mục tiêu

Các công việc trong từng bộ phận được bố trí cân bằng

Kiểm tra sự phân công công việc trong bộ phận

4 Các loại quyền hạn chức trách

Chức quyền có nghĩa là phạm vi quản lý trong phạm vi chức

vụ Có 3 loại quyền hạn chức trách là trực tuyến, tham mưu và

chức năng.

a Quyền hạn và chức trách trực tuyến

b Quyền hạn và trách nhiệm tham mưu

c Quyền chức năng

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 27

Thành quả của thiết kế kết cấu tổ chức của dự án:

Được biểu hiền trên 3 yếu tố là sơ đồ tổ chức, bản thuyết

minh chức vụ và sổ tay tổ chức

Sơ đồ tổ chức hay còn gọi là cây tổ chức.

Bản thuyết minh chức quyền Tên gọi công việc, chức

năng, chức trách chính, chức quyền chấp hành trách

nhiệm này, mối quan hệ giữa các chức vụ này với chức

vụ khác trong tổ chức cũng như mối quan hệ với nhân

viên bên ngoài.

Sổ tay tổ chức thường là bản tổng hợp giữa bản thuyết

minh chức vụ với sơ đồ tổ chức, nó biểu thị chức quyền

và chức trách của các ban ngành trục tuyến, chức năng

chính, quyền hạn, chức trách của mỗi chức vụ cũng

như mối quan hệ qua lại của các chức vụ chính

2.3.3 Phân tích loại hình của tổ chức dự án

Bộ phận nguồn nhân lực

Bộ phận tài vụ

Bộ phận tuyên truyền công cộng

Bộ phận thiết kế

Bộ phận cung ứng

Bộ phận công trình

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 29

Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức

năng được thiết kế dựa trên tính tương tự

của nhiệm vụ công tác

Đặc điểm nổi bật: (1) Sự phân cấp quản lýkhác rõ ràng (2) vì được tập trung lại nênkhả năng kỹ thuật chuyên ngành của mỗimột cá nhân cũng được nâng lên (3) Có thểgiải quyết một cách hiệu quả các vấn đề khókhăn về dự án trong lĩnh vực chức năng

* Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

Trong thực hiện dự án, lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạngchức năng là chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chứcnăng khác nhau để thành lập nên nhóm dự án, cách làm có một

số ưu điểm:

- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật

- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên.

- Ưu điểm của việc phân công chuyên môn hoá.

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 31

Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng

-Xét về mặt điều hành: vì các thành viên của nhóm dự án được

chọn tới từ các bộ phận chức năng khác nhau nên thường có xung đột về nhu cầu.

- Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các

thành viên trong nhóm dự án có tính bất ổn nên gây ra những khó khăn cho công tác quản lý Hơn nữa, các thành viên vẫn còn thuộc về các bộ phận cũ, nên thường chưa có sự nhất trí cao độ với mục tiêu của tổ chức dự án, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của dự án.

- Xét về mặt chức trách, các thành viên của nhóm dự án thuộc về

hai bộ phận nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đương đầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động nhất định nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên

dễ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.

2 Kết c ấu t ổ ch ức d ạng d ự án

Kết cấu tổ chức dạng dự án được sáng lập đầu tiên bởi mộtphòng sự nghiệp của một công ty ô tô nước Mỹ vào nhữngnăm 20 của thế kỷ XX

Đặc điểm nổi bật: “Tập trung quyết sách, phân tán kinhdoanh, đây là một kiểu cải cách từ chế độ tập quyền sang chế

độ phân quyền

Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, đối với mỗi dự án cầnthiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án, hạch toán độc lập.Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này phù hợp ở một số công ty

có quy mô lớn với nhiều dự án

8/14/2013 QUẢN LÝ DỰ ÁN 33

Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

- Có giám đốc dự án riêng biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các ban ngành chức năng phân rõ chức trách Điều này thể hiện, kết cấu tổ chức dạng dự án có tính nghiêm túc cao hơn so với dạng chức năng.

- Về quản lý: từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộ quản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng.

- Mục tiêu: mỗi một tổ chức dự án đều là một chi nhánh đơn vị hạch toán độc lập, nó không khác gì các chi nhánh công ty trong một tập đoàn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự

án có tính ổn định cao, có lợi cho việc điều hành, phát huy tinh thần tập thể trong thực hiện mục tiêu.

- Trách nhiệm và quyền hạn: Mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình, có lợi cho việc chỉ huy và quản lý.

Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án

- Bố trí cơ cấu: mỗi một tổ chức dự án đều thiết lập ra bộ phận chức năng riêng Như vậy, một cơ cấu chức năng có trong kết cấu tổ chức chung và trong mỗi một tổ chức dự án, dẫn đến sự trùng lặp trong

bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…

- Lợi dụng nguồn lực thấp: do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu nên

sự phối hợp giữa các nhân viên cũng sẽ có sự trùng lặp Việc điều động nhân viên, máy móc thiết bị nhàn rỗi giữa các tổ chức khó khăn.

- Quan hệ giữa các tổ chức: Các dự án nhỏ khó thống nhất với tổng công ty về mục tiêu tổ chức, phát triển chiến lược Giữa các tổ chức

dự án nhỏ khó có thể có sự điều hòa, gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy.

- Về mặt sáng tạo kỹ thuật và sáng tạo dự án: Thấp hơn khả năng