Mỗi lĩnh vực thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng phục vụ cho công việc của mình, như lĩnh vực thiết kế, xây dựng: A0, A1, A2 hay lĩnh vực thuế, tài chính: A4, A5;… Tương tự như vậy, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21 cm x 29,7 cm). Trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không trình bày thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy (khoản 1 Điều 5 Thông tư 012011TTBNV về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính) Thực tế, không ít người có thói quen căn chỉnh lề giấy một cách tùy tiện để lên một dòng, xuống một dòng hay thậm chí để nội dung văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này đã vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi trình bày một văn bản hành chính.
Trang 1SOẠN THẢO VĂN BẢN
Trang 2NỘI DUNG
1 Những quy định chung
2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
3 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao
Trang 3VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1 Luật ban hành VBQPPL năm 2008;
2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư; Nghị định 09 ngày
08/02/2010 về sửa đổi bổ sung…);
3 Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
4 Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 07/12/2011 của BTP Về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch
Trang 4CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
Trang 5VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN
Trang 6VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Trang 7KỸ THUẬT SOẠN VĂN BẢN
1 Yêu cầu về nội dung
2 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày
3 Yêu cầu về ngôn ngữ
Trang 81 Những quy định chung
Trang 1130-2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trang 12CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
In hoa, 12-13
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
In thường, 13-14Quốc hiệu
Trang 13Bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản.
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
1/2 trang giấy, theo chiều ngang, phía trên, bên trái
Trang 14Số, ký hiệu của văn bản
Trang 15- Số và ký hiệu văn bản có tên loại (quyết định, thông báo, báo cáo,…)
Số: ………… / Tên loại văn bản – Tên cơ quan
Số…/ viết tắt tên cơ quan ban hành- viết tắt tên bộ phận soạn thảo
Ví dụ: Số: 08/UBND - VP
Trang 16Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành
văn bản
• Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở
• Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành hoặc được thông qua
Ví dụ: Thành phố hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 4 năm 2016
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2016
Trang 17Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
• Là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
• Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công
văn. Số:123/UBND-VP
• V/v đề nghị phối hợp công tác điều tra dân số
• Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung chính của văn bản.
QUYẾT ĐỊNH
Về quản lý các công trình quốc gia
Trang 18Số 72/VTLTNN-NVĐPv/v kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 2015
Về việc điều động cán bộ (in thường,đậm 14)
(in thường 12-13)
Trang 19Nội dung văn bản
- Hành văn phải trung lập, không thiên vị, khách quan.
- Lời văn phải lịch sự, đúng tư cách trong giao dịch.
- Cuối văn bản, phải nhân danh cơ quan để yêu cầu.
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông
Trang 21TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Trang 22VB hành chính (sự nghiệp, giáo dục, y tế, khoa học, lực lượng vũ trang được ghi học hàm học vị, quân hàm)
Chú ý
Trang 24về công tác văn thư và quy định của PL
có liên quan.
Dấu: theo NĐ 110/2004/NĐ-CP
Dấu giáp lai: giữa mép phải, tối đa 05 trang văn bản
Trang 25Đóng dấu
Ngay ngắn Đúng chiều Đúng màu mực dấu Trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
DẤU CỦA
CƠ
QUAN, TỔ
CHỨC
Trang 27Nơi nhận
• Viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11.
• Sau từ “nơi nhận” có dấu hai chấm (:)
• Trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-)
• Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;)
• Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (.).
Trang 30TÀI LIỆU THAM KHẢO
• TS Trần Hoàng Kỹ năng soạn văn bản
Trang 31TRÂN TRỌNG CẢM ƠN !