Hướng dẫn Soạn thảo văn bản

Cách chọn khối văn bản: - Chọn một hoặc nhiều chữ liên tiếp:  Cách 1:  Di chuyển chuột đến phía trước chữ muốn đánh dấu  Nhấn và giữ trái chuột rồi kéo chuột từ phải sang trái để chọn

Một số khái niệm liên quan đến soạn thảo văn bản 2

1 Mục tiêu 2

2 Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn 2

Bàn phím và các phím tổ hợp trên bàn phím 3

1 Mục tiêu 3

2 Giới thiệu sơ bộ về bàn phím 3

2.1.Một số phím đặc biệt 3

2.2.Phím điều khiển hiển thị 4

2.3.Các phím tổ hợp 4

Cách soạn thảo văn bản tiếng Việt có dấu 5

1 Mục tiêu 5

2 Cách chọn khối văn bản 5

3 Phần mềm gõ tiếng Việt 6

3.1.Chuẩn bị và cài đặt phần mềm 6

3.2.Giới thiệu về phần mềm Unikey và cách gõ Tiếng việt 7

3.3.So sánh bảng mã Unicode và TCVN3 7

3.4.Chuyển đổi bảng mã của văn bản 8

4 Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản 10

5 Cách viết hoa trong Tiếng Việt 10

Sử dụng Clipboard của MS Word 2010 hỗ trợ soạn thảo VB 12

1 Mục tiêu 12

2 Khái niệm về Clipboard 12

3 Cut - Cắt 13

4 Copy - Sao chép 14

5 Paste - Dán 14

6 Format Painter - Sao chép định dạng 15

Hướng dẫn gõ 10 ngón (SV đọc thêm) 16

1 Giới thiệu 16

1.1.Lợi ích của gõ 10 ngón 16

1.2.Tập gõ 10 ngón là một quá trình 16

1.3.Một số phần mềm gõ 10 ngón 16

2 Hướng dẫn kỹ thuật gõ 10 ngón 16

Một số khái niệm liên quan đến soạn thảo văn bản

1 Mục tiêu

Sau khi học xong phần này sinh viên nắm được các khái niệm:

1 Ký tự - Character

2 Từ - Word

3 Câu – Sentence

4 Dòng – Line

5 Đoạn – Paragraph

2 Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character) Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph)

- Ví dụ:

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ

Bàn phím và các phím tổ hợp trên bàn phím

1 Mục tiêu

Sau khi học xong phần này sinh viên năm được:

1 Cấu tạo chung của bàn phím

2 Một số phím đặc biệt trên bàn phím

3 Các tổ hợp phím hay sử dụng

2 Giới thiệu sơ bộ về bàn phím

2.1 Một số phím đặc biệt

- Esc (Escape): Hủy bỏ (cancel) một hoạt động đang thực hiện, thoát ra khỏi một ứng dụng

nào đó đang hoạt động

- Tab: Di chuyển con trỏ và chữ sau con trỏ sang phải một khoảng rộng (khoảng rộng tab

mặc định = 0.5 inch = 1.27 cm), hoặc chuyển sang một cột hoặc Tab khác

- Caps Lock: Bật/tắt chế độ gõ chữ IN HOA (đèn Caps Lock sẽ bật hoặc tắt tương ứng theo

chế độ)

- Enter: Phím dùng để ra lệnh thực hiện một lệnh hoặc chạy một chương trình đang được

chọn hoặc để xuống dòng khi gõ văn bản

- Space Bar: Phím tạo khoảng cách giữa các ký tự Lưu ý mỗi khoảng cách cũng được xem là

một ký tự, gọi là ký tự trắng hay trống

- Backspace: đẩy con trỏ về phía trái một ký tự và xóa ký tự tại vị trí đó nếu có

- Insert: khi bật chức năng này, ký tự đang gõ sẽ ghi đè lên ký tự phía sau

- Delete: xóa các ký tự phía bên phải con trỏ

- Home: về đầu dòng

- End: về cuối dòng

- Page Up: di chuyển lên một trang màn hình

Vùng phím thông dụng

Trung tâm của bàn phím

Vùng phím chức năng

Vùng phím số

Sử dụng khi nhập hoặc tính toán với số

Muốn sử dụng bật phím NumLock

- Page Down: di chuyển xuống một trang màn hình

- Phím Windows: Mở menu Start của Windows và được dùng kèm với các phím khác để

thực hiện một chức năng nào đó

- Phím Menu: Có tác dụng giống như nút phải chuột

2.2 Phím điều khiển hiển thị

2.3 Các phím tổ hợp

- Các phím Shift, Alt (Alternate), Ctrl (Control) là phím tổ hợp chỉ có tác dụng khi nhấn kèm

với các phím khác

- Với phím Shift:

 Giữ phím Shift nhấn thêm phím ký tự để gõ chữ IN HOA mà không cần bật Caps lock

 Giữ phím Shift nhấn phím có 2 ký tự để gõ các ký tự bên trên

Ví dụ: Shift + để gõ dấu >

- Với phím Alt:

 Alt + Tab: Di chuyển giữa các cửa sổ đang mở

 Giữ phím Alt + di chuyển chuột để bôi đen dọc văn bản

 Nhấn phím Alt để hiển thị các ShortcutKey trên Ribbon của Office 2010 Lúc đó sử dụng các

Tab hoặc các chức năng trên QuickAccessToolbar bằng cách giữ phím Alt + ShortcutKey Ví dụ: Alt + W để mở Tab View

- Phím Ctrl:

 Giữ phím Ctrl + nhấn phím số hoặc chữ để tạo thành phím nóng (ShortcutKey)

Ví dụ: Ctrl + S: lưu văn bản, Ctrl + 2: tăng khoảng cách dòng gấp đôi (Double)

 Giữ phím Ctrl + click vào đường link (liên kết) để thực hiện liên kết

 Giữ phím Ctrl + di chuyển phím lăn trên chuột (phím giữa) để thay đổi Zoom của văn bản

 Giữ phím Ctrl để có thể bôi đen được văn bản ở các vị trí cách xa nhau

 Ctrl + Home: Về đầu văn bản

 Ctrl + End: Về cuối văn bản

Chụp lại màn hình hiện tại,

lưu vào Clipboard

Bật/tắt chức năng cuộn

văn bản

Tạm dừng một hoạt động đang thực hiện

Cách soạn thảo văn bản tiếng Việt có dấu

1 Mục tiêu

Sau khi học xong phần này sinh viên nắm được cách soạn thảo đúng trong văn bản tiếng Việt:

1 Cách chọn (bôi đen) văn bản

2 Sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt Unikey

3 Quy tắc gõ dấu câu trong văn bản

4 Cách viết hoa trong Tiếng Việt

2 Cách chọn khối văn bản

- Thao tác chọn khối văn bản (Select – bôi đen) văn bản là công việc được thực hiện rất nhiều trong quá trình xử lý và định dạng văn bản Cách chọn khối văn bản:

- Chọn một hoặc nhiều chữ liên tiếp:

 Cách 1:

 Di chuyển chuột đến phía trước chữ muốn đánh dấu

 Nhấn và giữ trái chuột rồi kéo chuột từ phải sang trái để chọn hết chữ muốn đánh dấu

 Cách 2:

 Di chuyển con trỏ đến phía trước chữ muốn đánh dấu

 Nhấn và giữ phím Shift kết hợp phím mũi tên “” để chọn hết chữ muốn đánh dấu

- Chọn một hoặc nhiều dòng văn bản liên tiếp:

 Cách 1:

 Di chuyển chuột ra phía bên trái của dòng văn bản muốn đánh dấu sao cho hình con trỏ chuyển thành hình mũi tên Nhấn trái chuột để chọn dòng văn bản này

 Nếu muốn chọn thêm dòng thì tiếp tục giữ trái chuột sau đó kéo thẳng xuống phía dưới để chọn hết các dòng văn bản muốn đánh dấu

 Cách 2: Di chuyển con trỏ đến đầu dòng, giữ phím Shift kết hợp phím mũi “”

- Chọn nhiều đoạn hoặc dòng văn bản ở vị trí khác nhau:

Chọn đoạn hoặc dòng văn bản đầu tiên sau đó nhấn và giữ phím Ctrl, tiếp tục chọn các

đoạn hoặc dòng văn bản khác

- Chọn các chữ (từ) theo hàng dọc:

Nhấn và giữ phím Alt sau đó di chuyển dấu trỏ chuột tới vị trí muốn bắt đầu đánh dấu và

nhấn nút trái chuột, tiếp tục di chuyển chuột theo chiều ngang và chiều dọc để đánh dấu chọn

- Chọn nhanh một từ: Nhấn đúp phím trái chuột vào từ cần chọn

- Chọn nhanh một đoạn văn bản:

 Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đầu đoạn văn bản muốn đánh dấu và nhấn nút trái chuột sau

đó nhấn và giữ phím Shift rồi di chuyển dấu trỏ chuột đến cuối đoạn văn bản và nhấn nút trái chuột một lần nữa để chọn

 Hoặc, di chuyển con trỏ tới một từ bất kỳ trong đoạn, click chuột trái 3 lần liên tiếp

- Chọn hết toàn bộ nội dung văn bản: Cách nhanh nhất để chọn toàn bộ nội dung văn bản

là nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A

3 Phần mềm gõ tiếng Việt

3.1 Chuẩn bị và cài đặt phần mềm

- Sinh viên có thể download phần mềm và xem tài liệu hướng dẫn sử dụng Unikey trong mục

HD SỬ DỤNG HỆ THỐNG + CÁC PHẦN MỀM + THÔNG TIN CHUNG phần 3 Các phần mềm hoặc tải phần mềm Unikey tại đây

- Kích mở file Unikey.exe

 Chọn bảng mã: Unicode hoặc TCVN3

 Kiểu gõ: Telex

 Kích nút: Đóng

- Xuất hiện biểu tượng trên khay hệ thống (góc dưới bên phải màn hình)

 Chế độ gõ tiếng Việt; chế độ gõ tiếng Anh

 Chuyển đổi chế độ gõ Anh  Việt bằng cách:

 Kích chuột vào biểu tượng  để chuyển

 Hoặc sử dụng Phím chuyển của phần mềm: Ctrl + Shift hoặc Alt + Z tùy vào chế độ thiết lập

phím chuyển

3.2 Giới thiệu về phần mềm Unikey và cách gõ Tiếng việt

- Bảng mã: là cách mã hóa các ký tự để lưu trữ Có hai loại bảng mã thông dụng tại Việt Nam

là TCVN3 và Unicode

 Bảng mã Unicode: là bộ mã chuẩn quốc tế được thiết kế để dùng làm bộ mã duy nhất cho tất cả các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, kể cả các ngôn ngữ sử dụng ký tự tượng hình như tiếng Trung Quốc, tiếng Thái… Vì vậy, tất các các máy tính sau khi cài đặt mặc định đã có các Font chữ phù hợp với bảng mã Unicode, ví dụ: Times New Roman, Arial…

 Bảng mã TCVN3: là bộ mã của Việt Nam xây dựng Vì vậy, nếu soạn thảo theo bảng này sẽ phải

có Font chữ phù hợp để hiển thị được Tiếng Việt, đó là các font chữ như VnTime, VnArial… Muốn sử dụng các font chữ này, phải cài đặt thêm font chữ Vn cho máy tính

- Cách gõ tiếng Việt: Telex

ư w hoặc uw hoặc ] Ngã x

Khi thực hiện gõ tiếng Việt, ta gõ dấu sau cùng

Ví dụ cần gõ chữ: Người Việt = Nguwowif Vieetj

3.3 So sánh bảng mã Unicode và TCVN3

Font chữ

thường có dấu

.Vn*: VnArial, VnTimes, … Arial, Times New Roman, …

Font chữ hoa

có dấu .VN*H: VNARIALH, VNTIMESH, …

Arial, Times New Roman + Bật Caps Lock khi gõ

Ưu điểm

Font đa dạng, nhiều kiểu chữ đẹp Hiển thị được tiếng Việt trên

Web

Không phải cài đặt Font chữ Nhược điểm Không hiển thị được tiếng Việt trên Web

Phải cài đặt thêm font chữ

Ít kiểu font

3.4 Chuyển đổi bảng mã của văn bản

Sử dụng Công cụ của Unikey

- Khi văn bản đã được soạn thảo bằng một bảng mã nào đó (Vd: Unicode) thì ta phải dùng đúng font chữ phù hợp (Times New Roman, Arial…) với bảng mã Nếu không sử dụng đúng font chữ của bảng mã thì văn bản tiếng Việt sẽ không hiển thị đúng tiếng Việt

- Tuy nhiên, trong một vài tính huống cần phải sử dụng font chữ của bảng mã khác cho văn bản này ta sẽ sử dụng công cụ chuyển đổi bảng mã của Unikey mà không cần phải soạn thảo lại văn bản

a Chuyển bảng mã văn bản từ Unicode sang TCVN3

Bước 1: Sao chép (Copy) nội dung cần chuyển sang TCVN3 (bôi đen  Ctrl + C) Nội dung vừa

copy sẽ được đẩy và Clipboard

Bước 2: Kích chuột phải tại biểu tượng Unikey phía dưới phải màn hình trên khay hệ thống

(System Tray)  chọn Công cụ … (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6)

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại (thực hiện các bước theo hình)

Kiểm tra bảng mã:

Nguồn: Unicode Đích: TCVN3

1

2 Chọn chức năng chuyển

mã từ bộ nhớ đệm Clipboard

3

Bước 4: Xuất hiện cửa sổ thông báo chuyển mã thành công “Successfully converted RTF

clipboard”  OK  Đóng cửa sổ chuyển đổi Nội dung sau khi chuyển đổi thành công

sẽ đưa vào Clipboard

Lưu ý: Nếu chưa copy văn bản (chưa thực hiện bước 1): Xuất hiện thông báo

không đọc được dữ liệu trên bộ nhớ đệm “Cannot read clipboard”

Bước 5: Dán (Paste – Ctrl + V) lại đoạn văn bản đã chuyển đổi bảng mã vào tệp tin:

b Chuyển văn bản từ TCVN3 sang Unicode

Tương tự cách chuyển văn bản từ Unicide sang TCVN3 nhưng tại Bước cần chọn lại nguồn là TCVN3 và đích là Unicode

Bước 4: Xuất hiện cửa sổ thông báo chuyển mã thành công “Successfully converted RTF

clipboard”  OK  Đóng cửa sổ chuyển đổi Nội dung sau khi chuyển đổi thành công

sẽ đưa vào Clipboard

Lưu ý: Nếu chưa copy văn bản (chưa thực hiện bước 1): Xuất hiện thông báo

không đọc được dữ liệu trên bộ nhớ đệm “Cannot read clipboard”

Bước 5: Dán (Paste – Ctrl + V) lại đoạn văn bản đã chuyển đổi bảng mã vào tệp tin

Kiểm tra bảng mã:

Nguồn: TCVN3 Đích: Unicode

1

2 Chọn chức năng chuyển

mã từ bộ nhớ đệm Clipboard

3

4 Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

- Không dùng phím Enter để điều khiển khoảng cách dòng

- Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách

- Không dùng dấu trắng để căn chỉnh lề

- Các dấu ngắt câu như , ;: ! gõ sát với chữ phía trước sau đó là dấu trắng

- Các loại dấu mở ngoặc ( { < „ " gõ sát với chữ phía sau

- Các loại dấu đóng ngoặc tương tự như dấu ngắt câu

- Ký tự đầu câu, ký tự viết tắt cho cụm từ, ký tự đầu của địa danh và tên riêng phải viết hoa

Ví dụ 1:

Hôm nay , trời nóng quá chừng!

Hôm nay,trời nóng quá chừng!

Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Hôm nay, trời nóng quá chừng !

Các dấu mở ngoặc ( và mở nháy „ hoặc “ đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy ) ” ‟ phải

hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái Cách gõ

đúng trong ví dụ trên là: Hôm nay, trời nóng quá chừng!

Ví dụ 2:

Thư điện tử ( Email ) là:

Thư điện tử (Email ) là:

Thư điện tử ( Email) là:

Thư điện tử(Email) là:

Thư điện tử(Email ) là:

Cách gõ đúng trong ví dụ trên là: Thư điện tử (Email) là:

5 Cách viết hoa trong Tiếng Việt

Dựa vào quyết định số 09 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về quy định cách viết hoa trong Tiếng Việt như sau: viết hoa trong văn bản phải đúng với cách viết thông dụng trong ngữ pháp, chính tả tiếng Việt:

- Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết:

 Đầu câu: tiêu đề, lời nói đầu, các chương, mục, điều, kết luận, … của văn bản;

 Đầu câu sau dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!);

 Đầu dòng sau dấu chấm (.), dấu chấm phẩy (;) … xuống dòng (như trường hợp các căn cứ để ra nghị định, quyết định,….);

 Đầu trong dấu hai chấm mở, đóng ngoặc kép: “….” (đoạn trích đầy đủ nguyên văn câu của tác giả, tác phẩm);

 Chỉ địa danh, chỉ tên người;

 Chỉ tên riêng của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội;

 Chỉ chức danh của Đảng, Nhà nước, quân đội, tổ chức kinh tế, xã hội;

 Chỉ các danh hiệu cao quý;

 Chỉ các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn, các hoạt động xã hội, các sinh hoạt nghi lễ trong cộng đồng;

 Chỉ tên các văn kiện của Đảng, Nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội và các tổ chức quốc tế

- Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người:

 Đối với danh từ riêng chỉ tên người Việt Nam: viết hoa tất cả chữ cái đầu của các âm tiết tạo

thành tên riêng Ví dụ: Hồ Chí Minh, Hoàng Văn Thụ, Nguyễn Thị Chiên

 Đối với danh từ riêng chỉ tên người nước ngoài đã được phiên âm ra tiếng Việt (đọc theo âm tiếng Việt): viết hoa chữ cái đầu theo âm tiếng Việt đối với các âm tiết tạo thành tên riêng, giữa

các âm tiết có gạch nối ngắn Ví dụ: Phơ-ri-đơ-rích Ăng-ghen, V.I Lê-nin

- Viết hoa danh từ riêng chỉ địa danh:

 Đối với danh từ riêng chỉ địa danh Việt Nam: viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên

riêng Ví dụ: Việt Nam, Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ngãi, Thừa Thiên – Huế …

 Đối với danh từ riêng chỉ địa danh nước ngoài

 Danh từ riêng chỉ địa danh nước ngoài đã phiên âm theo tiếng Việt (đọc theo âm tiếng Việt): viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng, giữa các âm tiết có gạch nối ngắn Ví dụ: Mát-xcơ-va, Ác-hen-ti-na…

 Đối với danh từ riêng đã phiên theo âm Hán - Việt: viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng, giữa các âm tiết không có gạch nối Ví dụ: Luân Đôn, Bình Nhưỡng, Nga

- Viết hoa các danh từ chỉ phương hướng mang ý nghĩa định danh: viết hoa chữ cái đầu của

âm tiết chỉ phương hướng và của âm tiết chỉ địa danh, giữa các âm tiết không có gạch nối

Ví dụ: Phía Bắc, phía Nam, phía Đông, phía Tây Việt Nam; Các tỉnh, thành phố phía Bắc Việt Nam; Khu vực miền Bắc, Trung, Nam Bộ; Các nước Đông Âu, Tây Bắc Âu