Tài liệu hướng dẫn soạn thảo văn bản

Từ năm 20052006 Bộ Giáo dục và Đào tạo đã yêu cầu các trư¬ờng Đại học và Cao đẳng tổ chức giảng dạy học tập học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. Mời các bạn tham khảo những kiến thức về Tài liệu hướng dẫn soạn thảo văn bản

K THU T SO N TH O VĂN B N Ỹ Ậ Ạ Ả Ả

L i nói đ u ờ ầ

Xã h i ngày càng phát tri n ho t đ ng giao ti p gi a con ngộ ể ạ ộ ế ữ ườ ới v i con ngườ i cũng ngày càng phát tri n theo hể ướng, thu n ti n, nhanh chóng, chính xác và khoa h cậ ệ ọ

và hi u qu ệ ả

Ho t đ ng giao ti p gi a con ngạ ộ ế ữ ườ ới v i con ngườ ượi đ c th c hi n b ng r tự ệ ằ ấ nhi u phề ương ti n Trong các phệ ương ti n giao ti p y thì giao ti p b ng văn b n làệ ế ấ ế ằ ả

phương ti n chính th ng và có vai trò trung tâm.ệ ố

Xu t phát t vai trò chính th ng, ch đ o và yêu c u ngày càng cao v ch tấ ừ ố ủ ạ ầ ề ấ

lượng, hi u qu trong ho t đ ng giao ti p c a con ngệ ả ạ ộ ế ủ ườ ồi g m có giao ti p gi a cáế ữ nhân v i cá nhân, cá nhân v i t ch c, t ch c v i t ch c nên công tác So n th oớ ớ ổ ứ ổ ứ ớ ổ ứ ạ ả văn b n ngày càng đả ược chú tr ng và quan tâm.ọ

Nh n bi t rõ đậ ế ượ ầc t m quan tr ng c a công tác so n th o văn b n trong xãọ ủ ạ ả ả

h i hi n đ i T năm 2005-2006 B Giáo d c và Đào t o đã yêu c u các trộ ệ ạ ừ ộ ụ ạ ầ ư ng Đ iờ ạ

h c và Cao đ ng t ch c gi ng d y h c ph n k thu t so n th o văn b n Đây làọ ẳ ổ ứ ả ạ ọ ầ ỹ ậ ạ ả ả môn h c m i đ i v i sinh viên t t c các ngành đào t o, nh m giúp sinh viên hi uọ ớ ố ớ ấ ả ạ ằ ể

đ c tr ng m t s lo i văn b n: Văn b n hành chính, Văn b n qu n lý Nhà nặ ư ộ ố ạ ả ả ả ả ước, Văn

b n h p đ ng và quá trình xây d ng m t văn b n nói chung T đó rèn luy n cho sinhả ợ ồ ự ộ ả ừ ệ viên nh ng k năng t o l p m t văn b n theo quy đ nh, giúp sinh viên sau khi raữ ỹ ạ ậ ộ ả ị

trường có th đáp ng yêu c u so n th o văn b n trong quá trình công tác.ể ứ ầ ạ ả ả

Xu t phát t vai trò c a công tác So n th o văn b n, t yêu c u c a B giáoấ ừ ủ ạ ả ả ừ ầ ủ ộ

d c đào t o, t s ch đ o c a Ban giám hi u Trụ ạ ừ ự ỉ ạ ủ ệ ường Cao đ ng Xây d ng S 1 Tẳ ự ố ổ môn So n th o văn b n đã t ch c biên so n Bài gi ng So n th o văn b n dành choạ ả ả ổ ứ ạ ả ạ ả ả

h c sinh, sinh viên đang theo h c t i trọ ọ ạ ường

Bài gi ng đã đả ược các th y cô trong t môn ph i h p xây d ng và đầ ổ ố ợ ự ượ ự c s góp ý, nghi m thu và thông qua c a Khoa k toán – Tài chính và Ban giám hi u nhàệ ủ ế ệ

trường

Bài gi ng đả ược th ng nh t áp d ng gi ng d y cho h c sinh, sinh viên chuyênố ấ ụ ả ạ ọ ngành K toán, Qu n tr kinh doanh, Tài chính ngân hàng ế ả ị

Trong quá trình xây d ng các th y cô đã c g ng r t nhi u, song bài gi ngự ầ ố ắ ấ ề ả

ch c ch n không th chánh kh i nh ng khi m khuy t Vì v y các th y cô trong tắ ắ ể ỏ ữ ế ế ậ ầ ổ môn r t mong nh n đấ ậ ượ ực s góp ý t b n đ c và các đ ng nghi p đ bài gi ng ngàyừ ạ ọ ồ ệ ể ả càng hoàn thi n h n Xin chân thành c m n./.ệ ơ ả ơ

I M C ĐÍCH, Ý NGHĨA MÔN H CỤ Ọ

T năm 2005-2006 B Giáo d c và Đào t o đã yêu c u các trừ ộ ụ ạ ầ ư ng Đ i h c vàờ ạ ọ Cao đ ng t ch c gi ng d y h c t p h c ph n k thu t so n th o văn b n Đây làẳ ổ ứ ả ạ ọ ậ ọ ầ ỹ ậ ạ ả ả môn h c m i đ i v i sinh viên t t c các ngành đào t o, nh m giúp sinh viên hi uọ ớ ố ớ ấ ả ạ ằ ể

đ c tr ng m t s lo i văn b n: Văn b n hành chính, Văn b n qu n lý Nhà nặ ư ộ ố ạ ả ả ả ả ước, Văn

b n h p đ ng và quá trình xây d ng m t văn b n nói chung T đó rèn luy n cho sinhả ợ ồ ự ộ ả ừ ệ viên nh ng k năng t o l p m t văn b n theo quy đ nh, giúp sinh viên sau khi raữ ỹ ạ ậ ộ ả ị

trường có th đáp ng yêu c u so n th o văn b n trong quá trình công tác.ể ứ ầ ạ ả ả

II V TRÍ VÀ TÍNH CH T MÔN H CỊ Ấ Ọ

1 V trí ị

Là h c ph n thu c kh i ki n th c c s ọ ầ ộ ố ế ứ ơ ở

2 Tính ch t ấ

Là môn h c lý thuy t có tính ng d ng cao.ọ ế ứ ụ III CHƯƠNG TRÌNH MÔN H C VÀ TÀI LI U THAM KH OỌ Ệ Ả

1 Ch ươ ng trình môn h c: 4 ch ọ ươ ng

Chương 1: Khái quát chung v văn b n và k thu t t o l p văn b n.ề ả ỹ ậ ạ ậ ả Chư ng 2: Văn b n hành chính – k thu t so n th o m t s văn b n hànhơ ả ỹ ậ ạ ả ộ ố ả chính thông d ng.ụ

Chương 3: H p đ ng – k thu t so n th o.ợ ồ ỹ ậ ạ ả Chư ng 4: Khái quát v văn b n quy ph m pháp lu t.ơ ề ả ạ ậ

2 Tài li u chính: ệ

[1] T môn So n th o văn b n, Bài gi ng So n th o văn b n, Trổ ạ ả ả ả ạ ả ả ường Cao

đ ng Xây d ng s 1, 2013.ẳ ự ố

3 Tài li u tham kh o: ệ ả

[2] H c vi n Hành chính Qu c Gia, Giáo trình K thu t Xây d ng và ban hànhọ ệ ố ỹ ậ ự văn b n, Nhà Xu t b n Khoa h c và K thu t, 2008;ả ấ ả ọ ỹ ậ

[3] Giáo trình so n th o văn b n,Nhà xu t b n Xây d ng, 2004;ạ ả ả ấ ả ự [4] Thông t s 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 c aư ố ủ

B N i v hộ ộ ụ ướng d n th th c và k thu t trình bày văn b n hành chính; ẫ ể ứ ỹ ậ ả

[5] Lu t Thậ ương m i s 36/2005/QH11 ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005ạ ố

c a Qu c h i nủ ố ộ ước C ng hòa xã h i ch nghĩa Vi t Nam;ộ ộ ủ ệ

[6] B lu t Dân s s 33/2005/QH11 ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2005 c aộ ậ ự ố ủ

Qu c h i nố ộ ước C ng hòa xã h i ch nghĩa Vi t Nam ộ ộ ủ ệ

[7] Website:http://mof.gov.vn, http://www.caicachhanhchinh.gov.vn, …

CH ƯƠ NG 1

CH ƯƠ NG 1 KHÁI QUÁT CHUNG V Ề VĂN B N Ả

VÀ K THU T T O L P VĂN B N Ỹ Ậ Ạ Ậ Ả

I.KHÁI QUÁT CHUNG V VĂN B N Ề Ả

1.Văn b n ả

1.1 Khái ni m ệ

- Nguyên nghĩa:

Văn b n là b n vi t ho c in, mang n i dung là nh ng gì c n đả ả ế ặ ộ ữ ầ ượ ư ạc l u l i làm

b ng, ho c đó là nh ng chu i ký hi u thu c m t h th ng nào đó, t o thành m tằ ặ ữ ỗ ệ ộ ộ ệ ố ạ ộ

ch nh th mang n i dung, ý nghĩa tr n v n.ỉ ể ộ ọ ẹ

Ngoài ra, văn b n còn đả ược hi u theo nhi u cách khác:ể ề

- Theo nghĩa r ng: ộ

Văn b n là phả ương ti n ghi l i và truy n đ t thông tin b ng các ký hi u hayệ ạ ề ạ ằ ệ ngôn ng nh t đ nh ( ngôn ng đữ ấ ị ữ ược ghi l i dạ ướ ại d ng ch ch vi t ).ữ ữ ế

V i cách hi u r ng nh v y, văn b n còn có th g i là v t mang tin đớ ể ộ ư ậ ả ể ọ ậ ược ghi

b ng ký hi u ngôn ng ( ch y u là ch ch vi t )ằ ệ ữ ủ ế ỉ ữ ế

- Theo nghĩa h p: ẹ

Văn b n là khái ni m dùng đ ch công văn gi y t , tài li u hình thành trongả ệ ể ỉ ấ ờ ệ

ho tạ đ ng c a các c quan, t ch c, doanh nghi p.ộ ủ ơ ổ ứ ệ

+ Công văn dùng đ ch các văn b n do các c quan, xí nghi p ban hành theoể ỉ ả ơ ệ

m t th th c nh t đ nh ( t c là ph i tuân theo nh ng quy đ nh nh t đ nh v hình th cộ ể ứ ấ ị ứ ả ữ ị ấ ị ề ứ

và n i dung c a văn b n ): Qu c hi u, c quan ban hành,s , kí hi u, đ a danh, ngàyộ ủ ả ố ệ ơ ố ệ ị tháng ban hành, ch kí, con d u c quanữ ấ ơ …

+ Gi y t là nh ng văn b n hình thành trong các c quan, xí nghi p nh ng nóấ ờ ữ ả ơ ệ ư không ph i là công văn ( t c là nó không theo th th c chung ) nh : đ n t c a cáả ứ ể ứ ư ơ ừ ủ nhân, nh ng lo i s sáchữ ạ ổ …

- Nghĩa chung nh t: ấ Văn b n là m t ph ả ộ ươ ng ti n ghi tin và truy n đ t thông tin b ng m t ngôn ệ ề ạ ằ ộ

ng hay kí hi u nh t đ nh Tuỳ theo lĩnh v c c th c a đ i s ng xã h i và qu n lý ữ ệ ấ ị ự ụ ể ủ ờ ố ộ ả nhà n ướ c mà văn b n có nh ng n i dung và hình th c khác nhau ả ữ ộ ứ .

1.2.Đ c đi m ặ ể

Văn b n có nh ng đ c đi m c b n sau:ả ữ ặ ể ơ ả

- Văn b n ph i đả ả ược th hi n b ng ngôn ng vi t thông qua h th ng kí hi u,ể ệ ằ ữ ế ệ ố ệ

kí t nh t đ nh.ự ấ ị

- Ngôn ng vi t, các kí hi u, kí t ph i đữ ế ệ ự ả ược th hi n trên m t ch t li uể ệ ộ ấ ệ chuyên môn nh t đ nh (v t li u ghi tin )ấ ị ậ ệ

- Th hi n ý chí c a ch th ban hành hể ệ ủ ủ ể ướng t i ch th ti p nh n.ớ ủ ể ế ậ

- Văn b n có n i dung và hình th c khác nhau tuỳ thu c vào lĩnh v c c a đ iả ộ ứ ộ ự ủ ờ

s ng xã h i mà nó ph n ánh.ố ộ ả

1.3.Vai trò và tác d ng c a văn b n ụ ủ ả

Hi n nay có nhi u cách th c, phệ ề ứ ương ti n khác nhau đ đáp ng nhu c uệ ể ứ ầ truy n đ t thông tin song văn b n v n đề ạ ả ẫ ược coi là phương ti n thông tin h u hi uệ ữ ệ

nh t b i tính chính xác, c th và kh năng l u gi thông tin lâu dài c a nó Vì v yấ ở ụ ể ả ư ữ ủ ậ

VB v n là hình th c thông tin chính th ng, b i ch có trên văn b n m i có th thẫ ứ ố ở ỉ ả ớ ể ể

hi n đệ ược con d u và ch ký c a c quan ban hành VB VD đ h p th c hóa Côngấ ữ ủ ơ ể ợ ứ

đi n c quan g i công đi n ph i g i công văn kèm theo t i n i nh n.ệ ơ ử ệ ả ử ớ ơ ậ

- VB luôn là phương ti n thông tin chính th c c a c quan Nhà nệ ứ ủ ơ ước, các tổ

ch c và c a cá nhân.ứ ủ

- VB đượ ử ục s d ng r ng rãi trong các lĩnh v c KHKT, PL, VHNT và trong đ iộ ự ờ

s ng hàng ngày.ố

- VB có kh năng thúc đ y ho c kìm hãm s phát tri n c a xã h i, xây d ng,ả ẩ ặ ự ể ủ ộ ự

gi gìn hay phá v các ch đ nh xã h i khác nhau.ữ ỡ ế ị ộ

- Trong ho t đ ng qu n lý NN, qu n lý XH thì VB là phạ ộ ả ả ương ti n không thệ ể thi u.ế

2 Văn b n Qu n lý Nhà n ả ả ướ c

2.1 Khái ni m ệ

Văn b n qu n lí Nhà n ả ả ướ c là lo i văn b n hình thành trong ho t đ ng qu n lí ạ ả ạ ộ ả

do các ch th qu n lí Nhà n ủ ể ả ướ c ban hành theo th m quy n, hình th c, th t c pháp ẩ ề ứ ủ ụ

lu t quy đ nh và đ ậ ị ượ c Nhà n ướ c đ m b o thi hành b ng nh ng bi n pháp khác nhau ả ả ằ ữ ệ

nh m đi u ch nh các m i quan h theo đ nh h ằ ề ỉ ố ệ ị ướ ng xã h i ch nghĩa ộ ủ

2.2 Đ c đi m ặ ể

- Ch th ban hành : Các c quan qu n lí Nhà nủ ể ơ ả ước

Văn b n qu n lý Nhà nả ả ước là các văn b n lu t, dả ậ ưới lu t, và các văn b nậ ả khác do các c quan trong h th ng t ch c b máy Nhà nơ ệ ố ổ ứ ộ ước (B máy nhà nộ ướ c

c ng hoà XHCNVN theo hi n pháp 1992 g m: Qu c h i, U ban thộ ế ồ ố ộ ỷ ường v qu cụ ố

h i; ch t ch nộ ủ ị ước; Chính ph ; và các c quan trung ủ ơ ương c a chính ph ; Toà ánủ ủ nhân dân; Vi n ki m sát nhân dân và H i đ ng nhân dân, UBND) ban hành đ th cệ ể ộ ồ ể ự

hi n ch c năng, nhi m v , quy n h n c a mình đệ ứ ệ ụ ề ạ ủ ược Nhà nước giao

- C ch ban hành: Văn b n qu n lí Nhà nơ ế ả ả ước được ban hành theo hình th c,ứ

th t c pháp lu t quy đ nh.ủ ụ ậ ị

Trong c quan nhà nơ ước, văn b n đả ượ ử ục s d ng nh m t phư ộ ương ti n đ ghiệ ể

l i và truy n các quy t đ nh qu n lý ho c thông tin c n thi t hình thành trong qu nạ ề ế ị ả ặ ầ ế ả

lý Đ m b o cho s lãnh đ o, ch đ o, đi u hành, ph n ánh k t qu ho t đ ng qu nả ả ự ạ ỉ ạ ề ả ế ả ạ ộ ả

lý c a c quan, t ch c nhà nủ ơ ổ ứ ước Nó ph i đ m b o các qui đ nh c a Nhà nả ả ả ị ủ ước về

th m quy n ban hành, v hình th c, th th c văn b n và vi c s a đ i, đình ch , bãiẩ ề ề ứ ể ứ ả ệ ử ổ ỉ

b theo lu t đ nh.ỏ ậ ị

VD: Khi l p biên b n ph i có ít nh t hai ngậ ả ả ấ ười kí; K lu t ngỉ ậ ười lao đ ngộ

ph i có m t đả ặ ương s , có s tham gia c a đ i di n ban ch p hành công đoàn c s ,ự ự ủ ạ ệ ấ ơ ở

vi c xem xét x lí k lu t ph i đệ ử ỉ ậ ả ược ghi thành biên b n.ả

- N i dung: ộ Văn b n qu n lí Nhà nả ả ước có n i dung là ý chí nhà nộ ước, các thông tin c n truy n đ t, các s ki n c n ghi nh n đ ph c v cho ho t đ ng qu n líầ ề ạ ự ệ ầ ậ ể ụ ụ ạ ộ ả

c a b máy Nhà nủ ộ ước

Văn b n qu n lý nhà nả ả ước th hi n ý chí, m nh l nh mang tính quy n l cể ệ ệ ệ ề ự Nhà nước, là phương ti n đ đi u ch nh nh ng quan h xã h i thu c ph m vi c aệ ể ề ỉ ữ ệ ộ ộ ạ ủ Nhà nước Văn b n là nh ng tài li u đ ghi l i các quy ph m pháp lu t, các quan hả ữ ệ ể ạ ạ ậ ệ

t n t i trong xã h i đồ ạ ộ ược đi u ch nh b ng lu t.ề ỉ ằ ậ

Các văn b n quy ph m pháp lu t là c s pháp lý, hành lang pháp lý, giúp choả ạ ậ ơ ở

m i c p, m i ngành, m i t ch c, m i cá nhân đi u ch nh các hành vi c a mình, tọ ấ ọ ọ ổ ứ ọ ề ỉ ủ ổ

ch c các ho t đ ng c a mình.ứ ạ ộ ủ

Các văn b n thu c nhóm văn b n hành chính và các văn b n chuyên mônả ộ ả ả nghi p v … là ngu n thông tin, là công c th hi n quy n đi u hành, ch p hành vàệ ụ ồ ụ ể ệ ề ề ấ tác nghi p c a các c quan qu n lý Nhà nệ ủ ơ ả ước

- M c đích ban hành: Nh m đi u ch nh các m i quan h trong ho t đ ng qu nụ ằ ề ỉ ố ệ ạ ộ ả

lí nhà nước ( gi a các c quan nhà nữ ơ ước v i nhau, gi a c quan nhà nớ ữ ơ ước v i các tớ ổ

ch c khác và v i nhân dân ).ứ ớ

2.3 Phân lo i văn b n qu n lý Nhà n ạ ả ả ướ c

Phân lo i văn văn b n qu n lý Nhà nạ ả ả ước có th d a trên các tiêu chí khácể ự nhau: Ch th ban hànhủ ể ; Tên lo i văn b n; Hi u l c pháp lí; Th i gian và đ a đi mạ ả ệ ự ờ ị ể ban hành văn b n; Hả ướng chu chuy n: Văn b n đ n, văn b n đi, văn b n n i b ;ể ả ế ả ả ộ ộ Lĩnh v c ph n ánh: Chính tr , giáo d c, kinh t , ngo i giao; K thu t ch tác: Gi y,ự ả ị ụ ế ạ ỹ ậ ế ấ

đi n tệ ử…

* H th ng văn b n qu n lí Nhà n ệ ố ả ả ướ c bao g m nh ng lo i văn b n ch y u ồ ữ ạ ả ủ ế sau:

Văn b n quy ph m pháp lu t ả ạ ậ

Văn b n quy ph m pháp lu t là văn b n do các c quan nhà n ả ạ ậ ả ơ ướ c có th m ẩ quy n ban hành theo th t c, trình t lu t đ nh trong đó ch a đ ng các quy t c x s ề ủ ụ ự ậ ị ứ ự ắ ử ự chung, đ ượ c áp d ng nhi u l n và đ ụ ề ầ ượ c nhà n ướ c đ m b o th c hi n nh m đi u ả ả ự ệ ằ ề

ch nh m i quan h xã h i theo đ nh h ỉ ố ệ ộ ị ướ ng xã h i ch nghĩa ộ ủ

- Văn b n cá bi t ả ệ :

Là nh ng văn b n áp d ng pháp lu t do các ch th có th m quy n ban hànhữ ả ụ ậ ủ ể ẩ ề

nh m gi i quy t nh ng nhi m v c th , th hi n m t n i dung cá bi t, đằ ả ế ữ ệ ụ ụ ể ể ệ ộ ộ ệ ược áp

d ng đ i v i nh ng đ i tụ ố ớ ữ ố ượng được ch đ nh rõ.ỉ ị

Ch th ban hành lo i văn b n này là các c quan có t cách pháp nhân ( có ủ ể ạ ả ơ ư quy t đ nh thành l p, có con d u riêng, có t ch c văn th riêng), đ i t ế ị ậ ấ ổ ứ ư ố ượ ng đi u ề

ch nh là nh ng đ i t ỉ ữ ố ượ ng thi hành đ ượ c ch đ nh đích danh ỉ ị

Các văn b n áp d ng quy ph m pháp lu t: Quy t đ nh cá bi t, L nh ( l nh ân ả ụ ạ ậ ế ị ệ ệ ệ sá),B n án, N i quy, Quy ch , Quy đ nh, Đi u l ( là nh ng văn b n đi kèm v i m t ả ộ ế ị ề ệ ữ ả ớ ộ

lo i văn b n khác ) ạ ả

- Văn b n hành chính thông th ả ườ ng:

Là văn b n dùng đ gi i quy t các công vi c c th có tính s v trong ho tả ể ả ế ệ ụ ể ự ụ ạ

đ ng hành chính ( ch có tính thông tin đi u hành và không đ a ra các quy t đ nh qu nộ ỉ ề ư ế ị ả lý)

* Văn b n hành chính thông th ả ườ ng không đ a ra các quy t đ nh qu n lí, do ư ế ị ả

đó không đ ượ c dùng đ thay th cho VBQPPL ho c văn b n cá bi t: Công văn, Công ể ế ặ ả ệ

đi n,Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, T trình, Biên b n, k ho ch, ch ệ ờ ả ế ạ ươ ng trình, đ ề

án, Ph ươ ng án, di n văn ế

* Các lo i gi y: Gi y m i, đi đ ạ ấ ấ ờ ườ ng, u nhi m, gi i thi u, ch ỷ ệ ớ ệ ứng nh n, ngh ậ ỉ phép, biên nh n h s ậ ồ ơ

* Các lo i phi u: Phi u g i, phi u chuy n, ạ ế ế ử ế ể

- Văn b n chuyên ngành: ả

Là nh ng văn b n mang tính đ c thù v chuyên môn nghi p v , đữ ả ặ ề ệ ụ ược hình thành trong các lĩnh v c QLNN c th , nh m giúp cho c quan chuyên môn th c hi nự ụ ể ằ ơ ự ệ

m t s ch c năng độ ố ứ ược nhà nước u quy n.ỷ ề

* Văn b n chuyên môn trong lĩnh v c: Tài chính, T pháp, Ngo i giaoả ự ư ạ …VD:

- B n kê khai hàng hoá xu t, nh p kh u – ngành H i quanả ấ ậ ẩ ả

- H c b , s đi m, s liên l cọ ạ ổ ể ổ ạ … ngành Giáo d cụ

- Gi y ch ng sinh, Gi y nh p vi n, xu t vi n, s y bấ ứ ấ ậ ệ ấ ệ ổ ạ… ngành Y tế

- Hoá đ n, phi u thu, phi u chi, b ng th ng kêơ ế ế ả ố … Ngành Tài chính

* Văn b n k thu t trong lĩnh v c: Xây d ng, Ki n trúc, Tr c đ a, B n đ ,ả ỹ ậ ự ự ế ắ ị ả ồ Khí tượng

VD: Đ án, b n v thi t k , quy trình công nghồ ả ẽ ế ế ệ…

Đ c đi m: ặ ể

- V n i dung: Mang tính đ c thù nghi p v , chuyên môn sâuề ộ ặ ệ ụ

- V hình th c: Có tính khuôn m u cao ( thề ứ ẫ ường được in s n )ẵ

2.4 Ch c năng c a văn b n Qu n lý Nhà n ứ ủ ả ả ướ c

2.4.1 Ch c năng thông tin ứ

Văn b n đả ượ ảc s n sinh ra trước h t do nhu c u giao ti p, nh v y ch c năngế ầ ế ư ậ ứ thông tin có t t c các lo i văn b n Đây là ch c năng đở ấ ả ạ ả ứ ược nói đ n đ u tiên, trế ầ ướ c

nh t và cũng là ch c năng quan tr ng nh t b i vì thông qua ch c năng này các ch cấ ứ ọ ấ ở ứ ứ năng khác m i đớ ược th hi n.ể ệ

Thông tin ch a trong văn b n qu n lí Nhà nứ ả ả ước khác v i m i d ng thông tinớ ọ ạ khác: Nó là thông tin mang tính chính th ng, b n v ng và đ chính xác cao, nó hố ề ữ ộ ướ ng

m i ngọ ườ ếi đ n hành đ ng do Nhà nộ ước đ t ra.ặ

Ch c năng thông tin c a văn b n th hi n qua m y m t sau:ứ ủ ả ể ệ ấ ặ

+ Ghi l i các thông tin qu n lý;ạ ả + Truy n đ t các thông tin qu n lý t n i này đ n n i khác trong h thôngề ạ ả ừ ơ ế ơ ệ

qu n lý hay t c quan đ n cá nhân;ả ừ ơ ế

+ Giúp c quan thu nh n thông tin c n thi t cho ho t đ ng qu n lý;ơ ậ ầ ế ạ ộ ả

+ Giúp các c quan đánh giá các thông tin thu đơ ược qua các h thông truy nệ ề

đ t thông tin khác nhau;ạ

Thông tin ch a đ ng trong văn b n th hi n dứ ự ả ể ệ ướ ại d ng : Thông tin quá kh ;ứ thông tin hi n hành; thông tin d báo.ệ ự

Thông tin trong văn b n ph i tho mãn yêu c u đ y đ , chính xác, k p th i.ả ả ả ầ ầ ủ ị ờ

2.4.2.Ch c năng pháp lý ứ

Ch c năng này ch có văn b n Qu n lí Nhà nứ ỉ ở ả ả ước, đi u đó ph n ánh n i dungề ả ộ văn b n Qu n lí Nhà nả ả ước ( đ c bi t là văn b n Quy ph m pháp lu t ); nó ch a đ ngặ ệ ả ạ ậ ứ ự các quy ph m, các quy đ nh, các tiêu chu n, các ch đ chính sách T t c các đi uạ ị ẩ ế ộ ấ ả ề

y làm c s cho các c quan Nhà n c th c thi công v

Ch c năng pháp lí c a văn b n nó cho phép trong tr t t pháp lí c a nó thìứ ủ ả ậ ự ủ công dân được làm t t c nh ng gì mà pháp lu t không c m, đ ng th i nêu cácấ ả ữ ậ ấ ồ ờ quy n và nghĩa v c a công dân M t khác ch c năng này làm c s đ t ch c bề ụ ủ ặ ứ ơ ở ể ổ ứ ộ máy Nhà nước, đ xây d ng biên ch , quy đ nh ch c năng, nhi m v c a t ng cề ự ế ị ứ ệ ụ ủ ừ ơ quan trong b máy.ộ

Có th hi u m t cách ngể ể ộ ắn g n ch c năng pháp lí c a văn b n là:ọ ứ ủ ả

- Nó làm căn c cho ho t đ ng qu n lý, đ ng th i làm s i dây ràng bu c tráchứ ạ ộ ả ồ ờ ợ ộ nhi m c a c quan Nhà nệ ủ ơ ước v nh ng v n đ xã h i mà các c quan Nhà nề ữ ấ ề ộ ơ ước v iớ

t cách là ch th qu n lí lĩnh v c y.ư ủ ể ả ự ấ

- Nó là c s pháp lí đ công dân th c hi n quy n và nghĩa v c a mìnhơ ở ể ự ệ ề ụ ủ

Ch c năng này đứ ược th hi n nh ng phể ệ ở ữ ương di n dệ ưới đây:

- Ghi l i các quy ph m pháp lu t và các quan h v m t lu t pháp t n t iạ ạ ậ ệ ề ặ ậ ồ ạ trong xã h iộ

- Là c s pháp lý cho ho t đ ng c a các c quan, t ch c, đoàn thơ ở ạ ộ ủ ơ ổ ứ ể…

- Là s n ph m c a s v n d ng các quy ph m pháp lu t vào đ i s ng th c t ,ả ẩ ủ ự ậ ụ ạ ậ ờ ố ự ế vào qu n lý NN và qu n lý xã h i, ph n ánh quá trình gi i quy t các nhi m v trênả ả ộ ả ả ế ệ ụ

phương di n pháp lý theo quy đ nh c a pháp lu t hi n hành.ệ ị ủ ậ ệ

2.4.3.Ch c năng qu n lý và đi u hành ứ ả ề

Đây là ch c năng có nh ng văn b n đứ ở ữ ả ược s n sinh ra trong môi trả ườ ng

qu n lí Ch c năng qu n lí c a văn b n đả ứ ả ủ ả ược th hi n vi c chúng tham gia vào t tể ệ ở ệ ấ

c các giai đo n c a quá trình qu n lí Qu n lí là m t quá trình g m nhi u khâu t :ả ạ ủ ả ả ộ ồ ề ừ

ho ch đ nh, xây d ng t ch c, xây d ng biên ch , ra quyêt đ nh, t ch c th c hi nạ ị ự ổ ứ ự ế ị ổ ứ ự ệ quy t đ nh, ki m tra đánh giá Trong t t c các khâu nói trên khâu nào cũng c n có sế ị ể ấ ả ầ ự tham gia c a văn b n Trong ho t đ ng qu n lí c a xã h i hi n đ i thì m i quy tủ ả ạ ộ ả ủ ộ ệ ạ ọ ế

đ nh qu n lí đ u ph i th hi n b ng văn b n Nh v y văn b n là m t công c đ yị ả ề ả ể ệ ằ ả ư ậ ả ộ ụ ầ

hi u l c trong m t quá trình qu n lí.ệ ự ộ ả

Văn b n là y u t t o nên quan h gi a các c quan thu c b máy qu n lýả ế ố ạ ệ ữ ơ ộ ộ ả

NN, là y u t h p th c hóa các ho t đ ng qu n lý c a các c quan này.ế ố ợ ứ ạ ộ ả ủ ơ

2.4.4.Ch c năng văn hoá xã h i ứ ộ

Văn b n cũng là s nả ả ph m sáng t o c a con ngẩ ạ ủ ười, góp ph n quan tr ng trongầ ọ

vi c ghi l i và truy n bá nh ng truy n th ng văn hóa gi a các th h , gi a các qu cệ ạ ề ữ ề ố ữ ế ệ ữ ố gia

Văn b n qu n lý nhà nả ả ước là phương ti n, đ ng th i cũng là s n ph m c aệ ồ ờ ả ẩ ủ quá trình qu n lý và c i t o xã h i, văn b n qu n lý nhà nả ả ạ ộ ả ả ước có tính ch t xã h i vàấ ộ

bi u đ t tính giai c p sâu s c.ể ạ ấ ắ

Văn b n cho th y m t cách tr c ti p nhi u v n đ xã h i khác nhau và cáchả ấ ộ ự ế ề ấ ề ộ

th c đ c p, gi i quy t nh ng v n đ đó trong t ng ph m vi th i đi m c th ứ ề ậ ả ế ữ ấ ề ừ ạ ờ ể ụ ể

2.4.5.Ch c năng th ng kê ứ ố

Văn b n ả qu n lý Nhà nả ước khi được s d ng vào m c đích th ng kê thìử ụ ụ ố

nh ng thông tin th ng kê, các s li u th ng kê có ý nhgiã to l n giúp các nhà lãnh đ oữ ố ố ệ ố ớ ạ

n m b t, phân tích tình hình, ki m tra ch t lắ ắ ể ấ ượng và hi u qu công vi c trong quáệ ả ệ trình qu n lý Văn b n là công c đ nói lên ti ng nói c a nh ng con s , nh ng sả ả ụ ể ế ủ ữ ố ữ ự

ki n, nh ng v n đ xã h i….ệ ữ ấ ề ộ

2.4.6.Ch c năng s li u ứ ử ệ

Văn b n là m t công c đ ghi l i l ch s c a m t dân t c, qu c gia, m t th iả ộ ụ ể ạ ị ử ủ ộ ộ ố ộ ờ

đ i, m t c quan t ch c Có th nói văn b n là m t công c khách quan đ nghiênạ ộ ơ ổ ứ ể ả ộ ụ ể

c u v quá trình l ch s phát tri n c a m t t ch c, m t qu c gia.ứ ề ị ử ể ủ ộ ổ ứ ộ ố

Văn b n ph n ánh nh ng bi n c xã h i, nh ng s ki n l ch s đã ho c đangả ả ữ ế ố ộ ữ ự ệ ị ử ặ

x y ra M i bi n c l ch s , m i bi n c c a cu c s ng xã h i đả ọ ế ố ị ử ọ ế ố ủ ộ ố ộ ương đ i đ u đạ ề ượ c

ph n ánh trong n i dung c a h th ng văn b n Thông qua h th ng văn b n ngả ộ ủ ệ ố ả ệ ố ả ườ i

ta có th nh n bi t để ậ ế ược nh ng bi n c , nh ng s ki n, nh ng v n đ kinh t ,ữ ế ố ữ ự ệ ữ ấ ề ế chính tr , xã h i c a th i đi m ban hành văn b n Chúng nh nh ng b c tranh l ch sị ộ ủ ờ ể ả ư ữ ứ ị ử phán ánh th c t i xã h i Nh ng văn b n ch a đ ng chúng đự ạ ộ ữ ả ứ ự ượ ưc l u gi qua th iữ ờ gian, tr thành nh ng v t chở ữ ậ ứng s li u quan tr ng.ử ệ ọ

3 Quy trình so n th o văn b n ạ ả ả

3.1 Khái ni m ệ

Quy trình so n th o văn b n là các bạ ả ả ước đi phù h p và b trí chúng sao choợ ố

h p lí đ i v i t ng lo i văn b n.ợ ố ớ ừ ạ ả

3.2 Các b ướ ụ ể c c th

B ướ c 1: Xác đ nh tính ch t, n i dung c a v n đ c n ban hành văn b n.ị ấ ộ ủ ấ ề ầ ả

- Thu th p thông tin.ậ

- Phân tích l a ch n các TT.ự ọ

- L a ch n phự ọ ương án

B ướ c 2: Vi t d th o văn b n trên c s các thông tin đã thu th p So n th o ph iế ự ả ả ơ ở ậ ạ ả ả phù h p v i th th c, hình th c theo quy đ nh c a nhà nợ ớ ể ứ ứ ị ủ ước

B ướ c 3: Lãnh đ o ph trách tr c ti p (Trạ ụ ự ế ưởng, phó) duy t b n th o trệ ả ả ước khi trình lên lãnh đ o c quan ạ ơ

N u văn b n có tính ch t quan tr ng, n i dung ph c t p có nhi u v n đ c nế ả ấ ọ ộ ứ ạ ề ấ ề ầ tham kh o ý ki n các b ph n có liên quan và ý ki n c a cán b pháp ch trả ế ộ ậ ế ủ ộ ế ước khi trình lãnh đ o c quan ký.ạ ơ

B ướ c 4: Hoàn ch nh d th o l n cu i, đánh máy ( ho c in), soát l i văn b n và trìnhỉ ự ả ầ ố ặ ạ ả

ký chính th c.ứ

B ướ : Nhân b n, ghi s , ngày, tháng và th t c văn th phát hành và l u văn b n c 5 ả ố ủ ụ ư ư ả

II.TH TH C VÀ K THU T TRÌNH BÀY VĂN B N Ể Ứ Ỹ Ậ Ả

1 Th th c c a văn b n ể ứ ủ ả

1.1 Khái ni m v th th c văn b n ệ ề ể ứ ả

Th th c văn b n là t p h p các thành ph n c u thành văn b n,ể ứ ả ậ ợ ầ ấ ả bao g mồ

nh ng thành ph n chung áp d ng đ i v i các lo i văn b n và các thành ph n b sungữ ầ ụ ố ớ ạ ả ầ ổ trong nh ng trữ ường h p c th ho c đ i v i m t s lo i văn b n nh t đ nh theo quyợ ụ ể ặ ố ớ ộ ố ạ ả ấ ị

đ nh ( Thông t s : 01/2011/BNV ) ị ư ố

Hi n nay th th c văn b n đệ ể ứ ả ược th ng nh t theo quy đ nh t i các văn b nố ấ ị ạ ả

nh : Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu t thông qua t i kỳ h p th 10, Qu cư ậ ả ạ ậ ạ ọ ứ ố

h i khoá IX, ngày 12 tháng 11 năm 1996; Lu t ban hành văn b n quy ph m pháp lu tộ ậ ả ạ ậ

c a H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân s 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thôngủ ộ ồ ỷ ố

t s 01/2011/TT-BNV c a B N i v v vi c hư ố ủ ộ ộ ụ ề ệ ướng d n v th th c và k thu tẫ ề ể ứ ỹ ậ trình bày văn b n và Nghi đ nh s 91/ 2006/NĐ-CP c a Chính ph ngày 06/9/2006 vả ị ố ủ ủ ề

vi c quy đ nh chi ti t thi hành m t s đi u c a Lu t ban hành văn b n quy ph mệ ị ế ộ ố ề ủ ậ ả ạ pháp lu t c a H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân; Ngh đ nh s 110/2004/NĐ-CPậ ủ ộ ồ ỷ ị ị ố ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công tác văn th ủ ủ ề ư

1.2 Các thành ph n th th c văn b n ầ ể ứ ả

- Qu c hi uố ệ

- Tên c quan, t ch c ban hành văn b nơ ổ ứ ả

- S , ký hi u c a văn b nố ệ ủ ả

- Đ a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn b nị ả

- Tên lo i và trích y u n i dung văn b nạ ế ộ ả

- Trích y u n i dung công văn hành chínhế ộ

- N i dung văn b nộ ả

- Ch c v , h tên và ch ký c a ngứ ụ ọ ữ ủ ười có th m quy nẩ ề

- D u c a c quan, t ch cấ ủ ơ ổ ứ

- N i nh nơ ậ

- D u ch m c đ m tấ ỉ ứ ộ ậ

- D u ch m c đ kh nấ ỉ ứ ộ ẩ

- D u thu h i và ch d n v ph m vi l u hànhấ ồ ỉ ẫ ề ạ ư

- Ch d n v d th o văn b nỉ ẫ ề ự ả ả

- Ký hi u ngệ ười đánh máy và s lố ượng b n phát hànhả

- Đ a ch c quan, t ch c; đ a ch E-Mail; đ a chị ỉ ơ ổ ứ ị ỉ ị ỉ Website; s đi n tho i, s Telex, s Faxố ệ ạ ố ố

2 K thu t trỡnh bày văn b n ỹ ậ ả

K thu t trỡnh bày văn b n quy đ nh t i Thụng t s 01/2011/TT-BNV baoỹ ậ ả ị ạ ư ố

g m kh gi y, ki u trỡnh bày, đ nh l trang văn b n, v trớ trỡnh bày cỏc thành ph nồ ổ ấ ể ị ề ả ị ầ

th th c, phụng ch , c ch , ki u ch và cỏc chi ti t trỡnh bày khỏc, để ứ ữ ỡ ữ ể ữ ế ược ỏp d ngụ

đ i v i văn b n so n th o trờn mỏy vi tớnh và in ra gi y; văn b n đố ớ ả ạ ả ấ ả ược so n th oạ ả

b ng cỏc phằ ương phỏp hay phương ti n k thu t khỏc ho c văn b n đệ ỹ ậ ặ ả ược làm trờn

gi y m u in s n; khụng ỏp d ng đ i v i văn b n đấ ẫ ẵ ụ ố ớ ả ược in thành sỏch, in trờn bỏo, t pạ chớ và cỏc lo i n ph m khỏc.ạ ấ ẩ

2.1 Phụng ch , kh gi y, ki u trỡnh bày, đ nh l và đỏnh s trang văn b n ữ ổ ấ ể ị ề ố ả

- Phụng ch s d ng trỡnh bày văn b n trờn mỏy vi tớnh là phụng ch ti ngữ ử ụ ả ữ ế

Vi t c a b mó ký t Unicode theo Tiờu chu n Vi t Nam TCVN 6909:2001.ệ ủ ộ ự ẩ ệ

- Kh gi yổ ấ Văn b n hành chớnh đả ược trỡnh bày trờn kh gi y kh A4 (210 mm x 297 mm).ổ ấ ổ Cỏc văn b n nh gi y gi i thi u, gi y biờn nh n h s , phi u g i, phi uả ư ấ ớ ệ ấ ậ ồ ơ ế ử ế chuy n để ược trỡnh bày trờn kh gi y A5 (148 mm x 210 mm) ho c trờn gi y m u inổ ấ ặ ấ ẫ

s n (kh A5).ẵ ổ

- Ki u trỡnh bàyể Văn b n hành chớnh đả ược trỡnh bày theo chi u dài c a trang gi y kh A4 (đ nhề ủ ấ ổ ị

hướng b n in theo chi u dài).ả ề

Trường h p n i dung văn b n cú cỏc b ng, bi u nh ng khụng đợ ộ ả ả ể ư ược làm thành cỏc ph l c riờng thỡ văn b n cú th đụ ụ ả ể ược trỡnh bày theo chi u r ng c a trang gi yề ộ ủ ấ (đ nh hị ướng b n in theo chi u r ng).ả ề ộ

- Đ nh l trang văn b n (đ i v i kh gi y A4)ị ề ả ố ớ ổ ấ

L trờn: cỏch mộp trờn t 20 - 25 mm;ề ừ

L dề ưới: cỏch mộp dướ ừi t 20 - 25 mm;

L trỏi: cỏch mộp trỏi t 30 - 35 mm;ề ừ

L ph i: cỏch mộp ph i t 15 - 20 mm.ề ả ả ừ

- Đỏnh s trang: S trang đố ố ược trỡnh bày t i gúc ph i cu i trang gi y b ngạ ả ở ố ấ ằ

ch s -r p, c ch 13-14, ki u ch đ ng, khụng đỏnh s trang th nh t, s trangữ ố Ả ậ ỡ ữ ể ữ ứ ố ứ ấ ố

ph l c đụ ụ ược đỏnh s riờng theo t ng ph l c.ố ừ ụ ụ

- V trớ trỡnh bày cỏc thành ph n th th c văn b n trờn m t trang gi y kh A4ị ầ ể ứ ả ộ ấ ổ

được th c hi n theo s đ b trớ cỏc thành ph n th th c văn b n kốm theo Thụng tự ệ ơ ồ ố ầ ể ứ ả ư

s 01/2011 (Ph l c II) V trớ trỡnh bày cỏc thành ph n th th c văn b n trờn m tố ụ ụ ị ầ ể ứ ả ộ trang gi y kh A5 đấ ổ ược ỏp d ng tụ ương t theo s đ t i Ph l c trờn.ự ơ ồ ạ ụ ụ

2.2 Cỏc thành ph n th th c văn b n ầ ể ứ ả

- Qu c hi u ( ố ệ Biểu thị tên nớc, chế độ chính trị của nhà nớc đó).

1 Th th cể ứ

Qu c hi u ghi trờn văn b n bao g m 2 dũng ch : ố ệ ả ồ ữ “C NG HềA XÃ H I Ộ Ộ

CH NGHĨA VI T NAM” Ủ Ệ và “Đ c l p - T do - H nh phỳc” ộ ậ ự ạ

2 K thu t trỡnh bàyỹ ậ