HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN

Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển Cách 2: Sử dụng bàn phím Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang Ph

BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

II Khởi động và thoát khỏi Word

 Khởi động Word

Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

- Click đúp trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền

- Click đúp trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra

- Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Word

 Thoát khỏi Word

Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị mất dữ liệu Tuy nhiên trước khi lưu, Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở:

- Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng

- No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu

- Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng

Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4)

- Chọn lệnh File/ Exit

- Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề

- Click đúp vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề

III Các thành phần cơ bản trên màn hình Word

1 Thanh tiêu đề (Tilte bar)

Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của Word, chứa 3 nút: phóng to, thu nhỏ, thoát

Soạn thảo văn bản Trang 4

2 Thanh trình đơn (menu bar)

Thanh trình đơn chứa các lệnh của word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm có 9 nhóm lệnh như sau:

File: Nhóm lệnh xử lý tập tin

Edit: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản

View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản

Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản

Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản

Tool: Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản

Table: Nhóm lệnh xử lý trên bảng biểu

Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của word

Help: Nhóm lệnh trợ giúp

3 Các thanh công cụ (Toolbars)

Trong Word còn nhiều thanh công cụ nhưng 3 thanh công cụ thường dùng nhất là: Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar)

- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản

- Thanh công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ các hình, tạo chữ nghệ thuật

 Bật tắt thanh công cụ:

Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau đó

click vào thanh công cụ cần hiển thị

Cách 2: Click phải vào vùng trống trên thanh

menu, sau đó click chọn thanh công cụ cần hiển thị

Khi di chuyển thanh công cụ nhìn vào góc

trái của mỗi thanh công cụ đều có một vệch mờ, khi

di chuyển con trỏ vào đó sẽ xuất hiện hình 4 mũi

tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác

Để tắt thanh công cụ trên màn hình chọn

menu View > Toolbar và bỏ chọn vào thanh công

cụ đã chọn trước đó

4 Thanh công cụ tự tạo (Custom)

Ngoài các thanh công cụ có sẵn, Word cho

phép tạo thêm các thanh công cụ riêng phù hợp nhu

cầu người sử dụng

 Các bước tạo thanh công cụ mới:

Chọn lệnh:View/ Toolbars/ Customize

 Gắn nút lệnh trên thanh công cụ

Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện

Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì kéo nút lệnh ra khỏi thanh

Muốn biết chi tiết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì nhắp vào nó

 Các bước xóa bỏ thanh công cụ tự tạo

Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện

Chọn lớp Toolbars

Nhắp chọn thanh công cụ muốn xóa trong danh sách

Nhắp nút lệnh Delete để xóa

Word sẽ đưa ra thông báo và chờ xác nhận, nhắp OK để xóa

5 Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)

Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab,…Trong word có hai thước:

- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình

- Thước dọc (Vertical Ruler) nằm dọc phía trên màn hình

- Đơn vị đo trên thước là inch (“) hoặc Centimeters (cm) Để thay đổi đơn vị chia

trên thước, chọn lệnh Tool / General / Measurement units

- Bật/tắt thước chọn menu Option / View / Ruler

6 Thanh trạnh thái (Status bar)

Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Pagle) hiện hành, tổng số trang trong

tài liệu, dòng cột hiện hành

Bật/tắt thanh trạng thái: menu Tools / Options / View và chọn mục

7 Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) và thanh cuộn đứng (vertical scroll bar)

Trong màn hình của Word có hai thanh cuộn: Thanh cuộn đứng đặt ở bên phải cửa

sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh cuộn ngang ở đáy cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều ngang

Bật/ tắt các thanh cuộn: Lệnh Tools/Options/lớp View Trong nhóm Window, chọn (Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn ngang, và (Vertical scroll bar để bật/ tắt

thanh cuộn đứng

8 Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn

 Vùng soạn thảo văn bản

Vùng soạn thảo văn bản dùng để nhập văn bản vào Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng dưới Muốn kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) thì gõ phím Enter

Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang mới khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

 Điểm chèn

Dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) sẽ xuất hiện khi được nhập vào

IV Thao tác trên tập tin

1 Tạo một tập tin mới

Vào menu File / New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút Đối với Office phiên bản 2000 trở đi sẽ hiện ra một hộp thoại trong đó thể hiện các dạng của một tập tin:

New Blank document: Tạo một văn bản mới

Open a document: Mở một tập tin đã mở gần

đây

New From existing document: Tạo mới một tập

tin word có sẵn trong máy

2 Mở một tập tin

 Mở một tập tin đã có: Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn, xuất hiện hộp thoại:

Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở hoặc tìm trong o File

3 Lưu tập tin

 Lưu tập tin lần đầu tiên

Chọn File/save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút , xuất hiện hộp thoại

Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu

File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu

Save as type: kiểu tập tin cần lưu

 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi

Lưu vào cùng một tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save as)

Lưu thành tập tin mới: vào menu File  Save as xuất hiện hộp thoại Save as như trên, nhập tên tập tin

 Lưu tất cả các tập tin

Nhấn giữ Shift, chọn File  Save All Dùng để lưu tất các tập tin đang mở Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as để đặt tên và chọn vị trí lưu

V Các thao tác soạn thảo cơ bản

1 Nhập và hiệu chỉnh văn bản

Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu Thông thường lượng văn bản trong một tài liệu là rất nhiều, càng tiếp cận được nhiều tính năng của Word thì thao tác càng nhanh hơn, đầy đủ và đẹp mắt hơn, bên cạnh đó nó cũng làm tăng tốc độ gõ

Các chuẩn gõ tiếng việt thường dùng:

 Chuẩn gõ Unicode

Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là Unicode, chuẩn này đang được rất nhiều người sử dụng và rất phổ biến trên internet

Đối với chuẩn gõ Unicode có các font tương ứng như Times New Roman, Arial,…

 Chuẩn gõ VNI Windows

Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là VNI Windows

Đối với bảng mã VNI Windows có font tương ứng là: VNI – Times, VNI- Bengus,

….và tất cảc các loại Font có chữ VNI -… đứng đầu

Lưu ý:

Các bước để gõ được tiếng việt trong Word:

- Mở chương trình soạn thảo Word

- Khởi động Vietkey hoặc Unikey

- Lựa chọn kiểu gõ (Telex hoặc Vni)

- Lựa chọn bảng mã (VNI Windows, Unicode )

- Khi đã chọn bảng mã nào thì phải chọn Font tương ứng của bảng mã đó

2 Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu

Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển

Cách 2: Sử dụng bàn phím

Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang

Phím Page Up, Page Down: lên , xuống một trang màn hình

Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản

Phím Ctrl + , ctrl + : qua phải qua trái một từ

Ghi chú:

Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách click vào

vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản

Lệnh Edit > Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để

di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím

3 Cách nhập văn bản

Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo, muốn kết thúc một đoạn thì dùng phím Enter

Khi nhập văn bản đầy trang thì word tự động qua trang mới Nếu muốn chủ động qua trang mới thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter

Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 2 có ký tự là @ và số 2, phím 3 có ký tự # và số 3) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn giữ thêm phím Shift rồi nhấn phím đó

Ví dụ: nhấn Shift + 1 = ! ; shift + 2 = @,…

4 Các thành phần của văn bản

Trong một văn bản (document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page) Trong một trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph) Trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu (Sentence) Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word) Trong một từ

có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character)

Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (Space)

Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!)

Một đoạn văn bản được kết thúc bởi phím enter

Một trang được kết thúc dấu ngắt ngang (Page break)

5 Chèn các ký tự Symbol

Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như:        (…

Cách thực hiện:

Đặt con trỏ tại vị trí cần muốn chèn Symbol

Vào menu Insert / Symbol, xuất hiện hộp thoại

Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special characters để chèn các ký

tự đặc biệt

Chọn Font cho Symbol: Sử dụng

hộp thoại Font, thường sử dụng các Font

Symbol như Windings 1,2,3; Symbol;

Webdings,…

Chọn ký hiệu muốn chèn Nhấn

nút Insert để chèn

Chọn nút Close để thoát ( sau khi

chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút

Close)

Symbol tương tự như một ký tự,

do đó có thể thay đổi kích thước tùy ý

6 Các phím thường dùng

Phím chữ a, b, c, …, z

Phím số từ 0 đến 9

Phím dấu: “, ‘, ‘ <>, ? , /, {},…

Phím Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang

Phím Delete: dùng để xóa ký tự văn bản đứng kề sau con trỏ hoặc xóa đối tượng được chọn

Phím Backspace: dùng để xóa các ký tự đứng kề trước con trỏ

Phím Page Up, Page Down: lên, xuống một trang màn hình

Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản

Phím Enter: dùng để ngắt đoạn văn bản

Phím Tab: dùng để dịch chuyển điểm Tab

Phím Space Bar: dùng để chèn dấu cách (khoảng trắng)

Phím Caps Lock: dùng để thay đổi kiểu gõ chữ in và chữ thường

7 Chọn khối văn bản

Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn

Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ nào trong câu Chọn một đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trài của đoạn

Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu

Chọn một dòng: Double click chuột vào lề trái của dòng muốn chọn

Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc

nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A hoặc chọn lệnh Edit / Select All

8 Xóa khối văn bản

Chọn văn bản cần xóa

Nhấn phím Delete hoặc nhấn BackSpace hoặc nhấn Edit / Clear

9 Lệnh sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste)

Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh, ) muốn cắt, sao chép

Cắt (cut): vào menu Edit > Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ

Sao chép (copy): vào menu Edit > Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ

Đối tượng sau khi đã được cắt, sao chép sẽ được lưu vào trong Clipboard Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/sao chép sau cùng

Dán (Paste): chuyển dấu nháy đến nơi muốn di chuyển tới, chọn menu Edit > Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ

10 Thao tác Undo, Redo, Repeat

Undo: Cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự vừa được thực hiện

Muốn thực hiện Undo, chọn một trong các thao tác: Chọn lệnh Edit / Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc click vào nút

Redo: Cho phép hủy bỏ thoa tác Undo vừa thực hiện

Muốn thực hiện Redo, chọn lệnh Edit > Redo hoặc nhấn tổ hộp phím Ctrl + Y hoặc click vào nút

Repeat: Cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện Lệnh Undo và lệnh Repeat cùng chia sẽ một vị trí trên menu Edit

Muốn thực hiện Repeat, chọn lệnh Edit > Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrt + Y

11 Nhập văn bản tự động

Sử dụng tính năng AutoText

AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong trường hợp có khối văn bản hay đồ họa được lập lại thường xuyên AutoText được thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt

bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay

tại vị trí đó

Tạo một AutoText

Chọn phần văn bản cần tạo thành một mục

AutoText

Vào menu Insert / AutoText hoặc Tool /

AutoText, xuất hiện hộp thoại

Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText entries

here

Click vào nút Add Click vào nút Ok

 Chèn một mục AutoText vào tài liệu: đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, gõ tên tắt, nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Atl + V

 Xóa một AutoText: vào lại cửa sổ

AutoText, chọn mục cần xóa trong ô Enter

AutoText entries here, sau đó nhấn Delete

Sử dụng tính năng AutoCorrect

Chức năng AutoCorrect giúp tự động sữa

những lỗi sai thường xuyên xảy ra trong khi soạn

thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những

khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử

dụng AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng

nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà

không cần phải nhấn Phím F3

 Tạo một mục AutoCorrect

Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành

một mục AutoCorrect

Vào menu Tool / AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại

Gõ tên tắt vào ô Relpace

Sao đó Click vào nút Add Click vào OK

 Chèn một mục AutoCorrect vào tài liệu: Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau

đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím Tab hoặc enter

 Xóa một mục Autocorrect: vào lại cửa sổ AutoCorrect, chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click nút Delete

12 Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tìm kiếm

Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ trong văn bản

Chọn menu Edit > Find hoặc

nhấn tổ hợp phím Ctrl + F

Trong ngăn Find, nhập nội

dung cần tìm vào hộp Find What

Nhấn nút Find Next để tìm

Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh

dấu và hiển thị phần vừa tìm thấy trên

màn hình

Nhấn nút Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm

Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm

Trong ngăn Replace, nhập nội

dung văn bản cần tìm vào hộp Find

What và nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace With

Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ trong hộp Replace With

Nhấp nút Find Next để tìm Nếu thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa nhận thấy trên màn hình

Nhấp nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm được Nếu không thì tiếp tục nhấn nút Find Next để tìm từ khác

Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm và thay thế

BÀI 2: CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN

Font Style: Chọn kiểu chữ, kiểu in nghiêng

(Italic), kiểu in đậm (Bold), kiểu chữ thường

(Regular), kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng (Bold

Italic)

Size: Chọn kích cỡ chữ

Font Color: Chọn màu chữ

Underline style: Chọn các kiểu gạch dưới

Underline Color: Chọn màu cho nét gạch

+ Superscript: Đặt chỉ số trên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =

+ Subscript: Đặt chỉ số dưới, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + =

+ Shadow: Bóng đỗ

+ Outline: Tạo đường viền bên ngoài

+ Emboss: Kim loại

+ Engrave: Khắc chìm

+ Small caps: Chữ thường

+ All caps: Chữ hoa

+ Hidden: Ấn chữ

Chọn OK nếu muốn áp dụng các xác lập cho tài liệu hiện hành

Chọn Default, sau đó chọn Yes nếu

muốn các xác lập này trở thành mặc nhiên,

nghĩa là áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo

về sau Thông thường khi mở một tập tin giá trị

này đều được thiết lập mặc nhiên là giá trị của

Default

Thẻ Character Sapcing

Sapcing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự

 Blinking Background: Nền chữ nhấp nháy

 Las Vegas Lights: Chữ có những ngôi sao màu chay xung quanh

 Marching Black Ants: Chữ có những đường gạch đen chay xung quanh

 Marching Red Ants: Chữ có những đường gạch đỏ chạy xung quanh

 Shimmer: Chữ có nét nhòe

 Sparkle Text: Chữ có các ngôi sao lấp lánh

Định dạng ký tự dùng các phím nóng

 Ctrl + ] Tăng kích cở của các ký tự một point

 Ctrl + [ Giảm kích cở của các ký tự một point

 Ctrl + B Bật tắt in đậm

 Ctrl + I Bật tắt in nghiêng

 Ctrl + U Bật tắt in gạch dưới nét đơn

 Ctrl + Shift +U Bật tắt in gạch dưới nét đôi

 Shift + F3 Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại

Có thể thực hiện định dạng trước và sau khi gõ văn bản Trường hợp:

+ Trước khi gõ văn bản: Khi gõ Enter, định dạng của đoạn văn bản trước sẽ được

áp dụng cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi + Sau khi gõ văn bản: Nếu định dạng một đoạn, chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng Nếu định dạng nhiều đoạn, phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng

Lệnh Format/ Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph

Định dạng Paragraph bao gồm các yếu tố chính:

- Chỉnh dòng (Alignment)

- Chỉnh lề (Indentation)

- Định khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing)

- Định khoảng cách giữa các dòng (Line spacing)

Chỉnh dòng và chỉnh lề có thể thực hiện trực tiếp trên thanh Formatting, trên thước hoặc bằng hội thoại Paragraph, những định dạng khác thì thông qua hội thoại Paragraph

2 Canh lề văn bản

Chọn đoạn văn bản cần canh lề

Trên thanh công cụ định dạng (Fomatting) chọn các nút canh lề:

+ Align left: canh trái

+ Align Center: canh giữa

+ Align Right: canh phải

+ Align justify: canh đều hai bên

3 Cách thụt đầu dòng một đoạn văn bản

Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang lề phải của đoạn Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn Trên thước Ruler

có các Indent dùng để thiết lập việc thụt đầu dòng sau:

Frist line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn

Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản

Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản

Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với dòng đầu tiên

Cần phải chọn đoạn văn bản trước khi thụt đầu dòng hoặc chỉ cần đặt con trỏ ngay vị trí đoạn văn bản cần thụt đầu dòng

4 Định dạng bằng lệnh trên menu

Các bước định dạng đoạn văn bản

Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng,

nếu một dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ trong

đoạn đó

Chọn định dạng trên thanh Formatting (nếu

có), hoặc sử dụng phím tắt của lệnh (nếu có),

hoặc sử dụng hộp hội thoại Paragraph

Một Paragraph là một đoạn văn bản liên

tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc

nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter Lệnh

Format/Paragraph dùng để mở hội thoại

Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph

Lớp Indents and Spacing

Alignment: Hộp thả chọn cách chỉnh dòng

cho văn bản, gồm có:

- Left: Chỉnh văn bản dồn về bên trái(canh

trái), khi đó lề phải sẽ có dạng răng cưa

- Right: Chỉnh văn bản dồn về bên phải (canh phải), khi đó lề trái sẽ có dạng răng cưa

- Centered: Chỉnh văn bản dồn vào giữa (canh giữa), khi đó hai bên lề trái và lề phải sẽ có dạng răng cưa

- Justified: Chỉnh văn bản canh đều hai bên, khi đó lề trái và lề phải đều thẳng Indentation: Định lề cho đoạn

- Left: Định lề trái, là khoảng cách từ lề trái của trang in (Left Margin) đến ký tự đầu tiên của dòng

- Right: Định lề phải, là khoảng cách từ lề phải của trang in (Right Margin) đến ký

tự cuối cùng của dòng

Special: Có các lựa chọn sau:

- None: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph

- First line: Chỉ định dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao nhiêu (hoặc inch)

- Hanging: Chỉ định các dòng còn lại của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách

lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc inch)

Spacing: Định dạng khoảng cách giữa các đoạn bao gồm:

- Before: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên (mặc nhiên là 0)

- After: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên là 0) Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph

- Single: Khoảng cách dòng đơn (bình thường)

- 1.5 Lines: Khoảng cách gấp rưỡi lần so với khoảng cách bình thường

- At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách giữa các dòng

- Exactly: Xác định chính xác chiều cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At

- Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với dòng bình thường, số lần chọn trong hộp At

- Double: Khoảng cách gấp đôi so với khoảng cách bình thường

Tabs: Mở hội thoại Tabs để định các điểm dừng (xem lệnh Format/ Tabs)

Preview: Khung hiển thị kết quả định dạng

Các nút lệnh định dạng Paragraph & Shortcut của nó

Chỉnh văn bản dồn về bên trái (Ctrl + L)

Chỉnh văn bản dồn vào giữa (Ctrl + E)

Chỉnh văn bản dồn về bên phải (Ctrl + R)

Chỉnh văn bản đều hai bên (Ctrl + J), thẳng lề trái và phải

Ghi số thứ tự (Numbering) ở đầu đoạn văn bản

Ghi ký hiệu (Bullet) ở đầu đoạn văn bản

(Nút nào lún vào và có màu sáng là nút đang được chọn)

Giảm độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)

Tăng độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent)

Lớp Line and Page Break: Qui định cách ngắt dòng và ngắt trang

Pagination: Cách tổ chức trang

- Window/ Orphan Control: Tự động điều khiển các dòng quả phụ/ cô nhi Trong Paragraph, dòng quả phụ là dòng đứng lẻ loi ở đầu trang tiếp theo, còn các dòng khác nằm trên trang trước Dòng cô nhi là dòng nằm ở cuối trang trước còn các dòng khác của Paragraph nằm ở đầu trang sau Khi mục này được chọn, Word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại văn bản để tránh các trường hợp quả phụ/ cô nhi

- Keep lines together: Nếu chọn sẽ không cho ngắt trang ở giữa đoạn

- Keep with next: Nếu chọn sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện hành và đoạn tiếp theo

- Page break before: Đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hiện hành

- Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng trong đoạn được chọn

- Don’Toolbars hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong đoạn

5 Sao chép định dạng

Giả sử có đoạn văn bản “Sắc màu dân tộc” được định dạng với các thông số:

- Font: Times New Roman

- Size: 14

- Font style: Đậm và nghiêng

Và được thể hiện “Sắc màu dân tộc”

Bây giờ muốn đoạn “Sống có ích” có định dạng giống như đoạn “Sắc màu dân tộc” thì thực hiện như sau:

- Đặt con trỏ trong đoạn “Sắc màu dân tộc”

- Nhắp chọn công cụ , con trỏ chuột sẽ chuyển sang dạng cọ

Dùng cọ quét lên đoạn “sống có ích” Kết quả đoạn “sống có ích” có định dạng giống như đoạn “Sắc màu dân tộc”

Như vậy lệnh Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + C) dùng để sao chép định dạng các ký tự hay đoạn văn bản

Để sao chép định dạng được nhiều lần thì nhắp đúp trên , sau đó quét trên đối tượng muốn định dạng, gõ phím ESC khi muốn ngừng định dạng

III Tạo ký tự DropCap

Công dụng

Chức năng này cho phép phóng to ký tự đầu tiên một

đoạn nằm trên dòng liên tiếp của đoạn đó Mỗi lần chỉ định

dạng cho một đoạn văn bản

Cách thực hiện

Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap

Vào menu Format > Drop Cap, xuất hiện hộp thoại

Tiếp theo đó ta có các tùy chọn:

+ None: không có Drop Cap

+ Dropped: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn

+ In Margin: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn, văn bản

còn lại canh lề bên trái của nó

+ Font: chọn loại font cho ký tự Drop Cap

+ Lines to Drop: số dòng ký tự hạ xuống (mặc định là 3)

+ Distance from text: thiết lập khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến đoạn văn bản

IV Kẻ đường viền và tô màu nền cho đoạn văn bản

Kẻ đường viền bằng hội thoại Borders and Shading

Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền

Soạn thảo văn bản Trang 18

Dùng lệnh Format/ Borders and

Shading dùng để kẻ đường viền (khung bao)

và tô màu nền cho các đoạn văn bản

(Paragraph) và các ô trong bảng (Table)

Đường viền có thể là nét đơn, nét đôi, nét

ba…, nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều

- 3-D: Đường kẻ không gian 3 chiều

- Custom: Đường kẻ tùy ý Nhắp tại các vị trí của khung trong mục Preview để kẻ/hoặc bỏ Style: Kiểu đường kẻ

Color: Hộp thả cho chọn màu đường kẻ

Width: Hộp thả cho chọn độ rộng đường kẻ

Options: Đặt các lựa chọn về khoảng cách giữa đường kẻ và văn bản (From Text) Show Toolbars: Cho hiển thị thanh

công cụ Tables and Borders

Preview: Khung hiển thị, có thể

nhắp chuột vào cạnh để kẻ theo kiểu

Custom

Lớp Shading: tô màu nền

Fill: chọn màu nền cho đoạn văn

bản

Pattens: kiểu mẫu

o Style: chọn mẫu nền

o Color: chọn cho mẫu màu nền

Apply to: ấn định phạm vi cho văn

bản hay đoạn văn bản

Lớp Page Border: Thêm đường viền cho trang, các chức năng được lựa chọn

tương tự lớp Border

Ô Art dùng để chọn đường

viền trang dạng hoa văn nghệ thuật

 Kẻ đường viền và tô màu

nền bằng thanh công cụ Tables and

Border

Vào menu View / Toolbar /

Table and Border

Soạn thảo văn bản Trang 19

V.Định dạng màu nền văn bản

Lệnh Format/ Background dùng để chọn nền văn bản Với chức năng Fill Effects,

Word cung cấp các mẫu nền để trang trí, đặc biệt có thể chọn một tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản Ngoài các màu chuẩn do Word cung cấp, có thể tự pha chế thêm các màu khác qua chức năng More Colors

Hội thoại Colors

Standard: Chọn các kiểu màu chuẩn

Custom: Tự xây dựng kiểu màu theo nhu cầu

riêng

Hội thoại Fill Effects

Lớp Gradient: Cho chọn màu nền theo kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu này sang màu khác

Colors: Dùng để chọn dạng màu Có thể chọn

một trong các dạng sau:

One Colors: Dùng một màu chuyển từ sáng

đến tối Chọn màu trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối

bằng thanh trượt ngay phía dưới

Two Colors: Dùng hai màu, chuyển tiếp từ

màu 1 sang màu 2, chọn màu 1 trong Color 1, màu 2 trong Color 2

Preset: Chọn màu do Word định sẵn

Shading styles: Các kiểu tô bóng

Variants: Chọn các kiểu chuyển tiếp

Lớp Texture & lớp Pattern: Cho chọn nền là mẫu hoa văn hay các mẫu dạng ô lưới

Lớp Picture (hình bên dưới): Cho tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản

Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View/ Online

Layout và chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền

Line Style: chọn kiểu

đường viền

Border: gán hoặc xóa các biên từ một bảng sẵn có

Border color: chọn màu nền cho biên

VI Bullets và Numbering

Công dụng

Đánh số thứ tự, chữ hoặc ký hiệu ở đầu các đoạn văn bản bao gồm bốn mục: Bulleted, Numbered, Outline Numbered, List Styles

Cách thực hiện

Chọn đoạn văn bản cần tạo đánh ký hiệu đầu dòng hoặc đánh số thứ tự đầu dòng

Vào menu Format / Bullets and Numbering hộp thoại xuất hiện

Lớp Bulleted: đánh ký hiệu lập lại như nhau ở mỗi đầu đoạn văn bản

Lớp Numbered: đánh số thứ tự, chữ,…theo thứ tự tăng dần

Lưu ý:

- Để lùi vào một cấp, nhấn phím Tab

- Để lùi ra một cấp nhấn phím Shift + Tab

- Để xóa Bullets and Numbering nhấn Enter 2

lần hoặc nhấn Enter rồi sau đó nhấn Ctrl + Z

Lớp Outlines Numbered: đánh số thứ tự cho

văn bản có cấu trúc nhiều cấp (tối đa là 9 cấp có thể

dùng số, chữ hoặc ký hiệu)

Lớp List Styles: định dạng kiểu định dạng có

sẵn

Nâng cao:

Ta có thể chọn một biểu tượng Symbol bất kỳ

làm Bullets Mở hộp thoại Bullets and Numbering chọn thẻ

Bullets, sao đó chọn bất kỳ một kiểu định dạng nào đó nhắp

trên nút lệnh Customize thì hội thoại Customize Bulleted

List xuất hiện Từ hội thoại này, có thể thực hiện:

- Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullet trong

ô đang chọn (nút Bullet)

- Mở hội thoại Font để định dạng cho Bullet (nút

Font)

- Chỉ định khoảng cách từ lề trái (Left Margins) đến Bullets (Bullet position/ Indent at)

- Chỉ định khoảng cách từ lề trái của trang (Left Margins) đến văn bản (Text Position/ Indent at)

VII Định dạng cột (Columns)

Chức năng này cho phép trình bày tài liệu dưới dạng cột, như cách trình bày của các bài báo chí Nội dung được chia làm nhiều cột

Có thể tạo văn bản cột bằng các cách sau:

 Cách 1: nhập văn bản trước sử dụng chia cột sau

Bước 1: đặt con trỏ ngay cuối vị trí con

trỏ cần tạo cột, nhấn Enter xuống 2 dòng

Bước 2: chọn tất cả đoạn văn bản cần

tạo

Bước 3: vào menu Format/Columns,

hộp thoại Columns hiện ra

Trong ô Number of columns: chọn số

+Select text: áp dụng cho khối văn bản được đánh dấu

+Selected section: áp dụng cho các phân đoạn được đánh dấu

Line Between: Tạo đường phân cách giữa các cột

Width and spacing: thiết lập độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột

Equal columns width: nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng cột bằng nhau

Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại những

dấu dẫn (leader) trước Tab Đó là một hàng dấu chấm

(………), hay dấu gạch ngang ( -) để dẫn người đọc

suốt trang

Tab stop possition: Liệt kê các điểm dừng của

Tab hiện có tính từ lề trái (Left Margins)

Alignment: Canh dữ liệu tại điểm dừng của Tab

 Left: Dữ liệu nhập vào canh về phía trái của Tab rồi phát triển sang bên phải (mặc nhiên)

Center: Dữ liệu nhập vào canh về giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên

 Right: Dữ liệu nhập vào canh về phía phải của Tab rồi phát triển sang bên trái

 Decimal: Đóng thẳng hàng các số có dấu chấm thập phân (.)

 Bar: Có thanh đứng ngay Tab ( )

Leader: Thêm các dấu dẫn phía trước Tab

 1 None: Không có dấu dẫn trước Tab

 2 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm ………

 3 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm -

 4 Dấu dẫn là một dãy dấu gạch

Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (tab đang hiện trong mục TaBreak stop position)

Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo

nó ra khỏi thước để bỏ)

Clear All: Xóa tất cả các Tab hiện có

Default tab stops: Qui định khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch) Cách đặt các điểm dừng của Tab

Cách 1: Sử dụng lệnh Format/ Tabs

 Chọn lệnh Format/ Tabs để mở hội thoại Tab

 Nhập vào hộp Tab Stop Possition con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái

 Đặt các tùy chọn Alignment, Learder (nếu cần)

 Nhắp trên nút Set để thiết lập

 Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước , , 

 Nhắp OK để đóng hội thoại Tab

Cách 2: Sử dụng chuột

Trỏ chuột vào ký hiệu ? và nhắp để chọn dạng canh Tab

Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab

Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab

Thay đổi điểm dừng của tab

Trỏ chuột vào ký hiệu Tab nằm trên thước ngang

Bấm giữ chuột trái vào kéo đến vị trí mới trên thước

IX Định dạng Change Case

Word có thể chuyển đổi giữa các loại chữ: chữ in hoa thành chữ thường và ngược lại một cách nhanh chóng mà không cần phải gõ lại ký tự đó

Cách thực hiện:

Chọn phần văn bản cần chuyển đổi

Vào menu Format / Change Case

+ Sentence case: ký tự đầu là chữ in hoa, còn lại là

chữ thường

+ lowercase: toàn bộ là chữ thường

+ UPPERCASE: toàn bộ là chữ hoa

+ Title Case: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường

+ tOGGLE cASE: đảo ngược chữ thường/chữ hoa so với ban đầu

- Nhấn Ok để kết thúc

Ghi chú:

Ký hiệu Tab

+ Có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ + Với tiếng việt, việc chuyển đổi loại chữ không hoàn toàn chính xác

+ Có thể sử dụng chương trình VietKey hoặc Unikey để chuyển đổi loại chữ thường/chữ in hoa