Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020

Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020 Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 2020

Trang 1

TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

Bộ môn: Marketing Du lịch Khoa: Khách sạn - Du lịch Trường: Đại học Thương mại

Trang 2

Số tín chỉ: 2

Cấu trúc: 24, 6

Mục tiêu: Học phần Tổ chức sự kiện du lịch

trang bị cho sinh viên những kiến thức, hiểu biết

về nghề tổ chức sự kiện, kỹ năng cơ bản về tổ

chức sự kiện trong ngành Du lịch

Mã học phần: TMKT3921

Trang 3

Tài liệu tham khảo

1 Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức sự kiện, NXB Đại học

kinh tế Quốc dân

2 Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Giáo trình quản trị tổ

chức sự kiện và lễ hội, NXB Lao động xã hội

3 A J Bowdin, Glenn (2011), Events management,

Groutledge

4 Hoyle, Leonard H (2002), Event marketing, New York: J

Wiley

5 www.vietnamtourism.gov.vn

Trang 4

Chương 4 Tổ chức điều hành và kết thúc sự kiện du lịch

Chương 5 Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch

Trang 5

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN DU LỊCH

5

Trang 8

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch

Theo từ điển Chambers (1998, trang 560.)

Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả; bất kỳ sự ảnh hưởng bất

ngờ hoặc có khả năng xảy ra gây sự chú ý hay đơn giản là một mục

trong một chương trình

Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005)

Một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, tiệc chiêu

đãi Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau

nhưng liên quan đến nhau

Theo từ điển tiếng Việt

Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa

với đời sống xã hội

1.1.1.Khái niệm sự kiện và sự kiện du lịch

Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định

Khái niệm sự kiện

Trang 9

Sự kiện du lịch là những hoạt động đặc biệt liên quan đến du lịch, được

tổ chức nhằm thu hút, quy tụ số đông công chúng đồng thời thỏa mãn nhu cầu đa dạng của họ và đem lại những giá trị kinh tế nhất định.

Khái niệm sự kiện du lịch

Sự kiện

Trang 10

Đặc điểm về

hoạt động

Đặc điểm về vị trí và cơ sở

vật chất kỹ thuật trong tổchức sự kiện du lịch

Trang 11

Phân loại theo Không gian

Phân loại theo Nội dung

Trang 12

1.2 Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch

Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một

số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế,triển khaiđến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt đượccác mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra

Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở ViệtNam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm cáchoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chươngtrình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện;

kết thúc sự kiện…

1.2.1 Khái niệm

tổ chức

sự kiện

du lịch

Trang 13

Là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ du lịch nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện du lịch nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự những thông điệp truyền thông

Trang 14

1 Lập kế hoạch tổ chức

sự kiện du lịch

1.2.2 Nội dung tổ chức

Trang 15

Xu hướng dịch chuyển dòng địa điểm tổ chức sự kiện du lịch

1.3.1.

Xu hướng phát triển của SK

du lịch

Xu hướng xanh hóa sự kiện

Trang 16

Tích cực

- Quảng cáo cho điểm đến và

gia tăng lượng khách

- Gia tăng thu nhập từ du lịch

- Tạo ra các cơ hội kinh doanh

- Giải quyết vấn đề việc làm

- Kéo dài thời gian lưu trú, tăng

chi tiêu bình quân của du khách

Trang 17

CHƯƠNG 2

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

17

Trang 18

tổ chức sự kiện du lịch

2.3 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

2.3.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

du lịch 2.3.2 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Trang 19

2.1.1.1 Khái niệm chủ đề sự kiện

2.1.1.3 Các ý tưởng cho sự kiện

Trang 20

2.1 Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

Phân biệt: Tên sự kiện và chủ đề

sự kiện du lịch???????

Trang 21

Các nhà đầu tư xác định chủ đề và yêu cầu cácnhà tổ chức sự kiện thực hiện theo

Trang 22

Chủ đề sự kiện

Mục đích của

sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện

Nhà tổ chức

sự kiện Cơ sở

phát triển ý tưởng

(xâu chuỗi những hoạt động liên quan)

Hình thành các ý tưởng sơ phát

(Có kiểm tra và thẩm định từng

phần)

Phát triển ý tưởng thành chủ đề của sự kiện

(hoàn tất quá trình

tư duy)

Trang 23

2.1.2 Xây dựng chương trình sự kiện du lịch

Trang 24

( Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội, TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh, ThS Sử Ngọc Diệp)

Về hình thức, kế hoạch TCSK là tập văn bản trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng

Về nội dung, kế hoạch cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân;

Trang 25

2.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch là quá trình xác lập những kết quả cuối cùng (mục tiêu sự kiện du lịch) và những phương tiện

Trang 26

2.2.2 Quy trình lập

kế hoạch tổ chức

sự kiện du lịch

Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Đánh giá, điều chỉnh và lựa chọn phương án tổ chức tối ưuXây dựng các phương án tổ chức sự kiện du lịch

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện du lịch

Phân tích tình hình

2.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Trang 27

số.(Nguyễn Thị Mỹ Thanh, Sử Ngọc

Diệp)

Dự toán ngân sách trong tổ chức sựkiện được xây dựng theo hạng mục(tập trung vào từng hạng mục thu)hoặc theo chương trình( xây dựng chomột phần chương trình cụ thể).(Getz1997)

Các yêu cầu đối với NHÀ

TỔ CHỨC

sự kiện và NHÀ ĐẦU

TƯ sự kiện khi lập dự toán ngân sách

Trang 28

Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận

Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các khoản mục chi phí

Đưa ra những đề xuất và điều chỉnh dự toán theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện

Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm

Trang 29

Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện

Trang 30

2.3.2.1.

Các nhóm chi phí

cơ bản trong tổ chức sự kiện du lịch

2.3.2 Các hình thức lập dự toán ngân sách

Trang 31

2.3.2.1.

Các nhóm chi phí cơ bản trong

4 Các chi phí dự phòng và

chi phí liên quan đến việc

thay đổi chương trình

3 Các khoản thuế, lệ phí

phải nộp cho nhà nước

Trang 33

Trang 34

1 Giá trọn gói

2.3.2.2.

Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

trựctiếpchosựkiện

Giá trịnhà tổchứcsựkiệnnhậnđược

Cáckhoảnthuế,

lệ phí

Giádựtoánsựkiện

Trang 35

2 Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Giá dịch

vụ liên quan

Giá dự toánsự kiện

•- Nhà đầu tư sự kiện cùng giám sát sự kiện

•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các dịch vụ

•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các chi phí phát sinh

Trang 36

3 Giá đấu thầu

2.3.2.2.

Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

• - Nhà đầu tư sự kiện đưa ra khung giá giới hạn

• - Căn cứ vào giá khung yêu cầu lập chương trình

• Ưu điểm: tiết kiệm, quản lý được chi phí

• Nhược điểm: hiệu quả thấp

Trang 37

- Giá đấu thầu

- Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Giá trọn gói

Trang 38

CHƯƠNG 3

CHUẨN BỊ TỔ CHỨC

38

Trang 39

Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit

Text sample here

Lorem ipsum dolor sitdudu amet, consectetur adipiscing elit

Text sample here

Nội dung

chương 3

3.1 Thành lậpban tổ chức, xácđịnh thời gian vàlập bảng tiến độ

3.2 Chuẩn bịđịa điểm, nhânlực, thủ tụchành chính vàpháp lý cho sựkiện du lịch

3.1.2 Xác định thời gian và lập bảng tiến độ

3.2.1 Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện du lịch

3.2.2 Chuẩn bị nhân lực cho sự kiện dy lịch

3.2.3.Chuẩn bị thủ tục hành chính và pháp

lý cho sự kiện du lịch3.1.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện du lịch

Trang 40

1 2

3

Ban tổ chức sự kiện:

Ban tổ chức phải

được thành lập ngay

từ giai đoạn đầu để

nghiệp để chủ độngtrong thực hiện

Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò

trưởng Ban tổ chức với những nhiệm vụ cụ thể

3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

Trang 41

Trang 42

lập bảng tiến độ sự kiện du lịch

3.1.2.1.Xác định thời gian

Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tớikhi bắt đầu tổ chức sự kiện Đây là mức độ khống chếtoàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc.

Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp: Phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song

và phương pháp kết hợp.

Trang 43

Trang 45

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện

3.2 Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và

pháp lý cho sự kiện du lịch

3.2.1 Chuẩn bị

địa điểm cho

Trang 46

Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả các yếu tố khác của tổ chức sự kiện…

Trang 47

Không gian ngoài trời

Không gian trong nhà

Trang 48

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiệnPhù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện

Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa)

Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển

Tiện ích và dịch vụ sẵn có

An ninh, an toàn, bảo hiểm

Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực

Giá cả và thời tiết

Trang 49

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiệnBước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp

Trang 50

Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị.

Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc,hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…)

Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (bố trí, tuyển dụng,

ký kết hợp đồng)

Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện

Xác định mô hình tổ chức lao động

Trang 51

Trang 52

3.2.3.1

Chuẩn bị thủ

tục hành chính

1 Các loại giấy phép tổ chức sự kiện

2 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 53

Giấy phép tiến hành sự kiện

Trang 54

2 Hồ sơ xin giấy phép

tổ chức sự kiện

Đơn xin tổ chức sự kiện

Bản sao hợp đồng địa điểm

Thành phần tham dự; số lượng, cơ cấu thànhphần đại biểu

Nguồn kinh phí (nếu có)Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Mục tiêu, nội dung sự kiện

Thư mời có xác nhận đồng ý tham gia nếu cóyếu tố người nước ngoài

Trang 55

1 2

Xác định các thủ tục,

quan cấp phép yêu cầu

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 56

Trang 57

Nội dung của hợp đồng

Tiến trình thiết lập hợp đồng

Quản lý thực hiện hợp đồng

Trang 58

Trang 59

3 Bảo hiểm

Trách nhiệm công cộng

Các loại hợp đồng bảo hiểm

Quản lý khiếu nại

Trang 60

CHƯƠNG 4

TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH

VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN

60

Trang 61

4 2

4 3

Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch

Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch

Tổ chức kết thúc sự kiện

du lịch

Trang 62

4.1.1 Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra

Trang 63

4.1.1 Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn

ra sự kiện

du lịch

Nhân viên lễ tân mời

khách vào khu vực lễ tân.

Thống kê khách mời

Hướng dẫn khách làm các

thủ tục đăng ký ban đầu Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện.

Trang 64

Ổn định vị trí cho các thành viên,khách mời tham gia sự kiện.

Tăng cường công tác giám sát, nhận diện và xử lý các tình huống

Trang 65

4.2 Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch

4.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/

khu vực thi đấu

4.2.2 Điều hành, quản lý khán giả và khách mời

4.2.3 Điều hành các hoạt động phụ trợ

Điều hành diễn

biến của sự

kiện du lịch

Trang 66

1 2

Kiểm tra, hoàn tất

công tác chuẩn bị

có liên quan đến

sân khấu/ khu vực

trình diễn/ khu vực

thi đấu.

Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình / kịch bản chi tiết.

4.2.1 Điều hành khu vực sân khấu/

khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu

3

Điều hành hoạt động của những người tham gia trình diễn có hiệu quả

Trang 67

giả trong sự kiện.

Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.

Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị

sự kiện những bất thường và phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh.

4.2.2 Điều hành diễn biến của

4

Hướng dẫn khách mời, khán giả tham gia vào các nội dung của

sự kiện đúng theo kịch bản.

Trang 68

tổ chức các hoạt động phụ trợ.

Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ.

4.2.3 Điều hành các hoạt động phụ trợ

4

Kiểm tra, giám sát diễn biến các hoạt động phụ trợ

5

Hỗ trợ người trình diễn rời khu vực biểu diễn

Trang 71

4.3 Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

4.3.2

Tiễn khách

- Tiễn khách rời bế mạc sự kiện

- Tiễn khách rời cơ sở lưu trú

- Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú

ra đầu mối giao thông

- Chia tay khách

Trang 72

- Tổng hợp các khoản chi phí

- Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện

- Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ

bổ trợ và các đối tác khác

Trang 73

4.3 Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

4.3.4 Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau

tổ chức sự kiện du lịch

- Tổ chức họp tổng kết và tiếp nhận phản hồi của

các bên liên quan

- Cảm ơn nhân viên, tình nguyện viên, những

người tham gia, nhà tài trợ…

- Chuẩn bị báo cáo đầy đủ về kết quả sự kiện để

phát cho các biên liên quan

- Đề xuất kiến nghị để cải tiến sự kiện trong tương

lai.

Trang 75

CHƯƠNG 5

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

75

Trang 77

5.1.1 Khái niệm rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch

Rủi ro trong tổ chức

5.1.2 Phân loại rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch

Định dạng
Số trang	82
Dung lượng	1,53 MB