Bài giảng tổ CHỨC sự KIỆN DU LỊCH (TMU)

Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU) Bài giảng TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH (TMU)

Trang 1

Bài giảng

TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

Bộ môn: Marketing Du lịch Khoa: Khách sạn - Du lịch Trường: Đại học Thương mại

Trang 2

trang bị cho sinh viên những kiến thức, hiểu biết

về nghề tổ chức sự kiện, kỹ năng cơ bản về tổ

chức sự kiện trong ngành Du lịch

Mã học phần: TMKT3921

Trang 3

Tài liệu tham khảo

TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1 Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức sự kiện, NXB Đại

học kinh tế Quốc dân

2 Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Giáo trình quản trị tổ

chức sự kiện và lễ hội, NXB Lao động xã hội

3 A J Bowdin, Glenn (2011), Events management,

Groutledge

4 Hoyle, Leonard H (2002), Event marketing, New York: J

Wiley

5 www.vietnamtourism.gov.vn

Trang 4

Chương 5 Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch

Trang 6

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch

Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch

Trang 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch

Trang 8

Theo từ điển Chambers (1998, trang 560.)

Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả; bất kỳ sự ảnh hưởng bất

ngờ hoặc có khả năng xảy ra gây sự chú ý hay đơn giản là một mục

trong một chương trình

Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005)

Một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, tiệc chiêu

đãi Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng

liên quan đến nhau

Theo từ điển tiếng Việt

Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa

với đời sống xã hội

1.1.1.Khái niệm sự kiện và sự kiện du lịch

Sự kiện là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được xác định

Khái niệm sự kiện

Trang 9

Sự kiện du lịch là những hoạt động đặc biệt liên quan đến du lịch, được

tổ chức nhằm thu hút, quy tụ số đông công chúng đồng thời thỏa mãn nhu cầu đa dạng của họ và đem lại những giá trị kinh tế nhất định.

Khái niệm sự kiện du lịch

Sự kiện

Trang 10

Đặc điểm về vị trí và cơ sở

vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện du lịch

Trang 11

Phân loại theo Không gian

Phân loại theo Nội dung

Trang 12

1.2 Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch

Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một

số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế,triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra

Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện;

kết thúc sự kiện…

1.2.1 Khái niệm

tổ chức

sự kiện

du lịch

Trang 13

Là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ du lịch nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện du lịch nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự những thông điệp truyền thông

Trang 14

1 Lập kế hoạch tổ chức

sự kiện du lịch

Trang 15

1.3 Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch

Xu hướng dịch chuyển dòng địa điểm tổ chức sự kiện du lịch

1.3.1.

Xu hướng phát triển của SK

du lịch

Xu hướng xanh hóa sự kiện

Trang 16

1.3 Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch

Tích cực

- Quảng cáo cho điểm đến và

gia tăng lượng khách

- Gia tăng thu nhập từ du lịch

- Tạo ra các cơ hội kinh doanh

- Giải quyết vấn đề việc làm

- Kéo dài thời gian lưu trú, tăng

chi tiêu bình quân của du khách

1.3.2.

Tác động của sự kiện

đến du lịch

Tiêu cực

- Ảnh hưởng đến sinh hoạt của

dân cư địa phương

- Ảnh hưởng tới hình ảnh điểm đến

Trang 18

tổ chức sự kiện du lịch

2.3 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

2.3.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

du lịch 2.3.2 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Trang 19

2.1.1.1 Khái niệm chủ đề sự kiện

2.1.1.3 Các ý tưởng cho sự kiện

2.1.1.2 Hình thành chủ đề sự kiện

CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

2.1 Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

2.1.1

Hình thành

chủ đề sự

kiện du lịch

Trang 20

Phân biệt: Tên sự kiện và chủ đề

sự kiện du lịch???????

Trang 21

Các nhà đầu tư xác định chủ đề và yêu cầu cácnhà tổ chức sự kiện thực hiện theo

Trang 22

Chủ đề sự kiện

Mục đích của

sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện

Nhà tổ chức

sự kiện Cơ sở

phát triển ý tưởng

(xâu chuỗi những hoạt động liên quan)

Hình thành các ý tưởng sơ phát

(Có kiểm tra và thẩm định từng

phần)

Phát triển ý tưởng thành chủ đề của sự kiện

(hoàn tất quá trình

tư duy)

Trang 23

2.1.2 Xây dựng chương trình sự kiện du lịch

Trang 24

( Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội, TS Nguyễn Thị Mỹ Thanh, ThS Sử Ngọc Diệp)

Về hình thức, kế hoạch TCSK là tập văn bản trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử dụng

Về nội dung, kế hoạch cần đề cập đầy đủ các hoạt động; công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân;

Trang 26

2.2.2 Quy trình lập

kế hoạch tổ chức

sự kiện du lịch Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Đánh giá, điều chỉnh và lựa chọn phương án tổ chức tối ưuXây dựng các phương án tổ chức sự kiện du lịch

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện du lịch

Phân tích tình hình

2.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Trang 27

số.(Nguyễn Thị Mỹ Thanh, Sử Ngọc

Diệp)

Dự toán ngân sách trong tổ chức sự kiện được xây dựng theo hạng mục (tập trung vào từng hạng mục thu) hoặc theo chương trình( xây dựng cho một phần chương trình cụ thể).(Getz 1997)

Các yêu cầu đối với NHÀ

TỔ CHỨC

sự kiện và NHÀ ĐẦU

TƯ sự kiện khi lập dự toán ngân sách

Trang 28

Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận

Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các khoản mục chi phí

Đưa ra những đề xuất và điều chỉnh dự toán theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện

Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm

Trang 29

Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện

Trang 30

2.3.2.1.

Các nhóm chi phí

cơ bản trong tổ chức sự kiện du lịch

2.3.2 Các hình thức lập dự toán ngân sách

tổ chức sự kiện du lịch

2.3.2.2.

Các hình thức lập

dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Trang 31

2.3.2.1.

Các nhóm chi phí cơ bản trong

chi phí liên quan đến việc

thay đổi chương trình

3 Các khoản thuế, lệ phí

phải nộp cho nhà nước

Trang 32

VÍ DỤ MẪU BẢNG LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN

Trang 33

Trang 34

1 Giá trọn gói

2.3.2.2.

Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Trang 35

2 Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

2.3.2.2.

Các hình thức

lập dự toán ngân

sách tổ chức sự

kiện du lịch •- Nhà đầu tư sự kiện cùng giám sát sự kiện

•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các dịch vụ

•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các chi phí phát sinh

Trang 36

3 Giá đấu thầu

2.3.2.2.

Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

• - Nhà đầu tư sự kiện đưa ra khung giá giới hạn

• - Căn cứ vào giá khung yêu cầu lập chương trình

• Ưu điểm: tiết kiệm, quản lý được chi phí

• Nhược điểm: hiệu quả thấp

Trang 37

- Giá đấu thầu

- Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Giá trọn gói

Trang 39

Lorem ipsum dolor sit dudu amet, consectetur adipiscing elit

Text sample here

Lorem ipsum dolor sitdudu amet, consectetur

adipiscing elit

Text sample here

Nội dung

chương 3

3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và lập bảng tiến độ

3.2 Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và pháp lý cho sự kiện du lịch

3.1.2 Xác định thời gian và lập bảng tiến độ

3.2.1 Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện du lịch

3.2.2 Chuẩn bị nhân lực cho sự kiện dy lịch

3.2.3.Chuẩn bị thủ tục hành chính và pháp

lý cho sự kiện du lịch3.1.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện du lịch

Trang 40

được thành lập ngay

từ giai đoạn đầu để

nghiệp để chủ động trong thực hiện

Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức với những nhiệm vụ cụ thể

CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

3.1 Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

Trang 41

Trang 42

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc.

Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp: Phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song

và phương pháp kết hợp.

Trang 43

Trang 44

VÍ DỤ VỀ BẢNG TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC

Trang 45

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện

3.2 Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và

pháp lý cho sự kiện du lịch

3.2.1 Chuẩn bị

địa điểm cho

sự kiện du lịch

Trang 46

Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả các yếu tố khác của tổ chức sự kiện…

Trang 47

Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Địa điểm tổ chức sự kiện bị động

Trang 48

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiệnPhù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện

Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa)

Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển

Tiện ích và dịch vụ sẵn có

An ninh, an toàn, bảo hiểm

Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực

Giá cả và thời tiết

Trang 49

Quy trình lựa

chọn địa điểm

tổ chức sự kiện

Trang 50

Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị

Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…)

Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (bố trí, tuyển dụng,

Trang 51

Trang 52

3.2.3.1

Chuẩn bị thủ

tục hành chính

1 Các loại giấy phép tổ chức sự kiện

2 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 53

Giấy phép tiến hành sự kiện

Trang 54

2 Hồ sơ xin giấy phép

tổ chức sự kiện

Đơn xin tổ chức sự kiện

Bản sao hợp đồng địa điểm

Thành phần tham dự; số lượng, cơ cấu thành phần đại biểu

Nguồn kinh phí (nếu có)Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Mục tiêu, nội dung sự kiện

Thư mời có xác nhận đồng ý tham gia nếu có yếu tố người nước ngoài

Trang 55

Xác định các thủ tục,

quan cấp phép yêu cầu

3 Các bước tiến hành thủ tục hành chính

Trang 56

Trang 57

Nội dung của hợp đồng

Tiến trình thiết lập hợp đồng

Quản lý thực hiện hợp đồng

Trang 58

Trang 59

3 Bảo hiểm

Trách nhiệm công cộng

Các loại hợp đồng bảo hiểm

Quản lý khiếu nại

Trang 61

Điều hành diễn biến của

sự kiện du lịch

Tổ chức kết thúc sự kiện

du lịch

Trang 62

CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH

4.1 Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch

4.1.1 Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra

Định dạng
Số trang	82
Dung lượng	1,57 MB