Giáo án nghề phổ thông (MS-Excel)

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ CGhi tệp vào ổ đĩa với tên khác Save Cancel để hủy lệnh ghi tệp ... Cách nhập dữ liệu Chọn ô cần nhập dữ liệu gõ dữ liệu vào trong ô kết thúc b

PHẦN III

MICROSOFT EXCEL

Giáo viên: Nguyễn Hồng Biển

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

CHƯƠNG I:

MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

I Một số thao tác cơ bản

1 Khởi động MS-Excel

Thực hiện theo một trong các cách sau:

Cách 1: Start\All Program\ MS – Excel.

Cách 2: Nháy đúp biểu tượng Excel trên màn

hình nền (nếu có).

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

2 Cửa sổ làm việc của Excel

Một file trong Excel bao gồm nhiều bảng tính có các tên mặc định là Sheet1, Sheet2, và tên của file hiện ở phần thanh tiêu đề tên mặc định là Book+số thứ tự file

đã mở.

Một bảng tính bao gồm : 256 cột và 65.536 dòng Các cột đ ợc đánh theo thứ tự A, B, ,IV, các cột đ ợc đánh

số từ 1, 2, …65.536 Phần giao giữa cột và dòng tạo 65.536 Phần giao giữa cột và dòng tạo

thành ô

=> tổng số ô trong bảng =256 x 65.536 = 16.777.216 ô (cell).

3 Tạo một tệp trắng mới (New)

C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn.

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N

C3: Vào menu File/New…

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

4 Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)

C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn

5 Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.

C3: Vào menu File/Save.

Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước

( có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì ).

Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save

Cancel để hủy lệnh ghi tệp



6 Thoát khỏi Excel (Exit)

C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4

C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.

C3: Vào menu File/Exit

Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:

 Yes: ghi tệp trước khi thoát,

 No: thoát không ghi tệp,

 Cancel: huỷ lệnh thoát.

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

II Một số khái niệm cơ bản

Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối thì không.

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Địa chỉ ô và miền (tiếp)

Miền là một nhóm ô liền kề nhau.

Địa chỉ miền được khai báo theo cách:

Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải

$C$5:$D$8

Dịch chuyển con trỏ ô

Dùng chuột kích vào ô.

Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK.

Dùng các phím sau đây:

Gõ địa chỉ ô muốn đến

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Các phím dịch chuyển con trỏ ô:

+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên

+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.

+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.

+ Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại

+ Ctrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.

+ Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.

+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại + Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.

+ Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).

+ Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).

+ Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).

+ Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).

3 Cách nhập dữ liệu và các kiểu dữ liệu trong Excel

a Cách nhập dữ liệu

Chọn ô cần nhập dữ liệu gõ dữ liệu vào trong ô kết thúc bằng việc

gõ Enter hoặc gõ phím Tab hoặc bấm các phím mũi tên nếu không phải là công thức

Để sửa chữa dữ liệu trong ô mà không phải gõ lại hoàn toàn dữ liệu đó ta chọn ô cần sửa và bấm phím F2 hoặc bấm đúp chuột trái

b Các loại dữ liệu trong Excel

Trong bảng tính Excel th ờng 4 loại dữ liệu cơ bản sau:

b.1- Dữ liệu dạng văn bản

Bao gồm các chữ cái, chữ số các ký tự đặc biệt khác Khi nhập dữ liệu dạng này Excel tự động căn lề sang bên trái của ô

b.2- Dữ liệu dạng số

Bao gồm các số từ 0,1,2…9 và các dấu “.” để ngăn cách giữa 9 và các dấu để ngăn cách giữa “.” để ngăn cách giữa ” để ngăn cách giữa

phần nguyên và phần thập phân, dấu , để ngăn cách giữa trăm và “,” để ngăn cách giữa trăm và ” để ngăn cách giữa trăm và

hàng nghìn

Khi nhập dữ liệu dạng số Excel tự động căn lề sang phải của ô

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

b.3- Dữ liệu dạng ngày tháng năm

Bao gồm các số từ 0,1,2…9 và các dấu “.” để ngăn cách giữa 9 và các dấu / hoặc dấu - để “.” để ngăn cách giữa ” để ngăn cách giữa “.” để ngăn cách giữa ” để ngăn cách giữa

ngăn cách giữa các phần trong chuỗi ngày tháng năm

Khi nhập dữ liệu dạng ngày tháng năm thông th ờng ta phải nhập theo thứ tự tháng/ngày/năm và Excel tự động căn lề sang phải của

VD: ta có thể nhập công thức: =A3+B3+C3+D3, =Sum(A3:D3)

vào trong ô mà ta cần chứa kết quả (không phân biệt chữ in chữ th

ờng)

- Muốn xem lại công thức đã nhập ta chọn ô chứa công thức hoặc bấm đúp chuột trái vào ô cần xem lại thì công thức sẽ hiện trên thanh công thức hoặc tại ô ta có thể bấm chuột vào vị trí cần sửa công thức và kết thúc sửa bằng gõ phím Enter.

- Các đối th ờng dùng trong công thức gồm các chữ số, địa chỉ ô,

các chuỗi ký tự,…9 và các dấu “.” để ngăn cách giữa

- Các dấu phép toán dùng trong công thức gồm: +(cộng), -(trừ),

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

III ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

1 Thay đổi bảng tính

a Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng.

a.1- Thay đối độ rộng cột:

Cách làm:

C1: Thay đổi trực tiếp trên đ ờng danh giới giữa các cột: Nhấp dữ chuột trái vào đ ờng danh giới và kéo theo chiều cần thay đổi hoặc nhấn đúp chuột vào đ ờng danh giới sẽ cho độ rộng cột vừa với dữ liệu trong ô

C2: Thay đổi thông qua menu chọn: Đặt con trỏ ở cột cần thay đổi, bấm chuột lên menu Format\Column\ xuất hiện hộp chọn:

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

a.2- Thay đổi chiều cao của dòng:

C1: T ơng tự C1 của thay đổi độ rộng của cột

C2: Thay đổi thông qua menu chọn: Đặt con trỏ ở dòng cần thay

đổi nếu muốn thay đổi nhiều dòng cùng lúc thì phải dánh dấu chúng, bấm chuột lên menu Format\Row\ xuất hiện hộp chọn:

+ Height : Nhập vào chiều cao bằng số

+ AutoFit: Chiều cao tự động điều chỉnh theo dữ liệu trong ô

+ Hide: ẩn dòng

+ Unhide: Huỷ bỏ ẩn dòng

b Chèn thêm cột, dòng, ô

b.1- Chèn thêm cột:

Đặt con trỏ vào cột cần chèn thêm một cột tr ớc nó nếu muốn chèn thêm nhiều cột thì ta phải đánh dấu số cột cần chèn thêm, bấm chuột nên menu Insert\Columns

b.2- Chèn thêm dòng:

Đặt con trỏ vào dòng cần chèn thêm vào dòng tr ớc nó, muốn chèn nhiều thì ta phải đánh dấu số dòng cần chèn thêm, bấm chuột lên menu Insert\Rows

b.3- Chèn thêm ô:

Đặt con trỏ vào ô cần chèn thêm ô vào tr ớc hoặc bên trái nó, bấm chuột lên menu Insert\Cells , xuất hiện hộp thoại: Đánh dấu vào các mục chọn cần chèn:

+ Shift cells right: Chèn vào ô và đẩy ô hiện tại sang phải

+ Shift cells dows: Chèn vào ô và đẩy ô hiên tại xuống d ới

+ Entire row: Chèn thêm dòng

+ Entire column: Chèn thêm cột

Kết thúc bấm chuột vào Ok hoặc gõ Enter

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

+ Shift cells left: Xo¸ « hiÖn t¹i vµ kÐo « bªn ph¶i sang

+ Shift cells up: Xo¸ « hiÖn t¹i vµ kÐo « bªn d íi lªn

+ Entire row: Xo¸ dßng

+ Entire column: Xo¸ cét

KÕt thóc bÊm chuét vµo nót OK hoÆc gâ Enter

2 Định dạng bảng tính

a Định dạng dữ liệu dạng số

Cách làm:

Đánh dấu vùng dữ liệu cần định dạng

Bấm chuột lên menu Format\Cells , xuất hiện hộp thoại:

Chọn mục Number có các tuỳ chọn:

+ General: Đặt theo chế độ mặc định

+ Number: Đặt vào các định dạng: Decimal place: Đặt số chữ

số sau dấu chấm thập phân; đánh dấu vào use 1000 separator để

đặt dấu phẩy ngăn cách giữa hàng trăm và hàng nghìn

+ Currency: - Symbol: Chọn đơn vị tiền tệ

+ Date: Chọn dạng ngày tháng năm cần thể hiện

+ Time: Chọn dạng giờ cần thể hiện

+ Custom: Đặt định dạng theo ý ng ời sử dụng

VD: Để chuyển lại thể hiện dạng tháng/ngày/năm thành dạng ngày\tháng\năm thì ta gõ vào hộp bên cạnh: dd/mm/yy

Kết thúc định dạng ta bấm chuột lên nút OK hoặc gõ Enter

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

+ Horizontal - Chọn các kiểu căn lề theo chiều ngang của ô:

General (Căn lề theo mặc định), Left (căn trái), Right (căn phải),

Center (căn giữa), Justify (Căn đều hai lề), Center across selection (Căn giữa qua vùng ô đ ợc chọn)

+ Vertical - Chọn các kiểu căn lề theo chiều dọc của ô: Top

(căn theo lề trên), Center (căn giữa), Bottom (căn lề d ới), Justify

(căn đều theo hai lề)

+ Text control - Có các mục chọn đánh dấu: Wrap text (tự động xuống dòng trong ô), Shrink to fit (tự điều chỉnh cỡ chữ vừa với độ rộng của ô), Merge cells (Hợp nhiều ô thành 1 ô)

+ Orientation: Bấm chuột để chọn chiều cho dữ liệu, ta có thể bấm giữa chuột trái trực tiếp vào kim Text hoặc thay đổi theo độ ở hộp Degrees.

Đánh dấu những ô cần đặt lại khung.

Bấm chuột lên menu Format\Cells , xuất hiện hộp thoại bấm chuột chọn mục Border, sau đó làm t ơng tự nh tạo khung trong Word

e Định dạng màu nền cho ô

Đánh dấu những ô cần đặt màu nền

Bấm chuột lên menu Format\Cells , xuất hiện hộp thoại bám chuột chọn mục Patterns, sau đó chọn màu nền t ơng ứng trong bảng màu

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ CCHƯƠNG II:

HÀM TRONG EXCEL

– AVERAGE(A1,B5,D8): cho kết quả là trung bình

cộng các số trong các ô A1, B5 và D5 (hàm nhiều đối số)

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

5 Hàm SIN

– Ý nghĩa: Tính sin của một góc

– Cú pháp: Sin(giá trị góc)

– Lưu ý: số đo của góc là radian Nếu số đo là góc thì

ta đổi sang radian bằng cách: số radian=(số

– Ý nghĩa: Lấy phần dư của phép chia

– Cú pháp: MOD(số bị chia, số chia)

9 Hàm PRODUCT

– Ý nghĩa: Tính tích của các số

– Cú pháp: Product(number1, number 2, …)

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

– Ý nghĩa: Lấy số ký tự tính từ trái sang

– Cú pháp: Left(chuỗi, số ký tự muốn lấy)

– Ví dụ: left(“nghề tin”, 4) = nghề

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

4 Hàm Right

– Ý nghĩa: Lấy số ký tự tính từ phải sang

– Cú pháp: Right(chuỗi,số ký tự muốn lấy)

– Ví dụ: Right(“nghề tin”,3) = tin

5 Hàm MID

– Ý nghĩa: Trích chuỗi con từ một chuỗi

– Cú pháp: MID(chuỗi, vị trí bắt đầu, số ký tự muốn lấy) – Ví dụ: MID(“Nguyễn Văn A”,7,3)=Văn

7 Hàm REPLACE

– Ý nghĩa: dùng để thay thế một chuỗi

– Cú pháp: Replace(chuỗi cũ, vị trí bắt đầu, số ký tự

muốn thay thế, chuỗi thay thế)

– Ví dụ: replace(“nguyễn văn a”,8,2, “Hồng”) = nguyễn Hồngn a

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

– Ví dụ: mina(2, 3, false) = 0

4 Hàm MAXA

– Ý nghĩa: Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị kể cả kiểu ký tự, kiểu logic

(true =1, false = 0) – Cú pháp: Max(value 1, value 2, ….)

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

• Nếu n = 0 hoặc bỏ qua thì số lớn nhất có thứ tự là 1

• Nếu n = 1 thì số bé nhất trong dãy có thứ tự là 1

• Vùng tham chiếu có địa chỉ là tuyệt đối.

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

4 Hàm COUNTIF

– Ý nghĩa: Đếm với điều kiện nào đó

– Cú pháp: COUNTIF(vùng đếm, đk)

5 Hàm SUMIF

– Ý nghĩa: Tính tổng với điều kiện nào đó

– Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

4 Hàm DAYS360

– Ý nghĩa: Tính số ngày giữa hai khoảng thời gian

– Cú pháp: Days360(ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc)

– Ý nghĩa: Trả về thứ tự của ngày trong tuần

– Cú pháp: Weekday(dữ liệu kiểu ngày tháng, n)

• n=1 hoặc không nhập thì giá trị trả về: 1 là chủ nhật, 2 là thứ 2, ….

• n=2 thì giá trị trả về: 1 là thứ 2, 2 là thứ 3, …

• n=3 thì giá trị trả về: 0 là thứ 2, 1 là thứ 3, ….

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

1 VLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu)

– Tra cứu giá trị của ô thuộc cột thứ cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu tiên có giá trị bằng trị tra cứu.

Kiểu tra cứu quy định cách thức tra cứu:

• Vùng tra cứu phải được sắp xếp sẵn

Nói chung, vùng tra cứu nên được sắp xếp trước khi sử

dụng vlookup để tra cứu.

VII NHÓM HÀM THAM CHIẾU

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

2 HLOOKUP(trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu,

hàng_lấy_dữ_liệu, kiểu_tra_cứu)

– Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng

VIII LỌC DỮ LIỆU VÀ SẮP XẾP

Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.

Có thể lọc theo 2 cách:

– AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

– Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc.

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

1 Lọc dữ liệu dùng AutoFilter

Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường

Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách

Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:

– All: để hiện lại mọi bản ghi

– Top 10…: các giá trị lớn nhất

– Custom…: tự định điều kiện lọc

– Các giá trị của cột

Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)

Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

2 Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

B1: Định miền điều kiện:

– Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý

phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.

– Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện

cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.

VD với miền CSDL như trên:

Miền đ/k để lọc các bản

ghi có số SP bán ra trong

tháng 1 =400

Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong

tháng 2 200

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

B2: Thực hiện lọc

Vào menu Data/Filter/Advanced Filter…

Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện

Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong

số những KQ trùng lặp

3 Sắp xếp - Menu Data/Sort

Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả

các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.

DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.

Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá Có thể định tối đa 3 khoá Các bản ghi cùng g/t ở khoá

thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/

t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.

Cách làm: Chọn miền Chọn Menu Data/Sort…

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Sắp xếp giảm dần

Dòng đầu là

tên trường

(ko sắp xếp)

Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)

Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải

Định dạng trang in

Menu: File/Page Setup

– Tự động điều chỉnh cho vừa số trang in: Fit to…65.536 Phần giao giữa cột và dòng tạo wide and …65.536 Phần giao giữa cột và dòng tạo tall

không? Center on Page

Nguyễn Hồng Biển - Trường THPT Lạc Thuỷ C

Menu: File/Print

– MiÒn in (Print Range)

• Lùa chän in mét sè trang nhÊt: Page(s) From…65.536 PhÇn giao gi÷a cét vµ dßng t¹o To …65.536 PhÇn giao gi÷a cét vµ dßng t¹o .