QĐ-TCHQ 2019 - HoaTieu.vn

Đối với ngành Hải quan, lễ tân đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan Việt Nam phải tuân thủ đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy đ[r]

Trang 1

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1048/QĐ-BTC ngày 16/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hợp tác Quốc tế, Tổng cục Hải quan; Căn cứ Quyết định số 380/QĐ-TCHQ ngày 8/02/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan

về việc ban hành quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 160/QĐ-TCHQ ngày 24/01/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành Chương trình công tác trọng tâm năm 2018 của Tổng cục Hải quan; Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại” để thống nhất

việc thực hiện các yêu cầu lễ tân đối ngoại tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan

Điều 2 Đối tượng, phạm vi sử dụng: Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại được phát hành trong

nội bộ ngành Hải quan để phục vụ việc tra cứu, thực hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại cácđơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan

Điều 3 Giao Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục

Hải quan trong quá trình thực hiện Sổ tay này

Điều 4 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký Các Ông/Bà Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế,

Chánh Văn phòng Tổng cục, Cục trưởng Cục Tài vụ Quản trị, Thủ trưởng các đơn vị thuộc vàtrực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Mai Xuân Thành

SỔ TAY NGHIỆP VỤ

LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 31QĐ/TCHQ ngày 04 tháng 01 năm 2019 của Tổng cục Hải

quan)

Trang 2

Mục lục PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI QUAN (ĐOÀN VÀO)

A Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)

I Hoạt động đón, tiễn

II Đón khách tại Trụ sở Tổng cục

III Tiếp xã giao

IV Hội đàm chính thức

V Chiêu đãi, tham quan, biểu diễn nghệ thuật

VI Hướng dẫn về lễ tân, khánh tiết trong đón tiếp các đoàn khách nước ngoài

VII Xe ô tô phục vụ đoàn

IV Chiêu đãi

C Tổ chức Hội nghị, Hội thảo đa phương tại Việt Nam

I Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo (gọi tắt là hội nghị)

II Tổ chức Hội nghị

III Tham dự Hội nghị

IV Chiêu đãi, tham quan

B Đoàn khách do Hải quan các tỉnh, thành phố chủ trì tiếp đón và làm việc

I Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển

II Lễ đón tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện

III Tiếp xã giao tại Trụ sở Cục Hải quan tỉnh, thành phố hoặc tại Khách sạn tổ chức sự kiện

IV Làm việc chính thức

V Chiêu đãi, tham quan

VI Những đoàn khách quốc tế vào làm việc với nhiều Cục Hải quan tỉnh, thành phố:

PHẦN III: LỄ TÂN ĐỐI NGOẠI TRONG TỔ CHỨC ĐOÀN TỔNG CỤC HẢI QUAN

ĐI THĂM VÀ LÀM VIỆC, DỰ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO Ở NƯỚC NGOÀI (ĐOÀN RA)

Trang 3

I Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục

1 Công tác chuẩn bị cho đoàn

2 Đón, tiễn tại sân bay, cửa khẩu quốc tế

II Các đoàn ra khác của Tổng cục và các Cục Hải quan các tỉnh, thành phố

1 Công tác chuẩn bị

2 Hoạt động đón, tiễn

PHẦN IV: MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN, ĐỐI NGOẠI KHÁC

I Những dịp kỷ niệm, hoạt động hợp tác quốc tế do Tổng cục Hải quan tổ chức, mời đại diện nước ngoài tham dự

II Dự chiêu đãi quốc khánh của nước ngoài, ngày thiết lập quan hệ ngoại giao theo lời mời của Cơ quan Đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức quốc tế tại VN

III Chúc mừng nhân dịp năm mới và tết nguyên đán:

PHỤ LỤC: Lễ tân ngoại giao thực hành

LỜI MỞ ĐẦU

Lễ tân đối ngoại là những nghi thức, những tập quán và nghi lễ quốc tế được các nước sử dụngtrong đón, tiếp và giao tiếp với khách quốc tế Lễ tân đối ngoại là một bộ phận cấu thành hoạtđộng đối ngoại vì vậy trong hoạt động đối ngoại không thể thiếu công tác lễ tân Công tác lễ tânđối ngoại nhằm đảm bảo các nguyên tắc về bình đẳng, không phân biệt đối xử, đảm bảo nguyêntắc có đi có lại giữa các quốc gia trong hoạt động đối ngoại Mặc dù Lễ tân đối ngoại không phải

là mục đích cuối cùng của hoạt động đối ngoại nhưng có vai trò rất quan trọng và cần thiết trongcông tác đối ngoại, cụ thể:

- Lễ tân đối ngoại góp phần thực hiện đường lối chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước;

- Góp phần thúc đẩy quan hệ hợp tác và hữu nghị giữa các quốc gia; là phương tiện thực hiện và

cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của pháp luật quốc tế;

- Lễ tân ngoại giao góp phần tăng thêm sự tôn trọng khách và chủ nhà, tăng thêm uy tín củanước chủ nhà và chuyển tải đặc trưng văn hóa truyền thống dân tộc

Đối với ngành Hải quan, lễ tân đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hảiquan Việt Nam phải tuân thủ đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quyđịnh của pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mởrộng quan hệ hữu nghị, hợp tác của Việt Nam nói chung và của Hải quan Việt Nam nói riêng vớicác quốc gia, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế

Mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc với Hải quan Việt Namphải phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước,trên cơ sở yêu cầu, mục đích của chuyến thăm, nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế, trọngthị, chu đáo, an toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương hìnhthức và phù hợp với điều kiện thực tế nơi đến

Thực tiễn cho thấy, lễ tân đối ngoại bao gồm nhiều quy tắc phức tạp cần được hệ thống đầy đủ

để áp dụng trong công việc khi cần Chính vì vậy, Sổ tay nghiệp vụ Lễ tân đối ngoại nhằmhướng dẫn thực hiện các yêu cầu về lễ tân đối ngoại tại mỗi đơn vị, góp phần triển khai các hoạtđộng hợp tác và hội nhập quốc tế một cách chuyên nghiệp và hiệu quả

PHẦN I: ĐÓN TIẾP CÁC ĐOÀN QUỐC TẾ VÀO LÀM VIỆC VỚI TỔNG CỤC HẢI

QUAN (ĐOÀN VÀO)

Nghi lễ đón tiếp khách nước ngoài thăm và làm việc theo lời mời của Hải quan Việt Nam đượcthực hiện như sau:

Trang 4

A Đoàn khách cấp cao (Đoàn cấp Lãnh đạo Tổng cục và tương đương trở lên)

I Hoạt động đón, tiễn

1 Đón đoàn

a) Thành phần đón tiếp tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ, nhà ga, cảng biển:

- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế ;

- Đại diện của Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi đoàn nhập cảnh

- Tặng hoa Trưởng đoàn và Phu nhân (nếu có)

- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoànbạn lấy hành lý và làm thủ tục nhập cảnh

- Lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đưa đoàn về khách sạn và hỗ trợ Đoàn làm thủ tụcnhận phòng khách sạn

c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

- Thu xếp phòng tiễn khách tại sân bay hoặc cửa khẩu đường bộ

- Đưa Đoàn vào phòng tiếp khách, phối hợp với Chi cục Hải quan cửa khẩu và thành viên đoànbạn làm thủ tục để xuất cảnh

- Tùy theo điều kiện và quy định về an ninh hàng không tại sân bay thu xếp tiễn đoàn tại châncầu thang máy bay, đầu đường ống hoặc tại một điểm trang trọng phù hợp ở sân bay hoặc nhà ga,cảng biển, cửa khẩu đường bộ

c) Trang phục: Đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định.

II Đón khách tại Trụ sở Tổng cục

1 Thành phần dự lễ đón

- Đại diện Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế;

- Đại diện lãnh đạo và các thành phần tham gia hội đàm, làm việc của các đơn vị;

- Đội tiêu binh danh dự do Văn phòng Tổng cục tổ chức

2 Trang phục, trang trí:

a) Trang phục:

- Lãnh đạo và công chức đơn vị mặc đồng phục hải quan phù hợp với mùa theo quy định

- Đội Tiêu binh mặc lễ phục hải quan theo quy định

b) Trang trí:

- Bên ngoài, trên cổng cơ quan hoặc tiền sảnh có căng băng rôn chào mừng đoàn khách bằngtiếng Anh

Trang 5

- Trải thảm đỏ từ bậc thềm ngoài sảnh tới cửa phòng tổ chức buổi tiếp xã giao

- Tại phòng tiếp xã giao, cắm Quốc kỳ hai nước, ở ngoài nhìn vào Quốc kỳ Việt Nam bên phải,Quốc kỳ của nước Bạn đến thăm bên trái

3 Đội hình đón tiếp:

- Thành viên đội tiêu binh danh dự đứng thành hai hàng từ vị trí khách đến dọc theo hai bên lối

đi vào bên trong tiền sảnh, đội trưởng đội tiêu binh đứng ở đầu hàng phía vị trí khách đến Khiđón khách thể hiện thái độ nghiêm trang, thân thiện

- Lãnh đạo Tổng cục, đại diện Lãnh đạo và công chức thuộc đơn vị tham gia lễ đón đứng ở vị tríkhách đến sẵn sàng để đón khách

4 Trình tự tiến hành lễ đón

- Xe của Trưởng đoàn khách vào đến vị trí đón, cán bộ hướng dẫn của đội tiêu binh ra hiệu cho

xe dừng lại, đội trưởng đội tiêu binh mở cửa xe;

- Lãnh đạo Tổng cục đón khách tại nơi đỗ xe, bắt tay và giới thiệu các thành viên tham gia Lễđón tiếp;

- Lãnh đạo Tổng cục bắt tay các thành viên Đoàn khách và dẫn Trưởng đoàn và đoàn khách đigiữa hai hàng tiêu binh

- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế bắt tay và chào mừng các thành viên đoàn khách và dẫn đoànđến vị trí chụp ảnh tại sảnh Tổng cục

- Lãnh đạo Tổng cục, Trưởng đoàn khách cùng các thành viên chụp ảnh chung tại sảnh Tổngcục (dưới vị trí lô-gô Hải quan Việt Nam) Vị trí đứng chụp ảnh: Lãnh đạo Tổng cục và Trưởngđoàn bạn đứng ở giữa, các thành viên đoàn khách và chủ nhà đứng xen kẽ cho phù hợp

- Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế mời các đại biểu đến Phòng tiếp xã giao hoặc Phòng hội đàm

III Tiếp xã giao

1 Công tác chuẩn bị:

- Trang trí phòng tiếp xã giao: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống

- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên phương tiệnthông tin báo chí

- Văn phòng bố trí nhân viên tiếp tân phục vụ trong phòng tiếp xã giao (nữ mặc áo dài, nam mặcđồng phục hải quan)

- Vụ Hợp tác quốc tế cử công chức kiểm tra phòng tiếp xã giao đảm bảo trang trọng, đúng quiđịnh

2 Địa điểm: Phòng Khách quốc tế tại trụ sở Cơ quan Tổng cục Hải quan.

3 Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.

Trang 6

Lãnh đạo Tổng cục chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành phần đoàn chủ nhà Trưởng đoànkhách đáp từ và giới thiệu thành phần đoàn khách Sau đó, 2 bên trao đổi những vấn đề lớn cầnquan tâm

IV Hội đàm chính thức

1 Công tác chuẩn bị:

- Trang trí phòng hội đàm: Văn phòng bố trí hoa tươi, nước uống, trà cà phê, hoa quả giữa giờcho buổi hội đàm phù hợp với số đại biểu tham dự hội đàm và chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánhsáng, các thiết bị kỹ thuật và nhân viên kỹ thuật trực phục vụ hội đàm

- Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị biển tên cho các đại biểu tham dự hội đàm và đặt cờ của hai nước

ở vị trí của Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn bạn1

- Phông chữ tại phòng hội đàm: Văn phòng phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị Phôngchữ cuộc họp được thể hiện bằng chữ chân phương bằng 2 thứ tiếng: Tiếng Việt và Tiếng Anhhoặc Tiếng Việt và tiếng nước khách, lô gô của Hải quan Việt Nam trình bày phía trên bên phải,

lo gô Hải quan nước khách trình bày phía trên bên trái

- Văn phòng bố trí quay phim, chụp ảnh để làm tư liệu và đưa tin tuyên truyền trên các phươngtiện thông tin báo chí (chỉ trong thời gian bắt đầu buổi hội đàm)

2 Địa điểm: Phòng 1.20 hoặc Phòng họp tại tầng 9, trụ sở Tổng cục Hải quan.

3 Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan.

Lãnh đạo Tổng cục chủ trì thống nhất với Trưởng đoàn chương trình hội đàm và bắt đầu làm

1 Lưu ý biển tên đoàn Trung Quốc, Hồng Kông -Trung Quốc và Đài Loan- Trung Quốc không đóng khung vì không phù hợp với văn hóa Trung Quốc.

Trang 7

việc theo chương trình, kịch bản

Sơ đồ bố trí chỗ ngồi tại phòng hội đàm:

Đoàn khách ngồi ở phía bên trái của phông chữ Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách sẽngồi ở ghế giữa của dãy bàn, các vị trí tiếp theo được xếp theo thứ tự chức vụ và mức độ liênquan đến nội dung hội đàm Phiên dịch sẽ được xếp ngồi phía bên tay trái của Lãnh đạo Tổngcục

6 Ký kết biên bản làm việc

- Ký kết biên bản: Sau khi thống nhất văn bản làm việc tại buổi hội đàm, Vụ Hợp tác quốc tế invăn bản ký kết vào giấy có viền đỏ và sắp xếp việc ký kết như sau:

• Trường hợp văn bản ký kết bằng bằng tiếng Anh, mỗi bên giữ 1 bản:

- Bản của bạn giữ: Bạn ký phía bên trái, trên tiêu đề văn bản ký kết, tên cơ quan ký kết phía bạnđược viết phía trên

- Bản của Việt Nam giữ: Việt Nam ký phía bên trái, trên tiêu đề văn bản ký kết, tên cơ quan kýkết của Việt Nam được viết phía trên

• Trường hợp văn bản ký kết bằng 2 thứ tiếng: Tiếng Việt và Tiếng Anh, mỗi bên giữ một bộvăn bản (01 bản tiếng Anh và 01 bản Tiếng Việt) Bộ văn bản bên nào giữ thì bên đó ký bên trái

và trên tiêu đề văn bản, tên cơ quan của bên đó được viết trước

• Trường hợp văn bản ký kết bằng tiếng 3 thứ tiếng bao gồm: Tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng củanước Bạn: mỗi bên giữ một bộ văn bản (01 bản Tiếng Việt, 01 bản Tiếng Anh, 01 bản Tiếngnước bạn) Bộ văn bản bên nào giữ thì bên đó ký bên trái và trên tiêu đề văn bản, tên cơ quan củabên đó được viết trước Văn bản được ký kết bằng 3 thứ tiếng có giá trị như nhau Trong trườnghợp có tranh chấp hoặc cách hiểu khác nhau thì lấy bản Tiếng Anh làm chuẩn

- Vụ Hợp tác quốc tế chuẩn bị bìa ký và bút ký

- Trang trí bàn ký: hoa tươi và cờ để bàn của 2 nước: cờ của khách để phía bên trái, cờ Việt Nam

để phía bên phải từ hướng đối diện

Trang 8

- Trợ ký: Thống nhất với khách về trợ ký nếu Bạn bố trí được thì mỗi bên cử 1 người trợ ký Nếukhông đoàn Việt Nam sẽ chủ động cử 2 trợ ký

- Văn phòng Tổng cục chuẩn bị Sâmpanh để chúc mừng sau khi ký kết xong

- Cách thức ký:

• Vụ Hợp tác quốc tế mời 2 Trưởng Đoàn vào bàn ký kết

• Vụ Hợp tác quốc tế xếp văn bản ký vào bìa ký và đặt văn bản ký sao cho lượt ký đầu tiên haibên đều ký bên trái (bản Bạn giữ là bản Bạn ký đầu tiên, tương tự, bản đoàn Việt Nam giữ là bảnđoàn Việt Nam ký đầu tiên)

• Sau đó trợ ký chuyển văn bản để hai bên ký lượt 2 Sau khi ký lượt 2 Lãnh đạo Tổng cục vàTrưởng đoàn khách trao văn bản ký cho nhau

• Khi thực hiện việc ký kết, tất cả các thành viên tham dự của Hội đàm đứng phía sau bàn ký đểchứng kiến hoặc đứng tại chỗ ở bàn Hội đàm

• Kết thúc việc ký kết Lãnh đạo Tổng cục nâng ly để chúc mừng, phát biểu ngắn về ý nghĩa củavăn bản ký kết (nếu có) và chụp ảnh lưu niệm

Sơ đồ trong Lễ ký kết biên bản làm việc

7 Kết thúc các hoạt động của đoàn, lãnh đạo và công chức Vụ Hợp tác quốc tế đưa đoàn về khách sạn.

V Chiêu đãi, tham quan, biểu diễn nghệ thuật

1 Chiêu đãi chính thức:

- Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục;

- Thành phần:

• Phía Việt Nam: Thành phần tham dự tiếp xã giao và làm việc chính thức

• Phía khách: Trưởng đoàn và phu nhân/phu quân (nếu có), thành viên đoàn, đại diện cơ quanngoại giao, lãnh sự, tổ chức quốc tế (nếu có)

- Chuẩn bị: Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Tổng cục đặt tiệc chiêu đãi phù hợptheo qui định

Trang 9

- Nghi thức: Người chủ trì phát biểu chào mừng, nâng cốc chúc mừng Trưởng đoàn khách phátbiểu đáp từ

- Trang phục: trang phục lịch sự

2 Biểu diễn nghệ thuật tại buổi chiêu đãi:

Chương trình biểu diễn văn nghệ tại tiệc chiêu đãi cần thể hiện được truyền thống văn hóa dântộc, bản sắc riêng có của Việt Nam thường xen kẽ độc tấu nhạc cụ dân tộc, các bài hát dân catheo từng vùng miền của Việt Nam và có thể một số bài hát đặc trưng của nước bạn với thờilượng phù hợp với buổi chiêu đãi

3 Tham quan và các hoạt động khác:

Việc tổ chức tham quan cho đoàn bạn và các hoạt động bên lề dành cho phu nhân/phu quân (nếucó) trong thời gian thăm Việt Nam phù hợp với yêu cầu, mục đích của chuyến thăm và nguyệnvọng của khách với mục đích quảng bá văn hóa, hình ảnh, du lịch Việt Nam

VI Hướng dẫn về lễ tân, khánh tiết trong đón tiếp các đoàn khách nước ngoài

1 Trình bày phông và khẩu hiệu

Nếu thứ tự từ trên xuống dưới, nội dung bằng tiếng Việt ở trên, nội dung bằng tiếng nước ngoài

ở dưới Nếu chia hai bên, nội dung bằng tiếng Việt ở bên phải, nội dung bằng tiếng nước ngoài

ở bên trái theo hướng đối diện nhìn vào

Cỡ chữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài tương đương nhau Nếu tiếng Việt và tiếng nước ngoàicùng hệ ngôn ngữ thì viết bằng cùng một phông chữ

Lô gô của phía khách để ở trên bên trái và lô gô của phía chủ nhà ở trên bên phải theo hướng đốidiện nhìn vào Nếu có nhiều lô gô trên phông chữ thì chỉ xác định khách và chủ nhà theo vị trínêu trên còn các lô gô còn lại sắp xếp ở giữa cho phù hợp

2 Ngôn ngữ làm việc

Ngôn ngữ làm việc song phương là Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài (là ngôn ngữ phổ thôngnước khách thăm hoặc bằng một ngôn ngữ quốc tế thông dụng trên cơ sở thỏa thuận với khách,thường là tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Nga)

3 Sắp xếp các vị trí trên xe ô tô, chiêu đãi

• Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô:

Trong cách sắp xếp chỗ ngồi trong ô tô trong lễ tân ngoại giao được thực hiện theo nguyên tắcsau (nhìn theo hướng nhìn của người ngồi trong xe):

- Trưởng đoàn khách ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe)

- Vị trí của chủ nhà là ở sau lái xe

- Cán bộ tháp tùng hay phiên dịch ngồi phía trước cạnh lái xe

- Trong trường hợp Lãnh đạo Tổng cục Hải quan đi xe riêng, thì xe trưởng đoàn bạn sẽ gồm:Trưởng đoàn bạn, Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế và phiên dịch hoặc hai thành viên đoàn bạn vàmột đại diện Vụ Hợp tác quốc tế

• Những điều cần lưu ý:

- Lái xe phải đảm bảo tác phong chuyên nghiệp trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ: trangphục gọn gàng, lịch sự; phải kiểm tra xe trước khi đón/chở khách để đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng;sẵn lòng hỗ trợ khách sắp xếp hành lý (nếu có)

- Người lái xe bao giờ cũng phải đỗ xe phía người khách chính ngồi, trước cửa nhà khách, cửaga để khách xuống xe là trực diện với chủ nhà đón khách và là người bắt tay chủ nhà trướctiên

- Người tháp tùng, là người đại diện của chủ nhà đón khách hay người phiên dịch hoặc lái xe,

Trang 10

bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách

- Đối với khách cao cấp, cần bố trí người đứng tại chỗ để mở cửa xe và đóng cửa xe cho khách.Trong trường hợp đón, trả khách tại Trụ sở Tổng cục, bố trí 01 tiêu binh mở cửa xe cho khách

• Sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong xe ô tô:

(trường hợp 3 người)

Đầu xe

4 Sắp xếp bàn tiệc chiêu đãi

Trên thế giới có nhiều loại bàn tiệc như bàn dài, bàn vuông, bàn tròn, bàn chữ T, bàn chữ U Việc chọn kiểu bàn này tùy thuộc vào tính chất cuộc chiêu đãi, số lượng và thành phần thựckhách Trên thực tế, ta thường sắp xếp theo 2 kiểu bàn tiệc phổ biến sau:

a) Bàn dài:

Lãnh đạo Tổng cục (chủ trì bàn tiệc) ngồi giữa dãy bàn, khách chính ngồi đối diện: bên phảiLãnh đạo Tổng cục là lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế, bên trái là phiên dịch, tiếp theo, xếp đại diệncác đơn vị theo thứ tự lễ tân Bên phải trưởng đoàn khách là khách số 1, bên trái trưởng đoàn làphiên dịch, tiếp theo, xếp các thành viên đoàn khách theo thứ tự lễ tân

• Khi không có văn nghệ:

• Khi có văn nghệ:

b) Bàn tròn:

- Cách thứ nhất: Chủ nhà và trưởng đoàn khách ngồi đối diện; bên phải chủ nhà là khách số 1;bên phải trưởng đoàn khách là lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế Các vị trí tiếp theo, xếp chủ vàkhách theo thứ tự lễ tân bên phải rồi bên trái, xen kẽ

- Cách thứ 2: Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chínhngồi bên phải) bên trái là chủ chính là khách số 1; bên phải khách chính là lãnh đạo Vụ Hợp tácquốc tế; tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải và bên trái, xen kẽ nhaucho đến hết

Nếu có biểu diễn văn nghệ, vị trí danh dự là vị trí đối diện với sân khấu và để trống từ 2 đến 4chỗ trước mặt Lãnh đạo Tổng cục và trưởng đoàn khách Các bàn khách danh dự phải có biển(VIP) để phân biệt

Trên các bàn tiệc phải có biển tên và có đánh dấu những trường hợp ăn kiêng (nếu có) và sơ đồchỗ ngồi (để ở cửa ra vào) để tiện cho việc hướng dẫn vị trí ngồi cho khách

Khi có văn nghệ

Trang 11

Khi không có văn nghệ

5 Lưu ý khi lựa chọn thực đơn cho các bữa tiệc:

- Với các đoàn theo Đạo Hồi cần phải tuân thủ nghiêm ngặt không phục vụ các món có thịtlợn/bò và các đồ uống có cồn

- Tại các buổi ăn trưa, không phục vụ đồ uống có cồn

- Vụ Hợp tác quốc tế trao đổi với đoàn bạn về trường hợp dị ứng với một số loại đồ ăn nào đó

VII Xe ô tô phục vụ đoàn

1 Đoàn khách với trưởng đoàn là Lãnh đạo cấp Tổng cục trở lên trở lên:

Bố trí xe riêng (xe 4 chỗ) cho Trưởng đoàn khách và Phu nhân/Phu quân (nếu có), các đoàn viênkhác bố trí xe chung nhiều chỗ trong các chương trình hoạt động chung Trong trường hợp Phunhân/Phu quân có hoạt động riêng hoặc đoàn viên có hoạt động làm việc riêng tách khỏi đoàn,việc bố trí loại xe cho các hoạt động riêng tùy thuộc vào số lượng người cùng tham gia một cáchhợp lý (cho cả khách và chủ nhà tháp tùng)

2 Đoàn khách nước ngoài khác:

Bố trí xe chung cho toàn đoàn, loại xe phù hợp với số lượng đoàn viên

3 Đối với các sự kiện quốc tế đa phương do Hải quan Việt Nam chủ trì:

Nếu cấp trưởng đoàn là cấp Lãnh đạo Tổng cục trở lên, bố trí xe cho khách như đối với mộtđoàn khách nước ngoài theo quy định tại phần này khi từng đoàn hoạt động riêng theo thông lệ.Các hoạt động chung theo chương trình của sự kiện, bố trí xe phù hợp với thông lệ lễ tân của sựkiện, điều kiện thực tế của nơi tổ chức Tùy theo cách thức tổ chức về lễ tân và chương trìnhhoạt động, có thể bố trí đội hình xe cho từng đoàn hoặc bố trí xe chung nhiều chỗ riêng cho cácTrưởng đoàn khách cùng Phu nhân/Phu quân (nếu có) và xe chung nhiều chỗ cho đoàn viên củacác đoàn hoặc xe chung nhiều chỗ cho toàn bộ đại biểu và các thành viên đoàn

4 Xe dẫn đường:

Theo quy định các đoàn khách cấp Bộ, Tổng cục đều không được bố trí xe cảnh sát dẫn đường

Trang 12

Tùy vào tình hình thực tế và thông lệ của các sự kiện, Tổng cục sẽ có hướng dẫn đối với từngtrường hợp cụ thể

VIII Tặng phẩm

Tặng phẩm là sản phẩm đặc trưng của đất nước, địa phương, thể hiện bản sắc văn hóa dân tộc,con người Việt Nam; Cách thức và thời điểm trao tặng phẩm cho khách thực hiện trên cơ sở traođổi thống nhất với đoàn Bạn

Tặng phẩm do Cơ quan Hải quan trao tặng thường được gói bằng giấy Hải quan

B Đoàn khách quốc tế cấp Cục, Vụ vào làm việc tại Tổng cục Hải quan

II Tiếp xã giao

Không tổ chức tiếp xã giao đối với các đoàn quốc tế cấp Vụ/Cục vào làm việc với Tổng cục Hảiquan Trong trường hợp đặc biệt, trên cơ sở yêu cầu công việc, Lãnh đạo Tổng cục tiếp xã giaohoặc ủy quyền cho Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế tiếp xã giao đoàn khách

III Làm việc

1 Địa điểm: Phòng họp tại trụ sở Tổng cục Hải quan.

2 Chủ trì: Lãnh đạo Tổng cục Hải quan hoặc ủy quyền cho 01 Lãnh đạo Cục/Vụ tùy vào tính

chất và mức độ của nội dung làm việc

3 Thành phần: Lãnh đạo và chuyên viên Vụ Hợp tác quốc tế; đại diện các Cục/Vụ tương ứng

với thành phần đoàn và phù hợp với mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến thăm

4 Cách thức: Người Chủ trì chào mừng đoàn khách và giới thiệu thành viên đoàn chủ nhà,

thông báo dự kiến chương trình làm việc Trưởng đoàn khách đáp từ và giới thiệu thành viênđoàn khách Hai Bên thống nhất chương trình làm việc và bắt đầu làm việc theo chương trình

IV Chiêu đãi

Thực hiện như hướng dẫn đối với đoàn khách do Lãnh đạo Tổng cục tiếp nhưng ở mức độ phùhợp Không bố trí biểu diễn nghệ thuật khi tổ chức chiêu đãi

C Tổ chức Hội nghị, Hội thảo đa phương tại Việt Nam.

Đối với những hội nghị lớn như Hội nghị Tổng cục trưởng Hải quan ASEAN, Hội nghị Tổngcục trưởng Hải quan ASEM, Hội nghị Tổng cục trưởng Hải quan các nước nói tiếng Pháp Việc tổ chức hội nghị này được thực hiện theo đề án tổ chức hội nghị được xây dựng và phêduyệt với các kế hoạch chi tiết kèm theo đề án về các mảng việc: nội dung, lễ tân, hậu cần, đảmbảo an ninh và công tác truyền thông hội nghị trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật,

và tính chất thông lệ quốc tế cũng như các yêu cầu có liên quan khác và nguồn lực sẵn có.Đối với các việc tổ chức hội nghị, hội thảo đa phương khác theo nghĩa vụ thành viên của ViệtNam như hội nghị trong khuôn khổ hợp tác hải quan ASEAN, APEC, ASEM, APEC, GMS, Các vấn đề về lễ tân, đối ngoại hậu cần được thực hiện theo một số nội dung như sau:

I Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo (gọi tắt là hội nghị)

1 Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị: Địa điểm tổ chức hội nghị nên được chọn tại các tỉnh,

thành phố thuận tiện cho việc đi lại của đại biểu quốc tế cũng như công tác tổ chức đón tiếp củaViệt Nam Việc lựa chọn địa điểm tính đến công tác đảm bảo an toàn và an ninh cho đại biểu dự

Định dạng
Số trang	25
Dung lượng	554,38 KB