XÂY DỰNG hệ THỐNG THÔNG TIN về QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO điện MÁY XANH

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANH XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANHXÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO ĐIỆN MÁY XANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI



BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VỀ QUẢN LY BÁN HÀNG

CHO ĐIỆN MÁY XANH

Nhóm thực hiện: 5

Hà Nội 2020

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

tự đánh giá

Đánh giá của nhóm trưởng

Kí xác nhận

41 Nguyễn Lan Ngọc

42 Phạm Thúy Ngọc

43 Nguyễn Thị Nguyệt

44 Lưu Thị Nhung

45 Phạm Thị Tuyết Nhung

46 Tạ Trung Ninh (NT)

47 Nguyễn Duy Phú

48 Phạm Hà Bảo Phúc

49 Ngô Thu Phương

50 Nguyễn Thị Phương

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: Tổng quan về hệ thống thông tin quản ly 1

2 Hệ thống thông tin quản ly bán hàng 3

CHƯƠNG II: Mô tả hệ thống về quản ly bán hàng của Điện Máy Xanh 6

1 Giới thiệu về Điện Máy Xanh 6

CHƯƠNG III: Phân tích các sơ đồ 8

1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 8

2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 10

4 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 11

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LY

1 Hệ thống thông tin quản ly

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản ly là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản ly của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản ly và quản trị kinh doanh Ngoài ra, do ngày nay việc xử ly dữ liệu thành thông tin và quản ly thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức

1.2 Các loại thông tin quản ly

Thông tin quản ly là những dữ liệu được xử ly và sẵn sàng phục vụ công tác quản ly của tổ chức Có ba loại thông tin quản ly trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản ly cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử ly ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản ly phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp

của tổ chức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử ly các dữ liệu trong tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

1.3 Cấu trúc hệ thống thông tin quản ly

Một hệ thống thông tin quản ly được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu

và hệ thống hỗ trợ quyết định

-Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn

-Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản ly những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài

-Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin

- Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản ly ban hành các quyết định đúng đắn hơn

1.4 Vai trò hệ thống thông tin quản ly

•Gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp

Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của công ty bạn Hệ thống thông tin cũng không ngoại lệ Các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào họ để nghiên cứu và phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp ly hóa các nhiệm vụ tốn thời gian

•Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn

•Giảm mắc lỗi

Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, nó làm giảm lỗi của con người Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công

•Thu thập thông tin nhanh chóng

Nhờ hệ thống thông tin hiện đại, các thành viên trong nhóm có thể truy cập lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng

2 Hệ thống thông tin quản ly bán hàng

2.1 Tầm quan trọng và y nghĩa của hệ thống thông tin quản ly bán hàng Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã

có những thay đổi trong nhận thức và tư duy Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường, các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản ly nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra Khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả quản ly hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng hơn Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản ly hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc phát triển ứng dụng CNTT vào quản ly hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản ly các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình

Trong các HTTT quản ly của doanh nghiệp thì HTTT quản ly bán hàng có tầm quan trọng và y nghĩa to lớn Hệ thống quản ly đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của doanh nghiệp Đồng thời, Hệ thống quản ly bán hàng cũng cho biết tình hình tồn kho hàng hóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết

và phương án sản xuất hàng hóa phù hợp Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tin khách hàng cần thiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống quản ly bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường công tác quản ly trong hoạt động bán hàng: quản ly nhập hàng, quản ly kho hàng, quản ly bán hàng Quản ly bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác Cơ sở dữ liệu cho phép người quản ly có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng hoá,số lượng bán số, lượng tồn kho, Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

2.2 Phân tích hệ thống thông tin về quản ly bán hàng

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử ly thông tin của các chức năng cần phát triển trong hệ thống thông tin quản ly Phân tích thông tin gồm các công việc như:

-Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới

-Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát xem hệ thống đó làmgì, xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định mỗi ràng buộc của mỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

-Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm

Mô hình này mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dứ

liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng Đây

là cơ sở của việc thiết lập cơ sở dữ liệu hệ thống

Qua phân tích hệ thống, người phân tích tìm ra được các giải pháp cho thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn được giải pháp tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực Thiết kế vật

ly là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các thao tác và thiết bị vật ly cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử ly và đưa ra các thông tin cần thiết cho tổ chức

Thiết kế hệ thống bao gồm:

-Thiết kế kiến trúc hệ thống

-Thiết kế các modun chương tình

-Thiết kế giao diện chương trình

-Thiết kế các báo cáo

-Lập tài liệu thiết kế hệ thống

CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG VỀ QUẢN LY BÁN HÀNG CỦA ĐIỆN

MÁY XANH.

1 Giới thiệu về Điện Máy Xanh

Siêu thị Điện máy XANH khai trương siêu thị đầu tiên tại 561 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM tháng 12/2010 Đến nay, hệ thống siêu thị Điện máy XANH đã mở rộng ra với 1161 siêu thị toạ lạc tại 63 tỉnh thành lớn cùng hơn 10.000 nhân viên

Siêu thị Điện máy XANH đã đăng ky hoạt động thương mại điện tử với Bộ Công Thương (xem giấy phép kinh doanh thương mại điện tử với bộ công thương) tháng 11/2011 Chúng tôi cam kết 100% sản phẩm trên Điện máy XANH là hàng chính hãng

Hàng hoá tại Siêu thị Điện máy XANH vô cùng đa dạng, từ các nhóm hàng lớn như Tivi, Tủ Lạnh, Máy Giặt, Máy Lạnh… đến các nhóm hàng Gia dụng như: Nồi Cơm Điện, Bếp Ga, Bếp Điện Từ… Điện máy XANH cũng kinh doanh các mặt hàng như: Điện Thoại, Máy Tính Bảng, Laptop, Phụ Kiện…

2 Đặc tả quy trình bán hàng của Điện Máy Xanh

Doanh nghiệp Điện Máy Xanh gửi yêu cầu mua hàng tới nhà cung cấp Sau khi nhà cung cấp chấp nhận yếu cầu mua hàng và gửi bảng báo giá cho doanh nghiệp, hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất về giá cả cho phù hợp Doanh nghiệp sẽ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp với yêu cầu về số lượng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm (trong đơn đặt hàng có tên và địa chỉ người bán, tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền…) Khi hàng về nhập kho, thủ kho kiểm tra số lượng hàng hóa và lập phiếu nhập kho Sau đó thực hiện việc thanh toán với nhà cung cấp

Thủ kho nhận được phiếu đề nghị xuất kho hàng hóa từ nhân viên bán hàng Sau khi xem xét, thấy phiếu đề nghị là hợp lí, nhân viên bán hàng sẽ chuyển hàng từ kho và chuyển hàng ra quầy bán hàng Việc xuất hàng hóa từ kho được thủ kho thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho

Khi khách hàng lựa chọn được sản phẩm cần mua, họ sẽ mang ra quầy thanh toán Nhân viên thu ngân sẽ nhập mã hàng hóa in trên mặt hàng và số lượng hàng vào máy Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Nhân viên thu ngân ghi nhận tên mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế GTGT và in hóa đơn thanh toán cho khách hàng

Sau khi thanh toán, hệ thống doanh nghiệp sẽ tự động lưu thông tin cá nhân của khách hàng Nếu khách hàng có thắc mắc nào về quá trình sử dụng sản phẩm có thể liên hệ trực tiếp tới siêu thị để được giải đáp Khi có chương trình khuyến mại, tri ân khách hàng hệ thống sẽ tự động gửi thông tin tới khách hành một cách nhanh chóng

Nếu khách hàng mua trả góp, cửa hàng lưu thông tin và nhận tiền trả góp từ người mua bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Cuối kỳ, nhân viên tổng hợp các mặt hàng đã bán trong kỳ, lập báo cáo doanh thu và báo cáo nhập xuất, tồn kho trong kỳ cho ban giám đốc

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH CÁC SƠ ĐỒ.

1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Giai đoạn 1: Sử dụng phương pháp top-down để tìm kiếm những chức năng chi tiết:

Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom – up để gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn

QUẢN

LY

BÁN

HÀNG

QUẢN LY

MUA HÀNG

Cập nhật yêu cầu của bộ phận kho hàng và ban giám đốc

Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp Lập phiếu nhập kho

Nhập kho

QUẢN LY

BÁN HÀNG

Nhận đơn đặt hàng từ khách Lập hóa đơn bán hàng Lập phiếu xuất hàng từ kho Thanh toán với khách hàng Cập nhật thông tin khách hàng trả góp Theo dõi công nợ

CHĂM SÓC

KHÁCH HÀNG

Lưu thông tin khách hàng Làm thẻ thành viên cho khách hàng Thông báo chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng

BÁO CÁO

Tổng hợp mặt hàng đã bán Lập báo cáo doanh thu Báo cáo xuất, nhập, tồn kho Tổng kết

2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Chức năng tổng quản của hệ thống là Quản ly hàng hóa Với hệ thống này,

có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu là:

•Nhà cung cấp

•Khách hàng

•Kho

•Kế toán

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngoài, ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) như hình dưới:

3 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra

- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính bên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1

- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh

4 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

•Thực hiện phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh

•Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

•Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết

•Khi phân rã các tiến trình phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở tiến trình mức cao phải có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ngược lại