MÔN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG MÔN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG I. PHẦN LÝ THUYẾT 1 Câu 1: Phân tích làm rõ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Liên hệ thực tiễn nơi công tác? 1 Câu 2: Phân tích nội dung cơ bản trong quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo. Liên hệ với công tác thông tin phục phục vụ lãnh đạo ở cở quan anhchị? 6 Câu 3: Trình bày và cho ý kiến nhận xét về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy? 13 Câu 4: Trình bày ý nghĩa và nội dung quản lý văn bản đến. Liên hệ với công tác quản lý văn bản đến ở cơ quan anhchị. 24 Câu 5: Trình bày ý nghĩa và nội dung quản lý văn bản đi. Liên hệ với công tác quản lý văn bản đi ở cơ quan anhchị. 34 II. PHẦN LIÊN HỆ, VẬN DỤNG 42 Câu 1: Soạn thảo công văn của ban thường vụ tỉnh ủy về việc xin mở lớp đại học xây dựng Đảng và chính quyền nhà nước hệ vừa làm vừa học tại địa phương. 42 Câu 2: Soạn thảo chỉ thị của ban thường vụ huyện ủy về tăng cường công tác phát triển Đảng trong thanh niên ở nông thôn. 44 Câu 3. Soạn thảo Công văn cuả Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh X về việc thực hiện chỉ đạo của Thủ tường Nguyễn Xuân Phúc về phòng chống dịch COVID19. 47 Câu 4: Soạn thảo Quyết định khen thưởng của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Z cho các tập thể và cá nhân có thành tích trong công tác tuyên truyền và phòng, chống dịch COVID19. 49 Câu 5: Soạn thảo quyết định bổ nhiệm chức vụ Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Y. 51

Thứ nhất, về khái niệm văn phòng.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý,cung cấp, truyền đạt thông tin tham mưu, tổng hợp, trợ giúp cho hoạt động lãnh đạo, quản lý; lànơi chăm lo hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị

Thứ hai, về chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổchức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹthuật cho cơ quan hoạt động Chức năng của văn phòng gồm:

Một là, chức năng tham mưu tổng hợp.

Thuộc chức năng này, văn phòng thu thập các dữ liệu thông tin từ nhiều nguồn; sàng lọc,phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin đó một cách có hiệu quả;nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộmáy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan Lãnh đạo cơ quan sẽ căn cứvào ý kiến tham mưu của văn phòng để ra những quyết định tối ưu

Hai là, chức năng trợ giúp điều hành.

Vãn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan,đơn vịthông qua các công việc cụ thể như xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch côngtácngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng cũng là

nơi tổ chức thực hiện các hoạt động lễ tân tiếp khách; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, cáccuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; công tác văn thư…

Ba là, chức năng hậu cần.

Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, đề xuất ýkiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phêduyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơquan đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả Số lượng, đặc điểm của các phương tiện, vật chấtphụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Phục vụ một cách tiết kiệm

và có hiệu quả là phương châm hoạt động của văn phòng

Thứ ba, về nhiệm vụ của văn phòng

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giaonhững nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếudưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tácdài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giaoban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

- Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉđạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan

- Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; theodõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; bảo đảm các vănbảncủa cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất

- Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác vàvới công dân; tổ chức công tác đón tiếp khách; giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phốihợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp,cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

- Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan vàcác đơn vị trực thuộc; trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết

bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan

- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng

Thứ tư, liên hệ thực tiễn nơi công tác.

Văn phòng Đảng ủy xã, phường là bộ phận giúp việc cho Đảng ủy xã,phường , chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Thường trực Đảng ủy, có chức năngtham mưu, hậu cần phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy vàthực hiện nghiệp vụ công tác Đảng của Đảng ủy xã, phường

Về chức năng của Văn phòng Đảng ủy xã, phường :tham mưu, hậu cần phục

vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy xã, phường vàthực hiện nghiệp vụ công tác Đảng của Đảng ủy Là đầu mối liên hệ của Đảng ủy với Đảng ủycấp trên, với các tổ chức đoàn thể trong xã, các chi bộ trực thuộc và các tổ chức, cá nhân kháccần liên hệ công tác

Về nhiệm vụ của Văn phòng Đảng ủy xã, phường :

- Giúp Thường trực Đảng ủy tổ chức, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của Đảng bộnhư: đón tiếp cán bộ, đảng viên, quần chúng đến liên hệ công tác Tiếp nhận, hướng dẫn,

xử lý hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, kết nạp đảng, chuyển đảng chính thức Tiếp nhận,hướng dẫn, xử lý hồ sơ xét đề nghị tặng huy hiệu 30, 40, 45, 50, 55, 60, 65, 70 năm tuổiđảng trở lên, làm thẻ đảng viên, khen thưởng trong Đảng Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cầnthiết trình Đảng ủy trong các cuộc họp theo chỉ đạo của Thường vụ Đảng ủy; ghi biênbản các kỳ họp của Đảng uỷ và soạn thảo nghị quyết Đảng uỷ

- Nghiên cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo, xử lý thông tin và đề xuất biện pháp giải quyếtvới Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy về hoạt động của Đảng bộ

- Tiếp nhận công văn đến và chuyển đến nơi thực hiện sau khi được phê duyệt Lưu trữ,quản lý, bảo mật hồ sơ tài liệu, hồ sơ đảng viên Quản lý con dấu của Đảng ủy

- Quản lý thu - chi tài chính, đảng phí, của Đảng bộ; đảm bảo điều kiện, phương tiện sinhhoạt của Đảng ủy

- Phối hợp với các ban, ngành và các đơn vị có liên quan tổ chức các lớp học tập nghịquyết, bồi dưỡng nhận thức về Đảng, lớp đảng viên mới, tập huấn công tác đảng; chuẩn

bị hậu cần, tài liệu phục vụ các buổi họp, làm việc, tiếp khách của Đảng ủy

- Thực hiện quan hệ, hợp tác với Văn phòng và các Ban của Đảng uỷ và cấp trên, với các

tổ chức đoàn thể trong xã, các chi bộ trực thuộc và các tổ chức, cá nhân theo chỉ đạo của

Bí thư, Phó bí thư Đảng ủy

- Truyền đạt, thông báo kịp thời công văn, ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ,Thường trực Đảng ủy đến các Chi bộ và các đối tượng tiếp nhận.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị thông quacác chức năng và nhiệm vụ của mình Các chức năng và nhiệm vụ này vừa độc lập, vừa hỗ trợ,

bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tư cách mộtphòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động

Câu 2: Phân tích nội dung cơ bản trong quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo Liên hệ với công tác thông tin phục phục vụ lãnh đạo ở cở quan anh/chị?

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết côngviệc của người lãnh đạo Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý.Cungcấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng Thông tin chính xác, kháchquan, công việc được giải quyết đúng đắn Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnhhưởng tới kết quả giải quyết công việc Chính vì vậy, quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục

vụ lãnh đạo là quy trình cực kỳ quan trọng

Thứ nhất, về một số khái niệm.

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận Thông tin là sự phản ảnhnội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệthống đó với môi trường.

Thu nhận và xử lý thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin,thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước Sau đótiến hành phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ

sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc

Thứ hai, về vai trò của thông tin phục vụ lãnh đạo.

Thông tin phục vụ lãnh đạo là cơ sở để các nhà lãnh đạo, quản lý ban hành các quyếtđịnh đúng đắn.Đây cũng là phương tiện để gắn hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môitrường bên ngoài Thông tin phục vụ lãnh đạo luôn là đặc trưng của hoạt động lãnh đạo, quảnlý

Thứ ba, về quy trình thu nhận và xử lý thông tin.

* Quy trình thu nhận thông tin

Một là, xác định nguồn thông tin.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết xác định nguồn thông tin để thu nhận sẽdẫn đến loạn tin Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác địnhnguồn tin, loại tin, xử lý thông tin.Nguồn thu nhận tin phục vụ lãnh đạo bao gồm:

+ Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bảncó nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ýkiến Ngoài ra cũng có văn bảncủa cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan đượcbiết

+Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bảnbáo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của cấpdưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình

+ Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bảncủa các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoànthể các cấp Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phốihợp công việc

+ Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc thuộcchức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan.

+ Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan

+ Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thưviện

Ngoài các nguồn tin nói trên, bộ phận văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông tin từcác đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị, hội thảo, đi điều tra khảo sát tình hình, đi kiểm tra,thanh tra hoạt động ở cơ sở

Hai là, hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo.

Để có nguồn tin ổn định, bộ phận văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin haichiều, trong đó, quan hệ thông tin giữa văn phòng cơ quan cấp trên với văn phòng cơ quan cấpdưới hợp thành kênh thông tin dọc;Quan hệ thông tin giữa văn phòng cơ quan với các vănphòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang Ơ mỗi văn phòng, tuỳ theo khốilượng công việc và tình hình nhân sự mà chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảmnhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động Đồng thời trao đổi kinhnghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằmnâng cao chất lượng công tác thông tin

Ba là, phương pháp thu nhận thông tin.

+ Thu nhận thông tin trực tiếp thông qua trao đổi trực tiếp giữa chủ thể thu nhận thông tin vớicác đối tượng để thu thập thông tin hoặc qua các chương trình khảo sát, điều tra xã hội học đểthu thập thông tin

+ Thu nhận thông tin gián tiếp thông qua các tài liệu, sách, báo, tạp chí, mạng Internet, báo cáocủa cấp dưới…

*Quy trình xử lý thông tin

Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung:

Một là, kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được.

Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vào thông tin đó Để đảm bảo độ tin cậy, bộphận văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin.Có nghĩa là phải tổ chứcnghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thôngtin.Phải xác định nguồn gốc của thông tin.Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệmđến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.

Hai là, phân tích thông tin.

Phân tích thông tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề Khi phântích thông tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đếnnội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao?Nguyên nhân?Diễn biến?Kếtthúc? v.v Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của thông tin, bảnchất của tình hình, sự việc Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biệnpháp, một kinh nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin

Ba là, tổng hợp thông tin.

Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh,phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc,chuyên đề, lĩnh vực công tác Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặcđiểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan, đơn vị

Bốn là, kiến nghị giải quyết tin.

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, văn phòng đề xuất ý kiếngiải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra

Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng Nội dung đềxuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào Có hai loại thông tinnên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin

Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyếtđịnh lãnh đạo, quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết Ý kiến đề nghị giải quyếtcủa văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bảnvề chủtrương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định lãnh đạo, quản lý

Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết côngviệc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thứcgiải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.

Năm là, xác định đối tượng và truyền tin.

Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, bộ phận văn phòng xác định cụ thể nhữngthông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào Việc gửi cho ai phải căn cứvào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo Việc gửi tin đi bằng hìnhthức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay tính riêngbiệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độ bí mật; độ dài ngắn của thông tin Về thờigian truyền tin, có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gian quyđịnh hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày.Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng kịpthời nhu cầu công việc

Thứ tư, liên hệ thực tiễn công tác.

Xác định công tác thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng có ý nghĩa vô cùng quantrọng, mỗi một nghị quyết hay chỉ thị, văn bản của cấp ủy đều có sự đóng góp của cơ quan

tham mưu là Văn phòng huyện ủy/Thành ủy

Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, ngoài báo cáo theo định kỳ, Văn

phòng Huyện ủy/Thành ủy xác định sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, trang thông tin điện tử của huyện ủy/Thành ủy làm nguồn thông tin cơ bản, bám sát trọng tâm chỉ đạo, thực tiễn ở cơ sở giúp cấp uỷ và Ban Thường vụ Huyện ủy/Thành uỷ để có

nguồn thông tin nhiều chiều phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chínhtrị trong toàn Đảng bộ Sau đó hệ thống thông tin khoa học, phù hợp thành các kênh thông tin

dọc và ngang Phương pháp thu nhận thông tin Văn phòng Huyện ủy/Thành ủy

luôn kết hợp đan xen giữa thu nhận trực tiếp (phiếu khảo sát điều tra xã hội học) và thu nhậngián tiếp (báo cáo của cấp huyện, thành phố; báo mạng, báo giấy, nguồn thông tin trên Internet,

kênh thông tin chính thống của Huyện ủy/Thành ủy ) Với phương pháp nắm thông

tin bằng nhiều kênh, phối hợp chặt chẽ nhiều lực lượng, ứng dụng có hiệu quả hệ thống mạngthông tin diện rộng và nội bộ, đề cao trách nhiệm đội ngũ tham mưu, Văn phòng Tỉnh uỷ đã

thực hiện tốt vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp, chủ động trong công tác phối hợp, điều hoàchương trình công tác.

Trong quá trình thực hiện, Văn phòng Huyện ủy/Thành ủy thường xuyên đối

chiếu thông tin, tham mưu kịp thời, chính xác để Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hànhthực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong lãnh đạo, chỉ đạo Các nguồn thông tin tài liệugửi đến Văn phòng được Văn phòng chọn lọc, xử lý, biên tập đảm bảo tính chính xác, trungthực, khách quan, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Các vấn đề về kinh tế - xã hội,quốc phòng, an ninh, đối ngoại, xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị, nhất là những

việc đột xuất, nảy sinh do các ngành, các cấp trình đều được Văn phòng Huyện ủy/Thành ủy thẩm định và đề xuất xem xét, quyết định đúng thẩm quyền Trong quá trình xử

lý thông tin, nguyên tắc tập trung dân chủ và các chế độ công tác của tập thể, cá nhân được đảmbảo.Khâu nối, phối hợp chuẩn bị tốt nội dung các kỳ họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các

cuộc làm việc của Thường trực Huyện ủy/Thành ủy Thẩm định, biên tập, phát

hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy đều được đảm bảo thời gian và chất lượng

Tóm lại, quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo là một khâu cực kỳ quan trọng,đây là mắt xích không thể thiếu góp phần vào sự thành công của hệ thống chính trị từ cấp cơ sở đếncấp trung ương Thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo có vận hành chuẩn quy trình, đúngnguyên tắc, thì các nhà lãnh đạo, quản lý mới có thể ban hành các quyết định đúng đắn

Câu 3: Trình bày và cho ý kiến nhận xét về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy?

Hội nghị cấp ủy là hoạt động thường xuyên và văn phòng cấp ủy phải phục vụ Vì vậy,cần thống nhất quy trình phục vụ, xây dựng một chế độ làm việc khoa học, nền nếp, nhằm tạođiều kiện để cấp ủy nâng cao hiệu quả các cuộc họp, góp phần đổi mới hoạt động của vănphòng tương ứng với đổi mới phương thức lãnh đạo của cấp ủy

Thứ nhất, về một số khái niệm.

Hội nghị là cuộc họp có tổ chức, có nhiều người dự để bàn công việc (sơ kết, tổng kết,khoa học…).Hội nghị cấp ủy là cuộc họp của các ủy viên BCH (cấp ủy viên) để bàn côngviệccủa đảng bộ (có hội nghị mở rộng).Ví dụ: Hội nghị Tỉnh ủy, Hội nghị Huyện ủy, Hội nghị BanThường vụ…bàn về KT - XH, ANQP, dồn điền đổi thửa, công tác cán bộ, công tác kiểm tra -giám sát…

Cuộc họp là hình thức hoạt động có tổ chức, có kế hoạch, có mục đích với sự tham giacủa nhiều người nhằm bàn bạc và quyết định các vấn đề liên quan đến cơ quan, đơn vị đó vàđược tổ chức với nhiều mục tiêu khác nhau: để thông qua các quyết định lãnh đạo, quản lý; Đểtruyền đạt và tổ chức thực hiện các quyết định đã thông qua và của cấp trên; Để kiểm điểm,đánh giá tình hình của cơ quan, đơn vị; Để trao đổi kinh nghiệm; Để thông báo một kế hoạch…

Việc tổ chức các cuộc họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện, tạo ra sự phối hợptrong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra sự đồng thuận, nhất trí cao; khai thác trí tuệcủa tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng

tổ chức vững mạnh; Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khókhăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Thứ hai, về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy.

Một là, công tác chuẩn bị hội nghị.

a Giúp cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn

bị đề án

Việc xác định nội dung, chủ đề của hội nghị ban thường vụ do thường trực cấp ủy chuẩn

bị, quyết định, còn việc xác định nội dung, chủ đề của hội nghị do ban thường vụ chuẩn bị,quyết định, căn cứ vào tình hình thực tiễn của địa phương hoặc theo chỉ thị của cấp trên Để xácđịnh nội dung, chủ đề các hội nghị, ban thường vụ và thường trực cấp ủy sử dụng bộ máy cácbang đảng, các đảng bộ trực thuộc, xem xét, cân nhắc các đề xuất, kiến nghị của các cơ quannày để quyết định Song, văn phòng cấp ủy có vai trò quan trọng giúp cấp ủy xem xét quyếtđịnh, bởi văn phòng do vai trò, vị trí đặc thù của mình trong hệ thống các cơ quan tham mưugiúp việc của cấp ủy sẽ có cái nhìn khách quan tổng hợp khi phân tích, đánh giá các kiến nghị,

đề xuất của các cơ quan chức năng Hơn nữa, văn phòng cấp ủy hàng ngày phục vụ hoạt độngcủa ban thường vụ, thường trực nên nắm bắt kịp thời hơn các tư tưởng chỉ đạo của các đồng chílãnh đạo Do đó, văn phòng cấp ủy có điều kiện giúp cấp ủy lựa chọn xác định đúng nội dunghội nghị

b Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án

Sau khi cấp ủy (ban thường vụ) đã phân công việc chuẩn bị nội dung hội nghị, văn phòngcấp ủy có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc cơ quan chủ đề án thực hiện và thực hiện đề án để đảmbảo việc chuẩn bị đề án đúng: Về tiến độ, thời gian; Đúng yêu cầu và phạm vi của đề án; quytrình bảo đảm lấy ý kiến rộng rãi của các đối tượng cần thiết và nguyên tắc quyết định tập thể;Đúng về thể thức văn bản của các tài liệu trình hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy

Chỉ sau khi thẩm định thấy đề án đáp ứng được các yêu cầu đặt ra, văn phòng mới trìnhthường trực cấp ủy xin phép thường trực cấp ủy nhân sao gửi các đại biểu dự họp và trình ra hộinghị cấp ủy Việc gửi tài liệu họp cấp ủy phải thực hiện đúng quy chế để cấp ủy hoặc banthường vụ có thời gian nghiên cứu kỹ đề án trước hội nghị

c Cung cấp thông tin phục vụ hội nghị

Trong thời gian chuẩn bị đề án, trước khi tổ chức hội nghị, văn phòng cấp ủy cùng vớicác cơ quan chủ trì, cơ quan tham gia chuẩn bị đề án giúp thường trực cấp ủy cung cấp trướccho các thành viên dự họp những thông tin có liên quan tới nội dung sẽ được thảo luận và quyếtđịnh tại hội nghị Các thông tin càng có giá trị, đúng đắn, chính xác, kịp thời, càng có tác dụngtốt đối với các hội nghị cấp ủy và ban thường vụ cấp ủy

d Kiến nghị chương trình hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy

Căn cứ vào thời gian hội nghị, vào khối lượng những vấn đề sẽ thảo luận, quyết định, vănphòng cấp ủy xây dựng và kiến nghị với thường trực cấp ủy về chương trình nghị sự của cuộchọp bao gồm trình tự và thời gian thảo luận các vấn đề và trong mỗi vấn đề sẽ xem xét tại cuộchọp

Việc dự kiến đúng, chính xác trình tự và thời gian giải quyết các vấn đề cũng có ảnhhưởng tới chất lượng hội nghị.Nó giúp cho người chủ trì và những người tham gia hội nghị chủđộng trong điều hành và tham gia thảo luận để hội nghị hoàn thành có chất lượng toàn bộchương trình phiên họp

e Kiến nghị về thành phần hội nghị

Ngoài các đồng chí cấp ủy viên hay ủy viên ban thường vụ cấp ủy là thành viên chínhthức của hội nghị, các hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy thường còn mời một số đồngchí có trách nhiệm ở những cơ quan có liên quan hoặc các chuyên gia về những vấn đề thuộcnội dung đề án trình hội nghị đến dự để trình bày, cung cấp thông tin hoặc đóng góp ý kiến đểcấp ủy thảo luận, góp phần nâng cao chất lượng hội nghị Bởi vậy việc xác định, kiến nghị đúngthành phần hội nghị cũng là một nội dung quan trọng trong việc chuẩn bị hội nghị Tuy nhiên,thành phần mời họp cần được cân nhắc kỹ lưỡng, chỉ mời đúng những người thực sự cần thiết,không nên quá đông làm mất tính chất và ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị

Gần đến ngày họp, trường hợp có nhiều đồng chí trong cấp ủy báo cáo sẽ vắng mặt, nếukhông đủ số lượng cần thiết để họp và ra quyết định theo quy chế làm việc thì văn phòng cấp

ủy phải báo cáo ngay với thường trực cấp ủy để xử lý

g Phối hợp với các cơ quan bảo đảm các điều kiện vật chất và bảo vệ hội nghị

Công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy còn bao gồm cảviệc chuẩn bị các điều kiện vật chất như chuẩn bị phòng họp (trang trí hội nghị, sắp xếp vị trícho các cán bộ dự họp, chuẩn bị các thiết bị âm thanh ánh sáng…), chuẩn bị nơi ăn, nghỉ chocán bộ dự hội nghị và các điều kiện vật chất khác, công tác bảo vệ phải đảm bảo an toàn chohội nghị

Tùy theo phạm vi và mức độ của từng hội nghị, văn phòng cấp ủy xây dựng kế hoạch tổchức phục vụ và kiến nghị với thường trực cấp ủy giao nhiệm vụ cho các cơ quan chức năng cóliên quan thực hiện Đối với các hội nghị thường kỳ của cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy, vănphòng cấp ủy trực tiếp thực hiện công việc chuẩn bị các điều kiện vật chất để phục vụ hội nghị.

Hai là, trong hội nghị.

a Chuẩn bị khai mạc

Trước giờ khai mạc hội nghị, văn phòng cấp ủy phải giúp thường trực cấp ủy kiểm trahoàn tất công tác chuẩn bị hội nghị và hoàn tất các văn bản về:

- Chương trình chi tiết của hội nghị;

- Phân công điều hành;

- Những quy định và yêu cầu cần thiết (nếu có);

- Nắm số lượng thành viên hội nghị để báo cáo (số cấp ủy viên có mặt, vắng mặt, lý do vắng, sốcán bộ được mời tham dự…);

- Chuẩn bị bài khai mạc cho thường trực cấp ủy (khi có yêu cầu)

Văn phòng cấp ủy phải có bộ phận đón các đồng chí cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy và cáckhách mời dự hồi nghị, hướng dẫn các đồng chí đó vào phòng họp hội nghị; phối hợp với cơquan chủ đề án chuẩn bị các điều kiện như: máy chiếu, màn chiếu, giá treo bản đồ, biểu đồ… đểphục vụ hội nghị

b Ghi biên bản, ghi âm, ghi hình hội nghị

- Các hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy đều phải có biên bản Tùy theo nội dung, tínhchất hội nghị, lãnh đạo văn phòng cấp ủy phân công cán bộ, chuyên viên văn phòng ghi biênbản hoặc trực tiếp chánh, phó chánh văn phòng ghi biên bản, lập hồ sơ hội nghị

Biên bản hội nghị là sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng, đây là cơ sở khách quan, là căn

cứ để soạn thảo các quyết định, nghị quyết, các công văn chỉ đạo của cấp ủy hay ban thường vụcấp ủy đối với các cấp, các ngành, là tài liệu lịch sử để tổng kết, đánh giá hoạt động của cấp ủyhay ban thường vụ cấp ủy trong mỗi nhiệm kỳ

Để thực hiện được các yêu cầu quan trọng đó, việc ghi biên bản phải hết sức khách quan,trung thực, phản ảnh đủ diễn biến, nội dung hội nghị với các chi tiết chính xác như thời gian,địa điểm tổ chức hội nghị, vấn đề được thảo luận ở hội nghị, số người tham dự hội nghị, chủtọa, thư ký hội nghị, tài liệu sử dụng trong hội nghị, người báo cáo, ý kiến phát biểu của từngngười, kết quả biểu quyết (nếu có) và kết luận của chủ tọa hội nghị… Nếu trong một hội nghịcấp ủy hay ban thường vụ cấp ủy thảo luận và quyết định về nhiều vấn đề thì mỗi vấn đề phảilập một biên bản riêng Để có căn cứ pháp lý, mọi biên bản khi hoàn chỉnh đều phải có chữ kýcủa người ghi biên bản, chữ ký của đồng chí chủ trì hội nghị và đóng dấu của cấp ủy Trongnhững hội nghị nếu có những tài liệu tối mật, tuyệt mật, tài liệu phải thu hồi thì cán bộ vănphòng cấp ủy phải kiến nghị thu hồi tại phòng họp ngay sau khi hội nghị kết thúc.

c Chuẩn bị kết luận hội nghị

Căn cứ vào diễn biến hội nghị, vào các ý kiến phát biểu, văn phòng cấp ủy kiến nghịphân công các cơ quan (chủ yếu là cơ quan chủ đề án) chuẩn bị cho ban thường vụ hoặc thườngtrực cấp ủy hội ý tiếp thu và giải trình về các ý kiến phát biểu trong hội nghị; dựa vào kết quảhội nghị của ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy hội ý tiếp thu và giải trình về các ý kiếnphát biểu trong hội nghị; dựa vào kết quả hội ý của ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy, vănphòng cấp ủy chuẩn bị hoặc phối hợp với các cơ quan chủ đề án chuẩn bị phiếu biếu quyết (khicần thiết), giúp thường trực cấp ủy tổng hợp kết quả khi bỏ phiếu hoặc biểu quyết (khi đượcthường trực cấp ủy giao) và giúp ban thường vụ, thường trực cấp ủy chuẩn bị dự thảo kết luậnhội nghị Dự thảo kết luận hội nghị phải phản ánh được trí tuệ tập thể của cấp ủy thể hiện tronghội nghị

Đối với những hội nghị cấp ủy cần ra nghị quyết, văn phòng cần phối hợp với cơ quan,chủ đề án giúp ban thường vụ, thường trực cấp ủy chuẩn bị dự thảo nghị quyết để thông qua tạihội nghị hoặc xin ý kiến cấp ủy vào văn bản dự thảo nghị quyết trước khi hoàn chỉnh, bảo đảmchất lượng và quy trình ban hành nghị quyết của cấp ủy

Ba là, sau hội nghị.

a Làm biên bản kết luận và hoàn chỉnh biên bản chi tiết hội nghị

Sau hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy, biên bản chi tiết của hội nghị cần phảiđược hoàn chỉnh, chậm nhất là từ 7-10 ngày đối với hội nghị cấp ủy và 3- 5 ngày đối với hộinghị ban thường vụ cấp ủy.

Trong trường hợp vì bảo mật hoặc vì lý do nào đó, ban thường vụ hoặc thường trực cấp

ủy quyết định không ra văn bản thông báo kết luận, văn phòng cấp ủy phải làm biên bản kếtluận của hội nghị Do biên bản chi tiết đã ghi đầy đủ diễn biến hội nghị, các ý kiến phát biểu tạihội nghị nên biên bản kết luận chỉ ghi lại đầy đủ, chính xác những nội dung mà hội nghị đã kếtluận Biên bản kết luận này là cơ sở trực tiếp chỉ đạo các ngành, các cấp thực hiện các kết luậncủa hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy

Dựa trên ý kiến kết luận của đồng chí chủ tọa hội nghị (và những ý kiến phát biểu tại hộinghị được đồng chí chủ tọa đồng tình, nhắc tới), văn phòng cấp ủy xây dựng biên bản kết luận(phối hợp cơ quan chủ đề án cùng dự hội nghị bổ sung hoàn chỉnh biên bản khi cần thiết), gửixin ý kiến thường trực cấp ủy Biên bản kết luận phải hoàn thành sau ba ngày từ khi kết thúc hộinghị

Biên bản kết luận và biên bản chi tiết hội nghị phải được văn bản hóa có đầy đủ chữ kýcủa thư ký ghi biên bản, chữ ký của đồng chí chủ trì hội nghị và đóng dấu cấp ủy Mỗi loại biênbản (biên bản kết luận và biên bản chi tiết) được chia làm hai bản, để lưu vào hồ sơ hội nghịcấp ủy, ban thường vụ cấp ủy và hồ sơ tên gọi

b Giúp cấp ủy văn bản hóa các quyết định của hội nghị

Các quyết định của hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy tùy theo nội dung, tính chấtcủa hội nghị, của vấn đề được thảo luận quyết định, được văn bản hóa dưới hình thức các thểloại như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri, quyết định, quy định, thông báo, kết luận… Việc raquyết định của hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy dưới hình thức văn bản nào cần được vănphòng cấp ủy và các cơ quan chủ trì, tham gia chuẩn bị đề án đề xuất kiến nghị với cấp ủy từtrước hội nghị Sau hội nghị, khi được đồng chí chủ trì hội nghị kết luận, văn phòng cấp ủy phốihợp với các cơ quan thực hiện việc văn bản hóa các kết luận này bằng hình thức thích hợp đểtrình ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy

c Hoàn chỉnh hồ sơ, nộp lưu trữ hồ sơ

Văn phòng cấp ủy phải thực hiện đúng nguyên tắc về lập hồ sơ và lưu trữ các hồ sơ cấp

ủy Mỗi hội nghị cấp ủy lập một hồ sơ, một hồ sơ hội nghị thường bao gồm những thành phầntài liệu chủ yếu như sau: giấy mời, thành phần hội nghị, chương trình hội nghị, các tài liệu sửdụng trong hội nghị, biên bản chi tiết, biên bản kết luận, nhật ký hội nghị (nếu có), bản tổnghợp ý kiến thảo luận (nếu có), thông báo kết luận hoặc nghị quyết của hội nghị, các băng ghi

âm, ghi hình về hội nghị (nếu có)…

Hồ sơ hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy lưu trữ tại văn phòng cấp ủy.Trường hợpđặc biệt nếu giao cơ quan khác lưu trữ thì phải có ý kiến của thường trực cấp ủy hoặc đồng chíchủ trì hội nghị

d Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị

Lãnh đạo văn phòng cấp ủy phối hợp với cơ quan chủ đề án chuẩn bị và đề xuất vớithường trực cấp ủy việc phân công chuẩn bị hoặc chỉ đạo các ban, ngành có liên quan xây dựng

kế hoạch, chương trình triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị cấp ủy Văn phòng cấp

ủy giúp thường trực cấp ủy đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó ở các cấp, cácngành có liên quan để quyết định của hội nghị cấp ủy được thể chế hóa, được triển khai thựchiện phải đi vào cuộc sống xã hội

Thứ ba, liên hệ và cho ý kiến nhận xét về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy.

Quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy là một quy trình khoa học, logic từng khâu,từng bước từ trước hội nghị đến sau hội nghị.Tuy nhiên cần lưu ý trong khâu xác định nội dunghội nghị và phân công chuẩn bị đề án, không nên bố trí quá nhiều nội dung trong một hội nghị,với những đề án đã được thường trực cấp ủy phân công cho các cơ quan, tổ chức chuẩn bị, vănphòng cấp ủy phải theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án thấy có chất lượng tốt, bảo đảm thựchiện đúng trình tự, thủ tục

Công tác tham mưu chuẩn bị nội dung và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc củacấp ủy, thường trực cấp ủy được Văn phòng cấp ủy và các cơ quan liên quan thực hiện chu đáo,kịp thời, chất lượng, đúng quy chế, quy trình, quy định; phối hợp với các cơ quan liên quantham mưu đạt hiệu quả cao về xây dựng, tổ chức thực hiện có hiệu quả chương trình kiểm tra,

giám sát toàn khóa, chương trình kiểm tra, giám sát hàng năm của Ban Thường vụ và việc sơkết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của các cấp.Theo định kỳ, Văn phòng cấp ủy tham mưuchuẩn bị nội dung và phục vụ tốt các hội nghị cấp ủy, hội nghị do cấp ủy triệu tập và các cuộclàm việc của ban thường vụ, thường trực cấp ủy; đảm bảo chất lượng, tiến độ tham mưu thườngtrực cấp ủy kịp thời chỉ đạo xử lý các vấn đề phát sinh trước hội nghị.

Chất lượng công tác tổ chức phục vụ hội nghị cấp ủy được nâng lên, bảo đảm quy trình,nội dung và tiến độ thực hiện, việc văn bản hóa và khép hồ sơ sau hội nghị nhanh, chính xác.Sáu tháng đầu năm 2019, Văn phòng Thành ủy Hà Nội đã phục vụ 30 cuộc hội nghị của Thành

ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thành ủy và các cuộc họp theo quy chế Tham mưu giúp BanThường vụ Thành ủy xây dựng, thẩm định, ban hành 1.062 văn bản; chuẩn bị nội dung, tài liệu

để Thường trực Thànhủy, Ban Thường vụ Thànhủy làm việc với các đoàn công tác của Trungương Đặc biệt, giúp Bộ phận Thường trực thực hiện Nghị quyết Trung ương, Ban Thường vụThànhủy lãnh đạo việc tổ chức hội nghị kiểm điểm, chỉ đạo các cấp ủy trực thuộc, các sở, banngành, đoàn thể tỉnh tiến hành kiểm điểm đúng theo kế hoạch

Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều cấp ủy chưa nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng,nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy từ đó bố trí cán bộ làm công tác công tác phục vụ hội nghị cấp

ủy chưa có đủ năng lực, trình độ để có thể đảm đương và thực hiện tốt nhiệm vụ của cán bộ làmcông tác văn phòng cấp ủy; nhiều chi bộ cơ sở trực thuộc (khối các cơ quan hành chính, sựnghiệp…) theo quy chế làm việc thì có phân công chi ủy viên hoặc đảng viên phụ trách côngtác này, nhưng hầu hết là kiêm nhiệm chủ yếu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao nênchất lượng phục vụ hội nghị cấp ủy còn nhiều hạn chế, quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp

ủy còn bị cắt ngắn, rút gọn lại nhiều công đoạn

Tóm lại, quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy là quy trình rất quan trọng, đòi hỏiphải đảm bảo chuẩn nội dung, hình thức; có hiệu quả.Công tác phục vụ hội nghị cấp ủy đượcthực hiện tốt là điều kiện tiên quyết góp phần tạo nên thành công của hội nghị cấp ủy

Câu 4: Trình bày ý nghĩa và nội dung quản lý văn bản đến Liên hệ với công tác quản lý văn bản đến ở cơ quan anh/chị.

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, banhành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhằn đảm bảo thông tin.Quản lý văn bản đến là một phần của công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy công tác quản lý văn bảnđếnlà công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan.Công tác quản lý văn bản đếngóp phần vào hoạtđộng của cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyênsuốt từ trên xuống dưới.Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liênquan đến giấy tờ được trôi chảy nhất.

Thứ nhất, khái niệm văn bản đến.

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếphay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện,bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật… được gọi chung là văn bản đến

Nguyên tắc quản lý văn bản đến: các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thưcủa cơ quan, tổ chức; văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời, chính xác và thôngnhất, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày,chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải có tráchnhiệm mới được bóc và xử lý; văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyểngiao ngay sau khi nhận được

Thứ hai, nội dung quản lý văn bản đến.

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến

+ Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn, thư của các cá nhân gửi đến cơ quan, đơn

vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trực tiếp…, kể cả những bì có ghi tên riêng cácđồng chí lãnh đạo, cán bộ của cơ quan đều do văn thư cơ quan tiếp nhận Những văn bản đếnkhông được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.+ Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản hỏa tốc gửi đến, cán bộđược giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay ngườiđứng đầu cơ quan để xử lý Các loại văn bản khác, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận vàcất vào tủ có khóa để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo