Tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ

Đất nước ta đang bắt đầu những bước đi đầu tiên trong tiến trình tham gia vào tổ chức Thương mại thế giới WTO với đầy những cơ hội và thử thách trước mắt. Chúng ta đang từng bước hoàn thiện nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế dưới sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Thời gian gần đây, nước ta đã mở cửa để đón nhận những thành tựu khoa học-kỹ thuật và tiếp nhận làn sóng đầu tư của các nước phát triển trên thế giới. Sau khi ra nhập tổ chức WTO chúng ta đang dần hoàn thiện những chính sách để tạo điều kiện cho sự hội nhập với nền kinh tế toàn cầu này. Trước đòi hỏi đó, các cơ quan và doanh nghiệp cũng phải tìm “lối đi riêng” để khẳng định vị thế của mình. Đặc biệt là các cơ quan, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Văn phòng Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ, em đã được tiếp cận và tìm hiểu quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của cơ quan quản lý về thương mại và du lịch. Qua đó, em đã thấy được tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển của cơ quan. Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, Văn phòng Sở phải không ngừng hoàn thiện công tác Văn phòng trong quá trình hoạt động. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong quá trình hoạt động, Văn phòng Sở vẫn còn một số hạn chế và thiếu sót do cả nguyên nhân chủ quan và khách quan. Nói tới công tác Văn phòng là nói tới hàng loạt hoạt động thường xuyên diễn ra trong cơ quan, tổ chức. Mỗi hoạt động lại góp phần nhỏ vào việc đem lại hiệu quả nhưng thiếu nó thì cơ quan và tổ chức lại không hoạt động được. Mà trong quá trình hội nhập toàn cầu này, việc hoàn thiện công tác Văn phòng lại là một đòi hỏi tất yếu. Đây là đề tài khá thú vị không chỉ ở phần lý luận mà trong thực tiễn. Chính vì vậy, em đã chọn cho mình đề tài: “Tiếp tục hoàn thiện công tác Văn phòng tại Sở Thương mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ” để nghiên cứu Khoá luận tốt nghiệp.

Lời nói đầu

Đất nớc ta đang bắt đầu những bớc đi đầu tiên trong tiến trình tham gia vào tổchức Thơng mại thế giới WTO với đầy những cơ hội và thử thách trớc mắt Chúng

ta đang từng bớc hoàn thiện nền kinh tế thị trờng với nhiều thành phần kinh tế dới

sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa Thời gian gần đây, nớc ta

đã mở cửa để đón nhận những thành tựu khoa học-kỹ thuật và tiếp nhận làn sóng

đầu t của các nớc phát triển trên thế giới Sau khi ra nhập tổ chức WTO chúng ta

đang dần hoàn thiện những chính sách để tạo điều kiện cho sự hội nhập với nềnkinh tế toàn cầu này Trớc đòi hỏi đó, các cơ quan và doanh nghiệp cũng phải tìm

“lối đi riêng” để khẳng định vị thế của mình Đặc biệt là các cơ quan, doanhnghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại

Sau một thời gian ngắn thực tập tại Văn phòng Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh PhúThọ, em đã đợc tiếp cận và tìm hiểu quá trình hình thành, hoạt động và phát triểncủa cơ quan quản lý về thơng mại và du lịch Qua đó, em đã thấy đợc tầm quantrọng của văn phòng đối với sự phát triển của cơ quan Để hoàn thành nhiệm vụ đ-

ợc giao, Văn phòng Sở phải không ngừng hoàn thiện công tác Văn phòng trongquá trình hoạt động Bên cạnh những kết quả đã đạt đợc trong quá trình hoạt động,Văn phòng Sở vẫn còn một số hạn chế và thiếu sót do cả nguyên nhân chủ quan vàkhách quan Nói tới công tác Văn phòng là nói tới hàng loạt hoạt động thờngxuyên diễn ra trong cơ quan, tổ chức Mỗi hoạt động lại góp phần nhỏ vào việc

đem lại hiệu quả nhng thiếu nó thì cơ quan và tổ chức lại không hoạt động đợc Màtrong quá trình hội nhập toàn cầu này, việc hoàn thiện công tác Văn phòng lại làmột đòi hỏi tất yếu Đây là đề tài khá thú vị không chỉ ở phần lý luận mà trongthực tiễn Chính vì vậy, em đã chọn cho mình đề tài: “Tiếp tục hoàn thiện công

tác Văn phòng tại Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ” để nghiên cứu Khoá luận

tốt nghiệp

Thực tế cho thấy văn phòng đợc hiểu là một bộ phận trợ giúp các phòng banchức năng về công việc nhỏ thờng ngày nh: Soạn thảo văn bản, chuyển côngvăn, Đã có rất nhiều ngời quan niệm sai lầm về văn phòng chỉ là bộ phận tạp vụ

và cho rằng đội ngũ nhân viên văn phòng chỉ là những ngời có trình độ thấp, là

"chân sai vặt" phục vụ hoạt động cho tổ chức Với lý luận về “văn phòng” đợchọc tập tại trờng và những ý kiến của cá nhân em, em sẽ mạnh dạn đa ra các ýkiến, đề suất để hoàn thiện công tác Văn phòng để đem lại hiệu quả trong quátrình hội nhập ngày nay Trong thời gian thực tập, em đã đi sâu vào tìm hiểunghiên cứu các công tác trong Văn phòng nhằm đa ra một số ý kiến đóng gópcho Sở nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng của Sở Thơng mại-Du lịch

Trong quá trình nghiên cứu đề tài bên cạnh những kiến thức đã học và tài liệu thuthập đợc em đã sử dụng kết hợp với các phơng pháp nghiên cứu sau đây:

tình chỉ bảo của cô Trần Thị Ngà trong thời gian qua.

Mặc dù đã có sự nỗ lực và nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian vàkiến thức cá nhân nên bài khoá luận của em không tránh khỏi những sai xót nhất

định Do vậy, em mong nhận đợc sự chỉ bảo và góp ý từ phía các thầy cô để bàikhoá luận của em đợc hoàn thiện, nâng cao kiến thức và rút kinh nghiệm.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận tốt nghiệp gồm 3 phần:

và hẹp nh sau:

Theo nghĩa rộng, văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng

toàn bộ có đầy đủ t cách pháp nhân trong hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại đểthực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Nhng theo nghĩa hẹp, văn phòng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng đợc giao; là một bộ phận cấu thành trong tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không chỉ là

một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Ngoài hai cách tiếp cận trên, khái niệm văn phòng còn đợc hiểu khái quát là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng có 2 đặc điểm chung nh sau:

Là bộ máy tổ chức tổng hợp, với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà bộ máy văn phòng có thể tổ chức đồ sộ hay gọn nhẹ.

Mọi văn phòng đều có địa điểm hoạt động, giao dịch kèm theo những cơ

sở vật chất nhất định tuỳ theo quy mô của văn phòng.

ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,những phơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và

tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trờnghợp trợ giúp lãnh đạo Chức năng này đợc gọi là chức năng tham mu cho các nhàlãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng

b) Chức năng tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây đợc phải xuất phát từ những thông tin ngợc trênmọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích,quản lý và sử dụng theo yêu cầu của ngời lãnh đạo quản lý Quá trình thu thập,quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định

mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động nh trên thuộc về chức năngtổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiếtthực đến chức năng tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với

sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chứcnăng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tácvăn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

c) Chức năng hậu cần:

Hoạt động của cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh nhàcửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ tài chính, những yêú tố đó thuộc về hoạt độnghậu cần mà văn phòng phải cung ứng kịp thời cho mọi hoạt động ở mọi lúc, mọinơi Những vật dụng thờng xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùnghay kỳ hạn sử dụng Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hởng

đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu vào và đầu ra Muốn hoạt động phải

có những nguyên liệu, vật liệu, phơng tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt

động lại tuỳ thuộc vào phơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nh thế nào Vớichi phí thấp nhất nhng mang lại kết quả cao nhất là phơng châm hoạt động củacông tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ xung cho nhau nhằm khẳng định sựcần thiết khách quan tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức Trong đóchức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của côngtác văn phòng

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, cơ bản trên thì văn phòng có những nhiệm vụ cụ thể sau:

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan.

Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào hoạt động cần phải tuântheo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về một số điều kiện khác.Nhng các điều kiện này không giống nhau ở các cơ quan khác nhau Do tính chấthoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức cần có nộiquy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, bổxung hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ xung hoànthiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng

Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quanthành lập và đi vào hoạt động

b) Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan.

Các đơn vị đều có định hớng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lợc pháttriển Các đơn vị muốn đạt đợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối mụctiêu và chiến lợc thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớpnối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể sẽ cho văn phòng,các bộ phận tham mu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan cùngtriển khai thực hiện Căn cứ vào chiến lợc phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kếhoạch ngành cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần cho cả cơ quan và từng bộphận Trên cơ sở những kế hoạch, chơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoànthành nhiệm vụ của mình để đạt đợc hiệu quả tối u Cũng qua đó mà việc chỉ đạothực hiện kế hoạch chung của cả cơ quan và các bộ phận liên hệ, phối hợp vớinhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn

c) Thu thập, xử lý, sử dụng và quản lý thông tin.

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có những thông tin tối thiểu Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngời lãnh đạo, quản lý đa ra nhữngquyết định sáng xuốt, kịp thời, hiệu quả Ngời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử

lý thông tin mà cần phải có ngời trợ giúp trong lĩnh vực này đó chính là bộ phậnvăn phòng Văn phòng đợc coi là cửa ngõ thông tin của cả cơ quan vì tất cả thôngtin đi và đến đều phải qua bộ phận này Đây là một hoạt động quan trọng trongcơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên vănphòng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt khi thu nhận, xử lý các thông tin

đi và đến Nếu thông tin đợc thu thập, xử lý đầy đủ, khoa học, kịp thời đáp ứngyêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu và ngợc lại sẽ là ảnhhởng tới mục tiêu của đơn vị

Bộ phận đó phải nắm bắt đợc đầy đủ thông tin phục vụ cho việc ban hành văn bản

đó chỉ có thể là văn phòng

e) Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan.

Mọi cơ quan muốn hoạt động và phát triển đều phải có các yếu tố vật chất và

kỹ thuật cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì sự hoạt động của tổchức, vừa là vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trờng đồng thời còn là phơngtiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến các mục tiêu Các yếu tốvật chất, kỹ thuật, tài chính phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị là: nhàcửa, bàn ghế, xe, công cụ lao động, các phơng tiện truyền phát thông tin cần thiết

và các khoản tài chính Vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào kế hoạch hoạt độngcủa đơn vị mà cung cấp những yếu tố trên cho phù hợp về số lợng, thời gian,không gian, Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không phù hợp sẽ gây ảnh hởng

trực tiếp đến hoạt động của cơ quan Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, cơ quancần u tiên tạo điều kiện thuận.

g) Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng.

Khác với các hoạt động trong cơ quan, văn phòng luôn phải hoạt động thờngxuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa thực thi vừa giám sát

Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợcmọi nguồn tin trong hoạt động của cơ quan Hoạt động của văn phòng vừa gắnliền với hoạt động của lãnh đạo, vừa gắn liền với các hoạt động của các bộ phậnchức năng Vì thế, để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặtchẽ, đồng bộ của các bộ phận chức năng và của ban lãnh đạo trong cơ quan

II Khái quát chung về công tác văn phòng

2.1 Khái niệm

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt

động của tổ chức Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầuvào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộhoạt động thông tin theo các phơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đợc kết quảtối u trong từng hoạt động của đơn vị Còn ở đầu ra là những hoạt động phânphối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài theoyêu cầu của lãnh đạo Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng b-

ớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, nhằm nâng cao hiệu quảkhai thác, sử dụng thông tin Để công tác văn phòng đạt kết quả cần phải cónhững điều kiện cơ bản sau đây:

- Phải có bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp Điều này đòi hỏi mỗi cơquan phải tổ chức bộ máy văn phòng có quy mô, đầy đủ các bộ phận và nhânviên phù hợp với các hoạt động của mình

- Phải có địa điểm hoạt động và giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định

nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị,

Do hoạt động của công tác văn phòng đa dạng và phong phú, Xuất phát từcác quan niệm về văn phòng kết hợp với các điều kiện của kinh tế thị trờng thìcông tác văn phòng đợc hiểu nh sau: “Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu

tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết

định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý cơ quan nhằm đạt đợc mục tiêu nhất định ”

2.2 Các công tác trong văn phòng

a) Công tác Tổng hợp và Quy chế hoạt động của văn phòng.

Trong các chức năng của văn phòng thì tổng hợp là chức năng quan trọngnhất Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây dựng các phơng án hoạt động của cơquan, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việcthực hiện mục tiêu… Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải tổ chức hàngloạt các hoạt động cụ thể trong các khoảng thời gian khác nhau Công tác tổnghợp và quy chế hoạt động của văn phòng là công việc phải làm đầu tiên từ khithành lập để bộ phận này bắt đầu hoạt động Trên cơ sở quy chế, mọi công tácvăn phòng sẽ vận hành và đi vào hoạt động theo những quy định về tổ chức, cơ chếhoạt động và về một số điều kiện khác Nhng các điều kiện này không giống nhau ở

các cơ quan khác nhau Do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nênmỗi cơ quan, tổ chức cần có nội quy, quy chế hoạt động riêng.

b) Công tác Thông tin

Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, đợc sử dụng để biểu thị những vấn đề

cụ thể, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm đạtmục đích mong muốn ở vào thời kỳ “bùng nổ thông tin” mọi cơ quan đều rấtquan tâm tới việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để đa ra những quyết địnhtối u phục vụ tổ chức Mặt khác, thông tin đợc coi là yếu tố quyết định sự thànhbại của một tổ chức Mà khối lợng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đadạng và nhiều khi cũng rất phức tạp Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý,khoa học thì sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làmcho hệ thống thông tin bị ách tắc Để quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quảthông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức Công tác thông tin trong cơ quanmình

∗ Về yêu cầu tổ chức công tác thông tin phải đảm bảo:

+ Thông tin ban đầu phải phù hợp

+ Thông tin phải thống nhất

+ Chất lợng thông tin phải đảm bảo

+ Tiết kiệm thông tin

∗ Về quy trình hoạt động của công tác thông tin:

+ Xây dựng và tổ chức nguồn tin

+ Thu thập thông tin

+ Phân tích và xử lý thông tin

+ Cung cấp, phổ biến thông tin

+ Bảo quản lu trữ thông tin

∗ Về hoạt động thông tin trong các văn phòng cơ quan: Hoạt động thông tin ở

các cơ quan khác nhau sẽ không giống nhau về quy trình, song đều có những nộidung căn bản nh sau:

+ Trớc hết, thông tin muốn đợc thu nạp hay truyền phát thì nó phỉa đảm bảotính thống nhất theo yêu cầu của mỗi hoạt động

+ Việc sử lý thông tin đều có chung những biện pháp để giữa ngời truyền vàngời nhận có thể thu và nhận đợc của nhau

+ Phơng tiện truyền tin là lợi thế chiến thắng mang lại cho mỗi chủ thể, bởivậy các cơ quan luôn quan tâm tìm và ứng dụng các phơng tiện truyền thông hữuhiệu nhất

+ Kết quả mong muốn của ngời truyền tin và nhận tin là những hành độngứng sử hợp lý, kịp thời mang lại hiệu quả cao Mong muốn này tuỳ thuộc rất lớnvào nội dung hoạt động của các bớc trong hoạt động thông tin, bởi vậy yêu cầunâng cao chất lợng, hiệu quả hoạt động thông tin là sự cần thiết khách quan củamọi cơ quan

c) Công tác Tham mu

Tham mu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối

u cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định Tham mu là hoạt động xuấthiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý.Chủ thể quản lý phải điều hành một số lợng khách thể có quy mô lớn và phân tántrong rất nhiều lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau Để đạt hiệu quả cao ngờiquản lý phải quán xuyến mọi đối tợng, hoạt động trong đơn vị mình Muốn vậy,bản thân nhà quản lý phải thông thạo rất nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc,mọi nơi để theo sát và đa ra những quyết định chính xác, kịp thời cho mọi vấn đềxảy ra điều này vợt quá khả năng của một con ngời Thực tế khách quan đó đòi hỏi

phải có một lực lợng trợ giúp các nhà quản trị trên nhiều phơng diện đó chính làcông tác văn phòng mà trong đó không thể thiếu công tác tham mu.

∗Nhiệm vụ tham mu của văn phòng:

+ Giúp lãnh đạo lập chơng trình công tác theo chức năng nhiệm vụ đợc giao+ Lập chơng trình công tác

+ Đề xuất các phơng hớng chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý của đơn

Quan điểm thứ hai cho rằng: công tác văn th là toàn bộ các công việc về xây dựng

và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt

động của các cơ quan Hai quan điểm trên đều khẳng định công tác văn th là một

hoạt động có nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng Bất cứ một cơ quan nào muốn hoạt động đợc đều phải làm công tác văn th

Nh vậy, công tác văn th gắn liền với hoạt động của mọi cơ quan, là một mắt xíchtrong guồng máy hoạt động của cơ quan Bên cạnh đó công tác này còn có vai trò

quan trọng trong việc thực hiện Nghị quyết Trung ơng VIII về cải cách nền hànhchính quốc gia mà trớc hết là cải cách thủ tục hành chính.

Gắn liền với công tác văn th phải nói tới công tác lu trữ, đây là một lĩnh vựchoạt động nhằm tổ chức bảo quản, sử dụng những tài liệu trong quá trình hoạt

động của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân

Nội dung công tác văn th bao gồm ba nhóm việc sau đây:

∗ Xây dựng văn bản gồm các bớc sau đây:

+ Soạn thảo văn bản+ Duyệt văn bản+ Đánh máy và nhân bản+ Ký ban hành văn bản

∗Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, công văn mật+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

∗Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

+ Các loại dấu+ Nguyên tắc đóng dấu+ Quản lý và sử dụng con dấu+ Bảo quản con dấu

e) Công tác Hậu cần

Chức năng hậu cần là một trong ba chức năng của văn phòng Làm tốt côngtác hậu cần trong văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc xây dựng cơ quan,

nâng cao công tác văn phòng Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu lực bộ máy quản lýnói chung và hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng thì phải làm tốt côngtác hậu cần.

∗ Nhiệm vụ cụ thể của công tác hậu cần trong cơ quan là:

+ Tạo cơ sở vật chất cho công nhân viên để họ thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra+ Góp phần tiết kiệm về thời gian và công sức

+ Hỗ trợ các phơng tiện, dụng cụ và các điều kiện cần thiết để công nhânviên nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác

+ Bảo đảm môi trờng trong sạch lành mạnh, hài hoà tạo diện mạo cho vănphòng nói riêng và cơ quan nói chung

+ Góp phần xây dựng cơ quan, đơn vị theo hớng hiện đại hoà nhập với các

n-ớc trong khu vực và trên thế giới

∗Nội dung chính của công tác hậu cần bao gồm công việc cơ bản sau:

+ Quản lý chi tiêu kinh phí

+ Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật dụng

+ Đảm bảo điều kiện làm việc trong cơ quan

+ Một số công việc khác

∗ Yêu cầu của công tác hậu cần: để nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý nói

chung và hiệu quả hoạt động của Văn phòng cơ quan nói riêng, công tác hậu cầncần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Đảm bảo yêu cầu phục vụ

+ Đảm bảo yêu cầu hợp pháp, hợp lý

+ Yêu cầu khoa học

+ Yêu cầu thích ứng

+ Yêu cầu nhiệt tình, sáng tạo

+ Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả

f) Công tác Tổ chức hội nghị

Mọi tổ chức trong quá trình hoạt động đều diễn ra các cuộc họp có quy môlớn nhỏ khác nhau do bộ phận văn phòng phụ trách Vì vậy, tổ chức hội nghị làmột công tác không thể thiếu trong nhóm công tác văn phòng

Tổ chức một hội nghị cụ thể, Văn phòng cần có kế hoạch chu đáo, chuẩn bịcho từng khâu nh sau: Chuẩn bị hội nghị

Tổ chức hội nghị Các công việc sau hội nghị ∗ Chuẩn bị tổ chức hội nghị:

+ Chuẩn bị nội dung hội nghị gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Những nội dung hội nghịChuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị

Dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị+ Chuẩn bị về mặt quản trị, hậu cần: Đi đôi với việc chuẩn bị nội dung, bộphận Văn phòng cũng phải chuẩn bị về mặt quản trị và hậu cần nh về:

Hội trờngNơi ăn ở, phơng tiện đi lại, cách đón tiếp đại biểuBăng rôn, phù hiệu và vật dụng trong hội nghị

∗Tổ chức, điều hành hội nghị:

+ Kiểm tra, giám sát tại chỗ các công việc

+ Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa đón khách vào chỗngồi tại hội trờng

+ Thông báo triển khai kết quả hội nghị

+ Biên soạn tập kỷ yếu của hội nghị

+ Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị

III Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng

3.1 Sự cần thiết khách quan của văn phòng.

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hớng tới một mục tiêu nhất định Muốn

đạt mục tiêu, tổ chức phải đợc quản trị một cách khoa học và hợp lý, các nhà quảntrị phải định hớng mục tiêu, tổ chức các yếu tố cấu thành theo một hệ thống nhất

định và điều hành theo mục tiêu đã đề ra Nh vậy nhà quản trị phải tham gia vàorất nhiều hoạt động của tổ chức Để ra đợc những quyết định đạt đợc mục tiêu pháttriển và điều hành hoạt động, nhà quản trị phải có đầy đủ thông tin liên quan đếnnhu cầu tồn tại của tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của cácyếu tố có trong tổ chức và tác động của môi trờng đến quá trình thực hiện mụctiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ có đợc thông tin, mà nhà quản trị còn phải xử lý vàtổng hợp thông tin thu thập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết

định Đồng thời, họ phải chuyển tải thông tin đến các đối tợng quản lý và lu trữthông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để nhà quản trị tham giavào các hoạt động thu thập, xử lý, và tổng hợp thông tin nh trên thì sẽ mất đi cơ hội

ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức

Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, các tổ chức đã hìnhthành bộ máy tổ chức văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trong việc thu, xử lý,bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra các quyết định đúng cũng

nh bảo đảm các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động Tuỳ theo tínhchất, quy mô, lĩnh vực hoạt động của tổ chức mà văn phòng đợc bố trí một cáchhợp lý và phù hợp với yêu cầu của tổ chức Nh vậy, văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu của nhà quản trị.

3.2 Sự cần thiết khách quan của công tác văn phòng.

Trong xu thế hội nhập, toàn cầu hoá của cả nớc, mọi cơ quan tổ chức đều quantâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý thông tin để có thể ra đợc những quyết địnhtối u cho cơ quan và cho xã hội Hiện nay, yếu tố quyết định đến sự thành bại củamột tổ chức chính là lợi thế nắm bắt đợc thông tin Chúng ta biết rằng hoạt độngthông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặcbiệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào

3.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác văn phòng.

Cuộc cách mạng khoa học cộng nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với

xu thế hội nhập toàn cầu đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động kinh tế,chính trị, văn hoá, của tất cả các quốc gia trên thế giới Nớc ta, vừa trở thànhthành viên thứ 150 của tổ chức thơng mại thế giới WTO Đây là một cơ hội lớn

đang ở trớc mắt nhng cũng có rất nhiều thử thách đối với mọi tổ chức, doanhnghiệp Các tổ chức, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều đang nỗ lực hết mình đểtồn tại và phát triển Đồng thời nhận rõ đợc sự tồn tại khách quan của bộ phậnvăn phòng trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và vị trí đặc biệt của công tác vănphòng Tổ chức công tác văn phòng khoa học hợp lý sẽ đem lại những giá trị có ýnghĩa to lớn đối với mọi tổ chức nh:

- Tạo tiền đề phát triển cho cơ quan, đơn vị

- Tạo thuận lợi cho giao lu phát triển

- Giảm thiểu thời gian lãng phí và những ắch tắc trong thu thập, xử lý, chuyểntải thông tin của văn phòng và tổ chức

- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị; ngoài ra còn nâng caonăng suất lao động của đơn vị và giúp cho việc kiểm tra, giám sát mọi hoạt

động trong đơn vị

Vì vậy, mỗi cơ quan đơn vị phải tìm biện pháp thích hợp để hoàn thiện công tácvăn phòng trong cơ quan, đơn vị mình

Chơng II Thực trạng công tác Văn phòng tại Sở Thơng

mại-Du lịch phú thọ.

I Khái quát chung về Sở Thơng mại-Du lịch phú thọ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Thơng mại-Du lịch

Nửa thế kỷ qua, trong mỗi giai đoạn lịch sử, Sở Thơng Mại-Du Lịch Phú Thọ

có nhiều tên gọi khác nhau nh: Chi Sở kho thóc, Chi sở mậu dịch, Ty Công thơng, nhng ở bất cứ giai đoạn nào, Sở Thơng Mại-Du Lịch Phú Thọ đều khẳng định đợcmình và ngày càng trởng thành, phát triển gắn liền với quá trình bảo vệ và xâydựng Tổ quốc Khi mới thành lập, mô hình và nhiệm vụ của thơng mại rất đơngiản, chỉ là thu mua thóc gạo để dự trữ và cung cấp cho kháng chiến, và khi đó cótên Chi Sở kho thóc Đến năm 1951, thành lập Chi Sở Mậu dịch, đánh dấu mộthình thức thơng nghiệp kiểu mới Sau này khi nền kinh tế phát triển, các ngànhcông nghiệp dần đợc hình thành nên ngành đợc đổi tên thành Ty Công thơng Đếnnăm 1955, do yêu cầu của đất nớc và sự phát triển của các ngành kinh tế xã hội,Ngành thơng nghiệp và công nghiệp tách ra nên đợc đổi tên thành Ty Thơngnghiệp, lúc này Ngành Thơng nghiệp của nớc nhà đã rất phát triển Trong cuộckháng chiến chống Pháp, tuy mô hình hoạt động của thơng mại Phú Thọ còn đơngiản, nhng đã góp phần tạo nên sức mạnh tổng hợp cho quân và dân ta chiến thắngThực dân Pháp Sau khi miền Nam giải phóng, cả nớc thực hiện sự nghiệp côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc, thơng nghiệp Phú Thọ vẫn là lực lợng quantrọng, là nhịp cầu nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa công nghiệp và nôngnghiệp dịch vụ, góp phần nâng cao năng lực sản xuất của các ngành đáp ứng các

điều kiện vật chất cho xã hội và toàn dân Sau đại hội đổi mới năm 1986, Đảng vànhà nớc ta đã xác định nhiệm vụ cụ thể cho nền kinh tế là xoá bỏ cơ chế tập trungquan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần theo định h-

ớng xã hội chủ nghĩa Đến ngày 22/10/1991, Sở Thơng nghiệp đợc đổi tên thành

Sở Thơng mại và Du lịch theo quyết định số: 608/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dântỉnh Vĩnh Phú Cho đến năm 1997, tỉnh Vĩnh Phú đợc tách ra thành 2 tỉnh VĩnhPhúc và Phú Thọ, thì Sở Thơng mại tỉnh Vĩnh Phú đợc đổi tên thành Sở Thơngmại-Du lịch tỉnh Phú Thọ nh hiện nay

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ

Theo Quyết định số: 2683/2005/QĐ-UBND ngày 03/10/2005 của UBND TỉnhPhú Thọ, Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ có chức năng, nhiệm vụ sau:

a) Chức năng

- Sở Thơng mại-Du lịch là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mu

và giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng Quản lý Nhà nớc về thơng mại và du lịchtrên địa bàn Tỉnh bao gồm các lĩnh vực lu thông hàng hóa trong nớc, xuất khẩu,nhập khẩu, bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng, thơng mại điện tử, quản lý thị trờng,quản lý cạnh tranh, chống độc quyền, chống bán phá giá, xúc tiến thơng mại và

du lịch, hội nhập kinh tế, thơng mại và du lịch quốc tế, quản lý nhà nớc các dịch

vụ công thuộc ngành thơng mại và du lịch trên địa bàn tỉnh; thực hiện một sốnhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND Tỉnh, của Bộ Thơng mại vàTổng cục Du lịch theo quy định của pháp luật

- Sở Thơng mại-Du lịch chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của UBND Tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hớng dẫn kiểm tra về chuyên mônnghiệp vụ của Bộ Thơng mại và Tổng cục Du lịch Việt Nam

b) Nhiệm vụ

Bên cạnh chức năng, Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ có nhiệm vụ sau:

- Quản lý lu thông hàng hóa trong nớc; quản lý hoạt động xuất, nhập khẩu

- Quản lý thơng mại điện tử và hoạt động xúc tiến thơng mại

- Quản lý thị trờng (cạnh tranh, chống độc quyền, chống bán phá giá)

- Thực hiện hội nhập quốc tế-thơng mại quốc tế

- Quản lý về du lịch

- Thực hiện hợp tác quốc tế về lĩnh vực quản lý của Sở theo quy định

- Trình UBND tỉnh ban hành các quyết định, chỉ thị quản lý Nhà nớc về thơngmại, du lịch thuộc phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Thơng mại và Tổng cục

Du lịch; chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã trình

- Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch các chơng trình, dự án quan trọng vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở phù hợp với quy hoạch, kế hoạch pháttriển kinh tế-xã hội của địa phơng, chiến lợc phát triển du lịch quốc gia quyhoạch vùng và quy hoạch tổng thể, quy hoạch phát triển ngành của Bộ Thơng mại

và Tổng cục Du lịch

- Trình UBND tỉnh chơng trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ vềcải cách hành chính Nhà nớc thuộc lĩnh vực Quản lý Nhà nớc về thơng mại, dulịch

- Trình UBND tỉnh quyết định việc phân công, phân cấp hoặc ủy quyền Quản

lý Nhà nớc về lĩnh vực thơng mại và du lịch đối với UBND cấp dới và các cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp Tỉnh theo quy định

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,quy hoạch, kế hoạch, chơng trình, phát triển thơng mại và du lịch đã đợc phêduyệt; thông tin, tuyên truyền, về thơng mại và du lịch về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý của Sở

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, bảo vệ môi trờng; xây dựng

hệ thống thông tin, lu trữ t liệu về các lĩnh vực quản lý của Sở

- Giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nớc về thơng mại và du lịch đối với các doanhnghiệp, tổ chức kinh tế tập thể và t nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt

động trong lĩnh vực quản lý của Sở theo quy định

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính hớng dẫn, kiểm tra cơ chế tựchủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị theo quy định

- Hớng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cơ quan cấp dới về lĩnhvực Sở quản lý

- Kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật và xử lý các vi phạm pháp luật vềlĩnh vực thơng mại và du lịch theo quy định

- Thực hiện chế độ thông tin về thơng mại và du lịch

- Trình UBND tỉnh chơng trình, kế hoạch bồi dỡng, chỉ đạo, tổ chức, đào tạo,bồi dỡng nâng cao chất lợng về kiến thức quản lý và chuyên môn nghiệp vụ chonhân viên, cán bộ, công chức,

- Quản lý bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức, thực hiện chế độtiền lơng và các chế độ chính sách, theo quy định

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo sự phân công, ủy quyền của UBND tỉnh

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ

Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ là tổ chức thống nhất làm việc theo chế độthủ trởng Tổ chức bộ máy của Sở gồm có:

 Phòng Du lịch.

 Phòng Thanh tra

c) Các đơn vi trực thuộc:

 Chi cục Quản lý Thị trờng

 Trung tâm Xúc tiến Thơng mại-Du lịch

đờng lối chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc, chịu trách nhiệm trớc Tỉnh

ủy, UBND tỉnh, Bộ Thơng mại và Tổng cục Du lịch về hoạt động của ngành

- Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách, chỉ đạo công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch vàchiến lợc phát triển kinh tế của ngành; các dự án đầu t; các phòng chức năng và các đơn

vi trực thuộc Báo cáo tình hình công tác của ngành với HĐND, UBND tỉnh, Bộ Thơngmại, Tổng cục Du lịch Là chủ tài khoản của Sở và các dự án liên quan thuộc thẩmquyền theo quy định, quyết định và chịu trách nhiệm toàn diện về quản lý, sử dụngnguồn tài chính và tài sản của Văn phòng Sở theo quy định của Nhà nớc

Văn

phòng P q.lý xuấtnhập khẩu

P.

thanh tra

P du lịch

P.

thơng mại

Ban ql dự án phát triển hạ tầng tm-dl P.kế hoạch tổnghợp xúc tiến tm

Ban quản lý chợ

T.tâm xúc tiến tm-dl

Chi cục

q.lý thị

trờng

- Thờng trực giải quyết các công việc hàng ngày với các đơn vị, cơ sở, khách

đến giao dịch, các cơ quan hữu quan theo sự phân cấp

- Giải quyết một số công việc của Giám đốc Sở khi đợc uỷ quyền

Ngoài ra, Phó giám đốc Sở Thờng trực trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các công tác:

Phó giám đốc giúp Giám đốc Sở phụ trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác sau:

- Tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trơng chính sách về Quản lý thị trờng

- Công tác đổi mới và quản lý Doanh nghiệp Nhà nớc

- Chỉ đạo xây dựng hợp tác xã thơng mại, dịch vụ; phối hợp với các ngànhchức năng theo tình hình và điều kiện cụ thể của địa phơng

- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của phòng Quản lý Thơng mại; các

đơn vị trực thuộc và thực hiện các nhiệm vụ khác khi đợc Giám đốc Sở phâncông

c) Văn phòng: (sẽ đợc trình bày ở phần sau)

d) Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thơng mại:

Phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thơng mại là phòng chuyên mônthuộc Sở có chức năng giúp Giám đốc Sở quản lý Nhà nớc về lĩnh vực thơng mại,

du lịch trên địa bàn Tỉnh theo quy định của pháp luật

Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch Tổng hợp và Xúc tiến Thơng mại là:

- Lập quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn, dài hạn về thơng mại, dulịch, trình UBND tỉnh, Bộ Thơng mại, Tổng cục Du lịch phê duyệt

- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện về quy hoạch và kế hoạch các

ch-ơng trình dự án phát triển thch-ơng mại, du lịch đã đợc phê duyệt

- Theo dõi diễn biến giá cả thị trờng, hớng dẫn các doanh nghiệp xây dựng

đơn giá hàng hóa, đơn giá trợ cớc các mặt hàng chính sách xã hội

- Lập các dự án và kế hoạch xây dựng cơ bản, quản lý định mức kỹ thuật vềvật t, thẩm định các dự án, kiểm tra kế hoạch xây dựng cơ bản, tham mu quản lývốn đầu t xây dựng cơ bản, xây dựng mạng lới thơng mại

- Nghiên cứu và hớng dẫn thi hành chế độ tài chính kế toán theo pháp lệnh kếtoán thống kê Tham gia thẩm định quyết toán tài chính, quyết toán trợ cớc hàngchính sách xã hội và tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định

- Thu thập và xử lý thông tin về thị trờng, đẩy mạnh xúc tiến thơng mại, tổchức khảo sát thị trờng trong và ngoài tỉnh, thị trờng trong và ngoài nớc

- Chỉ đạo hớng dẫn lập hồ sơ sắp xếp lại doanh nghiệp trực thuộc Ngành

e) Phòng Thơng mại:

Chức năng của phòng thơng mại là giúp việc cho Lãnh đạo Sở công tác

Quản lý Nhà nớc về thơng mại trên địa bàn Tỉnh theo quy định của pháp luật

Nhiệm vụ của phòng thơng mại là:

- Quản lý về các hoạt động kinh doanh thơng mại, kinh doanh dịch vụ và du lịch

- Kiểm tra thẩm định cho thành lập Doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH, Công ty

Cổ phần, Chi nhánh, thành lập quản lý các hoạt động chợ trên địa bàn Tỉnh

- Trình UBND tỉnh dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật về Thơng mại

- Thẩm định cấp giấy chứng nhận, giấy phép kinh doanh cho thơng nhân đốivới mặt hàng hạn chế kinh doanh và kinh doanh có điều kiện Thực hiện đăng kýthành lập Văn phòng đại diện, chi nhánh của thơng nhân nớc ngoài có trụ sở trên

f) Phòng Du lịch:

Phòng Du lịch là phòng chuyên môn, thực hiện chức năng tham mu cho lãnh

đạo Quản lý Nhà nớc đối với các hoạt động kinh doanh du lịch trên địa bàn Tỉnh

Nhiệm vụ của Phòng Du lịch là:

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, đề án, chơng trình phát triển du lịch Chỉ đạohớng dẫn nghiệp vụ quản lý kinh doanh du lịch, dịch vụ khách sạn và dẫn nghiệp

vụ quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu

- Tham mu cho lãnh đạo Sở Quản lý Nhà nớc về xúc tiến du lịch trong nớc vàngoài nớc

- Làm hồ sơ thủ tục cần thiết trình UBND tỉnh, đề nghị Tổng cục Du lịch thẩm

định thành lập Doanh nghiệp Nhà nớc về du lịch ở địa phơng

- Quản lý tài nguyên đợc giao, kiểm tra, đánh giá, phân loại tài nguyên dulịch, tổng hợp tình hình đầu t phát triển khai thác tài nguyên du lịch

- Tổ chức thực hiện các dự án đầu t do UBND tỉnh giao

g) Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu:

Phòng quản lý xuất nhập khẩu là một phòng chuyên môn trực thuộc Sở đợcgiao nhiệm vụ tham mu với Ban giám đốc về thực hiện chức năng Quản lý Nhà n-

ớc về xuất nhập khẩu hàng hóa trên địa bàn Tỉnh và thực hiện những nhiệm vụ cụthể sau:

- Hớng dẫn, kiểm tra thực hiện cơ chế chính sách xuất nhập khẩu hàng hóa; lập

và có biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa và buôn bán

- Duyệt kế hoạch xuất nhập khẩu của các Doanh nghiệp có vốn đầu t nớcngoài, cấp hạn ngạch cho các thơng nhân

- Báo cáo cho UBND Tỉnh, Bộ Thơng Mại về tình hình thực hiện và kiến nghịsửa đổi chính sách xuất nhập khẩu, biện pháp phát triển xuất nhập khẩu hàng hóa

h) Thanh tra Sở:

Thanh tra Sở là cơ quan của Sở có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành trong phạm

vi và nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Sở giao cho cụ thể là:

- Thanh tra việc thực hiện chính sách pháp luật, nhiệm vụ của cơ quan đơn vịthuộc quyền quản lý trực tiếp của Sở

- Xử phạt các vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ: giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng ngừa và đấu tranhchống tham nhũng theo quy định của Pháp luật

- Hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Sở thực hiện các quy định của Phápluật về công tác thanh tra

- Tổng hợp báo cáo kết quả về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo,chống tham những thuộc phạm vi quản lý của Sở

- Thanh tra các vụ việc khác do Giám đốc giao cho và thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn khác theo quy định của Pháp luật

1.5 Kết quả hoạt động của Sở Thơng mại-Du lịch Phú Thọ

Trong những năm gần đây, thực hiện Nghị quyết số 12/NQ-BCT của BộChính trị về tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động thơng mại, phát triển thị trờnglãnh đạo của Sở đã bám sát chức năng nhiệm vụ đợc giao là cơ quan chuyên môngiúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc trên địa bàn về hoạt độngthơng mại, du lịch và xuất nhập khẩu Thờng xuyên tuyên truyền, phổ biến cácthành phần kinh tế thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật nh: Luật Thơngmại, Luật Doanh nghiệp, và các yêu cầu hội nhập và quan hệ quốc tế đặc biệt làkhi Việt Nam đã là thành viên chính thức của WTO Thực hiện Nghị quyết 04của Ban Thờng vụ Tỉnh uỷ về tăng cờng đổi mới tổ chức và hoạt động thơng mạitrên địa bàn tỉnh, Sở đã xây dựng các Đề án mang tính chiến lợc nh: Quy hoạchmạng lới thơng mại-dịch vụ giai đoạn 1998-2010, Quy hoạch Tổng thể phát triển

du lịch giai đoạn 2001-2010 và định hớng đến năm 2020, quy hoạch khu du lịch

đầm Ao Châu-Hạ Hoà, Khu Du lịch Văn Lang, Khu Du lịch vờn quốc gia XuânSơn, Đề án phát triển thị trờng xuất khẩu thời kỳ 2001-2010, xây dựng chơngtrình phát triển du lịch và tăng cờng công tác quản lý nhà nớc đối với các thànhphần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh về thơng mại, dịch vụ trên địa bàntỉnh Bằng những cố gắng và nỗ lực, Sở Thơng mại-Du lịch đã đợc ổn định vàngày càng phát triển, đợc sự quan tâm lãnh đạo của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh,

sự phối hợp của các ngành các cấp và đặc biệt là sự hởng ứng của nhân dân, sự hỗtrợ của các Bộ, Ngành đã tạo ra động lực cho Sở thực hiện chủ chơng "Mở rộngthị trờng, lu thông hàng hoá khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia cáchoạt động thơng mại Phát triển du lịch trên cơ sở khai thác tiềm năng sẵncó từng bớc đa Ngành Du lịch trở thành ngành mũi nhọn của Tỉnh " Nhờ đợc

sự ủng hộ trên Sở Thơng mại-Du lịch đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn

Trải qua chặng đờng 55 năm phát triển và trởng thành, Sở Thơng mại-Du lịchtỉnh Phú Thọ luôn phấn đấu vơn lên xứng đáng với sự tin tởng của Đảng và nhândân Sở đã có nhiều công lao đóng góp cho sự phát triển kinh tế-xã hội của TỉnhPhú Thọ nói riêng và ngành thơng mại nói riêng Trong những năm đổi mới, SởThơng mại-Du lịch đợc trao tặng 226 bằng khen của Bộ Thơng mại, Tổng cục Dulịch và UBND tỉnh Có 30 cán bộ đợc trao tặng Chiến sĩ Thi đua cấp Tỉnh, cấp Bộ

và nhiều Bằng khen của Chính phủ nh: Cờ thi đua xuất sắc ba năm liền 1998-2000,

… Đầu năm 2001 Ngành đã vinh dự đợc Nhà nớc tặng thởng Huân chơng Lao

động Hạng nhì cho tập thể và Huân chơng Lao động Hạng ba cho Công đoànNgành Năm 2006 vừa qua, Sở Thơng mại-Du lịch tỉnh Phú Thọ vinh dự đợc traotặng Huân chơng Lao động Hạng nhất cho tập thể và Huân chơng Lao động Hạng

ba cho đồng chí Nguyễn Ngọc Ân-Giám đốc Sở Đây là thành quả của sự phấn đấu

bề bỉ, liên tục của các thế hệ cán bộ, công nhân viên toàn ngành Bên cạnh niềm tựhào về những thành tích đã đạt đợc Sở và Ban Lãnh đạo Sở cũng nhận thấy tráchnhiệm lớn lao, và nhiệm vụ to lớn trớc những yêu cầu mới của hội nhập kinh tếtoàn cầu

Trong ba năm qua, công tác lãnh đạo quản lý của Sở Thơng mại-Du lịch thựchiện nhiệm vụ đã đạt đợc các mục tiêu đề ra của Ngành, của UBND Tỉnh, Đãtăng cờng công tác quản lý nhà nớc về hoạt động thơng mại du lịch; công tác quản

lý thị trờng, công tác xúc tiến thơng mại-du lịch Đặc biệt chú trọng công tác quyhoạch, kế hoạch phát triển ngành và sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Ngành đã tổchức thành công Hội chợ phục vụ Tết nguyên đán và Giỗ tổ Hùng Vơng-Lễ hội

Đền Hùng Đồng thời đợc sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và thờng xuyên của Tỉnh

uỷ, HĐND, UBND tỉnh, Bộ Thơng mại, Tổng cục Du lịch, sự phối kết hợp của cáccấp, ban, ngành và sự phấn đấu của Sở

Bên cạnh những u điểm còn tồn tại những nhợc điểm sau: Thời gian gần đây,thời tiết diễn biến phức tạp thiên tai hạn hán, dịch cúm gia cầm liên tiếp xảy ragây thiệt hại đáng kể về vật chất Thị trờng thế giới, khu vực và trong nớc cónhiều biến động lớn, giá nhiều mặt hàng tăng đột biến nh xăng dầu, sắt thép, gây ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của Ngành Nền kinh tế tuy tiếp tục tăng tr-ởng nhng vẫn còn phát triển chậm, hiệu quả và sức cạnh tranh của sản phẩm cònthấp Nguồn kinh phí còn hạn hẹp, nhiều nhiệm vụ phát sinh cha đợc bố trí kinhphí để triển khai thực hiện Bên cạnh sự diễn biến phức tạp của thời tiết và nguồnlực đầu t cho Ngành vẫn còn hạn chế, còn có khó khăn nh: sự chuyển dịch của cơcấu kinh tế còn chậm, các mặt hàng xuất khẩu cha có thơng hiệu riêng, đặc biệt

là sự chuyển đổi hình thức sở hữu đang thực hiện ảnh hởng đến kết quả kinhdoanh

1.6 Phơng hớng hoạt động của Sở Thơng mại-Du lịch

Để Sở Thơng mại-Du lịch nói riêng và ngành Thơng mại-Du lịch nói chungphát triển ổn định, tăng trởng bền vững và đạt đợc các mục tiêu do ngành, UBNDtỉnh, đề ra thì Sở có nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tập trung rà soát, điều chỉnh, bổ xung và triển khai thực hiện các quy hoạchtổng thể phát triển thơng mại-du lịch đã đợc phê duyệt Hoàn thành các quy