Công tác văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ tại liên đoàn lao động thành phố hà nội

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng * Vi tri cua van phong: Văn phòng là một bộ phận trong bộ máy giúp việc cho Ban thường vụ, là đầu mối liên lạc giữa các bộ ph

PHAN MO DAU

Thực tập, thực tế là một trong những nội dung quan trọng trong bất

kỳ ngành học nào Đối với sinh viên các ngành nói chung và sinh viên khoa

hcọ Lưu trữ học và quản trị văn phòng thì thực tập thực tế năm thứ ba là cơ hội tốt dé liên hệ và vận dụng những tri thức lí luận được học vào thực tiễn

từ đó rút ra những nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp chuyên môn của mình Đợi thực tập thực tế này có nội dung chủ yếu là khảo sát về công tác

văn phòng và công tác văn thư tại một cơ quan cụ thể Đồng thời sinh viên

được thực hànhmột số kỹ năng nghiệp vụ cơ bản để từ đây so sánh, nhìn nhận và đánh giá giữa lí luận được trang bị ở trường và thực tiễn ở cơ

quan

Trên cơ sở nội dung thực tập và mục đích đó chúng tôi đã chọn Liên Đoàn lao động Thành phố Hà Nội địa điểm thực tập Với tư cách là một tổ chức xã hội thuộc tổng Liên đoàn lao động Việt Nam được thành lập và hoạt động trên 70 năm Đây là một tổ chức chính trị xã hội ở địa phương, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã đạt được những thành tựu nhất định trong công tác quản lý Việc khảo sát công ác văn phòng và văn thư

tại cơ quan này giúp chúng tôi được tiếp cận với một hệ thống văn bản quán lý nhà nước khá đa dạng phong phú về cả nội dung và hình thức Hơn

nữa còn cung cấp cho chúng tôi những nhận định ban đầu về hoạt động

hành chính văn phòng và quản lý nhà nước ở một tổ chức chính trị xã hội

khá điển hình

Do đó, những nội dung được trình bày ở báo cáo này là sự kết hợp

giữa lí luận và thực tiễn, phản ánh tương đối toàn diện về các nội dung về

văn phòng về văn thư tại cơ quan thông qua việc phân tích đánh giá mang

tính chất khái quát Do những nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau mà mức độ khảo sát của chúng tôi còn nhiều thiếu sót

Trong quá trình thực tập và viết báo cáo chúng tôi đã được sự hướng

dẫn, giúp đỡ tận tình của các giảnh viên khoa Lưu trữ học và quản trị văn

phòng cũng như của các cán bộ nhân viên trong Liên đoàn lao động thành

phố Hà Nội Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình quí báu

đó

Báo cáo của chúng tôi gồm các phần chính sau:

Phần mở đầu

Phần nội dung : gồm 2 chương :

Chương I: Kết quả khảo sát về công tác văn phòng, công tác văn thư

- Lưu trữ tại Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội

Chương II : Nhận xét và kiến nghị

Phần kết luận

PHẢN NỘI DUNG CHUONG I:

KET QUA KHAO SAT CONG TAC VAN PHONG VA CONG TAC VAN THU LUU TRU TAI LIEN DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOL

I 1 CHUC NANG, NHIEM VU, QUYEN HAN, CO CAU TO CHUC CUA LIEN DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOI:

1.1 Chức năng, nhiệm vụ ,, cơ cấu tổ chức của Liên đoàn lao động

thành phố Hà Nội :

* Đôi nét về tiểu sử Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội :

Sự hình thành và phát triển của phong trào công nhân viên chức cả

nước tạo nền vững chắc cho sự hình thành và phát triển của công đoàn thủ

đô Hơn 70 năm một chặng đường Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội hay được gọi bằng một tên gắn gọn "Công đoàn thủ đô " Hà Nội thủ đô của cả nước nơi có tổ chức công đoàn ra đời sớm và phát triển tương đối nhanh về cả mặt chất và lượng Tiền thân từ một tổ chức quần húng sơ khai

do Nguyễn Ái Quốc thnàh lập với cái tên "Việt Nam thanh niên cách mạng

Đồng chí hội " Tiếp sau đó cùng sự phát triển của phong trào công nhân

trong nước dưới nhiều hình thức và tên gọi khác nhau " Công hội đó" rồi

"Hội Ái hữu", "Công nhân phản đế" , "Công nhân cứu quốc" Ngày

20/7/1946 cái tên Liên đoàn lao động Việt Nam chính thức ra mắt công nhân và nhân dân lao động cả nước Từ đây thì liên hiệp công đoàn Hà Nội

được thành lập ngày 31/7/1946 Chính thức thay thế cho nhiều cái tên quen

thuộc trong lịch sử phong trào công nhân : "Hội công nhân cứu quốc" trước đây

Từ năm 1989 đến nay Liên hiệp công đoàn Hà Nội được thay đổi là Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội Với vai trò là một tổ chức chính trị

xã hội Thủ đô được xây dựng theo đơn vị hành chính và hệ thống ngành

Với số lượng ban đàu khi còn là "công hội đỏ " thì chỉ có mấy chục hội

viên Năm 1945 với cái tên "công nhân cứu quốc "số lượng khoảng 2000 hội viên Đến nay số lượng đoàn viên đã lên đến khoảng nửa triệu Sự phát

triển về chất cùng trình độ giác ngộ về chính trị, văn hoá, khoa học, tay nghề của đàon viên công đoàn thủ đô đã tăng lên rõ nét

Trong suốt quá trình phát triển, hội nhập và trưởng thành từ thực tiễn

bối cảnh đất nước và trên thế giới Công đoàn thủ đô đã không ngừng phần

đấu vươn lên trở thành một tổ chức chính trị xã hội rộng lớn đảm nhận vai trò đại diện cho quyền và lợi ích của đội ngũ công nhân viên chức lao động

Thủ đô Đó là sự đóng góp to lớn và hết sức quý báu cho sự nghiệp phát

triển Thủ đô và cả nước Đó không chỉ là sự đấu tranh cho độc lập tự do

của dân tộc mà còn góp sức nâng xây dựng Chủ nghĩa xã hội LĐLĐ Hà Nội luôn luôn có sự đổi mới về hình thức và phương pháp vận động giáo dục tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước cho phù hợp với từng giai đoạn lịch sử khác nhau Đây là nơi phát sinh mạnh mẽ năng lực sáng tạo và phẩm chất tốt đẹp của công nhân viên chức Thủ đô đề hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh

tế xã hội chung của đất nước

* Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Liên đoàn

- Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội tổ chức theo đơn vị hành chính đóng trên phạm vi địa bàn Thủ đô Hà Nội Được thành lập hoặc giải

thể do quyết định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Hà Nội phù

hợp với quy định của Luật Công đoàn Do đó căn cứ vào Luật Công đoàn năm 1990 và Điều lệ Công đoàn Việt Nam năm 2003 thì Liên đoàn Lao

động Thành phố Hà Nội có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau:

Tuyên truyền chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật

của Nhà nước và nhiệm vụ của Công đoàn

Đại điện và bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp chính đáng của đoàn viên, công nhân viên chức lao động tại địa bàn Hà Nội

Triển khai thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của BCH, Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam và Nghị quyết của Công đoàn Thủ đô, các chỉ thị,

nghị quyết của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước Tham gia phối

hợp với các cấp uỷ Đảng, cơ quan nhà nước cùng cấp để thực hiện các chủ trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, các vấn đề liên quan đến đời sống việc làm, điều kiện làm việc của công nhân viên chức, tô chức các

phong trào thi đua yêu nước, các hoạt động xã hội của công nhân viên chức lao động Thủ đô

Phối hợp với các cơ quan chức năng của Nhà nước trên địa bàn Thủ

đô, Công đoàn ngành đề tổ chức kiểm tra thanh tra việc thực thi pháp luật

và chính sách có liên quan trực tiếp đến công nhân viên chức trong các cơ quan và đoanh nghiệp Chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo việc giải quyết tranh chấp lao động, tham gia điều tra tai nạn lao động, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của người lao động trong các doanh nghiệp đóng tại Hà Nội Chỉ đạo các công đoàn ngành địa phương, công đoàn tổng công ty,

LĐLĐ quận, huyện, thị xã (phường) thuộc địa bàn Thủ đô, Công đoàn các

khu công nghiệp và cấp tương đương tại Điều 21, 22, 23 và 24 của Điều lệ

Công đoàn Việt Nam quy định khá rõ

Hướng dẫn chỉ đạo CDCS của Công đoàn tổng Công ty thuộc TW và CĐCS trực thuộc công đoàn ngành TW đóng trên địa bàn Hà Nội

Triển khai thực hiện Nghị quyết của Đảng, các chủ trương kế hoạch

phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng Đồng thời phối hợp với các

cơ quan chức năng ở địa phương để kiểm tra, thanh tra lao động, điều tra

tai nạn lao động, giải quyết khiếu nại tố cáo, tranh chấp lao động, kiểm tra giám sát việc thực hiện chính sách chế độ cho người lao động

Tổ chức giáo dục, tuyên truyền nâng cao trình độ văn hoá và tay

nghề cho công nhân viên chức, tố chức các hoạt động văn hoá, thé duc thé thao, tổ chức quản lý nhà văn hoá công nhân, các trung tâm giới thiệu việc

làm, văn phòng tư vấn pháp luật theo quy định của Nhà nước và Tổng

LĐLĐ Việt Nam

Đồng thời qui hoạch, quản lý, đào tạo, bồi đưỡng cán bộ và thực hiện

chính sách cán bộ theo phân cấp của Thành uỷ Hà Nội và Tổng LĐLĐ Việt Nam Hướng dẫn chỉ đạo Đại hội công đoàn cấp dưới, xây dựng công đoàn

cơ sở và nghiệp đoàn Thực hiện quan hệ đối ngoại theo quy định của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam

Các ban, đơn vị bộ phận trong Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội có chức năng nhiệm vụ tham mưu, nghiên cứu đề xuất các chủ trương, chính sách, kế hoạch công tác và các biện pháp triển khai thực hiện nhiệm vụ; xây dựng các văn bản dự thảo cho Ban thường vụ: chỉ thị, Nghị quyết, Thông tri, Quyết định, Đề án, Chương trình kế hoạch, báo cáo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết Đồng thời hướng dẫn theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, Nghị quyết, chương trình công tác của BTV, BCH đến công đoàn cấp trên cơ sở, công đoàn cơ sở trực thuộc về

phong trào công nhân lao động

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội là cơ quan chỉ đạo ở tầm trung cấp trên trực tiếp quản lý là Tổng LĐLĐ Việt Nam hiện nay Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội chỉ đạo 31 công đoàn quận, huyện,

ngành, cấp trên cơ sở và quản lý 2.315 công đoàn cơ sở Cơ cấu tổ chức

của LĐLĐ từ trên xuống đầu tiên bộ phận lãnh đạo, BCH sau đó Ban thường vụ và dưới là thường trực Liên đoàn Tiếp đó là khối các Ban và đơn vị trực thuộc Cụ thể

Các ban: Văn phòng, Ban tài chính, Ban tổ chức, Ban Tuyên giáo,

Ban nữ công, Ban chính sách kinh tế xã hội, Uỷ ban kiểm tra, Ban bảo hộ

lao động, Trung tâm tư vấn pháp luật

Đơn vị trực thuộc: Báo Lao động thủ đô, Cung văn hoá Hữu nghị Việt Xô, Công ty TNHH Du lịch Công đoàn, Trung tâm dịch vụ việc làm Công đoàn Hà Nội, Trường đào tạo cán bộ Công đoàn, Công ty Kinh Đô (sơ đồ kèm theo tại phụ lục 2)

Các ban và đơn vị trực thuộc có chức năng tham mưu giúp việc cho

BTV và BCH trong việc chỉ đạo tổ chức hướng dẫn công đoàn các cấp thực

hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các chỉ

thị, nghị quyết của Tổng LĐLĐ Việt Nam

Đứng đầu cơ quan có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất là Chủ tịch

Liên đoàn Đồng thời là người đứng dầu BCH cơ quan, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của cơ quan thường trực và cơ quan Liên đoàn Lao

động Thành phố Hà Nội

Các phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch, thực hiện nhiệm vụ chủ tịch

phân công Phó chủ tịch thường trực có trách nhiệm thay mặt chủ tịch khi vắng, điều hành công việc hàng ngày của cơ quan khi được uỷ nhiệm của Chủ tịch Nghiên cứu đề xuất với Chủ tịch và Ban thường vụ chủ trương

biện pháp tổ chức chỉ đoạ thực hiện có hiệu quả mặt công tác được giao 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

* Vi tri cua van phong:

Văn phòng là một bộ phận trong bộ máy giúp việc cho Ban thường

vụ, là đầu mối liên lạc giữa các bộ phận trong cơ quan với các cấp trong hệ thống công đoàn, với cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các

đoàn thê thuộc thành phố Hà Nội

* Chức năng, nhiệm vụ và quyên hạn của Văn phòng:

Căn cứ vào Quy chế làm việc được ban hành kèm theo Quyết định số

556/QĐ-LĐLĐ ngày 27/8/1995 quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn văn phòng như sau:

Văn phòng có chức năng tổ chức phục vụ các hoạt động chung của

Ban thường vụ, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành thường xuyên và đảm

bảo tính thống nhất về mặt hành chính trong hoạt động tổ chức công đoàn

dé đề xuất với Thường vụ, thường trực kế hoạch vận dụng

Theo dõi, nắm tình hình, đôn đốc các cấp công đoàn tô chức thực hiện Nghị quyết của BCH, BTV Nghiên cứu tổng hợp phân tích xử lý

thông tin về tình hình hoạt động các cấp công đoàn, đề xuất ý kiến chỉ đạo

điều hành thường trực Liên đoàn và có trách nhiệm phân công cán bộ phụ trách công việc cụ thể

Tổng hợp các số liệu thống kê, dự thảo, chỉnh sửa các loại văn bản, báo cáo định kỳ và đột xuất

Duy trì nề nếp điều hành công việc hàng ngày, phối hợp với các ban

trong việc chuẩn bị nội dung tổ chức cuộc họp hội nghị sơ kết, tổng kết,

phổ biến nghị quyết, triển khai kế hoạch thực hiện công tác giúp cho Thường trực Công đoàn

Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý các bản thảo, tài liệu của các ban, các đơn vị trực thuộc đưa in ấn đánh máy Văn phòng tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra chỉnh lý và trình thường trực phụ trách ký văn bản liên quan đến mảng công việc của mình, bản thảo chuyển cho Chánh hoặc

Phó văn phòng 5 ngày trước khi sử dụng

Về mặt quản trị hành chính thì văn phòng có nhiệm vụ tổ chức quản

lý công văn giấy tờ đi và đến đảm bảo kịp thời, chính xác và đảm bảo giữ

gìn bí mật; quản lý công văn đi (kiểm tra thể thức, đăng ký và làm thủ tục gửi đi); lập hồ sơ và lưu trữ văn bản; cấp phát giấy tờ có liên quan đến giải

quyết công việc của cơ quan, quản lý và sử dụng con đấu; quản lý sử dụng điện thoại, điện báo; quản lý sử dụng ôtô; đảm bảo trật tự an ninh cho cơ

quan; chăm sóc thăm hỏi sức khoẻ cán bộ nhân viên trong cơ quan; bố trí

phòng họp và tổ chức cuộc họp; phục vụ hội nghị hội thảo tại cơ quan hoặc

địa điểm khác theo lịch công tác tuần và đăng ký của các ban

* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng có

hiệu quả thì một trong những yêu cầu quan trọng đầu tiên là có đội ngũ cán

bộ có trình độ, có sự phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ văn phòng vẫn có bộ máy được tổ chức chặt chẽ để

tiến hành mọi hoạt động theo đúng nhiệm vụ được giao

Cơ cấu tổ chức của văn phòng (sơ đồ phụ lục 2)

Thành phần đội ngũ cán bộ văn phòng gồm một chánh văn phòng,

hai phó văn phòng (một phó văn phòng tổng hợp, một phó văn phòng hành chính - quản trị) và các cán bộ chuyên viên trong văn phòng

- Chuyên viên tông hợp Cán bộ thường trực

- Chuyên viên văn thư - lưu trữ Cán bộ hành chính tạp vụ

- Chuyên viên công nghệ thông tin Cán bộ cấp dưỡng

- Cán bộ đội xe Nhân viên tiếp tân

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thường vụ, BCH về chỉ đạo điều hành các mặt công tác của văn phòng theo chức năng nhiệm vụ đã quy

định

Phó văn phòng tổng hợp giúp chánh văn phòng điều hành phân công

nhiệm vụ cho cán bộ; phối hợp các ban, công đoàn cấp trên cơ sở thu thập

thông tin; chuẩn bị báo cáo định kỳ; tổng hợp và phán ánh công tác tuần, lịch tuần trình lên Chánh văn phòng và Thường trực xem xét

Phó văn phòng quản trị - hành chính tham mưu giúp việc cho chánh văn phòng phụ trách điều hành công tác quản trị và phục vụ công tác đối ngoại

* Quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban liên quan:

- Quan hệ với Thường trực và Công đoàn thì văn phòng sẽ:

+ Giúp Thường trực và công đoàn trong việc sơ kết, tổng kết, đánh

giá kết quả đại hội công nhân viên chức của các đơn vị, hội nghị dân chủ các ban ngành và hội nghị dân chủ cơ quan

+ Giúp Thường trực và công đoàn cơ quan theo dõi, tập hợp kết quả

bình xét thi đua tập thể, cá nhân hàng tháng, quí, 6 tháng

+ Tham mưu cho lãnh đạo và phối hợp Công đoàn chăm lo đời sống

tổ chức thăm hỏi cán bộ nhân viên cơ quan khi ốm đau, hiếu, hi, quản lý các khu tập thé

- Quan hệ với các Ban và đơn vị thường trực:

+ Văn phòng có trách nhiệm thông tin liên lạc thường xuyên với các

ban, đơn vị với thường trực, Ban thường vụ và BCH trong việc bồ trí sắp

xếp lịch làm việc Báo cáo và thông báo các kết luận, nghị quyết v những

vấn đề liên quan đến các ban và công việc của từng đơn vị thực hiện

+ Văn phòng có quan hệ phối hợp thống nhất trong việc thực hiện ý

kiến chỉ đạo của Thường trực (triển khai công việc, hướng dẫn biện pháp tổ chức thực hiện đối với các cấp của Công đoàn và phong trào công nhân lao

động

- Quan hệ làm việc với chỉ bộ, tổ công đoàn văn phòng:

+ Văn phòng với chỉ bộ Đảng là quan hệ phối hợp động viên thông

qua Đảng viên làm tốt công tác chính trị, tut, thực hiện nhiệm vụ chuyên

môn do Thường trực giao phó

- Quan hệ giữa văn phòng với công đoàn quận, huyện, ngành:

+ Văn phòng là cầu nối giữa BTV, BCH với các ban khác trong LĐLĐ, với Công đoàn cấp trên cơ sở và Công đoàn cấp dưới cơ sở đề triển khai chương trình, Nghị quyết, Chỉ thị công tác của cấp trên Giúp các cấp

Công đoàn vận dụng và cụ thể hoá đề tổ chức thực hiện công tác xây dựng

đội ngũ công nhân và xây dựng tô chức công đoàn

+ Văn phòng là đầu mối thông tin duy trì thông tin hai chiều thường xuyên từ cơ sở đến thành phố và ngược lại giúp BTV, BCH, Thường trực

và các phòng, ban, đơn vị có điều kiện xử lý giải quyết công việc kịp thời

có hiệu quả

I2 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUAN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHÓ HÀ NỘI

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

* Mô hình tổ chức nơi làm việc của văn phòng:

- Văn phòng đặt trong trụ sở làm việc của LĐLĐ Hà Nội tại 51 Ly Thái Tổ - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

- Văn phòng được bố trí theo phong cách truyền thống (khép kín)

được nhà kiến trúc sư người Pháp thiết kế và xây dựng từ thời Pháp thuộc Sau khi LĐLĐ tiếp quản, cho sửa chữa lại và bố trí các phòng, ban, đơn vị theo mặt bằng hiện tại có sẵn

- Ưu điểm lớn nhất là tạo sự yên lặng cho cán bộ cơ quan trong và

ngoài giờ làm việc Bên cạnh đó cách bố trí này đòi hỏi tính tự giác cao của người cán bộ trong công việc của mình Vì không thể kiểm tra thường

xuyên, giám sát công việc cho từng cán bộ được Có thể dẫn đến tình trạng

trốn việc, bỏ bê công việc của cán bộ ảnh hưởng tới công việc chung của

cơ quan

- Việc bố trí các phòng ban chưa hợp lý do đó cán bộ khi cần trao đối công việc với nhau mắt nhiều thời gian Do lối kiến trúc hiện có chưa phù hợp về mặt không gian, thời gian, các phòng ban chưa liên hoàn vị trí cách

xa nhau

Với mặt bằng cơ quan hạn chế thì việc bố trí các phòng ban hiện tại

cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc và cán bộ trong cơ quan

* Tình hình đội ngũ cán bộ trong văn phòng:

- Số lượng: Văn phòng LĐLĐ Thành phố Hà Nội hiện cso 17 cán bộ

chiếm 29,31% tổng số cán bộ trong cơ quan Trong đó có cán bộ biên chế, tập sự và cán bộ hợp đồng

- Độ tuổi cán bộ từ 24 đến 57 Trong đó 12 cán bộ nam chiếm 70,59% tông số cán bộ trong văn phòng và 5 cán bộ nữ chiếm 29,41% cán

bộ trong văn phòng Cán bộ nam giấp 2,4 lần cán bộ nữ

- Trình độ cán bộ trong văn phòng: không đồng đều Cụ thẻ:

+ Trình độ thạc sĩ có 1 cán bộ (chuyên viên tổng hợp)

+ Trình độ đại học có 4 cán bộ (2 cán bộ lãnh đạo, I chuyên viên

công nghệ thông tin, I chuyên viên văn thư - lưu trữ)

Các cán bộ này được đào tạo từ nhiều chuyên môn khác nhau kinh tế, lịch sử, văn học, công nghệ thông tin, báo chí, công đoàn, lưu trữ học và

quản trị văn phòng

+ Trình độ trung cấp có 2 cán bộ: tạp vụ, lái xe

+ Trình độ dưới trung cấp chủ yếu là cán bộ thuyên chuyền công tác các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác về tạp vụ và bảo vệ thì công việc không đỏi hỏi trình độ chuyên môn cao

Ngoài ra, LĐLĐ khá quan tâm công tác tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ của cơ quan Hàng năm, phân bổ kinh phí để phục vụ cho công

tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Thực hiện hình thức

tuyển dụng theo đúng quy định của Nhà nước LĐLĐ đựat quan hệ với các

trường đào tạo Đại học Công đoàn, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn

Cử cán bộ tham gia lớp học ngắn hạn, đài hạn, tổ chức các buổi nói chuyện, trao đối kinh nghiệm, động viên khuyến khích cán bộ nâng cao

trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc trong tình hình mới

* Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:

- Phân công lao động khoa học trong văn phòng: tại LĐLĐ các đồng chí lãnh đạo văn phòng đều đã tốt nghiệp đại học và có thâm niên công tác

trong công đoàn nên vốn kinh nghiệm dày dạn và phong phú

+ Đồng chí Chánh văn phòng là cử nhân Đại học kinh tế quốc dân và

Phân viện Báo chí Tuyên truyền tuy không đúng ngành nghề chuyên môn

đào tạo nhưng đồng chí có 20 năm kinh nghiệm trong quản lý Nhiệm vụ là

chuyên phụ trách tổng hợp, soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức và nội

dung văn bản Xây dựng và chuẩn bị nội dung chương trình, kế hoạch công

tác và văn bản quản lý của Thường trực BTV, BCH Có thấm quyền ký các

báo cáo định kỳ và đột xuất ngoài ra ký các văn bản hành chính khác được

ủy quyền của thường trực

+ Phó văn phòng hành chính - quản trị là cử nhân văn học giúp việc cho Chánh Văn phòng cũng có nhiều năm công tác trong công đoàn từ cơ

sở, đồng chí có khá nhiều kinh nghiệm trong quản lý hoạt động công đoàn + Phó văn phòng tông hợp giúp việc cho chánh văn phòng là cử nhân

sử học hiện nay là thạc sĩ, có nhiệm vụ phụ trách nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của cấp trên; theo dõi tình hình hoạt động công đoàn các cấp; khảo

sát thực tế làm cơ sở để viết bài phản ánh tham mưu, đề xuất bằng văn bản với lãnh đạo văn phòng; soạn thảo văn bản do lãnh đọ văn phòng, và

thường trực giao; soạn bảo báo cáo đột xuất và giấy mời theo lịch tuần,

tổng hợp tư liệu, số liệu giúp Phó chánh văn phòng và Chánh văn phòng trong qúa trình chuẩn bị soạn thảo các văn bản

+ Cán bộ phụ trách về công tác thông tin, đánh máy, in tài liệu là cử nhân chuyên ngành công nghệ thông tin; có trách nhiệm quản lý phòng

may, in ấn tài liệu; quản lý vận hành mạng nội bộ đảm bảo hiệu quả an toàn

theo quy định của cơ quan, khai thác tổng hợp thông tin phục vụ cho công việc của Thường trực và văn phòng

+ Cán bộ phụ trách Văn thư lưư trữ :đã tốt nghiệp chuyên ngành Lưư trữ học và Quản trị Văn phòng được đào tạo chính quy và bài bản nghiệp

vụ chuyên môn về văn thư lưu trữ (hiẹn học cao học chuyên ngành lưu trữ

và tư liệu học) Cán bộ vă thư kiêm nhiệm cả lưu trữ, lễ tân, phục vụ khánh

tiết, các hoạt động đối ngoại và tiếp khách cơ quan

+ Nhân viên ở các bộ phận khác: Tạp vụ, cấp dưỡng, bảo vệ, lái xe đều tốt nghiệp THPT và trung cấp có trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc

Như vậy, về cơ bản thì việc tổ chức lao động khoa học cho cán bộ trong văn phòng tại LĐLĐ tương đối hợp lý với điều kiện thực tế cơ quan

* Cách bó trí,sắp xếp nơi làm việc cho cán bộ văn phòng:

- Đi đôi với công tác tổ chức lao động khoa học là bố tri sắp xếp nơi làm việc cho cán bộ văn phòng để tạo hiệu quả công việc cao Nơi làm việc cho cán bộ văn phòng rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cán bộ rất lớn Do đó LĐLĐ rất quan tâm tới công tác

này trong văn phòng

+ Sắp xếp các tổ, bộ phận, đội ở tầng 1 của cơ quan Phòng Thường

trực được bố trí ngay cửa ra vào cơ quan, thuận lợi cho việc quản lý, theo đõi, cho khách đến liên lạc cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan

+ Phòng vi tính được bồ trí cạnh phòng CVP: Văn thư là nơi tiếp xúc với nhiều người trong cơ quan và khách đến liên hệ công tác Do đó, được

bố trí ngay tầng 1 Thuận lợi cho việc tiếp nhận và luân chuyến công văn

giấy tờ

Phòng CVT được bố trí cạnh phòng văn thư, rất thuận lợi cho việc chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra của lãnh đạo đối với công việc được giao, đồng thời văn thư sẽ xin được ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo công việc cho lãnh

đạo văn phòng

Phòng của CVP tổng hợp ngay bên trái cạnh phòng văn thư rất thuận lợi trong trao đôi công việc

Ưu điểm nữa, phòng lưu trữ được bố trí gần với phòng văn thư cuối

dãy hành lang cho nên công tác kiểm tra tìm tài liệu khi cần thiết khá hiệu quả

Đội xe được bố trí một phòng ở tầng 1, có bãi đậu xe để đảm bảo

phục vụ kịp thời cho cán bộ đi công tác theo lịch phân công Tầng I có thêm I1 phòng coh nhân viên tạp vụ va | phòng làm căng tin cho cơ quan có

diện tích khá rộng trang bị đầy đủ vật dụng cần thiết phục vụ cho ăn uống

Phòng ké tân được bố trí ở tầng 2 cạnh phòng họp lớn Đây là phòng

họp thường trực của Liên đoàn phục vụ cho các cuộc họp của cơ quan và được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết phục vụ cho hội họp

* Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng

Công tác văn phòng rất đa đạng về công việc, mục đích đạt đến trong

giải quyết công việc là hiệu quả của nó Do đó công tác văn phòng không

chỉ dựa vào nguồn nhan lực mà cần có trang thiết bị phục vụ cho giải quyết

công việc của con người Đó là một trong những yếu tố tạo nên một văn phòng hiện đại Đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc hay không phụ thuộc rất nhiều vào trang thiết bị Không chỉ đảm bảo tiết kiệm thời gian

công sức mà còn giúp cho việc xử lý cung cấp thông tin kịp thời và chính

xác cho lãnh đạo

Trang thiết bị đến thời điểm này ở LĐLĐ khá đầy đủ Thống kê dưới

đây cho thấy phần nào thực trạng sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan:

1 Máy tính |Samsung | 7 Chiếc Soạn thảo văn bản, truy

(bộ) tìm thông tin, quản lý

văn bản đi - đến kết nối

mạng nội bộ (LAN) truy cập Internet

2 Máy in Laser Jet | 03 chiéc In van ban (A3, A4)

3 May Gestenerr | 03 chiéc Sao chup van ban

photo

copy

4 Máy huỷ |MS- 01 chiếc Huỷ tài liệu hết giá trị

5 Máy fax Panasonic | 01 chiéc Nhận, gửi fax

6 Điện thoại | LG 04 chiếc Trao đổi, liên lạc

trên máy Scanner

những tài liệu cũ nát ở lưu trữ

§ Tủ, giá để | Giá gỗ 04 chiếc 03 lưu văn bản, giấy tờ

tiếp khách

11 Quat thông gió LS 04 chiéc Đặt trong các bộ phận => lưu thông không khí

Tại văn phòng có một máy tính riêng chỉ dùng cho việc đăng ký văn

bản đi, đến do cán bộ văn thư chuyên dụng

Những máy còn lại đặt trong phòng máy cạnh phòng văn thư dùng

cho soạn thảo văn bản Ngoài những hệ điều hành được sử dụng rộng rãi hiện nay Window 98, 2000, Win XP, LDLD còn nối mạng nội bộ (LAN) dé

tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban bằng cách gửi các file xuống phòng máy để in văn bản, tài liệu ở đây Máy photo đặt ở ngay trong phòng máy để phục vụ đồng thời việc sao in văn bản

Máy fax đặt tại phòng văn thư đo đồng chí phó văn phòng quản trị

hành chính phụ trách để trao đổi liên lạc với các cơ quan khác trong và ngoài nước Phòng của lãnh đạo văn phòng và phòng văn thư được trang bị

máy điện thoại giúp cho việc cung cấp thông tin kịp thời và cập nhật cho

tính nội bộ tại LĐLĐ Thành phố Hà Nội" (2004) Một loạt máy tính và

thiết bị mới được mua và lắp đặt góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất

lượng, hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ văn phòng nói tiêng, của

hệ thống cơ quan nói chung

* Phương pháp kinh nghiệm tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng

Đây là phần quan trọng không thẻ thiếu trong công tác tổ chức điều

hành hoạt động của văn phòng Con người quyết định công việc Do vậy

đội ngũ cán bộ, công chức ở đây rất được coi trọng và đánh giá cao trong

kinh nghiệm quản lý của mình Nhất là những đồng chí có thâm niên công

tác trong Liên đoàn

Có thể nói bất kỳ cơ quan nào hoạt động văn phòng không thể không

có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn Đó chính là qui chế làm việc cua văn phòng

và các phòng ban Quy chếc làm việc cần được xây dựng khoa học hợp lý,

có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với từng chuyên viên trong văn phòng Bản qui chế được xây dựng cụ thể chi tiết và chặt chẽ sẽ tác động

tới tinh thần trách nhiệm của cán bộ rất lớn Đây là thước đo cho lãnh đạo

và Chánh văn phòng đánh giá kiểm tra công việc giao cho cán bộ đảm

Chương I: Quy định chức năng nhiệm vụ của văn phòng

Chương 2: Quy định trách nhiệm và quyền hạn của chánh văn phòng,

Phó văn phòng và cán bộ trong văn phòng

Chương 3: Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng

Chương 4: Các điều khoản thi hành

LĐLĐ hiện nay đang thực hiện công tác trẻ hoá đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ cho cán bộ bằng cách cử đi học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao hơn Cán bộ sau đào tạo được

sắp xếp đúng chuyên ngành và có khả năng thích ứng công việc nhanh

Công tác này hiên nay được triển khai thực hiện khá tốt

Bên cạnh đó, cán bộ văn phòng không ngừng được học hỏi trau đồi kinh nghiệm giữa cán bộ đi trước và cán bộ trẻ Đề họ có thể đảm nhận

khối lượng công việc ngày càng phức tạp và nặng nề hơn Trong hoạt động

văn phòng thì việc quan hệ với các phòng, ban trong cơ quan đề cùng phối hợp thực hiện chức năng nhiệm vụ một cách nhịp nhàng và hiệu quả là điều

cần kíp

Tinh thần tự giác, ý thức tổ chức ký luật của cán bộ nhân viên văn phòng cần phải được nâng cao Để thúc đây tiến độ giải quyết công việc

được nhanh gọn hiệu quả Người lãnh đạo bao giờ cũng phải lưu tâm động

viên khuyến khích tinh thần làm việc của cán bộ trong văn phòng

Kèm theo là việc chấp hành nghiêm chỉnh những hướng dẫn chỉ thị của cấp trên Yêu cầu tối hiểu của cán bộ văn phòng cần phải có ý thức

Không chỉ lãnh đạo phải thực hiện mà từng cán bộ trong cơ quan cần thực hiện tốt

Văn phòng luôn phải là bộ phận chủ động trong công tác tham mưu cho lãnh đạo về công tác chỉ đạo chung và chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng Để văn phòng có thể làm tốt nhiệm vụ của mình đóng góp tích cực

cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng cần có kế hoạch định kỳ cụ thể các buổi họp giao ban, tổng kết đánh giá kết quả, những ưu điểm hạn chế về quản lý chuyên môn

Để phát huy mặt mạnh, khắc phục mặt yếu rút kinh nghiệm trong điều hành quản lý hoạt động của cơ quan

Đơn vị phòng ban trực thuộc cần thực hiện đầy đủ đinh kỳ chế độ

báo cáo với Thường trực lãnh đạo Đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên cho lãnh đạo cơ quan trong việc theo dõi đôn đốc quản lý hoạt động

của các phòng ban, đơn vị Đồng thời lãnh đạo phải thông báo, chỉ đạo

hướng dẫn bằng văn bản kịp thời xuống các phòng ban, đơn vị để tiện cho việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ phòng, ban, đơn vị cụ thể

2.2 Công tác văn thư

- Giống các cơ quan khác, LĐLĐ cũng tiến hành hoạt động nghiệp

vụ từ xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải quyết văn bản, quản lý con

dấu, lập hồ sơ phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan nhanh

chóng, kịp thời và chính xác

* Chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan về công tác văn thư:

Được sự quan tâm của lãnh đạo và văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan Công tác văn thư ở LĐLĐ

được chỉnh đốn và đi vào hoạt động có nề nép

- Hệ thống văn bản chỉ đạo: Quy chế làm việc của cơ quan năm

2006 theo quyết định số 263/QĐ-LĐLĐ ngày 5/7/2006 của Thủ trưởng cơ quan LĐLĐ Thành phố Hà Nội

+ Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phòng công đoàn tháng 7/2005 của Tổng LĐLĐ Việt Nam trong đó chương II quy định công tác văn thư, chương 3 quy định công tác lưu trữ và hướng dẫn thể thức và cách trình bày văn bản của tổ chức công đoàn Trên cơ sở này, LĐLĐ Thành phố Hà Nội ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ, thể thức văn bản

áp dụng cho các ban, đơn vị và ngành trực thuộc Liên đoàn

Hiện nay, công tác văn thư tại Liên đoàn thực hiện dựa trên quy định hiện hành của Nhà nước Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, nghị định I10 và Nghị dinh 111 về công tác văn thư, lưu trữ Thông tư số 55 của Bộ Nội vụ,

trên cơ sở đó Liên đoàn xây dựng và ban hành văn bản về công tác văn thư

trong tổ chức công đoàn thực hiện thống nhất theo qui chế kèm theo quyết định 1219/QĐ-TLĐ (2005) của Đoàn chủ tịch tống LĐLĐ Việt Nam Quy chế này quy định cụ thể về thầm quyền ban hành văn bản, thâm quyền ký;

thể thức văn bản; tổ chức và quản lý công văn đi đến; tổ chức, quản lý, sử

dụng con dấu lập hồ sơ hiện hành và xem xét đánh giá tài liệu nộp lưu Đây

là căn cứ để cán bộ phụ trách công tác công văn giấy tờ thực hiện thống nhất và đồng bộ trong toàn hệ thống cơ quan

Nhận thức được tầm quan trọn của công tác văn thư lãnh đạo Liên đoàn rất quan tâm đến nâng cao trình độ, chất lượng đội ngũ cán bộ văn

phòng để đáp ứng giải quyết công việc nhanh và đạt hiệu quả cao hơn Lãnh đạo Liên đoàn thường cử cán bộ đi học các lớp tập huấn do Tổng LĐLĐ Việt Nam tô chức, Cục văn thư - lưu trữ Nhà nước, Trường Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn tổ chức

Đi đôi công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ thì việc hiện đại hoá trang

thiết bị văn phòng cũng được chú trọng Năm 2002 Liên đoàn chính thức đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Tổng LĐLĐ Việt Nam xây dựng Năm 2004 Liên đoàn cho xây dựng đề án kết nối mạng LAN đầu tư

trên 1,2 tỷ đồng cho mua sắm trang thiết bị mới Đưa phần mềm và mạng nội bộ vào sử dụng đã phát huy tác dụng và hiệu quả giải quyết công việc

khá cao

* Biên chế chuyên trách

Bộ phận văn thư Liên đoàn thuộc cơ cấu văn phòng hoạt động cơ quan luôn gắn với hoạt động văn thư lưu trữ Hiện nay Liên đoàn có một

cán bộ văn thư phụ trách kiêm nhiệm cả lưu trữ và lễ tân Cán bộ này đã tốt

nghiệp chuyên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng, hiện đang theo học

tiếp cao học tại Đại học KHXH & NV

Hàng ngày, cán bộ văn thư chịu trách nhiệm đăng ký văn bản đi, đến,

quán lý văn bản đi đến kiểm tra văn bản giúp chánh văn phòng khi được uỷ quyén Ghi bì, in ấn, thuyên chuyển công văn cần chuyển gấp Chuyên

viên soạn thảo in ấn hỗ trợ cán bộ văn thư khi khối lượng công việc quá lớn

* Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản

Tại Điều 5 mục 1 chương II Quy chế công tác xây dựng bàn hành và công tác văn thư - lưu trữ trong tô chức công đoàn của Tổng LĐLĐ Việt

Nam quy định LĐLĐ Thành phố Hà Nội trực thuộc Trung ương được

quyền ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, Chương trình, Quy chế, Lời

kêu gọi, Quyết định, Quy định, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Tờ trình, Kế

hoạch, Công văn trong đó phần lớn là quyết định và công văn chiếm số lượng lớn nhất Hàng năm trung bình khoảng trên 2000 văn bản Số liệu

thống kê 3 năm gần đây: 2004, 2005, 2006

Tổng 2207 2521 2539

Văn bản của Liên đoàn được gửi đi nhiều cơ quan khác nhau, theo thống kê chúng tôi thu được các cơ quan thường xuyên trao đổi với Liên

đoàn bàng văn bản có Tổng LĐLĐ Việt Nam (cơ quan cấp trên chủ quản)

Nội dung cơ bản của văn bản gửi lên Tổng LĐLĐ Việt Nam chủ yếu là báo

cáo tình hình và kết quả thực hiện công tác xin ý kiến chỉ đạo Ngoài ra còn

số lượng văn bản không lớn lắm gửi UBND TP, Thành uỷ Hà Nội để báo cáo phối hợp thực hiện

Một lượng văn bản lớn gửi xuống LĐLĐ các quận, huyện, công đoàn ngành, công đoàn cấp trên cơ sở, công đoàn cơ sở, đơn vị trực thuộc

Các văn bản phản ánh chủ trương, kế hoạch của LĐLĐ TP thông báo các văn bản phân công công việc Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Quy trình thủ tục soạn thảo được quy định rõ trong Quy chế về công tác xây dựng ban hành

và công tác văn thư lưu trữ của các tổ chức công đoàn do Tổng LĐLĐ Việt Nam ban hành Trình tự thủ tục được tiến hành cụ thể như sau:

Bước 1: Phân công soạn thảo

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo

văn bản trong đơn vị theo quy trình quy định Căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng đơn vị giao cho tô chức, cá nhân

soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Bước 2: Xây dựng và soạn thảo văn bản

Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo phải xác định nội dung

văn bản theo vấn đề cần giải quyết và hình thức văn bản phù hợp với nội

dung, xác định độ mật, độ khẩn của văn bản (nếu thấy cần thiết) Chuẩn bị thu thập tư liệu, thông tin tiến hành soạn thảo (xin ý kiến đóng góp đối với

những văn bản quan trọng) Văn bản có liên quan đến phòng, ban chức năng cần tham khảo xin ý kiến của các phòng, ban để đảm bảo nội dung

chuyên môn văn bản soạn thảo và ban hành Nội dung văn bản phải rõ ràng đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

Bước 3: Duyệt bảo thảo

Bản thảo văn bản phải do người có thâm quyền ký văn bản duyệt Việc sửa chữa, bố sung vào bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định Khi trình duyệt bản thảo phải kèm theo những tài liệu

có liên quan (nếu có)

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Sau khi bản thao được duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận đánh

máy nguyên văn bản thảo, sau khi được người có thâm quyền sửa chữa, pai trình bày đúng thể thức và kỹ thuật Nếu phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo phải hỏi lại xin ý kiến người soạn thảo hoặc người

duyệt bản thảo sau đó mơi đánh máy tiếp Chỉ được nhân bản đúng số

lượng yêu cầu Không được cắt dán chữ ký để nhân bản văn bản đồng thời gĩư gìn bí mật nội dung, đánh máy nhân bản đúng thời gian và số lượng

yêu cầu

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành và trình ký

Người được giao soạn thảo văn bản phải đọc soát kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành

văn bản trước khi ký đóng dấu ban hành

Trình ký văn bản chính thức kèm theo bản thảo đã được duyệt Trong may năm gần đây công tác soạn thảo văn bản Liên đoàn có nhiễu tiến bộ, văn bản ngày càng được đảm bảo đúng qui trình soạn thảo theo quy định

trong quy chế

* Quản lý văn bản:

- Quản lý văn bản đi:

LĐLĐ có phần mềm quản lý văn bản đi Sau mỗi năm được in và đóng quyến để tiện cho viêc tham khảo tra cứu nếu như có sự cố khách

quan xảy ra

Bước 1: Kiểm tra:

Đối với văn bản trước tiên đo chuyên viên các ban tự soạn thảo theo

yêu cầu của Trưởng ban hoặc do chuyên viên đánh máy soạn thảo theo yêu

cầu của thường trực hoặc Chánh văn phòng Văn bản được soạn thảo tại

phòng, ban nào phải được lãnh đao phòng, ban đó kiểm tra về nội dung và

ký nháy vào cuối nội dung văn bản

Văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản về thể thức và xem qua nội

dung văn bản Trong khi kiểm tra nếu thấy có vấn đề gì sai sót có thể trao đổi với người soạn thảo để chỉnh sửa kịp thời Trong trường hợp người soạn thảo không nhất trí sửa lại thì văn thư báo cáo cho người ký văn bản giải quyết Bước 2: Trình lãnh đạo văn phòng kiểm tra

Sau khi văn thư kiểm tra thể thức, Chánh văn phòng là người được trình kiểm tra tiếp theo Nếu đúng và chính xác về nội dung thì ký nháy vào cuối đòng chức danh người ký và chuyền về văn thư đã đăng ký

Bước 3: Đăng ký văn bản đi và hoàn thiện văn bản

Văn bản sau khi kiểm tra đã đảm bảo về nội dung và hình thức, văn thư sẽ đăng ký dữ liệu vào máy và ghi số ký hiệu văn bản Sau khi có chữ

ký của người có thẩm quyền, văn thư sẽ đóng đấu vào văn bản, tuỳ từng

loại văn bản mà văn thư ghi số ký hiệu riêng và đóng dấu riêng Loại dấu thường gặp đóng trong các văn bản của Liên đoàn là đấu của BCH Liên

đoàn Văn thư đóng đấu"mật", "khẩn" nếu có Tại Liên đoàn mỗi loại văn bản được đánh theo một hệ thống số riêng

(Phụ lục - mẫu số đăng ký văn bản đi)

Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội quản lý văn bản đi trên máy Hết năm được in và đóng quyền

Bước 4: Chuyển giao văn bản và theo dõi chuyển giao

Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo giữ bí mật nội dung và phải lấy chữ ký cả chính quyền, cá nhân nhận văn bản Trong bộ phận văn thư của Liên đoàn thì không có cán bộ văn thư giao liên Bởi vậy trong

trường hợp công văn khẩn, cán bộ văn thư phải trực tiếp chuyên đi còn văn bản thì thông thường được chuyền qua đường bưu điện

Lưu văn thư đi

Sau khi đăng ký vào số, đóng đấu, chuyển phát văn bản thì giữ lại bản gốc để sau này nộp vào lưu trữ cơ quan Bên cạnh đó bộ phận soạn thảo giữ lại một ban dé theo dõi qua trình giải quyết công văn Thực tế bộ phận văn thư ở liên đoàn vẫn giữ lại bản gốc nhưng không được đóng dấu

đỏ Lý do khi có việc cần sử dụng lại văn bản này thì cán bộ có thể sao chép lại và xin dấu mới Vì thế khi nộp lưu vào lưu trữ văn thư không có

dấu đỏ, đây là nhược điểm cần khắc phục sớm

Quản lý công văn đến

Khối lượng văn bản đến Liên đoàn khá lớn Xuất phát từ nhiều nguồn, nhiều thời gian khác nhau gửi đến cho Liên đoàn Gộp chung lại

có thể thấy có 3 nhóm thời gian chủ yếu:

- Văn bản của cơ quan cấp trên: Chính phủ, Văn phòng chính phủ,

văn bản của UBND TP, Thành uỷ Các văn bản chủ yếu là Nghị định,

Quyết định, Chỉ thị, Công văn để truyền đạt những chủ trương, chính

sách của Nhà nước, thông báo hoặc phối hợp hoạt động với Liên đoàn

- Văn bản của cơ quan cấp dưới: của Liên đoàn cấp quận, huyện,

Công đoàn ngành, cấp trên cơ sở, Công đoàn cơ sở với các văn bản chủ yếu là Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình kết quả hoạt động hoặc đề xuất kiến nghị với Liên

đoàn Lao động xem xét và giải quyết các vấn đề cụ thé

- Văn bản của các đối tác và cá nhân có liên quan: Lượng lớn là văn bản của các tổ chức nước ngoài muốn trao đổi, thảo luận về công tác

Công đoàn, đơn thư khiếu nại của các cá nhân

Qua khảo sát và thống kê chúng tôi thấy số lượng công văn đến ít hơn công văn đi của Liên đoàn Các loại công văn được gửi đến: quyết

định, công văn, chỉ thị, thông báo, báo cáo phần lớn là của Tống Liên đoàn, UBND, Thành uỷ Hà Nội, Liên đoàn quận, huyện, ngành, cấp trên

cơ sở, Công đoàn cơ sở và đơn vị trực thuộc

Số lượng thành phần được thể hiện qua bảng thống kê dưới đây

tiếp mang tới, thủ trương cơ quan mang về đơn thư cá nhân mang tới Tắt

cả đều quản lý theo quy trình gồm

4 Công đoạn sau:

Tiếp nhận, phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đền: Văn bản đến

bất kỳ đều qua văn thư đề làm thủ tục đăng ký, quản lý văn bản Sau khi nhận công văn nếu là công văn thường thì văn thư phải phân loại công văn sau đó mới bóc bì và đăng ký vào số, máy tính

Tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội chúng tôi thấy văn thư

cơ quan sau khi nhận được văn bản nếu là văn bản thường thì làm thủ tục

bóc bì, sau đó đọc qua nội dung văn bản rồi mới phân loại: cần giải quyết

gấp loại hình bình thường, loại nghiên cứu tham khảo và loại không đúng

thể thức thiếu các yếu tố ngày, tháng, trích yếu, thiếu kế hoạch, ký không đúng thấm quyên Với những loại văn bản này phải trả lại nơi gửi đồng

thời phải nêu lý do gửi trả lại văn bản Việc bóc bì công việc rồi mới phân loại sẽ đảm bảo phân loại một cách chính xác Vì thông qua xác định nội

ký vào máy mà chuyên ngay vào ngăn đựng công văn của các phòng, ban trong tủ để công văn Những văn bản gửi đích danh người nhận thì được

chuyển trực tiếp đến nhiều nhận Nếu nội dung văn bản gửi đích danh

nhưng có liên quan đến công việc chung thì nhiều nhận văn bản có trách

nhiệm ghi ý kiến xử lý và chỉnh lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi

chuyển cho tổ chức hoặc cá nhân có thâm quyền giải quyết

Bước 2: Chuyển giao văn bản cho lãnh đạo văn phòng

Công văn đến sau khi được đóng dấu đến sẽ được trình lên Liên đoàn Văn phòng (CVP) để xin ý kiến chuyên cho cá nhân hay bộ phận có thâm quyền giải quyết Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình chuyên giao ngay theo đúng mức độ khẩn để được xử lý kịp thời

Bước 3: Lấy số và chuyển văn bản đến cán bộ có thấm quyền giải

yêu cầu của nội dung văn bản

Tra tìm văn bản đến bằng phầm mềm quản lý văn bản (phụ lục

Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác văn bản đến

*Quản lý văn bản mật

Hiện nay, Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội vẫn chưa có văn

bản nào quyết định quản lý văn bản mật, ngay cả trong quy chế văn thư

của văn phòng Trong quy chế về công tác xây dựng, ban hành văn bản và

công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức công đoàn của Tổng liên đoàn lao

động Việt Nam đã có quyết định cơ bản nhất về việc quản lý văn bản mật

Quy định thể hiện trên hai phương diện:

Bước I1- Nhận tài liệu mật: Tất cả tài liệu mật đến bằng con đường

nào đếu được văn thư đăng ký vào máy và gửi đến cho người có trách

nhiệm giải quyết công việc Nếu tài liệu mật trên bì có ghi "Chỉ người có

tên mới được bóc bì" thì văn thư sẽ đăng ký số ở ngoài phong bì và

chuyển đến cho người có tên trên phong bì Nếu tài liệu mật lại có dấu

khan ma người có tên trên phong bì đi vắng thì văn thư sẽ chuyển cho người khác có trách nhiệm giải quyết thay chứ không được bóc bì

Bước 2 - Gửi tài liệu mật: Tài liệu mật được đăng ký vào máy tính như văn bản thông thường, chỉ có thêm một nội dung được đăng ký "Độ mật" Đối với các tài liệu mật, điện mật khi gửi phải kèm theo phiếu gửi

và bỏ vào hai phong bì trong đóng dấu mật và đấu niêm phong, bì ngoài

đóng dấu "mật" Bì công văn phải ghi rõ tên đơn vị gửi, số ký hiệu công

văn có trong bì Khi chuyển giao chú ý yêu cầu nơi nhận ký nhận và trả lại phiếu cho nơi gửi

Nhận xét: Văn thư Liên đoàn Lao động thực hiện khá tốt việc quản

lý văn bản đi, đến theo những quy định chung của Nhà nước của Tổng

liên đoàn lao động Việt Namvề công tác công văn giấy tờ Nhờ vậy, việc quản lý văn bản của Liên đoàn lao động Việt Nam khá chặt chẽ, đảm bảo

độ chính xác, kịp thời và giữ bí mật nội dung văn bản

- Đối với những van đến thường, nhân viên văn thư vào số và

chuyên đến CVP xử lý mỗi ngày 2 lần (sáng và tối)

- Đối với văn bản đến có đấu khẩn văn thư sẽ chuyến ngay tới người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn Văn bản đi đến ngày nào phải nhập vào máy tính xong trong ngày đó, cuối ngày phải trình lên CVP xem xét và giải quyết Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân

chia đến các cá nhân, đơn vị

* Quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại

Nghị định 62/ CP ngày 22/09/1993 của Chính phủ về việc quản lý sử dung

con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội và Thông tư liên tịch Bộ Công

an - Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam số 03/2000/TTLB ngày

15/03/2000 về việc khắc, quản lý và sử dụng con đấu của tổ chức công

đoàn

Văn phòng hiện đang quản lý sử dụng sau: Dấu Ban chấp hành Liên

đoàn lao động thành phố Hà Nội, dấu Đảng đoàn LĐLĐ Hà Nội, dấu

Công đoàn cơ quan, dấu tên, dấu chức danh của các đồng chí lãnh đạo Ngoài ra còn có dấu mật, khẩn

Tại khoản 3.4 Điều 3 chương I Quy chế làm việc của Văn phòng có

quy định: văn thư có trách nhiệm giữ và đóng dấu Văn thư phải chịu

trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp của mình về việc hiệu quả và sử dụng con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật khi con đấu bị sử dụng sai hoặc

bi mat

Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu lên văn bản đúng thê thức và có

chữ ký của người có thấm quyền, nếu thấy văn bản chưa đúng quy định phải báo cáo với lãnh đạo đề giải quyết Văn thư phải trực tiếp đóng dấu, không nhờ người đóng hộ Nghiêm cắm việc đóng dấu khống chỉ (trường hợp thử đấu thì phải huỷ ngay tờ giấy đóng dấu thử sau khi thử xong).

Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 hoặc 1⁄4 chữ

ký về phía bên trái

Con dấu phái được bảo quản an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc

Dấu phải được để trong tủ có khoá, sau khi đóng dấu phải cất ngay vào tủ Khi cán bộ văn thư giữ dấu đi ra khỏi chỗ làm việc phải khoá tủ cần thận Nếu trong trường hợp cần trao con dấu cho cán bộ khác phải được sử

dụng đồng ý của các cấp trên trực tiếp Việc quản lý sử dụng con người dấu chặt chẽ hợp lý cũng được xem là một trong những hình thức bảo vệ

bí mật của cơ quan có hiệu quả, tránh trường hợp cán bộ lợi dụng con đấu

của cơ quan để sử dụng bất hợp pháp

* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

- Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ

Lập hồ sơ là nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được

lập trong qúa trình giải quyết công văn và hoàn thành sau khi công việc kết thức Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công việc

giấy tờ một cách khoa học Đối với cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và nộp

lưu hồ sơ giúp cho việc quản lý công việc có kế hoạch lập và giữ các hồ

sơ cần thiết, tránh trùng lặp Hồ Chí Minh thiếu hồ sơ

- Quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:

Mục 3 trong Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phú về

công tác văn thư đã quyết định cụ thể trách nhiệm của cán bộ làm công tác có liên quan đến công việc giấy tờ trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Đối với công tác này trong Quy chế làm việc của Văn phòng Liên đoàn lao động Hà Nội chỉ đề

cập đến: Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ một cách khoa học và có hệ

thống giúp cho việc nghiên cứu tổng hợp phân tích tình hình được nhanh chóng và chính xác (khoản 3.3 Điều 3 chương ])

Trong quy định về công tác xây dựng, bảo hành văn bản và công tác

văn thư lưu trữ trong tổ chức Công đoàn của Liên đoàn lao động Việt Nam có quy định "Mỗi cán bộ công nhân viên của cơ quan Công đoàn đèu phải lập hồ sơ công văn đo bản thân phụ trách, hàng năm phải nộp lưu các

hồ sơ công văn đã làm xong" CVP giúp TTCQ trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan

Hồ sơ hiện hành được lập thành 2 loại: Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ

công việc

Hồ sơ nguyên tắc: Gồm các văn bản của Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn lao động về chế độ chính sách liên quan đến công việc mà cán

bộ chuyên môn đó phụ trách, theo dõi và giải quyết

Hồ sơ công văn: Căn cứ vào chức năng, công việc cụ thể được giao

và dựa vào một số đặc trưng phổ biến của văn bản như: vấn đề (nội dung)

văn bản đề cập đến, tên gọi, thời gian hoặc dựa vào danh mục hồ sơ cơ quan lập ra để tập hợp công văn, giấy tờ

- Yêu cầu của việc lập hồ sơ:

+ Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá

nhân lập hồ sơ

+ Đảm bảo các văn kiện trong hồ sơ có giá trị và làm bằng chứng

xác thực văn bản là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính

+ Các văn bản, giấy tờ có liên quan trong qúa trình giải quyết công văn trong hồ sơ Văn bản trong hồ sơ phản ánh qúa trình phát sinh, diễn biến và kết thúc công việc

- Nộp lưu hồ sơ vào lưut trữ:

Hàng năm các đơn vị, phòng ban thu thập những hồ sơ có thời hạn

bảo quản vĩnh viễn và lâu đài để nộp cho cán bộ hoặc bộ phận lưu trữ Các hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới 10 năm) hết hạn có thể đánh giá lại, nếu không cần lưu thêm thì có thể loại huỷ Khi đánh giá

phái thành lập hội đồng đánh giá giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét trình thủ trưởng cơ quan ra quyết định Việc nộp lưu phải căn cứ vào MLHS nộp lưu, bên giao và bên nhận phải kiểm tra đối chiếu hồ sơ và ký nhận vào biên bản bàn giao mỗi bên giữ 01 bản

Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn

phòng Liên đoàn lao động Hà Nội: Yêu cầu cán bộ, công nhân viên của cơ

quan lập hồ sơ hiện hành là vấn đề đã được đề cập đến không ít lần tại các

hội thảo về công tác văn thư, hiện nay vẫn là vấn đề bức xúc tại các cơ quan

- ý thức của cán bộ về việc lập hồ sơ: Hầu hết các cơ quan hành

chính ở nước ta hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu

trữ tại Liên đoàn lao động Hà Nội vẫn chưa được thực hiện một cách

nghiêm túc Vì cán bộ, công nhân viên không lập hồ sơ hiện hành gây trở ngại cho những người làm công tác công văn, giấy tờ khi tra tìm văn bản Nếu trường hợp văn bản giấy tờ bị thất lạc, mất mTSCĐ dẫn đến chậm trễ

khi giải quyết công việc

Việc lập hồ sơ tai Liên đoàn lao động Hà Nội: Cán bộ, công nhân viên tại các phòng ban ở Liên đoàn lao động Hà Nội đã chia tài liệu của

phòng ban mình thành các cặp, hộp chủ yếu dựa trên đặc trưng tên loại

văn bản ( ban tổ chức và Văn phòng); Ban Tuyên giáo và Ban Nữ công

chia tài liệu theo mặt hoạt động Những tài liệu này còn sử dụng cho việc giải quyết công văn của ban, các phòng thường xuyên nên nên nhiều

cặp, hộp đó chưa được nộp vào lưu trữ khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành

Tài liệu, hồ sơ trong phòng lưu trữ của Liên đoàn lao động Hà Nội chủ yếu là tài liệu do văn thư nộp vào

Công tác lập và nộp lưu hồ sơ là một trong những nghiệp vụ quan

trọng của công tác văn thư, có ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan đơn

vị Do vậy thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đến toàn bộ hoạt động của

cơ quan, đơn vị không chỉ trong hiện tại mà cả tương lai

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào Văn phòng Liên đoàn lao

đoạn 2001 - 2005 và được cụ thể trong Quyết định số 81/2001/QĐÐ - TTG

về việc phê duyệt chương trình hoạt động triển khai chỉ thị 58/CT - TW

do phó Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Từ sự quán triệt sâu sắc quyết

định của Đảng và Chính phủ, Liên đoàn lao động Hà Nội đã ý thức được

tầm quan trọng của công nghệ thông tin và đã dành những sự quan tâm

cho việc ứng dụng công nghệ này để nâng cao hiệu suất công việc của cơ

quan

* Mạng nội bộ tại Liên đoàn lao động Hà Nội (mạng LAN)

Liên đoàn lao động thành phố phát hành một lượng văn bản đến, số lượng tin, dữ liệu nhiều Việc khai thác thông tin khai thác dữ liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, tiện lợi Hiện nay việc khai thác trao đổi thông tin trên Web, Mail, Internet trở nên khá phổ biến, nghiên cứu cho xây dựng Liên đoàn lao động thành phố một hệ thống mạng nội bộ đáp

ứng nghiên cứu cấp thiết cho việc giải quyết của cơ quan

Qua tìm hiểu chúng tôi được biết năm 2003 Liên đoàn lao động

thành phố Hà Nội đã trình Tổng liên đoàn bản đề án "Đầu tư xây dựng hệ thống mạng máy tính nội bộ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội"

Tổng Liên đoàn đã ban hành Quyết định số 1795/QĐ - TLĐ ngày

28/10/2007 về việc phê duyệt dự án đầu tư xây dựng mạng máy tính nội

bộ của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội Liên đoàn lao động thành phố đã đầu tư 500 triệu để thực hiện dự án này từ thiết kế, mua sắm trang thiết bị, chi phí lắp đặt và cài đặt phần mềm, chi phí đào tạo, hướng dẫn cán bộ sử dụng Bên cạnh 6 máy tính phục vụ cho hoạt động của cơ

quan, Liên đoàn lao động thành phó Hà Nội đã đầu tư kinh phí trang bị 15 may tinh, 1 máy chủ cùng các trang thiết bị đi kèm phục vụ cho hệ thống mạng nội bộ và xây dựng đường truyền Internet tốc độ cao ADSL

Trước khi sử dụng mạng nội bộ, các ban trong Liên đoàn cứ trung

bình 4 người/ I máy việc chia sẻ dữ liệu trong nội bộ phải thông qua đĩa

mềm (dung lượng 1,4MB), tính năng bảo mật không cao ( nhiều loại viruts thế hệ mới có thể phá huỷ dữ liệu mà không thể hồi phục nguyên trạng Thông qua hệ thống mạng nội bộ, tài liệu, thông tin dữ liệu giữ các

phòng ban trong cơ quan được đảm bảo thông suốt, tiết kiệm được thời

gian và công sức cho cán bộ trong cơ quan

Dự kiến kết nối hệ thống công nghệ thông tin giữ Liên đoàn lao

động thành phố Hà Nội với Liên đoàn lao động quận, huyện, Công

đoàn ngành, Công đoàn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá

các hoạt động nghiệp vụ

Năm 2006, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã quyết định xây dựng đề án này vì đã dự tính được những hiệu quả tích cực khi đưa vào vận hành hệ thống kết nối thông tin giữa Liên đoàn lao động Hà Nội với các cấp Công đoàn cơ sở Nó sẽ cung cấp nguồn thông tin đầy đủ, chính

xác cho toàn bộ CBCNV trong Liên đoàn cũng như các cấp Công đoàn qua Website Đảm bảo khả năng truy cập vào hệ thống thông tin của Liên

đoàn lao động thành phố mọi lúc, mọi nơi phục vụ tối đa việc thu thập và

xử lý thông tin Khi dự án này chính thức được phê duyệt và cấp kinh phí đầu tư, đưa vào vận hành nó sẽ đem lại những hiệu quả đáng kể

Có được những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thoi, dé hiểu, đễ sử dụng, phục vụ cho điều hành và ra quyết định

Khả năng theo đõi dự kiến kết quả hoạt động và điều phối lập kế

hoạch của các hoạt động của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội

Hạn chế và trong nhiều tình huống loại bỏ những việc nhập thông

tin thừa, phát triển tốc độ xử lý thông tin liên quan đến quản lý hành chính

Dễ dàng có được các thông tin báo cáo với nội dung chỉ tiết được cập nhật chính xác

Nhanh chóng thu thập, lưu trữ lượng thông tin cần thiết phục vụ

hoạt động quản lý

Phục vụ trình chiếu của Liên đoàn trong việc tiếp đón các đoàn

khách các tỉnh và quốc tế đến thăm và làm việc, hội nghị, hội thảo của cơ

quan

CHƯƠNG II: NHẬN XÉT VÀ KIÊN NGHỊ VỀ CÔNG TAC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN

DOAN LAO DONG THANH PHO HA NOI

1 NHAN XET

Do thời gian khảo sát có hạn, chúng tôi tìm hiểu và đề cập về công tác quản trị hành chính văn nphòng và công tác văn thư một cách sơ lược Nhưng đó là những vấn đề cơ bản về mặt mạnh và mặt yếu của 2 công tác này tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Từ đây chúng tôi xin đưa

ra một số giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan

1.1 Ưu điểm

* Công tác quản trị hành chính văn phòng:

- Mô hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống như hầu hết các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra một không gian làm

việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ

Việc bố trí các bộ phận thuộc cơ cấu của văn phòng ở tầng 1 và ở

những vị trí gần nhau đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong khi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phối hợp với các bộ phận để giải quyết công việc từ đó tiết kiệm được thời gian, tiến độ giải quyết công việc được

đảm bảo

- Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng:

Đội ngũ cán bộ đang làm việc tại văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu công việc chuyên môn hàng ngày mà họ đảm nhận Đó đều là những cán bộ nhiệt tình, có trách

nhiệm với công việc được giao có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong

lĩnh vực công đoàn Đội ngũ cán bộ văn phòng không chỉ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ về công tác quản lý Nhà nước còn tâm huyết với nghề Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn Lao động thành phố Hà

Nội, lãnh đạo Văn phòng, đội ngũ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khoá học về chuyên môn nghiệp vụ

Thời gian gần đây việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ rất được coi trọng

đây chính là đội ngũ kế cận của cơ quan Những cán bộ trẻ trong Liên

đoàn Lao động đều được phân công đúng chuyên môn đã được đào tạo

Hon nữa, thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm với những

cán bộ công tác nhiều năm Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng ngày

càng được cải thiện rõ rệt

- Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng: Trong Liên đoàn Lao

động thành phố Hà Nội sự phân công lao động đối với từng cán bộ tương đối phức tạp Hầu hết các cán bộ được đảm nhiệm các công việc đúng chuyên môn đã được đào tạo Ngoài ra một số cán bộ được phân công kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, đây là cơ hội để cán bộ có điều

kiện phTSCĐ huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân

- Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng:

Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn, Văn phòng đã

tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công

nghệ hiện đại để phục vụ cho công việc chuyên môn Nhờ có những trang

thiết bị mà cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó còn giúp cho việc

quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác cho

lãnh đạo cơ quan

* Về công tác văn thư:

- Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công tác này đã

nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Thành phố Hà Nội, lãnh đạo

Văn phòng cũng như các cán bộ trong Liên đoàn Tháng 6/1996, Liên