THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU

Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban - Xây dựng chính sách chất lượng, chỉ định Đại diện lãnh đạo về chất lượng và thực hiện các công việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU

2.1 Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.1.1 Giới thiệu chung

Tổng công ty CNTT Nam Triệu (Tổng công ty VINASHIN Nam Triệu) làdoanh nghiệp Nhà nước do Tập đoàn CNTT Việt Nam (Tập đoàn kinh tếVINASHIN) đầu tư 100% vốn điều lệ Tổng công ty được thành lập theo Quyếtđịnh số 1061/QĐ-CT ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoànCNTT Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại, chuyển đổi từ Công ty CNTT Nam Triệu

- Tên tiếng Việt: Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Tên giao dịch quốc tế: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation

- Tên viết tắt: Nasico

- Trụ sở chính: thôn Nghi, xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên, TP Hải Phòng

Lịch sử 43 năm phát triển của Công ty được chia làm 3 giai đoạn:

Thời kỳ 1: 1966-1975

Trong bối cảnh cuộc chiến tranh phá hoại của Mỹ ngày càng mở rộng và ácliệt Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ngàynay - ra đời với nhiệm vụ tiếp nhận tàu đánh cá của Bộ Thuỷ sản để sửa chữa vàhoán cải thành tàu vận tải, lắp máy và sửa chữa các loại tàu nói trên

Đến tháng 11/1966 Công trường đóng thuyền biển được đổi tên thành XưởngZ21 Xưởng đã cho ra đời những sản phẩm thuyền buồm lắp máy từ 10T đến 40T;sửa chữa các phương tiện cho ngành đường biển; đóng mới thành công Ponton nổiP9 40T, giúp cảng Hải Phòng tiếp nhận những lô hàng siêu trường, siêu trọng doLiên Xô viện trợ; tham gia chế tạo thiết bị phá thuỷ lôi đầu tiên của Việt Nam

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖuNăm 1972 luận chứng kinh tế kỹ thuật về việc xây dựng nhà máy tại xã TamHưng, huyện Thuỷ Nguyên đã được triển khai Trong những năm tháng khó khăncác phong trào thi đua lao động sản xuất luôn được khơi dậy rộng khắp Đồng thờiđơn vị luôn hoàn thành kế hoạch Nhà nước giao

Với những đóng góp vào công cuộc xây dựng miền Bắc và giải phóng miềnNam đơn vị đã được Chính phủ và Bộ GTVT trao tặng nhiều bằng khen

Thời kỳ 2: 1976-1995

Tháng 06/1977 Xưởng Z21 được Bộ GTVT quyết định nâng cấp thành Nhàmáy Lê Chân với nhiệm vụ sửa chữa các phương tiện thuỷ loại nhỏ tại mặt bằngnhà máy và sửa chữa ngoài luồng đối với những tàu có trọng tải lớn hơn Tháng4/1983 Nhà máy tiếp nhận toàn bộ cơ sở sửa chữa tàu biển do Phần Lan viện trợ và

Bộ GTVT quyết định thành lập Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng tại thị trấnMinh Đức Lúc này hầu hết CBCNV đều tập trung cho Nhà máy sửa chữa tàu biểnPhà Rừng Một bộ phận nhỏ còn lại quản lý cơ sở của Nhà máy Lê Chân và đượcđổi tên thành Xí nghiệp Lê Chân trực thuộc Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng Hơn năm năm hoạt động theo mô hình xí nghiệp, tháng 11/1988 đơn vị được

Bộ GTVT quyết định trả lại tên Nhà máy Sửa chữa tàu biển Lê Chân độc lập vớiNhà máy Sửa chữa tàu biển Phà Rừng

Ngày 23/11/1989 nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Sửa chữa tàu biểnNam Triệu, hạch toán độc lập

Từ năm 1991 nhà máy đã từng bước nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnhtranh trên thị trường sửa chữa tàu biển Cũng vào thời gian này nhà máy đã thànhlập văn phòng đại diện tại nhà số 7B Hoàng Văn Thụ, Hải Phòng; sửa sang hệthống giao thông trong mặt bằng nhà máy Đơn vị đã tiếp nhận thêm Xí nghiệp sửachữa tàu biển trực thuộc Công ty Cung ứng và Dịch vụ hàng hải I - tiền thân củaCông ty Sửa chữa tàu biển Nam Triệu.Và cũng từ đó nhà máy được bổ sung một

số cán bộ chủ chốt có nhiều kinh nghiệm và năng lực điều hành

trên trường quốc tế Công ty tiếp tục ký thêm nhiều hợp đồng đóng tàu mới choCộng hoà liên bang Đức, Hà Lan… và thực hiện các dự án đóng tàu xuất khẩu.Với hướng đi chiến lược bền vững từ đầu tư chiều sâu đổi mới thiết bị, côngnghệ đến phát triển nguồn nhân lực, trình độ sản xuất của Công ty CNTT NamTriệu đã thay đổi về chất, tạo ra nhiều dòng sản phẩm chất lượng cao Không chỉdừng lại ở đó Công ty CNTT Nam Triệu đã không ngừng đi lên trong việc tìmkiếm bạn hàng, xứng đáng là một trong những con chim đầu đàn của Vinashin Đó

là việc ký được hợp đồng đóng mới seri tàu 700 TEU cho Cộng hoà Liên bangĐức và seri tàu 56200 DWT cho Nhật

Trong những năm gần đây, để phục vụ cho việc mở rộng và phát triển sảnxuất Công ty đã tuyển dụng mới hàng nghìn công nhân vào làm việc Nguồn lựccon người thường xuyên được bồi dưỡng và nâng cao đã giúp cho Công ty trongmột thời gian ngắn thu hẹp khoảng cách tụt hậu và sẵn sàng cho những bước bứtphá mới trong hội nhập kinh tế khu vực và thế giới

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Tổng công ty có những chức năng chính sau:

• Đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ có trọng tải đến 100.000 DWT

• Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí công nghiệp

• Sản xuất que hàn, dây hàn chất lượng cao cho máy hàn tự động và bán tự động

• Vận tải sông, vận tải biển trên các tuyến trong nước và quốc tế

• Nạo vét luồng lạch sông biển và san lấp mặt bằng

• Kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành CNTT và dân dụng

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

2.1.5 Các sản phẩm chính

 Sản phẩm đóng mới

• Tàu hàng 53.000T, tàu hàng đến 4.000 DWT

• Tàu chở sà lan Lash

• Tàu chở container đến 3.000 TEU

• Tàu chở ô tô có sức chứa đến 6.900 chiếc

• Kho nổi chứa xuất dầu 150.000 tấn

• Các loại vỏ tàu phi kim loại

 Các sản phẩm cơ khí khác và vật liệu đóng tàu

Sản xuất que hàn, vật liệu hàn, thép tấm đóng tàu thông dụng, lắp ráp và sảnxuất động cơ diesel, chế tạo thiết bị nâng, máy công cụ… phục vụ cho ngành côngnghiệp tàu thuỷ

 Đào tạo và xuất khẩu lao động

 Sản phẩm sửa chữa

• Sửa chữa, hoán cải các loại tàu có trọng tải đến 150.000 tấn

• Các loại tàu hàng đến 5.000 DWT

• Các loại tàu kéo đẩy ven biển

• Tàu khách chạy sông, ven biển

 Tư vấn các công trình xây dựng

• Ụ tàu, triền tàu và đà tàu đến 50.000 tấn

• Cầu tàu, cảng sông và cảng biển

• Nhà xưởng và các nhà máy đóng tàu và các ngành công nghiệp khác

• Nhà cao tầng, khách sạn

 Sản phẩm vận tải sông và biển

• Hàng rời, hàng bách hóa, container

• Các dịch vụ vận tải đa phương thức, dịch vụ hàng hải, dịch vụ thuyền biển

2.2 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Tỗng GiÌm Ẽộc

Phọ Tỗng GiÌm ưộckinh doanh Phọ Tỗng GiÌm Ẽộcsản xuất Phọ Tỗng GiÌm Ẽộcký thuật Phọ Tỗng GiÌm Ẽộcnời chÝnh

PXVõIVõIIVõ III

PhòngKế hoỈchThÞ trẺởng Phòng Vật TẺ Phòng An ToẾn Laoường Phòng Thi ưuaVẨn Thể Phòng Tỗ ChựcTiền LẺÈng Phòng TẾi ChÝnh Kế ToÌn Ban Quản Lý Dỳ ÌnPhòng KCS Phòng Thiết Kế CẬng Nghệ PhòngQuảnLýThiếtBÞ Phòng dÞchvừẼởisộng VẨn phòng giÌm Ẽộc

PXộng Iộng II PXưiện Iưiện II PXừưẾ PXNguờiGia cẬng cÈKhÝ CtyVTBNamTriệu CtySCTBNamTriệu CtySXVLHNam Triệu CtyCỗPhầnViệtHoẾng CtyưầuTẺvẾXD PXVõ IVVõ VVõ VI PXMÌy IMÌy II PXCÈKhÝ PXLẾmSỈchTẬn I , II

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

2.2.2 Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban

- Xây dựng chính sách chất lượng, chỉ định Đại diện lãnh đạo về chất lượng

và thực hiện các công việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được thi hành

có hiệu lực tại Tổng công ty

2.2.2.2 Các phó tổng giám đốc

* Phó Tổng giám đốc sản xuất

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác sảnxuất, an toàn lao động, phòng chống bão lụt và cung ứng vật tư phục vụ sản xuấtcủa Tổng công ty, đảm bảo thi công đúng tiến độ, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất

- Kiểm soát hoạt động đánh giá nội bộ

- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa cải tiến choTổng công ty

- Phê duyệt các biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn thuộc lĩnh vựcđược phân công

* Phó Tổng giám đốc kinh doanh

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác kếhoạch và thị trường; chỉ đạo điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục

vụ sản xuất

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc tìm đối tác liên doanh liênkết, theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của liên doanh, liên kết này

* Phó Tổng giám đốc kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác quản

lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm của công ty

- Phê duyệt các quy trình thiết kế công nghệ, thiết kế hoàn công và các biệnpháp tổ chức thi công thuộc lĩnh vực được phân công

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác quản lý và đầu tư mớitrang thiết bị máy móc nội bộ, công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụngthiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến vào sản xuất

- Chịu trách nhiệm về việc giám sát công tác xây dựng cơ bản, công tác đàotạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân kỹ thuật

- Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng

- Phụ trách công tác kiểm kê tài sản

+ Hạch toán giá thành, thu chi, báo cáo tài chính

+ Quản lý chứng từ gốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và chitrả công nợ theo đúng quy định

* Phòng Tổ chức - Tiền lương

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong lĩnh vực: tổchức, tiền lương, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chính sách đối vớiCBCNV

- Nhiệm vụ: Phòng Tổ chức - Tiền lương có các nhiệm vụ sau:

• Về công tác tổ chức:

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy sảnxuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của các đơn vị trongTổng công ty và các đơn vị thành viên

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty tiến hành phân cấp, phân công quản

lý tổ chức, lao động và đào tạo CBCNV

+ Xây dựng điều lệ, quy chế tổ chức hoạt động của Tổng công ty

• Về công tác tiền lương:

+ Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm trình Tổng giám đốcCông ty phê duyệt và tổ chức thực hiện

+ Tổ chức xây dựng định mức lao động tổng hợp trình Tổng công ty duyệt vàcông bố định mức lao động chi tiết

+ Tham mưu về quy chế phân phối thu nhập, đảm bảo đúng chính sách tiền lương

• Về công tác quản lý nhân sự và đào tạo:

+ Xây dựng, quy hoạch kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, côngnhân trong toàn Tổng công ty

+ Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ cán bộ, côngnhân trong toàn Tổng công ty Xây dựng quy trình bổ nhiệm, nâng bậc, nânglương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ cán bộ

+ Thực hiện thu nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn; đề xuất giải quyết chế

độ chính sách với CBCNV đủ tiêu chuẩn về hưu, chuyển công tác

+ Nghiên cứu, đề xuất và phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, côngnghệ thi công tiên tiến, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất laođộng, chất lượng sản phẩm.

+ Nghiên cứu, đề xuất nội dung giáo trình đào tạo mới, đào tạo lại, bổ túcnâng cao trình độ tay nghề và thi nâng bậc cho công nhân

* Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm)

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lýchất lượng sản phẩm

+ Trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của tất cả các bộ phận trong quátrình thi công Hướng dẫn và kiểm soát các quy trình kỹ thuật, quy trình côngnghệ; đề xuất kịp thời các vướng mắc phát sinh để Tổng giám đốc giải quyết

+ Trực tiếp điều động các phương tiện, máy móc, thiết bị phục vụ cho thicông sản phẩm

* Phòng Vật tư

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản

lý, mua và bán vật tư, thiết bị máy móc

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

+ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công tác quản lý, sử dụng, bảo quảnvật tư…, đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đạt chất lượng và hiệu quả cao

+ Nghiệm thu thanh quyết toán các công trình hoàn thành

+ Quản lý, trang bị, cấp phát các thiết bị, đồ dùng văn phòng cho các phòngban, phân xưởng

* Phòng Bảo vệ quân sự

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực bảo vệ quân sự vàphòng chống cháy nổ

- Nhiệm vụ

+ Đảm bảo an ninh trật tự 24/24 h trên địa bàn Tổng công ty.

+ Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn Tổng công ty

+ Tham gia huấn luyện quân dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi

có yêu cầu của cơ quan quân sự Huyện

* Phòng Thi đua - Văn thể

- Chức năng: là đơn vị chuyên môn thuộc Tổng công ty có chức năng thammưu giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, phongtrào văn nghệ, thể dục thể thao trong toàn Tổng công ty, khai thác, duy trì, nângcao đời sống văn hoá tinh thần cho CB-CNV

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu giúp Tổng giám đốc cụ thể hoá các chủ trương, chính sách củaĐảng, pháp luật của nhà nước về công tác thi đua khen thưởng trong toàn Tổngcông ty

+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Tổngcông ty

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng cho từngthời kỳ và từng lĩnh vực

* Ban thi công dự án

- Chức năng

+ Là cơ quan đầu mối chỉ huy - quan hệ - trao đổi thông tin và báo cáo toàn bộcác công việc thi công sản phẩm

+ Lập kế hoạch trình Tổng giám đốc các phương án, tiến độ thi công trên cơ

sở các điều khoản của hợp đồng kinh tế

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật, chất lượng, vật tư vàtrang thiết bị trong quá trình thi công sản phẩm

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

+ Phối hợp với ban thi công đảm bảo thực hiện tốt việc đóng mới sản phẩmthuộc phạm vi mình phụ trách

để mua sắm khi được phê duyệt

+ Trực tiếp thuê các nhà thầu phụ cho dự án được phân công theo dõi

+ Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật phục vụ cho công tácthí nghiệm

- Thực hiện công tác dân số, kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh,

vệ sinh lao động trong Tổng công ty

- Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng, định kỳ và chứng nhận ốm đau theo quyđịnh của Pháp luật

- Phối hợp với tổ chức giám định y khoa xác định mức độ thương tật, suygiảm sức khoẻ của người lao động của Tổng công ty khi bị tai nạn lao động haybệnh nghề nghiệp

- Lập kế hoạch chỉ đạo y tế tuyến dưới thuộc các đơn vị thành viên của Tổngcông ty; thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu, các chương trình y tếngành và địa phương.

- Đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn kỹ thuật, trang thiết bị y tế theo quyđịnh của Bộ trưởng Bộ y tế

* Các Phân xưởng

+ Thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Tổng công ty thông qua các phòng banchức năng

+ Tổ chức sản xuất trong phạm vi phân xưởng;

+ Bố trí lực lượng lao động và thiết bị hợp lý để đảm bảo hoàn thành nhiệm

vụ sản xuất theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ

+ Điều hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động của phân xưởng

+ Thực hiện đúng quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trongquá trình sản xuất

2.3 Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Nền kinh tế thị trường với hai mặt đối lập đã tạo ra nhiều thuận lợi nhưngcũng gây ra không ít thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam trên conđường phát triển Mặt khác, xu thế hội nhập nền kinh tế toàn cầu trong những nămgần đây là một nhân tố tác động trực tiếp tới các doanh nghiệp nước ta mà Tổngcông ty CNTT Nam Triệu là một trong những số đó

- Thế kỷ 21 được xác định là thế kỷ của đại dương nền kinh tế biển nói chung

và ngành Công nghiệp tàu thuỷ nói riêng được đánh giá là một trong những ngànhkinh tế mũi nhọn của đất nước, do đó Chính phủ đã có những chính sách ưu tiên,khuyến khích, tạo điều kiện cho ngành Công nghiệp tàu thuỷ phát triển

- Tổng công ty có vị trí địa lý thuận lợi cả về đường sắt, đường bộ và đườngthuỷ Hải Phòng còn là trung tâm công nghiệp về đóng tàu, chế tạo máy, gia công

cơ khí… của Quốc gia và đang trên đà phát triển mạnh mẽ Đây là môi trường

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

thuận lợi cho Tổng công ty CNTT Nam Triệu sản xuất và phát triển theo đúngchức năng kinh doanh được Bộ quy định

- Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của ngành Công nghiệp tàu thuỷ ViệtNam, sản phẩm và uy tín của Tổng công ty CNTT Nam Triệu ngày càng đượckhẳng định trên trường quốc tế

- Tổng công ty có lực lượng lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết, luôn tintưởng, ủng hộ chiến lược xây dựng và phát triển Tổng công ty trở thành một trongnhững đơn vị chủ lực của Tập đoàn CNTT Việt Nam

- Kể từ khi được thành lập, Tổng công ty không ngừng cải tiến nâng cao nănglực sản xuất Mặt bằng nhà xưởng được xây dựng ngày càng khang trang, hệ thốngthiết bị công nghệ được đầu tư mua sắm hiện đại, đội ngũ kỹ sư, công nhân liên tụcđược đào tạo trong và ngoài nước để tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến Đặcbiệt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, từ năm 2003 Tổng công ty

đã cho triển khai hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

2.3.2 Khó khăn

- Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thươngmại thế giới WTO và là thành viên không thường trực của Hội đồng bảo an Liênhợp quốc Việc gia nhập các tổ chức, hội nhập vào nền kinh tế thế giới bên cạnhviệc đem lại nhiều cơ hội mới thì điều đó cũng gây không ít khó khăn, thách thứccho Tổng công ty trong điều kiện kinh doanh hiện nay Bởi vì trước bối cảnh đócông ty phải đối mặt với vấn đề tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanhnhư thế nào cho phù hợp với xu hướng mới và thực sự đem lại hiệu quả

- Đội ngũ công nhân kỹ thuật, thợ có tay nghề cao còn thiếu Đa số thợ tuyểnvào mới ra trường do vậy kỹ năng nghề nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu sảnxuất trong giai đoạn mới

- Cuộc khúng hoảng kinh tế toàn cầu kéo theo hàng loạt những ảnh hưởngnghiêm trọng về mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt gây nên những khókhăn cho công tác đầu tư xây dựng, tái sản xuất, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh

2.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 2.4.1 Công tác đầu tư xây dựng

Công tác đầu tư xây dựng là dự án có quy mô lớn thuộc nhóm A, mức đầu tưlên tới 2000 tỷ đồng Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và chủ trươngcủa Tập đoàn CNTT Việt Nam, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tiến hành ràsoát các dự án đầu tư trên cơ sở tập trung ưu tiên cho các dự án đặc biệt quan trọng

nhằm phục vụ đóng tàu xuất khẩu và phục vụ sản xuất kinh doanh trọng điểmtrong nước Hiện nay Tổng công ty đang khẩn trương xây dựng đà tàu 70.000T số

2, khu vực sản xuất phục vụ cho việc thi công các sản phẩm trọng điểm Khu sảnxuất phục vụ thi công tàu chở 6.900 ô tô, tàu hàng 56.200T

Hoàn thành và đưa vào khai thác, sử dụng dự án xây dựng nhà ở cho CBCNV,khu chung cư 5 tầng, khu nhà tái định cư và trường Mầm non dân lập Nam Triệu 2tầng với các trang thiết bị hiện đại

Đưa vào khai thác 3 dự án khu du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế: Tam ĐảoResort, khách sạn San Hô đỏ ở bãi biển Xuân Thành - Hà Tĩnh, khách sạn ba sao ởQuảng Bình

Bên cạnh đó công ty còn thực hiện các dự án thuộc chương trình khoa họccông nghệ cấp nhà nước nhằm nâng cao tỷ lệ nội địa hoá của ngành, đồng thời giãntiến độ các dự án còn lại trên cơ sở đảm bảo việc đầu tư xây dựng hiệu quả và phùhợp với tình hình sản xuất chung của cả nước

2.4.2 Chiến lược phát triển

Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ hoàn thành đầu tư và đưa vào hoạt động tất

cả các dự án trong giai đoạn trước; nghiên cứu khả năng đầu tư nâng cấp cho một

số công ty có tiềm năng như: đóng mới, sửa chữa tàu biển tại Hải Phòng, QuảngNinh, Nghi Sơn, Vận tải biển, Công nghiệp phụ trợ, Công nghiệp đúc, chế tạo thiết

2.4.3 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế

Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh tế cơ bản (Nguồn: Báo cáo thành tích năm 2008)

STT Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

1 Tổng giá trị sản lượng Tr.đ 1.170.389 2.068.815 3.888.890

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

Hiện nay, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đang đóng mới các sản phẩm có

trọng tải tới 150.000 tấn trong đó các sản phẩm trọng điểm là: tàu hàng 6.800T, tàu chở sà lan Lash trọng tải 10.900T, tàu dầu 13.500T, ụ nổi 8.000T, ụ nổi

14.000T, seri tàu hàng 53.000T cho Anh, tàu chở 6.900 ôtô cho Na Uy, tàu

hàng 56.200 DWT cho Nhật, tàu chở container 700 TEU cho Đức, đặt biệt là kho nổi

chứa xuất dầu trọng tải 150.000T cho Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam Tất cảđều được các tổ chức đăng kiểm uy tín trong nước và quốc tế chứng nhận: VR(Việt Nam), DNV (Na Uy), ABS (Mỹ), GL (Đức), NK (Nhật Bản)…Với chínhsách chất lượng và giá cả cạnh tranh, uy tín của Tổng công ty đã chinh phục đượcnhiều khách hàng khó tính trên thị trường quốc tế.

Năm 2008 Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã bàn giao thành công tàu Lash

số 01 trọng tải 10.900T cho công ty TNHH MTV Vận tải Viễn Dương Nam Triệu;tàu 53.000T số 02 cho chủ tàu Graig - Vương quốc Anh; bàn giao tàu 53.000T số

03 vào cuối tháng 01/2009; bàn giao tàu 53.000T số 04 vào cuối tháng 03/2009; dựkiến hoàn thành đưa vào khai thác ụ 8.000T trong quý I/2009 và triển khai đóng ụnổi 14.000T; hoàn thiện 2 tàu chở container 700TEU số 01, 02, hạn thuỷ thànhcông tàu 700TEU số 03; hạ thuỷ kho nổi chứa xuất dầu FSO5 cho Tập doàn Dầukhí quốc gia Việt Nam vào ngày 14/01/2009 và đặt ky tàu chở 6900 ô tô cho chủtàu Na Uy

Được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, sự nỗ lực của tập thể lãnhđạo và người lao động, Tổng Công ty CNTT Nam Triệu đã vượt qua mọi khókhăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Tổng giá trị sản lượng năm 2008của Tổng công ty là 3.888.890 triệu đồng, đạt 109,8% kế hoạch năm do Tập đoànCNTT Việt Nam giao

Trong hai tháng đầu năm 2009, Tổng công ty đạt 800 tỷ đồng giá trị sảnlượng, hướng tới mục tiêu hoàn thành 5.600 tỷ đồng giá trị sản xuất trong năm

2009 Tổng công ty tập trung vào các sản phẩm trọng điểm như: kho chứa xuất dầutrên biển FSO5 trọng tải 150.000T, các tàu hàng 53.000T, tàu chở 6.900 ô tô, tàuchở container, tàu hàng 56.000T phục vụ nội địa và xuất khẩu

Các đơn vị thuộc Tổng công ty hưởng ứng đợt phát động phong trào sản xuất,hoàn thiện và bàn giao kho nổi chứa xuất dầu trên biển cho chủ tàu vào tháng 5;bàn giao tàu chở dầu 13.500T, tàu container 700 TEU, tàu chở sà lan Lash vào quý

2, quý 3 năm nay Đồng thời hoàn thiện, đưa vào khai thác ụ nổi 8.000T, xuốngnước tàu chở ô tô, tàu hàng 53.000T số 6, tàu chở container 700 TEU số 4 và tàuhàng 56.000T số 1; cắt tôn đóng mới tàu chở ô tô số 3, kho nổi FSO6, ụ nổi14.000T, sửa chữa 100 tàu trong ụ và ngoài luồng

2.5 Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Nhân viên lái xeNhân viên văn thưChuyên viên văn phòngTổ phục vụ khu 4 tầngTổ phục vụ khu 2 tầngTổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 1Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 2

Tổ văn thư hành chính Tổ tạp vụ Chuyên viên kỹ thuậtNhân viên phục vụ Tổ nước lọcMét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n phßng t¹i

C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

Phân công nhiệm vụ của từng vị trí văn phòng

* Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm:

- Phụ trách chung công tác của văn phòng

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty về các hoạt động của văn phòng

- Kiểm soát việc sử dụng con dấu của Tổng công ty

- Phụ trách khâu trang trí khánh tiết ngày lễ, hội nghị…

- Phụ trách một số phần việc của văn phòng: quản lý trật tự nội vụ văn phòng;công tác đón tiếp khách; công tác quản lý tài sản văn phòng; kiểm tra nhân viênthực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư - lưu trữ

- Giải quyết các thủ tục về công tác hộ tịch hộ khẩu tập thể cho CBCNV

- Ký duyệt cấp phát máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các đơn vị, kýduyệt các chứng từ thanh toán và các phiếu nhập - xuất kho

- Giải quyết nghỉ phép, nghỉ việc riêng và làm thêm giờ cho CBNV

- Phụ trách công tác quản lý và điều động xe con

- Giải quyết toàn bộ công việc được Tổng giám đốc uỷ quyền

* Phó chánh 1: Phó chánh văn phòng 1chịu trách nhiệm quản lý:

- Hệ thống tin học bao gồm máy vi tính và các thiết bị liên quan

- Hệ thống tổng đài nội bộ, đề xuất các biện pháp xử lý

- Hệ thống máy chiếu tại các phòng họp

- Hệ thống camera giám sát

- Lập hồ sơ cho các thiết bị tin học viễn thông trong Tổng công ty

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyếttoán liên quan đến cung cấp, sửa chữa, lắp đặt hệ thống tin học và viễn thông

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng vềcác công việc được phân công

* Phó chánh 2: Phó chánh văn phòng 2 chịu trách nhiệm:

- Ký biểu báo cáo lao động hàng ngày

- Phụ trách công tác trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…

- Quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường do văn phòng quản lý(gồm cả tài sản)

- Phụ trách quản lý quán bar, căng tin

- Ký nháy những chứng từ phục vụ cho phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin

- Giúp Chánh văn phòng quản lý tổ tạp vụ

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng vềcác công việc được phân công

* Phó chánh 3: Phó chánh văn phòng 3 chịu trách nhiệm:

- Lập sổ sách và theo dõi cấp phát tài sản văn phòng

- Quản lý xe đạp, xe máy của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản đã trang bị cho các đơn vị (trừ hệ thốngcông nghệ thông tin, viễn thông)

- Ký, sao y các tài liệu và hợp đồng

- Quản lý tốt hệ thống cấp nước uống tinh khiết

- Phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị nội bộ của văn phòng và củacác đơn vị

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyếttoán liên quan đến sửa chữa, lắp đặt thiết bị văn phòng

* Chuyên viên tin học

- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục các sự cố mạng, máy tính

- Lắp đặt các phần mềm phục vụ cho nhu cầu công việc theo yêu cầu của cácphòng ban

- Thường xuyên cập nhật những thành tựu mới nhất trong lĩnh vực công nghệthông tin nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc

- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến côngviệc được phân công

* Nhân viên lái xe

- Trực tiếp quản lý và sử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ

- Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần

* Nhân viên văn thư

- Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty

- Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ

- Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu

* Chuyên viên văn phòng

- Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp pháttem xe…

- Làm thủ kho, chấm công cho CBNV

- Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con

- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng

- Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công.

- Trực tổng đài điện thoại

* Chuyên viên kỹ thuật

- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục sự cố các thiết bị nội bộ

- Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời hệ thống trang thiết bị, máy móc theoyêu cầu công việc của các bộ phận và các phòng ban

- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến côngviệc được phân công

* Nhân viên phục vụ

- Phụ trách âm thanh hội trường, phòng họp, quán bar; quay phim, chụp ảnh

- Phân phát báo cho các đơn vị

- Làm công tác khánh tiết

- Quản lý, lưu trữ phim ảnh của Tổng công ty

- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần

* Tổ nước lọc

- Làm công tác sản xuất nước uống tinh khiết, cung cấp nước uống cho cácđơn vị

- Làm công tác vệ sinh tại nơi làm việc

- Làm thêm một số công việc khác của văn phòng khi cần

2.5.2 Điều kiện làm việc của văn phòng

2.5.2.1 Công tác sắp xếp, bố trí văn phòng

Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của các bộ phận trong cơ quan, tổ chức là mộtvấn đề hết sức phức tạp Đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan đến nhiềunghiệp vụ chuyên môn, tính chất công việc của các phòng ban Văn phòng đượccoi là cửa ngõ, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức Hơn nữa văn phòng lại luôn có cácmối quan hệ đối nội, đối ngoại vì vậy phòng làm việc của bộ phận văn phòng phảiđược bố trí ở nơi thuận tiện cho việc giao lưu các mối quan hệ đó Mặt khác, trongmột cơ quan, tổ chức mà các phòng ban chức năng đuợc bố trí, sắp xếp nơi làm

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

việc một cách khoa học và hợp lý sẽ là tiền đề cho sự phối hợp ăn ý trong thực thicông việc giữa các nhân viên cũng như giữa các phòng ban, bộ phận với nhau.Văn phòng Tổng công ty CNTT Nam Triệu được bố trí tại toà nhà một tầngngay gần cổng chính Tổng công ty Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các phòngban, đơn vị trong Tổng công ty và khách đến liên hệ công tác Với vị trí “cửa ngõ”của mình văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp khi có đối tác đến giaodịch với Tổng công ty Mặt khác, bộ phận văn phòng còn phải thường xuyên tiếnhành các hoạt động nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi Chính vì đặc thù côngviệc như vậy nên cách bố trí văn phòng của Tổng công ty là hoàn toàn hợp lý vàkhoa học

Các phòng làm việc được bố trí như sau:

- Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng 2 và 3 được bố trí phòng làm việcriêng Việc bố trí này sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi Chánh văn phòng, phó chánhvăn phòng phải tiếp những vị khách quan trọng

- Phó chánh văn phòng 1 được bố trí làm việc chung với các nhân viên tại dãynhà 2 tầng Mô hình phòng làm việc chung sẽ giúp Phó chánh văn phòng kiểm tra,đôn đốc nhân viên của mình, hạn chế được tình trạng mất tập trung trong khi làmviệc của nhân viên

- Quầy văn thư được bố trí ngay tại cửa ra vào

- Phòng làm việc của nhân viên được thiết kế theo mô hình phòng làm việcchung Cách bố trí này tạo hiệu quả làm việc theo nhóm của nhân viên, đặc biệt khikhối lượng công việc quá nhiều, cần có sự giúp đỡ để giải quyết nhanh chóng hơn.Đồng thời văn phòng Tổng công ty sẽ đảm bảo tính chất liên hoàn hơn, làm việc sẽhiệu quả và khoa học hơn Nhưng cách bố trí văn phòng này cũng làm nhân viên bịphân tán khi có khách đến phòng, nhân viên có thể nói chuyện riêng trong khi làm việc

- Nơi lưu trữ tài liệu và nơi làm việc của nhân viên trực tổng đài chật hẹp,thiếu ánh sáng Với đặc thù công việc là đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc đượcthông suốt trong Tổng công ty nên cách bố trí này đã có ảnh hưởng không nhỏ tớihiệu quả làm việc của nhân viên

2.5.2.2 Trang thiết bị của văn phòng

Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBNV được đàotạo về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ vàtruyền đạt thông tin phục vụ cho công tác quản lý, điều hành tổ chức Chính vì vậyviệc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố hỗ trợ cho việc giải

quyết công việc được thuận lợi hơn Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năngsuất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục Các trang thiết bị của vănphòng Tổng công ty gồm ba loại sau:

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt cácthông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy foto, máy fax, điện thoại…

- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loạifile đựng hồ sơ…

- Các trang thiết bị phù hợp, đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường,

an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…

Số lượng các trang thiết bị của văn phòng Tổng công ty được trang bị đầy đủ,đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho nhu cầu làm việc của CBNV

Bảng 2.2: Thống kê các thiết bị văn phòng chính

(Nguồn: Văn phòng Tổng công ty)

2.5.2.3 Môi trường làm việc

Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức được sức mạnh tập thể và con người làyếu tố thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty nên đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đểCBCNV có thể làm việc đạt hiệu quả tốt cao, phát huy được năng lực của mỗi cánhân: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc (phần mềm Napa choviệc thiết kế chỉnh trơn tuyến hình, phần mềm Cadmatic phục vụ cho việc thiết kế

bố trí trang thiết bị tàu thuỷ…); thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giaocông nghệ ở các nước phát triển; tạo điều kiện cho các kỹ sư, cử nhân kinh tế thamgia các khoá đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…

Bên cạnh đó Tổng công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống cho người laođộng Tổng công ty có hệ thống nhà ăn được trang bị sạch đẹp, đài thọ tiền ăn và

bố trí xe ca đưa đón CBCNV, có chế độ ưu tiên với lao động nữ…

Hàng năm, Tổng công ty tổ chức cho tất cả CBCNV đi du lịch với tổng chiphí từ 1.2 đến 2.2 tỷ/ năm; tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vượt khó là con

em CBNV trong Tổng công ty…

2.5.3 Thực trạng về công tác văn phòng của Tổng công ty

2.5.3.1 Công tác tham mưu

Tham mưu là một hoạt động xuất hiện từ rất sớm trong đời sống xã hội Côngtác tham mưu có mặt ở tất cả các lĩnh vực và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọngtrong hoạt động quản lý điều hành của các cấp quản trị

Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan Bởi lẽ để đạt đượchiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải cómặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực Đồng thời nhà quản

lý cũng phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chínhxác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế Điều đó đã vượt quákhả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản

lý trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu

Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để

họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mangtính hiệu lực và hiệu quả

Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi Đồng thời việc làmnày cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công táchậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng vấn

đề có tính chuyên sâu

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng Tổng công ty Trong quá trình hoạt động của mình văn phòng Tổng công ty

đã làm tốt chức năng tham mưu trên các mặt sau:

Thứ nhất là công tác hành chính Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám

đốc trong việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn, giấy tờ (công văn đến và đi) phục

vụ cho công tác đối nội và đối ngoại; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Tổngcông ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an; tham mưu cho Tổnggiám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản thống nhất trong toàn Tổng công ty

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu Văn phòng còn tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác đón tiếp khách;trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của Tổng công ty

Thứ hai là công tác quản trị Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc

trong việc quản lý hệ thống cấp nước uống tinh khiết; quản lý các trang thiết bị vănphòng; quản lý cơ sở vật chất và tổ xe con của Tổng công ty

Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp nhữngthông tin hữu ích theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Tổng công ty trong giới hạn chứcnăng và nhiệm vụ của mình như công tác văn thư – lưu trữ, công tác tổ chức hộinghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…

 Kết quả đạt được

- Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đốc ra thông báo quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản; đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lývăn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp với quy định của Nhà nước và thốngnhất trong toàn Tập đoàn Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam Cụ thể là Thông báo số525/TB-VPGĐ ngày 27/4/2007 và Thông báo số 1157/TB-VPGĐ ngày 07/9/2007

- Văn phòng đã tham mưu cho Tổng giám đổc trong việc tiếp đón các đoànkhách đến thăm và làm việc tại Tổng công ty (đoàn khách của Chính phủ; các Bộ,Ngành; đoàn khách của các địa phương; các đối tác đến ký kết hợp đồng…); tổchức các cuộc họp, hội nghị của Tổng công ty (cuộc họp giao ban của Tập đoàn,các khối doanh nghiệp Trung ương; các lớp tập huấn về nghiệp vụ công tác Đảng,công tác Đoàn và công tác quản lý…); công tác quản lý tài sản cố định (quản lýcác phòng làm việc, phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin, quản lý các phươngtiện đi lại của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng…); quản lý dây chuyềnsản xuất nước lọc tinh khiết đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của CBNV toànTổng công ty

- Công tác tin học, mạng (mạng lan, internet), các nghiệp vụ viễn thông (tổngđài nội bộ, hệ thống camera giám sát…) dưới sự tham mưu của văn phòng Tổngcông ty luôn được duy trì, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài Tổngcông ty, không ngừng nâng cao khả năng làm chủ công nghệ thông tin phục vụ chocác mặt hoạt động của Tổng công ty

- Văn phòng cũng đã tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc quản lý, cấpphát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận

- Công tác quản lý tổ xe con dưới sự tham mưu của văn phòng Tổng công tyluôn đảm bảo tính kịp thời, hiệu quả phục vụ lãnh đạo Tổng công ty và các phòngban đi công tác khi cần.

 Hạn chế

Hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ làm công tác tham mưu về lĩnh vựchành chính quản trị văn phòng như các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ; tổ chức cácloại hình hội nghị; quản lý các trang thiết bị văn phòng… Các mặt hoạt động kháccủa Tổng công ty do các bộ phận nghiệp vụ làm công tác tham mưu trực tiếp cholãnh đạo Tổng công ty Cách thức tham mưu này đã tiết kiệm được thời gianchuyển tải thông tin nhưng lại có nhược điểm là làm tản mạn nội dung thông tin,gây khó khăn trong việc hình thành những phương án điều hành tổng hợp

 Nguyên nhân

Tổng công ty có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực baogồm 21 đơn vị thành viên và 5 công ty cổ phần Vì vậy văn phòng không thể làmcông tác tham mưu trên tất cả các mặt hoạt động của Tổng công ty, mà chỉ có thểtham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính quản trị văn phòng Các lĩnh vựchoạt động khác của Tổng công ty như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến độ thicông các dự án…là do các phòng ban chức năng tham mưu trực tiếp cho lãnh đạoTổng công ty mà không cần thông qua bộ phận văn phòng Chẳng hạn: phòng Tổchức - Tiền lương tham mưu cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng, đào tạo, bồidưỡng, phát triển và đãi ngộ nhân sự; phòng Kế hoạch thị trường chịu trách nhiệmtham mưu về kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác thị trường, sản phẩm…

2.5.3.2.Công tác tổng hợp

Công tác thông tin, tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộhoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Nhiệm vụ chính của nhóm này là:

- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý

- Thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin

Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khókhăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quychế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng Quy chế làmviệc của cơ quan, tổ chức phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức Có như vậy quy chếmới đảm bảo được tính thống nhất, tính đồng bộ

Trong thời gian qua công tác tổng hợp của văn phòng Tổng công ty đã đạtđược kết quả tốt trong việc tổng hợp tình hình, phân tích những thuận lợi, khó khăn

và những kết quả đạt được trong lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng để đưa racác giải pháp, phương án tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty Chẳng hạn vănphòng đã tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ; tình hìnhhoạt động của hệ thống mạng nội bộ, tổng đài; các chứng từ thanh quyết toán; cácthủ tục liên quan đến xe con như bảo hiểm, ứng, thanh quyết toán xăng dầu…Văn phòng không làm công tác tổng hợp trên các mặt hoạt động khác củaTổng công ty Văn phòng mới chỉ xây dựng quy chế làm việc của riêng bộ phậnvăn phòng Đây chính là mặt hạn chế của công tác tổng hợp

Nguyên nhân của hạn chế này là do các lĩnh vực hoạt động khác của Tổngcông ty ngoài mảng hành chính quản trị văn phòng do các bộ phận chuyên môntổng hợp để đưa ra các phương án tham mưu cho lãnh đạo Chẳng hạn phòng Tổchức - Tiền lương làm công tác tổng hợp tình hình sử dụng lao động của Tổngcông ty; phòng Kế hoạch thị trường chịu trách nhiệm làm báo cáo tổng hợp về kếhoạch sản xuất kinh doanh, về công tác thị trường, sản phẩm…Quy chế hoạt độngcủa Tổng công ty do phòng Tổ chức - Tiền lương chịu trách nhiệm xây dựng

2.5.3.3 Công tác thông tin

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhu cầu về thông tin là rất lớn Nhucầu này rất đa dạng và luôn thay đổi Nó được xác định tuỳ thuộc vào từng côngviệc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác.Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như: thuthập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, truyền tin, khai thác và sử dụng thôngtin Một quá trình gồm các hoạt động đó nhằm đạt một mục đích nhất định thườngđược gọi chung là quá trình xử lý thông tin

Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợpcủa văn phòng Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơquan, đơn vị Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo nắm bắt và xử lýđược các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

Mục tiêu phục vụ thông tin cho các cơ quan, tổ chức là nhằm tạo điều kiệncho cơ quan, tổ chức đó hoạt động có hiệu quả Mục tiêu này được thực hiện thôngqua hệ thống văn bản quản lý và các công nghệ hiện đại

Trước hết, thông qua hệ thống văn bản quản lý có rất nhiều thông tin cần thiếtcho hoạt động của Tổng công ty Các thông tin đó bao gồm:

- Thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước có liên quan đếnmôi trường hoạt động, phương hướng phát triển lâu dài của Tổng công ty

- Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty và các bộ phận trong Tổng công ty

- Thông tin về phương hướng hoạt động, quan hệ hợp tác giữa Tổng công tyvới các cơ quan, tổ chức bên ngoài

- Thông tin về những kết quả đạt được trong quá trình quản lý

Đối với Tổng công ty những thông tin đó rất quan trọng và cần thiết để hoạtđộng có hiệu quả Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học sẽ tạo khả năngđánh giá một cách khách quan trong công tác thực tiễn của Tổng công ty; giúpTổng công ty có đủ những thông tin cần thiết để tiến hành các hoạt động của mìnhmột cách nhanh chóng, khoa học và có hiệu quả

Văn phòng Tổng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tingiữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạoTổng công ty điều hành công việc một cách có hiệu quả Văn phòng Tổng công ty

là đầu mối thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết địnhtối ưu Thông tin được thu thập bao gồm hai loại:

- Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận tintheo thời gian quy định trước với những thông số chung Loại thông tin này tạiTổng công ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý,năm; báo cáo về tình hình lao động…Thông tin này được chuyển giao trong nội bộTổng công ty thông qua hoạt động của bộ phận văn thư Các bản báo cáo sau khitrình và được lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt thì sẽ được chuyển xuống bộ phậnvăn thư để phát hành tới các bộ phận, đơn vị và phòng ban có liên quan; hoặc đượcchuyển tới các vị đại biểu trong trường hợp Tổng công ty có tổ chức đại hội, hộinghị tổng kết…

- Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho ngườinhận không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quyluật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin Loại thông tin này chủ yếu dưới cáchình thức văn bản Đây là hình thức chủ yếu mà Tổng công ty sử dụng để truyềnthông tin xuống cấp dưới vì nó làm chi tiết và cụ thể hoá các mệnh lệnh điều hànhcủa cấp trên Thông tin không có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

động, lệnh đi công tác, các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh…và được phát hànhtới các đơn vị, bộ phận trong Tổng công ty thông qua bộ phận văn thư

Tại Tổng công ty thông tin được thu thập qua các kênh sau:

- Hệ thống các văn bản

Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng và các đơn

vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và cụ thể hoá cao Khi mộtthông tin chỉ đạo được gửi đi thì thì căn cứ vào mức độ cần thiết của thông tin màtiến hành nhanh hay chậm Nói chung thời gian gửi văn bản đến các phòng bantrong Tổng công ty chỉ mất 10-15 phút để thực hiện các thủ tục như nhận thông tin,trình lãnh đạo, vào sổ văn bản… Thông tin có thể được chuyển giao chậm hơnthậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc Thông thường thông tin được nhân viênvăn thư thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và đượcchuyển ngay sau đó

- Tại Tổng công ty thông tin còn được thu thập qua hệ thống máy fax, đườngbưu điện, chuyển phát nhanh

- Hệ thống máy tính nối mạng Internet và mạng nội bộ cũng góp phần khôngnhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

Xử lý thông tin là bước quyết định tới việc sử dụng thông tin trong cơ quan, tổchức Các thông tin đưa tới Tổng công ty đều được phân loại, xem xét tính hợppháp, hợp lý của thông tin, từ đó có hướng giải quyết phù hợp Văn phòng là bộphận chịu trách nhiệm thực hiện công việc này Ví dụ: loại thông tin mang tínhchất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, “mật” thì phải được chuyển ngay tới Tổnggiám đốc để kịp thời xử lý, giải quyết

 Kết quả đạt được

- Tại công ty ngoài việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản thì thông tincòn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như điện thoại, máy fax,chuyển phát nhanh, internet và đặc biệt là hệ thống mạng nội bộ Việc triển khai hệthống mạng nội bộ đã giúp công tác sử dụng thông tin trở nên hiệu quả hơn Mỗimáy tính đều có một địa chỉ IP riêng Khi nhân viên trong Tổng công ty muốn tìmtài liệu chỉ cần vào địa chỉ IP đó với điều kiện tài liệu này phải nằm trong ổShared Mặt bằng diện tích của Tổng công ty là 130 ha bao gồm 34 phòng ban, 25phân xưởng vì vậy việc áp dụng mạng nội bộ đã góp phần tiết kiệm thời gianchuyển giao văn bản, tài liệu trong nội bộ Tổng công ty, nâng cao hiệu quả làmviệc

Để thuận tiện lợi cho quá trình tìm kiếm tài liệu và đảm bảo tính bảo mật, dữliệu của Tổng công ty được chia làm 3 loại sau:

+ Dữ liệu phổ thông: tất cả nhân viên đều có thể truy cập hệ thống dữ liệu này

và lấy các thông tin phục vụ hoạt động của mình Đó là các file form mẫu biểu,bảng, form chứng từ…Tất cả các file này được lưu trữ và cập nhật trên một folderchia sẻ toàn Tổng công ty

+ Dữ liệu cấp 1: là dữ liệu chỉ có một số người được uỷ quyền truy cập Đây

là hệ thống dữ liệu liên quan đến công việc, dự án mà Tổng công ty thực hiện.Người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm về tính bảo mật của những thông tin đó.+ Dữ liệu cấp 2: là dữ liệu kinh doanh, sản phẩm, phần mềm của Tổng công

ty Dữ liệu này được lưu tại địa chỉ IP của người chịu trách nhiệm chính trong côngviệc đó

- Sử dụng thư điện tử trong thực hiện công việc Thay vì việc phải đến tận cácphòng ban, đơn vị để giải quyết công việc thì nhân viên văn phòng có thể chuyểngiao tài liệu thông qua địa chỉ email Nhờ đó thông tin được truyền đi nhanhchóng, hơn nữa còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc Trong trường hợpphải đi công tác không có mặt trực tiếp để giải quyết công việc thì thông qua thưđiện tử lãnh đạo vẫn có thể điều hành công việc từ xa

- Sử dụng điện thoại nội bộ Nhân viên văn phòng có thể trực tiếp trao đổithông tin công việc với các phòng ban, đơn vị và khách hàng thông qua hệ thốngđiện thoại nội bộ Hiện nay Tổng công ty đã được trang bị 2 máy tổng đài với sứcchứa 500 số, có 16 số trượt và 400 máy con để đảm bảo cho thông tin được thôngsuốt đặc biệt là trong trường hợp có nhiều số máy cùng gọi tới Tổng công ty Mặtkhác, việc dùng chung một số máy trong toàn Tổng công ty cũng giúp cho kháchhàng cũng như các nhân viên không phải nhớ nhiều số điện thoại

- Việc thu nhận và xử lý thông tin luôn được Ban lãnh đạo và CBCNV Tổngcông ty chú trọng vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính chínhxác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời

- Văn phòng Tổng công ty thực hiện việc truyền phát thông tin từ lãnh đạoxuống người lao động, giữa Tổng công ty với các đơn vị thành viên và các cơquan, tổ chức bên ngoài từng bước đảm bảo thông tin hai chiều

- Văn phòng Tổng công ty cũng quan tâm đến công tác củng cố thông tin nộibộ; tổ chức thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế độ

Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

phßng t¹iC«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu

gửi thông tin theo quy định của Tổng công ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày

rõ ràng thông qua hệ thống văn bản

- Thông qua hệ thống thông tin giúp Ban lãnh đạo Tổng công ty nắm đượctình hình thông tin về vật tư, lao động, những thay đổi về khoa học công nghệ, kỹthuật qua đó có chủ trương, chính sách, phương pháp sản xuất cho phù hợp vớitừng thời kỳ

- Hình ảnh về Tổng công ty cũng như các sản phẩm của Tổng công ty đangngày càng có vị thế trong thị trường trong nước và quốc tế

- Trang bị cho người lao động không chỉ thông tin về chủ trương, chính sáchcủa Đảng và Nhà nước, về chuyên môn nghiệp vụ mà còn cung cấp cả nhữngthông tin về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biếtcủa CBCNV

 Hạn chế

- Một số bộ phận, phòng ban, đơn vị chưa chấp hành tốt các quy định về chế

độ thông tin của Tổng công ty Thông tin gửi lên còn chậm

- Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộcùng với các hoạt động khác Có những văn bản đã ban hành khá lâu nhưng việcđôn đốc triển khai còn chậm

- Mặc dù văn phòng được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc nhưng vẫn

có tình trạng máy móc bị hỏng làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhânviên Hiện nay trừ một số phòng ban chức năng đã được trang bị máy foto, máy inmàu, máy in khổ lớn (phòng Thiết kế công nghệ, văn phòng Công đoàn, phòng Thiđua-Văn thể…) thì phần lớn việc sao in tài liệu vẫn được thực hiện tại phòng fotochung của Tổng công ty Phòng được trang bị 3 máy foto nhưng thường xuyên bịhỏng nên gây không ít khó khăn cho CBNV Khi số lượng tài liệu cần in sao lớnphòng foto không đáp ứng kịp thời Trong nhiều trường hợp CBNV phải đến cácphòng ban khác để in nhờ hoặc ra ngoài in

- Còn một bộ phận CBNV chưa biết cách khai thác tối đa những ứng dụng củacông nghệ thông tin, vì vậy hiệu quả công việc chưa cao

 Nguyên nhân

- Với quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nênkhông thể tránh khỏi việc Ban lãnh đạo Tổng công ty vẫn chưa thường xuyên đônđốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin

- Chưa tạo được sự phối hợp đồng bộ trong hoạt động giữa các bộ phận,phòng ban Ví dụ: khi quyết định về việc chi khen thưởng cho CBCNV đã đượcphát hành toàn Tổng công ty hơn 2 tháng nhưng phòng Tài chính vẫn chưa thực hiện.

- Tại một số phòng ban chức năng việc ra các văn bản còn sai về thể thức, nộidung không rõ ràng, yêu cầu gửi tài liệu không có biểu mẫu cụ thể vì thế gây khókhăn trong quá trình triển khai thực hiện, gây khó khăn và nhầm lẫn trong quá trìnhtổng hợp thông tin Các đơn vị, phòng ban hiểu không đúng dẫn đến việc thực hiệnsai, làm chậm tiến độ thực hiện công việc

- Do nhu cầu in sao tài liệu lớn các máy foto, máy in sử dụng với công suấtlớn, mặt khác do nhiều nhân viên sử dụng chưa đúng cách nên còn xảy ra tìnhtrạng hỏng hóc