Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu.doc

Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu

Một thực tế có thể dễ dàng nhận thấy là để quản lý hoạt động sản xuất kinhdoanh có hiệu quả các doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng loạt các công cụ khácnhau Một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng, không thể thiếu ở bất

kỳ doanh nghiệp nào đó là nghiệp vụ quản lý thông tin Thông tin được xử lý đúngcách là tiền đề cho bộ máy của công ty hoạt động có hiệu quả Bộ phận quản lýthông tin cho các cơ quan, tổ chức được gọi là văn phòng Văn phòng được coi là

“cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức, là tai, là mắt, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạobởi văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành Văn phòng còn

là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi,văn bản đến Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng quan hệtrực tiếp tới các phòng ban trong tổ chức Với vị trí hoạt động đa dạng đó vănphòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu được của các nhà quản trị Công tácvăn phòng vì thế cũng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của ngành đóng tàu, Tổng công ty Côngnghiệp tàu thuỷ Nam Triệu (Nasico) với cơ sở vật chất, dây chuyền công nghệđóng tàu tiên tiến, đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật trẻ,lành nghề và có quy mô lớn trong Tập đoàn đang ngày càng phát triển toàn diện vàbền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế, thực hiệnthành công mục tiêu: “Xây dựng Tổng công ty Công nghiệp tàu thuỷ (CNTT) NamTriệu trở thành một trong những đơn vị chủ lực của Tập đoàn Công nghiệp tàuthuỷ Việt Nam”

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu

đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng Trong quá trình thực tập em nhậnthấy công tác văn phòng tại Tổng công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục Chính vì vậy em đã lựa chọn đề

tài “Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty THHH MTV Tổng Công ty CNTT Nam Triệu” với mong muốn đóng góp

một phần nhỏ vào việc củng cố, hoàn thiện nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạtđộng văn phòng tại Tổng công ty

 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTTNam Triệu để thấy được những điểm mạnh, điểm yếu; trên cơ sở đó đề xuất nhữngkiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại Tổng công ty

 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khoá luận là cơ sở lý luận về văn phòng

và công tác văn phòng; thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Tổng công ty CNTTNam Triệu, cụ thể là:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Tổng công ty, đặc biệt

là của bộ máy văn phòng

- Nghiên cứu thực trạng về công tác văn phòng tại Tổng công ty như: công táctham mưu, tổng hợp; công tác thông tin; công tác văn thư - lưu trữ; công tác tổchức hội nghị, hội thảo; công tác hậu cần, phục vụ

- Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của văn phòng Tổng công ty; chỉ ranhững điểm mạnh, những mặt còn hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó

- Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả củacông tác văn phòng tại Tổng công ty

 Phương pháp nghiên cứu

Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp đối thoại, phỏng vấn

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

2

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai tròquan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện cácchức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảm bảo chocông tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt độngthường xuyên, liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì?

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau

- Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức

- Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiệncác hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý

- Theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiệnviệc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị

- Ngoài ra, văn phòng còn có thể hiểu:

+ Văn phòng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhànước Ví dụ: văn phòng Trường Đại học Dân lập Hải Phòng…

+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh Ví dụ:văn phòng luật sư, văn phòng Thủ tướng, văn phòng Chính phủ…

+ Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, sổ sách…+ Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị

1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chứcluôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến

và văn bản nội bộ Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũngliên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác trong tổ chức Chính

vì vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,

“phòng ở” cho lãnh đạo

Văn phòng là bộ phận gần gũi, luôn có mối quan hệ mật thiết với các nhà lãnhđạo, nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng có nhiệm

vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục

vụ cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trongquản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Văn phòng

có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ vai trò là cầunối giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân.Khác với các bộ phận khác trong cơ quan, văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên, liên tục Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làmviệc cả ngày lẫn đêm; ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động; trong nhữngngày nghỉ lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tinthông suốt cho cơ quan

1.1.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu kháchquan Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả vàchất lượng hoạt động của cơ quan Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầunão vừa là bộ mặt của cơ quan; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tinkịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý; đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơquan, đơn vị được trôi chảy và đạt hiệu quả cao

Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện trên các phương diện sau:

Thứ nhất, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông quavăn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng có tráchnhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo củalãnh đạo cơ quan Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng Các bộ phận,phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt Nếu văn phòng không làm việcthì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ

đối ngoại của cơ quan Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan, tổchức Bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng Từ

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

4

những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo nhữngkênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ Đây là hoạt động vô cùng quan trọng.

Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức

Văn phòng còn là nơi giải quyết mọi vấn đề của cơ quan Ví dụ: khi trangthiết bị trong cơ quan bị hỏng thì phải thông qua bộ phận văn phòng để trình vănbản cho thủ trưởng ký để giải quyết

Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng là bộ

máy làm việc giúp thủ trưởng Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiệncác mục tiêu của nhà quản lý như việc ra văn bản; tập hợp đưa ra các phương án…

Thứ tư, văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của

cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân,phòng ban tới thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức

Thứ năm, văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và

ngoài tổ chức Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộphận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liênquan Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủtrưởng

Thứ sáu, văn phòng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt

động của các phòng ban, đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xâydựng mới, sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động…

1.1.4 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị chocác doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất

Do vậy văn phòng có chức năng sau:

1.1.4.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng

vì văn phòng hỗ trợ rất nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyếtđịnh quản lý

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác vănphòng Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệunhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất của hai nội dung nàynhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan Nếuhai chức năng này tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng thiếucăn cứ khoa học, phiến diện và chủ quan

 Chức năng tham mưu

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý Vì vậy, để ra được những quyếtđịnh đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vàonhững yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,của nhân viên cấp dưới, của những người trợ giúp tham mưu Tất cả những ý kiến

đó được văn phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạonhững thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản

lý Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính thamvấn vừa mang tính chuyên sâu

 Chức năng tổng hợp

Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết Tất cảnhững thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từnhững thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồitrên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thuthập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý

Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc vàtrình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý

Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng Chức năng nàykhông chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vaitrò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức

1.1.4.2 Chức năng hậu cần

Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có Hoạt động của bất kỳ cơquan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa,các công cụ, thiết bị, tài chính… Các điều kiện và phương tiện này phải được quản

lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủcho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Phương châmhoạt động chung của công tác văn phòng là: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.Trụ sở và văn phòng cần phải được xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc,với mọi cán bộ công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể

Những vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạtđộng của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc

thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối với mỗi cơquan, tổ chức.

1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng người ta lại phân thànhcác chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗikhông gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi

là những nhiệm vụ Theo những chức năng nêu trên, văn phòng có thể xây dựngnhiều nhiệm vụ Ví dụ: với chức năng tham mưu sẽ có nhiệm vụ trước mắt, nhiệm

vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay nhiệm vụ đột xuất.Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, tham mưu về công táctuyển dụng, đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phảithực hiện chức năng tham mưu Tương tự như vậy với chức năng hậu cần và tổnghợp Với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các côngviệc sau đây:

1.1.5.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theonhững quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị Do tính chất hoạtđộng, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cầnphải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnhđạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của

cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu màvăn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua cácchiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Bản chiến lược chỉ dự định chothời gian dài 10-20 năm; còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạtđộng 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chương trình

cụ thể Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà

có nhiều loại khác nhau như kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tàichính… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng

và thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các

kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗtrợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đônđốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sảnphẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng

bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoànthành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra vớichất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kếhoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợpvới nhau mật thiết và đồng bộ hơn

1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thông tinbao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, hành chính…; nhữngthông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin

là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệuquả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợgiúp trong lĩnh vực này Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng Vănphòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều đượcchuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhậnđược (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênhthích hợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong vănphòng Nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì vậyvăn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thư - lưu trữkhi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thuthập đầy đủ, kịp thời, được xử lý một cách khoa học và đáp ứng được yêu cầu quản

lý thì lãnh đạo sẽ có được những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác.Nếu không, quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêucủa đơn vị

hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản

để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế,chính trị, xã hội… phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lưu trữ

và ban hành văn bản

Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điềuchỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số vănbản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chứcnhư hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự…Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ đểcác cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như: điều lệ, nội quy, quy chế,các quyết định hành chính

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩmquyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phậnnhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phảinắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng vàchuyển phát thông tin Bộ phận đó chính là văn phòng

1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức

Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có cácyếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sựhoạt động của tổ chức, vừa là vật trung gian để gắn kết tổ chức với môi trường.Đồng thời nó còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt đượcmục tiêu của tổ chức

Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động củamình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện truyền và nhận thông tin,các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vìvậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạtđộng của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu các yếu tố đó không đượccung cấp đầy đủ về chất lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạnkhông đúng, giá thành cao…đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị Đểlàm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thường ưu tiên tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằmthực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần

tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn

bộ hệ thống

Tuy nhiên cũng cần phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú củacông tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầunhiệm vụ đặt ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các

cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung Trong đó

sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòngyêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc

1.1.5.7 Duy trì hoạt động thường nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng

Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, vănphòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại; vừalập quy vừa thực thi; vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mưutổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng đốivới hoạt động của cơ quan, tổ chức Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làmviệc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào banđêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tinthông suốt cho cơ quan, tổ chức

Như vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo vàđơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khácbằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động củamình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì hoạt động của vănphòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trongtoàn cơ quan, tổ chức

1.1.6 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức

1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

 Tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phảiđược thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc Mọi hoạt độngcủa bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan

hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban đểtránh sự trùng lặp không cần thiết.

 Phân công công việc

Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công côngviệc phải dựa vào những cơ sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền Hai yếu tố này do luật (phápluật) quy định Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khácnhau Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức

đó là hoàn toàn khác nhau Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn

vị đó cũng khác nhau

- Phân công theo khối lượng công việc Việc phân công này phải dựa vào kếhoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu củacông việc trong thực tế

- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó làbiên chế cơ quan

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con ngườiđảm nhiệm

- Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ

- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiềungười đảm nhiệm

1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạtđộng văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyềnthực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chínhxác và kịp thời triển khai công việc được giao

Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâucần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quảcao nhất

Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hànhphải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi

- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trongkhuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc

Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ thốngvăn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về tráchnhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách thứcphối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:

Thứ nhất là quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các

cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyếtcác nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…

Thứ hai là quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,

phòng ban mang tính chất đặc thù

Quy chế làm việc tốt góp phần:

- Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ

- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tuỳ tiện

- Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ

- Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức

- Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức

- Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp

- Gián tiếp tạo năng suất lao động

- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát

1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của vănphòng Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hànhđộng trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiệncho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lênnhững hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đangquan tâm

Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá;những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển khainhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn

Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan,thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

12

1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng.Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt

và có hiệu quả

 Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản

lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản,lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước,doanh nghiệp và các tổ chức xã hội

Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệtvăn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, lưu trữ văn bản, lập và nộp hồ sơ

- Quản lý con dấu

Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tínhnhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại

 Công tác lưu trữ

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học nhữngvăn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệuphông lưu trữ quốc gia như: phân loại; xác định giá trị; bổ sung tài liệu vào cácphòng, kho lưu trữ; thống kê và kiểm tra tài liệu; tổ chức phòng đọc, giới thiệu,công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu

- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưutrữ Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ

- Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến cơ sở, có sựchỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung,bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu

Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm:

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tiêu huỷ tài liệu khi đến hạn

1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung vàtrong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là cóích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảocho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủcác thông tin cần thiết Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quảcao nhất Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý,mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiệncác mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó

+ Tổ chức và sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả cao nhất

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức.+ Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.1.6.7 Công tác hậu cần

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làmviệc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiệnvật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng

Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:

- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiềnthưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…)

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư

- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức

- Các loại công vụ khác như:

+ Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan.+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ nhân viên trong tổ chức

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

14

+ Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức.

+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân,khánh tiết của cơ quan

+ Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức

+ Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứngđầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sửdụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vôcùng quý giá đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn

bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽgiúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong

tổ chức nói riêng

Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viêntrong cơ quan, đơn vị

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan

- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động

- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực

- Chế độ chính sách cho người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng

1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòngphù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế vănphòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt độngvăn phòng

Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơquan, tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quảcao

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, tổ chức

Vì vậy văn phòng có được tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của

cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng chothủ trưởng cơ quan, đơn vị

Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải được tiến hành thườngxuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:

- Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong vănphòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng người, đúng việc Đây là cơ sở cho công tácquản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao

- Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng

- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng

1.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng

Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu nhiều ảnh hưởngcủa các yếu tố

Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt

động văn phòng của cơ quan Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoahọc, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lạihiệu quả trong công việc Tuỳ theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan cóthể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêucủa tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực

Thứ hai là tổ chức lao động Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện

pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện côngviệc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất vàlao động; đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khoẻ cho cán bộ côngnhân viên Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sảnxuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho ngườilao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân người lao động ngày cànghoàn thiện và phát triển

Thứ ba là công tác công nghệ thông tin Do sự phát triển không ngừng của

khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thôngtin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ đượcthực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác vănphòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vìvậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnhhưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét,

áp dụng kịp thời

Thứ tư là công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ nằm trong

nghiệp vụ hành chính Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

16

của cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòngđem lại hiệu quả cao.

Thứ năm là môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng

trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của vănphòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc củanhân viên Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng Văn phòng

có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động

cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc Các điều kiện này cũng góp phần làm giảmbớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất Điều này sẽ làm cải thiệnnăng suất và chất lượng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện.Các yếu tố của môi trường làm việc bao gồm:

- Âm thanh, tiếng ồn

- Yếu tố văn hoá tổ chức

1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức

và cá nhân phải tuân theo Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở thực tiễn dovậy nó không phải là bất biến Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắccũng thay đổi theo

Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng cácnguyên tắc được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính

1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòngban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ,nghiêm chỉnh và chính xác

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng và banhành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế,quy định đó Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viêntrong văn phòng thực hiện nghiêm chỉnh Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm

sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơquan, tổ chức

1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham giavào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức Đối với hoạt động văn phòng nguyêntắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của các cá nhân trong

tổ chức Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quảcủa hoạt động văn phòng

1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục

Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảmbảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức Do vậy,dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này thể hiện trongthực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính,thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công việc hàng ngày; chế độ phân công uỷquyền trách nhiệm; các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư…không để xảy ratình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn

vị với nhau

1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợpnhững người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và tráchnhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức Bởi vậy quyền hạn và tráchnhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức Cónghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được giao.Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phảiđược coi trọng thực hiện

1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính

Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạođộng lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên mônnghiệp vụ hành chính cao Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm viquản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý Điều đó có nghĩa là ngườiquản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lýcho phép sẽ càng lớn

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vaitrò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng Người lãnh đạo phải kịpthời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh chocông việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

18

1.2 Công tác văn phòng

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Nếu hiểu công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

- Ở đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổchức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội,hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kếtquả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu

và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêucầu của lãnh đạo

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sửdụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạtđược kết quả mong muốn

1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta cóthể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức.Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của

cơ quan, tổ chức…Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thìcông việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính

sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể rađược quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cho tổ chức và cho xã hội.Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin vàcoi thông tin có quan hệ sống còn Hoạt động thông tin lại gắn với công tác vănphòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơquan, tổ chức nào

Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòngđòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cáchkhoa học Thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn vănphòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòngtrì trệ, yếu kém là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của lãnh đạo Chánh văn phòng,Phó chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không

có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng Hàngngày, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công

việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tácvăn phòng.

1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng

Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực,tài lực và hệ thống thông tin Song hiệu quả hoạt động phải tuỳ thuộc vào phươngthức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòngmỗi cơ quan, tổ chức Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đólà: “chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”

Để đạt hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch,chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơquan, tổ chức

Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tínhtức là thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

Kết luận:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấyvăn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức Văn phòng là mắtxích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau; là tiền đề cho cơ quan, tổchức phát triển Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũngkhông thể thiếu được bộ phận văn phòng Từ đó, nâng cao hiệu quả công tác vănphòng là việc làm hết sức cần thiết đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nayvới những đòi hỏi ngày càng khắt khe trên tất cả các lĩnh vực, trong đó có công tácvăn phòng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

20

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV TỔNG CÔNG TY CNTT NAM TRIỆU

2.1 Tổng quan về Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.1.1 Giới thiệu chung

Tổng công ty CNTT Nam Triệu (Tổng công ty VINASHIN Nam Triệu) làdoanh nghiệp Nhà nước do Tập đoàn CNTT Việt Nam (Tập đoàn kinh tếVINASHIN) đầu tư 100% vốn điều lệ Tổng công ty được thành lập theo Quyếtđịnh số 1061/QĐ-CT ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Chủ tịch HĐQT Tập đoànCNTT Việt Nam trên cơ sở tổ chức lại, chuyển đổi từ Công ty CNTT Nam Triệu

- Tên tiếng Việt: Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Tên giao dịch quốc tế: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation

- Tên viết tắt: Nasico

- Trụ sở chính: thôn Nghi, xã Tam Hưng, huyện Thuỷ Nguyên, TP Hải Phòng

- Số điện thoại: 031.3775533

- Fax: 031.3875135

- Email: namtrieu@nasico.com.vn

- Website: http:// www.nasico.com.vn

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 01/01/1966 Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công tyCNTT Nam Triệu ra đời Qua nhiều lần đổi tên; bổ sung thêm nhiều chức năng,nhiệm vụ mới, đến nay Công ty CNTT Nam Triệu đã trở thành một trong nhữngđơn vị hàng đầu của ngành Công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam

Lịch sử 43 năm phát triển của Công ty được chia làm 3 giai đoạn:

Thời kỳ 1: 1966-1975

Trong bối cảnh cuộc chiến tranh phá hoại của Mỹ ngày càng mở rộng và ácliệt Công trường đóng thuyền biển - tiền thân của Công ty CNTT Nam Triệu ngàynay - ra đời với nhiệm vụ tiếp nhận tàu đánh cá của Bộ Thuỷ sản để sửa chữa vàhoán cải thành tàu vận tải, lắp máy và sửa chữa các loại tàu nói trên

Đến tháng 11/1966 Công trường đóng thuyền biển được đổi tên thành XưởngZ21 Xưởng đã cho ra đời những sản phẩm thuyền buồm lắp máy từ 10T đến 40T;sửa chữa các phương tiện cho ngành đường biển; đóng mới thành công Ponton nổiP9 40T, giúp cảng Hải Phòng tiếp nhận những lô hàng siêu trường, siêu trọng doLiên Xô viện trợ; tham gia chế tạo thiết bị phá thuỷ lôi đầu tiên của Việt Nam.Năm 1972 luận chứng kinh tế kỹ thuật về việc xây dựng nhà máy tại xã TamHưng, huyện Thuỷ Nguyên đã được triển khai Trong những năm tháng khó khăncác phong trào thi đua lao động sản xuất luôn được khơi dậy rộng khắp Đồng thờiđơn vị luôn hoàn thành kế hoạch Nhà nước giao

Với những đóng góp vào công cuộc xây dựng miền Bắc và giải phóng miềnNam đơn vị đã được Chính phủ và Bộ GTVT trao tặng nhiều bằng khen

Thời kỳ 2: 1976-1995

Tháng 06/1977 Xưởng Z21 được Bộ GTVT quyết định nâng cấp thành Nhàmáy Lê Chân với nhiệm vụ sửa chữa các phương tiện thuỷ loại nhỏ tại mặt bằngnhà máy và sửa chữa ngoài luồng đối với những tàu có trọng tải lớn hơn Tháng4/1983 Nhà máy tiếp nhận toàn bộ cơ sở sửa chữa tàu biển do Phần Lan viện trợ và

Bộ GTVT quyết định thành lập Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng tại thị trấnMinh Đức Lúc này hầu hết CBCNV đều tập trung cho Nhà máy sửa chữa tàu biểnPhà Rừng Một bộ phận nhỏ còn lại quản lý cơ sở của Nhà máy Lê Chân và đượcđổi tên thành Xí nghiệp Lê Chân trực thuộc Nhà máy sửa chữa tàu biển Phà Rừng Hơn năm năm hoạt động theo mô hình xí nghiệp, tháng 11/1988 đơn vị được

Bộ GTVT quyết định trả lại tên Nhà máy Sửa chữa tàu biển Lê Chân độc lập vớiNhà máy Sửa chữa tàu biển Phà Rừng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

22

Ngày 23/11/1989 nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Sửa chữa tàu biểnNam Triệu, hạch toán độc lập.

Từ năm 1991 nhà máy đã từng bước nâng cao năng lực sản xuất và sức cạnhtranh trên thị trường sửa chữa tàu biển Cũng vào thời gian này nhà máy đã thànhlập văn phòng đại diện tại nhà số 7B Hoàng Văn Thụ, Hải Phòng; sửa sang hệthống giao thông trong mặt bằng nhà máy Đơn vị đã tiếp nhận thêm Xí nghiệp sửachữa tàu biển trực thuộc Công ty Cung ứng và Dịch vụ hàng hải I - tiền thân củaCông ty Sửa chữa tàu biển Nam Triệu.Và cũng từ đó nhà máy được bổ sung một

số cán bộ chủ chốt có nhiều kinh nghiệm và năng lực điều hành

là việc ký được hợp đồng đóng mới seri tàu 700 TEU cho Cộng hoà Liên bangĐức và seri tàu 56200 DWT cho Nhật

Trong những năm gần đây, để phục vụ cho việc mở rộng và phát triển sảnxuất Công ty đã tuyển dụng mới hàng nghìn công nhân vào làm việc Nguồn lựccon người thường xuyên được bồi dưỡng và nâng cao đã giúp cho Công ty trongmột thời gian ngắn thu hẹp khoảng cách tụt hậu và sẵn sàng cho những bước bứtphá mới trong hội nhập kinh tế khu vực và thế giới

2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh

Tổng công ty có những chức năng chính sau:

 Đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ có trọng tải đến 100.000DWT

 Sản xuất gia công các sản phẩm cơ khí công nghiệp

 Sản xuất que hàn, dây hàn chất lượng cao cho máy hàn tự động và bán

tự động

 Vận tải sông, vận tải biển trên các tuyến trong nước và quốc tế

 Nạo vét luồng lạch sông biển và san lấp mặt bằng

 Kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng phục vụ ngành CNTT và dândụng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Líp: QT 901P

24

2.1.5 Các sản phẩm chính

 Sản phẩm đóng mới

 Tàu hàng 53.000T, tàu hàng đến 4.000 DWT

 Tàu chở sà lan Lash

 Tàu chở container đến 3.000 TEU

 Tàu chở ô tô có sức chứa đến 6.900 chiếc

 Kho nổi chứa xuất dầu 150.000 tấn

 Các loại vỏ tàu phi kim loại

 Các sản phẩm cơ khí khác và vật liệu đóng tàu

Sản xuất que hàn, vật liệu hàn, thép tấm đóng tàu thông dụng, lắp ráp và sảnxuất động cơ diesel, chế tạo thiết bị nâng, máy công cụ… phục vụ cho ngành côngnghiệp tàu thuỷ

 Đào tạo và xuất khẩu lao động

 Sản phẩm sửa chữa

Sửa chữa, hoán cải các loại tàu có trọng tải đến 150.000 tấn

Các loại tàu hàng đến 5.000 DWT

Các loại tàu kéo đẩy ven biển

Tàu khách chạy sông, ven biển

 Tư vấn các công trình xây dựng

 Ụ tàu, triền tàu và đà tàu đến 50.000 tấn

 Cầu tàu, cảng sông và cảng biển

 Nhà xưởng và các nhà máy đóng tàu và các ngành công nghiệp khác

 Nhà cao tầng, khách sạn

 Sản phẩm vận tải sông và biển

 Hàng rời, hàng bách hóa, container

 Các dịch vụ vận tải đa phương thức, dịch vụ hàng hải, dịch vụ thuyền biển

2.2 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Phó Tổng Giám đốc

kỹ thuật

Phó Tổng Giám đốc sản xuất

Phòng

Điều

Độ Sản Xuất

Phòng bảo vệ quân sự

T

Phòng

An Toàn Lao

Động

Phòng Thi Đua Văn Thể

Phòng

Tổ Chức Tiền

L ơng

Phòng Tài Chính

Kế Toán

Ban Quản

Lý

Dự

án

Phòng KCS

Phòng Thiết

Kế Công Nghệ

Phòng Quản Lý Thiết Bị

Phòng dịch vụ

đời sống

Văn phòng giám đốc

PX ống I ống II

PX

Điện I

Điện II

PX ụ

Đà

PX Nguội Gia công cơ

Khí

Cty VTB Nam Triệu

Cty SCTB Nam Triệu

Cty SX VLH Nam Triệu

Cty Cổ Phần Việt Hoàng

Cty

Đầu

T và XD

Khí

PX Máy I Máy II

PX Làm Sạch Tôn I , II

* Ghi chỳ: Quan hệ chức năng: Quan hệ ngang: Quan hệ trực tuyến:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức Tổng Cụng ty CNTT Nam Triệu (Nguồn: Hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000)

2.2.2 Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban

- Xây dựng chính sách chất lượng, chỉ định Đại diện lãnh đạo về chất lượng

và thực hiện các công việc cần thiết để Hệ thống quản lý chất lượng được thi hành

có hiệu lực tại Tổng công ty

2.2.2.2 Các phó tổng giám đốc

* Phó Tổng giám đốc sản xuất

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác sảnxuất, an toàn lao động, phòng chống bão lụt và cung ứng vật tư phục vụ sản xuấtcủa Tổng công ty, đảm bảo thi công đúng tiến độ, chất lượng và đạt hiệu quả cao nhất

- Kiểm soát hoạt động đánh giá nội bộ

- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa cải tiến choTổng công ty

- Phê duyệt các biện pháp tổ chức thi công, biện pháp an toàn thuộc lĩnh vựcđược phân công

* Phó Tổng giám đốc kinh doanh

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo, điều hành công tác kếhoạch và thị trường; chỉ đạo điều hành lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục

vụ sản xuất

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc tìm đối tác liên doanh liênkết, theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của liên doanh, liên kết này

* Phó Tổng giám đốc kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về chỉ đạo điều hành công tác quản

lý kỹ thuật, quản lý chất lượng sản phẩm của công ty

- Phê duyệt các quy trình thiết kế công nghệ, thiết kế hoàn công và các biệnpháp tổ chức thi công thuộc lĩnh vực được phân công

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về công tác quản lý và đầu tư mớitrang thiết bị máy móc nội bộ, công tác nghiên cứu khoa học kỹ thuật, ứng dụngthiết bị, công nghệ hiện đại tiên tiến vào sản xuất

- Chịu trách nhiệm về việc giám sát công tác xây dựng cơ bản, công tác đàotạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân kỹ thuật

- Thay mặt Tổng giám đốc giao dịch với các ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng.

- Phụ trách công tác kiểm kê tài sản

+ Hạch toán giá thành, thu chi, báo cáo tài chính

+ Quản lý chứng từ gốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thu hồi và chitrả công nợ theo đúng quy định

* Phòng Tổ chức - Tiền lương

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong lĩnh vực: tổchức, tiền lương, nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chính sách đối vớiCBCNV

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

- Nhiệm vụ: Phòng Tổ chức - Tiền lương có các nhiệm vụ sau:

 Về công tác tổ chức:

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy sảnxuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ làm việc của các đơn vị trongTổng công ty và các đơn vị thành viên

+ Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty tiến hành phân cấp, phân công quản

lý tổ chức, lao động và đào tạo CBCNV

+ Xây dựng điều lệ, quy chế tổ chức hoạt động của Tổng công ty

 Về công tác tiền lương:

+ Xây dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm trình Tổng giám đốcCông ty phê duyệt và tổ chức thực hiện

+ Tổ chức xây dựng định mức lao động tổng hợp trình Tổng công ty duyệt vàcông bố định mức lao động chi tiết

+ Tham mưu về quy chế phân phối thu nhập, đảm bảo đúng chính sách tiền lương

 Về công tác quản lý nhân sự và đào tạo:

+ Xây dựng, quy hoạch kế hoạch tiếp nhận, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, côngnhân trong toàn Tổng công ty

+ Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và cơ cấu đội ngũ cán bộ, côngnhân trong toàn Tổng công ty Xây dựng quy trình bổ nhiệm, nâng bậc, nânglương, khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ cán bộ

+ Thực hiện thu nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn; đề xuất giải quyết chế

độ chính sách với CBCNV đủ tiêu chuẩn về hưu, chuyển công tác

+ Xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật

+ Nghiên cứu, đề xuất và phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ, côngnghệ thi công tiên tiến, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất laođộng, chất lượng sản phẩm

+ Nghiên cứu, đề xuất nội dung giáo trình đào tạo mới, đào tạo lại, bổ túcnâng cao trình độ tay nghề và thi nâng bậc cho công nhân

* Phòng KCS (Kiểm tra chất lượng sản phẩm)

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản lýchất lượng sản phẩm

+ Trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của tất cả các bộ phận trong quátrình thi công Hướng dẫn và kiểm soát các quy trình kỹ thuật, quy trình côngnghệ; đề xuất kịp thời các vướng mắc phát sinh để Tổng giám đốc giải quyết

+ Trực tiếp điều động các phương tiện, máy móc, thiết bị phục vụ cho thicông sản phẩm

* Phòng Vật tư

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc Tổng công ty về công tác quản

lý, mua và bán vật tư, thiết bị máy móc

- Nhiệm vụ

+ Xây dựng, trình Tổng giám đốc duyệt kế hoạch cung ứng vật tư, chủng loạivật tư, nguồn cung cấp và giá mua

+ Tổ chức nhập kho, bảo quản và cấp phát cho các đơn vị sử dụng

+ Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong công tác quản lý, sử dụng, bảo quảnvật tư…, đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng mục đích, đạt chất lượng và hiệu quả cao

+ Thực hiện các công tác chuẩn bị đầu tư và trình duyệt các thủ tục theo quyđịnh; ban hành các quy chế quản lý đầu tư xây dựng.

+ Triển khai giám sát kỹ thuật thi công các dự án đầu tư, các hạng mục sửachữa, nâng cấp của Tổng công ty

+ Quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà nước, các đối tác và các cơ quanchức năng địa phương để giải quyết thủ tục hồ sơ cũng như các vấn đề vướng mắctrong quá trình đầu tư

+ Nghiệm thu thanh quyết toán các công trình hoàn thành

+ Quản lý, trang bị, cấp phát các thiết bị, đồ dùng văn phòng cho các phòngban, phân xưởng

* Phòng Bảo vệ quân sự

- Chức năng: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực bảo vệ quân sự vàphòng chống cháy nổ

- Nhiệm vụ

+ Đảm bảo an ninh trật tự 24/24 h trên địa bàn Tổng công ty

+ Đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn Tổng công ty

+ Tham gia huấn luyện quân dự bị địa phương và thực hiện sự điều động khi

có yêu cầu của cơ quan quân sự Huyện

* Phòng Thi đua - Văn thể

- Chức năng: là đơn vị chuyên môn thuộc Tổng công ty có chức năng thammưu giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, phong

trào văn nghệ, thể dục thể thao trong toàn Tổng công ty, khai thác, duy trì, nângcao đời sống văn hoá tinh thần cho CB-CNV.

- Nhiệm vụ:

+ Tham mưu giúp Tổng giám đốc cụ thể hoá các chủ trương, chính sách củaĐảng, pháp luật của nhà nước về công tác thi đua khen thưởng trong toàn Tổngcông ty

+ Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Tổngcông ty

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung thi đua khen thưởng cho từngthời kỳ và từng lĩnh vực

* Ban thi công dự án

- Chức năng

+ Là cơ quan đầu mối chỉ huy - quan hệ - trao đổi thông tin và báo cáo toàn bộcác công việc thi công sản phẩm

+ Lập kế hoạch trình Tổng giám đốc các phương án, tiến độ thi công trên cơ

sở các điều khoản của hợp đồng kinh tế

+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý kỹ thuật, chất lượng, vật tư vàtrang thiết bị trong quá trình thi công sản phẩm

để mua sắm khi được phê duyệt

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

+ Trực tiếp thuê các nhà thầu phụ cho dự án được phân công theo dõi.

+ Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật phục vụ cho công tácthí nghiệm

- Thực hiện công tác dân số, kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh,

vệ sinh lao động trong Tổng công ty

- Tổ chức khám sức khoẻ tuyển dụng, định kỳ và chứng nhận ốm đau theoquy định của Pháp luật

- Phối hợp với tổ chức giám định y khoa xác định mức độ thương tật, suygiảm sức khoẻ của người lao động của Tổng công ty khi bị tai nạn lao động haybệnh nghề nghiệp

- Lập kế hoạch chỉ đạo y tế tuyến dưới thuộc các đơn vị thành viên của Tổngcông ty; thực hiện công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu, các chương trình y tếngành và địa phương

- Đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn kỹ thuật, trang thiết bị y tế theo quyđịnh của Bộ trưởng Bộ y tế

* Các Phân xưởng

+ Thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Tổng công ty thông qua các phòng banchức năng

+ Tổ chức sản xuất trong phạm vi phân xưởng;

+ Bố trí lực lượng lao động và thiết bị hợp lý để đảm bảo hoàn thành nhiệm

vụ sản xuất theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ

+ Điều hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động của phân xưởng.

+ Thực hiện đúng quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trongquá trình sản xuất

2.3 Những thuận lợi và khó khăn của Tổng công ty CNTT Nam Triệu

Nền kinh tế thị trường với hai mặt đối lập đã tạo ra nhiều thuận lợi nhưngcũng gây ra không ít thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam trên conđường phát triển Mặt khác, xu thế hội nhập nền kinh tế toàn cầu trong những nămgần đây là một nhân tố tác động trực tiếp tới các doanh nghiệp nước ta mà Tổngcông ty CNTT Nam Triệu là một trong những số đó

- Thế kỷ 21 được xác định là thế kỷ của đại dương nền kinh tế biển nói chung

và ngành Công nghiệp tàu thuỷ nói riêng được đánh giá là một trong những ngànhkinh tế mũi nhọn của đất nước, do đó Chính phủ đã có những chính sách ưu tiên,khuyến khích, tạo điều kiện cho ngành Công nghiệp tàu thuỷ phát triển

- Tổng công ty có vị trí địa lý thuận lợi cả về đường sắt, đường bộ và đườngthuỷ Hải Phòng còn là trung tâm công nghiệp về đóng tàu, chế tạo máy, gia công

cơ khí… của Quốc gia và đang trên đà phát triển mạnh mẽ Đây là môi trườngthuận lợi cho Tổng công ty CNTT Nam Triệu sản xuất và phát triển theo đúngchức năng kinh doanh được Bộ quy định

- Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của ngành Công nghiệp tàu thuỷ ViệtNam, sản phẩm và uy tín của Tổng công ty CNTT Nam Triệu ngày càng đượckhẳng định trên trường quốc tế

- Tổng công ty có lực lượng lao động trẻ, năng động, nhiệt huyết, luôn tintưởng, ủng hộ chiến lược xây dựng và phát triển Tổng công ty trở thành một trongnhững đơn vị chủ lực của Tập đoàn CNTT Việt Nam

- Kể từ khi được thành lập, Tổng công ty không ngừng cải tiến nâng cao nănglực sản xuất Mặt bằng nhà xưởng được xây dựng ngày càng khang trang, hệ thốngthiết bị công nghệ được đầu tư mua sắm hiện đại, đội ngũ kỹ sư, công nhân liên tụcđược đào tạo trong và ngoài nước để tiếp thu khoa học công nghệ tiên tiến Đặc

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

biệt để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, từ năm 2003 Tổng công ty

đã cho triển khai hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

2.3.2 Khó khăn

- Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thươngmại thế giới WTO và là thành viên không thường trực của Hội đồng bảo an Liênhợp quốc Việc gia nhập các tổ chức, hội nhập vào nền kinh tế thế giới bên cạnhviệc đem lại nhiều cơ hội mới thì điều đó cũng gây không ít khó khăn, thách thứccho Tổng công ty trong điều kiện kinh doanh hiện nay Bởi vì trước bối cảnh đócông ty phải đối mặt với vấn đề tổ chức và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanhnhư thế nào cho phù hợp với xu hướng mới và thực sự đem lại hiệu quả

- Đội ngũ công nhân kỹ thuật, thợ có tay nghề cao còn thiếu Đa số thợ tuyểnvào mới ra trường do vậy kỹ năng nghề nghiệp chưa đáp ứng được yêu cầu sảnxuất trong giai đoạn mới

- Cuộc khúng hoảng kinh tế toàn cầu kéo theo hàng loạt những ảnh hưởngnghiêm trọng về mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt gây nên những khókhăn cho công tác đầu tư xây dựng, tái sản xuất, đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh

2.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trong những năm gần đây 2.4.1 Công tác đầu tư xây dựng

Công tác đầu tư xây dựng là dự án có quy mô lớn thuộc nhóm A, mức đầu tưlên tới 2000 tỷ đồng Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và chủ trươngcủa Tập đoàn CNTT Việt Nam, Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã tiến hành ràsoát các dự án đầu tư trên cơ sở tập trung ưu tiên cho các dự án đặc biệt quan trọngnhằm phục vụ đóng tàu xuất khẩu và phục vụ sản xuất kinh doanh trọng điểmtrong nước Hiện nay Tổng công ty đang khẩn trương xây dựng đà tàu 70.000T số

2, khu vực sản xuất phục vụ cho việc thi công các sản phẩm trọng điểm Khu sảnxuất phục vụ thi công tàu chở 6.900 ô tô, tàu hàng 56.200T

Hoàn thành và đưa vào khai thác, sử dụng dự án xây dựng nhà ở cho CBCNV,khu chung cư 5 tầng, khu nhà tái định cư và trường Mầm non dân lập Nam Triệu 2tầng với các trang thiết bị hiện đại

Đưa vào khai thác 3 dự án khu du lịch đạt tiêu chuẩn quốc tế: Tam ĐảoResort, khách sạn San Hô đỏ ở bãi biển Xuân Thành - Hà Tĩnh, khách sạn ba sao ởQuảng Bình

Bên cạnh đó công ty còn thực hiện các dự án thuộc chương trình khoa họccông nghệ cấp nhà nước nhằm nâng cao tỷ lệ nội địa hoá của ngành, đồng thời giãn

tiến độ các dự án còn lại trên cơ sở đảm bảo việc đầu tư xây dựng hiệu quả và phùhợp với tình hình sản xuất chung của cả nước.

2.4.2 Chiến lược phát triển

Tổng công ty CNTT Nam Triệu sẽ hoàn thành đầu tư và đưa vào hoạt động tất

cả các dự án trong giai đoạn trước; nghiên cứu khả năng đầu tư nâng cấp cho một

số công ty có tiềm năng như: đóng mới, sửa chữa tàu biển tại Hải Phòng, QuảngNinh, Nghi Sơn, Vận tải biển, Công nghiệp phụ trợ, Công nghiệp đúc, chế tạo thiết

2.4.3 Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế

Bảng 2.1: Các chỉ tiêu kinh tế cơ bản (Nguồn: Báo cáo thành tích năm 2008)

STT Các chỉ tiêu ĐVT Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

chứa xuất dầu trọng tải 150.000T cho Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam Tất cảđều được các tổ chức đăng kiểm uy tín trong nước và quốc tế chứng nhận: VR(Việt Nam), DNV (Na Uy), ABS (Mỹ), GL (Đức), NK (Nhật Bản)…Với chínhsách chất lượng và giá cả cạnh tranh, uy tín của Tổng công ty đã chinh phục đượcnhiều khách hàng khó tính trên thị trường quốc tế.

Năm 2008 Tổng công ty CNTT Nam Triệu đã bàn giao thành công tàu Lash

số 01 trọng tải 10.900T cho công ty TNHH MTV Vận tải Viễn Dương Nam Triệu;tàu 53.000T số 02 cho chủ tàu Graig - Vương quốc Anh; bàn giao tàu 53.000T số

03 vào cuối tháng 01/2009; bàn giao tàu 53.000T số 04 vào cuối tháng 03/2009; dựkiến hoàn thành đưa vào khai thác ụ 8.000T trong quý I/2009 và triển khai đóng ụnổi 14.000T; hoàn thiện 2 tàu chở container 700TEU số 01, 02, hạn thuỷ thànhcông tàu 700TEU số 03; hạ thuỷ kho nổi chứa xuất dầu FSO5 cho Tập doàn Dầukhí quốc gia Việt Nam vào ngày 14/01/2009 và đặt ky tàu chở 6900 ô tô cho chủtàu Na Uy

Được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, sự nỗ lực của tập thể lãnhđạo và người lao động, Tổng Công ty CNTT Nam Triệu đã vượt qua mọi khókhăn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Tổng giá trị sản lượng năm 2008của Tổng công ty là 3.888.890 triệu đồng, đạt 109,8% kế hoạch năm do Tập đoànCNTT Việt Nam giao

Trong hai tháng đầu năm 2009, Tổng công ty đạt 800 tỷ đồng giá trị sảnlượng, hướng tới mục tiêu hoàn thành 5.600 tỷ đồng giá trị sản xuất trong năm

2009 Tổng công ty tập trung vào các sản phẩm trọng điểm như: kho chứa xuất dầutrên biển FSO5 trọng tải 150.000T, các tàu hàng 53.000T, tàu chở 6.900 ô tô, tàuchở container, tàu hàng 56.000T phục vụ nội địa và xuất khẩu

Các đơn vị thuộc Tổng công ty hưởng ứng đợt phát động phong trào sản xuất,hoàn thiện và bàn giao kho nổi chứa xuất dầu trên biển cho chủ tàu vào tháng 5;bàn giao tàu chở dầu 13.500T, tàu container 700 TEU, tàu chở sà lan Lash vào quý

2, quý 3 năm nay Đồng thời hoàn thiện, đưa vào khai thác ụ nổi 8.000T, xuốngnước tàu chở ô tô, tàu hàng 53.000T số 6, tàu chở container 700 TEU số 4 và tàuhàng 56.000T số 1; cắt tôn đóng mới tàu chở ô tô số 3, kho nổi FSO6, ụ nổi14.000T, sửa chữa 100 tàu trong ụ và ngoài luồng

2.5 Thực trạng công tác văn phòng tại Tổng công ty CNTT Nam Triệu

2.5.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o

Nhân viên văn thư

Chuyên viên văn phòng

Tổ phục vụ khu 4 tầng

Tổ phục vụ khu 2 tầng

Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 1

Tổ phục vụ khu điều hành sản xuất số 2

Tổ văn thư hành chính

Tổ tạp vụ

Chuyên viên kỹ thuật

Nhân viên phục vụ

Tổ nước lọc

38

Phân công nhiệm vụ của từng vị trí văn phòng

* Chánh văn phòng

Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm:

- Phụ trách chung công tác của văn phòng

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty về các hoạt động của văn phòng

- Kiểm soát việc sử dụng con dấu của Tổng công ty

- Phụ trách khâu trang trí khánh tiết ngày lễ, hội nghị…

- Phụ trách một số phần việc của văn phòng: quản lý trật tự nội vụ văn phòng;công tác đón tiếp khách; công tác quản lý tài sản văn phòng; kiểm tra nhân viênthực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư - lưu trữ

- Giải quyết các thủ tục về công tác hộ tịch hộ khẩu tập thể cho CBCNV

- Ký duyệt cấp phát máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các đơn vị, kýduyệt các chứng từ thanh toán và các phiếu nhập - xuất kho

- Giải quyết nghỉ phép, nghỉ việc riêng và làm thêm giờ cho CBNV

- Phụ trách công tác quản lý và điều động xe con

- Giải quyết toàn bộ công việc được Tổng giám đốc uỷ quyền

* Phó chánh 1: Phó chánh văn phòng 1chịu trách nhiệm quản lý:

- Hệ thống tin học bao gồm máy vi tính và các thiết bị liên quan

- Hệ thống tổng đài nội bộ, đề xuất các biện pháp xử lý

- Hệ thống máy chiếu tại các phòng họp

- Hệ thống camera giám sát

- Lập hồ sơ cho các thiết bị tin học viễn thông trong Tổng công ty

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyếttoán liên quan đến cung cấp, sửa chữa, lắp đặt hệ thống tin học và viễn thông

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng vềcác công việc được phân công

* Phó chánh 2: Phó chánh văn phòng 2 chịu trách nhiệm:

- Ký biểu báo cáo lao động hàng ngày

- Phụ trách công tác trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…

- Quản lý các phòng làm việc, phòng họp, hội trường do văn phòng quản lý(gồm cả tài sản)

- Phụ trách quản lý quán bar, căng tin

- Ký nháy những chứng từ phục vụ cho phòng họp, hội trường, quán bar, căng tin

- Giúp Chánh văn phòng quản lý tổ tạp vụ

- Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Tổng công ty và Chánh văn phòng vềcác công việc được phân công.

* Phó chánh 3: Phó chánh văn phòng 3 chịu trách nhiệm:

- Lập sổ sách và theo dõi cấp phát tài sản văn phòng

- Quản lý xe đạp, xe máy của Tổng công ty giao cho văn phòng sử dụng

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản đã trang bị cho các đơn vị (trừ hệ thốngcông nghệ thông tin, viễn thông)

- Ký, sao y các tài liệu và hợp đồng

- Quản lý tốt hệ thống cấp nước uống tinh khiết

- Phụ trách công tác sửa chữa máy móc thiết bị nội bộ của văn phòng và củacác đơn vị

- Kiểm tra, ký các biên bản nghiệm thu, ký nháy các chứng từ thanh quyếttoán liên quan đến sửa chữa, lắp đặt thiết bị văn phòng

* Chuyên viên tin học

- Sửa chữa, lắp mới, khắc phục các sự cố mạng, máy tính

- Lắp đặt các phần mềm phục vụ cho nhu cầu công việc theo yêu cầu của cácphòng ban

- Thường xuyên cập nhật những thành tựu mới nhất trong lĩnh vực công nghệthông tin nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc

- Đề xuất với Chánh văn phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến côngviệc được phân công

* Nhân viên lái xe

- Trực tiếp quản lý và sử dụng xe được giao, hàng ngày phải vệ sinh sạch sẽ

- Làm thêm một số việc của văn phòng khi cần

* Nhân viên văn thư

- Đưa khách lên các phòng họp, đưa khách đi gặp lãnh đạo Tổng công ty

- Phụ trách công tác văn thư - lưu trữ

- Chế bản vi tính, phô tô và phát hành tài liệu

* Chuyên viên văn phòng

- Phụ trách quản lý bến bãi gửi xe như: hợp đồng, thanh quyết toán, cấp pháttem xe…

- Làm thủ kho, chấm công cho CBNV

- Quản lý và cấp phát trang thiết bị cho Tổ xe con

- Làm thủ tục tạm ứng, thanh toán lương cho văn phòng

- Soạn thảo hợp đồng kinh tế và một số văn bản được phân công

Sinh viªn: Ph¹m ThÞ Thu Th¶o