Tiểu luận Quản Trị Sự Kiện

Tiểu luận môn quản trị kinh doanh sự kiện a, Sự kiện là gì ? Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện. Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,… Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,… Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

MỤC LỤC:………

I TỔNG QUÁT ……… ………

1 Khái quát về sự kiện, sản phẩm sự kiện ……….………

a, Sự kiện là gì ? ……….

b, Sản phẩm sự kiện là gì ? ………

2, Đặc điểm kinh doanh sự kiện ………

a, Kinh doanh sự kiện là gì ? ………

b, Các đặc điểm của kinh doanh sự kiện ?

3 Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch ………… ………

II Chủ đề, chuẩn bị sự kiện……… ………

1 Tên sự kiện………

2 Loại sự kiện………

3 Chủ đề………

4 Nội dung………

5 Thành phần tham gia………

6 Ý nghĩa………

7 Giấy tờ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện……….

III Chương trình sự kiện……… ……

IV Kế hoạch tổ chức sự kiện………

1 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện………

2 Kế hoạch chuẩn bị chi tiết………

3 Kế hoạch chuẩn bị tổng thể………

4 Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các sự cố phát sinh………

5 Kế hoạch cho công việc bổ trợ trong sự kiện………

IV Dự toán ngân sách sự kiện……….

V Bảng phân công công việc và tiến độ thực hiện……….

Tài liệu tham khảo……….

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường

b, Sản phẩm sự kiện là gì ?

Sản phẩm sự kiện là tất cả những gì mà sự kiện mang lại cho khách hàng Theo quan điểm hướng tới khách hàng, sản phẩm sự kiện được cấu thành bởi dịch vụ cốt lõi và dịch vụ bổ sung.

2, Đặc điểm kinh doanh sự kiện

a, Kinh doanh sự kiện là gì ?

Kinh doanh sự kiện là hoạt động nhằm mang lại lợi nhuận cho công ty tổ chức

sự kiện bằng cách đứng ra tổ chức một số hoạt động tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia

b, Các đặc điểm của kinh doanh sự kiện

* Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện:

Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số

- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho, cất trữ, không vận chuyển được

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành

Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư

sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó

- * Đặc điểm về lao động

Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng

về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện

- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn

* Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú,chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể

* Đặc điểm về hoạt động

Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khác

3 Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện với du lịch

Các sự kiện lớn ở tầm quốc tế như Olympic, World Cup hoặc ở quy

mô nhỏ hơn như Seagames, Asian Cup, Hội nghị thượng đỉnh,… Sẽ là một dịp để nâng cao cơ sở vật chất du lịch

Đối với các sự kiện này các tổ chức trong và ngoài nước sẽ có những đầu tư cho nơi tổ chức sự kiện xây dựng, nâng cấp, hoàn thiện không chỉ là các cơ sở hạ tầng về giao thông, thông tin liên lạc mà còn đầu tư phát triển các cơ sở cung ứng du lịch.

Ngoài ra, khi sự kiện sắp diễn ra , do kỳ vọng lượng khách đến tham gia sự kiện và do những tác động tích cực của việc tổ chức sự kiện đến xúc tiến du lịch ( như đã đề cập ) các cơ sở kinh doanh du lịch sẽ tiến hành nâng cấp cơ

sở vật chất của mình

II Chủ đề, chuẩn bị sự kiện

1 Tên sự kiện: Flash back

4 Nội dung

Flash back

Tokyo Camera

Tên công ty: Công ty phân phối máy ảnh Tokyo Camera

Flash Back tổng kết năm cũ và chào đón năm mới Ngoài ăn uống, tiệc còn có những tiết mục văn nghệ giải trí, biểu diễn đặc sắc, tranh tài giữa các phòng ban, nhân viên trong công ty Bên cạnh đó công ty sẽ có tiết mục khen thưởng những đội nhóm xuất sắc, vinh danh những nhân viên ưu tú, đạt thành tích tốt trong năm vừa qua

- Ghi nhận thương hiệu

- Kỉ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian)

- Đề xuất các biện pháp cho các vấn đề còn tồn đọng

7 Giấy tờ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện

 Đơn xin… (nội dung của loại hình sự kiện sẽ tổ chức)

 Kế hoạch chương trình (Mục đích, thời gian, địa điểm, thành

phần tham dự? Chương trình biểu diễn: ca sỹ, tác phẩm, tác

giả…)

 Hợp đồng thuê địa điểm

 Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức

 Hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện

 Giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng & agency tổ

chức (của chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện)

 Bản sao giấy phép kinh doanh của nhà tổ chức sự kiện

 Bản in mẫu maket bandrol định treo (Phải ghi tên đơn vị tổ

chức và chỗ ghi số giấy phép )

III Chương trình sự kiện

Flash Back sẽ được tổ chức với kịch bản gồm 3 phần:

Phần 1: Khai mạc

- Tập hợp lực lượng

+ Giao lưu trong nhà hàng: Dại diện công ty cần phải có mặt trước, sau

đó bước vào nhà hàng cùng khách mời sau đó là một tràng vỗ tay của tất

cả mọi người

+ Phần giao lưu ở ngoài sân: Công ty tổ chức chơi một số trò chơi để tạokhông khí vui tươi

- Tuyên bố lí do: tuyên bố nên ngắn gọn, xúc tích xoay quanh các ý sau

+ Lập lại mục đích, ý nghĩa của buổi kỉ niệm

+ Tinh thần đoàn kết các đơn vị

+ Tin tưởng lễ kỉ niệm thành lập công ty sẽ thành công

- Giới thiệu đại biểu:

+ Giới thiệu các đại biểu cấp cao trước

+ Giới thiệu đại biểu là khách mời trước, chủ nhà sau

- Giới thiệu thư kí, người dẫn chương trình

- Khai tiệc

Phần 2: Tham gia chương trình

- Phát biểu khai mạc và vinh danh các nhà tài trợ

- Phát biểu chúc mừng của đại diện khách hàng

- Phát biểu chúc mừng của hội đồng cố vấn

- Đánh giá tổng quan về hoạt động công ty trong năm vừa qua

- Các tiết mục văn nghệ của ca sĩ khách mời và các bộ phận trong công ty

Phần 3: Bế mạc

- Cảm ơn khách mời đã đến trong sự kiện

- Mọi người chụp ảnh kỉ niệm

IV Kế hoạch tổ chức sự kiện

1 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện

Mô tả Địa điểm Người phụ

trách

A 18h00 –

18h15

Đónkhách tạikhu vựcsảnh

Khách sẽ đi vào từ cửa chính mặt tiền của nhà hàng các lỗi thang máy khác

PG hướng dẫn và đónkhách và check in

Sảnh chính của nhà hàng

Nguyễn VănA

Nguyễn VănB

MC giới thiệu về ý nghĩa của buổi lễ và giới thiệu nhóm nhảy

mở màn của vũ đoàn

Sân khấu MC Phan

Anh

Sân khấu MC Phan

Anh

E 18h50 –

18h55

Vinhdanh vàtặng quàcho nhânviên xuấtsắc

Những nhân viên nổi trội, có nhiều đóng góp cho công tyBan lãnh đạo lên tặngnhững phần quà đã chuẩn bị từ trước cho những cá nhân xuất sắc

Sân khấu MC Phan

- Đố em biết anh đang nghĩ gì

- Ngày lang thang

- Nói với em

Sân khấu Ca sĩ

Nguyễn Hoàng Phúc,Billy Đỗ , Hùng Phan

G 19h15 –

19h20

Ca nhạc Phần trình diễn sôi

động của nhóm nhảy Annie biểu diễn

Sân khấu Vũ đoàn

Hoàng Kiên Đức Bo

H 19h20 –

20h00 Game

show

MC tổ chức trò chơi sân khấu cho quý vị chơi trò chơi:

Nhận diện thương hiệu: MC mời một người lên ghi tất cả các nhãn hàng của công ty vào những mẩu giấy Sau đó MCmời một nhân viên công ty lên chọn ngẫunhiên một mẩu giấy rồi để khách tham dự đặt câu hỏi xung quanh nhãn hàng (có

sự gợi ý) Nhân viên chỉ được trả lời “có”

hoặc “không” Vị khách đoán trúng tên nhãn hàng sớm nhất

sẽ được phần thưởng

K 20h20 –

21h00

MagicWheels

Chương trình bốc thăm trúng thưởng danh cho tất cả thành viên công ty

Những phần quà sẽ dành cho những con số may mắn được

MC và ban lãnh đạo bốc thăm

Sân khấu MC Phan

Anh

L 21h00 –

21h55 KaraokeHát

Chương trình giao lưu ca nhạc theo yêu cầu của quý kháchtrong công ty

Trung tâm nhà hàng

Hòa âm ánh sáng The Remix

Sân khấu MC Phan

Anh

N

22h00 Kết thúc MC mời mọi người

cùng lên sân khấu để

chụp ảnh lưu niệm, tạm biệt khách tham dự

Sân khấu MC Phan

Anh

2 Kế hoạch chuẩn bị chi tiết

VNĐ7

VNĐ

14 Game show Phần thưởng và nguyên liệu (nếu có) 1.000.000

VNĐ

15 Đồ trang trí Bóng bay, hoa nhỏ, khói, pháo bông,… 1.000.000

VNĐ

Thiệp mời Tự thiết kế

1.000.000VNĐ

17 Nhân viên an

ninh

2 nhân viên trông xe

3 nhân viên bảo vệ

5.000.000VNĐ

- Tổng chi phí chuẩn bị tổ chức sự kiện: 150 triệu VNĐ

- Flash Back được tổ chức tại nhà hàng Trống Đồng Palace số 40 Hàng Cót-HoànKiếm-Hà Nội

- Thời gian: 18h00 đến 22h00 ngày 10/03/2019

- Nếu có sự cố phát sinh, bên nhân sự sẽ phải xử lý kịp thời để sự kiện được diễn

ra tốt đẹp

4 Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các sự cố phát sinh

- Khách mời uống quá nhiều trong buổi tiệc : Trong các buổi tiệc, có khi vì quá vui

mà khách mời uống quá nhiều và gây những sự cố khó kiểm soát, thâm chí đôi khi

là gây hậu quả nghiêm trọng Đối với các sự kiện có ăn uống, nhất là những thức uống có cồn, cần sắp xếp những người điều phối thức uống để hạn chế việc khách uống tự do và dẫn đến các hành vi mất kiểm soát Ngoài ra, việc hướng khách vào các hoạt động đang diễn ra cũng khiến họ giảm cường độ uống Khi lên kế hoạch

chương trình, cần điều phối các hoạt động sao cho phù hợp để tránh bắt khách phải hoạt động quá nhiều nhưng cũng không kéo dài thời gian ăn uống quá lâu.

- Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ : Nếu như bạn nhận được quá nhiều lời phàn

nàn về dịch vụ thì hãy nên xem lại, bởi vì nếu chỉ một người nói thì không sao, nhưng nếu có ba người phản ánh dịch vụ tệ thì hẳn là dịch vụ đang có vấn đề

Có thể là nhà hàng phục vụ không tốt, hoặc các dịch vụ quá tệ Việc bạn cần làm là nên xem dịch vụ đó do bạn thuê mướn, sử dụng hay do khách hàng đặt, nhưng không phải để đổ lỗi cho khách hàng mà phối hợp với họ, làm việc với phía nhà hàng hoặc nhà cung cấp để đề nghị họ cung cấp dịch vụ tốt hơn, bởi vì nếu bạn không làm việc trực tiếp với các đơn vị nói trên thì thật khó để bạn yêu cầu sự thay đổi từ họ

- Thức ăn không đủ phục vụ : Đối với các bữa tiệc lớn, đòi hỏi số lượng khách mờiphải được gửi lại chính xác cho bộ phận phụ trách tiệc của nhà hàng để chuẩn bị nguyên liệu, thực phẩm, thì việc phát sinh khách mời gây thiếu thức ăn cũng rất khó xử lý Vì những người phát sinh chắc chắn sẽ không có được phần thức ăn như những người đến trước

Để đảm bảo số lượng khách, khi gửi thư mời, tốt nhất bạn nên lưu ý với khách về việc họ cần phản hồi lại trong thời gian sớm nhất (cho họ một deadline) để bạn tiện sắp xếp và chuẩn bị phục vụ họ tốt nhất, nếu không, bạn sẽ không đảm bảo về chất lượng dịch vụ

Tuy nhiên, khi rắc rối phát sinh, bạn cần giải quyết càng có lợi cho khách mời càngtốt, họ sẽ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn

5 Kế hoạch cho công việc bổ trợ trong sự kiện

- Sắp xếp lễ tân đón khách từ sảnh

- Báo với nhân viên nhà hàng chuẩn bị bánh kẹo cho khách mời lúc đứng chờ (chi phí bánh kẹo đã được bao gồm trong tiệc buffet)

IV Dự toán ngân sách sự kiện

 Dự toán chi phí chi tiết: 150 triệu VNĐ

 Sự cố phát sinh: 5 triệu VNĐ

 Thuế GTGT (10%): 15 triệu VNĐ

 Tổng chi phí tổ chức sự kiện: 170 triệu VNĐ

Lợi nhuận định mức: 15%

Lợi nhuận mục tiêu: 25,5 triệu VNĐ

=> Tổng doanh thu: Chi phí + lợi nhuận = 170 triệu VNĐ + 25,5 triệu VNĐ

= 195,5 triệu VNĐ

V Bảng phân công công việc và tiến độ thực hiện

Công việc Nội dung Yêu cầu Người phụ

trách

Tiến độ thựchiệnThuê địa

điểm

Đến nhà hàng Trống Đồng Palace thuê và đặt bàn tiệc

Bàn tiệc đầy

đủ cả tiệc buffet và tiệc trà

Nguyễn Văn A Thuê trước

ngày 07/02/2018

và vũ đoàn đã tùng biểu diễn

1 số sự kiện

Nguyên Văn B Hoàn thành

trước ngày 05/02/2018

Bàn giao côngviệc đầy đủ cho họ và họ đến nơi tổ chức sự kiện

Nguyễn Thị C Hoàn thành

trong ngày 09/02/2018

và lắp ráp trước 30p

trước khi buổi tiệc bắt đầu

Lễ tân ngoại hình ưa nhìn

Nguyễn Văn D Hoàn thành

trước ngày 05/02/2018 để tổng duyệt

1 lầnMua đồ trang

trí, quà,…

Tất cả những

đồ cần thiết cho sự kiện

Đồ phù hợp với sự kiện, làm sao vừa rẻvừa ổn

Nguyễn Thị E Hoàn thành

trước 1 ngày để sáng 10/02/2018 trang trí nhà hàng

Thiết kế thiệp

mời

In ấn ra 100 thiệp mời

Vẫn giữ được chất lượng saukhi in ấn, in thừa thiệp mờiđể đề phòng sai sót

Nguyễn Văn H Hoàn thành

trước tháng

02 để chuyểnthiệp mời tới khách

Gửi thiệp mời Gọi điện thoại

hẹn khách và đến chỗ hẹn để

gửi thiệp mời cho họ

Không được để khách phải đợi, ăn nói tôntrọng khách

Nguyễn Thị K Hoàng thành

trước khi sự kiện diễn a

10 ngày để khách có thể sắp xếp thời gian đến tham dựLuôn theo dõi

và bao quát

toàn bộ hoạt

động khi diễn

Sự kiện diễn rakhông cần đế

hậu cần nhưng khi có sự cố thì

Nhanh trí giải quyết mọi vấnđề

Tất cả nguồn nhân lực

Trong khi diên ra sự kiện

ra sự kiện để

giải quyết

những rủi ro

nhân lực cần khắc phục

Kết luận

Tổ chức sự kiện được diễn ra ở khắp các nơi, dưới nhiều hình thức khác nhau và đang ngày càng trở nên phổ biến Mỗi người chắc hẳn đều rất nhiều lần tham dự và

thậm chí là tổ chức những sự kiện như tiệc sinh nhật, tiệc cưới, tiệc tân gia… Ở tầm

vĩ mô hơn là các sự kiện mang tầm cỡ địa phương, tầm cỡ quốc gia như việc kỉ niệm các ngày lễ lớn, hoặc đón tiếp các nguyên thủ nước ngoài… Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có những mục đích, và ý nghĩa riêng đối với chủ thể tổ chức sự kiện, và cả những người tham gia sự kiện đó

Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa vô cùng quan trọng Vì vậy, các sự kiện thường là nơi để thể hiện những mốc

kỉ niệm trong cuộc đời, là nơi để giao lưu, tổ chức các cuộc gặp mặt quan trọng, là dịp không thể tốt hơn để giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, để quảng bá hình ảnh của đất nước đến bạn bè các nước láng giềng, thể hiện lòng hiếu khách, thiện chí hợp tác trong các dịp đón tiếp đại diện nước ngoài

Đặc biệt ở các doanh nghiệp sự kiện còn nhằm mục đích tri ân khách hàng Hìnhthức sự kiện này không chỉ là dịp để khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp màcòn là dịp thể hiện lòng tri ân đối với các khách hàng lâu năm, từ đó tạo được thiệncảm và giữ mối quan hệ lâu dài

Trong bối cảnh xã hội hiện nay, tổ chức sự kiện là cơ hội tốt để doanh nghiệp gặp

gỡ trao đổi, giao lưu với khách hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơquan trên quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm,đồng thời tăng cường hơn nữa các mối quan hệ có lợi cho đơn vị, ngoài ra còn đềcao được hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội Nói tóm lại, tổ chức sự kiện làmột điểm nhấn trong công tác marketing của doanh nghiệp