Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Giới thiệu các chức năng hồ sơ công việc Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo 3 Tìm kiếm văn bản đến Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin văn bản, hiển thị danh sách văn bản đến theo các ti

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG

1, 2

Hạ Long – 2014

BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI TÀI LIỆU

Ngày thay

đổi

Vị trí thay đổi

Lý

do

Nguồn gốc

Phiên bản

cũ

Mô tả thay đổi

Phiên bản mới

MỤC LỤC

I TỔNG QUAN 5

I.1. Mục đích 5

I.2. Phạm vi 5

I.3. Tài liệu liên quan 5

I.4. Thuật ngữ và các từ viết tắt 5

II NỘI DUNG 6

II.1. Giới thiệu chung 6

II.1.1. Tổng quan chương trình 6

II.1.2. Quy trình xử lý văn bản 8

II.1.3. Các nội dung khác 9

II.2. Giới thiệu các chức năng 9

II.2.1. Văn bản đến 9

II.2.2. Văn bản đi 10

II.2.3. Văn bản nội bộ 10

II.2.4. Văn bản giao việc 10

II.2.5. Hồ sơ công việc 11

II.2.6. Báo cáo thống kê 11

II.2.7. Cá nhân 11

II.3. Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống 12

II.3.1. Văn bản đến 12

II.3.1.1. Tiếp nhận văn bản đến 12

II.3.1.2. Danh sách văn bản đến 15

II.3.1.3. Tìm kiếm văn bản đến 20

II.3.1.4. Tra cứu văn bản đến 22

II.3.1.5. Theo dõi văn bản đến 24

II.3.2. Văn bản đi 25

II.3.2.1. Nhập văn bản cơ quan 25

II.3.2.2. Phát hành văn bản đi 28

II.3.2.3. Nhập văn bản dự thảo 30

II.3.2.4. Sổ văn bản cá nhân .31

II.3.2.5. Tìm kiếm văn bản đi 33

II.3.2.6. Tra cứu văn bản đi .34

II.3.3. Văn bản nội bộ 35

II.3.3.1. Soạn thảo văn bản nội bộ 35

II.3.3.2. Sổ văn bản nội bộ 36

II.3.3.3. Tìm kiếm văn bản nội bộ 38

II.3.3.4. Tra cứu văn nội bộ 40

II.3.4. Văn bản giao việc 41

II.3.4.1. Nhập công việc 41

II.3.4.2. Danh sách công việc 42

II.3.4.3. Xử lý công việc 44

II.3.5. Hồ sơ công việc 46

II.3.5.1. Tạo hồ sơ công việc 46

II.3.5.2. Danh sách hồ sơ công việc 50

II.3.5.3. Tìm kiếm hồ sơ công việc 51

II.3.5.4. Tra cứu hồ sơ công việc 52

II.3.6. Báo cáo thống kê 53

II.3.6.1. Báo cáo văn bản đến 53

II.3.6.2. Báo cáo văn bản đi 54

II.3.6.3. Thống kê văn bản đến 55

II.3.6.4. Thống kê văn bản đi 56

II.3.6.5. Thống kê hồ sơ công việc 57

II.3.7. Cá nhân 58

II.3.7.1. Ủy quyền xử lý 58

II.4. Các vấn đề thường gặp phải khi sử dụng 59

I.3 Tài liệu liên quan

1 Tài Liệu Thiết Kế Kiến Trúc Tổng Thể Hệ Thống QN-ADD

2 Tài liệu thiết kế thi công QN-TKTC-QLVB

3 Tài liệu thuyết minh yêu cầu nghiệp vụ Hệ Thống

Thông Tin Và Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản

SRS_QLVB_v1.0

QN04-I.4 Thuật ngữ và các từ viết tắt

1 QLVB Quản lý văn bản

2 HSCV Hồ sơ công việc

3 CBCC Cán bộ công chức

5 CNTT Công nghệ thông tin

6 PTB QLĐH Phó Trưởng Ban Quản lý Điều hành

7 SMS Short Message Service = Tin nhắn dạng ngắn

8 ADD Architechture Design Document

II NỘI DUNG

II.1 Giới thiệu chung

 Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản được xây dựng dựa trên phần mềm nền tảng, gồm các nhóm chức năng chính sau:

 Nhóm chức năng văn bản đến

1 Tiếp nhận văn bản đến

2 Sổ văn bản đến

3 Tìm kiếm văn bản đến

4 Tra cứu văn bản đến

5 Theo dõi văn bản đến

 Nhóm chức năng văn bản đi

1 Nhập văn bản cơ quan

2 Phát hành văn bản đi

3 Nhập văn bản dự thảo

4 Sổ văn bản cá nhân

5 Tìm kiếm văn bản đi

6 Tra cứu văn bản đi

 Nhóm chức năng văn bản nội bộ

1 Soạn thảo văn bản nội bộ

2 Sổ văn bản nội bộ

3 Tìm kiếm văn bản nội bộ

4 Tra cứu văn bản nội bộ

 Nhóm chức năng văn bản giao việc

1 Nhập công việc

2 Xử lý công việc

3 Danh sách công việc

 Nhóm chức năng hồ sơ công việc

1 Tạo mới hồ sơ công việc

2 Danh sách hồ sơ công việc

3 Tìm kiếm hồ sơ công việc

4 Tra cứu hồ sơ công việc

 Nhóm chức năng báo cáo thống kê

1 Báo cáo văn bản đến

2 Báo cáo văn bản đi

3 Thống kê văn bản đến

4 Thống kê văn bản đi

5 Thống kê hồ sơ công việc

 Nhóm chức năng cá nhân

1 Ủy quyền xử lý

 Hệ thống Quản lý văn bản còn cung cấp cũng như truy xuất thông tin với các hệ thống khác thông qua các dịch vụ liên thông

II.1.2. Quy trình xử lý văn bản

Quy trình xử lý văn bản

Chuyên viên Lãnh đạo

Văn thư

Làm bằng tay- sổ sách

Tin học hóa

Trình lãnh đạo bút phê

Văn bản đến Xử lý văn

bản

Nhập văn bản đến

Bút phê phân công thực hiện

VB trả lời

Soạn văn bản đi trả lời

 Nếu văn bản để lưu thì chuyên viên sẽ không cần xử lý

 Nếu văn bản cần phải ra văn bản trả lời thì chuyên viên được phân công sẽ soạn văn bản đi và trình lãnh đạo xem xét nội dung

 Lãnh đạo xem xét và có thể yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho chính xác Sau khi hoàn tất quy trình xem xét và lãnh đạo đồng ý phê duyệt thì văn bản

đi sẽ được chuyển cho văn thư lấy số phát hành

 Trên đây là quy trình cơ bản của quá trình xử lý văn bản đến và phát hành

văn bản đi cũng như quá trình bút phê lãnh đạo cho các chuyên viên xử lý Tùy theo đặc thù mỗi đơn vị thì quy trình trên sẽ được cấu hình phù hợp bằng tính năng quy trình động của hệ thống

 Các quy tắc hiển thị của chương trình/hệ thống: Các mục thông tin có màu nền vàng là bắt buộc nhập thông tin

 Ngày tháng được định dạng theo kiểu dd/MM/yyyy

 Yêu cầu tối thiểu đối với người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính và có kiến thức cơ bản về tin học, hiểu rõ nghiệp vụ

II.2 Giới thiệu các chức năng

hồ sơ công việc

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

3 Tìm kiếm văn

bản đến

Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin văn bản, hiển thị danh sách văn bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm và đưa vào hồ sơ công việc

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

4 Tra cứu văn bản

đến Cho phép người dùng tra cứu thông tin của văn bản đến theo các tiêu chí

II.2.2. Văn bản đi

4 Sổ văn bản cá

nhân

Cho phép người dùng chuyển xử lý văn bản dự thảo và đưa vào hồ sơ công việc

Chuyên viên, Lãnh đạo

5 Tìm kiếm văn

bản đi

Cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản theo các tiêu chí có sẵn, và đưa vào hồ sơ công việc

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

6 Tra cứu văn bản

đi Cho phép người dùng tra cứu các văn bản theo các tiêu chí có sẵn

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

3 Xử lý công việc Cập nhật thông tin và tiến độ xử lý

công việc của các việc đươc giao

Chuyên viên

II.2.5. Hồ sơ công việc

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo

dụng

1 Báo cáo văn bản

đến Cho phép người dùng xem được danh sách các văn bản đến theo các tiêu chí

có sẵn, in ra danh sách các văn bản để báo cáo

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

2 Báo cáo văn bản

đi Cho phép người dùng xem được danh sách các văn bản đi theo các tiêu chí

có sẵn, in ra danh sách các văn bản để báo cáo

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

3 Thống kê văn bản

đến

Cho phép người dùng thống kê văn bản đến theo các tiêu chí có sẵn, in ra danh sách thống kê đó

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

4 Thống kê văn bản

đi

Cho phép người dùng thống kê văn bản đi theo các tiêu chí có sẵn, in ra danh sách thống kê đó

Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo

1 Ủy quyền Ủy quyền xử lý các văn bản được

phân công cho cán bộ khác

CBCC

II.3 Hướng dẫn sử dụng các chức năng hệ thống

II.3.1.1 Tiếp nhận văn bản đến

 Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin văn bản đến vào hệ thống phần mềm

 Từ màn hình giao diện chính sau khi đăng nhập người dùng thực hiện như sau:

như sau

o Phần “Thông tin văn bản đến” dùng để quản lý văn bản, người

sử dụng cập nhật thông tin của văn bản để phục vụ tra cứu và quản lý về sau

o Phần “Thông tin xử lý” giúp người sử dụng nhập nội dung trao

đổi hoặc xin ý kiến xử lý

đó hệ thống hiển thị thông báo như sau:

o Sau khi lưu thông tin thành công màn hình xuất hiện thêm một

số nút chức năng như hình sau:

 Nút : dùng để xóa tệp văn bản đính kèm đã chọn

văn bản có thể đính kèm lên phần mềm được

 Nút : Lưu tạm thông tin đang thực hiện dở dang

 Nút : Hiển thị màn hình quét văn bản, hỗ trợ người sử dụng quét trực tiếp văn bản giấy vào hệ thống

 Nút : Xóa nội dung thông tin văn bản đã nhập

 Nút : Chuyển thông tin văn bản đến người xử

lý tiếp theo

 Nút : Kết thúc văn bản

o Trong đó

Loại sổ Loại sổ công văn đến Lựa chọn loại sổ trong trường

thông tin Loại sổ

Số đến Số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến tự sinh theo thứ tự, và có

thể cho người dùng thay đổi

Số đến không được trùng nhau trong cùng một loại sổ

Số/Ký hiệu Số/Ký hiệu của công văn đến Người dùng sẽ nhập thông tin số/

ký hiệu từ bàn phím Lĩnh vực Lĩnh vực của văn bản đến Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong

trường Lĩnh vực Ngày đến Là ngày đơn vị, tổ chức nhận

được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch, hoặc có thể nhập trực tiếp từ bàn phím

Ngày văn bản Là ngày phát hành văn bản của

đơn vị phát hành

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím

Ngày văn bản không được sau ngày đến

Tên loại văn

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn

bản trong trường thông tin Độ khẩn

Độ mật Mức độ mật của văn bản Lựa chọn mức độ mật cho văn bản

Tên trường Mô tả Cách nhập

trong trường thông tin Độ mật Phòng ban Tên phòng ban nhận văn bản Tên phòng ban sẽ hiển thị khi

chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Người nhận Tên người nhận văn bản đến Trường thông tin này sẽ hiển thị

khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Lựa chọn tên người nhận văn bản Nơi gửi Nơi gửi của văn bản đến Lựa chọn nơi gửi văn bản đến

trong danh sách hoặc thêm mới thông tin nơi gửi nếu nơi nhận chưa tồn tại

Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản

đến

Nhập thông tin từ bàn phím theo nội dung trích yếu trên văn bản Ghi chú Ghi những điều cần chú ý về

quyển lịch hoặc nhập số ngày làm việc hệ thống sẽ tự động tính hạn

xử lý Thông tin xử lý Thông tin xử lý văn bản đến Người dùng chỉ xem nội dung hiển

thị trong thông tin xử lý

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý của văn

bản đó

Nhập nội dung xử lý từ bàn phím, hoặc chọn các mẫu ý kiến xử lý có sẵn

II.3.1.2 Danh sách văn bản đến

 Chức năng này cho phép người dùng xử lý các văn bản đến của cơ quan chuyển tới người dùng

 Để chuyển xử lý văn bản người dùng thực hiện như sau:

 Bước 2: Chọn mục Sổ văn bản đến Khi đó hệ thống hiển thị màn

hình như sau

để chuyển xử lý văn bản Có 2 cách để chuyển văn bản như hình sau

o Chọn tab “Phòng ban” hệ thống hiển thị danh sách các phòng

ban như hình sau

o Chọn tab “Người nhận” hệ thống hiển thị danh sách người nhận

như hình sau:

để chuyển văn bản đến cho người nhận Sau khi nhấn nút

văn bản sẽ được hiển thị trong tab “Đã xử lý”

 Để thực hiện chức năng “Chuyển bổ sung” văn bản người dùng thao tác

 Bước 4: Chọn văn bản cẩn chuyển bổ sung, nhấn trên văn bản

cần chuyển bổ sung chọn “Chuyển bổ sung”

o Người dùng chọn tên danh sách người nhận bổ sung, nhấn nút

để chuyển bổ sung cho người nhận

o Chú thích các nút chức năng:

 Nút : đóng màn hình chuyển xử lý

 Nút : chuyển văn bản đến cho người nhận

 Nút : thêm mới một văn bản đến

 Nút : xem thông tin văn bản đến

 Nút : chuyển sổ sung văn bản đến

II.3.1.3 Tìm kiếm văn bản đến

 Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm các văn bản đến, hiển thị được danh sách các văn bản đến theo các tiêu chí tìm kiếm

 Để tìm kiếm văn bản đến người dùng thực hiện các bước sau

 Bước 2: Chọn mục Tìm kiếm văn bản đến

o Trong đó

Ngày đến Là ngày đơn vị, tổ chức nhận

được văn bản, đóng dấu đến và đăng ký

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím

Khoảng thời gian Ngày đến không quá 90 ngày

Ngày văn bản Là ngày phát hành văn bản của

đơn vị phát hành

Chọn thời gian từ biểu tượng quyển lịch hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím

Ngày văn bản không được sau ngày đến

Khoảng thời gian Ngày văn bản không quá 90 ngày

như hình sau

văn bản đã tìm kiếm vào HSCV

tồn tại văn bản được chọn hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau

II.3.1.4 Tra cứu văn bản đến

 Chức năng này cho phép người dùng tra cứu thông tin của văn bản đến theo các tiêu chí tra cứu

 Để thực hiện tra cứu văn bản đến người dùng thực hiện như sau:

 Bước 2: Chọn mục Tra cứu văn bản đến

văn bản theo các tiêu chí đã chọn

o Chú thích các nút chức năng:

 Nút : Để hiển thị các văn bản theo tiêu chí tra cứu

o Trong đó

Phòng ban Tên phòng ban nhận văn bản Tên phòng ban sẽ hiển thị khi

chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Tên trường Mô tả Cách nhập

Người nhận Tên người nhận văn bản đến Trường thông tin này sẽ hiển thị

khi chọn Loại sổ là “Sổ văn bản đến đích danh”

Lựa chọn thông tin trong trường Người nhận

Lĩnh vực Lĩnh vực của văn bản đến Lựa chọn giá trị của lĩnh vực trong

trường thông tin Lĩnh vực

Số đến Số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến tự sinh, có thể nhập từ bàn

thông tin Loại sổ Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản

đến

Nhập thông tin từ bàn phím theo nội dung trích yếu trên văn bản

II.3.1.5 Theo dõi văn bản đến

 Chức năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến

 Để thực hiện chức năng này, người dùng thao tác như sau:

 Bước 4: Nhấn nút hệ thống hiển thị danh sách các văn bản cần theo dõi như hình sau

 Từ danh sách này người dùng có thể theo dõi được tình trạng xử lý của văn

bản, để xem chi tiết “Quá trình xử lý” người dùng nhấn chọn

, hệ thống sẽ hiển thị thông tin và quá trình xử lý chi tiết của văn bản đó

II.3.2.1 Nhập văn bản cơ quan

 Chức năng này dùng để cập nhật các thông tin của văn bản đi vào hệ thống phần mềm và phát hành văn bản đi

 Sau khi đăng nhập xong người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:

 Bước 2: Chọn Nhập văn bản cơ quan Khi đó hệ thống sẽ hiển thị

màn hình như sau

o Phần “Thông tin văn bản đi”: Dùng để nhập tất cả các thông tin chính của văn bản để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu về sau

o Phần “Thông tin xử lý”: Dùng để đưa ra các ý kiến xử lý về văn bản

văn bản có thể đính kèm lên phần mềm được

 Nút để lưu toàn bộ thông tin đã nhập vào

Loại sổ Loại sổ để quản lý thông tin các

công văn đi của cơ quan

Lựa chọn loại sổ trong trường thông tin Loại sổ

Số/ký hiệu Số đi và ký hiệu của văn bản Người dùng sẽ nhập thông tin số/

Ngày soạn thảo văn bản Người dùng chọn ngày soạn thảo

văn bản từ biểu tượng quyển lịch Ngày phát

hành

Là ngày văn bản được phát hành Người dùng chọn ngày phát

hành từ biểu tượng quyển lịch Tên loại văn

Người ký Đơn vị soạn

thảo

Phòng ban của người soạn thảo nội dung văn bản

Hệ thống tự động hiển thị theo tên đăng nhập

Độ khẩn Mức độ khẩn của văn bản Lựa chọn mức độ khẩn cho văn

bản trong trường thông tin Độ khẩn

Nơi nhận Nơi nhận là các cơ quan khác cơ

quan phát hành

Lựa chọn thông tin trong trường Nơi nhận, người dùng có thể thêm mới đơn vị nhận bằng cách nhập thông tin từ bàn phím Trích yếu Nội dung tóm tắt của văn bản phát

hành

Nhập thông tin từ bàn phím

Nơi lưu Nơi lưu văn bản phát hành Lựa chọn thông tin trong trường

Nơi lưu

Số bản Số lượng bản phát hành Nhập thông tin từ bàn phím

Số tờ Số tờ của một bản phát hành Nhập thông tin từ bàn phím Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác về

Tên trường Mô tả Cách nhập

bản trực tiếp

Thông tin xử

lý

Thông tin xử lý văn bản Người dùng chỉ xem nội dung

hiển thị trong thông tin xử lý

Ý kiến xử lý Nội dung ý kiến xử lý Nhập nội dung xử lý từ bàn

phím, hoặc chọn các mẫu ý kiến

xử lý có sẵn

II.3.2.2 Phát hành văn bản đi

 Chức năng này giúp cho văn thư có thể phát hành văn bản đi và xử lý các văn bản đã phát hành như hủy văn bản, phát hành bổ sung văn bản đi

 Sau khi đăng nhập vào hệ thống, để phát hành văn bản đi người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý sau:

hình như sau

o Người dùng sẽ lựa chọn các tiêu chí có sẵn bấm nút

để tìm kiếm văn bản đi

o Chọn để xem hoặc hủy văn bản

 Chọn để xem thông tin văn bản và phát hành văn bản đi

 Chọn để hủy văn bản đi Sau khi hủy sẽ hiện lên thông báo như hình sau:

 Để phát hành bổ sung, người dùng sẽ thực hiện các bước xử lý như sau:

danh sách các văn bản đã phát hành

o Chọn để xem thông tin văn bản

 Để phục hồi lại văn bản đã hủy người dùng sẽ xử lý như sau: