xem mục bên dưới Lưu ý: Đối với những văn bản đến được chuyển bằng file qua đường hệ thống, thì những văn bản này sẽ hiển thị trên màn hình “Danh sách văn bản đến” vì thế văn thư không
Trang 1TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS
(Dành cho Văn thư)
Trang 2TP.HCM, 2010
Trang 31.3.VĂN BẢN ĐẾN
6
1.3.1.Sổ văn bản đến
6 1.3.2.Nhập bút phê
14 1.3.3.Nhập văn bản đến
14 1.3.4.Báo cáo
15 1.3.5.Thống kê
15 1.3.6.Tra cứu
22 1.4.3.Soạn văn bản cá nhân
24 1.4.4.Phát hành
24 1.4.5.Xem xét
25 1.4.6.Báo cáo
26 1.4.7.Tra cứu
26 1.4.8.Phân quyền
28
Trang 41.6.3.Báo cáo
32 1.6.4.Phân quyền
32
1.7.BIỂU MẪU
34 34
- Mở trình duyệt web Internet Explorer
- Gõ vào thanh địa chỉ (Address) địa chỉ của trang web: http://<địa chỉ do
phòng tin học cấp>/edms
Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị sẽ khác nhau)
- Gõ tên truy cập và mật khẩu (do phòng tin học cấp) nhấn phím Enter
hoặc nút “Đăng nhập”
1.2 TRANG CHỦ
Trang 51.2.1 Thanh Nhắc việc
Văn bản đến
- Chờ giải quyết: Văn bản do nơi khác gởi đến chờ xử lý.
- Quá hạn: Văn bản chưa giải quyết nhưng đã hết hạn xử lý – theo hạn xử
lý của văn bản (Hạn này tuỳ theo nội bộ cơ quan quy định)
Văn bản đi
- Chờ phát hành: Những văn bản gửi đến chờ văn thư cho số phát hành.
- Đang xem xét: Những văn bản người khác gửi đến cho bạn và đang chờ
Hồ sơ công việc
- Chưa hoàn tất: Những hồ sơ công việc chưa hoàn tất.
Trang 61.3 VĂN BẢN ĐẾN
1.3.1 Sổ văn bản đến
Thêm mới văn bản đến
Khi nhận một văn bản đến, nếu văn bản là văn bản giấy, văn thư cần scan văn bản đó thành file lưu trên máy và bắt đầu tiến hành thêm mới văn bản đến để lưu trên hệ thống
- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” “Sổ văn bản đến”
Trang 7của văn bản đến.
Lưu ý: những thông tin có dấu (*) là những thông tin bắt buộc phải nhập, còn những mục không có nếu không nhập cũng không sao.
- Click vào “Tài liệu đính kèm” để đính kèm file văn bản đến (đã scan)
do các phòng ban khác gởi đến vào hệ thống, hộp thoại “Upload file”
Trang 8- Sau khi nhập hoàn tất các thông tin của văn bản đến, bạn nhấn nút lệnh
để lưu văn bản
- Màn hình “Chuyển xử lý” hiền thị, bạn thực hiện thao tác chuyển văn
bản đến người cần chuyển (xem mục bên dưới)
Lưu ý: Đối với những văn bản đến được chuyển bằng file qua đường hệ thống,
thì những văn bản này sẽ hiển thị trên màn hình “Danh sách văn bản đến” vì thế văn thư không cần thêm mới mà chỉ tiến hành xem và xử lý văn bản
Các thao tác xử lý văn bản đến
- Xem danh sách các văn bản do các đơn vị, phòng ban khác gởi đến ở
cửa sổ bên dưới
- Để xử lý văn bản, trước hết bạn phải tiếp nhận văn bản, check chọn
văn bản cần xử lý và nhấn nút “Tiếp nhận”
Trang 9- Tiếp theo, nhấn chuột vào Số văn bản của văn bản cần xem (ví dụ
5/CVDEN-VP) để xem thông tin chi tiết văn bản Màn hình thông tin chi tiết
của văn bản hiển thị, click vào “File toàn văn” để xem nội dung văn bản
- Sau khi xem nội dung xong, tùy vào tính chất công việc của bạn mà bạn
sẽ thực hiện thao tác tiếp theo:
Xử lý văn bản
o Click vào nút lệnh có biểu tượng trong cột “Xử lý”, màn hình “Báo cáo kết quả xử lý” hiển thị
Trang 10o Nhập nội dung xử lý văn bản vào mục “Nội dung báo cáo”.
o Nếu cần đính kèm văn bản thì nhấp vào mục tài liệu đính kèm (phần
hướng dẫn đính kèm đã hướng dẫn ở trên).
o Nếu bạn là người cuối cùng xử lý văn bản đến này thì chọn mục tình trạng xử lý là “Đã hoàn tất” Nếu vẫn có bộ phận khác xử lý thì chọn
“Đang xử lý”
o Nếu văn bản cần yêu cầu bạn phải soạn thảo một văn bản khác để trả lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý” nhấn nút lệnh “Soạn VB trả lời” (xem tiếp mục Soạn văn bản đi trong phần tiếp theo)
o Nếu muốn lưu văn bản này vào Hồ sơ công việc thì chọn nút “Lưu vào HS_CV” màn hình lưu hồ sơ công việc sẽ hiện lên
o (Check chọn vào ô “Chọn” sau đó nhấn nút chấp nhận Chương trình
sẽ tự động trả về màn hình trước đó)
o Sau đó nhấn nút “Lưu”
- Khi văn bản đã được xử lý hoàn tất, nếu muốn xem những văn bản đã
xử lý rồi thì nhấn chọn “Đã xử lý”
Trang 11 Chuyển văn bản đến người khác xử lý
- Sau khi thêm mới hoặc nhận văn bản đến qua hệ thống, văn thư sẽ
chuyển văn bản cho lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban có thẩm quyền giải quyết, để chuyển văn bản đến những người này, bạn thực hiện như sau
o Trên màn hình “Danh sách văn bản đến” mục “Chưa xử lý”, bạn muốn chuyển văn bản nào thì click vào biểu tượng tại dòng văn bản đó(hoặc check vào cột “Chuyển” và nhấn nút lệnh )
o Màn hình “Chuyển xử lý” hiển thị, bạn thực hiện thao tác như hình dưới
Trang 12Lưu ý: Tùy vào đối tượng bạn cần chuyển văn bản mà bạn sẽ chọn tab
thích hợp như luồng, phòng ban, người sử dụng, đơn vị trực thuộc
o : Chuyển văn bản đến lãnh đạo hoặc chuyên viên
trong phòng bạn
o : Chuyển văn bản đến phòng ban khác, mặc định hệ thống sẽ chuyển đến người được quyền nhận văn bản của phòng đó Phòng ban không có người nhận thì hệ thống sẽ báo “Có 1 phòng ban được chọn nhưng không có tên người nhận Vui lòng chọn ít nhất 1 người
để gởi”.
o : sử dụng khi bạn thường xuyên gửi cho một nhóm người
Trang 13Nếu muốn gửi văn bản theo luồng thì trước khi chuyển cần tạo luồng trước.
Cách tạo luồng
- Click vào nút - (Luồng là cách ghi nhớ một cách chuyển văn bản từ máy mình đến máy một cán bộ hay một phòng ban khác, luồng
có lợi là khi lần sau muốn chuyển văn bản đến một đơn vị bộ phận nào
đó chỉ cần chọn luồng là sẽ gởi tới được ngay không cần tạo lại Nguyên tắc của luồng gần giống như danh bạ điện thoại khi cần chỉ cần tìm trong danh sách không cần nhớ số điện thoại)
- Click vào nút
- Thực hiện thao tác như hình dưới
Trang 14- Sau khi chọn người cần chuyển, bạn nhấn nút lệnh “Gửi” và văn bản sẽ
chuyển văn bản đến người đã chọn Lúc này bạn sẽ thấy văn bản đã không còn hiển thị trong mục “Chưa xử lý” nữa, mà đã hiển thị trong mục “Đã xử lý”
1.3.2 Nhập bút phê
- Chức năng này chỉ dành cho các văn thư, chuyên viên được lãnh đạo uỷ
quyền xử lý văn bản Khi được lãnh đạo ủy quyền xử lý, thì những văn bản đến nào được gởi đến lãnh đạo, hệ thống cũng sẽ tự động gửi đến cho bạn
- Để xem danh sách các văn bản này, click vào menu bên trái chọn
“Nhập bút phê”, màn hình nhập bút phê hiển thị
- Trong mục “Lãnh đạo”, chọn người lãnh đạo mà bạn được uỷ quyền xử
lý, khi đó danh sách văn bản đang cần xử lý hiện ra trong bảng bên dưới
- Thao tác xử lý văn bản tương tự như xử lý một văn bản đến.
Trang 15- Màn hình “Báo cáo” xuất hiện, chọn các thông tin cần lập báo cáo như
tầm vực, loại báo cáo, loại sổ, thời gian
- Nhấn nút
- Màn hình tiếp theo xuất hiện, bạn có thể in hoặc chọn loại định dạng để
lưu về máy như Word, Excel…
- Kết thúc chức năng báo cáo.
1.3.5 Thống kê
- Trên thanh menu chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Thống kê”
Trang 16- Màn hình “Thống kê” xuất hiện, chọn các thông tin cần thống kê
- Nhấn nút
? (Có nhiều loại thống kê khác nhau, hãy thử chọn loại thống kê khác từ bước
(1) ở trên để thấy kết quả thực tế).
1.3.6 Tra cứu
- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đến” chọn chức năng “Tra cứu”
- Màn hình Tra cứu văn bản đến hiển thị, nhập các thông tin của văn bản
cần tìm, sau đó nhấn nút
Trang 17cá nhân bạn tạo.
Soạn văn bản đi
- Trên thanh menu, chọn “Văn bản đi” chọn chức năng “Sổ văn bản cá
nhân” – (Đây là sổ ghi nhận các văn bản do do cá nhân bạn tạo ra, trình duyệt hay gởi phát hành)
- Nhấn vào nút Hoặc chọn chức năng “Soạn văn bản cá nhân”
- Nhập các thông tin của văn bản (những mục có dấu (*) là những mục bắt buộc phải nhập)
Trang 18(*) Nơi nhận là cơ quan, đơn vị sẽ nhận văn bản sau khi văn bản được
phát hành, bạn đừng nhầm lẫn với người mà bạn sẽ chuyển văn bản
Lúc này văn bản chỉ mới được lưu vào hệ thống Trở về màn hình
“Danh sách văn bản đi”, bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn vừa tạo
đã hiển thị trong mục “Khởi thảo”
Trang 19 Chuyển văn bản đến người khác
Để chuyển văn bản lên lãnh đạo hoặc người khác cho ý kiến, bạn thực hiện như sau:
- Click vào biểu tượng trong cột “Luân chuyển” của văn bản muốn trình cấp trên xem xét
- Màn hình Chuyển xử lý xuất hiện, nhập nội dung ý kiến của mình và
chọn người mà bạn muốn chuyển văn bản đến (theo thứ tự như hình dưới)
Trang 20- Kết thúc việc chuyển văn bản Và bạn sẽ thấy rằng văn bản của bạn lúc
đầu hiển thị trong mục “Khởi thảo” nhưng bây giờ đã chuyển qua mục
“Trình xem xét” Nghĩa là lúc này văn bản đã được chuyển qua người
mà bạn đã chọn Việc còn lại là bạn đợi bút phê của lãnh đạo (xem mục tiếp theo)
Xem bút phê của người khác
- Màn hình Danh sách văn bản đi hiển thị như hình dưới Lưu ý rằng văn bản
nào đã được bút phê, trả lời thì trên cột “Trả lời” sẽ có biểu tượng Ví dụ hình bên dưới, văn bản thứ 2 đã được trả lời
Trang 21- Tiếp theo, để xem nội dung bút phê của lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu”
của văn bản (màu đỏ) Ví dụ ở hình trên, văn bản thứ 2 có số kí hiệu là
“CVDI10080000072”
- Màn hình thông tin chi tiết của văn bản hiển thị như hình dưới Để xem nội
dung bút phê của lãnh đạo, bạn click chuột vào tên lãnh đạo hoặc người mà bạn muốn xem bút phê trong mục “Quy trình công văn đi” (bên trái màn hình)
Click vào
Nội dung bút phê
File đính kèm (file đã ký hoặc chỉnh sửa, bổ sung)
Trang 221.4.2 Sổ văn bản cơ quan
Ghi nhận những văn bản đi đã được phát hành vào hệ thống để lưu trữ
- Nhấn chọn “Văn bản đi” – Xem trong menu ở lề trên.
- Nhấn chọn “Nhập văn bản đi” – Xem trong cửa sổ phía trái.
Trang 23- Nhấn vào nút “Thêm mới”, nhập thông tin vào bảng dưới:
- Chọn File đính kèm (nếu có) – Cách đính kèm File đã hướng dẫn ở
Trang 24mục “Nhắc việc” trên “Trang chủ” sẽ thông báo cho văn thư.
Click vào “Văn bản đi” / “Chờ phát hành” hoặc trên thanh menu chọn “Văn bản đi”, chọn chức năng “Phát hành”
Để phát hành văn bản, bạn thực hiện như sau:
- Click vào biểu tượng trong cột “T/N” để tiếp nhận văn bản cần phát hành
Trang 26Văn bản nội bộ là những văn bản lưu hành trong nội bộ phòng ban, đơn vị.
Màn hình sổ văn bản nội bộ được gọi mặc định khi bạn vào mục văn bản nội bộ nên màn hình Sổ văn bản nội bộ cũng là màn hình văn bản nội bộ
Thao tác soạn văn bản nội bộ
- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ” chọn chức năng “Soạn văn
Trang 27- Tiếp theo, để lưu văn bản vào hệ thống bạn lưu ý:
o Nếu văn bản chỉ để lưu trữ trên hệ thống và không chuyển cho người khác thì bạn nhấn vào nút để lưu văn bản Lúc này văn bản sẽ được lưu trên hệ thống và hiển thị trong mục “Lưu trữ”
o Nếu muốn lưu và gửi văn bản đến người khác thì bạn đi thì nhấn chọn nút Tiếp theo, nhấn vào nút để chuyển văn bản đến người khác
Lưu và
chuyển người
Chỉ lưu trữ trên hệ thống
Chuyển văn bản
Trang 28- Trên thanh menu chọn “Văn bản nội bộ” chọn chức năng “Trả lời”
Hoặc click vào “Trang chủ” “Nhắc việc” “Văn bản nội bộ”
“Chờ trả lời”
- Màn hình “Xem xét văn bản nội bộ” hiển thị như hình dưới
- Nhấn vào hình có mũi tên đỏ ở cột T/N trước văn bản nội bộ muốn xem để tiếp nhận văn bản
- Nhấn vào hình ở cột toàn văn để xem nội dung văn bản
- Nhấn vào hình bút chì ở cột “Xử lý” để xử lý văn bản nội bộ.
Trang 29- Nhập nội dung trả lời vào ô “Nội dung trả lời”.
- Nhấn vào “Tài liệu đính kèm” để gởi kèm File văn bản (Thao tác gởi
kèm File đã hướng dẫn ở phần trên).
- Nhấn vào hình tam giác màu đen chỉ xuống ở ô “Tình trạng”, chọn tình
trạng của văn bản – “Đã hoàn tất” hoặc “Đang xử lý”
- Nhấn vào nút “Lưu” để lưu vào hệ thống.
Tương tự như mục văn bản đến nhưng lập báo cáo cho văn nội bộ
1.6 HỒ SƠ CÔNG VIỆC
Hồ sơ công việc có chức năng như một bìa chứa các hồ sơ, dùng để phân loại và lưu các văn bản vào trong đó
1.6.1 Danh mục hồ sơ công việc
- Trên thanh menu, nhấn chọn “Hồ sơ công việc”.
Trang 30o Nhậpcác thông tin hồ sơ và nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ công việc.
o Nhấn vào nút “Trở về” để kết thúc
- Chỉnh sửa, xoá hồ sơ công việc
o Nếu muốn sửa đổi thông tin hồ sơ thì nhấn vào hình bút chì ở cột
“Sửa” Sau khi chỉnh sửa xong nhấn chọn nút “Cập nhật”
o Nếu muốn xóa hồ sơ công việc, click vào “X” ở cột “Xóa”
- Thu thập văn bản vào hồ sơ:
o Click vào biểu tượng ở cột “Chỉnh lý”
Trang 31o Check chọn loại văn bản cần bổ sung vào hồ sơ như “Văn bản đến” hay “Văn bản đi” hay “Văn bản khác”
o Nếu muốn thêm văn bản vào hồ sơ công việc thì click vào
o Màn hình danh sách văn bản hiển thị, bạn check chọn văn bản muốn
bổ sung vào hồ sơ và nhấn nút Sau khi chọn xong, bạn nhấn
Trang 32- Xóa văn bản khỏi hồ sơ công việc: nhấn chọn hồ sơ đó ở cột “Chọn”,
sau đó Nhấn vào chữ ở lề bên phải
1.6.2 Lập mới hồ sơ công việc
Tương tự như nút thêm mới hồ sơ công việc trong mục danh mục hồ sơ công việc
1.6.3 Báo cáo
Tương tự như chức năng báo cáo trong văn bản đến