Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý trường học – thiết bị

• Một số thông tin cần chú ý: • Năm đưa vào sử dụng • Năm theo dõi Trường hợp 2: Nhập bằng tay danh sách thiết bị vào phần mềm QLTH.VN => Sử dụng chức năng khai báo thiết bị.. Mượn trả

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý trường học –

thiết bị

Người trình bày:

Tổng quan phần mềm QLTH.VN

Đáp ứng các nghiệp vụ

BẮT ĐẦU SỬ DỤNG QLTH.VN

Các chức năng thao tác chính

• Cất: có thể lựa chọn Cất, Cất & Thêm, Cất & Đóng

• Quay lại: quay về màn hình danh sách.

Màn hình danh sách

Màn hình chi tiết

Khai báo thiết bị

Trường hợp 1: trường học đang quản lý thiết bị trên sổ sách/file excel, hiện muốn đưa

thiết bị vào theo dõi trên phần mềm => Sử dụng chức năng Nhập khẩu

Các bước thực hiện • Cần phải ghép các cột có dấu

• Cần phải ghép các cột có dấu (*).

Khai báo thiết bị

Các bước thực hiện • Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm đưa vào sử dụng

• Năm theo dõi

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm đưa vào sử dụng

• Năm theo dõi

Trường hợp 2: Nhập bằng tay danh sách thiết bị vào phần mềm QLTH.VN => Sử

dụng chức năng khai báo thiết bị

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Ghi tăng thiết bị

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ:

• Sau khi mua thiết bị về, cán bộ QLTB thực

hiện ghi vào Sổ nhập thiết bị và lưu hóa đơn, sổ tăng thiết bị giáo dục.

• Một số chú ý khi thao tác:

• Nếu chưa khai báo thiết bị thì cần phải thực hiện khai báo thiết bị sau đó mới ghi tăng.

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học: là năm học ghi nhận phát sinh tăng của các thiết bị Khi nhập ngày ghi tăng thì năm học tự hiển thị theo.

• Mỗi lần nhập tăng, có thể cập nhật số lượng, đơn giá, nguồn kinh phí hình thành tương ứng với mỗi thiết bị.

• Nghiệp vụ:

• Sau khi mua thiết bị về, cán bộ QLTB thực

hiện ghi vào Sổ nhập thiết bị và lưu hóa đơn, sổ tăng thiết bị giáo dục.

• Một số chú ý khi thao tác:

• Nếu chưa khai báo thiết bị thì cần phải thực hiện khai báo thiết bị sau đó mới ghi tăng.

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học: là năm học ghi nhận phát sinh tăng của các thiết bị Khi nhập ngày ghi tăng thì năm học tự hiển thị theo.

• Mỗi lần nhập tăng, có thể cập nhật số lượng, đơn giá, nguồn kinh phí hình thành tương ứng với mỗi thiết bị.

Mượn trả thiết bị

Các bước thực hiện • Nghiệp vụ

• Giáo viên lập kế hoạch sử dụng thiết bị cho cả

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Sau khi chuyển trạng thái phiếu thành Đang

mượn thì số lượng đang mượn của thiết bị sẽ được cập nhật tương ứng.

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Sau khi chuyển trạng thái phiếu thành Đang

mượn thì số lượng đang mượn của thiết bị sẽ được cập nhật tương ứng.

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Đăng ký sử dụng phòng bộ môn

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ

• Giáo viên lập kế hoạch sử dụng phòng bộ môn

ngay từ đầu tháng hoặc đầu học kỳ.

• Trước mỗi lần cần dùng phòng học bộ môn, giáo

viên đăng ký với cán bộ thiết bị.

• Sau khi sử dụng, Giáo viên cập nhật sổ đầu bài,

tình trạng thiết bị sau khi sử dụng

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Chuyển trạng thái thành Đã trả khi giáo viên sử

dụng xong phòng bộ môn và bàn giao.

• Báo hỏng/mất

• Sao chép

• Nghiệp vụ

• Giáo viên lập kế hoạch sử dụng phòng bộ môn

ngay từ đầu tháng hoặc đầu học kỳ.

• Trước mỗi lần cần dùng phòng học bộ môn, giáo

viên đăng ký với cán bộ thiết bị.

• Sau khi sử dụng, Giáo viên cập nhật sổ đầu bài,

tình trạng thiết bị sau khi sử dụng

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Chuyển trạng thái thành Đã trả khi giáo viên sử

dụng xong phòng bộ môn và bàn giao.

• Báo hỏng/mất

• Sao chép

Quản lý lịch sử dụng phòng bộ môn

Kiểm kê thiết bị

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ

• 1 năm một lần, đơn vị thành lập ban kiểm

kê và tiến hành kiểm kê thiết bị.

• Sau khi kiểm kê, cán bộ thiết bị in biên bản

kiểm kê, cập nhật số lượng thiết bị theo kết quả kiểm kê

• Đề xuất sửa chữa thiết bị hỏng

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Liệt kê danh sách thiết bị cần kiểm kê

• Kiểm kê phát hiện thiếu, tự sinh phiếu báo

hỏng/mất.

• Nghiệp vụ

• 1 năm một lần, đơn vị thành lập ban kiểm

kê và tiến hành kiểm kê thiết bị.

• Sau khi kiểm kê, cán bộ thiết bị in biên bản

kiểm kê, cập nhật số lượng thiết bị theo kết quả kiểm kê

• Đề xuất sửa chữa thiết bị hỏng

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Liệt kê danh sách thiết bị cần kiểm kê

• Kiểm kê phát hiện thiếu, tự sinh phiếu báo

hỏng/mất.

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Theo dõi hỏng/mất thiết bị

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ

• Khi hỏng/mất trong quá trình sử dụng,

người mượn báo cho cán bộ thiết bị.

• Cán bộ thiết bị lập biên bản hỏng/mất

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Tình trạng hỏng hóc

• Lý do hỏng/mất

• Sau khi lập phiếu ghi nhận hỏng/mất, số

lượng hỏng và số lượng mất của thiết bị sẽ được cập nhật lại.

• Nghiệp vụ

• Khi hỏng/mất trong quá trình sử dụng,

người mượn báo cho cán bộ thiết bị.

• Cán bộ thiết bị lập biên bản hỏng/mất

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Tình trạng hỏng hóc

• Lý do hỏng/mất

• Sau khi lập phiếu ghi nhận hỏng/mất, số

lượng hỏng và số lượng mất của thiết bị sẽ được cập nhật lại.

Sửa chữa thiết bị

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ

• Các thiết bị hỏng, có thể sửa chữa được

thì cán bộ thiết bị lập đề xuất sửa chữa.

• Thiết bị được mang đi sửa chữa, cán bộ

thiết bị ghi chép thông tin sửa chữa thiết bị.

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Chọn thiết bị hỏng cần sửa chữa

• Sau khi lập phiếu ghi nhận việc sửa chữa,

số lượng hỏng của thiết bị sẽ được cập nhật lại.

• Nghiệp vụ

• Các thiết bị hỏng, có thể sửa chữa được

thì cán bộ thiết bị lập đề xuất sửa chữa.

• Thiết bị được mang đi sửa chữa, cán bộ

thiết bị ghi chép thông tin sửa chữa thiết bị.

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Chọn thiết bị hỏng cần sửa chữa

• Sau khi lập phiếu ghi nhận việc sửa chữa,

số lượng hỏng của thiết bị sẽ được cập nhật lại.

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Thanh lý thiết bị

Các bước thực hiện

• Nghiệp vụ

• Cán bộ thiết bị lập đề xuất thanh lý thiết bị

• Đề xuất thanh lý sau khi được duyệt, cán

bộ thiết bị lập biên bản thanh lý.

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Chọn thiết bị báo hỏng.

• Nghiệp vụ

• Cán bộ thiết bị lập đề xuất thanh lý thiết bị

• Đề xuất thanh lý sau khi được duyệt, cán

bộ thiết bị lập biên bản thanh lý.

• Một số lưu ý khi thao tác

• Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học

• Chọn thiết bị báo hỏng.

Ghi giảm thiết bị

Các bước thực hiện • Nghiệp vụ

• Thiết bị sau khi thanh lý hoặc bị mất, cán

bộ thiết bị thực hiện ghi giảm vào sổ giảm thiết bị

•Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học: là năm học ghi nhận việc giảm

các thiết bị Khi nhập ngày lập thì năm học

tự hiển thị theo.

• Chỉ chọn được các thiết bị hỏng/mất và

chưa được sửa chữa trên các phiếu báo hỏng/mất Thông tin thiết bị trên phiếu thanh lý được lấy từ thông tin trên phiếu báo hỏng/mất.

• Có thể lựa chọn chỉ ghi giảm cho các

thiết bị hỏng hoặc chỉ ghi giảm cho các thiết bị mất.

• Sau khi lập phiếu giảm thì số lượng hiện có của

thiết bị sẽ được cập nhật lại theo đúng số lượng ghi giảm.

• Nghiệp vụ

• Thiết bị sau khi thanh lý hoặc bị mất, cán

bộ thiết bị thực hiện ghi giảm vào sổ giảm thiết bị

•Bắt buộc nhập các thông tin có dấu (*).

• Một số thông tin cần chú ý:

• Năm học: là năm học ghi nhận việc giảm

các thiết bị Khi nhập ngày lập thì năm học

tự hiển thị theo.

• Chỉ chọn được các thiết bị hỏng/mất và

chưa được sửa chữa trên các phiếu báo hỏng/mất Thông tin thiết bị trên phiếu thanh lý được lấy từ thông tin trên phiếu báo hỏng/mất.

• Có thể lựa chọn chỉ ghi giảm cho các

thiết bị hỏng hoặc chỉ ghi giảm cho các thiết bị mất.

• Sau khi lập phiếu giảm thì số lượng hiện có của

thiết bị sẽ được cập nhật lại theo đúng số lượng ghi giảm.

Vui lòng xem hướng dẫn chi tiết tại đây

Thực hiện các nghiệp vụ ngay trên

danh sách thiết bị

• Nhập tăng

• Báo hỏng/mất

• Ghi giảm

Báo cáo

1 Báo cáo do Bộ Giáo dục ban hành

• Sổ thiết bị giáo dục

• Sổ theo dõi việc sử dụng thiết bị giáo dục

2 Báo cáo, sổ sách đơn vị tự theo dõi: các báo cáo còn lại

• Sổ sách: dùng để ghi nhận các phát sinh nhằm mục đích đối chiếu với báo cáo

và theo dõi, quản lý việc sử dụng cũng như tình trạng của thiết bị

• Báo cáo thống kê: dùng để thống kê danh sách thiết bị tại đơn vị theo nhiều tiêu chí

Báo cáo

• Bước 1: Vào menu báo cáo

• Bước 2: Click đúp vào báo cáo cần xem hoặc click vào báo cáo cần xem, nhấn Xem báo cáo.

• Bước 3: Điền tham số báo cáo

• In theo năm học: các báo cáo sẽ lấy dữ liệu dựa vào

các phát sinh được ghi nhận theo năm học

• In theo thời gian chi tiết: các báo cáo sẽ lấy dữ liệu

dựa vào các phát sinh được ghi nhận theo thời gian

thông thường.

• Bước 4: Thực hiện In

Thống kê

• Thống kê thiết bị

• Thống kê biến động thiết bị

• Thống kê phòng học bộ môn

Một số tính năng khác

• Xuất khẩu danh sách thiết bị

• Nhập khẩu lịch sử dụng phòng bộ môn

• Sao chép