HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khigửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.Các chức năng trong hệ thống bao gồm:  Tạo v

Trang 2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH

-MỤC LỤC PHẦN 1: GIỚI THIỆU 6

1 Giới thiệu chung về phần mềm 6

1.1 Tên phần mềm 6

1.2 Mô tả chung về phần mềm 6

1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm 6

2 Các nhóm người sử dụng 6

2.1 Văn thư 6

2.2 Chuyên viên 7

2.3 Lãnh đạo phòng 7

2.4 Lãnh đạo cơ quan 7

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG 9

1 Các thành phần của phần mềm 9

1.1 Văn bản đến 9

1.2 Văn bản đi 9

1.3 Văn bản dự thảo 9

1.4 Văn bản đã ban hành 9

1.5 Văn bản đã bút phê 9

1.6 Văn bản không xử lý 9

1.7 Văn bản mẫu 9

1.8 Văn bản đã cấp số 9

1.9 Văn bản đã chuyển 10

1.10 Sổ công văn đến 10

1.11 Sổ công văn đi 10

1.12 Hồ sơ văn bản 10

1.13 Nhân sự 10

Trang 3

1.17 Tìm kiếm hồ sơ 19

2 Chức năng xử lý của Văn thư 20

2.1 Tiếp nhận văn bản 20

2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan 22

2.3 Hủy văn bản 23

2.4 Cất văn bản 24

2.5 Thêm mới văn bản đi 24

2.6 Cấp số 25

2.7 Phát hành văn bản đi 27

3 Các chức năng xử lý của Chuyên viên 30

3.1 Tạo hồ sơ công việc 30

3.2 Gửi ký nháy 34

3.3 Xin ý kiến 39

3.4 Sửa văn bản dự thảo 40

3.5 Thêm văn bản liên quan 41

4 Các chức năng xử lý của Lãnh đạo phòng 43

4.1 Chuyển bút phê 43

4.2 Tạo hồ sơ công việc 45

4.3 Cất văn bản 46

4.4 Duyệt phiếu trình 46

4.5 Sửa văn bản dự thảo 48

Trang 4

-5.2 Duyệt, ký tên 52

PHẦN 3: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 54

1 Quản lý danh mục 54

1.1 Cấp cơ quan 54

1.2 Cơ quan ban hành 56

1.3 Đơn vị 57

1.4 Phòng ban 57

1.5 Lĩnh vực 58

1.6 Loại văn bản 58

1.7 Văn bản mẫu 59

2 Quản lý lịch lãnh đạo 60

3 Quản lý lịch cá nhân 61

4 Quản trị người dùng 64

4.1 Quản lý danh sách nhân sự 64

4.2 Quản lý khen thưởng 67

4.3 Quản lý kỷ luật 69

4.4 Quản lý đào tạo 70

4.5 Quản lý hợp đồng 70

4.6 Quản lý lịch nghỉ phép 70

4.7 Tìm kiếm thông tin nhân sự 70

4.8 Quản lý chức danh 72

4.9 Quản lý nhóm chức danh 73

5 Quản lý tin tức 75

5.1 Quản lý danh sách bài viết 75

5.2 Quản lý bài viết chờ duyệt 76

5.3 Quản lý phản hồi 76

Trang 5

7.1 Quản lý lĩnh vực tài liệu 79

7.2 Quản lý danh sách tài liệu 79

8 Thư viện ảnh 80

9 Thăm dò ý kiến 83

Trang 6

và tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi hơn

Hệ thống được xây dựng nhằm giải quyết bài toán quản lý tài liệu, văn bản, các quátrình xử lý cũng như quy trình thực hiện được phần mềm hỗ trợ để đáp ứng các nhiệm vụ tácnghiệp của cán bộ trong cơ quan

1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm

Phần mềm được sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhànước trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản trong tỉnh Bắc Ninh Giúp cho việcquản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi và nhanh chóng Tiến tới tham gia vào chính phủđiện tử theo chủ trương của nhà nước

2 Các nhóm người sử dụng

2.1 Văn thư

Trong các cơ quan, tổ chức, văn thư là nhóm chuyên trách các công việc như tiếp nhậncác công văn, tài liệu, các loại giấy tờ bao gồm cả đơn do người dân gửi lên Công việc nàytrên hệ thống được thực hiện theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cholãnh đao cơ quan để có ý kiến chỉ đạo, xử lý

Các chức năng trong hệ thống bao gồm:

Tiếp nhận văn bản, hồ sơ

Trình lãnh đạo phê duyệt

Phân phát các tài liệu, công văn

Gửi văn bản đích danh

2.2 Chuyên viên

Trang 7

Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trước khigửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên.

 Tạo văn bản đi

 Gửi lãnh đạo phòng

 Tạo hồ sơ công việc

 Gửi văn bản đích danh

2.3 Lãnh đạo phòng

Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ cótrách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòng mình.Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy Chuyên viên sẽ nhận nhiệm vụ và báocáo kết quả lên lãnh đạo phòng

Trình lãnh đạo cơ quan

Duyệt và ký nháy văn bản

Phát phát yêu cầu xử lý

Gửi văn bản đích danh

2.4 Lãnh đạo cơ quan

Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một sở cơ quan Mọi công việccủa cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên dưới để thực hiện.Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin xử lý và chỉ đạo xuống

Trang 8

- Duyệt, ký tên cho văn bản

Trang 9

Văn bản đến là văn bản được chuyển đến từ ngoài hệ thống hay được chuyển từ các đốitượng khác trong hệ thống đến cho người dùng Văn bản đến là công văn, tài liệu,…

1.2 Văn bản đi

Văn bản đi là văn bản được tạo lập bởi một người dùng nào đó, sau đó được chuyểncho các đối tượng khác trong hệ thống hoặc được gửi ra ngoài Văn bản đi, theo một nghĩanào đó là văn bản dự thảo, văn bản dự thảo là đầu vào để trở thành văn bản, công văn đi

Trang 10

Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến

1.11 Sổ công văn đi

Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi

1.12 Hồ sơ văn bản

Là toàn bộ các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong nội dung văn bản,

nó bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình, duyệt,…

Tủ văn bản 2012 thì bấm vào sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó

Trang 11

Hình 1.1: Màn hình thư mục trong tủ văn bản cá nhân

Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ văn bản, người dùng bấm vào

Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thưmục trong tủ hồ sơ Muốn sửa mục nào, bấm vào mục đó để sửa Nếu muốn thêm mới mộtthư mục, ở màn hình bên phải, tại phần “Thêm mới tủ cá nhân” điền tên thư mục vào phần

“Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó Sau khi chọn xong bấm để thêm mới

Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Nếu muốn sửa một tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên

tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó Sau khi chọn xong bấm

để sửa lại Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn để xóa

Trang 12

-Hình 1.3: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Để chuyển văn bản sang tủ văn bản khác, chọn văn bản đó bằng cách bấm vào ôcheckbox rồi bấm vào Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1cửa sổ mới Nếu có tủ văn bản cần chuyển rồi thì bấm vào tủ đó rồi bấm , nếukhông muốn chuyển nữa thì bấm chọn Sau khi bấm “Lựa chon” màn hình sẽ hiển thị

ra thông báo đã chuyển thành công Trường hợp tủ văn bản đó chưa có thì người dùng có thể

“Thêm mới tủ văn bản cá nhân”

Trang 13

Với tủ văn bản cá nhân, mỗi người sẽ có 1 tủ văn bản riêng và chỉ người đó mới nhìnthấy tủ văn bản của mình Với tủ văn bản phòng, chỉ các nhân sử trong phòng đó mới nhìnthấy tủ văn bản.

Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại giao diện danh sách văn bản Bấm chọn các vănbản muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox ) rồi bấm vào hoặc

Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới Chọn tủ văn bản đểlưu vào và bấm , nếu không muốn thêm nữa thì chọn Sau khi bấm “Lựachọn” màn hình sẽ hiển thị ra thông báo đã chuyển thành công, bấm tiếp vào “OK” trên mànhình đó là đã thêm vào tủ thành công Trường hợp muốn tạo mới 1 tủ văn bản để thêm vănbản đó vào thì người dung có thể “Thêm mới tủ văn bản cá nhân”

Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản

1.15 Tủ hồ sơ

Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc liên quan tới nhân sự Tủ hồ sơ bao gồm “Tủ

hồ sơ cá nhân” và “Tủ hồ sơ phòng”

Trang 14

-nhân đó Đối với “Tủ hồ sơ của phòng” thì chỉ riêng lãnh đạo phòng mới có quyền quản trị tủ

hồ sơ đó

Muốn thêm mới hoặc sửa một mục trong tủ hồ sơ, người dùng bấm vào

ở trang danh sách tủ hồ sơ cá nhân hoặc danh sách tủ hồ sơ phòng.Sau khi bấm xong, sẽ xuất hiện màn hình hiển thị danh sách các thư mục trong tủ hồ sơ và cómục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng” Tại mục “Thêm mới tủ hồ sơ phòng” điền tên tủ hồ sơ vàophần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó Sau đó bấm chọn để thêm mới

Hình 1.6 : Màn hình quản lý thư mục tủ hồ sơ và thêm mới tủ hồ sơ

Muốn sửa tủ hồ sơ nào nào, bấm vào tủ đó để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ phòng điềntên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon thư mục cha cho tủ đó Sau khi chọnxong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa một tủ, ở màn hình bên phải, chọn tủ bênmàn hình trái và nhấn

Trang 15

Hình 1.7 : Quản trị thư mục trong tủ hồ sơ

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào các thư mục tương ứng phía bên trái để xem

Hình 1.8 : Danh sách hồ sơ trong tủ

Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm

ở phía trên của danh sách

Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nútcheckbox ) rồi bấm Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơcần chuyển sang rồi bấm “Lựa chọn” để lưu Nếu không muốn chuyển nữa thì bấm

Trang 16

-Hình 1.9 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác

Để thêm một hồ sơ vào tủ hồ sơ, tại màn hình danh sách hồ sơ công việc, người dùngbấm vào nút checkbox để chọn hồ sơ cần thêm rồi bấm hay

Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm 1 cửa sổ nữa để người dùng chọn tủchứa hồ sơ, tiếp đó bấm lựa chọn để thêm hồ sơ đó vào tủ đã chọn Kết thúc, người dùng bấm

“OK”, vậy là đã thêm được hồ sơ vào tủ thành công Nếu không muốn thêm nữa thì bấmchọn Trường hợp chưa có tủ hồ sơ để chứa hồ sơ, người dùng có thể “Thêm mới tủ

hồ sơ cá nhân”, điền đầy đủ thông tin tại mục đó rồi bấm chọn “Thêm thư mục” để thêm Khi

đã có tủ để chứa hồ sơ, lại thực hiện như ở trên để thêm hồ sơ vào tủ

Trang 17

Hình 1.10 : Màn hình thêm hồ sơ vào tủ.

1.16 Tìm kiếm văn bản

Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗtrợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản Tại mỗi trangtrong mục , , ,

người dùng đều có thể sử dụng chức năng này

Trang 18

-1.17 Tìm kiếm hồ sơ

Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chứcnăng “Tìm kiếm hồ sơ” Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm đểtìm Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm kiếm Người dùng cầnnhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm chính xác hơn

Hình 1.12 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc

Trang 19

Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến

Sau khi bấm vào chức năng “Tiếp nhận văn bản đến”, sẽ hiện ra màn hình thêm vănbản

Trang 20

Trang 21

Hình 2.3 : Danh sách các văn bản đến đã được tạo

2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan

Khi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp nhận Các văn bản sẽ được hiển thịtrong danh sách các văn bản đến Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho lãnh đạo cơ quan xem.Người văn thư cần bấm vào văn bản đó

Hình 2.4 : Mở một văn bản đến

Tại màn hình hiển thị nội dung văn bản, người văn thư bấm vào chức năng

để chuyển văn bản này cho lãnh đạo cơ quan Khi bấm vào chức năng này,màn hình sẽ hiện ra danh sách các lãnh đạo để gửi Chỉ có lãnh đạo nào được gửi mới có thểnhìn thấy văn bản này

Trang 22

-Hình 2.5 : Chọn lãnh đạo để gửi văn bản

2.3 Hủy văn bản

Khi 1 văn bản có nội dung sai hay gặp 1 lỗi nào đó không còn chính xác, người văn thư

có thể bấm vào nút để hủy văn bản này Văn bản sau khi đã hủy sẽ khôngcòn chức năng gì nữa Các thao thác trên văn bản bị hủy sẽ không có tác dụng

Hình 2.6 : Màn hình thực hiện hủy văn bản.

Sau khi nhập lý do hủy văn bản, văn thư cần bấm vào nút để hủy văn bản.Nếu không muốn hủy văn bản này, văn thư bấm vào nút để đóng cửa sổ đang mởlại

Khi xác nhận hủy văn bản, sẽ có màn hình thông báo đã hủy thành công Nhấn vào nút

để kết thúc hủy văn bản

Trang 23

Hình 2.7 : Màn hình thông báo hủy thành công văn bản.

Văn bản bị hủy sẽ được chuyển tới thư mục

2.4 Cất văn bản

Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc, không cần xử lý gì đối với các văn bảnnày.Ví dụ các văn bản luật …

Để thực hiện cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút Sau khi bấm, văn bản

sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến

Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản

2.5 Thêm mới văn bản đi

Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được lãnh đạo ký duyệt và chờđược phát hành tới các phong ban đơn vị

Để phát hành văn bản tới các đơn vị, ở menu phía bên trái, văn thư chọn

Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho văn bản Chú ý với những trường

có (*) không được để trống Tiếp đó bấm để thêm mới Người dùng có thể sửdụng phím Tab để di chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc yêu cầu phảinhập.Trường hợp muốn xóa hết thông tin để nhập lại bấm chọn để nhập lại

Trang 24

-Hình 2.9 : Màn hình thêm văn bản đi

Sau khi bấm nút , nếu thêm thành công, màn hình sẽ có thông báo

Và văn bản vừa được thêm mới sẽ được lưu trong mục

2.6 Cấp số

Chức năng này dùng để cấp số cho các văn bản Các văn bản được cấp số là các vănbản đi đã được phê duyệt

Sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký duyệt, văn bản dự thảo sẽ được chờ để văn thư cấp số

Để thực hiện cấp số cho một văn bản tại trang danh sách văn bản đã kí duyệt, văn thưbấm vào cấp số

Trang 25

Hình 2.8 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt.

Khi bấm vào nút , sẽ hiển thị màn hình để tiến hành cấp số cho văn bản Saukhi điền đầy đủ các nội dung cần thiết, văn thư bấm nút để xác nhận cấp

số cho văn bản Nếu không nhập lại thông tin cho văn bản bấm chọn để nhập lại.Chú ý với những trường có (*) không được để trống

Trang 26

-Hình 2.9 : Chức năng cấp số cho văn bản.

Sau khi bấm nút sẽ có màn hình thông báo thành công và tự độngchuyển về trang danh sách văn bản chờ phát hành

Trang 27

Hình 2 10: Màn hình danh sách văn bản chờ phát hành.

Sau khi chọn văn bản để phát hành sẽ chuyển sang trang chi tiết văn bản đi Tại trangvăn thư có thể cấp lại số cho văn bản, phát hành văn bản Để cấp lại số văn thư cần bấm chọn

, màn hình sẽ chuyển lại về trang cấp số văn bản đi để văn thư nhập lại

thông tin Để phát hành văn bản, văn thư bấm

Trang 28

-Hình 2 11: Màn hình chi tiết văn bản đi

Sau khi chọn “phát hành văn bản” trên màn hình sẽ xuất hiện một cửa sổ mới Văn thư

sẽ chọn phòng ban và nhân sự để gửi văn bản, tiếp đó nếu muốn gửi trực tiếp qua đường mailthì văn thư cần nhập tài khoản mail của người nhận vào (chú ý các tài khoản mail cách nhaubởi dấu phẩy)

Khi nhập email, hệ thống hỗ trợ hiển thị các email đã nhập lần trước đó, người dùng cóthể đánh một số ký tự có trong email, hệ thống sẽ hiển thị các email có các ký tự đó Ngườidùng lựa chọn email trong danh sách hiển thị ra để gửi

Ngoài ra, nếu muốn gửi sang các sở hoặc đơn vị khác thì văn thư sẽ phải chọn tiếp ởmục “Gửi văn bản theo đường liên thông”

Cuối cùng, khi đã nhập đầy đủ các thông tin như phòng ban để gửi, các email muốn gửi

và các sở ban ngành, bấm để phát hành văn bản đi

Trang 29

Hình 2 12: Màn hình sau khi chọn “Phát hành văn bản”

3 Các chức năng xử lý của Chuyên viên

3.1 Tạo hồ sơ công việc

Trang 30

-Hình 3.1 : Màn hình chi tiết văn bản

Để tạo hồ sơ công việc, tại menu trái của hệ thống, người chuyên viên bấm vào chức năng

, khi đó chuyên viên bấm vào văn bản cần tạo hồ sơ công việc Trong mànhình hiển thị chi tiết văn bản, bấm nút để tạo

Sau khi bấm sẽ xuất hiện màn hình để tạo hồ sơ công việc cho văn bản đó

Trang 31

Hình 3.2 : Màn hình tạo lập hồ sơ công việc.

Sau khi điền đủ các nội dung yêu cầu, chuyên viên bấm vào nút ở phía dưới để tạo

hồ sơ Nếu muốn hủy bỏ các nội dung vừa nhập vào, bấm Sau khi bấm nút “Thêmmới”, sẽ xuất hiện màn hình thông báo “Thêm mới thành công” Màn hình sẽ trở lại danhsách các hồ sơ công việc có liên quan tới người vừa tạo công việc Chỉ những người cónhiệm vụ trong hồ sơ công việc mới có thể thấy được công việc đó Để xem hồ sơ công việc,người dùng bấm vào công việc đó để xem chi tiết Tại màn hình chi tiết hồ sơ, chỉ có chuyênviên tạo hồ sơ mới có quyền chỉnh sửa nội dung của hồ sơ đó

Trang 32

-Hình 3.3 : Màn hình chi tiết hồ sơ công việc của chuyên viên tạo hồ sơ

Trang 33

Hình 3.3 : Màn hình chi tiết hồ sơ công việc của những người có nhiệm vụ trong hồ sơ

3.2 Gửi ký nháy

Khi chuyên viên xử lý xong hồ sơ công việc đã được giao, người chuyên viên sẽ tạo 1phiếu trình để trình lên lãnh đạo giao việc cho mình Tại trang chi tiết hồ sơ công việc,chuyên viên bấm vào biểu tượng bên phải của để tạo phiếu trình.Chú ý, chỉ có chuyên viên tạo hồ sơ mới có quyền tạo phiếu trình

Trang 34

-Hình 3 5 : Màn hình nút tạo phiếu trình lãnh đạo.

Sau khi bấm vào biểu tượng tạo phiếu trình , một màn hình để lập phiếu sẽ xuất hiện

Trang 35

Hình 3.6 : Màn hình tạo phiếu trình

Khi đã nhập đủ các nội dung cần thiết, người tạo phiếu trình bấm nút , màn hình

sẽ xuất hiện thêm nút chức năng để trình lên lãnh đạo giao việc và nút chức năng

để trình thẳng lên lãnh đạo giám sát Nếu có thay đổi nội dung phiếu trình,người tạo phiếu trình có thể bấm để cập nhật lại nội dung

Trang 36

-Hình 3.7 : Màn hình sau khi bấm “Lưu phiếu trình”

Khi bấm , sẽ có màn hình hiển thị các danh sách lãnh đạo để trình lên

Trang 37

Hình 3.8 : Màn hình sau khi bấm “Trình thông qua”

Trong một số trường hợp, có thể trình thẳng lên lãnh đạo giám sát công việc bằng cách nhấnnút

Hình 3.9 : Màn hình sau khi bấm “Trình ký”

Nếu phiếu trình đã trình lên lãnh đạo nhưng không được sự đồng ý của lãnh đạo cấp trên.Người chuyên viên sẽ phải làm lại công việc cho đạt yêu cầu của lãnh đạo Khi đó người

Trang 38

Hình 3.10 : Tạo phiếu trao đổi

Khi bấm vào nút tạo phiếu trao đổi, màn hình tạo phiếu sẽ xuất hiện:

Trang 39

Hình 3.11 : Màn hình tạo phiếu trao đổi

Sau khi nhập vào đầy đủ các phần của mình, người tạo bấm nút để gửi chongười cần xin ý kiến

Nếu muốn tạo lại phiếu trao đổi nhấn để tạo lại

Sau khi gửi phiếu trao đổi, nhấn để đóng màn hình này lại

Chỉ người tạo và người nhận phiếu trao đổi mới có thể nhìn thấy phiếu trao đổi Người tạochỉ có thể thêm nội dung vào phần của mình, không thể thêm vào phần của người xin ý kiến.Người được xin ý kiến cũng chỉ có thể thêm vào phần nội dung của mình.Trong 1 hồ sơ cóthể có nhiều phiếu trao đổi

Trang 40

-Hình 3.12 : Chức năng Sửa văn bản dự thảo.

Sau khi bấm chọn “Sửa”, trên màn hình sẽ xuất hiện 1 cửa sổ nữa

Hình 3.13 : Màn hình sửa lại văn bản dự thảo.

3.5 Thêm văn bản liên quan

Đính kèm các file văn bản có liên quan tới hồ sơ công việc này Các file đính kèmkhông được là các file thực thi hoặc file hệ thống(*.exe,*.php,*.xml…) mà chỉ là các file tàiliệu đọc thông thường (*.doc, *.docx, *.jpg,*.pdf…) Sau khi điền xong tiêu đề của tài liệuđính kèm và file tài liệu, bấm để thêm hoặc bấm để hủy bỏ việc thêm vănbản

Định dạng
Số trang	83
Dung lượng	7,89 MB