Học Word 2007 có hình ảnh minh họa

MS Word - Bài 2: Làm việc với DocumentsTạo một tài liệu mới Quản Trị Mạng - Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word: • Kích vào Mi

MS Word - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Word 2007

Microsoft Word 2007 là gì? Microsoft Word 2007 là một trong các chương trình của Microsoft Office 2007 Bạn có thể sử dụng chương trình này để soạn thảo văn bản, trong đó có chứa nội dung, biểu

đồ, hình vẽ cũng như soạn thảo thư, sổ ghi nhớ, tờ bướm quảng cáo,… Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Word 2007, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản và các tính năng liên quan đến Word 2007

Microsoft Office Button

Hình 2: Microsoft Office Button

Microsoft Office Button thực thi nhiều chức năng giống như các chức năng trong thực đơn File của các

phiên bản Word trước đó Nút này cho phép bạn tạo một tài liệu mới (New), mở một tài liệu đã tồn tại (Open), lưu (Save) hay lưu với tên file (Save as), in ấn (Print), Send (qua email hay fax), xuất bản

(publish) hoặc Close.

Ribbon

Hình 3: Ribbon

Ribbon là vùng phía trên tài liệu Nó có 7 tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View chứa nhiều các tính năng mới và cũ của Word Mỗi tab được tách thành các nhóm Nhóm là tập hợpcác tính năng thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa tài liệu Word Các tính năng phổ biến được hiển thị trên Ribbon, để xem các tính năng thêm trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía dưới bên phải của nhóm đó

Hình 4: Ví dụ các tính năng trong nhóm Paragraph

Mỗi tab chứa các công cụ sau:

Home: Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, and Editing.

Insert: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, and Symbols.

Page Layout: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange.

References: Table of Contents, Footnote, Citation & Bibliography, Captions, Index, and Table of

Authorities

Mailings: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.

Review: Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect.

View: Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros.

Quick Access Toolbar

Hình 5: Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn sử dụng Bạn có thể đặt Quick Access toolbar ở phía trên hay dưới vùng Ribbon Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon

Hình 6: Thay đổi vị trí của Customize Quick Access

Toolbar

Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access toolbar Kích phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hoặc Ribbon và chọn Add to Quick Access Toolbar và một shortcut sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar

Hình 7: Thêm công cụ vào Quick Access Toolbar

MS Word - Bài 2: Làm việc với Documents

Tạo một tài liệu mới

Quản Trị Mạng - Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word:

• Kích vào Microsoft Office Button và chọn New.

• Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N

Chú ý: Khi kích vào Microsoft Office Button và chọn New, bạn có nhiều sự lựa

chọn về kiểu tài liệu có thể tạo Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu trống, chọn

Blank Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu mẫu, bạn có thể duyệt qua sự lựa chọn ở

phía bên trái, nhìn thấy các lựa chọn ở giữa màn hình và xem trước sự chọn lựa ở

phía bên phải màn hình

Hình 1: Tạo một tài liệu mới từ Templates

Mở một tài liệu có sẵn

• Kích Microsoft Office Button và chọn Open.

• Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

• Nếu bạn có các tài liệu mới sử dụng gần đây, bạn có thể kích vào Microsoft Office Button và chọn tên

tài liệu trong phần Recent Documents

Hình 2: Mở một tài liệu có sẵn

Lưu một tài liệu

• Kích vào Microsoft Office Button và Chọn Save hoặc Save As (nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó mà họ

không sử dụng Office 2007, bạn cần kích Office button và chọn Save As, sau đó chọn Word 97-2003 Document), hoặc

• Ấn tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc

• Chọn biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar

Hình 3: Lưu tài liệu

Đổi tên tài liệu

Đổi tên một tài liệu Word, bạn có thể thực hiện như sau:

• Kích vào Office Button và tìm file bạn muốn đổi tên.

• Kích phải vào tên tài liệu và chọn Rename từ menu shortcut.

• Nhập tên mới cho file và ấn phím ENTER

Hình 4: Đổi tên tài liệu

Làm việc trên nhiều tài liệu

Một số tài liệu có thể được mở cùng một lúc nếu bạn nhập hay chỉnh sửa nhiều tài liệu Tất cả các tài liệu

đã mở sẽ được liệt kê trong tab View trên Ribbon, khi bạn kích vào Switch Windows, tài liệu hiện thời

có một dấu tích phía bên trái tên file Chọn tài liệu đã mở khác để xem nó

Hình 5: Làm việc với nhiều tài liệu

Xem tài liệu

Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word

• Print Layout: Đây là cách xem tài liệu giống như khi tài liệu được in Nó bao gồm tất cả các bảng, nội

dung, đồ thị và ảnh

• Full Screen Reading: Đây là cách xem toàn bộ chiều dài của tài liệu Là cách tốt cho việc xem hai trang

cùng một lúc

• Web Layout: Đây là cách xem tài liệu như tài liệu trên trình duyệt web.

• Outline: Đây là một dạng đường viền của tài liệu dưới dạng các dấu chấm ở đầu dòng.

• Draft: Cách xem này không hiển thị ảnh hay các bố cục, chỉ hiển thị nội dung.

Để xem một tài liệu ở nhiều dạng khác nhau, kích vào các biểu tượng xem tài liệu ở phía dưới bên phải

• Kích tab View trên Ribbon.

• Chọn các cách xem tài liệu thích hợp trên vùng Document Views.

Hình 6: Các cách xem tài liệu Word

Tắt một tài liệu

Để tắt một tài liệu:

• Kích vào Office Button

• Chọn Close

MS Word - Bài 3: Tùy chỉnh môi trường Word

Word 2007 cung cấp một vùng tùy chọn có thể tùy chỉnh mà cho phép bạn tạo tài liệu Word tốt hơn Để xem các tùy chọn cơ bản:

• Kích vào Office Button.

• Chọn Word Options.

Hình 1: Word Options

Popular

Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với việc tùy chỉnh language, color schemes, user name và cho phép bạn truy cập vào tính năng Live Preview Tính năng Live Preview cho phép bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng sự thay đổi bên trong tài liệu

Tính năng này cho phép bạn xác định chính xác từ và định dạng văn bản Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt

tự động và bỏ qua một số từ hay lỗi trong tài liệu

Tính năng này cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar Nếu có các công cụ mà bạn

sử dụng thường xuyên, bạn có thể thêm chúng vào Quick Access Toolbar

Hình 7: Tính năng Customize.

MS Word - Bài 4: Chỉnh sửa tài liệu Word

Để thực hiện việc chỉnh sửa tài liệu nhanh và thuận tiện hơn, chúng tôi xin giới thiệu trong phần này một số thao tác cơ bản trong chỉnh sửa tài liệu như sao chép (copy), cắt (cut), dán (paste),

cũng như các phím tắt cho các thao tác đó

Gõ và chèn văn bản

Để gõ văn bản, chỉ cần bắt đầu đánh máy, văn bản sẽ xuất hiện nơi vị trí con trỏ nhấp nháy Di chuyển con trỏ bằng cách sử dụng các mũi tên trên bàn phím hoặc đưa chuột tới vị trí mong muốn và kích chuột trái Các phím tắt được liệt kê bên dưới đây cũng trợ giúp khi di chuyển qua văn bản của một tài liệu:

Lựa chọn (bôi đen) văn bản

Để thay đổi bất kỳ thuộc tính nào của văn bản, đầu tiên phải bôi đen đoạn văn bản đó Bôi đen văn bản bằng cách kéo chuột từ vị trí muốn văn bản được đánh dấu cho tới vị trí kết thúc, hoặc giữ phím SHIFT trên bàn phím trong khi sử dụng các mũi tên để bôi đen văn bản Bảng sau chứa các phím tắt để giúp bạn lựa chọn văn bản:

Toàn bộ từ Kích đúp chuột vào từ đó

Toàn đoạn văn bản Kích liên tiếp 3 lần vào đoạn văn bản

Lựa chọn một số từ hay một

số dòng

Kéo chuột qua các từ đó, hay giữ phím SHIFT trong khi sử dụng các phím mũi tên

Toàn bộ tài liệu Chọn Editing / Select / Select All từ vùng Ribbon hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+A.

Bỏ chọn (bôi đen) văn bản bằng cách kích chuột vào mọi nơi phía bên ngoài vùng chọn hoặc ấn phím mũitên trên bàn phím

Chèn văn bản

Văn bản có thể được chèn trong một tài liệu sử dụng các cách sau:

• Gõ văn bản: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn thêm văn bản và bắt đầu gõ.

• Sao chép và dán văn bản: Đánh dấu văn bản muốn sao chép sau đó kích chuột phải và chọn Copy (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C), rồi đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán văn bản trong tài liệu, sau đó kích phải và chọn Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V).

• Cắt và dán văn bản: Đánh dấu văn bản bạn muốn sao chép, sau dó kích chuột phải và chọn Cut (hoặc

ấn tổ hợp phím Ctrl+X), rồi đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán văn bản trong tài liệu, sau đó kích phải và

chọn Paste

• Kéo văn bản: Đánh dấu văn bản bạn muốn di chuyển, kích chuột lên đoạn văn bản đó và kéo nó tới vị

trí mong muốn trong tài liệu

Bạn cũng có thể sử dụng nhóm Clipboard trên vùng Ribbon.

Sắp xếp lại các khối văn bản

Để sắp xếp lại văn bản trong một tài liệu, bạn có thể sư dụng nhóm Clipboard trên tab Home của vùng

Ribbon

Mỗi thao tác trong nhóm Clipboard đều có một hình ảnh trực quan:

• Di chuyển văn bản: Cắt và Dán hoặc kéo như đã nói phía trên.

• Sao chép văn bản: Copy và Paste như bên trên hoặc sử dụng nhóm Clipboard trên vùng Ribbon.

• Dán văn bản: Ấn tổ hợp phím Ctrl+V hoặc sử dụng nhóm Clipboard để Paste, Paste Special hoặc Paste as Hyperlink.

Xóa các khối văn bản

Sử dụng phím BACKSPACE và DELETE trên bàn phím để xóa văn bản Backspace sẽ xóa văn bản ở phía bên trái con trỏ và Delete thì xóa văn bản ở phía bên phải con trỏ Để xóa một vùng của văn bản,

chọn vùng đó bằng các cách ở trên và ấn phím DELETE

Tìm kiếm và thay thế văn bản

Để tìm một từ cụ thể hoặc một cụm từ trong tài liệu:

• Kích Find trên nhóm Editing của vùng Ribbon.

• Để tìm và thay thế một từ hoặc cụm từ trong tài liệu, kích Replace trên nhóm Editing của Ribbon.

Hoàn tác lại các thay đổi

Để hoàn tác lại các tháy đổi:

• Kích vào nút Undo trên Quick Access Toolbar hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+Z.

MS Word - Bài 5: Định dạng văn bản

Styles là một công cụ định dạng bao gồm font chữ, cỡ chữ, hiệu ứng (đậm, nghiêng, gạch chân, …), màu sắc, … Hãy để ý tab Home trên vùng Ribbon, có một số nhóm sẽ sẽ giúp cho việc định dạng kiểu

dáng tài liệu của bạn: Font, Paragraph, và Styles

Để thay đổi font chữ:

• Kích vào mũi tên phía bên phải tên font và chọn kiểu bạn muốn

• Hãy nhớ rằng, bạn có thể xem trước font mới sẽ xuất hiện như thế nào bằng cách bôi đen văn bản và chọn loại font chữ Bạn sẽ thấy đoạn văn bản được bôi đen đó sẽ thay đổi bởi font vừa chọn

Để thay đổi kích thước font chữ:

• Kích vào mũi tên phía bên cạnh kích thước font chữ và chọn cỡ chữ

• Hoặc kích vào nút increase (tăng) hoặc decrease (giảm) cỡ chữ

Font Style và Hiệu ứng

Font styles được xác định trước các tùy chọn định dạng mà được sử dụng để làm nổi bật văn bản Chúng

bao gồm: Bold (đậm), Italic (nghiêng) và Underline (Gạch chân) Để xác định các hiệu ứng chữ:

• Bôi đen văn bản và kích vào Font Styles được hiển thị trên nhóm Font của vùng Ribbon, hoặc

• Bôi đen văn bản và kích phải để hiển thị công cụ font

Thay đổi màu chữ

Để thay đổi màu sắc văn bản:

• Bôi đen văn bản và kích nút Colors trong nhóm Font trên vùng Ribbon, hoặc

• Bôi đen văn bản và kích phải, sau đó chọn công cụ colors.

• Lựa chọn màu sắc bằng cách kích vào mũi tên phía bên phải nút font color

Làm nổi bật (tô sáng) văn bản

Làm nổi bật văn bản cho phép sử dụng để nhấn mạnh văn bản như mong muốn Để thực hiện, ta làm như sau:

• Bôi đen đoạn văn bản muốn áp dụng

• Trong nhóm Font trên vùng Ribbon, kích chọn nút Highlight hoặc

• Bôi đen văn bản và kích phải, sau đó chọn công cụ higtlight

• Để thay đổi màu sắc của đoạn nổi bật, kích vào mũi tên phía bên phải nút highlight và chọn màu bạn thích

Sao chép định dạng

Nếu bạn có văn bản đã định dạng và bạn muốn các phần khác trong tài liệu cũng có dịnh dạng giống như vậy, bạn có thể sao chép định dạng Để sao chép định dạng, thực hiện như sau:

• Bôi đen đoạn văn bản đã định dạng trước đó

• Sao chép định dạng văn bản bằng cách kích vào nút Format Painter trên nhóm Clipboard của tab

Home

• Áp dụng định dạng được sao chép bằng cách bôi đen đoạn văn bản mới và kích lên nó

Xóa bỏ định dạng

Để xóa định dạng văn bản:

• Lựa chọn văn bản bạn muốn xóa định dạng

• Kích vào hộp thoại Styles trên nhóm Styles của tab Home.

• Kích Clear All.

MS Word - Bài 6: Định dạng Paragraphs

Định dạng paragraphs cho phép bạn thay đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu Bạn có thể truy cập vào các công cụ của định dạng Paragraphs bằng cách kích tab Page Layout trên vùng Ribbon hoặc kích nhóm Paragraph trên tab Home

Canh lề trong Paragraph

Canh lề cho phép bạn thiết lập cách văn bản xuất hiện Để thay đổi lề ta thực hiện như sau:

• Kích tab Home

• Chọn nút thích hợp cho việc canh lề trên nhóm Paragraph:

- Align Left (Ctrl+L): văn bản được canh lề sang mép bên trái

- Center (Ctrl+E): Văn bản được căn giữa các lề

- Align Right (Ctrl+R): Văn bản được canh lề sang mép bên phải

- Justify (Ctrl+J): Văn bản được dàn dều cả hai bên trái và phải

Thụt lề đoạn

Thụt lề đoạn cho phép bạn xác định văn bản trong một đoạn canh lề khác nhau Có một số tùy chọn cho việc thụt lề:

• First Line: Điều khiển đường biên bên trái cho dòng đầu tiên của đoạn.

• Hanging: Điều khiển đường biên trên trái với tất cả các dòng trong một đoạn ngoại trừ dòng đầu tiên.

• Left: Điều khiển đường biên bên trái với mọi dòng trong một đoạn.

• Right: Điều khiển đường biên bên phải với mọi dòng trong một đoạn.

Để thụt lề đoạn, bạn có thể thực hiện như sau:

• Kích nút Indent để điều khiển thụt lề.

• Kích nút Indent thêm vài lần để tăng kích thước thụt lề

Hoặc:

• Kích vào hộp thoại trên nhóm Parggraph.

• Chọn thẻ Indents and Spacing.

• Lựa chọn các indents.

Thêm đường viền và hiệu ứng tô bóng

Bạn có thể thêm đường viền và tô bóng cho các đoạn văn bản và toàn trang Để tạo một đường viền bao quanh một đoạn hoặc các đoạn, ta thực hiện như sau:

• Lựa chọn vùng văn bản nơi bạn muốn có đường viền hay hiệu ứng tô bóng

• Kích nút Borders trên nhóm Paragraph.

• Chọn Border and Shading.

• Chọn các tùy chọn thích hợp

Áp dụng các Styles

Các Styles là một tập hợp các định dạng hiện hữu mà bạn có thể áp dụng cho văn bản Để sử dụng Quick

Styles:

• Lựa chọn văn bản bạn muốn định dạng

• Kích nút phía dưới cùng trên nhóm Styles của tab Home

• Chọn style bạn muốn để áp dụng

Tạo các liên kết

Tạo các liên kết trong một tài liệu word cho phép bạn đặt một URL mà người đọc có thể kích vào nó để tới thăm một trang web Đề chèn liên kết:

• Chọn tab Insert, kích nút Hyperlink trên nhóm Links

• Nhập văn bản vào mục “Text to Display” và địa chỉ trang web trong mục “Address”

Thay đổi khoảng cách giữa các đoạn và dòng

Bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng và các đoạn bằng cách như sau:

• Lựa chọn đoạn hay các đoạn bạn muốn thay đổi

• Trên tab Home, kích hộp thoại Paragraph.

• Chọn thẻ Indents and Spacing.

• Trong phần Spacing, điều chỉnh khoảng cách phù hợp

MS Word - Bài 7: Styles

Sử dụng Styles trong Word sẽ cho phép bạn định dạng nhanh một tài liệu với một cách nhìn nhất quán và chuyên nghiệp Styles có thể được lưu để sử dụng trong nhiều tài liệu.

Áp dụng các Styles

Có nhiều kiểu styles có sẵn trong Word mà bạn có thể sử dụng Để xem các styles có sẵn, kích hộp thoại

Styles trên nhóm Styles trong tab Home Để áp dụng một Styles:

• Lựa chọn đoạn văn bản muốn áp dụng

• Kích vào hộp thoại Styles

• Chọn Styles bạn muốn

Tạo Styles mới

Bạn có thể tạo Styles mới cho việc định dạng mà bạn sử dụng thường xuyên Có hai cách để tạo Styles

mới: New Styles hoặc New Quick Styles.

New styles

Để tạo một New style:

• Kích vào hộp thoại Styles

• Chọn nút New Style

• Hoàn thành hộp thoại New Style

• Ở phía dưới hộp thoại, bạn có thể chọn để thêm vào từ Quick Styles List hoặc chỉ áp dụng nó trong tài

liệu này

New Quick Style

Để tạo một Style đơn giản:

• Đưa con trỏ vào bất kỳ nơi nào trong Style được chọn

• Kích chọn hộp thoại Styles

• Kích Save Selection as New Quick Style

Style Inspector

Để xác định Style của một phần cụ thể trong một tài liệu:

• Đưa con trỏ vào bất kỳ nơi nào trong văn bản mà bạn muốn giải thích Style

• Chọn thực đơn Styles Drop Down

• Kích nút Style Inspector.

MS Word - Bài 8: Chèn bảng

Bảng được sử dụng để hiển thị dữ liệu trong một định dạng bảng

Tạo bảng

Để tạo một bảng:

• Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng

• Kích tab Insert trên vùng Ribbon.

• Kích vào nút Tables trên nhóm Tables Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:

- Đánh dấu số dòng và cột

- Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột

- Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột

- Chọn Quick Tables và chọn bảng.

Nhập dữ liệu trong một bảng

Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin Và bắt đầu nhập

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:

• Kích vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout Hai tab này dùng

để thiết kế và bố trí bảng

Trên tab Design, bạn có thể chọn:

• Table Style Options