Lecture Information technology project management - Chapter 5: Project time management

Chapter 5 - Project time management. After reading this chapter, you will be able to: Understand the importance of project schedules and good project time management, discuss the process of planning schedule management, define activities as the basis for developing project schedules, describe how project managers use network diagrams and dependencies to assist in activity sequencing,...

Chapter 5:

Project Time Management

adopted from PMI’s PMBOK 2000 and  Textbook : Information Technology Project Management 

(author : Dr. Kathy Schwalbe)

Contents of time management

• definition: charter and scope statement

• sequence: mandatory dependencies, discretionary  dependencies, external dependencies

– estimate associate costs with the activities. 

Project Time Management 

Processes

• Project time management involves the processes  required to ensure timely completion of a 

Activity Definition process

• 4th planning phase process

• It involves identifying and documenting  the specific activities that must be 

performed in order to produce the 

deliverables and sub­deliverables 

identified in the WBS.

• Constraints

– Factors that limit the team’s options

• Assumptions

– factors that, for planning purposes, will be considered to be true, real, or  certain.

• Expert judgment

– guided by historical information should be used whenever possible.  subject­matter experts can help.

– Scope statement and WBS help define what 

will be done

• Activity definition involves developing a  more detailed WBS and supporting 

explanations to understand all the work to 

be done

Chapter 5

steps) and deliverables (tangible items)

• Templates

– previous project templates help project team to jump­start the process

– Update the WBS and related documents, such as cost estimates.  These updates are often called refinements.

– Discretionary dependencies: defined by the project team; soft logic

– External dependencies: involve relationships between project and non­project activities

• You must determine dependencies in order to use 

critical path analysis

Chapter 5

Tools & techniques

• Project network diagrams 

– a schematic display of the logical relationships among, or sequencing of,  project activities

– preferred technique for showing activity sequencing

• Precedence Diagramming Method (PDM)

– constructing a project network diagram to president the activities and  connecting them with arrows to show the dependencies between tasks.

– Nodes or circles are the starting and ending points of activities – It is known as activities­on­arrow (AOA). This method uses only  finish­to­start activities. 

• Conditional diagramming methods

– allow for non­sequential activities such as loops or conditional  branches, neither of which is possible in the PDM or ADM.

• Network templates

– Can expedite the preparation of project network diagrams

fundamentals

Chapter 5

Sample Precedence Diagramming Method (PDM) 

Network Diagram for Project X

Project 98 file

fundamentals

Sample Activity­on­Arrow (AOA)  Network Diagram for Project X

Chapter 5

Steps for Creating AOA Diagrams

1.  Find all of the activities that start at node 1.  Draw their finish nodes  and draw arrows between node 1 and those finish nodes.  Put the  activity letter or name and duration estimate on the associated arrow 

4. As a rule of thumb, all arrowheads should face toward the right, and 

no arrows should cross on an AOA network diagram

Chapter 5

• Activity list update

– allow a feedback loop if a network diagram reveals instances where an activity must be redefined in order 

to diagram the correct logical relationships

Activity Duration Estimating

• After defining activities and determining  their sequence, the next step in time 

• Historical information

– may be available for review from project records, commercial duration­

estimating databases, and team knowledge.

• Analogous estimating

– uses the duration of a previous, similar activity as the basis for  estimating the duration of a future activity.

– It is also called top­down estimating.

• Simulation

– calculates multiple durations with different sets of assumptions.  – The most common is the Monte Carlo Analysis.

Gantt Charts

• Gantt charts provide a standard format for 

displaying project schedule information by listing  project activities and their corresponding start and  finish dates in a calendar format

• Symbols include:

– A black diamond: milestones or significant events on a project with zero duration

– Thick black bars: summary tasks

– Lighter horizontal bars: tasks

– Arrows: dependencies between tasks

Chapter 5

Schedule development

• 7th of 21 planning phase process

• It is the process of determining the start  and finish dates for all project activities

• The activity sequences, activity duration,  and resource requirement are analyzed  together to create the project schedule.

Schedule Development

• 7th of 21 planning phase process

• Schedule development uses results of the other  time management processes to determine the start  and end date of the project and its activities

Chapter 5

• Resource pool descriptions: identify the required 

resources, listing who will be available, when, and in 

what patterns, as necessary for schedule development

Inputs to Schedule development (2)

• Calendars: identify the time when work is allowed. 

Project calendars affect all resource. Resource calendars affect a specific resource or category of resource

• Constraints: constraints to consider during schedule 

development include: a) imposed dates; b) key events or major milestones

Inputs to Schedule development (3)

• Risk management plan: A subsidiary part of the  project plan. It documents the procedures to 

manage risk throughput the project. 

• Activity attributes: describes various 

characteristics of the activities scheduled – 

responsibilities, WBS order, the location where  the work will be performed, the level. 

Tools & techniques

• Mathematical analysis

– Calculating theoretical early and late start and finish dates for all  project activities without any resource pool limitations. 

– Two techniques are used: 

• crashing; 

• fast­tracking.

Tools & techniques (2)

• Simulation: 

– calculates multiple durations with different sets of assumptions.  – The most common is Monte Carlo analysis, in which a 

distribution of probable results is defined for each activity and  used to calculate a distribution of probable results for the total  project.

• Resource level heuristics

– use mathematical analysis to produce a preliminary schedule.  – Resource leveling heuristics are used when the schedule requires  more resources during certain time periods than are available, or  requires changes in resource level that are not manageable.

• Project management software

– widely used to assist with schedule development

• Schedule management plan

– defines how changes to the schedules will be managed.

• Resource requirement updates

– a result of resource leveling and activity list updates. 

Gantt Chart for Project X

Project 98 file

Chapter 5

Gantt Chart for Software Launch Project

Project 98 file

Sample Tracking Gantt Chart

Project 98 file white diamond: slipped milestonetwo bars: planned and actual times

Chapter 5

Critical Path Method (CPM)

• CPM is a project network analysis technique  used to predict total project duration

• The longest path is the critical path

Chapter 5

Determining the Critical Path 

for Project X

More on the Critical Path

• If one of more activities on the critical path takes  longer than planned, the whole project schedule 

Using Critical Path Analysis to 

Make Schedule Trade­offs

• Knowing the critical path helps you make schedule  trade­offs

• Free slack or free float is the amount of time an 

activity can be delayed without delaying the early  start of any immediately following activities

• Total slack or total float is the amount of time an 

activity may be delayed from its early start without  delaying the planned project finish date

Chapter 5

Free and Total Float or Slack for 

Project X

Techniques for Shortening a 

Project Schedule

• Shortening durations of critical tasks for adding  more resources or changing their scope

Importance of Updating Critical 

Path Data

• It is important to update project schedule  information

• The critical path may change as you enter  actual start and finish dates

• If you know the project completion date 

will slip, negotiate with the project sponsor

Chapter 5

Multitasking Example

– optimistic estimates (weighting 1)

– most likely estimates (weighting 4)

– pessimistic estimates (weighting 1)

Chapter 5

and 24 = pessimistic time

• Perform reality checks on schedules

– Allow for contingencies

– Don’t plan for everyone to work at 100% capacity all the time

– Hold progress meetings with stakeholders and be clear and honest in communicating schedule issuesChapter 5

Inputs to Schedule control 

• Project schedule

– As a part of the integrated project plan, the approved schedule is called  schedule baseline. 

• Change requests

– any update of schedule, that may require extending or accelerating the  schedule.

• Scope management plan

– describes how changes will be integrated into the project. It is part of the  project plan.

Using Software to Assist in 

Time Management

• Software for facilitating communications  helps people exchange schedule­related  information

• Decision support models help analyze 

trade­offs that can be made

• Project management software can help in  various time management areas 

Chapter 5

• Corrective action: 

– encompasses anything that brings your expected future schedule  back in line with the project plan. These actions are outputs from  the other knowledge areas.

• Lessons learned: 

– document causes of variances, the reasoning behind corrective  actions, and other lessons learned from schedule change.

Working with People Issues

• Strong leadership helps projects succeed  more than good PERT charts

Summary

• importance of project schedules: IT project  always over­run

Summary (2)

• definition: charter and scope statement

• sequence: mandatory dependencies, discretionary  dependencies, external dependencies