Lecture Information technology project management - Chapter 7: Project quality management

After reading this chapter, you will be able to: Understand the importance of project quality management for information technology (IT) products and services, define project quality management and understand how quality relates to various aspects of IT projects, describe quality management planning and how quality and scope management are related,...

Chapter 7:

Project Quality Management

adopted from PMI’s PMBOK 2000 and  Textbook : Information Technology Project Management 

(author : Dr. Kathy Schwalbe)

Quality of Information  Technology Projects

• Many people joke about the poor quality of IT  products (MS window’s joke!!)

Chapter 7

• Other experts define quality based on

– conformance to requirements: meeting written 

specifications

– fitness for use: ensuring a product can be used as it was intended

Chapter 7

Chapter 7

• Noteworthy quality experts include 

Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, 

Taguchi, and Feigenbaum

Chapter 7

Quality Experts

• Deming was famous for his work in rebuilding Japan and his 14 points

• Juran wrote the Quality Control Handbook and 10 steps to quality improvement

• Feigenbaum developed the concept of total quality control

Chapter 7

Quality Planning

• 11th of 21 of planning phase process

• It is important to design in quality and communicate important factors that directly contribute to meeting the customer’s requirements

– know what customer want is the key in quality

– but it is quite difficult to get this information

– Design of experiments helps identify which variable have the  most influence on the overall outcome of a process

• Many scope aspects of IT projects affect quality like functionality, features, system outputs, performance, reliability, and maintainability

Chapter 7

– The performing organization’s quality policy can 

serve as the policy for the project. 

• Scope statement

– provides a documented basis for making future project decisions and for confirming or developing common understanding of project scope among stakeholders.– The scope statement describes major product 

deliverables and objectives that define the project

Inputs to Quality Planning (2)

• Project description

– documents the characteristics of the product or service that the project was undertaken to create. It details 

various technical issues or concerns that may impact Quality Planning

Tools & techniques

• Benefit/cost analysis

– involves estimating tangible and intangible benefits and costs of  meeting quality requirements and then using financial measures 

to assess the relative desirability of the identified alternatives.

• Benchmarking

– compares actual or planned project practices to other projects to  generate ideas for improvement and to provide a standard against  which to measure performance.

• Flow­charting

– involves creating any diagram detailing how elements of a 

system relate to one another. Flow­charting techniques 

commonly used in quality management includes: a) cause­and­ effect diagrams; b) process flow charts.

Outputs from Quality Planning 

• Quality management plan

– Part of the project plan. QMP describes how the PM team implements  the quality policy. For the project, it covers a) quality control; b) quality  assurance; c) quality improvement.

• Operational definitions

– Also called metrics. They describe the specifics of what something is  (such as work procedure or operation) and how the Quality Control 

• Another goal of quality assurance is continuous  quality  improvement

– Benchmarking can be used to generate ideas for 

quality improvements

– Quality audits help identify lessons learned that can improve performance on current or future projects

Chapter 7

Inputs to Quality Assurance

• Quality management plan

– Part of the project plan. QMP describes how the PM team implements the quality policy. 

– For the project, it covers a) quality control; b) quality assurance; c) quality improvement

Tools & techniques

• Quality planning tools and techniques

– includes benefit/cost analysis, benchmarking, flow­charting, and Design of Experiments

• Quality audits

– A structured review of other QM activities to identify the lessons learned that can improve the performance 

of this project and other projects in the organization.– Such audits are an independent review of quality 

management activities to a performance standard

control. 

• Pareto diagrams

– histograms, ordered by frequency of occurrence, that show how  many results were generated by type or category of identified  cause. The ranking of categories can be used to guide corrective  action.

Tools & techniques (2)

• Statistical sampling

– chose part of a population of interest for inspection. Appropriate  sampling can often reduce the cost of quality control.

• Flow­charting

– A graphical method of analysis that helps determine how and  where quality problems occur. It can help to develop approaches 

to monitor cost & schedule performance.

Outputs to to Quality Control

• Rework

– any action taken to bring a defective or NC  item into compliance with required

• Acceptance decisions

– the results of inspecting items delivered.

• Completed checklists

– These documents are part of the project.

Outputs to to Quality Control (2)

• Quality improvements

– outputs form the related process of quality assurance (QA). They  represent actions intended to increase the effectiveness and 

efficiency of the project. 

– They provide added benefits to stakeholders. Implementing 

quality improvements require preparation of change requires or  taking corrective actions.

– Any improvements are managed according to procedures for 

Overall Change Control.

• Process adjustments

– Immediate corrective or preventive action as a result of Quality  Control measurements.

Testing in software

• Many IT professionals think of testing as a  stage that comes near the end of IT product  development

• Testing should be done during almost 

every phase of the IT product development  life cycle

Chapter 7

• System testing tests the entire system as one entity

• User acceptance testing is an independent test 

performed by the end user prior to accepting the  delivered system

Chapter 7

Improving Information Technology 

Project Quality

• Several suggestions for improving quality  for IT projects include

– The Software Engineering Institute’s Capability 

Maturity Model provides a generic path to process 

improvement for software development

– Several groups are working on project management maturity models

Chapter 7

Project Management Maturity Model

1.  Ad­Hoc: The project management process is described as disorganized, and  occasionally even chaotic. The organization has not defined systems and 

processes, and project success depends on individual effort. There are chronic  cost and schedule problems.

2. Abbreviated: There are some project management processes and systems in  place to track cost, schedule, and scope. Project success is largely 

unpredictable and cost and schedule problems are common.

3. Organized: There are standardized, documented project management processes  and systems that are integrated into the rest of the organization. Project 

success is more predictable, and cost and schedule performance is improved.

4. Managed: Management collects and uses detailed measures of the 

effectiveness of project management. Project success is more uniform, and  cost and schedule performance conforms to plan.

5. Adaptive: Feedback from the project management process and from piloting  innovative ideas and technologies enables continuous improvement. Project  success is the norm, and cost and schedule performance is continuously 

improving.

Chapter 7

• Quality Model: Malcolm Baldrige Award, CMM and

ISO 9000

• Quality Planning: identify customer’s requirements and define critical success factors

• Quality Assurance: continuous quality improvement, 

Benchmarking and Quality audits

Chapter 7

Summary (2)

• Quality control: tools and techniques => Pareto  analysis, statistical sampling, quality control  charts and testing

• Software test is very key factors: 

– unit test, Integration testing, System testing, User acceptance testing