Lecture Information technology project management - Chapter 8: Project human resource management

Chapter 8 - Project human resource management. The learning objectives for this chapter include: Explain the importance of good human resource management on projects, including the current state of the global IT workforce and future implications for it; define project human resource management and understand its processes;...

– influence and power: types of power

– effectiveness: 7 habits for highly effective persons

• Organizational Planning

• using software to assist in HRM

– 1 in 14 American workers are involved in IT jobs

– Although women represent 47 percent of the work 

force, they make up only 29 percent of IT jobs

Chapter 8

What is Project Human  Resource Management?

• Project human resource management 

includes the processes required to make the  most effective use of the people involved  with a project. 

• Processes include

– Organizational planning   <= planning phase – Staff acquisition <= planning phase – Team development <= execution phase

Chapter 8

Keys to Managing People

• Psychologists and management theorists have 

devoted much research and thought to the field of  managing people at work

• Important areas related to HR management 

include

– motivation theory

• Marlow, Herzberg and McGregor – influence and power

– effectiveness of manager

• Stephen Covey

Chapter 8

Maslow’s Hierarchy of Needs

• Abraham Maslow developed a hierarchy of needs 

to illustrate his theory that people’s behaviors are  guided by a sequence of needs

• Maslow argued that humans possess unique 

qualities that enable them to make independent  choices, thus giving them control of their destiny

• Human needed to be satisfied starting from the  lowest level and move upward

Maslow’s Hierarchy of Needs

Chapter 8

Herzberg’s Motivational and 

Hygiene Factors

• Frederick Herzberg wrote several famous books  and articles about worker motivation.  He 

distinguished between

– motivational factors: achievement, recognition, the  work itself, responsibility, advancement, and growth,  which produce job satisfaction

– hygiene factors: cause dissatisfaction if not present,  but do not motivate workers to do more.  Examples  include larger salaries, more supervision, and a more  attractive work environment

Chapter 8

• Theory Y

– assumes individuals consider work as natural as play or rest and enjoy the satisfaction of esteem and self­actualization needs

• Usually, many managers use of mixture of these theories to  their day­to­day work to motivate team members 

• Theory Z

– introduced in 1981 by William Ouchi and is based on the Japanese approach to motivating workers, emphasizing trust, quality, 

collective decision making, and cultural valuesChapter 8

interpersonal skill

Chapter 8

• Staffing requirements

– define skills required of individuals or groups and the desired time frame within which they’ll be needed

• Constraints

– factors such as organizational structure, collective bargaining agreements with unions or other employee group, preferences of the project team, expected staff assignments

Tools and techniques

• Templates

– help to define roles and responsibilities or reporting  relationships

• Organization chart

– displays the reporting relationships in a graphic format

• Supporting details

– includes organizational impact, job descriptions, training needs

Staff acquisition 

• 13th of 21 planning phase process

• It involves getting the people resources needed  assigned to and working on the project. 

• The project manager doesn’t not always have 

direct control over these resources because many 

of them will be assigned to the project team by  other managers

Staff acquisition

• Staffing plans and good hiring procedures are important 

in staff acquisition, as are incentives for recruiting and  retention

Inputs to Staff acquisition 

• Staff management plan

– describe when and how HR will join and leave the project team. Resource histograms that show resource requirements, their 

usage, and availability along a timeline are often incorporated into the staff management plan. It is part of the project plan. It is the main Organizational planning output

• Staffing­pool description

– includes the characteristics of potential staff, their experience, interests, characteristics, and availability

• Recruitment practices

– include various organizational policies, guidelines, and 

procedures governing staff assignment. These are a constraint on staffing

• Pre­assignment

– in some cases, staff were promised the assignment  before the project started. It is an internal practice in  many organizations.

• Procurement

– recruiting people outside the organization. This 

technique entails hiring consultants and contractors

Sample Organizational Chart for a 

Large IT Project

Chapter 8

Resource Loading and Leveling

• Resource loading 

– refers to the amount of individual resources an existing project schedule requires during specific time periods

– Resource histograms show resource loading

– Over­allocation means more resources than are available are assigned to perform work at a given time

• Resource leveling

– a technique for resolving resource conflicts by delaying tasks– The main purpose of resource leveling is to create a smoother distribution of resource usage and reduce over­allocation

Chapter 8

Sample Resource Histogram for 

a Large IT Project

Resource Leveling Example

• It is necessary to develop each person in both managerial  and technical areas.

– Training can help people understand themselves, each other, and how to work better in teams

• Team building activities include

– physical challenges

– psychological preference indicator toolsChapter 8

Inputs to Team Development

• Project staff

– It is an output of Staff Acquisition process, where it is project staff assigned.  – The key is that particular skill sets for individuals and the team are available 

• External feedback

– criticism from outside the project helps the project team make periodic 

measures of performance.

Tools and techniques

• General management skills

– include leadership, communication, negotiation skills,  problem solving, and influencing the organization.

Tools and techniques (2)

• Collocation

– despite the fact that various communications technologies can bring people together easily, it is still generally a good idea to places team members in the same physical location. It can help to develop the team

• Allow time for team members to mentor  and help each other to meet project goals  and develop human resources

Chapter 8

Chapter 8

Social Styles

Meyers­Briggs Type Indicator (MBTI)

• MBTI is a popular tool for determining personality 

preferences and helping teammates understand each  other 

Chapter 8

organization’s HR policy.

• Acknowledge individual and group 

accomplishments

Chapter 8

Using Software to Assist in 

Human Resource Management

• Software can help in producing RAMS and  resource histograms 

• Project management software includes 

several features related to human resource  management such as 

– viewing resource usage information

– identifying under and over­allocated resources – leveling resources

Chapter 8

Chapter 8