Lecture Information technology project management - Chapter 1: Introduction to project management

This chapter introduces projects and project management, explains how projects fit into programs and portfolio management, discusses the role of the project manager, and provides important background information on this growing profession. Although project management applies to many different industries and types of projects, this text focuses on applying project management to IT projects.

1 Chapter 1

Chapter 1:

Introduction to Project 

Management

adopted from PMI’s PMBOK 2000 and  Textbook : Information Technology Project Management 

(author : Dr. Kathy Schwalbe)

2 Chapter 1

3 Chapter 1

4 Chapter 1

Examples of IT Projects

• Northwest Airlines developed a new reservation system called ResNet (see chapters 11­16)

• Many organizations upgrade hardware, software, and networks via projects (see chapter 5 opening and closing case)

• Organizations develop new software or enhance existing systems to perform many business 

functions (see examples throughout the text)

• Note:  “IT projects” refers to projects involving hardware, software, and networks

5 Chapter 1

• IT Projects have a terrible track record

– A 1995 Standish Group study (CHAOS) found that  only 16.2% of IT projects were successful and over  31% were canceled before completion, costing over 

$81 B in the U.S. alone

• The need for IT projects keeps increasing

– In 1998, corporate America issued 200,000 new­start  application development projects

– In 2000, there were 300,000 new IT projects, and

– In 2001, over 500,000 new IT projects were started

Motivation for Studying Information  Technology (IT) Project Management

6 Chapter 1

Advantages of Using Formal 

Project Management

• Better control of financial, physical, and human resources

7 Chapter 1

The Triple Constraint

• Every project is constrained in different  ways by its

8 Chapter 1

Figure 1­1. The Triple Constraint of 

Project Management

9 Chapter 1

Problems of poor project management

• The 2001 Standish Group Report Showed Decided 

Improvement in IT Project Success Rates From the 1995  Study

10 Chapter 1

Why the Improvements?

"The reasons for the increase in

successful projects vary First, the

average cost of a project has been

more than cut in half Better tools

have been created to monitor and

control progress and better skilled project managers with better management processes are being used The fact that there are processes

is significant in itself.“*

    The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for 

Success" (2001)

11 Chapter 1

What is Project  Management? 

   Project management is “the application of  knowledge, skills, tools, and techniques to  project activities in order to meet project  requirements” (PMI*, Project Management  Body of Knowledge (PMBOK Guide), 

2000, p. 6)

*The Project Management Institute (PMI) is an 

international professional society.  Their web site is 

www.pmi.org.  

12 Chapter 1

Figure 1­2. Project Management 

Framework

13 Chapter 1

Project Stakeholders

• Stakeholders are the people involved in or  affected by project activities

14 Chapter 1

9 Project Management 

Knowledge Areas

• Knowledge areas describe the key competencies that project managers must develop

– 4 core knowledge areas lead to specific project 

objectives (scope, time, cost, and quality)

– 4 facilitating knowledge areas are the means through  which the project objectives are achieved (human 

resources, communication, risk, and procurement 

management

– 1 knowledge area (project integration management)  affects and is affected by all of the other knowledge  areas

15 Chapter 1

Project Management Tools and 

Techniques

• Project management tools and techniques assist project managers and their teams in various 

aspects of project management

• Some specific ones include

– Project Charter and WBS (scope)

– Gantt charts, network diagrams, critical path analysis,  critical chain scheduling (time)

– Cost estimates and earned value management (cost)

16 Chapter 1

17 Chapter 1

Figure 1­4. Sample Gantt Chart

The WBS is on the left, and each task’s start and finish date

are shown on the right using a calendar timescale.

18 Chapter 1

Each box is a project task from the WBS.  Arrows show dependencies between tasks   The bolded tasks are on the critical path.  If any tasks on  the critical path take longer than planned, the whole project will slip  unless something is done.

19 Chapter 1

ACWP

BWCP Schedule Variance

Cost Variance

EAC BAC

20 Chapter 1

• PM provides the tools and environment to plan, monitor,  track, and manage schedules, resources, costs, and quality 

• PM provides a history or metrics base for future planning 

as well as good documentation

• Project members learn and grow by working in a cross­ functional team environment

*Knutson, Joan, PM Network, December 1997, p. 13

21 Chapter 1

How Project Management (PM) 

Relates to Other Disciplines

• Much of the knowledge needed to manage  projects is unique to PM

• However, project managers must also have  knowledge and experience in

– general management

– the application area of the project

• Project managers must focus on meeting  specific project objectives

22 Chapter 1

Figure 1­3. Project Management and Other 

Disciplines

23 Chapter 1

History of Project Management

• Modern project management began with the 

Manhattan Project, which the U.S. military led to develop the atomic bomb

24 Chapter 1

• Average salaries for project managers 

are over $81,000

25 Chapter 1

Project Management Knowledge  Continues to Grow and Mature

• PMI hosted their first research conference in June 

2000 in Paris, France

• The PMBOK Guide – 2000 Edition is an ANSI standard

• PMI’s certification department earned ISO 9000 certification

• Hundreds of new books, articles, and 

presentations related to project management have been written in recent years

26 Chapter 1

• The number of people earning PMP certification 

is increasing quickly

• PMI and other organizations are offering new 

certification programs (see Appendix B)

27 Chapter 1

Figure 1­6. Growth in PMP  Certification, 1993­2000

28 Chapter 1

– Midrange tools:  Handle multiple projects and users, cost 

$200­500 per user, Project 2000 most popular

– High­end tools:  Also called enterprise project 

management software, often licensed on a per­user basis

29 Chapter 1

You Can Apply Project  Management to Many Areas

• Project management applies to work as  well as personal projects

• Project management applies to many 

different disciplines (IT, construction,  finance, sports, event planning, etc.)

• Project management skills can help in  everyday life

30 Chapter 1

Summary

• Project and project management definition

– unique purpose, temporary, require resources, sponsor support  and involve uncertainty

31 Chapter 1

• 9 Project Management Knowledge Areas

– core: scope, time, cost, quality

– facilitating: HR, communication, risk, procurement – integration 

• Project Management Profession