Bài giảng Chương 3: Microsoft Word - Nguyễn Dũng

Chương 3 trình bày về Microsoft Word. Nội dung cụ thể của chương này gồm có: Giới thiệu chung về Microsoft Word, định dạng văn bản, sử dụng đồ họa trong Word, làm việc với tài liệu văn bản lớn,...

Bài giảng Microsoft Word

Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin

Công nghệ thông tin

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

Soạn thảo văn bản: cơ quan, xí nghiệp,… nhu cầu cá nhân

Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi: Microsoft Word (WinWord) của hãng Microsoft

Một số đặc điểm nổi bật:

Cung cấp đầy đủ tính năng soạn thảo và định dạng văn bản

Khả năng đồ họa + công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding)

Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

I Khởi động Microsoft Word:

Có nhiều cách, có thể thực hiện một trong các cách sau:

 Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Word trên Desktop

 Start  Programs  Microsoft Word

 Start  Run…  Ở mục Open gõ: Winword

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

II Màn hình làm việc của Microsoft Word

Sau khi khởi động MSWord, màn hình làm việc của Word có dạng:

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

Các thành phần chính trên màn hình làm việc của Word:

 Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng, cho biết tên của phần mềm

và tên của văn bản hiện thời đang soạn thảo

 Thanh thực đơn (Menu Bar): Nằm ngay dưới thanh tiêu đề gồm

những nhóm chứa các lệnh của Word

 Thanh công cụ (ToolBar): Chứa các nút lệnh Mỗi nút lệnh tương ứng

với một lệnh nào đó của Word Khi cần thực hiện lệnh, có thể kích chuột vào nút lệnh tương ứng thay vì thực hiện thông qua menu

 Thước (Ruler): Nằm dưới thanh công cụ, cho phép căn chỉnh kích

thước của văn bản cũng như tiến hành một số thao tác định dạng khác

 Vùng soạn thảo: Là vùng cho phép quan sát và soạn thảo nội dung

văn bản Nội dung được gõ vào sẽ bắt đầu từ vị trí của con trỏ soạn thảo

 Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm dưới cùng của màn hình cho

phép quan sát được các trạng thái hiện thời như số trang, toạ độ của con trỏ soạn thảo,

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

IV Các khái niệm cơ bản

 Dòng văn bản (line): Là tập hợp các từ trên một dòng

màn hình Dòng phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố như cửa sổ màn hình, khổ giấy, lề văn bản,

hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bởi phím ENTER

 Khối văn bản: là một vùng văn bản liên tục được đánh

dấu trên màn hình

 Trong quá trình làm việc với các văn bản, Word xem

các khối văn bản và các đoạn văn bản là đơn vị thao

tác chính

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V Các thao tác cơ bản trong Word:

V.1 Tạo mới một văn bản: Có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Thực hiện lệnh [Menu] File  New

• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N

• Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ

V.2 Lưu văn bản: Có thể sử dụng một trong số các cách sau:

• Thực hiện lệnh [Menu] File  Save

• Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S

• Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ

 Nếu đây là lần lưu văn bản đầu tiên, Word sẽ hiển thị hộp thoại

Save để yêu cầu đặt tên file cho văn bản Ở các lần lưu sau, Word chỉ tiến hành lưu mà không yêu cầu đặt lại tên

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

Gõ tên file vào mục File name và kích chuột vào nút Save để lưu Nếu muốn lưu văn bản với tên file khác với tên file hiện thời:

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word V.3 Mở văn bản: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, có thể sử dụng

một trong số các cách sau:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

• Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ

• Thực hiện lệnh [Menu] File  Open

 Word sẽ hiển thị hộp

thoại Open để chọn file cần mở Có thể

gõ trực tiếp tên file vào hộp File name

hoặc chọn file từ danh sách các file được hiển thị Sau

đó, kích chuột vào

nút Open để mở file

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V.4 Đánh dấu khối văn bản: khi tiến hành một thao tác

nào đó trên văn bản, thường phải đánh dấu khối văn bản cần thao tác trước Có thể sử dụng một trong các cách:

• Đưa con trỏ (chuột) về đầu khối văn bản cần đánh dấu,

giữ phím trái chuột và rê chuột đến cuối khối văn bản

• Đưa con trỏ soạn thảo về đầu khối văn bản cần đánh

dấu, giữ phím <Shift> và dùng các phím điều khiển di chuyển con trỏ đến cuối khối

• Đặt con trỏ soạn thảo ở đầu khối cần đánh dấu, giữ

phím <Shift> và kích chuột tại vị trí cuối khối

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V.5 Thao tác cắt, dán và sao chép văn bản

Thao tác cắt (cut) và dán (paste) được sử dụng khi cần di chuyển

một khối văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, còn thao tác sao chép

(copy) và dán (paste) được sử dụng khi cần sao chép một khối văn

bản từ vị trí này sang vị trí khác

 Để di chuyển một khối văn bản, thực hiện các bước sau:

• Chọn khối văn bản cần di chuyển

• Thực hiện thao tác cut: [Menu] Edit  Cut

• Đặt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần di chuyển đến

• Thực hiện thao tác paste: [Menu] Edit  Paste

 Để sao chép một khối văn bản, tiến hành thao tác tương tự như trên

nhưng ở bước thứ 2, thay vì sử dụng thao tác cut, ta sử dụng thao tác copy bằng cách thực hiện lệnh [Menu] Edit  Copy

Tổ hợp phím tắt Chức năng:

Ctrl + X Cut Ctrl + C Copy Ctrl + V Paste

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V.6 Tìm kiếm và thay thế:

Tìm kiếm: thực hiện các thao tác sau:

Thực hiện lệnh [Menu] Edit  Find (hoặc Ctrl + F)

Tại hộp Find What gõ cụm từ cần tìm kiếm, Tại hộp Replace with gõ cụm từ được sử dụng để thay thế

Kích chuột vào nút Find Next, Replace hoặc Replace All tuỳ mục đích:

Find Next: Tiếp tục tìm nhưng không thay thế cụm từ tìm được

Replace: Thay thế cụm từ tìm được và tiếp tục tìm

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V.7 Chuyển đổi giữa các văn bản đang được mở

Tại một thời điểm, có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc nhưng chỉ

có thể soạn thảo với một trong số các văn bản đó Để chuyển đổi qua lại giữa các văn bản này, có thể kích chọn menu Window trên

thanh thực đơn và văn bản tương ứng

V.8 Đóng văn bản và kết thúc làm việc với Word

Đóng văn bản, có thể thực hiện một trong số các cách sau:

- Thực hiện lệnh [Menu] File  Close

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4 Thoát khỏi MS Word, có thể sử dụng một trong số các cách sau:

- Thực hiện lệnh [Menu] File  Exit

- Nhấn tổ hợp phím Alt +F4

Nếu chưa tiến hành lưu văn bản, Word sẽ hiển thị hộp thông báo:

• Yes nếu đồng ý lưu văn bản

• No nếu không lưu văn bản

• Cancel để trở về cửa sổ soạn thảo

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

V.9 Soạn thảo văn bản

Nội dung văn bản bắt đầu từ vị trí của con trỏ trên màn hình soạn thảo

Để soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, trên máy cần có bộ gõ tiếng Việt (vietkey, unikey,…), phải chọn font tiếng Việt và bảng mã tương ứng với font được chọn

Khuyến cáo sử dụng font chữ của bảng mã Unicode Nhiều kiểu gõ tiếng Việt, giới thiệu kiểu Telex với bộ gõ Vietkey:

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

Các phím thường sử dụng để di chuyển con trỏ khi soạn thảo văn bản:

End Đưa con trỏ về cuối dòng hiện thời Page Up Di chuyển lên trên một trang màn hình Page Down Di chuyển xuống dưới một trang màn hình Ctrl + Home Về đầu văn bản

Ctrl + End Về cuối văn bản Ctrl +  Qua phải một từ Ctrl +  Qua trái một từ Ctrl +  Lên trên một đoạn

Ctrl +  Xuống dưới một đoạn

1 Giới thiệu chung về Microsoft Word

Các phím xoá:

Delete Xoá ký tự bên phải con trỏ

Backspace Xoá ký tự bên trái con trỏ

Ctrl + Delete Xoá từ bên phải con trỏ

Ctrl + Backspace Xoá từ bên trái con trỏ

(Style), bảng biểu (Table), cột (Columns),…

I Định dạng trang giấy:

Là thao tác định dạng thường được tiến hành đầu tiên khi

soạn thảo văn bản

Hộp thoại Page Setup xuất hiện, với các trang Tab như sau:

2 Định dạng văn bản

Cho phép định dạng lề của trang giấy:

Top Lề trên của trang giấy Bottom Lề dưới của trang giấy Left Lề trái của trang giấy Right Lề phải của trang giấy Gutter: Khoảng cách dùng làm gáy Gutter position: Vị trí của gáy

Cách thức xuất hiện của trang giấy:

Portrait Thẳng đứng Landscape Nằm ngang Apply to: Chỉ định phạm vi tác động Định dạng khổ giấy (A4, A3, Letter, ) trên trang Tab Paper

2 Định dạng văn bản

II Định dạng font chữ:

Nếu chọn khối trước khi tiến hành thì thao tác định dạng sẽ

có tác dụng ngay tại vị trí hiện thời của con trỏ soạn thảo

II.1 Định dạng font chữ thông qua thanh công cụ (ToolBar)

Có thể thực hiện các lệnh ngay trên thanh công cụ định dạng

Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  Formatting

2 Định dạng văn bản

II.2 Định dạng font chữ thông qua hộp thoại font:

Thực hiện lệnh: [Menu] Format  Font

Font: font chữ Font style: kiểu chữ

Size: kích thước chữ

Font color: màu chữ Underline style: kiểu gạch chân Effects: các hiệu ứng khác

Nếu kích chuột vào nút Default,

những thiết lập về font chữ

sẽ được giữ mặc định ở

những lần làm việc sau

Ctrl + [ Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ

Ctrl + Shift + < Giảm cỡ chữ Ctrl + Shift + F Đổi font chữ Ctrl + Shift + P Đổi cỡ chữ Ctrl + Spacebar Xóa định dạng chữ

2 Định dạng văn bản

III Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)

Cho phép bạn định rõ khoảng cách giữa các dòng, các đoạn, cách thức căn lề văn bản, khoảng cách văn bản,

Đặt con trỏ soạn thảo vào trong đoạn văn bản cần định dạng (hoặc tiến hành thao tác chọn khối nếu muốn định dạng cho nhiều đoạn

văn bản)

III.1 Định dạng Paragraph trên thanh công cụ:

Căn lề giữa Căn lề bên phải

Căn lề bên trái

Đưa lề trái ra ngoài

Đưa lề trái thụt vào

Căn lề hai bên khoảnĐặt

g cách dòng

2 Định dạng văn bản

III.2 Định dạng Paragraph thông qua thước

Dùng chuột để di chuyển các nút trên thước nằm ngang

Điểm quy định lề bên trái của văn bản

Điểm quy định lề bên phải của văn bản

Điểm quy định khoảng cách lề của dòng đầu tiên so với các dòng khác trong đoạn

2 Định dạng văn bản

III.3 Định dạng đoạn văn bản thông qua hộp thoại Paragraph

Thực hiện lệnh: [Menu] Format  Paragraph

Quy định cách thức căn lề văn bản:

Left : căn lề bên trái

Center : căn lề giữa

Right : căn lề bên phải

Justified :căn đều hai bên

Quy định khoảng cách Khoảng cách lề bên phải Khoảng cách lề bên trái

Cách thức xuất hiện của dòng đầu tiên

None: Tương tự các dòng khác

First line: Thụt vào so với các dòng

khác (By: khoảng cách thụt vào)

Hanging: Lùi ra ngoài so với các dòng

còn lại

Khoảng cách đến

đoạn trước đó

Khoảng cách đến đoạn sau đó

2 Định dạng văn bản

III.4 Một số phím tắt sử dụng trong định dạng đoạn văn bản:

Tên phím: Chức năng:

Ctrl + L Căn lề trái Ctrl + R Căn lề phải Ctrl + E Căn lề giữa Ctrl + J Căn đều hai bên Ctrl + 1 Single-space lines

Ctrl + 2 Double-space lines

Ctrl + 5 1.5-line spacing Ctrl + 0 Thêm/loại bỏ khoảng cách dòng với đoạn trước Ctrl + M Đưa lề trái đoạn văn bản thụt vào

Ctrl + Shift + M Đưa lề trái đoạn văn bản ra ngoài Ctrl + Q Xóa định dạng của đoạn văn bản

2 Định dạng văn bản

IV Đặt các điểm Tab

Thông thường nếu nhấn phím <Tab>, con trỏ soạn thảo sẽ nhảy một

khoảng so với vị trí hiện hành (1.27cm) Tuy nhiên, có những trường hợp cần phải đặt lại vị trí của các điểm dừng khi nhấn <Tab> (tạo bảng)

Điểm dừng Tab (Tab Stop Position) là vị trí dừng của con trỏ soạn thảo khi

nhấn phím <Tab>

IV.1 Đặt điểm Tab thông qua thước

Kích chuột để

chọn kiểu Tab

Left Tab Tab trái

Center Tab Tab giữa

Right Tab Tab phải

Decimal Tab Tab thập phân

Để đặt điểm Tab tại vị trí nào đó, cần chọn kiểu Tab rồi kích chuột vào vị trí tương ứng trên thước nằm ngang

2 Định dạng văn bản

IV.2 Định dạng Tab thông qua hộp thoại Tab

[Menu] Format  Tabs

Gõ vị trí điểm Tab cần đặt

Kiểu của điểm Tab

Kiểu của vạch đến điểm Tab

Kích chuột vào nút

Set để thiết lập điểm Tab hiện thời

Clear để xóa điểm Tab hiện thời

Clear All để xóa toàn bộ điểm Tab

2 Định dạng văn bản

V Định dạng văn bản ở dạng cột

Hiển thị văn bản ở chế độ Print Layout ([Menu] View  Print Layout)

Đánh dấu khối văn bản cần chia cột Thực hiện lệnh [Menu] Format  Columns

Kiểu cột chia sẵn

Độ rộng (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột

Gõ số cột cần chia

Kích chọn nếu muốn các cột Chỉ định phạm vi tác động

Kích chọn nếu muốn giữa các cột có đường phân cách

2 Định dạng văn bản

VI Làm việc với bảng biểu

VI.1 Khởi tạo bảng biểu

- Để con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn bảng

- Thực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Table

Chỉ định số cột Chỉ định số dòng

Cố định độ rộng cột:

Chỉ định độ rộng cột

Giãn cột theo nội dung Giãn cột theo độ rộng cửa sổ

2 Định dạng văn bản

VI Làm việc với bảng biểu

Hoặc có thể sử dụng nút Insert Table trên thanh công cụ

Chọn số hàng và số cột tương ứng với các ô ở đây

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

a Chọn khối các ô trong bảng:

Tương tự cách đánh dấu khối văn bản Hoặc:

Chọn khối theo dòng: đưa chuột về đầu dòng và rê chuột để chọn dòng Chọn khối theo cột: đưa chuột lên trên cột và rê chuột để chọn cột

b Điều chỉnh độ rộng của cột và chiều cao của dòng

Đưa chuột vào đường phân cách và rê chuột Hoặc:

• Chọn cột (dòng) cần định dạng

• Thực hiện lệnh [Menu] Table  Table Properties

Trên hộp thoại Table Properties có thể:

Điều chỉnh độ rộng của cột trên trang Tab Column, Điều chỉnh chiều cao của dòng trên trang Tab Row

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

c Chèn thên hàng, cột hoặc ô vào bảng

Để chèn thêm hàng, cột hoặc ô vào bảng, thực hiện các bước sau:

• Chọn các ô tại vị trí cần chèn

• Thực hiện lệnh [Menu] Table  Insert  Cell

Trong hộp thoại Insert Cell, có thể chọn các kiểu chèn:

Shift cell right: chèn và đẩy các ô cũ sang phải

Shift cell down: chèn và đẩy các ô cũ xuống dưới

Insert entire row: chèn thêm một dòng

Insert entire column: chèn thêm một cột

Ngoài ra:

[Menu] Table  Insert  Columns to the Left : chèn thêm cột vào bên trái [Menu] Table  Insert  Columns to the Right : chèn thêm cột vào bên phải [Menu] Table  Insert  Rows Above : chèn thêm hàng vào phía trên

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

d Xoá ô (dòng/cột) Thực hiện các bước như sau:

• Thực hiện lệnh [Menu] Table  Merge Cell

e Tạo khung viền và nền cho bảng biểu

Để định dạng viền và nền, thực hiện các thao tác sau đây:

• Chọn các ô cần định dạng

• Thực hiện lệnh [Menu] Format  Borders and Shading

Trong hộp thoại Borders and Shading:

để định dạng viền chọn trang Tab Borders

để định dạng nền chọn trang Tab Shading

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

Định dạng viền trong trang Tab Borders:

Quan sát trước các thay đổi

Chỉ định phạm

vi tác dụng Kích chọn để thêm hoặc loại bỏ các đường kẻ

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

Định dạng nền trong trang Tab Shading

Chọn màu nền

từ bảng màu

Xem trước các thay đổi

2 Định dạng văn bản

VI.2 Các thao tác chính trên bảng biểu

Có thể thực hiện định dạng bảng trên thanh công cụ Tables and Borders

Để hiển thị thanh công cụ: [Menu] View  Toolbars  Tables and Borders

Định dạng khung viền Định dạng màu nền