Bài giảng Chương 3: Microsoft Excel 2007

Bài giảng Chương 3: Microsoft Excel 2007 được biên soạn nhằm mục đích phục vụ cho việc giảng dạy. Nội dung bài giảng gồm có: Các thao tác với tệp, lập và định dạng bảng tính, lập công thức và các tính toán với hàm, sắp xếp và lọc dữ liệu, in bảng tính,...

Chương 3 Microsoft Excel 2007

Mục đích

tính Microsoft Excel

nhiều nguồn khác nhau Nó là thành công cụ báo cáo và phân tích số liệu hiệu quả

Giới thiệu

 Nháy đúp vào biểu tượng trên màn hình

 Hoặc chọn Start  All Programs  Microsoft Office

Giới thiệu

 Ribbon: Gồm các tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, và các công cụ khác

 Thanh công thức: Dùng để nhập/sửa dữ liệu

Vùng làm việc

Giới thiệu

 Worksheet (sheet): là “bảng tính” gồm các ô (cells) dùng để làm việc với dữ liệu Một Worksheet chứa được 1,048,576 dòng và 16,384 cột

 Sheet tabs : Tên của các sheet hiện thị ở góc trái dưới của cửa sổ workbook

 Workbook : Là một tệp để làm việc như: tính toán, vẽ

đồ thị, …và lưu trữ dữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều sheet

 Chèn thêm bảng tính (worksheet)

 Chọn trên thanh sheet tab

 Nháy đúp chuột vào tên bảng tính và đổi tên

 Hoặc nháy chuột phải vào tên bảng tính  rename

3.1 Các thao tác với tệp

 Chọn Office Button  New (hoặc Ctrl + N)

 Chọn Office Button  Save (hoặc Ctrl + S)

 Nếu tệp chưa được đặt tên  một cửa sổ xuất hiện:

 File name: gõ tên tệp

 Save as type: kiểu ghi

 Chọn Save

 Ghi tệp với tên khác

 Chọn Office Button  Save As

 Chọn kiểu tài liệu  một cửa sổ xuất hiện:

 File name: gõ tên tệp

 Save as type: Chọn kiểu ghi tệp (Excel workbook)

 Chọn Save

 Chọn Office Button  Open (hoặc Ctrl + O)

 Xuất hiện một cửa sổ  chọn đường dẫn  chọn tệp cần mở  Open

3.1 Các thao tác với tệp

 Đóng tệp

 Chọn Office Button  Close

 Nếu tệp chưa ghi  xuất hiện cửa sổ:

 Chọn Yes: ghi tệp

 Chọn No: không ghi tệp

 Chọn Cancel: hủy thao tác đóng tệp (không đóng tệp)

3.1 Các thao tác với tệp

3.2 Lập và định dạng bảng tính

 Cell: là một ô trong bảng tính (sheet), mỗi cell được xác định bởi 1 địa chỉ <cột dòng> Ví dụ: A2, C4

 Vùng: là tập hợp các ô Một vùng được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải của vùng Ví dụ A2:A12, B3:D8

 Các dạng địa chỉ:

 Địa chỉ tương đối : <cột dòng> Ví dụ: A2, C4

 Địa chỉ tuyệt đối : <$cột $dòng> Ví dụ: $A$2, $C$4

 Địa chỉ hỗn hợp : <$cột dòng>, <cột $dòng> Ví dụ: $A2, C$4

3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính

 Text (văn bản): gồm các chữ cái AZ, az

 Number (kiểu số): gồm các số 0  9, các dấu -, , $

 Date (ngày tháng): định dạng mm/dd/yy

 Fomular (công thức): bắt đầu bằng dấu “=“ và địa chỉ

 Đưa con trỏ đến ô cần nhập Nhập xong gõ Enter

 Văn bản/chữ số: gõ dữ liệu

 Công thức: bắt đầu bằng dấu “=“ và công thức

 Ngày tháng: nhập theo dạng mm/dd/yy

 Sửa dữ liệu

 Khi nhập sai, có thể sửa lại

 Đưa con trỏ đến ô cần sửa, nháy đúp chuột hoặc F2

 Đưa con trỏ đến ô cần xóa và ấn phím delete

3.2.1 Nhập dữ liệu vào bảng tính

3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu

 Click con trỏ chuột ở tên hàng/cột

 Chọn biểu tượng copy (hoặc Ctrl + C)

 Đưa con trỏ đến ô cần đặt dữ liệu

 Chọn biểu tượng paste (hoặc Ctrl + V)

3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu

 Di chuyển vùng dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu

 Chọn biểu tượng Cut (hoặc ấn Ctrl + X)

 Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt dữ liệu

 Chọn biểu tượng Paste (hoặc ấn Ctrl+V)

 Khi sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu, nếu dữ liệu là công thức có địa chỉ tương đối, nó sẽ thay đổi theo địa chỉ mới

3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu

 Định dạng vùng dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu, các thao tác định dạng vùng giống như MS-Word

3.2.2 Các thao tác với vùng dữ liệu

3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính

 Tab Number

 Chọn tab Home  Format  Format Cells

 Tab Alignment

3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính

 Chọn tab Home  Format  Format Cells

 Tab Font

3.2.3 Định dạng dữ liệu trên bảng tính

3.2.4 Định dạng bảng tính

 Tab Border

 Có thể định dạng bảng theo các mẫu có sẳn

 Chọn vùng dữ liệu

 Chọn tab Home  Format as Table  chọn mẫu

3.2.4 Định dạng bảng tính

3.3 Công thức và hàm

 Bắt đầu bởi dấu =

 Tiếp theo là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán

 Cộng +, trừ -, nhân *, chia /, luỹ thừa ^

 Thứ tự ưu tiên giống như các biểu thức toán học

 Ví dụ:

 = 10 + A3

 = B3*B4 + B5/5

 = 2*C2 + C3^4 – abs(C4) - sin(A2)

 Một số hàm toán học (tiếp)

 Hàm SUM: Tính tổng tất cả các số trong dãy số

 Cú pháp: SUM(number1,number2, )

 Ví dụ: SUM(A2:A10)  tính tổng các số tư ô A2 đến ô A10

 Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện

 Cú pháp: SUMIF(range,criteria,sum_range)

 Range là vùng dữ liệu điều kiện

 Criteria là điều kiện tính Nó có thể là kiểu số, biểu thức hoặc chuỗi văn bản xác định các ô nào sẽ được tính tổng Ví dụ: criteria có thể là 32, "32", ">32", or "apples"

 Sum_range là vùng ô sẽ tính tổng nếu thỏa mãn điều kiện đưa ra trong đối số criteria

3.3 Công thức và hàm

 UPPER(“Chuỗi”) : Chuyển thành chữ hoa

 LOWER(“Chuỗi”): Chuyển thành chữ thường

 LEN(“Chuỗi”): Lấy độ dài chuỗi

3.3 Công thức và hàm

 Một số hàm logic

 Hàm IF:

 Cú pháp: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

 Logical_test là điều kiện

 Value_if_true là giá trị được trả về nếu logical_test là TRUE

 Value_if_false là giá trị được trả về nếu logical_test là FALSE

 VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)

 Có thể dùng các hàm IF lồng nhau để xác định nhiều điều kiện

3.3 Công thức và hàm

 Một số hàm logic (tiếp)

 Hàm OR: Trả về TRUE nếu một trong các điều kiện là TRUE, trả về FALSE nếu tất cả các điều kiện là FALSE

 Cú pháp OR(logical_1,logical_2, )

 Logical_1, logical_2,… là các điều kiện cần kiểm tra

 Hàm AND: Trả về kết quả TRUE nếu tất cả điều kiện đều TRUE, trả về FALSE nếu một trong các điều kiện

là FALSE

 Cú pháp: AND (logical_1,logical_2, ):

 Hàm NOT(logical): Đảo ngược giá trị của logical

3.3 Công thức và hàm

 Một số hàm ngày tháng

 Hàm DATE(year,month,day): trả về một dãy số liên tiếp biểu diễn một ngày

 Hàm TIME(hour,minute,second): trả về số thập phân thể hiện đầy đủ về thời gian

 Hàm NOW(): trả về ngày và giờ ở thời điểm hiện tại

 Hàm TODAY(): trả về ngày hiện tại

 Hàm DAY(“mm/dd/yy”): cho giá trị ngày

 Hàm MONTH(“mm/dd/yy”): cho giá trị tháng

 YEAR(“mm/dd/yy”): cho giá trị năm

3.3 Công thức và hàm

 Hàm tìm kiếm dữ liệu

 Hàm VLOOKUP dùng để tìm kiếm dữ liệu

 VLOOKUP(lookup_value,table_array, col_index_num, [range_lookup])

 VLOOKUP(X,BẢNG, CỘT THAM CHIẾU, CÁCH DÒ)

 Trong đó

 lookup_value: Các giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng hoặc phạm vi

 table_array: Phạm vi ô có chứa dữ liệu

 col_index_num: Số thứ tự cột trong đối số table_array cần lấy giá trị

 range_lookup: gõ giá trị là false

 Hàm HLOOKUP: Tương tự trên

3.3 Công thức và hàm

 Chọn tab Home  Sort & Filter

 Sắp xếp tăng dần: Chọn “Sort A to Z” hoặc “Sort Smallest to Largest”

 Sắp xếp giảm dần: Chọn “Sort Z to A” hoặc “Sort Largest to Smallest”

 Lọc dữ liệu (Filter)

 Dùng để lọc dữ liệu theo một tiêu chuẩn nào đó

 Chọn các cột dữ liệu cần lọc

 Chọn tab Data  Filter

 Chọn mũi tên ở các cột dữ liệu để lọc

 Thứ tự ưu tiên lọc theo các cột từ trái  phải

 Chọn tab Data  Sort & Filter  Clear

3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu

3.5 In bảng tính

 Chọn tab Page Layout, định dạng như trong Word

 Chọn Office button  Print  Prin Preview

 Chọn Office button  Print  Print