Bài giảng Chương 3: MS Excel 2010 - ThS. Nguyễn Thị Uyên

Nội dung chương 3 trình bày đến người học những vấn đề liên quan đến MS Excel 2010, cụ thể như: Các khái niệm và thao tác cơ bản, lập và định dạng bảng tính, lập công thức và tính toán với hàm, sắp xếp và lọc dữ liệu,...

CHƯƠNG 3

MS EXCEL 2010

Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Uyên Khoa Công nghệ thông tin – ĐHV Email: uyendhv@gmail.com

3.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu

08/08/2014

3.1 Các khái niệm và thao tác cơ bản

• Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

• Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

• Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

• Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

• Vẽ đồ thị và các sơ đồ

• Tự động hóa các công việc bằng các macro

• Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

 Khởi động Excel 2010

Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office

Excel 2010

Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop

 Thoát khỏi Excel

Cách 1: File  Exit

Cách 2: Click vào nút Close ()

Cách 3: Alt+F4

(Biểu tƣợng Excel)

Giao diện excel 2010

Tên bảng tính (Sheet Tab)

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon

Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu …

Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …

Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn

Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình…

Giao diện excel 2010

Cấu trúc của một workbook

• Workbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là xlsx Một

Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet)

• Ô (Cell): Là giao của cột và hàng Ví dụ: A1

• Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau Địa chỉ vùng được xác định bởi

địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải Ví dụ: A5:F10

DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH

Sử dụng phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển tới

 ,  ,  ,  Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọn

Ctrl+  ,Ctrl+  ,Ctrl+  ,Ctrl +  Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên

Enter Về ô liền kề phía dưới

Tab Về ô liền kề bên phải

Shift + Enter Về ô liền kề phía trên

Home Về cột A trong cùng hàng

PageUp Lên một màn hình

PageDown Xuống một màn hình

Alt + PageDown Sang phải một màn hình

Alt + Page Up Sang trái một màn hình

Ctrl + Home Tới ô A1

Ctrl + End Tới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệu

Di chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select 

3.2.1 Các khái niệm cơ bản trong bảng tính

a Kiểu dữ liệu số

• Bao gồm: giá trị số: 0 9

giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, giờ

• Kiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ô

• Để đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows:

chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats 

Additional Settings Number

3.2 Lập và định dạng bảng tính

b Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

• Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên („)

• Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác

• Khi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô

hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)

c Công thức (Formula)

• Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +

• Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị trên thanh công thức

• Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng

• Các toán tử gồm:

• Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)

• Nối chuỗi (&) Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt Nam

3.2.2 Nhập dữ liệu vào bảng tính

a Địa chỉ tương đối

• Các địa chỉ cột và hàng sẽ thay đổi khi ô chứa công thức được sao chép đến

vị trí ô khác

• Cấu trúc: <Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3

b Địa chỉ tuyệt đối

• Các địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác

• Cấu trúc: $<Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2

c Địa chỉ hỗn hợp

• Tương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi

khi ô chứa được sao chép công thức

• Cấu trúc: <Tên cột>$<Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ A$1

• Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không

thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức

• Cấu trúc: $<Tên cột><Chỉ số hàng>

• Ví dụ: địa chỉ $A1

• Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:

sử dụng phím F4

3.2.3 Các thao tác với dữ liệu trên bảng tính

• Chọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn

• Chọn dãy các ô liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô

cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng)

• Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl 

chọn các vùng tiếp theo

Dãy các ô liên tiếp

Dãy các ô không

liên tiếp

• Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng

• Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp:

• Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng

• Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift 

click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng

Tên cột Tên hàng

• Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc

hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo

• Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng

hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

• Hủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ

Chọn cả bảng tính

• Xóa bằng Delete:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa

• Xóa bằng Clear:

• Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa

• Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp:

• Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)

• Clear Formats: xóa định dạng

• Clear Contents: xóa nội dung

• Clear Comments: xóa chú thích

• Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ô

• Lệnh Undo ( Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động

• Lệnh Redo ( Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo

• Lệnh Repeat ( Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng

Lệnh Undo

Lệnh Redo

Lệnh Repeat

3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính

1 Canh lề cho dữ liệu trong ô

a Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Number

Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells ( hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number

Định dạng số âm

Có dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, …

Số chữ số thập phân

(<=30)

Ví dụ mẫu Các kiểu dữ liệu

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Number

• Currency: Định dạng kiểu tiền tệ

• Percent Style : Định dạng kiểu phần trăm

• Comma Style: Định dạng có dấu phân cách ngàn

• Increase Decimal: Tăng thêm một số ở phần thập phân

• Decrease Decimal: Giảm bớt một số ở phần thập phân

Currency

Percent Style Comma Style

Increase Decimal

Decrease Decimal

dòng nếu quá kích thước

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Trộn các ô thành một ô

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Alignment

• Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang

• Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc

• Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu

• Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng

• Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng

Vertical

Horizontal Decrease Indent

Increase Indent

Orientation

1 Định dạng ký tự

a Sử dụng menu lệnh

• Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm Font

Cách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells ( hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Font

b Sử dụng thanh công cụ

Home  nhóm Font

• Font: Chọn kiểu font chữ

• Font Style: Chọn kiểu đậm (B), nghiêng (I), gạch chân (U)

• Font Size: Chọn cỡ chữ

• Increase Font size: Tăng thêm một cỡ chữ

• Decrease Font size: Giảm một cỡ chữ

• Font Color: Màu chữ; Fill Color: màu nền

• Border: Chọn đường viền

Font

Font Style Border

Increase Fontsize Font Size

Decrease Fontsize Fill Color Font Color

2 Kẻ khung cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu kẻ khung

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Border

Chọn kiểu đường viền

Kẻ các đường trong

Kẻ các đường ngoài

Không kẻ viền khung

Chọn màu đường viền

Kẻ đường trực quan theo

yêu cầu

3 Tô nền cho bảng tính

Chọn vùng dữ liệu cần tô màu nền

 Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Fill

Không tô màu nền

Ví dụ mẫu Mẫu kiểu nền

Mẫu màu nền

Chọn màu nền

Hiệu ứng cho màu nền

Bổ sung thêm màu nền

3.2.5 Định dạng bảng tính

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

• Nhóm Illustrations:

• Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy

• ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office

• Shapes: chèn một đối tượng đồ họa

• SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao

• Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

• Nhóm Text:

• TextBox: chèn hộp văn bản

• Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu

đề dưới cho trang in

• WordArt: chèn chữ nghệ thuật

• Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử

• Object: chèn các đối tượng nâng cao

• Nhóm Symbols:

• Equation: chèn công thức toán học

• Symbol: chèn ký tự đặc biệt

 CHÈN MỘT ĐỐI TƢỢNG VÀO BẢNG TÍNH

 TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout

• Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại

Sheet Background: chọn ảnh nền  Open

 ĐẶT TÊN VÙNG

 Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên

 Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng

• Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name

• Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New

• Cách 3: Click phải chuột  Define Name

 Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name

• Name: nhập tên vùng vào hộp

• Scope: phạm vi sử dụng

• Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK

 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

 Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc

di chuyển

 Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc

Cut (di chuyển)

• Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc

Cut

• Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut

• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut)

 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

a Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt

 Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến

 Thực hiện dán vùng dữ liệu:

• Cách 1: Home  Clipboard  Paste

• Cách 2: Click phải chuột  Paste

• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

b Sử dụng chuột

• Chọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột

c Dán đặc biệt (Paste Special)

 Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut

 Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special… (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)

 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Validation: qui định xác thực dữ liệu

• All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn

• All except borders: tất cả trừ khung viền

• Column widths: chiều rộng cột

• Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số

• Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số

 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Mục Operation: dán thêm các phép toán

• None: không tính toán

c Dán đặc biệt (Paste Special)

• Skip blanks: trừ các ô rỗng

• Transpose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại

• Paste Link: dán liên kết

 CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE

 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

• Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ

liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung

gian Clipboard

• Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu

không phân biệt kiểu

• Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng

đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu

trước đó bị đẩy xuống

• Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi

tên cuối nhóm Clipboard

 SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

Các thao tác trên Clipboard

• Paste All: dán tất cả các mục

• Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu

• Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard

• Thao tác với dữ liệu trong clipboard:

• click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính

• click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard

3.2.4 Định dạng dữ liệu bảng tính

a Chèn hàng

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng

• Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

b Chèn cột

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm

cột phía bên trái

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột

• Cách 1: Home Cells Insert 

Insert Sheet Columns

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

c Chèn ô

 Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống

 Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô

• Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells

• Cách 2: Click phải chuột  Insert

 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp

• Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải

• Shift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dưới

• Entire row: chèn cả dòng

• Entire column: chèn cả cột

 Bước 4: Kết thúc

• OK: thực hiện chèn ô

• Cancel: hủy việc chèn ô

Shift cells right Shift cells down

a Xóa hàng

 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng

• Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

b Xóa cột

 Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

c Xóa ô

 Bước 1: Chọn ô cần xóa

 Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô

• Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells

• Cách 2: Click phải chuột  Delete

 Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp

• Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên trái

• Shift cells up: xóa và đẩy các ô lên trên

• Entire row: xóa cả dòng

• Entire column: xóa cả cột

 Bước 4: Kết thúc

• OK: thực hiện xóa ô

• Cancel: hủy việc xóa ô

Shift cells left Shift cells up

Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng

• Giá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự

• Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point

a Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột

• Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột

• Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần

độ rộng cột