Bài giảng điện tử microsoft excel

Bài giảng điện tử microsoft excel

b KHOA KỸ THUẬT ĐỊA CHẤT VÀ DẦU KHÍ

GIOT THIEU VE PHAN MEM BANG TINH EXCEL

GEOPET Q Gidi thiéu vé Excel

“ Là chương trình xử lý bảng tính của bộ phần mềm Microsoft Office Bảng tính Excel bao gồm nhiều ô được hợp thành nhiều dòng và nhiều cột Các phiên bản Excel về cơ bản là giống nhau nhưng phiên bản sau có bổ sung nhiều công cụ hơn so

với phiên bản trước

Khởi động và thoát Excel

- Start / programs / Microsoft Office / Microsoft Excel

- Hay chon biéu tuong | 3a] trên Windows

- Hay chon biéu tuong nay trén thanh Office bar

_ BBSSaaaxxẻx<==

GEOPET ñ Màn hình chuẩn của phiên bản 2003

1 Các thanh trong Excel cũng như Word, nhưng Excel có thêm thanh công thức (Formular bar)

4 > MÀ Sheet1 / Sheet2 / Sheet3 / I<]

Draw> |g | Autoshapesy \ & OOK 4 et Sl a 33 ~ „£ +

» Cột: Có tất cả 256 cột được đặt tên theo thứ tự A, B, C đến IV

" Dòng: Có tất cả 65536 dòng được đặt tên theo thứ tự 1,2,3

“ Ô: Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bởi tên của cột

và dòng tạo ra ô đó, trong đó tên cột đứng trước còn tên dòng đứng

5 4 [Nguyễn Mai Phương Trang | 290000 0

6] 5 Lê Thị Nhật Linh 290000 | 100000 7] 6 Lê Thị Nhật Yến 360000 | 200000

= Là tập hợp nhiều ô liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định

bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng

và ngăn cách bởi dấu (:) Ví dụ: vùng A1:C8

-_ Nếu ta muốn cố định dòng/ cột / ô / vùng thì ta sử dụng dấu

đô la ($) đứng trước địa chỉ của thành phần đó

x_ Ví dụ: $A1: cột A cố định, dòng 1 thay đổi

$A$1:ô A1 cố định

4 3 Ngô Thanh Hoàng 450000 40000

5 4 INguyén Mai Phutng Trang| 290000 0 đa n g được

6 5 Lê Thị Nhật Linh 290000 100000 chọn

7 6 Lê Thị Nhật Yến 360000 200000 -

9

10 |* Tinh THUC LANH =LUGNG - TAM UNG

11, |*Tính Tổng Cộng Các Cột: LƯƠNG, TAM UNG, THUC LANH

MICROSOFT EXCEL

BẢNG TÍNH EXCEL (tt)

GEOPET Q Bang tinh

Trong mỗi tập tin Excel đều có nhiều bảng tính với tên

mac dinh la Sheet 1, Sheet 2, (có thể đổi tên mặc định

này bằng cách phải chuột vào tên cần déi, chon rename)

“ Dữ liệu trên bảng tính này đều có thé liên hệ với nhau như trên một bảng tính

3 2 Mai Hoà ng Nhật Thanh 554000 70000

| 4 4 » MÀ Sheet1 / Sheet2 / Sheet3 / I<]

Drawy |= | AutoShapesy \ &% (] © 23 4l ý? (S] ¿8 a-Z 4-A- ==

LAM VIEC VOT TAP TIN

o:

GEOPET 1 Tạo tập tin mới: Một tập tin Excel có tên mở rộng là *.xIs

= File \ New (hay Ctrl + N; hay chon biéu tượng _Ì trên góc trái màn hình làm việc)

Q Mo tap tin đã có:

" File \ Open (hay Ctrl + O; hay chon eB )

OQ Luu mét tap tin:

NHAP DU LIEU VA DINH DANG BANG TINH

Q Cac kiéu dé liéu

« Kiéu sé: Ki tw nhap vào là số

= Kiểu chuỗi: Kí tự nhập vào là chuỗi

« Kiểu ngày tháng: Phân cách giữa ngày, tháng, năm bằng dấu

gạch ngang (-) hay gach xéo (/)

« Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức là các phép toán hay các hàm Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức phải nhập dấu

Category: Sample General 21/05/1981

kiểu dữ liệu nhập vào Custom: Locale (location):

English (United Kingdom) x]

Date Formats display date and time serial numbers as date values Except for

items that have an asterisk (*), applied Formats do not switch date orders

| with the operating system

a Cae)

» Click vào ô muốn chỉnh

sửa, sau đó click vào thanh công thức, hoặc

dãy số dài hơn

chiêu ngang của ô

» Click và drag các cột và dòng muốn chon

ñ Chọn các ô, khối không đứng liền nhau:

(KRY = Nhan va gi@ phim Ctrl, sau d6 click hoac click

a và drag các ô, khối không đứng liền nhau

©Copyright 2007

GEOPET 1 Thay đổi độ rộng, chiều cao của cột:

= Dua con trỏ chuột đến bên cạnh bê

đề, double click đễ mở rộng chiều n

dữ liệu dài nhất trong cột, hoặc clic

DINH DANG COT, DONG, O

Format \ Column \ Width (or Height), nhap chiéu ngang

Column Width

GS] File Edt view Insert | Format | Tools Data Window Help TiệnkhTiếngViệt Column width:

#£ H Bfã- ©o- nể co (t1 70+ BIU =

DINH DANG COT, DONG, O

GEOPET Q Dinh dang kiéu chữ:

-Chọn khối muốn dinh @iIIR

dạng Number | Alignment jorder | Patterns | Protection |

Font: Font style: Size:

ADMUT3Lg a “| | 4 (hay Ctrl + 1) A0MU3Sn Italic =

Andale Mono IPA Bold

Y| Bold Italic 3| 1 vị

5: Normal font None vị | Automatic ov) ” Ấ

khung Font

j Effects Preview

J Strikethrough [Superscript | AaBbCeYyZz = ]

[> Subscript

This is a TrueType font, The same font will be used on both your printer

and your screen,

Chọn 6 muốn nối, click Bie | Edt | View Insert Format Tools Data Window Help

SH |? Undo merge cells ctr+z 3 — Anal ø

^ Rk — O Repeat Cer vao biêu tượng T = * a crx LD E F

Chỉ tách được những 6 Fa Delete sheet Contents Del

Le ^ 4£ | 14 | Move or Copy Sheet ‘Comments

đã nồi, chọn ô muôn Hồ lA mm coe

GEOPET Ä Click vào các biểu tượng —

định lề: —— ———

+ Hoặc mở trình đơn

Number f Font | Border | Patterns | Protection |

Format Cells Test algrment ——ovlentation

Horizontal: =

* Khung Text Control: = = |} | -

dòng trên một ô Censg | panes

ĐỊNH DẠNG SỐ

nhiều cách thể hiện khác Fae ide

nhau dé dinh dang số có thể Number | alignment | Font | Border | Patterns | Protection |

o:

GEOPET

Eormat Cetls ale)

Number | Alignment | Font Patterns | Protection |

The selected border style can be applied by clicking the presets, preview

diagram or the buttons above

KE KHUNG CHO BANG TINH

Q Chon vung muén kẻ khung

Q Format\Cell va chon Border

1 Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại

" None: không kẻ khung

= OutSide: kẻ khung bao quanh vùng

chọn

" Inside: kẻ khung bao và các đường bên

trong

» Style: Chọn kiểu khung

= Color: Chon mau

" Ngoài ra, còn có thể chọn từng đường

kẻ trong khung Border bằng cách click

vào từng đường kẻ để chọn hay bỏ

16

CHEN VA XOA COT, DONG

» Chọn cột muốn chèn

" Inserf\Columns (chèn phía bên phải cột đã chọn) hoặc click

vào chuột phải chọn Insert\Entire Column

= Insert\Cells (hodc Insert\Shift Cell Down - chuyển vùng đã

chọn xuống dưới), Inserf\Shift Cell Right - chuyển vùng đã

chọn qua phải)

É

©Copyright 2007

CHEN VA XOA COT, DONG

2°” Xóa cột, dòng

= Chon cét, dong muốn xóa

» Edif\Delete hoặc chuột phải chọn Delete

= Chon ô hoặc vùng muốn xóa

» Edift\Delete hoặc click chuột phải chọn Delete

e7

©Copyright 2007

SAO CHEP DU LIEU

GEOPET (1 Thực hiện theo các bước sau:

Chọn vùng muốn di chuyển

» Chọn biểu tượng Cut db (hoặc Edit\Cut hoặc click phải chon

Cut)

= Di chuyén dấu nháy đến ô đích

* Chon biểu tượng Paste fF (Edit\Paste hoặc phải chuột chọn

CONG THUC VA TINH TOAN

⁄ GEOPET

ñ Nếu dạng chuỗi phải đặt trong dấu ngoạc kép “<text>”

1 Những báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:

©Copyright 2007

CONG THUC VA TINH TOAN

o:

GEOPET Q Dia chi tuong déi:

" Địa chi bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào công thức là

địa chỉ tương đối Ví dụ: B5-F4-D6, A1:F6,

= Khi sao chép công thức đến một ô mới thì địa chỉ tương đối sẽ thay đổi ở ô tương ứng

ñ Địa chỉ tuyệt đối:

" Các địa chỉ trong công thức sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt

đối (như đã đề cập) Có thể đặt địa chỉ tuyệt đối theo hàng, cột

x_ $B$4: đặc giá trị tuyệt đối của cả cột và dòng

x_ $F4: đặt giá trị tuyệt đối theo cột

x D$6: Đặt giá trị tuyệt đối theo dòng

Khi sao chép đến ô mới, thì địa chỉ này không thay đổi

đi NX

©Copyright 2007

liéu trong cac WorkS

BANG THEO GIOHOAT DONG VAN CHUYEN

Insert Format Tools

= Danh kí số bắt đầu vào ô Giữ LÊ" leer sai G

phim Ctrl rồi Drag xuống hoặc _ Â _ 8# xu Bf- s- 100%

ngang (sao cho có 2 dấu NI BS x fe |

xuất hiện như hinh + ) 2 | =

¬ 3 | Sl

» Hoặc đánh hai kí số bắt đầu và a] 4 m

SAP XEP DU LIEU

QO Dé sap xếp lại dữ liệu trong bảng tính

“B1: Chọn vùng hoặc những dòng muốn sắp

xếp

= B2: Chon Data\Sort Néu bước một chọn vùng

Excel hién thi hép thoai Sort Warning thi trong

hộp thoại này có 2 điều kiện:

- Expend the selection: Mở rộng khối chọn,

chọn tất cả các dòng trong khối

- Continue with the current selection: chỉ

sắp xếp trong khối chọn Click nút Sort để

sang bước 3:

SAP XEP DU LIEU

GEOPET “B3: Trong hộp thoại Sort chọn các điều kiện

sắp xếp:

- Sort by: chọn tên cột làm điều kiện sắp xếp

- Then by: chọn tên cột làm điều kiện phụ

- Ascending: sắp theo thứ tự A-Z

- Descending: Sắp theo thứ tự Z-A

é CAC HAM CO BAN TRONG EXCEL

GEOPET Q NHOM HAM SO: tén ham (các tham số)

“ ABS(<number>): lấy giá trị tuyệt đối của một số

- Vi du: = 2 + abs(-5.2) kết quả là 7.2

INT(<number>): lấy phần nguyên của một số (trả về giá trị bé

hơn)

- Vi du: = int(6.5) la 6; = int(-6.3) la -7

MOD(số bị chia, số chia): lấy phần dư của phép chia

- Vi du: = Mod(10,3) la 1

= COUNT(gia tri 1, gia trị 2, ): đếm các phần tử kiểu số

= COUNTA(giá trị 1, giá trị 2): đếm các phan tử khác rỗng

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

“ UPPER(chuỗi): Đổi chuỗi thành chữ hoa

= LOWER(chuỗi): đổi chuỗi thành chữ thường

» PROPER(chuỗi): Đổi kí tự đầu tiên của chuỗi thành chữ

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL eEor°r Q Nhoém ham co diéu kién

“ IF(điều kiện,giá trị đúng,giá trị sai): trả về giá trị

đúng như điều kiện đúng, ngược lại là giá trị sai

= SUMIF(vùng tính, “điều kiện”, vùng tính tổng):

tính toán tổng giá trị các ô trong vùng tính tổng

khi vùng tính thõa mãn điều kiện

“ COUNTIF(vùng, điều kiện): đếm các ô thỏa

điều kiện trong vùng

e7

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

eid QO Nhom ngay thang:

“ DATE(yy,mm, dd): Trả về chuỗi ngày tháng năm

= WEEKDAY(mm-ngay-nam): tra vé sé tht trong tuan

= DAY(mm, dd,yyyy): Tra về số thứ tự của ngày

= MONTH(mm, dd, yy): Tra về số của tháng

= YEAR(mm, dd, yy): tra vé gia tri cua nam

we

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

» Tra vé sé tht trong tuần

VD: dữ liệu trong ô B3 là ngày 11/6/98

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

DAY (tháng, ngày, năm)

Trả về số thứ tự của ngày trong tháng

YEAR (thang, ngay, nam)

Trả về giá trị của năm

VD: = YEAR(B3) kết quả là 98

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

o:

GEOPET QO Nhom ham logic

= AND(Các biểu thức điều kiện): trả về TRUE (nếu các biểu thức điều kiện đều đúng) hay ngược lại là FALSE

» OR(Các biểu thức điều kiện): trả về TRUE (nếu một trong các biểu thức điều kiện đúng), còn sai hết trả về FALSE

“ NOT(Các biểu thức điều kiện): Trả về không logic (TRUE hay FALSE) của các biểu thức điều kiện

“ NAND(các biểu thức điều kiện) = NOT(AND(các biểu thức điều

kiện)): Các biểu thức điều kiện không phải TRUE

“ NOR(các biểu thức điều kiện) = NOT(OR(các biểu thức điều

kiện)): Một trong các biểu thức điều kiện không phải là TRUE

» XOR(các biểu thức điều kiện): Chỉ một trong các biểu thức điều

kiện là TRUE

É

©Copyright 2007

CAC HAM CO’ BAN TRONG EXCEL

« VLOOKUP(x,vung tham chiếu,n,0): Tìm giá trị x ở cột

thứ nhất trong vùng tham chiếu và lấy giá trị tương ứng

của cột thứ n

“ HLOOKUP(x, vùng tham chiếu, n, 0): Tìm giá trị x ở

dòng thứ nhất trogn vùng tham chiếu và lấy giá trị tương

TRO GIUP SU DUNG HAM

o:

GEOPET ñ Click biểu tượng Paste Function trên thanh công cu

để lựa chọn hàm muốn sử dụng Trong hộp thoại

Paste Function Click chon tên nhòm hàm trong khung Function Category như:

"_Most recently used: Các hàm đã sử dụng

Search For a function:

" Financial: Nhóm hàm tài chính.| E2“ =esmansrie 2)

Or select a category: |All 5

|Accrint -_ Staticcal: Nhóm hàm thống kê

~ Help on this function Lx_] Gana

(# = Text: Nhom ham chuéi

&: TRO GIUP SU DUNG HAM

“" Q Tên các hàm trong nhóm sẽ hiện khung

Function name, cú pháp của hàm và

hướng dẫn sử dụng bên dưới

1 Sau khi chọn tên hàm cần dùng Click OK

và nhập các tham biến cần thiết

`

©Copyright 2007

CƠ SỞ DỮ LIỆU

GEOPET 1 Khái niệm vùng dữ liệu

» Trên một cơ sở dữ liệu dạng bảng của Excel ta

có thể: trích lọc (Filter), xóa(Delete), rút trích (Extract) những dòng dữ liệu thõa mãn một

điều kiện nào đó Để thực hiện các thao tác này

name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là

(fh mau tin (Record)

”

©Copyright 2007

CƠ SỞ DỮ LIỆU

GEOPET : Vùng điều kién (Criteria)

- Là vùng điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích hay trích lọc Vùng này gồm ít nhất 2 dòng Dòng đầu chứa các tiêu đề (Field name), các

dòng còn lại chứa điều kiện

trích

Se

©Copyright 2007

CO’ SO’ DU LIEU (tt)

GEOPET Q Phwong phap trich loc

= Khi mu6én kiém hay liét ké các mẫu tin

(Record) theo một yêu cầu nào đó trên một cơ

sở dữ liệu nào đó ta dùng phương pháp trích

CO’ SO’ DU LIEU (tt)

o:

6EoPEr = Phwong phap loc chi tiét (Advance ilter)

Trong phương pháp nay ta cần xác định vùng dữ liệu và tạo trước vùng điêu kiện

+ Di chuyển ô nhập vào trong bắt kỳ ô nào của vùng dữ liệu

+ Vào trình đơn Data\Filter\Avanced Filter Trong hộp thoại này: -_ Chọn Filter the list, in-place trong Action (các mẫu tin đã trích lọc

sẽ xuất hiện trong vùng dữ liệu này)