Quy trinh luan chuyen chung tu

Khổ giấy: A5 Liên Trắng lưu tại Thương vụ Liên Xanh nội bộ giao Kế toán Liên Hồng giao Khách hàng Mỗi VAT gom cho nhiều dịch vụ, cho nhiều CNTR Equipment Interchange Order Lệnh giao n

Trang 2

Tài liệu đặc tả luân chuyển chứng từ PL-TOS RTC Trang 2 / 27 Trang 2 / 27

MỤC LỤC

1 LOẠI CHỨNG TỪ GIAO DỊCH 3

2 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIAO DỊCH 6

2.1 Quy trình đăng ký dịch vụ - Tính cước 6

2.1.1 Thuyết minh quy trình cấp lệnh giao nhận 7

2.1.2 Thuyết minh quy trình cấp lệnh đóng rút container 10

2.1.3 Thuyết minh quy trình cấp lệnh dịch vụ đặc biệt 12

2.2 Quy trình xuất bãi (Gate-out) 14

2.3 Quy trình hạ bãi (Gate-in) 18

2.4 Quy trình dỡ hàng (Unstuff) 20

2.5 Quy trình đóng hàng (Stuff) 24

2.6 Quy trình kiểm hóa tại bãi (Custom Inspection) 26

Trang 3

1 LOẠI CHỨNG TỪ GIAO DỊCH

MẪU CHỨNG TỪ GIAO NHẬN DỊCH VỤ (TRANSACTION DOCUMENT FORM)

Bộ phận

VAT

VAT Invoice Hóa đơn VAT Chứng minh hàng hóa dịch vụ được cung

cấp ở mức cước được thống nhất Khổ giấy: A5

Liên Trắng (lưu) tại Thương vụ Liên Xanh (nội bộ) giao Kế toán Liên Hồng giao Khách hàng Mỗi VAT gom cho nhiều dịch vụ, cho nhiều CNTR

Equipment Interchange Order

Lệnh giao nhận container

Chứng minh Cảng có trách nhiệm giao nhận container cho chủ hàng qua cổng/sà lan sau khi hoàn tất kiểm tra pháp lý, nghĩa vụ tài chính tại Thương vụ Các phương án giao nhận:

Khổ giấy: A5

Liên Trắng (lưu) tại Thương vụ Liên Xanh giao Khách hàng Mỗi EIO cho 1 CNTR ở 1 phương án giao nhận xác định

Trang 4

Tài liệu đặc tả luân chuyển chứng từ PL-TOS RTC Trang 4 / 27

SO

Special Service Order

Lệnh dịch vụ đặc biệt

Chứng minh cảng có trách nhiệm cung cấp dịch vụ đặc biệt và giám sát thực hiện Các dịch vụ đặc biệt:

vụ Mỗi SO cho 1 lô 1 hoặc nhiều CNTR, nếu nhiều hơn 5 cont thì in sang trang mới cùng Mẫu (có thể hiện "page of total pages")

Cổng

PS

Position Slip Phiếu vị trí Chỉ dẫn cho xe chủ hàng vị trí để nâng hạ

CNTR trên bãi; khung mang/xe nâng có trách nhiệm nâng hạ

Giao nhận bãi + tổ điện ghi chú tình trạng

Một biển số do cổng vào giao cho lái xe và nộp lại tại cổng

ra, Mỗi BAT dành cho 1 xe chủ hàng gán với 1 hoặc nhiều CNTR xác định

Mẫu gate plate: 1 mặt in số xe, mặt kia in sơ đồ bãi để chỉ

dẫn cho lái xe chủ hàng đến đúng vị trí và giơ bảng phối hợp RTG / xe nâng nâng hạ container

EIR

Equipment Interchance Receipt

Phiếu giao nhận CNTR

Biên bản xác nhận Cảng và chủ hàng đã giao nhận container ở tình trạng vỏ và hàng hóa xác định Các phương án giao nhận:

Trang 5

Bãi

USR

Stuff/Unstuff Receipt

Phiếu Đóng dỡ container

Xác nhận chi tiết hàng hóa đóng dỡ container do Giao nhận bãi xác nhận Các phương án giao nhận:

Phiếu xác nhận hoàn tất dịch

vụ

Xác nhận trên hệ thống & đóng dấu "Đã

Mỗi SCS cho 1 dịch vụ hoàn tất xác định

Trang 6

2 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIAO DỊCH

2.1 Quy trình đăng ký dịch vụ - Tính cước

SSO

(1) (3) EIO

EIO LỆNH GIAO NHẬN (Lưu liên trắng) HÓA ĐƠN VAT (Lưu liên trắng)

LỆNH GIAO NHẬN (Liên xanh) HÓA ĐƠN VAT (Liên hồng)

BỘ PHẬN ĐỔI LỆNH - TÍNH CƯỚC CHỦ HÀNG

(2) VAT Inv VAT Inv

Quy trình cấp lệnh giao nhận Container

(1) (3) USO

USO LỆNH ĐÓNG DỠ CONTAINER (Lưu liên trắng) HÓA ĐƠN VAT (Lưu liên trắng)

LỆNH ĐÓNG DỠ CONTAINER (Liên xanh) HÓA ĐƠN VAT (Liên hồng)

Quy trình cấp lệnh đóng rút Container

(2) VAT Inv VAT Inv

(1) (3) SSO

SSO LỆNH DỊCH VỤ ĐẶC BIỆT (Lưu liên trắng) HÓA ĐƠN VAT (Lưu liên trắng)

Quy trình cấp lệnh dịch vụ đặc biệt (Kiểm hóa, sửa chữa, vệ sinh, dịch chuyển)

(2) VAT Inv VAT Inv

Trang 7

2.1.1 Thuyết minh quy trình cấp lệnh giao nhận

(1) Xuất trình chứng từ & cung cấp thông tin

- Chủ hàng/đại lý giao nhận trình lệnh giao hàng (D/O) do hãng tàu cấp và các giấy tờ pháp lý liên

quan đến việc giao nhận container (giấy mượn vỏ, tờ khai hải quan, booking)

- Cung cấp thông tin để phát hành hóa đơn; các yêu cầu dịch vụ đính kèm khác (hạn sử dụng điện

lạnh, vệ sinh, kiểm hóa đính kèm )

(2) Đăng ký lệnh và tính cước, thu ngân:

- Nhân viên thủ tục kiểm tra chứng từ, kiểm tra tình hình container

- Đăng ký lệnh giao nhận: Mỗi lệnh tương ứng với một phương án; một lệnh có nhiều CNTR; mỗi

NGTH Import Direct Delivery Nhập giao thẳng Import Full/empty

XGTH Export Direct Delivery Xuất giao thẳng Export Full/empty

Storage Empty

- Nếu thu ngay; chọn tính cước thu ngay và phát hành:

o Lệnh giao nhận CNTR (EIO): Mỗi lệnh dành cho 1 CNTR ở 1 phương án xác định

o Hóa đơn VAT: Tính cho toàn bộ lệnh và các dịch vụ đính kèm

- Nếu thu sau; bỏ qua tính cước và phát hành Lệnh giao nhận CNTR

- Nhân viên thu tiền, ký tên và lưu lại:

o Các chứng từ D/O, Booking – khách hàng trình

o Lưu liên trắng của Lệnh giao nhận CNTR

o Lưu liên trắng hóa đơn VAT

o Liên vàng hóa đơn VAT chuyển kế toán vào cuối ca; cùng với việc chuyển dữ liệu hóa đơn

Trang 8

(4) Mẫu chứng từ:

(a) Mẫu lệnh giao nhận CNTR (EIO): Mỗi lệnh dành cho 1 CNTR ở 1 phương án xác định

Trang 9

(b) Hóa đơn VAT: Tính cho toàn bộ lệnh và các dịch vụ đính kèm

Trang 10

2.1.2 Thuyết minh quy trình cấp lệnh đóng rút container

- Chủ hàng/đại lý giao nhận trình lệnh giao hàng (D/O) hoặc Booking Notes do hãng tàu cấp và các

giấy tờ pháp lý liên quan đến việc giao nhận container (Tờ khai hải quan, booking)

- Đăng ký lệnh đóng dỡ: Mỗi lệnh tương ứng với một phương án; một lệnh có nhiều CNTR

Mã Phương án Tên tiếng Anh Tên tiếng Việt Loại CNTR và tình trạng

hàng hóa

Import Empty

Storage Import Full

o Lệnh đóng dỡ CNTR (USO): Mỗi lệnh dành cho 1 CNTR ở 1 phương án xác định

o Hóa đơn VAT: Tính cho toàn bộ lệnh và các dịch vụ đính kèm

- Nếu thu sau; bỏ qua tính cước và phát hành Lệnh đóng dỡ CNTR

o Các chứng từ D/O, Booking – khách hàng trình

o Lưu liên trắng của Lệnh đóng dỡ CNTR

o Liên xanh hóa đơn VAT chuyển kế toán vào cuối ca; cùng với việc chuyển dữ liệu hóa đơn

bằng máy tính

(3) Giao chứng từ cho khách hàng:

- Liên xanh lệnh đóng dỡ CNTR: Sử dụng cho hải quan giám sát và giao nhận bãi

- Liên hồng hóa đơn VAT để thanh quyết toán, kê khai thuế VAT

Trang 11

(a) Lệnh đóng dỡ CNTR (USO): Mỗi lệnh dành cho 1 CNTR ở 1 phương án xác định

(Chung với mẫu lệnh giao nhận)

(b) Hóa đơn VAT: Tính cho toàn bộ lệnh và các dịch vụ đính kèm (Tương tự 2.1.1.4b)

Trang 12

2.1.3 Thuyết minh quy trình cấp lệnh dịch vụ đặc biệt

- Chủ hàng/đại lý giao nhận trình chứng từ chứng minh hàng hóa của mình (lệnh giao hàng (D/O)

hoặc Booking Notes do hãng tàu cấp; Lệnh giao nhận hoặc lệnh đóng dỡ do Cảng cấp) và các

giấy tờ pháp lý liên quan

- Cung cấp yêu cầu dịch vụ và số CNTR cần cung cấp dịch vụ

- Đăng ký lệnh dịch vụ đặc biệt: Mỗi lệnh tương ứng với một phương án; một lệnh có nhiều CNTR

o Lệnh dịch vụ đặc biệt (SSO): Mỗi lệnh dành cho 1 lô CNTR Mỗi loại dịch vụ tương ứng với một

lệnh dịch vụ

o Hóa đơn VAT: Tính cho toàn bộ lệnh

- Nếu thu sau; bỏ qua tính cước và phát hành Lệnh dịch vụ đặc biệt

o Lưu liên trắng của Lệnh dịch vụ đặc biệt

o Liên xanh hóa đơn VAT chuyển kế toán vào cuối ca; cùng với việc chuyển dữ liệu hóa đơn

bằng máy tính

(3) Giao chứng từ cho khách hàng:

- Hai liên (xanh, hồng) lệnh dịch vụ đặc biệt: Sử dụng cho hải quan giám sát và giao nhận bãi

- Liên hồng hóa đơn VAT để thanh quyết toán, kê khai thuế VAT

Trang 14

2.2 Quy trình xuất bãi (Gate-out)

(1) EIO

EIO PS

(5)

EIO PS

16

(6) EIR

LÁI XE

Nhận PHIẾU GIAO NHẬN (Liên hồng) EIR

GIAO NHẬN CỔNG RA

Phát hành PHIẾU GIAO NHẬN (Lưu liên vàng)

Thu lại: GATE-PLATE, LỆNH GIAO NHẬN, PHIẾU NÂNG HẠ

Giao PHIẾU GIAO NHẬN (Liên hồng)

XE CHỦ HÀNG

Căn cứ phiếu nâng hạ Đến đúng vị trí Phối hợp đúng số Khung mang Nhận đúng số CNTRQUY TRÌNH GIAO CONTAINER LÊN XE CHỦ HÀNG (GATE-OUT PROCESS)

(2)

- Lái xe đánh xe rỗng dừng trước thanh chặn cổng container vào, trình Lệnh giao nhận / Phương án

Lấy nguyên tại chốt cổng vào; khai báo số xe

- Xe nào đến trước trình chứng từ trước; tránh tình trạng xe sau trình trước và xe trước trình sau

- Xe đợi theo hàng tương ứng với từng làn cổng vào

(2) Đăng ký xe vào cảng

- Giao nhận cổng chọn phương án Giao CNTR, sử dụng máy quét mã vạch (Barcode) để nhận diện

số CNTR vào hệ thống và truy vấn kiểm tra điều kiện vào cảng

- Trường hợp xe không đủ thủ tục, không đủ điều kiện vào lấy CNTR (quá hạn lệnh, chưa thanh

toán, Container chưa dỡ xuống bãi, đã lấy CNTR khỏi bãi); giao nhận cổng yêu cầu và lái xe có

trách nhiệm đánh xe ra bãi chờ do bảo vệ hướng dẫn – tránh tình trạng nằm luôn trên hàng đợi

- Trường hợp đủ điều kiện; giao nhận cổng nhập số xe và số Gate Plate (Biển số cổng) và chấp

nhận Pass cổng vào Vị trí và phương tiện nâng hạ sẽ tự động cấp bởi hệ thống và hệ thống phát

hành phiếu vị trí (PS)

- Giao nhận cổng vào:

o Đóng dấu xác nhận đã vào cổng trên liên xanh lệnh giao nhận CNTR

o Giao lại cho lái xe: Lệnh giao nhận (liên xanh), Phiếu vị trí và Biển số cổng

(3) Qua cổng và đánh xe vào bãi

- Lái xe nhận lại liên xanh của lệnh giao nhận CNTR và Phiếu vị trí; cùng biển số cổng

- Căn cứ vào vị trí CNTR in trên phiếu vị trí; lái xe đánh xe đến khu vực chất CNTR và dừng ở đầu

luống (Nếu Block khung mang) hoặc ở đầu bay (Nếu Block Reach Stacker/RTG) tại vị trí chờ nhận

CNTR

- Lái xe nhìn sơ đồ bãi được công bố tại cổng vào; trên đường giao thông nội bộ và tại văn phòng

giao nhận bãi để xác định vị trí trong bãi

Trang 15

(4) Phối hợp nhận CNTR tại bãi:

- Lái xe chủ hàng trình Biển số cổng trước đầu xe hoặc giơ cao để cho Xe khung mang nhận lệnh

nâng nhìn thấy

- Lái xe khung mang/xe nâng nhận lệnh nâng CNTR sẽ di chuyển đến vị trí CNTR chỉ dẫn; tìm xe có

biển số cổng tương ứng để phối hợp nâng CNTR từ bãi lên xe chủ hàng

- Nếu là CNTR lạnh hàng; lái xe chủ hàng trình Phiếu vị trí với giao nhận điện lạnh để rút điện Lái xe

chủ hàng cùng giao nhận lạnh xác nhận giờ rút điện thực tế và tình trạng lạnh, tình trạng máy+vỏ

bổ sung trên Phiếu vị trí

- Lái xe khung mang/xe nâng nâng CNTR đúng với số đã nhận trên máy tính Nếu không đúng số

CNTR tại vị trí chỉ dẫn hoặc không tìm thấy CNTR; điện đàm cho giao nhận bãi tìm trực tiếp trên

thực tế chất xếp bãi

- Lái xe nâng/khung mang thực hiện đảo chuyển và xác nhận hoàn tất đảo chuyển phát sinh nếu

có

- Lái xe nâng/khung mang nâng CNTR và có trách nhiệm nhìn chính xác đúng số CNTR trên máy;

phối hợp với xe chủ hàng và hạ CNTR lên đúng xe chủ hàng có Biển số cổng trên máy

- Sau khi hạ CNTR lên xe, chủ hàng tự kiểm tra CNTR Nếu có tình trạng hỏng hóc phát sinh thêm

ngoài tình trạng đã ghi trên Phiếu vị trí; lái xe chủ hàng tìm giao nhận khu vực hàng nhập để yêu

cầu xác nhận bổ sung trên phiếu vị trí

(5) Xuất trình chứng từ và ra cổng:

- Lái xe chủ hàng đánh xe theo phân luồng giao thông nội bộ và dừng trước thanh chắn cổng

container ra

- Lái xe trình Lệnh Giao nhận CNTR cho Hải quan giám sát tại cổng ra Nếu Hải quan cổng kiểm tra

container không phù hợp với bộ chứng từ Hải quan hoặc không phù hợp với dấu Hải quan đã

đóng kiểm hóa, Hải quan yêu cầu lui xe ra và giữ lại

- Sau bước Hải quan, nếu không bị giữ lại, tài xế trình giao nhận cổng Phiếu vị trí, Lệnh giao nhận

CNTR và Biển số cổng

- Giao nhận cổng ra kiểm tra số xe, số CNTR thực tế với phiếu vị trí Nếu có tình trạng vỏ, lạnh, rút

điện bổ sung – cổng ra có trách nhiệm cập nhật bổ sung và chấp nhận qua cổng ra; in Phiếu giao

nhận CNTR

- Giao nhận cổng ra:

o Thu lại biển số cổng; liên xanh lệnh giao nhận CNTR; Phiếu vị trí và liên vàng phiếu giao nhận

CNTR Kẹp 1 bộ hồ sơ theo số CNTR để lưu, đối chiếu kiểm tra cuối ca

o Giao lại cho lái xe liên hồng Phiếu giao nhận CNTR ghi rõ tình trạng giao nhận tại cổng ra mới

nhất

(6) Kiểm tra an ninh bảo vệ:

- Lái xe nhận lại liên hồng Phiếu giao nhận CNTR và đi ra khỏi cảng

Trang 16

(a) Phiếu vị trí (Position Slip)

Trang 17

(b) Phiếu giao nhận CNTR

Trang 18

2.3 Quy trình hạ bãi (Gate-in)

EIO PS

Hạ CNTR đúng vị trí trên máy tính.

(5)

EIO PS

17

(6) EIR

LÁI XE

Nhận PHIẾU GIAO NHẬN (Liên hồng) EIR

GIAO NHẬN CỔNG RA

Phát hành PHIẾU GIAO NHẬN (Lưu liên vàng)

Thu lại: GATE-PLATE, LỆNH GIAO NHẬN, PHIẾU NÂNG HẠ

Giao PHIẾU GIAO NHẬN (Liên hồng)

XE CHỦ HÀNG

Căn cứ phiếu nâng hạ Đến đúng vị trí hạ Phối hợp đúng số Khung mang

Để hạ CNTRQUY TRÌNH HẠ BÃI TỪ XE CHỦ HÀNG (GATE-IN PROCESS)

17

(1)

KIỂM TRA VỎ/SEAL

Kiểm tra vỏ và seal Ghi Phiếu kiểm tra CNTR

(2)

(4)

(1) Xuất trình chứng từ & kiểm tra vỏ

- Lái xe chở CNTR dừng tại khu vực kiểm vỏ trước cổng vào; trình Lệnh giao nhận EIO (hạ bãi) cho

kiểm vỏ

- Nhân viên kiểm vỏ kiểm tra và đánh dấu tình trạng vỏ:

o Kiểm tra và xác định tình trạng vỏ theo Condition A, B, C, D và các ghi chú chi tiết tình trạng

o Ghi chú tình trạng trên phiếu kiểm tra CNTR ngay trên lệnh giao nhận CNTR và đóng dấu đã

kiểm tra CNTR

- Lái xe đánh đánh xe dừng trước thanh chặn cổng container vào, trình Lệnh giao nhận / Phương án

Hạ bãi tại chốt cổng vào; khai báo số xe

- Xe nào đến trước trình chứng từ trước; tránh tình trạng xe sau trình trước và xe trước trình sau

- Xe đợi theo hàng tương ứng với từng làn cổng vào

(2) Đăng ký xe vào cảng

- Giao nhận cổng chọn phương án nhận CNTR, sử dụng máy quét mã vạch (Barcode) để nhận diện

số CNTR vào hệ thống và truy vấn kiểm tra điều kiện vào cảng

- Trường hợp xe không đủ thủ tục, không đủ điều kiện vào lấy CNTR (không có lệnh, chưa thanh

toán, Container chưa dỡ xuống bãi, đã giao CNTR vào bãi); giao nhận cổng yêu cầu và lái xe có

trách nhiệm đánh xe ra bãi chờ do bảo vệ hướng dẫn – tránh tình trạng nằm luôn trên hàng đợi

- Trường hợp đủ điều kiện; giao nhận cổng nhập số xe và số Gate Plate (Biển số cổng) và chấp

o Đóng dấu xác nhận đã vào cổng trên liên xanh lệnh giao nhận CNTR

o Giao lại cho lái xe: Lệnh giao nhận (liên xanh), Phiếu vị trí (liên xanh) và Biển số cổng

Trang 19

(3) Qua cổng và đánh xe vào bãi

- Lái xe nhận lại liên xanh của lệnh giao nhận CNTR và Phiếu vị trí; cùng biển số cổng

- Căn cứ vào vị trí CNTR in trên phiếu vị trí; lái xe đánh xe đến khu vực chất CNTR và dừng ở đầu

luống (Nếu Block khung mang) hoặc ở đầu bay (Nếu Block Reach Stacker/RTG) tại vị trí chờ hạ

CNTR

- Lái xe nhìn sơ đồ bãi được công bố tại cổng vào; trên đường giao thông nội bộ và tại văn phòng

giao nhận bãi để xác định vị trí trong bãi

(4) Phối hợp nhận CNTR tại bãi:

- Lái xe chủ hàng trình Biển số cổng trước đầu xe hoặc giơ cao để cho Xe khung mang nhận lệnh

nâng nhìn thấy

- Lái xe khung mang/xe nâng nhận lệnh hạ bãi CNTR sẽ di chuyển đến vị trí chỉ dẫn trên máy tính;

tìm xe có biển số cổng tương ứng để phối hợp nhấc CNTR khỏi xe và hạ bãi

- Nếu là CNTR lạnh hàng; lái xe chủ hàng trình Phiếu vị trí với giao nhận điện lạnh để cắm điện Lái

xe chủ hàng cùng giao nhận lạnh xác nhận giờ cắm điện thực tế và tình trạng lạnh, tình trạng

máy+vỏ bổ sung trên Phiếu vị trí

- Nếu có tình trạng hỏng hóc phát sinh thêm ngoài tình trạng đã ghi trên Phiếu vị trí; lái xe chủ hàng

tìm giao nhận khu vực hàng nhập để yêu cầu xác nhận bổ sung

- Lái xe khung mang/xe nâng gắp CNTR đúng với số đã nhận trên máy tính và hạ tại vị trí chỉ dẫn

Nếu vị trí chỉ dẫn không hạ được; điện đàm cho giao nhận bãi/MC xin vị trí khác để hạ

(5) Xuất trình chứng từ và ra cổng:

- Lái xe chủ hàng đánh xe theo phân luồng giao thông nội bộ và dừng trước thanh chắn cổng

container ra

- Lái xe trình Lệnh Giao nhận CNTR+Phiếu vị trí+Biển số cổng cho giao nhận tại cổng ra

- Giao nhận cổng ra kiểm tra số xe, chứng từ và Gate Plate đúng tương ứng Giao nhận cổng ra có

trách nhiệm nhập tình trạng bổ sung, tình trạng lạnh căn cứ phiếu vị trí vào hệ thống trước khi

Pass ra cổng

- Giao nhận cổng xác nhận xe pass ra cổng; in phiếu giao nhận EIR

- Giao nhận cổng ra:

o Thu lại biển số cổng; liên xanh lệnh giao nhận EIO; liên xanh Phiếu vị trí và liên vàng phiếu

giao nhận EIR Kẹp 1 bộ hồ sơ theo số CNTR để lưu, đối chiếu kiểm tra cuối ca

o Giao lại cho lái xe liên hồng Phiếu giao nhận EIR ghi rõ tình trạng giao nhận tại cổng ra mới

nhất

(6) Kiểm tra an ninh bảo vệ: Không cần xuất trình chứng từ và kiểm tra

(7) Mẫu chứng từ: Tương tự quy trình xuất bãi 2.2

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	2,28 MB