Quy trình luân chuyển chứng từ thu-chi

Phiếu thu Quy trình luân chuyển Phiếu thu trong trường hợp thanh toán tạm ứng - Bước 1: Căn cứ vào Giấy thanh toán tạm ứng đã được duyệt và kiểm tra sự đầy đủ của những chứng từ có li

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

BÀI TẬP NHÓM Môn: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Nhóm: 08 Thành viên:

Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2019

Nội dung

1 Quy trình luân chuyển chứng từ 3

1.1 Phiếu thu 3

1.2 Phiếu chi 7

1.3 Phiếu tạm ứng 10

1.4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 14

2 Bài tập số 11 17

2.1 Đề bài 17

2.2 Bài làm 18

1 Quy trình luân chuyển chứng từ

1.1 Phiếu thu

Quy trình luân chuyển Phiếu thu trong trường hợp thanh toán tạm ứng

- Bước 1: Căn cứ vào Giấy thanh toán tạm ứng đã được duyệt và kiểm tra sự đầy đủ của

những chứng từ có liên quan, kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu thu (3 liên)

- Bước 2: Sau khi lập xong, phiếu thu được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt trước khi

chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt

- Bước 3: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu đã được phê duyệt và chuyển cho thủ quỹ

kèm theo bộ chứng từ gốc

- Bước 4: Thủ quỹ tiến hành thu tiền và kí nhận vào phiếu thu, sau đó chuyển cho người

nộp kí xác nhận Thủ quỹ lưu lại liên 2 phiếu thu, đưa liên 3 cho người nộp Phiếu thu liên

1 và Bộ chứng từ gốc kèm theo sẽ trả lại cho phòng kế toán

- Bước 5: Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành, bộ phận kế toán tiến hành ghi sổ, lưu Phiếu

thu và các chứng từ khác có liên quan

Đơn vị: Mẫu số 01 - TT

Địa chỉ:……… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU THU Quyển số:

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Có:

Họ và tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày tháng năm

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Bộ phận kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ

Giấy TT tạm

ứng

đã được kí

duyệt

Lập

Phiếu

thu

Phiếu thu

(3 liên)

A

A

Ký duyệt Phiếu thu

Phiếu thu KTT đã duyệt

B

B

Ký duyệt Phiếu thu

Phiếu thu

Đã phê duyệt

Phiếu thu

Đã phê duyệt

C

C

Thu tiền

kí nhận & chuyển người nộp kí

Phiếu thu đã

kí (3 liên)

N

Người nộp tiền

Giấy TTTƯ

đã kí duyệt

Giấy

TTTƯ đã

duyệt

Phiếu thu L1

Sổ chi

tiêt,sổ

TH

Ghi chi

tiết, sổ

TH

N

1.0 2.0

5.0 4.0 3.0

Người nộp tiền

Kiểm tra Giấy TTTƯ, đối chiếu chứng

từ

Lập phiếu thu (3 liên)

Ký duyệt phiếu thu

Thu tiền &

ký xác nhận

Ghi chi tiết TK

Tiền mặt, sổ tổng

hợp

Giấy TTTƯ, Hóa đơn

Phiếu thu

Phiếu thu đã ký duyệt (3 liên)

Phiếu thu L1

đã ký duyệt

Giấy TTTƯ, Hđơn

Giấy TTTƯ, Hóa đơn

Phiếu thu (liên 1),

Giấy TTTƯ, Hóa đơn Sổ chi tiết, sổ TH

Giấy TTTƯ, Hóa đơn

Phiếu thu (liên 3)

Phiếu thu (liên 2)

1.2 Phiếu chi

Mô tả nghiệp vụ:

Khi có nhu cầu thanh toán, bộ phận phát sinh nhu cầu tập hợp các chứng từ có liên quan đến việc

chi tiền, lập phiếu đề nghị thanh toán và chuyển cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán kiểm

tra các giấy tờ chứng từ tính đầy đủ, chính xác chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt Sau đó,

chuyển cho giám đốc phê duyệt

Sau khi có đầy đủ chữ ký, kế toán thanh toán lập phiếu chi

Sơ đồ dòng dữ liệu:

Bộ phận có nhu

cầu thanh toán

Tập hợp hóa đơn, chứng từ

Lập phiếu

đề nghị thanh toán

KTTT kiểm tra giấy tờ, chứng từ

KTT

ký duyệt

GĐ ký

duyệt

Lập

phiếu

chi

Phê duyệt phiếu chi

Chi tiền

Ghi

sổ

Sổ chi tiết tiền mặt, Phiếu chi,

ĐN TT

Hóa đơn Chứng từ

Phiếu đề nghị thanh

toán

Hóa đơn, chứng

từ

Phiếu ĐN thanh toán đã phê duyệt

PC đã phê duyệt

Lưu đồ

BP có nhu cầu TTTƯ

Tập hợp hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ

Lập ĐN TT

chứng từ

A

A

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ

Giấy ĐN TT đã kiểm tra

Phê duyệt

Giấy ĐN TT đã phê duyệt

Lập phiếu chi/phiếu thu

Giấy ĐN TT đã phê duyệt

Phiếu chi đã phê duyệt N

Đơn vị: Mẫu số 02 - TT

Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC

ngày / /2014 của BTC)

PHIẾU CHI Quyển số:

Ngày tháng năm Số :

Nợ :

Có :

Họ và tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo Chứng từ gốc: Ngày tháng năm

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận

tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)

1.3 Phiếu tạm ứng

Mô tả nghiệp vụ

Bước 1: Nhân viên lập giấy Đề nghị tạm ứng

- Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế cần phải có một khoản tiền mặt để thực hiện công việc Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ

- Mẫu giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Yêu cầu: Ghi đúng, ghi đủ các nội dung có trong giấy đề nghị

Bước 2: Nhân viên lập Giấy đề nghị tạm ứng trình trưởng phòng duyệt

- Sau khi nhân viên lập xong giấy đề nghị tạm ứng thì trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản

lý của bộ phận duyệt và ký

Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

- Khi trưởng phòng duyệt thì nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

- Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu

- Mẫu phiếu chi tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Bước 5: Chuyển kế toán trưởng duyệt chi

- Kế toán thanh toán viết phiếu chi và chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt Chi tạm ứng

Bước 6: Trình Giám đốc duyệt chi

- Sau khi kế toán trưởng ký vào phiếu chi, thì kế toán thanh toán chuyển phiếu chi để trình giám đốc ký duyệt

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Bước 8: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

- Kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng

- Thủ quỹ lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định bao gồm: Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu

Đơn vị: Mẫu số 03 - TT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày tháng năm

Số :

Kính gửi:

Tên tôi là:

Địa chỉ:

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: (Viết bằng chữ)

Lý do tạm ứng:

Thời hạn thanh toán:

Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ

phận

Người đề nghị tạm

ứng

Sơ đồ dòng dữ liệu:

n Giấy đề nghị tạm ứng

Hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ

Phiếu ĐNTƯ đã phê duyệt Phiếu chi, phiếu ĐNTƯ Hóa đơn, chứng từ

Đã phê duyệt

Phiếu

Chi

tạm ứng

Trưởng phòng ký duyệt

Giám đốc

ký duyệt

Lập phiếu chi Phê duyệt

phiếu chi

Bộ phận tạm ứng Trưởng Phòng Giám Đốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ

Nhân viên

Lập giấy

đề nghị

tạm ứng

Giấy đề

nghị tạm

ứng

A

A

Ký duyệt

Giấy tạm ứng

đã duyệt

B

B

Ký duyệt

Giấy tạm ứng

đã ký duyệt

Giấy tạm ứng đã ký duyệt

C

C

Lập phiếu chi (kế toán TT)

Ký duyệt chi (kế toán trưởng)

D

D

Duyệt chi

Nhận phiếu chi

N

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi

Chi tiền và

ký xác nhận

N

Ghi

sổ

1.4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Mô tả nghiệp vụ:

Khi có nhu cầu thanh toán tạm ứng, bộ phận phát sinh nhu cầu tập hợp các hóa đơn, chứng từ

có liên quan, lập phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng và chuyển cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, đầy đủ của hóa đơn, chứng từ, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt đề nghị thanh toán tạm ứng, sau đó chuyển cho Giám đốc phê duyệt

Nếu số tạm ứng nhỏ hơn số chi thực tế, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi, nếu số tạm ứng lớn hơn số chi thực tế, kế toán thanh toán lập phiếu thu

Sơ đồ dòng dữ liệu

Bộ phận có

nhu cầu TTTƯ

Tập hợp hóa đơn, chứng từ

Lập phiếu

đề nghị TTTƯ

Hóa đơn Chứng từ

KTT ký duyệt

GĐ ký duyệt

Phiếu

đề nghị TTTƯ

Hóa đơn, chứng

từ

Lập phiếu

chi/phiếu

thu

Phiếu ĐN TTTƯ đã phê duyệt

Hóa đơn, chứng từ

Phê duyệt

PC/PT

Hóa

đơn,

chứng

từ

Phiếu ĐN TTTƯ đã phê duyệt PC/PT

Chi tiền/Thu tiền

Ghi sổ

PC

/PT

PC/PT đã phê duyệt

tạm ứng

Lưu đồ:

BP có nhu cầu

TTTƯ

Tập hợp hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ

Lập ĐN TTTƯ

Giấy ĐN TTTƯ Hóa đơn,

chứng từ

A

A

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ

Giấy ĐN TTTƯ

đã kiểm tra

Phê duyệt

Giấy ĐN TTTƯ

đã phê duyệt

Lập phiếu chi/phiếu thu

Giấy ĐN TTTƯ

đã phê duyệt

Phiếu chi/phiếu thu

Phê duyệt

Phiếu chi/phiếu thu đã phê duyệt N

Đơn vị: Mẫu số 04 – TT

Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC

ngày / /2014 của BTC)

GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Có:

- Họ và tên người thanh toán:

- Bộ phận (hoặc địa chỉ):

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 I Số tiền tạm ứng 1 Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết

2 Số tạm ứng kỳ này:

- Phiếu chi số ngày

- Phiếu chi số ngày

-

II Số tiền đã chi

1 Chứng từ số ngày

2

III Chênh lệch

1 Số tạm ứng chi không hết ( I - II )

2 Chi quá số tạm ứng ( II - I )

Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh Người đề

2 Bài tập số 11

2.1 Đề bài

Khách sạn 5 sao Bình Minh có hai loại nghiệp vụ thu tiền phát sinh tại bộ phận tiếp tân là dịch

vụ thu đổi ngoại tệ và thu tiền từ khách hang thuê phòng Khi khách hang trả phòng và thanh toán tiền, thu ngân viên sẽ nhập số tiền vào một chương trình lập hóa đơn trên phần mềm hệ thống quản lý phòng Hóa đơn sẽ được in ra 1 liên và đưa cho khách hang Khi nhận tiền, thu ngân viên kiểm đếm và bỏ tiền vào phong bì nhận tiền – Remittance Envelop (RE), bên ngoài phong bì ghi số hóa đơn (hiển thị trên màn hình của chương trình) Sau đó, thu ngân viên cất phong bì nhận tiền vào két tiền (Safe box) dưới sự chứng kiến của trợ lý Trưởng bộ phận tiếp tân Thu ngân viên cũng sẽ điền vào bảng kê phong bì nhận tiền (Remittance Envelopes Summary (RE)) có chữ ký của thu ngân viên và trợ lý Trưởng bộ phận tiếp tân Để ghi nhận dịch vụ thu đổi ngoại tệ, thu ngân viên sẽ lập phiếu thu đổi ngoại tệ (Foreign Exchange Voucher-FEV) để đưa cho khách hang cùng với tiền đồng Việt Nam, đồng thời điền vào báo cáo thu đổi ngoại tệ (Foreign Currency Exchange Report-FCER) Cuối mỗi ca trực, thu ngân viên sẽ cho báo cáo thu tiền (Cash colletion transaction report – CCTR) được in ra từ hệ thống quản lý phòng Thu ngân viên lập báo cáo tiền bồi hoàn bộ phận tiếp tân trong ca trực (Front office cash floar reimbursement-ROCR) và nộp cho thủ quỹ cùng với tiền, ngoại tệ và báo cáo thu tiền, báo cáo thu đổi ngoại tệ cùng bảng kê phong bì nhận tiền và các phong bì nhận tiền Thủ quỹ kiểm tra và ký vào bảng kê phong bì nhận tiền và lập báo cáo kiểm đếm tiền của bộ phận tiếp tân Dựa trên báo cáo tiền bồi hoàn bộ phận tiếp tân, thủ quỹ bồi hoàn tiền cho bộ phận tiếp tân Số tiền bồi hoàn là để đảm bảo duy trì số tiền cần có tại quỹ của bộ phận tiếp tân nhưng không vượt quá US$1,000 và 150 triệu đồng Việt Nam

Thủ quỹ kiểm tra tiền thu được dưới sự giám sát của một nhân viên kiểm soát nội bộ và phân loại tiền theo VNĐ và ngoại tệ Sau đó, thủ quỹ sẽ thực hiện chuyển tiền vào ngân hàng định

lỳ hàng ngày

Dựa trên bảng kê phong bì nhận tiền, báo cáo tiền bồi hoàn bộ phận tiếp tân, báo cáo thu đổi ngoại tệ và báo cáo thu tiền, thủ quỹ sẽ dùng một chương trình trên phầm mềm hệ thống kế toán để nhập số liệu thủ công vào sổ tiền mặt, sổ thu tiền Sổ tiền mặt dung để ghi nhận nghiệp

vụ thu ngoại tệ, các nghiệp vụ thu chi tiền Sổ thu tiền dung để ghi nhận tiền thu từ khách hang

Kế toán tổng hợp dùng một chương trình trên phần mềm hệ thống kế toán để kiểm tra các số liệu đã được nhập ở các bộ phận tiếp tân và thủ quỹ rồi cho máy tính lập các phiếu định khoản

và nhập vào hệ thống

Thủ quỹ lập thủ công báo cáo tình hình quỹ hàng ngày gồm 2 liên Các báo cáo này được kiểm tra lại và ký duyệt bởi Giám đốc tài chính rồi gửi 1 liên cho Tổng giám đốc, còn 1 liên lưu tại phòng tài vụ

Hãy đánh giá sơ bộ về mức độ kiểm soát nội bộ của khách sạn 5 sao Bình Minh trong báo cáo nói trên theo mức độ: Cao; Trung bình; Thấp Giải thích tại sao

2.2 Bài làm

Ưu điểm:

- Có phần mềm lập hóa đơn riêng trên hệ thống quản lý;

- Quy trình nhận tiền, kiểm đếm, ghi số hóa đơn và cất vào trong két đều có sự giám sát,

chứng kiến của bên thứ 2, có chữ ký đầu đủ của cả 2 bên => giảm thiểu rủi ro gian lận;

- Có lập phiếu thu đổi ngoại tệ đưa cho khách hàng cùng với tiền đồng Việt Nam, đồng thời điền vào báo cáo thu đổi ngoại tệ => Chặt chẽ, đầy đủ;

- Báo cáo thu tiền được in ra từ hệ thống quản lý sau mỗi ca trực Thu ngân viên báo cáo tiền bồi, hoàn bộ phận tiếp tân trong ca trực, nộp cho thủ quỹ cùng tiền và ngoại tệ, báo cáo thu tiền, báo cáo thu đổi ngoại tệ cùng với các phong bì tiền => Quy trình chặt chẽ,

rõ ràng, dễ dàng kiểm soát, xử lý dễ dàng, phân rõ trách nhiệm khi phát hiện ra gian lận hoặc sai sót;

- Lập báo cáo kiểm đếm tiền có sự kiểm tra giám sát, có phân loại tiền và chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng định kỳ hằng ngày => chặt chẽ, có sự phân loại tiền, tránh gây lẫn lộn, mất mát hoặc chiếm dụng tiền vào quỹ riêng, dùng cho mục đích cá nhân;

Kế toán tổng hợp dùng phần mềm trên hệ thống kế toán để kiểm tra số liệu, đối chiếu

sổ sách, báo cáo => Hạn chế nhầm lẫn sai sót so với phương pháp thủ công;

- Thủ quỹ lập thủ công báo cáo tình hình quỹ hàng ngày gồm 2 liên Các báo cáo này được kiểm tra lại và ký duyệt bởi Giám đốc tài chính rồi gửi 1 liên cho Tổng giám đốc, còn 1 liên lưu tại phòng tài vụ => Giúp các cấp quản lý kịp thời nắm bắt tình hình tài chính, tuy nhiên để giảm thiểu sai sót trong ghi chép thủ công, thủ quỹ nên lập báo cáo qua phần mềm máy tính và in ra

Yếu kém:

- Thu ngân viên cất phong bì nhận tiền vào két tiền dưới sự chứng kiến của trợ lý Trưởng

bộ phận tiếp tân => Khả năng nhân viên thu ngân có thể cấu kết với trợ lý Trưởng bộ phận tiếp tân biển thủ tiền, khai thấp số tiền nhận từ khách hàng;

- Phiếu bồi hoàn phải có xác nhận của các bên liên quan

- Dựa trên báo cáo tiền bồi hoàn bộ phận tiếp tân, thủ quỹ bồi hoàn tiền cho bộ phận tiếp tân mà không lập phiếu bồi hoàn tiền có xác nhận của các bên liên quan;

- Sổ tiền mặt dung để ghi nhận nghiệp vụ thu ngoại tệ, các nghiệp vụ thu chi tiền Sổ thu tiền dung để ghi nhận tiền thu từ khách hang => Nên ghi nhận tiền thu từ khách hàng vào sổ tiền mặt tránh nhầm lẫn giữa các sổ

Kết luận:

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách sạn 5 sao Bình Minh: TRUNG BÌNH